WHITEPAPER BYOD BRING YOUR OWN DEVICE. Wie private Smartphones, Tablet-PCs & Co.zu einem Technologiewandel am Arbeitsplatz führen.

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1 WHITEPAPER BYOD BRING YOUR OWN DEVICE Wie private Smartphones, Tablet-PCs & Co.zu einem Technologiewandel am Arbeitsplatz führen.

2 EXECUTIVE SUMMARY Der Trend auch private Smartphones, Tablet-PCs oder Notebooks im Unternehmen einzusetzen, kurz BYOD (Bring Your Own Device), ist auch in Deutschland angekommen. 80 % der Deutschen Unternehmen gestatten ihren Mitarbeitern die Nutzung privater Geräte am Arbeitsplatz. Überall dort wo diese Nutzung gestattet wird, machen vier von fünf Mitarbeitern davon Gebrauch. In den meisten Fällen ist es das Smartphone, welches als privates Gerät zum Einsatz kommt. Die häufigste Anwendung ist das Telefonat. NFON löst dabei die zwei größten Herausforderungen für Unternehmen: Die Kontrolle der Gesprächskosten und die Verhinderung der Weitergabe der privaten Handyrufnummer an Konkurrenz oder Kunden. Darüber hinaus bereitet NFON mit einer Eigenentwicklung den Weg für einen neuen Trend: TYCD (Take Your Company Device). Dieser gibt Unternehmen einen weiteren Anlass in Tablet-PCs zu investieren, da mittels der Lösung jeder Tablet-PC die komplette und komfortable Steuerung der Systemtelefone übernehmen kann und von den Mitarbeitern zur privaten Nutzung auch mit nach Hause genommen werden kann. VORWORT JENS BLOMEYER Freitagabend, 19 Uhr am Münchner Flughafen Terminal 2. Wochenendpendler aus Hamburg steigen mit ihren Smartphones in der Hand und Notebooks unterm Arm aus der Lufthansa Maschine und machen sich auf in Richtung S-Bahn oder zu ihren Autos, um schnell zu ihren Familien nach Hause zu kommen. Die letzte geschäftliche wird gerade noch beantwortet, als auch schon die SMS Bist Du pünktlich? Wir sind um 20 Uhr bei Christine und Mike eingeladen angezeigt wird. Es klingelt, ein eingehender Anruf eines Kollegen der sich nach dem Ausgang der Vertragsverhandlungen in der Hansestadt erkundigt. Wer kennt diese Momente nicht, an denen die steigende Mobilität der arbeitenden Bevölkerung deutlich spürbar ist? Sie gehören zu meinem Alltag. Ich besitze ein Smartphone, einen Tablet- PC und ein Notebook. Es sind meine privaten Geräte, aber geschäftliche und private Kommunikation sind auf ihnen vereint. Dieser IT-Trend nennt sich BYOD (Bring Your Own Device), ist aber in vielen Unternehmen noch keine Selbstverständlichkeit. In Projektgesprächen mit Kunden stelle ich immer wieder fest, wie oft noch Handy und Notebook von den jeweiligen IT-Verantwortlichen ausgegeben werden und die Nutzung eigener Geräte untersagt wird. Auch bei uns sind neue Mitarbeiter immer wieder verwundert, wenn die IT-Abteilung nachfragt: Möchtest Du Dein Smartphone und Dein Notebook auch geschäftlich nutzen? Das vorliegende White Paper geht auf den BYOD-Trend und die technische Umsetzung seiner bedeutendsten Informationsanwendung ein: der Kommunikation. Jens Blomeyer, Chief Marketing & Chief Financial Officer, NFON AG 2 NFON

3 BYOD EIN TREND SETZT SICH DURCH BYOD steht für Bring Your Own Device (also: bring dein eigenes Gerät mit) und beschreibt eine IT-Bewegung, die es Mitarbeitern, Geschäftspartnern und anderen Nutzern ermöglicht, persönlich ausgewählte und gekaufte Endgeräte wie Smartphones, Tablet-PCs, Notebooks oder Desktop-PCs zu verwenden, um auf Unternehmensan wendungen und Unternehmensdaten zuzugreifen so die Definition des Marktforschungsunternehmens Gartner. Das iphone, dessen erste Generation von Branchenkennern noch belächelt wurde, gilt als Prototyp des modernen Smartphones. Nicht zuletzt aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche und der damit verbundenen Benutzererfahrung. Aber so wie Apple-Jünger auf ipad und iphone schwören, gibt es die Android-Fraktion, die der Benutzeroberfläche, der in Stückzahlen den Weltmarkt dominierenden Android-Smartphones den Vorzug geben. Wer hier sein Lieblings-Device gefunden hat, möchte dieses zum einen am Arbeitsplatz nicht missen und tut sich darüber hinaus oft schwer, beruflich die Gegenfraktion zu bedienen. Wer beispielsweise als iphone-nutzer schon einmal ein Telefonat am Samsung Galaxy annehmen musste, weiß genau wovon die Rede ist. Beim iphone wird der grüne Button gedrückt, bei Samsung gewischt. Es sind zwei Welten in die man sich ungern parallel einarbeiten möchte. Darüber hinaus sorgt die Funktionsvielfalt heutiger Smart-phones nur dann für eine höhere Produktivität, wenn man diese gut kennt und effizient anwenden kann. Gleiches gilt selbstverständlich für die Nutzung und den Einsatz von Tablet-PCs. Wie BYOD im reinen Kommunikationsumfeld die Abläufe unterstützen und vereinfachen kann, verdeutlicht ein ein - faches Beispiel: Ein Unternehmen ohne BYOD-Konzept setzt für ein Projekt ein Team aus eigenen und externen Mitarbeitern auf. Um eine professionelle Kommunikationsumgebung für das Projektteam sicherzustellen, muss die Unternehmens-IT alle externen Teammitglieder bestmöglich mit ihren Smartphones und Notebooks ins Firmennetz einbinden. Ein eigenes -Postfach muss angelegt und auf jedem Gerät individuell eingerichtet werden. Der administrative Aufwand ist sowohl auf der Unternehmensseite als auch bei den externen Teammitgliedern groß. Noch schwieriger wird die Integration der unternehmensfremden Smartphones. Entweder vergibt das Unternehmen Firmenhandys an die Externen, oder sie telefonieren mit dem Team und dem Kunden unter ihrer eigenen Rufnummer. Ersteres ist unkomfortabel, da niemand gerne zwei Geräte mit sich führt. Letzteres kann unkalkulierbare Handykosten verursachen. Außerdem ist bei der Nutzung eigener Smartphones häufig NFON 3

4 externen Mitarbeiter einfach die zu ihrem Gerät passende Software aus den bekannten App-Stores. Sie können ihre Smartphones, Tablet-PCs oder Notebooks meist nach wenigen Minuten mittels Benutzernamen und Kennwort mit der Kommunikationsumgebung ihres Auftraggebers verbinden. Die entsprechende Software der NFON AG findet man beispielsweise kostenlos als App in den App-Stores von Apple, Google, RIM oder Microsoft. Das Projektteam steht sofort. Für Dritte sind externe und interne Mitarbeiter nicht zu unterscheiden. Die Kommunikation erfolgt ohne Medienbruch. WIE SIEHT ES ALLGEMEIN MIT DEM BYOD-TREND IN DER DEUTSCHEN UNTERNEHMENSLANDSCHAFT AUS? Hier eine Gesamtmarkt-Betrachtung über alle deutschen Unternehmen: In 80 % der deutschen Unternehmen ist die Nutzung privater Geräte im Firmennetz bereit erlaubt. Überall wo BYOD erlaubt ist, nutzen wiederum 80 % der Mitarbeiter ihr eigenes Gerät. Fazit: In 64 % der deutschen Unternehmen kommen schon heute private Geräte nach dem BYOD-Gedanken zum Einsatz. Die Hälfte, also 32 % dieser privaten Geräte sind Smartphones. Notebooks, Tablet-PCs und Desktop- PCs teilen sich je zu einem Drittel oder 10 % den Rest. die Weitergabe der unternehmensfremden Rufnummer den Unternehmen ein Dorn im Auge. Der Einsatz externer Mitarbeiter soll in den meisten Fällen dem Kunden gegenüber nicht zu offensichtlich sein. Darüber hinaus möchten die Auftraggeber der externen Mitarbeiter nicht nach Projektende deren persönliche Kontaktdaten beim Kunden platziert wissen, denn bei neuen Projekten oder Folgeaufträgen kann der externe Mitarbeiter vielleicht für die Konkurrenz tätig sein. Eine direkte Kontaktaufnahme seitens des Kunden kann damit zum Kundenverlust führen. Bei Unternehmen mit BYOD-Konzept installieren sich die Mit dem privaten Smartphone wird in 90 % aller Fälle telefoniert, danach folgt das Schreiben geschäftlicher s. Fazit: Das Smartphone führt die Liga der BYOD-Geräte deutlich an und wird in den meisten Fällen für die Telekommunikation genutzt. Quelle: Umfrage von Dell unter 400 deutschen Unternehmen; NFON

5 DER DEUTSCHE MITTELSTAND IST VORREITER DES BYOD-TRENDS! Hier eine Betrachtung des deutschen Mittelstands im Vergleich zur Gesamtmarkt-Betrachtung: 66 % der Smartphone-Anwender in KMUs nutzen ihr privates Gerät am Arbeitsplatz. 56 % der mittelständischen Tablet-Nutzer haben ihren privaten Tablet-PC im Einsatz. Fazit: Der deutsche Mittelstand nimmt mit 66 % bei Smartphones (32 % Gesamtmarkt) und 56 % bei Tablet-PCs (ca. 10 % Gesamtmarkt) eine deutliche Vorreiter-Rolle bei BYOD ein. Quelle: Forrester Studie; 2012 DIE ABSOLUTEN NUTZERZAHLEN ZEIGEN DARÜBER HINAUS: BEI BYOD SEHEN WIR GERADE ERST DIE SPITZE DES EISBERGS! Hier die Betrachtung aller Nutzer in Deutschland: Erst 40 % aller in Deutschland eingesetzten Mobilfunkgeräte sind Smartphones. Nur 5 % aller in Deutschland zum Einsatz kommenden PCs sind Tablet-PCs. Fazit: Die Marktdurchdringung von Smartphone und Tablet-PC steht noch am Anfang. Quelle: comscore Studie; 2011 TECHNOLOGIEWANDEL AM ARBEITSPLATZ MIT DEM NFON LÖSUNGSANSATZ Die Kommunikationslösung der NFON AG war schon immer geräteunabhängig und zahlreiche Hersteller von IP- Systemtelefonen sind für den Einsatz an der NFON Lösung zertifiziert. Neben Snom und Aastra DeTeWe gehören auch Telefone von Siemens, Samsung und Panasonic zur Endgeräte-Auswahl des Cloud-Anbieters. Schnurlose DECT- Telefone von Gigaset, Polycom Kirk sowie Panasonic runden das Portfolio ab. Gleiches gilt für die Anbindung von mobilen Geräten wie Smartphones. Mit umfangreichen CTI-Anwendungen, Softphones oder der Applikation NFON Mobile für mobile Devices trägt NFON der BYOD-Entwicklung in vollem Umfang Rechnung. Die Applikationen ermöglichen heute das komfortable Telefonieren mit allen gängigen Leistungsmerkmalen wie Zugriff auf das Unternehmenstelefonbuch, Anruferlisten, Rufumleitung, Halten, Weiterleiten, Rückfrage, Makeln und Konferenzen. Die Applikation NFON Mobile, die als App in den App- Stores erhältlich ist, läuft u.a. auf folgenden Betriebssystemen: ios Android RIM Symbian Ein in die NFON Lösung integriertes Smartphone erhält eine eigene Unternehmensrufnummer, also eine Festnetznummer der NFON Lösung und verfügt somit über zwei Identitäten: Eine Mobilfunknummer des Providers und eine Festnetz-nummer des Arbeitgebers. Erwartet der Mitarbeiter am Abend noch einen wichtigen geschäftlichen Anruf, so kann er diesen am Handy entgegennehmen und danach jederzeit die Festnetznummer mit einem Knopfdruck deaktivieren. Eingehende geschäftliche Anrufe landen dann auf seiner Voic und werden dem Handy per als Audio-Datei zugestellt. Externe Mitarbeiter lassen sich mit der NFON App nahtlos in Projektteams integrieren." Die gesamte Kommunikationslösung von NFON ist somit praktisch unabhängig vom Endgerät. Die NFON Leistungsmerkmale stellen damit die Intelligenz der Lösung dar und werden auf den jeweiligen mobilen oder schnurgebundenen Endgeräten installiert und bei Bedarf einfach deinstalliert. Denn Mitarbeiter, ob extern oder intern, verlassen NFON 5

6 Unter-nehmen auch wieder und sollten ihre Mobilfunknummer unbedingt im Unternehmen lassen (wie am Beispiel des externen Mitarbeiters im Projektteam bereits dargestellt). Damit stellt NFON Unternehmen die technische Basis für die unternehmensweite Einführung von BYOD zur Verfügung. Die geplante Weiterentwicklung und funktionale Erweiterung der NFON Applikation sorgt für die erforderliche Zukunfts- und Investitionssicherheit. Denn auch wenn in vielen Unternehmen die Telefonie mit dem privaten Smartphone im Vordergrund steht, sind es morgen zusätzliche Kommunikationsmedien wie und Chat. BYOD führt zu einem Technologiewandel am Arbeitsplatz, den NFON mit einer ganzheitlichen Kommunikationslösung ermöglicht und gemeinsam mit seinen Kunden gestaltet. Denn zukünftig werden die Anwender der NFON Apps auch , Fax und Chat über ihre mobilen Geräte nutzen können. Jedes Gerät wird mit der passenden NFON App zur persönlichen Kommunikationszentrale, die alle wichtigen Kommunikationskanäle bündelt und keine persönlichen Kontaktinformationen, wie die Mobilfunknummer, an Dritte Die NFON Lösung ist damit quasi die Seele der Kommunikationsanwendung, das Gerät lediglich der Körper. offenbart. BYOD wird damit zum Katalysator von Unified Communications, denn bislang haben sich zwar viele Unternehmen mit der Einführung von Unified Communications beschäftigt, doch gelebt wird die Bündelung der Kommunikationsmedien in den meisten Fällen noch nicht. NICHT OB, SONDERN WIE UND WANN! Für Unternehmen stellt sich sicherlich nicht mehr die Frage, ob sie dem BYOD-Trend folgen sollen, sondern eher wie und vor allem wann? Auch der Industrieanalyst Gartner ist dieser Meinung und empfiehlt Unternehmen sich mit dem Thema nachhaltig auseinanderzusetzen. Gerade unter jungen High-Potentials gilt ein Arbeitgeber als attraktiv, wenn er die Nutzung privater Geräte zum festen Bestandteil seiner IT-Strategie ausruft. Bei NFON verfolgen wir den Grundsatz dieses Trends seit Anbeginn. Unterschiedliche Telefone von Siemens, Polycom, Snom, Aastra DeTeWe oder Panasonic sind an der NFON Telefonanlage einsetzbar. Herstellerunabhängig nannte man es anfangs. Technologisch gemeint war aber eigentlich dasselbe. Nutzen Sie das Endgerät Ihrer Wahl! BYOD ist streng genommen die Fortführung des herstellerunabhängigen Ansatzes, bei dem der Mitarbeiter sein privates Gerät in die Unternehmenskommunikation mit einbringt. Die Nutzung privater Geräte und die eindeutige Trennung von persönlicher und beruflicher Kommunikation ist mit NFON einfach und komfortabel zugleich. Wer 6 NFON

7 darüber hinaus seinen Mitarbeitern den Zugriff auf die IT-Infrastruktur eines Unternehmens gewähren möchte, um beispielsweise mit privaten Smartphones oder Tablet-PCs auf Datenbanken zuzugreifen, sollte zusätzlich bestehende IT-Sicherheitskonzepte überprüfen. Die oft genannten gesundheitlichen Gefahren für die Mitarbeiter durch die permanente Erreichbarkeit, die bei der Nutzung privater Smartphones im größeren Umfang gegeben sind, können die Kehrseite der Medaille dieses attraktiven Trends darstellen, wenn vom Unternehmen und deren Managern nicht gut reguliert. NFON unterstützt diese Regulierung aktiv, denn der Mitarbeiter kann jederzeit mit einem Knopfdruck die Erreichbarkeit unter seiner Büronummer deaktivieren. WAS KOMMT NACH BYOD? Der Ursprung von BYOD liegt in der rasanten Entwicklung von Smartphones und Tablet-PCs, die anfänglich ihren Siegeszug im privaten Umfeld fanden. Private Smartphones sind in den meisten Fällen denen der eigenen IT-Abteilung in Komfort und Technik deutlich überlegen. Was aber würde passieren, wenn die IT- Abteilungen diesen Trend mitgehen würden und ebenfalls hochwertige Smartphones oder Tablets ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen würden? Wir bei NFON geben den IT-Verantwortlichen einen guten Grund dafür und entwickeln eine neue Lösung, mit der jeder Tablet-PC zu einem vollwertigen Systemtelefon am Arbeitsplatz werden kann. Herkömmliche Systemtelefone haben entweder kleine Displays die nur wenige Telefonfunktionen anzeigen oder große Displays die einige mehr anzeigen, aber im Preis die meisten Tablet-PCs schon deutlich übersteigen und in der Leistung massiv hinterher hinken. Anstatt in teure Systemtelefone zu investieren, lohnt so sich einmal mehr die Investition in Tablet-PCs, die mit NFON den Umfang und Komfort von IP- Systemtelefonen deutlich übertreffen, die komplette und komfortable Steuerung der Systemtelefon übernehmen und von den Mitarbeitern zur privaten Nutzung auch mit nach Hause genommen werden können. Die Mitarbeiter würde esfreuen, denn wie schon anfangs erwähnt (comscore Studie 2011) liegt die Marktdurchdringung von Tablet-PCs in Deutschland erst bei 5 %. Nutzen Sie die Vorteile von BYOD. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, Wir freuen uns darauf, Sie bei der Einführung von BYOD zu unterstützen. Fazit: Mit der Kommunikationslösung von NFON können Sie die nächste Runde des Technologiewandels am Arbeitsplatz einläuten und sogar noch einen Schritt weiter gehen und Ihren eigenen Trend ins Leben rufen: TYCD Take Your Company Device die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen. Jürgen Städing, VP Products (Prokura), NFON AG NFON 7

8 Stand Mai 2014 NFON AG Leonrodstraße München