Das neue steuerliche Reisekostenrecht

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1 Das neue steuerliche Reisekostenrecht Am tritt die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts in Kraft. Mittlerweile liegen dazu auch umfängliche Anweisungen des Bundesfinanzministeriums vor (BMF, Schreiben vom , IV C 5 - S 2353/13/10004). Pendlerpauschale bleibt unverändert Bei Arbeitnehmern (auch ehrenamtlichen) gilt für den Weg zur Arbeit weiterhin der Steuerabzug per Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) von 30 Cent je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstelle. Für Ehrenamtler kommt das nicht nur Anwendung, weil sie kein steuerpflichtiges Gehalt beziehen, von dem der Steuerabzug möglich wäre. Eine steuerfreie Erstattung der Fahrtkosten zur so genannten ersten Tätigkeitsstätte ist wie bisher nicht möglich. Der Verein muss als Arbeitgeber solche Fahrtkostenerstattung versteuern ( 40 Abs. 2 EStG). Für Dienstreisen können dagegen bei Nutzung eines eigenen KFZ wie bisher die tatsächlich gefahrenen Kilometer (30 Cent je Kilometer) angesetzt werden. Hinweis: Es kommt grundsätzlich nicht darauf an, ob die Mitarbeiter Vergütungen bekommen. Die steuerlichen Reisekostenregelungen gelten auf für Ehrenamtler und unbezahlte Vorstandsmitglieder. Auch die Mitgliedschaft im Verein ist nicht erforderlich. Es genügt, dass die Personen für den Verein tätig werden. Tätigkeitsstätte Der bisherige Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird durch den neuen Begriff "ersten Tätigkeitsstätte" ersetzt. Die Kosten für Fahrten von der Wohnung des (ehrenamtlichen) Mitarbeiters zur ersten Tätigkeitsstätte können nicht vom Arbeitgeber (Verein) steuerfrei ersetzt werden. Fahrten zu den anderen Arbeitsplätzen als der ersten Tätigkeitsstätte sind Dienstreisen. Hier ist eine steuerfreie Erstattung der Fahrtkosten/Reisekosten (Kilometerpauschale oder nachgewiesene Kosten) möglich. Je Dienstverhältnis gibt es künftig nur noch eine erste Tätigkeitsstätte. Neu ist, dass zukünftig auch betriebliche Einrichtungen, die nicht dem Arbeitgeber gehören, erste Tätigkeitsstätte sein können. Die Frage nach der ersten Tätigkeitsstätte stellt sich nur, wenn der Arbeitnehmer verschiedene Einsatzorte hat. Welches dann die erste Tätigkeitsstätte ist, richtet sich zunächst nach der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung des Arbeitgebers. 1

2 Tätigkeitsstätte kann jede ortsfeste betriebliche Einrichtung sein. Es muss sich dabei nicht um vereinseigenen Einrichtungen handelt. Als (erste) Tätigkeitsstätte gelten auch vereinsfremde Einrichtungen, wenn der Arbeitgeber (Verein) das so bestimmt. Hat der Verein also keine eigene Geschäftsstelle, ist die erste Tätigkeitsstätte meist die Arbeitsstelle, an der der Mitarbeiter regelmäßig zum Einsatz kommt. Der Verein legt grundsätzlich durch dienst- oder arbeitsrechtliche Vorgaben (z.b. Arbeitsvertrag) die erste Tätigkeitsstätte fest. Hat der Arbeitgeber keine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte vorgenommen oder ist sie nicht eindeutig, gilt als erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Anders als bisher kann der Verein also durch vertragliche Festlegung die erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Auf den möglichen qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitnehmers kommt es zukünftig nicht mehr an. Ergibt sich weder aus arbeitsrechtlichen Festlegungen noch aus der zeitlichen Anwesenheit eine eindeutige Zuordnung, ist die erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Hinweis: Vielfach haben Vereine keine eigenen Geschäftsstellen und führen die Verwaltung am Wohnsitz eines Vorstandsmitglieds. Es liegt dann - für das entsprechende Vorstandsmitglied - keine erste Tätigkeitsstätte vor die erste Tätigkeitsstätte ist eine andere. Dies gilt auch, wenn der Verein vom dem Vorstandsmitglied einen oder mehrere Räume anmietet, die zu dessen Wohnung gehören. Dauerhaft zugeordnet ist der Arbeitnehmer wenn er dort für die Dauer des Dienstverhältnisses tätig ist oder für mehr als 48 Monate dort eingesetzt wird. Wird ein Mitarbeiter also für eine längeren Zeitraum - z.b. für eine Projekttätigkeit - anderswo als an der bisherigen Arbeitsstelle eingesetzt, wird der neue Einsatzort erst zur ersten Tätigkeitsstätte, wenn das (voraussichtlich) für mehr als 48 Monate geschieht. Sonderfall: Weitläufiges Arbeitsgebiet Neu ist, dass für den Fall eines weitläufigen Arbeitsgebietes der Arbeitnehmer für Fahrten von seiner Wohnung zu einem bestimmten Punkt dieses weitläufigen Arbeitsgebietes die Entfernungspauschale ansetzen kann. Dies gilt, wenn der Arbeitnehmer seinen Betrieb nur aufsucht, um von dort aus seine Auswärtstätigkeit aufzunehmen. 2

3 in einem weiträumigen Gebiet tätig ist, das er immer wieder von ein und demselben Zugang betritt (z.b. Streetworker einer Jugendhilfeeinrichtung, die eine bestimmtes Quartier betreuen) Angesetzt werden die Fahrten von der Wohnung bis zu dem Zugang zu dem weiträumigen Arbeitsgebiet. Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Arbeitsgebiets oder für Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang sind die tatsächlichen Aufwendungen zu berücksichtigen. Verpflegungsmehraufwendung Da die Verpflegung auf Dienstreisen regelmäßig mit Mehrkosten verbunden ist, wird dieser Verpflegungsmehraufwand mit Pauschalen berücksichtigt, d.h. der Verein kann dem Mitarbeiter die u. g. Pauschalsätze steuerfrei gewähren. Das ist unabhängig davon, ob und in welcher Höhe tatsächlich Verpflegungskosten anfielen. Die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand wurden durch das neue Reisekostenrecht vereinfacht. Die bisher in drei unterschiedliche Abwesenheitszeiten eingeteilten pauschalen Erstattungen werden künftig nur noch nach zwei Zeiträumen unterschieden. Für Dienstreisen im Inland gelten folgenden Pauschalen: Dauer der Dienstreise neu bisher eintägige Dienstreise mehr als 8 Stunden Abwesenheit 12 Euro 6 Euro bei mehr als 8 Stunden 12 Euro bei mehr als 14 Stunden mehrtätige Dienstreisen 24 Euro pro Tag 24 Euro An- und Abreise (unabhängig von der Reisedauer) 12 Euro unabhängig von der Reisedauer 6 Euro bei mehr als 8 Stunden 12 Euro bei mehr als 14 Stunden Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung spielt die Mindestabwesenheitszeit keine Rolle. Es kann also in jedem Fall eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt. Auch für Tätigkeiten im Ausland gibt es nur noch zwei Pauschalen in Höhe von 120 Prozent und 80 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG). Die Voraussetzungen sind die gleichen wie bei den inländischen Pauschalen. Die entsprechenden Beträge werden durch BMF-Schreiben bekannt gemacht. Die Sätze sind je nach Land unterschiedlich. Auch für die Übernachtungskosten gibt es Pauschbeträge. Die Kosten müssen also nicht durch Quittungen nachgewiesen werden. mehr als 24 Stunden Abwesenheit alle übrigen Fälle 120 % der nach dem BRKG festgesetzten Tagegelder 80 % der nach dem BRKG festgesetzten Tagegelder 3

4 Verpflegung durch den Arbeitgeber Neu geregelt wurde auch die steuerliche Behandlung bei der Überlassung von Mahlzeiten an den Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit. Für angemessene Mahlzeiten, die ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei einer Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte oder Wohnung zur Verfügung stellt, ist der Sachbezugswert anzusetzen. D.h. die Verpflegung muss als Sachlohn versteuert werden. Die aktuellen Sachbezugswerte sind: Frühstück Mittagessen Abendessen gesamt monatlich 48,00 Euro 88,00 Euro 88,00 Euro 224,00 Euro kalendertäglich 1,60 Euro 2,93 Euro 2,93 Euro 7,47 Euro Angemessen ist eine Mahlzeit, wenn der Wert 60 Euro nicht übersteigt (bisher maximal 40 Euro). Der Sachbezugswert wird nicht angesetzt, wenn für den Arbeitnehmer der Werbungskostenabzug in Betracht käme. Es müssen dann aber die Verpflegungspauschalen entsprechend gekürzt werden. neu Keine Besteuerung, aber Kürzung der Verpflegungspauschale: - um 4,80 Euro (Frühstück) - um 9,60 Euro (Mittag- oder Abendessen) bisher Wahlrecht: tatsächlicher Wert oder Sachbezugswert Zusätzlich Option: Pauschalbesteuerung i.h.v. 25 % Wahlrecht: Besteuerung des Sachbezugswerts oder des tatsächlichen Werts (Anwendung der 44-Euro- Freigrenze) Wird dem Arbeitnehmer bei einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte auf Kosten des Arbeitgebers eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, werden die Verpflegungspauschalen also gekürzt, und zwar für Frühstück um 20 Prozent (= 4,80 Euro bei der Inlandspauschale) für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent (= 9,60 Euro bei der Inlandspauschale) Bei einer Vollverpflegung kann also keine steuerfreie Pauschale mehr gewährt werden. 4

5 Hinweis: Werden keine Verpflegungspauschalen gezahlt, braucht keine Kürzung für gestellte Mahlzeiten vorgenommen zu werden. Auf der Lohnsteuer-Bescheinigung muss aber unter dem neuen Buchstaben "M" muss bescheinigt werden, dass der Arbeitnehmer arbeitgeberveranlasste Mahlzeiten erhalten hat (Problem: Anzahl der Mahlzeiten nicht zu erkennen, ggfs. detaillierte AG-Bescheinigung erforderlich). Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte gelten die Pauschalen weiterhin für maximal drei Monate. Die Kürzung der Verpflegungspauschalen gilt aber nicht für Arbeitsessen, Mahlzeiten im Rahmen von Betriebsveranstaltungen, und bei Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Hier handelt es sich um Zuwendung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse, die nicht zum Arbeitslohn gehören. Längerfristige Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte Übernachtungskosten, die beruflich veranlasst und an anderen Tätigkeitsstätten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte entstehen, stellen weiterhin Werbungskosten dar und können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Für Auswärtstätigkeiten von kurzfristiger Dauer dürfen die Aufwendungen für Übernachtung unbeschränkt abgezogen oder erstattet werden. Neu dagegen ist, dass für längerfristige Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte der Abzug bzw. die Erstattung der Unterkunftskosten ebenfalls auf Euro im Monat beschränkt wird. Ab dem 49. Monat an derselben Tätigkeitsstätte dürfen nur maximal Euro monatlich steuerfrei erstattet werden. Anspruch auf Reisekostenersatz Ein Anspruch auf Reisekostenersatz ergibt sich für Mitarbeiter, Mitglieder und ehrenamtlich Tätige aus entsprechenden Verträgen, Dienstordnungen, Vereinsordnungen oder Beschlüssen des Vorstands. Gibt es keine entsprechenden Regelungen, können keine Ansprüche geltend gemacht werden. Für den Vorstand ergibt sich der Anspruch auf Erstattung von Reisekosten aus 27 Abs. 3 und 670 BGB. Eine vertragliche Vereinbarung oder Satzungsregelung ist deswegen nicht erforderlich. Erstattet werden müssen Reisekosten aber nur, wenn sie für die Amtsführung erforderlich waren (die Dienstreisen also notwendigerweise mit dem Amt verbunden sind) und angemessen sind. So wird der Verein z.b. in aller Regel nicht verpflichtet sein, die Kosten für ein Erste-Klasse-Ticket zu erstatten, sondern lediglich den Standardtarif für das Verkehrsmittel. Quelle: 5