Power Point (Office XP)

Transkript

1 WiSe 04/05 Power Point (Office XP) Power Point starten...1 Folienlayout...1 Folienmaster...2 Speichern des Masters...3 Hintergrund und Fülleffekte...4 Text formatieren...4 Entwurfsvorlagen...5 Grafiken, Cliparts einfügen...5 Textfelder und Autoformen...5 Ansichten von PowerPoint...6 Folienübergang...7 Animationen...7 Hyperlinks...8 Speichern der Präsentation...9 Bildschirmpräsentation Power Point erzeugt Seiten, auf denen sich Text, Grafik, Bilder, aber auch eingebettete Objekte befinden können. Jede Seite wird dabei Folie genannt, auch wenn der Ausdruck auf Papier geschieht oder direkt vorgeführt wird. Power Point starten Es öffnet sich die sog. Titelfolie sowie eine Navigationsleiste (sog. Aufgabenbereich) am rechten Bildrand. Folienlayout Klickt man nun auf leere Präsentation so öffnet sich die Folienlayoutliste aus der das gewünschte Layout ausgesucht werden kann. Die vorgegebenen AutoLayout-Folien bieten sich an, um schnell und einfach Folien zu erstellen. Durch das vorgegebene Layout, braucht man nur noch in die Felder (sog. Platzhalter) hineinzuklicken, um diese mit den gewünschten Inhalten zu füllen. Da die Elemente (z.b. das Feld Titel ) auf allen Layouts vorkommen, entsteht ohne viel Mühe eine homogene Präsentation. Um eine neue Folie einzufügen, klickt man in der Symbolleiste Format auf neue Folie und wiederum erscheint die Folienlayoutleiste. Folienmaster Der Folienmaster ist Bestandteil der Entwurfsvorlage und enthält Textplatzhalter und Platzhalter für Fußzeilen, wie beispielsweise Datum, Zeit, Autor und Foliennummer. Der Folienmaster befindet sich unter: Ansicht/Master/Folienmaster. Zwei Gründe sprechen für die Verwendung des Masters: 1. Wenn Änderungen am Erscheinungsbild aller Folien vorgenommen werden sollen, muss nicht jede einzelne Folie geändert werden. Man nimmt einfach eine einmalige Änderung am Folienmaster vor, und Power Point aktualisiert automatisch die anderen Folien und wendet die Änderungen auch auf alle neu hinzugefügten Folien an. 2. Eine Gestaltungsempfehlung für PPT-Präsenationen lautet u.a., die Folien sollten ein einheitliches Layout aufweisen. Dieses wird durch die Anwendung des Masters gewährleistet. Einsatzweise: Typische globale Vorgaben/Änderungen sind z.b. Textformatierung (Schriftart, -größe, -farbe), Hintergrunddesign, einfügen von Grafiken oder Logos, die auf jeder Folie erscheinen sollen sowie Animationen. 1 2

2 Hinweis: Falls die Änderungen im Folienmaster nicht auf die Folien übertragen werden, z.b. wenn zuvor schon manuelle Änderungen auf einer Folie vorgenommen wurden, muss das Auto-Layout erneut angewendet werden. Um die Mastervorlage beim nächsten Mal wieder zu öffnen, im Aufgabenbereich die Entwurfsvorlagen öffnen und unten auf Durchsuchen klicken. Automatisch wird der Ordner Vorlagen geöffnet, wo sich alle gespeicherten Vorlagen befinden. Wichtig: Der Folienmaster dient als Designgrundlage, Text/Inhalte dürfen nicht hinzugefügt werden. Daher immer darauf achten, in welcher Ansicht man sich gerade befindet. Um den Folienmaster zu verlassen: Tipp: Prinzipiell bietet es sich an, die Formatierung des Folienmasters als ersten Arbeitschritt bei der Erstellung einer Präsentation vorzunehmen. Hintergrund und Fülleffekte Im Menü Format/Hintergrund kann man den Hintergrund der Folien auf verschiedenste Weise verändern. Es können Farbgebung sowie Fülleffekte zugewiesen werden. Speichern des Masters Um die selbst erstellte Master-Vorlage zu speichern und für spätere Präsentationen wieder verwenden zu können, geht man auf Datei/speichern unter, es öffnet sich folgendes Fenster: Der Master ist eine Entwurfsvorlage und muss als solche gespeichert werden. Daher bei Dateityp Entwurfsvorlage auswählen. Automatisch wird diese Datei dann im Ordner Vorlagen gespeichert. Text formatieren Die Menüleiste in PowerPoint ist genauso aufgebaut wie die in den anderen Office Programmen: Man findet viele Funktionen z.b. aus Word wieder, um den Text innerhalb des markierten Textfeldes zu formatieren; z.b. Schriftart, Schriftgröße, fett, kursiv, unterstrichen, rechtsbündig, linksbündig, Schriftfarbe,

3 Entwurfsvorlagen Entwurfsvorlagen sind feste Designs, die von PPT mitgeliefert werden. Wer weder Lust noch Zeit hat, sich ein eigenes Design über den Folienmaster zu erstellen, kann die vorgegebenen verwenden. Hierbei ist jedoch zu bedenken, dass die Vorlagen auch von anderen verwendet werden und sich daher für professionelle Präsentationen nicht anbieten. Zu finden sind die Entwurfsvorlagen im Aufgabenbereich am rechten Bildrand. Ein Klick auf den Drop-down-Pfeil führt zu Menüpunkt Foliendesign Entwurfsvorlagen. Grafiken, Cliparts einfügen Wenn Ihr Grafiken einfügen wollt, geht Ihr über das Menü Einfügen/Grafik/ aus Datei oder Clipart etc. Bei Cliparts gibt es wiederum die Möglichkeit, diese über den Aufgabenbereich (vgl. Entwurfsvorlagen) Cliparts einfügen auf meiner Folie einzufügen. Textfelder und Autoformen Da in PPT mit Objekten gearbeitet wird, bietet es sich an, in den Folien mit Textfeldern und Autoformen zu arbeiten. Die dazugehörige Menüleiste mit den gängigen Autoformen befindet sich am unteren Bildrand. Textfeldsymbol In diesem Zusammenhang ist die Funktion der Reihenfolge zu erwähnen. Hiermit ist es möglich die einzelnen Elemente anzuordnen, d.h. welche Form eine andere z.b. überdeckt. Ansichten von PowerPoint Bleiben wir kurz am unteren linken Bildrand. Hier befinden sich die verschiedenen Ansichtsoptionen in PPT. Durch das Anklicken der Symbole können die Ansichten schnell gewechselt werden. Die beiden wichtigsten Ansichten, die man in PowerPoint verwenden wird, sind die Normalansicht und die Foliensortierungsansicht. Des Weiteren kann hier die Bildschirmpräsentation ab der aktuellen Folie gestartet werden. 5 6

4 Folienübergang Der Folienübergang wird ebenfalls über den Aufgabenbereich formatiert und enthält sowohl Bild- als auch Klangeffekte. Neben der Art wie die nächste Folie erscheint, können hier auch die Geschwindigkeit sowie die Einbindung von Sound eingestellt werden. Wenn die nächste Folie beim Mausklick (also nicht automatisch) erscheinen soll, muss dies durch einen Haken angegeben werden. Die Vorschau erfolgt gleichzeitig auf dem Bildschirm, sofern Autovorschau aktiviert ist. Animationen Die Vorteile einer Bildschirmpräsentation liegen eindeutig in der Animation. Animationen dienen dazu, Spannung aufzubauen und relevante Punkte besonders hervorzuheben. Es hilft dem Redner, die Aufmerksamkeit der Zuhörer an sich zu binden. Um Objekte und Text zu animieren wählt man im Aufgabenbereich benutzerdefinierte Animation an. Dann markiert man den Text/das Objekt, das animiert werden soll und fügt ihm einen Effekt hinzu. Daraufhin kann man dem Effekt eine Richtung sowie die Geschwindigkeit zuweisen. Des Weiteren ist einzustellen, wann der Text bei der Bildschirmpräsentation animiert werden soll (beim Klicken oder nach einer vordefinierten Zeitvorgabe). Allen Objekten ist auf der Vorschau-Folie eine Zahl zugeordnet, so dass man schnell erkennt, in welcher Reihenfolge die Objekte angezeigt werden. PPT bietet die Möglichkeit, jede einzelne Animation mit weiteren Effektoptionen zu belegen. Dazu klickt man auf den Dropdown-Pfeil der jeweiligen Animation in der Liste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem man genauere Animationsvorgaben einstellen kann, z.b. die Anzeigedauer, die Einbindung von Sound oder die Animationsart (wort-/zeichenweise). Wenn mehrere Textebenen (bei Aufzählungen Ober- und Unterpunkte) verwendet wurden, ist es wichtig die Anzahl der verwendeten Ebenen in Textanimation zu berücksichtigen. So ist es möglich, auch die Unterpunkte nach und nach einzublenden. Hyperlinks Ein Hyperlink stellt eine Verbindung von einer Folie zu einer anderen Folie, einer Webseite oder einer Datei dar. Bei dem Hyperlink selbst kann es sich um Text oder ein Objekt handeln. Eine Möglichkeit für Hyperlinks sind interaktive Schaltflächen. Dies sind vorgefertigte Schaltflächen, die in eine Präsentation eingefügt und für die Hyperlinks definiert werden können. Zu finden am unteren Bildrand unter Autoformen/interaktive Schaltflächen. 7 8

5 Vorgehensweise: Nach dem Markieren des Textes oder des Objekts, der/ das den Hyperlink darstellen soll, mit der rechten Maustaste darauf klicken und Hyperlink auswählen. Es öffnet sich folgendes Fenster: Soll der Link auf eine andere Folie der aktuellen Präsentation verweisen, zunächst aktuelles Dokument anklicken und dann die Zielfolie auswählen. Bildschirmpräsentation Die Bildschirmpräsentation wird entweder über den Menüpunkt Bildschirmpräsentation oder F5 gestartet. Informationen über die Navigation zwischen den Folien, das Verlassen des Modus sowie andere Features erhält man durch das Drücken von F1 während der Präsentation. Hinweis: Um zum Ausgangspunkt des Links zurück zu gelangen, muss ein weiterer Link auf die Ausgangsfolie erstellt werden! Achtung: In PowerPoint werden Hyperlinks nicht beim Erstellen, sondern erst beim Ausführen der Bildschirmpräsentation aktiviert. Der verlinkte Text wird unterstrichen und in einer Farbe angezeigt, die zu dem ausgewählten Farbschema gehört. Speichern der Präsentation Um die angefertigte Präsentation zu speichern, auf Datei/speichern unter und dann den Speicherort auswählen. Automatisch wird beim Dateityp Präsentation ausgewählt. ACHTUNG: Präsentation Entwurfsvorlage 9 10