Vertragsverwaltung (macht schlank)

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1 Sarah Montani* Vertragsverwaltung (macht schlank) Stichworte : Verträge, Vertragsmanagement, Knowledge-Management-Systeme, juristische Wissensarchitektur, Anwaltskanzlei, KMU «Fast alle angenehmen Dinge sind entweder unmoralisch, illegal oder machen dick...»... sagt der Rechtsanwalt und greift zur nächsten Hampflätä 1 Paprika Chips. Er ist dank salziger oralkaptativer Unterstützung und einem umfassenden und schriftlich festgehaltenen Neujahresvorsatz nicht mehr davon abzubringen, noch in diesem Monat Ordnung in seinen eigenen Verträgen und den Verträgen seiner Kanzlei zu schaffen. (Es stehen nachfolgend zu «Vertragsverwaltung» noch die Stichworte «abnehmen», «mehr Sport» und «Diät» auf dem Neujahrs-Zettel). Seine mittelgrosse Kanzlei ist in organisatorischer Hinsicht ein typisches KMU. Es werden Dutzende von technischen Bürogeräten, Hard- und Software eingesetzt. Damit verbunden sind mannigfache Verträge: vom Kauf bis zu Service und Entsorgung. Potential, mal gründlich aufzuräumen. Er und seine Partner haben im Verlaufe der letzten Jahre etliche Verträge erdacht, verfasst, überarbeitet und (wieder-) verwendet. Die Vertragsvielfalt ist vor allem bei Grosskunden imposant: Dienstleistungs-, Lizenz-, Lieferungs-, Wartungs- oder Sponsoringverträge sind nur eine kleine Auswahl aus einer grossen Palette von möglichen Vereinbarungen und Verträgen. Alleine für einen Konzern hat er in den letzten Monaten mehr als siebzig Verträge ausgearbeitet. Beim ersten Beratungsgespräch, welches nach dem Motto «In unserem Unternehmen muss ab sofort gespart werden, koste(!) es, was es wolle» verlief, hatten ihm der CEO und der Einkaufschef des Konzerns mitgeteilt: «Zu wissen, wo unsere aktuellsten Verträge mit Lieferanten liegen, wäre ja ein Wunschtraum. Es wäre bereits schön, wenn wir wüssten, wie viele Verträge wir mit welchem Lieferanten haben!» Arbeit, viel Arbeit, dachte er sich im Stillen und freute sich. * Sarah Montani, lic. iur., ist Gründerin und Mitinhaberin der Firma Weblaw GmbH, Bern, Mitherausgeberin von Jusletter und Referentin im Rahmen eines Lehrauftrages am Kompetenzzentrum für Informatik und Recht an der Universität Bern. 1 Hand voll, Salgescherdeutsch, VS, siehe auch Potpourri... Betrachten wir die Anwaltskanzlei als Ganzes, so wird das umfangreiche Potpourri von Verträgen aller Art überdeutlich. Gleichzeitig lassen einen die Gefahren einer fehlenden Übersicht erschauern. Natürlich liegt es auf der Hand: Die Vertragsbewirtschaftung und das Vertragsmanagement sind bereits für kleine und mittlere Unternehmen und Kanzleien organisationsübergreifende Aufgaben und bedürfen mehr als einer ordentlichen Ablage. Wie ist das Problem gründlich und kostengünstig zu lösen? Betrachten wir vorerst den häufig anzutreffenden Status quo in Unternehmen und Kanzleien.... in Unternehmen... Je nach Organisation werden Verträge zentral in der Einkaufsabteilung, Rechtsabteilung oder gar dezentral bei den Vertragsparteien abgelegt. Beide Organisationsformen genügen jedoch dem Anspruch nicht, dass die verschiedensten Parteien und verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit Zugriff zu allen relevanten Vertragsdaten haben müssen.... und Kanzleien Hart erarbeitete Musterverträge werden selten in einer zentralen Datenbank abgelegt, wo sie allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Oft hat der Anwalt seine private Mustervertrags-Sammlung. Manchmal fehlt eine verantwortliche Person mit dem Überblick über die Verträge, welche die Kanzlei mit Lieferanten (Wartungsverträge Kopiergeräte, Papierlieferungen usw.) abgeschlossen hat. Und ganz selten bietet die Kanzlei dem Grosskunden sowie seinen verantwortlichen Mitarbeitern einen Gesamtüberblick und einen permanenten Zugriff auf all seine Verträge an. Neuralgische Punkte Spätestens wenn mehrere Personen oder Gruppen Verträge bewirtschaften, werden folgende Probleme offensichtlich: 68 2/2005

2 Verschiedene Vertragsversionen existieren Mehrfachablagen sind die Regel Die Vertragsakten sind unvollständig Übersicht und Transparenz fehlen Der aktuelle Vertragsinhalt ist nicht allen bekannt Sonderkonditionen werden ignoriert Die Übersicht bei Verpflichtungen fehlt Fristen werden verpasst Durch die systematische Überprüfung von wiederkehrenden Lizenzkosten, Garantieklauseln, Mengenrabatten und Zahlungsplänen könnte ein grosses Einsparungspotenzial genutzt werden. 2 Eine Studie von KPMG 3 bestätigt die nachdenklich stimmenden Aussagen. In dieser Studie wurde untersucht, wie das Vertragsmanagement in Unternehmen organisiert wird, welche Probleme ggf. bestehen sowie ob und welche Verbesserungen sich durch die Verwendung von Knowledge-Management-Systemen und Vertragsverwaltungssoftware ergeben können. Dabei standen folgende Fragen im Mittelpunkt: Wie sieht heute in Unternehmen die Aufbau- und Ablauforganisation bezüglich Verträgen aus? Welche Risiken bestehen bei der Vertragserstellung und mit welchen organisatorischen Regelungen sind die Mitarbeiter bezüglich Verträge unzufrieden? Welche Vorteile werden durch den Einsatz von Knowledge- Management-Systemen im Vertragswesen gesehen? Welchem Zweck sollte ein solches System dienen? Welche Abteilungen und Branchen haben sich bereits mit diesem Thema beschäftigt und wie viele Unternehmen haben bereits ein solches System eingeführt? Welche Erfahrungen haben die Unternehmen in Vertragsmanagement- Projekten gesammelt? Diese repräsentative Umfrage bei 800 Unternehmen im deutschsprachigen Raum zeigte, dass 21% befürchten, dass sie Verträge gar nicht mehr finden würden, 29% fürchteten sich vor inhaltlichen Risiken, 29% hätten im Bedarfsfall mühsam nach wichtigen Dokumenten zu suchen und nicht weniger als 46% mussten mit fehlender Aktualität rechnen ein düsteres Bild. Juristische Wissensarchitektur Das Management von Wissen ist ein kontinuierlicher Prozess, der letztlich das Ziel hat, Geschäftserfolg und Wettbewerbsfähigkeit einer Kanzlei zu steigern. Hierzu sind vier Aspekte zu berücksichtigen. Strategie und Inhalte Information wird zu Wissen, wenn sie in den Kontext des unternehmerischen Handelns gestellt wird. Die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie hilft, relevantes Wissen von Unwichtigem zu trennen. 2 Prof. Dr. GERHARD KNOLMAYER und DANIEL WÄGLI, Ohne Vertragsmanagement wird s ein Fass ohne Boden, in clinicum, S. 70 ff. 3 Vertragsmanagement 2002, Eine Studie von KPMG zum Einsatz von Knowledge-Management-Systemen, S. 3 ff., media/library_solution_km/vm-studie_druckversion.pdf (zuletzt besucht am ). Organisation und Prozesse Organisation und Prozesse werden so gestaltet, dass sich die Wissensprozesse in die täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter integrieren. Die Kanzlei als Wissensgemeinschaft Erfolgreiches Knowledge-Management unterstützt bei der Überwindung von Barrieren: Die Mitarbeiter müssen bereit sein, ihr eigenes Wissen zu teilen und fremdes Wissen zu nutzen. Das Festhalten an Altem, an vielleicht überholten geistigen Konstrukten, kann eine ernsthafte Bedrohung für offenes Arbeiten in Wissensgemeinschaften sein. 4 Technologiemythos & Informationstechnologie Individuelles Wissen wird erst durch Verteilung bzw. Austausch zu kollektivem Wissen. Erst die «Zusammenlegung» partieller Wissensbestände lässt im Unternehmen selbst neues Wissen entstehen. Bei der Wissensübertragung hat man sich (zu) lange allein auf elektronische Systeme verlassen («Technologiemythos» 5 ). Heute trägt die Einsicht in die Bedeutung des impliziten Wissens dazu bei, dass wieder mehr auf die persönliche Weitergabe von Informationen gesetzt wird. 6 Informationstechnologie ist immer nur ein Hilfsmittel zur Unterstützung von Lern- und Wissensentwicklungsprozessen und darf nicht zum Selbstzweck werden. 7 Eine durchdachte, auf die kanzleispezifischen Anforderungen zugeschnittene IT-Infrastruktur unterstützt die (Be-) Schaffung, Aufbereitung, Übertragung und Nutzung von Wissen. Als Knowledge-Management-System kommen integrierte Lösungen aus innovativen Technologieträgern wie elektronischen Archiven, Dokument-Management-Systemen, Workflow-, Groupware-/Collaboration- und Retrieval- Tools, Content-Management-Systemen und Portalen zum Einsatz. 8 Juristische Wissensarchitektur im Vertragsmanagement Das Vertragsmanagement kann auf verschiedene Arten durch Knowledge-Management-Systeme unterstützt werden: Während der Erstellung eines Vertrages liefert das interne Knowledge-Management-System Dokumente, die zur Vertragserstellung benötigt werden. Es kann weiterführende Informationen und Wissen für die Vertragserstellung bieten, z. B. Zugriff auf externe Quellen, Links zu Rechtsprechung, Literatur, Gesetzestexten oder -kommentaren, interne Informa- 4 KAI ROMHARDT, Wissensgemeinschaften, Orte lebendigen Wissensmanagement, Dynamik, Entwicklung, Gestaltungsmöglichkeiten, Zürich 2002, S SARAH MONTANI, Juristische Wissensarchitektur, in: Jusletter 1. Dezember 2003 (Rz 8). 6 DIETRICH VON DER OELSNITZ und MARTIN HAHMANN, Wissensmanagement, Strategie und Lernen in wissensbasierten Unternehmen, Stuttgart 2003, S ROMHARDT (FN 4), S Siehe FN 3. 2/

3 Abb. 1: Termine, Kündigungen, Garantien Suchmaske mit Suchergebnis in Listenform (Bsp. Swatch Group) tion und Wissen zu ähnlichen Verträgen, Informationen über den Vertragspartner 9, zur aktuellen Marktsituation usw. Mit Hilfe eines Knowledge-Management-Systems kann die Bearbeitung eines Vertrages verteilt erfolgen, d. h., der Entwurf des Dokuments wird im System bereitgestellt. Der nächste Bearbeiter entnimmt den Entwurf dem System, wobei das Dokument weiterhin für alle Berechtigten zu sehen, aber nicht mehr zu bearbeiten ist. Nach Einfügen von Änderungen und Anmerkungen z. B. in Form von «gelben Zetteln» wird der nächste Entwurf des Vertrages als neue Version in das System gespeichert. Weiter kann über das System eine Genehmigung der Verträge stattfinden und die Einhaltung von Fristen automatisch überwacht werden. 10 Die Speicherung sämtlicher zum Vertrag und zur Vertragserstellung zugehörigen Dokumente, Post-it s, Notizen, Dateien, s und Faxe können als gemeinsamer Vorgang im Archiv vorgenommen werden, sodass eine durchgängige und zentrale Ablage der Dokumente möglich wird. Bestehen für einen Vertrag mehrere klassische Papier-Ordner, sollten diese vollständig digitalisiert werden (Vorder- und Rückseite jedes Ordnerblatts auch wenn es unbeschrieben ist damit die Unterlagen vollständig sind). Die Digitalisierung eines klassischen Papier-Ordners kostet etwa CHF Z. B. Teledata Business Information Wirtschafts- und Kreditinformationen über Schweizer Firmen und Personen, sämtliche Handelsregisterdaten, Bonitätsdaten, Inhaber- und Beteiligungsverhältnisse, Firmennachrichten, Geschäftsberichte, automatisierte Kundenüberwachung. 10 Z. B. mit ConTracker, und uebersicht.asp#pbroker. 11 Z. B. bei Mailsource AG, Das Knowledge-Management-System ermöglicht die Suche über alle gespeicherten Dokumente, wobei direkt ein einzelnes Dokument, aber auch ein Vorgang gesucht, angezeigt und gedruckt werden kann. Die eingesetzte Suchtechnologie sollte die Besonderheiten der juristischen Recherche würdigen; Bundesgerichtsentscheide, Systematische Sammlung, Amtliche Sammlung usw. sollen direkt und automatisch mit den Originalquellen im Internet verlinkt werden. 12 Mit Hilfe der Aufbewahrungsfristen, die den einzelnen Dokumenten mitzugeben sind, kann falls gewünscht zum entsprechenden Zeitpunkt eine Löschung der Dokumente und des Schriftverkehrs, im Knowledge-Management-System stattfinden. Schweizer Lösungen In der Schweiz haben wir zwei Produkte gefunden, welche Vertragsmanagement erlauben. Symfact mit ContractX und PBroker mit ConTracker. Weitere Anbieter sind vor allem in Deutschland zu finden. Allen voran bietet SAP eine (Teil-) Lösung, diese ist jedoch um Faktoren teurer als die Schweizer Produkte und je nach Version nicht webfähig. Im Folgenden wird ConTracker (Contract-Tracker) vorgestellt. Dieses Produkt verfügt über eine vielfältige Modularität und über ein bewährtes Lieferantenmanagement. Andere Produkte sind mehr im Zusammenhang mit Dokumenten-Management- Systemen zu finden und decken die Möglichkeiten von ConTracker nur teilweise ab. 12 Z. B. Abteilung Suchtechnologien der Weblaw GmbH, Bern. 70 2/2005

4 Abb. 2: Verträge suchen Suchmaske mit bis zu 12 kundenspezifischen Suchkriterien, Resultate erscheinen als Übersicht in Tabellenform (Export in MS Excel möglich) oder als Detailansicht (Bsp. Swisscom Fixnet) ConTracker wird in Unternehmen als Werkzeug für die proaktive Vertragsbewirtschaftung in den Procurement- und Rechtsabteilungen sowie bei Linienvorgesetzten mit Vertragsverantwortung eingesetzt. Zum Einsatz in Kanzleien ist ConTracker prädestiniert. Die Lösung deckt sämtliche Vertragsarten ab und wird von Kunden als einheitliches System zur umfassenden Überwachung und Bearbeitung der Vertragsvereinbarungen eingesetzt. Con- Tracker bildet das Bindeglied zwischen den Informationsquellen und komprimiert die relevanten Vertragsdaten in eine übersichtliche, transparente Form. ConTracker wird in KMUs, in Grossbetrieben der Industrie, in der Verwaltung, im Dienstleistungssektor und besonders erfolgreich in kleinen, mittleren und grossen Kanzleien der Schweiz eingesetzt. Modulares Konzept Die Software ConTracker ist modular aufgebaut und unterstützt sämtliche Elemente des Vertragsmanagements: Ein systematischer Vertragsaufbau und die Standardisierung von Verträgen wird aktiv unterstützt. Nach Abschluss des Vertrages werden die relevanten Daten automatisch in das Tracking-System überführt. Eine Vertragskategorisierung sowie die Möglichkeit einer Typisierung erlauben eine individuelle Einteilung aller Verträge. Termine und Parameter werden übernommen und in die Massnahmen- bzw. Alarmliste eingetragen. Lückenlos systematisch Die Durchführung und die Verfolgung bis zur vollständigen Erfüllung des Vertragswerkes werden aktiv unterstützt. Sämtliche Daten können nach verschiedensten Kriterien wie Organisationseinheit, Lieferant, Kostenträger, Kategorie, Projekt usw. automatisch zusammengestellt werden. ConTracker ist webfähig und fügt sich ohne weiteren Aufwand in das bestehende Intranet ein. Klare Strukturen schaffen Mehrwert Die implementierte Lösung unterstützt und vereinheitlicht die Vertragsverwaltung in mehrfacher Hinsicht: Wesentliche Vertragsinhalte werden erfasst und elektronisch gespeichert. Online-Übersicht aller vertragsbasierten Rechte und Verpflichtungen (als Basis für das Controlling); für alle zuständigen Abteilungen und Mitarbeiter mit hierarchisch abgestuften Zugriffsrechten. Ereignisorientierte Verfolgung der Vertragsbedingungen mittels Alert-Mechanismen in Form von s an die verantwortlichen Mitarbeiter. Proaktives Management der Vertragsklauseln durch ein «Vertrags-Radar»: Auf einer Zeitachse können für einen zukünftigen Zeitraum alle erfassten Ereignisse eines einzelnen Vertrages oder einer Vertragsgruppe sicher angezeigt werden. Für das ConTracker-System werden folgende Schnittstellen bereitgestellt: Mittels eines elektronischen Links kann jeder erfasste Vertrag im Originaltext vom zentralen Vertragsserver abgerufen werden. ERP-System: Eine Schnittstelle zum MM-Modul von SPP R/3 zur Übernahme von Finanzdaten wird von vielen Kunden gefordert und ist verfügbar. Die Alerts werden meist per automatisch versandt. Zur adäquaten Berücksichtigung von Reorganisationen und Fluk- 2/

5 Abb. 3: Radar Übersicht der vergangenen und geplanten Massnahmen und Alarme pro Vertragstyp (Bsp. Swisscom Mobile) tuationen ist eine Ankoppelung des ConTracker-Systems an den internen -Server (Microsoft Outlook, Lotus Notes) sinnvoll. Erhebliches Sparpotential Installationen zeigen, dass durch eine systematische Überprüfung von wiederkehrenden Lizenzkosten, Garantieklauseln, Kündigungszeitpunkten und ähnlichen Daten ein erhebliches Einsparungspotential resultiert. Der ConTracker verbessert die Transparenz und leistet damit einen Beitrag zum Risiko-Management. Erfahrung ist eine nützliche Sache. Leider macht man sie immer erst nachdem man sie brauchte. Mit der neuen Ordnung in seinen Verträgen ist unser Rechtsanwalt nun bereit, sich seinen weiteren Vorsätzen zu widmen. Vertragsmanangement macht schlank. 72 2/2005

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