GDV-Standard für den elektronischen Abrechnungsverkehr zwischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen

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1 GDV-Standard für den elektronischen Abrechnungsverkehr zwischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen Standard of the German Insurance Association (GDV) for electronic exchange of accounting data between direct insurance and reinsurance companies Band 8 / Volume 8 Betriebswirtschaft und Informationstechnologie des GDV Business administration and information technology in GDV Herausgeber / Publishers Ausschuss Betriebswirtschaft und Informationstechnologie des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft e.v. Business Administration and Information Technology Committee of the German Insurance Association Friedrichstraße 191, Berlin Telefon (030) Telefax (030) GDV 2004

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3 3 Inhaltsverzeichnis / Table of Content 1. Ausgangslage / Background...4 / Geschäftsprozess / Business process...5 / Mindestanforderung an eine Rückversicherungsabrechnung / Minimum requirement for a reinsurance account...5 / Schlüsselverzeichnisse / Code lists... 7 / Saldenübersicht / Statement of account... 8 / Kassa-Schäden / Cash losses... 8 / Anhänge einer Rückversicherungsabrechnung / Annexes of a reinsurance account... 8 / Standard-Schnittstellenbeschreibung / Standard interface description...9 / Anlagen / Annexes...10 / Geschäftsprozessdarstellung / Description of the business process / Anhänge einer Rückversicherungsabrechnung / Annexes of a reinsurance account / Schlüsselverzeichnisse und Schnittstellenbeschreibung / Code lists and Standard interface description (German language only)...23

4 4 1. Ausgangslage Die Erstversicherungsunternehmen (EVU) stehen in Bezug auf Transparenz und Schnelligkeit in der Erstellung bilanzieller Kenndaten vor neuen Herausforderungen. Dazu gehören: Erstellung und Publizierung von Quartalsabschlüssen Anwendung von neuen Bilanzierungsvorschriften wie IAS / IFRS und US-Gaap Fast close d.h. vorgezogener frühzeitiger Buchungsschluss, mit der Maßgabe nicht eingebuchte Positionen schätzen zu müssen Dies gilt nicht nur für die Ermittlung von Bruttozahlen, sondern berührt selbstverständlich auch die Rückversicherung, um schließlich zum Netto-Ergebnis gelangen zu können. Demzufolge ist davon auszugehen, dass auch die Frequenz und das Volumen von Abrechnungsdaten steigen wird, die an den Rückversicherer (RVU) versandt werden. Diese Aufgabe kann auf Dauer nur durch Reduzierung des manuellen Erfassungsaufwandes und durch Implementierung eines Datenaustausches in digitaler Form verknüpft mit maschineller Einarbeitung der Abrechnungsdaten in die Empfängersysteme bewältigt werden. Bisher ist die Erstellung einer Abrechnung für den Rückversicherer sehr individuell und erfolgt daher in der Regel noch in Papierform. Obwohl sich im Laufe der Jahrzehnte bestimmte Usancen zwischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen herausgebildet haben, existiert bisher keine Beschreibung eines fachlich und inhaltlich einheitlich definierten Standards bezüglich der Mindestanforderung, die an eine qualitativ hochwertige Rückversicherungsabrechnung zu stellen sind. In einer Projektgruppe des GDV trafen sich seit September 2001 Vertreter von Erst- und Rückversicherungsunternehmen, um die Inhalte einer Rückversicherungsabrechnung zu definieren und zu standardisieren. Diese Mindestanforderungen an eine Rückversicherungsabrechnung bilden auch die Basis für die Bestimmung einer standardisierten Schnittstellenbeschreibung und bieten damit die Voraussetzung für einen elektronischen Austausch von Abrechnungsdaten. Ziel des Projektes war es, in einem ersten Schritt die vertragliche Rückversicherung der Sach-, HUK-, und Transport-Sparten, nicht jedoch das Lebensgeschäft und auch nicht die fakultative Rückversicherung zu betrachten. Bei Bedarf werden diese Bereiche folgen. Mindestanforderungen an eine RV-Abrechnung: VU fachlicher Kommunikationsstandard als GDV-Standard inhaltliche Mindestanforderungen fachliche Beschreibungen Code-Listen / Schlüsselverzeichnisse technisches Kommunikationsmedium RVU

5 5 2. Geschäftsprozess Ein deutsches Erstversicherungsunternehmen verhandelt mit seinen Rückversicherern in der Regel gegen Jahresende die Bedingungen für die vertragliche Rückversicherung des kommenden Jahres pro Sparte. Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Beteiligungen der diversen Rückversicherer an den verschiedenen Verträgen festgelegt. Die Rückversicherungsverträge beinhalten neben der Beschreibung der Wirkungsweise (proportional oder nicht-proportional) auch die Abrechnungsfrequenz, eventuelle Vorauszahlungen und die Behandlung von Kassa-Schaden-Anforderungen. Die schematische Darstellung des Prozesses in seinen Einzelheiten ist in den Anlagen beigefügt (vgl. Geschäftsprozessdarstellung ). Die Abrechnung einer vertraglichen Rückversicherung erfolgt in der Regel summarisch d.h. anteilige Beiträge und bezahlte Schäden werden quartalsweise (oder pro Semester) vom Erstversicherer zusammengefasst und dem Rückversicherer (meistens noch in Papierform) zusammen mit einer Saldenübersicht aufgegeben (1). Der Erstversicherer ist also der Sender und der Rückversicherer der Empfänger (2). Der Rückversicherer prüft anhand des ausgehandelten Vertrages die zugesandte Abrechnung (2a), bucht sie in sein System ein und bestätigt dem Erstversicherer die Richtigkeit der Abrechnung (3a). Danach fordert er den liquiden Saldo an (2b) oder weist den zu bezahlenden Saldo an (3b). Wird bei der Abrechnungsprüfung seitens des Rückversicherers ein Fehler festgestellt (2c), erfolgt eine Klärung entweder durch Telefonat oder schriftlich (3c). Der Erstversicherer schickt dann eine Korrekturabrechnung oder eine neue Abrechnung (4). In einigen Fällen ist zwischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen ein Rückversicherungsmakler eingeschaltet. Dieser erhält für die Vermittlung und Administration eine Courtage (Prozentsatz der Rückversicherungsbeiträge), die der Rückversicherer zu zahlen hat. In den meisten Fällen läuft die gesamte Korrespondenz und damit verbunden auch der Abrechnungsverkehr über den Makler. 3. Mindestanforderung an eine Rückversicherungsabrechnung In der nachfolgenden Tabelle sind nun als Kernstück des Standards die inhaltlichen Mindestanforderungen, die eine Rückversicherungsabrechnung ausmachen, dargestellt. Zu jeder Position ist eine einheitliche Definition (inkl. Beispiel) und die Bestimmung, ob es sich um ein Kann- und/oder Mussfeld handelt, angegeben (vgl. auch Anlagen Schlüsselverzeichnisse und Schnittstellenbeschreibung ). Position Nummer abgebendes VU (Mussfeld) Nummer übernehmendes VU (Mussfeld - frei wenn Makler) Makler-Nummer (Kannfeld) Definition/Beschreibung/Beispiel I.d.R. der Erstversicherer (EVU), der die Abrechnung für seinen Rückversicherungsschutz erstellt. In Ausnahmefällen kann hier ein Rückversicherer (RVU) gemeint sein, der seine Retrozession abrechnet (gemäß VU-Verzeichnis der BaFin) Beispiel: 4711 EVU, Köln Das RVU (in Ausnahmen auch der Retrozessionär), der gemäß dem Rückversicherungsvertrag eine bestimmte Beteiligung übernommen hat (gemäß VU-Verzeichnis der BaFin) Beispiel: 9945 RVU, München Rückversicherungsmakler, der das Geschäft an die übernehmende Gesellschaft vermittelt hat. In einigen Fällen übernimmt der Makler für die abgebende Gesellschaft den gesamten Abrechnungsverkehr (gemäß individueller Vereinbarung) Beispiel: 5000 Broker & Co, Hamburg

6 6 Vertragsreferenz abgebendes VU Vertragsreferenz empfangendes VU (Kannfeld) Vertragsreferenz Makler (Kannfeld) Vertragssektion (Mussfeld) Währung (Mussfeld) Sparte / Versicherungszweig (Mussfeld) Vertragsart (Kannfeld) Land (Kannfeld) Vertragslaufzeit von-bis (Mussfeld) Zeichnungsjahr (Mussfeld) Anfalljahr (Mussfeld) Abrechnungszeitraum vonbis (Mussfeld) Buchungsposition (Mussfeld) Liquiditätskennzeichen (Mussfeld) Wertstellung (Mussfeld) Betrag Abgabe 100% (Kannfeld/Mussfeld) Betrag Abgabe Anteil RV (Kannfeld/Mussfeld) RV-Anteil in % (Kannfeld/Mussfeld) Abrechnungsart (Kannfeld) Individuelle Vertragsbezeichnung und/oder Vertragsnummer (i.d.r. des EVU) Beispiel: KK-Quote 1965 Individuelle Vertragsbezeichnung und/oder Vertragsnummer (i.d.r. des RVU oder Retrozessionärs) Beispiel: 4711/1 Kfz-Kasko-Quote 65 Individuelle Vertragsbezeichnung und/oder Vertragsnummer, die der vermittelnde Makler vergeben hat Beispiel: 01RV72-Köln_66 Aus Transparenzgründen kann ein Rückversicherungsvertrag in Teilbereiche segmentiert werden. Dies können z. B. verschiedene Vertragsformen, Sparten oder Deckungsgebiete sein. Die Bezeichnung kann textlich oder numerisch erfolgen (gemäß individueller Verein- barung) Beispiel: 1 = BRD Bei jedem abgerechneten Betrag muss eindeutig erkennbar sein, um welche Währung es sich handelt. Dies kann eine textliche Beschreibung sein oder eine numerische Codierung Beispiel: ISO-Code: EUR Die Sparten, die laut Rückversicherungsvertrag gedeckt und abgerechnet werden. Die Bezeichnung muss geschlüsselt werden (gemäß BaFin-Spartenverzeichnis) Beispiel: = Feuerversicherung Die im Rückversicherungsvertrag vereinbarte Vertragsart wie z. B. Quote, Summenexcedent, XL oder Stop-Loss oder auch fakultatives Geschäft (gemäß Schlüsselverzeichnis 2 Vertragsart ) Beispiel: 11 = Quote I.d.R. der Sitz des Versicherungsnehmers (z. B. BRD plus deutsche Interessen im Ausland). Sind weitere Länder im Deckungsumfang des Rückversicherungsvertrages genannt, können diese in der Abrechnung getrennt aufgeführt und geschlüsselt werden. Nicht gemeint ist der Geltungsbereich der Original-Policen (gemäß ISO-Norm Ländercode) Beginn und Ende des Rückversicherungsvertrages (unabhängig von einer stillschweigenden Verlängerung), insbesondere wichtig bei unterjährigen oder mehrjährigen Vereinbarungen. Angegeben wird das genaue Datum z. B.: bis Das Jahr in dem die Originalpolice gezeichnet wurde. Alle später anfallenden Prämien oder Schäden werden diesem Jahr zugeordnet. Ist eine Aufteilung nach Zeichnungsjahren nicht möglich, gilt: Zeichnungsjahr = Anfalljahr Das Jahr, in dem der Schaden angefallen ist (aus dem Schadendatum erkennbar) und die entsprechende Prämie verrechnet wurde Ist im Rückversicherungsvertrag festgelegt z. B. vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Angegeben wird das genaue Datum z. B. : bis numerische Codierung des Betrages, der abgerechnet wird z. B = verrechnete Beiträge (gemäß Schlüsselverzeichnis 1 Buchungspositionen ) Ist der Betrag liquide, ist ein L zu schlüsseln. Ist der Betrag nicht liquide, ist ein N zu schlüsseln (gemäß Schlüsselverzeichnis 1 Buchungspositionen ) Positiv ist ein + zu schlüsseln, negativ ist ein - zu schlüsseln (gemäß Schlüsselverzeichnis 1 Buchungspositionen ) Betrag in Währungseinheiten (WE) für 100% der RV-Abgabe: Aus der Abrechnung muss eindeutig hervorgehen, ob es sich bei den aufgeführten Beträgen um die Gesamtsummen des Rückversicherungsvertrages handelt oder ob der Betrag für die individuelle Beteiligung der übernehmenden Gesellschaft bereits ausgerechnet wurde. Bei der Abrechnung der 100%igen RV-Abgabe ist die Angabe des Rückversicherungsanteils der übernehmenden Gesellschaft sinnvoll. Wenn Betrag Abgabe 100% nicht vorhanden, muss zwingend Betrag Abgabe Anteil RV und optional RV-Anteil in % vorhanden sein. Betrag in Währungseinheiten (WE) für Anteil des RV: Es ist eindeutig erkennbar, dass es sich bei den hier aufgeführten Beträgen um die individuelle Beteiligung der übernehmenden Gesellschaft handelt. Wenn Betrag Abgabe 100% nicht vorhanden, muss zwingend Betrag Abgabe Anteil RV und optional RV-Anteil in % vorhanden sein. Beteiligungsprozentsatz der übernehmenden Gesellschaft laut Rückversicherungs- oder Retrozessionsvertrag. Wenn Betrag Abgabe 100% nicht vorhanden, muss zwingend Betrag Abgabe Anteil RV und optional RV-Anteil in % vorhanden sein. Verbale Beschreibung, um welche Art von Abrechnung es sich handelt. Beispiel: Basis- Abrechnung oder Nachtragsabrechnung. Weitere Eingabemöglichkeiten und Verschlüsselung (gemäß Schlüsselverzeichnis 3 Abrechnungsart ) Beispiel: 06 - Adjustierung

7 7 3.1 Schlüsselverzeichnisse / Standardcodes Die standardisierte Rückversicherungsabrechnung beinhaltet ebenfalls standardisierte Schlüsselverzeichnisse / Standardcodes, die als allgemein gültig anerkannt werden. Bei der Definition des Standards wurde zum Teil auf bereits im Erstversicherungsmarkt bekannte Schlüsselverzeichnisse zurückgegriffen. Dazu gehören im Einzelnen: der Branchen/Spartenschlüssel der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht), das Unternehmensverzeichnis der BaFin (übernehmende/abgebende Gesellschaft), der ISO-Code-Währungskennzeichen, der ISO-Code-Länderkennzeichen. Das Unternehmensverzeichnis der BaFin berücksichtigt allerdings nur deutsche Unternehmen. Werden in einer Rückversicherungsabrechnung Versicherungsunternehmen oder Makler angesprochen, die über keine offizielle Versicherungsunternehmensnummer der BaFin verfügen, besteht individuell ein zusätzlicher Abstimmungsbedarf bzw. die Möglichkeit eine Quasi-Nummer beim GDV zu beantragen. Im Rahmen des Projektes neu erarbeitet und verabschiedet wurden die Schlüsselverzeichnisse für Buchungsposition, Vertragsart und Abrechnungsart. Ein Ausschnitt der Schlüsseltabelle Buchungsposition ist in der nachfolgenden Tabelle abgebildet. Alle Schlüsseltabellen sind in den Anlagen beigefügt (vgl. auch Schlüsselverzeichnisse ). CODE L/N Natürliche Wertstellung aus Sicht des RV Bezeichnung (Vorzeichen) POSITIONEN TECHNISCHE ZINSEN 0050 L + TECHNISCHE ZINSEN AUF RENTEN-DECKUNGSRÜCKSTELLUNG (DR) 0070 L - TECHNISCHE ZINSEN AUF RÜCKSTELLUNGEN (RST) FÜR BEI- TRAGSRÜCKERSTATTUNG (BRE) - KFZ EINTRITTSPOSITIONEN (prämienbezogen) 0100 L + EINTRITT BRUTTO-BEITRAGSÜBERTRAG (INKL. KOSTENANTEIL) 0105 L - EINTRITT DEFERRED AQUISITION COSTS (DAC) 0110 L + EINTRITT NETTO-BEITRAGSÜBERTRAG (EXCL. KOSTENANTEIL) 0120 L + EINTRITT ERFOLGSUNABHÄNGIGE BEITRAGSRÜCKERSTATTUNG 0130 L + EINTR. ERF.-ABH. BRE 0160 L + EINTR. RST. GEWINNANTEIL 0170 L + EINTR. STILL-LIEGERÜCKSTELLUNG (INKL. KOSTENANTEIL) 0175 L - EINTR. STILL-LIEGERÜCKSTELLUNG KOSTENANTEIL 0178 L + EINTR. STILL-LIEGERÜCKSTELLUNG (EXKL. KOSTENANTEIL)

8 8 3.2 Saldenübersicht Aus der Rückversicherungsabrechnung und den damit verbundenen Buchungspositionen wie z. B. Beiträge, Provisionen und bezahlte Schäden ergibt sich ein liquider Saldo zu Gunsten des Erst- oder des Rückversicherers. Dieser aktuelle Saldo wird differenziert pro Vertrag / Sektion / Währung auf der sogenannten Saldenübersicht ausgewiesen. Die Saldenübersicht beinhaltet des Weiteren den Kontokorrentsaldovortrag und den bereits geleisteten Saldenausgleich. Sollte es zwischenzeitlich zur Abrechnung eines Kassaschadens gekommen sein, ist dieser ebenfalls auf der Saldenübersicht aufzuführen. Die Saldenübersicht, die nicht Teil des Standards ist, informiert schließlich darüber, von wem der aufsummierte Saldo zu zahlen ist oder ob der Saldo auf neue Rechnung vorgetragen wird. Die Saldenübersicht ergibt sich aus der Rückversicherungsabrechnung und wird manuell vom Erstversicherer erstellt. Insofern wird sie nicht in elektronischer Form verschickt und ist somit auch nicht Gegenstand der Schnittstellenbeschreibung. 3.3 Kassa-Schäden Außerhalb der vertraglich vereinbarten Abrechnungsfrequenz hat der Erstversicherer das Recht, Einzelschäden zu melden und abzurechnen, die eine vorher vereinbarte Betragsgrenze übersteigen. Die abrechnungstechnische Behandlung kann auf zwei Wegen geschehen: 1. Der Kassa-Schaden wird lediglich über das Kontokorrent abgewickelt d. h. neben einer Information über Details des Schadens erhält der Rückversicherer lediglich die Aufforderung zur Zahlung. Die geleistete Zahlung muss dann in der nächsten Saldenübersicht Berücksichtigung finden. 2. Der Erstversicherer erstellt eine Mini-Abrechnung, die auf elektronischem Wege erfolgen kann und lediglich die Buchungsposition bezahlter Schaden enthält. Hinzugefügt wird die oben beschriebene Saldenübersicht. Der Erstversicherer muss sicherstellen, dass in den summarisch aufgegebenen bezahlten Schäden der nächsten Abrechnung die bereits geleistete Zahlung für den aufgegebenen Kassa-Schaden nicht mehr enthalten ist. 3.4 Anhänge einer Rückversicherungsabrechnung Einzelne Abrechnungspositionen ergeben sich aus Berechnungen über zusätzliche Dokumente zur Rückversicherungsabrechnung, die in Ergänzung zur Standardabrechnung nach wie vor auszutauschen sind. Eine nicht abschließende Liste möglicher Anhänge, die nicht Teil des Standards sind, ist zur Verdeutlichung beigefügt (vgl. auch Anhänge einer Rückversicherungsabrechnung).

9 9 4. Standard-Schnittstellenbeschreibung Anhand der Mindestanforderungen wurden die Satzarten /1 und /2 erarbeitet. Mit dieser Schnittstellenbeschreibung steht jedem Erst- und Rückversicherungsunternehmen eine Basis für die Programmierung einer entsprechenden Standard-Schnittstelle zur Verfügung (vgl. auch Schnittstellenbeschreibung ). Diese umfasst neben den oben genannten Satzarten 6200 noch einen Vorsatz 6001 und einen Nachsatz Die internen Schnittstellenprogramme (Übersetzungstabellen) sind sowohl beim Sender als auch beim Empfänger dann notwendig, wenn die intern verwendeten Schlüsselungen nicht mit den nunmehr erarbeiteten Standard-Schlüsselverzeichnissen übereinstimmen. Sowohl die Mindestanforderungen als auch die Satzarten sind so definiert, dass sie hard- und softwareneutral sind und damit keinen Einfluss auf die Gestaltung der internen Systemlandschaft haben.

10 10 5. Anlagen 5.1 Geschäftsprozessdarstellung Rückversicherungsvertrag Rückversicherungsunternehmen Erstversicherungsunternehmen Regellieferung der RV- Abrechnungen (gemäß vereinbartem Zyklus) Bruttogeschäft RV- Abrechnung auf Basis der RV-Struktur, Beteiligungsverhältnisse Schnittstelle (Datenexport) 1 Saldenübersicht Standard RV- Abrechnung (Buchungscodes, Zeiträume, Beträge etc.) Saldenüberweisung - Zahlungsverkehr - Anhänge zur RV- Abrechnung "nicht Teil des Standards" "nicht Teil des Standards" 3a Abrechnungsbestätigung in Papierform (Ausprägungen 1: Abrechnung "erhalten", Abrechnung "in Ordnung"; Ausprägungen 2: "bitte überweisen Sie", "wir werden überweisen", "wir tragen auf neue Rechnung vor") 3b Schnittstelle (Datenimport) Empfang und Verteilung 2 Prüfung (analog Vertrag und Verbuchung) Abrechnung i. O. "Abrechnungsbestätigung" Abrechnung i. O. "Zahlungsanweisung" 2a 2b Fristen 3c Fehler (manuelle Einzelfallprüfung z. B. per Telefon oder Fax) Abrechnung fehlerhaft 2c 4 1 Lieferung der korrigierten RV-Abrechnungen (Storno oder Differenz) wie 2 5 Einzelfall-Lieferung zu einer Kassaschaden-Abrechnung/Meldung (außerhalb des vereinbarten Zyklus) 1 wie 2 1 Regellieferung der RV-Abrechnungen (gemäß vereinbartem Zyklus) wie 2

11 Anhänge einer Rückversicherungsabrechnung Auflistung der Anhänge einer Rückversicherungsabrechnung (nicht abschließend): Proportionales Vertragsgeschäft Gewinn-Anteils-Berechnung (GAB) / GuV-Rechnung Schadenselbstbeteiligung (SSB) / Verlustbeteiligung / Loss Corridor (Abschneiden einer Schadenquote) Staffelprovisionsberechnung Nicht proportionales Vertragsgeschäft Adjustierung der Prämie Staffelprämienberechnung No Claim Bonus (NCB) Berechnung Wiederauffüllungsprämie-Berechnung Einzelschadenindizierung Einzelschadenliste Fakultatives Geschäft Prämienbordero Schadenbordero Sonstiges Spezifikation zu Prämie und Kosten Zinsanteilsberechnung auf Rentenreserve-Depots Aufstellung zu Kumul-Schäden

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13 Standard of the German Insurance Association (GDV) for electronic exchange of accounting data between direct insurance and reinsurance companies 13

14 14 1. Background Direct insurance companies are facing new challenges with regard to the transparency and rapidity of compiling financial key data. These include: preparation andreporting of quarterly closings application of new accounting rules such as IAS / IFRS and US GAAP fast close, i.e. early closing of accounts involving estimates of unrecorded items This is not only true for the calculation of gross figures, but naturally concerns reinsurance as well, so as to finally achieve a net result. Accordingly, it is to be assumed that the frequency and the volume of account information supplied to the reinsurer will equally increase. This task may in the long run only be coped with by reducing manual collection work and by implementing an exchange of data in digital form, combined with automatic record of accounting information in the recipient systems. Up to now, the preparation of an account for the reinsurer has been a very individual process and has therefore been effected on paper. Although over the past decades certain practices have developed between direct insurers and reinsurers, there is as yet no description of a homogeneously defined standard, both in technical and content-wise terms, with regard to the minimum requirement for a high-quality reinsurance account. Since September 2001, representatives of direct insurers and reinsurers have met in a task force of GDV to define and standardize the contents of a reinsurance account. These minimum requirements for a reinsurance account also form the basis for defining a standardized interface description as a prerequisite for electronic exchange of account information. The aim of the project was, as a first step, to consider reinsurance for treaty non-life business, which includes the following lines of business: Property, TPL, accident, motor and marine, but not life insurance business nor facultative reinsurance. If required, these lines will follow. Minimum requirements for a reinsurance account: insurance company communications standard as GDV Standard minimum requirements in terms of contents technical description code lists / standard codes technical medium of communication reinsurance company

15 15 2. Business process A German direct insurance company - normally towards the end of any year - negotiates with its reinsurers the terms and conditions for treaty reinsurance for each class for the next year. After the close of the negotiations the share of each reinsurer in the various contracts is stipulated. Reinsurance contracts include not only a description of the mode of operation (proportional or non-proportional), but also the frequency of accounts, any prepayments (e.g. deposit premiums) and the treatment of demands for payment relating to cash losses. A detailed schematic description of the process is attached (cf. description of the business process ). Treaty reinsurance is usually settled on a summary basis: pro-rata premiums and claims paid are summed up by the direct insurer on a quarterly (or semi-annual) basis and supplied to the reinsurer (mostly still on paper) together with a statement of account (1). Thus, the direct insurer is the sender and the reinsurer is the recipient (2). The reinsurer checks the account sent to him on the basis of the terms and conditions of the contract (2a), books it in his system and confirms to the direct insurer the correctness of the account (3a). Then he requires payment of the balance in his favour (2b) or authorizes payment of the balance to be paid (3b). If an error is found when the account is checked by the reinsurer (2c), the matter is settled either by telephone or in writing (3c). Then the direct insurer will send a corrected account or a new account (4). In certain cases a reinsurance broker intervenes between the direct insurer and the reinsurer. This broker receives a brokerage (a certain percentage of reinsurance premiums) for his agency services and administration to be paid by the reinsurer. In most cases the entire correspondence and hence also the reinsurance account are effected through the broker. 3. Minimum requirement for a reinsurance account The table below shows the minimum requirements for a reinsurance account in terms of contents which form the core of the Standard. For each item a homogeneous definition (including an example) is given and it is indicated whether the respective item is mandatory and/or optional (cf. Annexes Code lists and Description of interfaces ). Item Number ceding insurer (mandatory) Number accepting insurer (mandatory open if broker) Broker number (optional) Definition/description/example Usually the direct insurer (EVU) preparing the account for his reinsurance cover. In exceptional cases it may also be a reinsurer (RVU) drawing up an account for his retrocession (according to BaFin List of Insurance Companies) example: 4711 EVU, Köln The reinsurance company (exceptionally also the retrocessionaire) having accepted a certain share according to the reinsurance contract (according to BaFin List of Insurance Companies) example: 9945 RVU, München Reinsurance broker having negotiated the business with the accepting company. In certain cases the broker carries out the entire clearing transactions on behalf of the ceding company (according to individual arrangement) example: 5000 Broker & Co, Hamburg

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17 Code lists / standard codes The standardized reinsurance account also includes standardized code lists / standard codes recognized as generally accepted. In defining the Standard it has partly been made use of code lists already known in the direct insurance market. More specifically, these include: the BaFin (Federal Supervisory Institution for Financial Services) Code of Classes/Categories, the BaFin Register of Companies (accepting/ceding company), the currency codes of the ISO Code, the country codes of the ISO Code. The BaFin Register of Companies, however, only lists German companies. If a reinsurance account mentions insurance companies or brokers that do not have any official BaFin Insurance Company Number, additional consultation may be needed on a case-by-case basis or there is the possibility of asking GDV for a quasi-number. The code lists for Booking item, Treaty type and Type of account have been newly elaborated and adopted within the scope of the project. An extract from the code table Booking item is reproduced in the table below. All code tables are included in the Annexes (cf. Code lists ). CODE L/N natural Validation from the point of view of the reinsurer (plus/minus sign) ITEMS TECHNICAL INTEREST designation 0050 L + TECHNICAL INTEREST ON ANNUITY RESERVE 0070 L - TECHNICAL INTEREST ON BONUS AND REBATE PROVISIONS MOTOR ENTRY ITEMS (premium-related) 0100 L + ENTRY GROSS PROVISIONS FOR UNEARNED PREMIUMS (INCL.. SHARE OF COSTS) 0105 L - ENTRY DEFERRED ACQUISITION COSTS (DAC) 0110 L + ENTRY NET PROVISIONS FOR UNEARNED PREMIUMS (INCL. SHARE OF COSTS) 0120 L + ENTRY NON-PROFIT-RELATED BONUSES AND REBATES 0130 L + ENTRY PROFIT-RELATED BONUSES AND REBATES 0160 L + ENTRY PROVISIONS PROFIT SHARE 0170 L + ENTRY VEHICLE LAY-UP PROVISION (INCL.. SHARE OF COSTS) 0175 L - ENTRY VEHICLE LAY-UP PROVISION SHARE OF COSTS 0178 L + ENTRY VEHICLE LAY-UP PROVISION (EXCL.. SHARE OF COSTS)

18 Statement of account The reinsurance account and the booking items involved, such as premiums, commissions or claims paid, show a liquid balance in favour of either the direct insurer or the reinsurer. This current balance is shown broken down according to contract / section / currency in the so-called statement of account. In addition, the statement of account includes the balance brought forward and the already settledamounts. If, in the meantime, a cash loss has been settled, this has to be listed in the statement of account as well. Lastly, the statement of account, which is not part of the Standard, provides information on who is to pay the total balance or whether the balance is to be carried forward to a new account. The statement of account results from the reinsurance account and is prepared manually by the direct insurer. That is why it is not dispatched in electronic form and it does not come within the scope of the description of the interface. 3.3 Cash losses Outside the accounting frequency stipulated by contract the direct insurer is entitled to declare and settle any individual loss exceeding a certain limit agreed in advance. In technical terms, the settlement may be effected in two ways: 1. The cash loss is settled only through current account. The reinsurer receives - in addition to the information on details of the loss only the demand for payment. The payment effected has then to be included in the next statement of account. 2. The direct insurer prepares a mini account, which may be effected by electronic means and includes only the booking item of claim paid. The statement of account described above is added. The direct insurer has to make sure that the claims paid, which are summed up in the next account, no longer include the payment already effected for the cash loss declared. 3.4 Annexes of a reinsurance account Some items of the account result from calculations included in additional documents enclosed with the reinsurance account. These annexes of the standard reinsurance account have still to be exchanged. A non-exhaustive list of possible annexes, which is not part of the Standard, is enclosed for illustration (cf. Annexes of a reinsurance account ).

19 19 4. Standard interface description On the basis of the minimum requirements record types /1 and /2 have been elaborated. With this description of the interface a basis for programming an appropriate standard interface (cf. Description of the interface ) is available to any direct insurer or reinsurer. This comprises not only the above-mentioned record types 6200, but also a header 6001 and a trailer Internal interface routines (conversion tables) are required both with the sender and the recipient if the codes used internally no longer correspond with the standard code lists now elaborated. Both the minimum requirements and the record types are defined in such a way as to ensure their neutrality in terms of both hardware and software thus having no influence on the organization of internal systems.

20 20 5. Annexes 5.1 Description of the business process Reinsurance contract Insurance company regular supply of reinsurance accounts (according to arranged cycle) reinsurance company gross business reinsurance account based on reinsurance structure, participation ratios interface (data export) 1 3a statement of account Standard reinsurance account (accounting code, periods, amounts, etc.) Annexes to reinsurance account "not part of the standard" "not part of the standard" interface (data import) reception and distribution 2 check (analogous to contract an booking) account in order "confirmation of account" 2a deadlines confirmation of account on paper (forms 1: account "received", account "in order"; forms 2: "please remit", "we will remit", "we carry forward to new account") 3b remittance of balances - payment transactions - 3c error (manual check of individual cases e.g. by telephone or fax) account in order "payment required / ordered" account incorrect 2b 2c 4 1 supply of corrected reinsurance accounts (cancellation or differences) how 2 individual supply concerning a cash loss account / advice (outside the arranged cycle) 5 1 how 2 1 regular supply of reinsurance accounts (according to arranged cycle) how 2

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