...das Upgrade mit Marketing- Tools fürs web 2.0

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1 produziert von GesmbH Tel.: Upgrade mit Marketing- Tools fürs web 2.0 Mehr Erfolg mit WinHotel WinHotel bietet seit 1980, mit seinem einzigartigen, innovativen Bausteinsystem zusätzliche Flexibilität in der Hotelverwaltung und kann genau auf die Ansprüche und Bedürfnisse des Benutzers eingerichtet werden. WinHotel wird schnell akzeptiert und ist sofort bedienbar nicht zuletzt durch die Orientierung am Quasi-Standard MS Windows. Auch der Gast spürt die Vorteile durch eine merkliche Serviceverbesserung entlang der gesamten Gästekette vom Erstkontakt über die Ankunft, den Urlaubsaufenthalt, die Abreise und das Kontakthalten. Neben absoluter Funktionalität und Bedienerkomfort kann WinHotel vor allem durch verlässlichen Support und die Sicherheit einer Firma punkten, die seit über 20 Jahren Software für das Gastgewerbe programmiert. Herzliche Grüße, Mag. Otto Atzwanger mit seinem Team ATZWANGER GesmbH m Themenschwerpunkt: MARKETING ZIMMERPLAN SCHNITTSTELLEN PRAXISBEISPIEL + " -Anfragenbeantwortung" Ÿ Funktionalität und Schnelligkeit Ÿ Verwaltungsaufwand wird zur Nebensache Ÿ Marketingtools der Profiklasse Ÿ klarer Bildschirmaufbau Ÿ intuitive Bedienung Ÿ Windows-basiertes look&feel mehr Infos auf WinHotel Hotelsoftware: WhWeb-Upgrade

2 INHALT: GÄSTEKARTEI SEITE 1 - SEITE 2 - SEITE 3 - SEITE 4 - SEITE 5 - Übersicht Marketinglisten Korrespondenz-Verwaltung Schnell-Zugriffe Volltextsuche ZIMMERPLAN SEITE 6 - SEITE 7 - SEITE 8 - Übersicht nach Art des Hauses Planlisten RECHNUNGSLEGUNG SEITE 9 - Übersicht SEITE 10 - mit gesammeltem Vorschau-Druck ONLINE-SCHNITTSTELLEN SEITE 11 - Übersicht SEITE 12 - Kontingentwartung SEITE 13 - Adressenimport MARKETING SEITE 14 - SEITE 15 - Übersicht CRM-Mails WinHotel Hotelsoftware: WhWeb-Upgrade

3 Gästekartei Zimmerplan Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing Die Gästekartei ist mehr als nur eine Adressensammlung. Sie ist das Herz der Hotelsoftware und die Zentrale für das Anfragenmanagement aller Kanäle. Mit Schnittstellen zu sämtlichen Buchungs- und Anfrageportalen im Internet lässt sich die tägliche Anfragenflut optimal bewältigen. Steigern Sie Ihre Hit-Rate mit WinHotel WhWeb und verändern Sie das Verhältnis von Buchungen zu Angeboten zu Ihren Gunsten. m Datei Adressenstamm Korrespondenz Reportgenerator Listen Marketinggruppe neu ändern Stamm löschen Clipboard import erweiterte Funktionen markieren Telefonbuch Buchungshistory Anzeige Marketinggruppen Volltextsuche Marketinggruppe zeigen alle mit Emai "High Value" Statistiken: Ÿ Anteil der adressen an den Gesamtadressen Ÿ Anteil der Gäste mit Buchungen am gesamten Adressenbestand Adressen Ein altes Wirtesprichwort sagt: Eine Adresse ist dann gut, wenn daraus eine Buchung wird. Und dabei unterstützt Sie die WinHotel -Kartei. So kommen Sie durch höhere Auslastung zu mehr Umsatz. WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 1

4 Gästekartei Zimmerplan Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing...mit den Marketinglisten Marketinggruppen Mit der WinHotel WhWeb Edition besitzen Sie das Profiwerkzeug zur Bewältigung der Kette an Arbeitsprozessen, die auf eine Anfrage folgen. Ordnen Sie Ihre Gästeadressen im Drag & Drop System einer Marketingliste zu. Auf KLICK haben Sie z.b. alle Motorradgäste im Blickfeld auch zum Versand von Werbebriefen oder s. Ÿ übersichtlich gruppierte Adressen (z.b. "Wintergäste", "Biker", "Gourmet-Gäste", usw.) Ÿ unkomplizierte und einfache Bearbeitung mit den Marketing-Tools (Newsletter, Serienbriefe,...) Ÿ erfolgreicher mit vorbildlicher Gästebeziehungspflege WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 2

5 Gästekartei Zimmerplan Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing...mit der Korrespondenzverwaltung Datei Adressenstamm Korrespondenz Reportgenerator Listen neu ändern Stamm löschen Clipboard import erweiterte Funktionen markieren Telefonbuch Buchungshistory Anzeige Marketinggruppen Der effizient gestaltete persönliche Verkauf baut in erster Linie auf schnelle Korrespondenz und ein wasserdichtes Dokumentenmanagement. WinHotel verwahrt alle ein- und ausgehenden Nachrichten. So finden Sie die Buchungsbestätigung von Familie XY für den kommenden Winter spielend einfach. Schreiben Sie sich interne Erinnerungs s, importieren Sie s, Fotos, WORD-Dokumente,... mit einem Mausklick, markieren Sie Punkte als erledigt und erleichtern Sie sich so den Management-Alltag. Ÿ Outlook- import: auf Knopfdruck ist das beim Gast abgespeichert. Ÿ Zugriff auf Korrespondenz über Gästekartei, Gästestammdaten, Rechnungsprogramm und Zimmerplan. (Newsletter, Serienbriefe,...) Ÿ WhDMS-Control, Chronik Ihres kompletten Schriftverkehrs. WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 3

6 Gästekartei Zimmerplan Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing...mit erweiterten Funktionen in den Gästestammdaten Landkarte Quick- Korresp.-VW Quick-Import Orientierung: Wo ist Ihr Gast zu Hause? Automatisch: -Adresse wird ins Outlook übernommen Zugriff: Welchen Schriftverkehr gibt es mit dem Gast? Speichern: s,... auf Knopfdruck beim Gast dazuheften. Notizen im "Post-It" Stil Ereignisprotokoll auf Knopfdruck WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 4

7 Gästekartei Zimmerplan Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing...mit erweiterten Funktionen in der Volltextsuche Datei Adressenstamm Korrespondenz Reportgenerator neu ändern Stamm löschen Clipboard import erweiterte Funktionen markieren Telefonbuch Buchungshistory Anzeige Marketinggruppen Volltext- Suche In der "Volltextsuche" kann nach einem Wort oder einer Silbe gesucht werden. Alle Treffer werden im Suchmaschinen-Stil gelistet. Schnellfunktionen wie Datenimport (zum Importieren von s, PDFs, Excel-Files,...), Karteiblatt (öffnet die Gästeadresse in der Gästekartei), (öffnet eine neue mit der -Adresse des Gastes im Outlook) und DMS (öffnet die Korrespondenzverwaltung. WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 5

8 Gästekartei Zimmerplan Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing Der Zimmerplan ist mehr als nur eine Buchungsübersicht. Er ist die Managementzentrale für den gesamten Online-Verkauf. Die Online-Kontingente all Ihrer Buchungsportale werden - basierend auf dem WinHotel Zimmerplan - auf Knopfdruck aktualisiert und gewartet. Graphischer Zimmerplan heute März 11 Check-In automatisch m Gästekartei MeldeMax Online Zimmer-RG Zahlung CRM-Mails Aktualisieren Setup Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa April Turnrer Tina Skireisen Pulvers Van Clyde Bon Reisebüro Urlaub Reisebüro Urlaub Ross Berthold Bauer Kerstin Williams Robert Risber Reisebüro Urlaub Atzwanger Otto Ismenaldo Franco Alp Ech Frederike Brandt Ingr Silie Peter Brown Alph Birn Helene Eberlinger Klaus Becker Hans-Richard Elton Jo Baur Skireisen Pulvers Hofer Markus Reisebüro Urlaub Atzwanger Otto Kranz Iris Pfennig S Vogt Siegfried Vorherr Albin Heigl Horst Fröhlcher Iris Blume Maria Specht Niklas Haase Hermann Seillianer Robby Enimen Daniel Gescheidt Josef Colling Phil Truger Margerita Skireisen Pulvers Hladiceck M Ferner Louise Ross Berthold Badinger Werner Rieser Anna Winnler Jörg Baur Fenez Skireisen Pulvers Willnutz Ruth Iciote Manfr Skireisen Pulvers Saum He Ballsieper Edg Funke Werner Reisebüro UrlaubÜlsn Senninger Bernd Reisebüro Urlaub Reisebüro Urlaub Guano Anna Bablsburg Emanuel Ross Berthold Pausner Laura Schwarz Wilhelm Plausburger Man 402 Verlängern, verkürzen, einchecken, auschecken, umbuchen - Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bis ins kleinste Detail. Ÿ Ÿ Ÿ Flexibles Umbuchen mit DRAG & DROP: Buchung mit der Maus (STRG + Klick) in ein anderes Zimmer heben Buchungsverlängerung mit DRAG & DROP: Buchung mit der Maus länger ziehen Orientierungshilfe: betreffendes Datum und Zimmer sind rot gekennzeichnet WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 6

9 Gästekartei Zimmerplan...nach Art des Hauses Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing März 11 Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Turnrer Tina Skireisen Pulvers 102 Bauer Kerstin Williams Robert Risber 103 Ismenaldo Franco Skireisen Pulvers Hladiceck M 101 Alp Ech Frederike Truger Margerita Baur 201 Brandt Ingr Silie Peter Fenez Skireisen Pulvers Willnutz Ruth 202 Brown Alph Birn Helene Skireisen Pulvers Hofer Markus 203 Eberlinger Klaus Badinger Werner Rieser Anna Die Darstellung des Zimmerplanes kann individualisiert und an die Erfordernisse des Betriebes angepasst werden. Ÿ Anzahl der angezeigten Zimmer werden Ÿ Schriftgröße zum Anzeigen der Plannamen Ÿ Planfarben zum Kennzeichen des Buchungsstatus (fix, vorläufig, Option,...) Farbliche Unterteilung zur Kennzeichnung von unterschiedlichen Bereichen (Haupthaus, Dependance,...) möglich. WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 7

10 Gästekartei Zimmerplan...mit Planlisten Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing Listen m Rezeptionslisten Planlisten Chefzahlen Statistiken bye bye Liste Ankünfte Vorschau Ankunftsliste Zimmermädchenliste Abreiseliste Küchenliste Gästestand Auf Basis des Zimmerplans erstellt WinHotel Ihnen Listen der freien und der belegten Zimmer für beliebige Zeiträume, An- und Abreiselisten, Tageszimmerpläne, Zimmermädchenlisten, Nächtigungsstatistiken u.v.m. WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 8

11 Gästekartei Zimmerplan Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing Die Neuerungen im Bereich der Rechnungslegung sind nicht nur eine Reaktion auf das neue Betrugsbekämpfungsgesetz, sondern auch eine Umsetzung verrechnungstechnischer Arbeitserleichterungen für Sie und Ihre Mitarbeiter in der Rezeption. auf Papier oder als PDF Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Vorschau- bzw. Rechnungsdruck wahlweise auf Papier oder als PDF Umbuchen ganzer Zimmer oder Folios bzw. einzelner Positionen Anzahlungen auf mehrere Zimmer verteilbar Direktzugriff auf die Korrespondenzverwaltung WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 9

12 Gästekartei Zimmerplan Rechnungslegung...mit gesammeltem Vorschau-Druck Online-Schnittstellen Marketing Die Rechnungsvorschau kann für mehrere Zimmer hintereinander mit nur einem Klick ausgedruckt werden. So werden lange Wartezeiten an der Rezeption vermieden. Die Vorschau kann für folgende Optionen gedruckt werden: Ÿ alle Zimmernummern mit einem bestimmten Abreisedatum Ÿ markierte Zimmernummern Ÿ Schnelldruck für aktives Zimmer WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 10

13 Online-Schnittstellen: Mit den WinHotel Schnittstellen sind Sie mit allen "Außenstellen" im Internet verbunden. D.h. elektronisches Meldewesen, Kontingentwartung, Buchungen über die eigene Hotelhomepage und Adressenimport, sowie Anfragenbeantwortung diverser Online-Portale laufen auf Knopfdruck und werden mit den Daten aus Ihrem WinHotel gespeist. Ihre Gästekartei füllt die elektronischen Meldezettel Ihrer Stammgäste, Ihr Zimmerplan dient als Informationsgrundlage für die Zimmerfreimeldungen im Internet und für Ihr WinHotel- Buchungsmodul auf der eigenen Hotelhomepage. Adressen von Online-Portalen werden mit nur 1 Klick ins WinHotel importiert und können dort weiterbeworben werden. m MeldeMax elektronisches Gästemelden Online Buchen für die eigene Hotelhomepage Adressenhamster Import von Anfrageadressen per Mausklick Autom. Kontingentwartung Buchungsportale auf Knopfdruck aktualisiert Aktiv Cloud Berichte passwortgeschützt als WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 11

14 mehr Infos auf K ntingent a W rtung Buchungsportale auf Knopfdruck aktualisiert...sparen Sie Zeit und Geld. Die Schnittstelle zur automatischen Kontingentwartung auf allen gängigen Buchungsportalen hilft Ihnen beim Sparen wertvoller Arbeitsstunden. Per Mausklick bringen Sie Ihre Kontingente auf Feratel, Tiscover, booking.com, uvm. auf den aktuellen Stand. Ein Mausklick genügt und die Kontingente sind aktualisiert. Schnittstellen zu allen gängigen Portalen - Spezialanfertigungen möglich. Graphischer Zimmerplan heute März 11 Check-In automatisch Turnrer Tina Brown Alph Birn Helene Eberlinger Klaus Elton Jo Baur Kranz Iris Heigl Horst Haase Hermann Colling Phil Gästekartei MeldeMax Online Zimmer-RG Zahlung CRM-Mails Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Fröhlcher Iris Seillianer Robby Skireisen Pulvers Bauer Kerstin Williams Robert Risber Ismenaldo Franco Alp Ech Frederike Brandt Ingr Silie Peter Becker Hans-Richard m Truger Margerita Skireisen Pulvers Fenez Skireisen Pulvers Skireisen Pulvers Badinger Werner Iciote Manfr Skireisen Pulvers Winnler Jörg Pfennig S Ballsieper Edg Basis ist der WinHotel Zimmerplan Er bietet die Übersicht über die Buchungslage. Sie definieren selbst, welche und wieviele Zimmer auf welchem Buchungsportal online buchbar sein sollen und welche nicht. M I T bwz. Softwarekosten (jährlich): WinHotel - Kontingentwartung OHNE Schnittstelle Zeitaufwand (täglich): Personalkosten (täglich): Tage/Jahr: h x 0 x 0 Tage = 0 + ½h x 10 x 365 Tage = pro Jahr Ÿ Freie Kontingente werden auf Knopfdruck direkt aus dem WinHotel Zimmerplan an alle angeschlossenen Buchungsportale übertragen Ÿ Keine unnötige Zeitvergeudung auf diversen Buchungsportalen, Reservierungsplattformen und Websites Ÿ Mitarbeiter können sich mit gewinnbringenden Aufgaben beschäftigen pro Jahr mehr Infos auf Online-Schnittstellen: Kontingentwartung Adressenhamster MeldeMax OnlineBuchen WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 12

15 mehr Infos auf Adressenimport aus dem Internet Klick und die Adresse ist im WinHotel Komplette Adressen aus Ihren anfrage (eigene Homepage, Feratel, Tiscover,...) werden mit nur 3 Mausklicks in die WinHotel Gästekartei eingefügt. Angebotslegung und Nachfassen können mit gewohntem WinHotel Komfort abgewickelt werden. STRG+A STRG+C STRG+S: Markieren, kopieren, einfügen - Das Programm erkennt automatisch, aus welchem Portal die importiert wird und weist die passende Kategorie zu. Eigene Homepage Feratel Tiscover Alpenstadt wandern.com arlberg-info Schneehöhen Europa-Wanderhotels... saalbach.com Bergfex Kinderhotels Kärnten-Werbung Angebot, Nachfassen, Buchung Über WinHotel kann ein individuelles Angebot verschickt werden. Die Adressen der potentiellen Gäste können mit Impulsmails, sowie Nachfass- Aktionen direkt über die WinHotel Hotelsoftware bearbeitet werden. Ÿ Ein Klick (STRG+S) zum schnellen Import aller Anfragenformate (Spezialanfertigungen möglich). Ÿ Zentrale Adressen- und Anfragenverwaltung - kein stressiges Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Speicherorten Ÿ Angebote & Nachfassen mit dem gewohnten WinHotel -Komfort. Ÿ Korrespondenz im Dokumentenmanagement gespeichert und jederzeit abrufbar. mehr Infos auf Online-Schnittstellen: Kontingentwartung Adressenhamster MeldeMax OnlineBuchen WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 13

16 Gästekartei Zimmerplan Rechnungslegung Online-Schnittstellen Marketing Der Einzug des Internet in den beruflichen Alltag der Hotellerie hat das Tätigkeitsfeld der Hoteliers und Gastwirte komplett verändert. Den klassischen Briefverkehr gibt es kaum noch. Eine Auswirkung des web2.0-zeitalters ist die tägliche flut. Was zählt sind Schnelligkeit und Individualität - schon bei der Angebotslegung. -Briefe in NEWSLETTER-Qualität: Die Gästekorrespondenz wird im WORD erstellt und von dort aus direkt per versendet. Die Vorlagen können mit allen grafischen Finessen versehen werden (Direktverlinkung auf Homepage,...). Wählen Sie aus Ihren WinHotel Briefvorlagen......und verschicken Sie das Angebot in Newsletter-Qualität über die automatische WORD-OUTLOOK-Verbindung. Ÿ -Briefe in Newsletter-Qualität Ÿ automatische WORD-OUTLOOK- Verbindung Ÿ direkte Speicherung in der Korrespondenzverwaltung WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 14

17 mehr Infos auf CRM ails 3 Mails zur Kundenbeziehungspflege Nachfassen Über die WinHotel CRM-Mails ist es möglich, all jene Adressen herauszufiltern, die z.b. vor 3 Tagen ein Angebot erhalten, aber noch keine Buchung getätigt haben. Diese potentiellen Gäste können mit der Nachfassen-Funktion nachbearbeitet werden. Gute Reise Mit nur 2 Klicks können Gäste, die in z.b. 2 Tagen bei Ihnen im Haus anreisen, aus dem WinHotel Zimmerplan gefiltert werden. Mit einem ansprechenden - z.b. mit Bildern und Anreiseplan - kann den Gästen eine Gute Reise gewünscht werden. Danke Ebenso können die abgereisten Gäste aus dem WinHotel Zimmerplan herausgefiltert und mit einem Dankes - oder -Brief noch einmal zu Hause kontaktiert werden. Sie können sich nach dem Verlauf der Heimreise erkundigen, um eine Weiterempfehlung Ihres Betriebs bitten, oder um eine Bewertung auf diversen Internetplattformen. Ihren Ideen sind keine Grenzen gesetzt. Ÿ Ein Klick (STRG+S) zum schnellen Import aller Anfragenformate (Spezialanfertigungen möglich). Ÿ Zentrale Adressen- und Anfragenverwaltung - kein stressiges Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Speicherorten Ÿ Angebote & Nachfassen mit dem gewohnten WinHotel -Komfort. Ÿ Korrespondenz im Dokumentenmanagement gespeichert und jederzeit abrufbar. mehr Infos auf Interne Module: Quoter CRM-Mails Wellness WinHotel Hotelsoftware WhWeb-Upgrade S. 15