Vergleich von Controllingsoftware für kleine und mittelständische Unternehmen bis 500 EUR

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1 Vergleich von Controllingsoftware für kleine und mittelständische Unternehmen bis 500 EUR Steigender Bedarf an Controlling- Software Der Bedarf an Controlling- Software ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Von im Unternehmen vorhandenen Eigenlösungen auf MS Excel- Basis, wird zunehmend zu professioneller Controllingsoftware gewechselt. Damit muss nicht zwangsläufig auf die Flexibilität und einfache Anwendung von MS Excel- Lösungen verzichtet werden. Auch gibt es auf dem Controlling- Softwaremarkt zunehmend sehr preisgünstige Angebote, die selbst für kleine Unternehmen wirtschaftlich sein können. In der folgenden Studie sollen daher drei ausgewählte Produkte der Preisklasse bis 500,00 EUR analysiert werden. Haufe PC- Unternehmenplaner 7.0 Rudolf Haufe Verlag avaxdat 1.4 Avax Applications GmbH BAB 3.11 Dieter Renken Software Marketing & Vertrieb Haufe PC- Unternehmensplaner 7.0 Der Haufe PC- Unternehmensplaner ist in seiner Struktur sehr übersichtlich. Die Software beruht, als einzigste im Test, nicht auf MS- Excel Basis. Der Haufe PC- Unternehmens- PLANER wird auch dem Anfänger schnell zugänglich gemacht. Die Hilfe- Option ist sehr umfangreich und enthält von "So fangen Sie an" bis "Shortcuts" alle wichtigen Details. Am linken Bildschirmrand erscheint ein Navigationsfenster ("Plannavigator") mit folgenden Obermenü- Punkten: Allgemeine Daten, Stammdaten, Plandaten, Analyse, Berichte. Zu jedem Menüpunkt lässt sich ein kurzer Hilfetext einblenden, der eine Kurzbeschreibung liefert. Nach der Anlage der allgemeinen Daten ( Firmendaten, Periodenangaben und Umsatzsteuerangaben) ist die Eingabe der Stammdaten möglich. Hier können zunächst vom Anwender die Produkte und Leistungen ( Lohnkosten, Materialkosten und Fremdleistungen) unter Beachtung verschiedener Währungen aufgeschlüsselt werden. Außerdem können verschiedene Märkte/ Profitcenter sowie Abteilungen/ Kostengruppen definiert werden. Die Planung umfasst neben der Monatsplanung eine Zwanzig- Jahres Planung. Außerdem lässt sich auf die Planung der vergangenen fünf Jahre zurückgreifen. Als Erstes lässt sich ein Vertriebsplan erstellen. Auf den vorher festgelegten Märkten lassen sich der Verkaufspreis, Mehrwertsteuer und Lieferantenziel für jeden Monat einzeln, oder für mehrere Jahre bestimmen. Die nun folgende Planung des Gemeinkostenbudgets erfordert die Eingabe der variablen, fixen und Personalkosten der Abteilungen/ Kostengruppen. Zusätzlich lassen sich sämtliche Investitionen monatsweise planen. Die Planbilanz und Kapitalflussrechnung sowie die Kennzahlen werden dabei automatisch berechnet. Im Menü Ist- Ergebnisse müssen die GuV- Konten, die Bilanz, Investitionen und Gemeinkosten

2 von Hand ausgefüllt werden. Ein Import von Ist- Daten per Schnittstelle ist u.a. von Lexware Buchhalter möglich. Weiterhin können Plandaten aus Programmen der Haufe- Gruppe (wie PC- UnternehmensPLANER und MarketingPLANER) importiert werden. Der Export von Ist- Daten wird durch eine Schnittstelle mit MS Excel unterstützt. Das Menü Analyse ist das umfangreichste. Neben der detaillierten Analyse von GuV, Bilanz und Liquiditätsplan kann auch auf einen alles zusammenfassenden Bericht zugriffen werden. Hier werden die wichtigsten Kennziffern wie die Umsatzerlöse, der Jahresfehlbetrag (absolut und prozentual), das Betriebsergebnis und der Endbestand der liquiden Mittel dargestellt. Die Übersicht in Tabellen- Form und in Form einer Grafik kann ausgedruckt werden. Neben unternehmenstypischen Kennzahlen Analysen, ist auch die Bewertung vom Cash Flow und Marktwertverfahren gegeben. Zur Analyse des Plan- Ist- Vergleichs zählen GuV, Bilanz, Investitionen sowie Gemeinkosten. Im unteren Bereich des Plan Navigators können umfangreiche Berichte und Grafiken ausgedruckt werden. Jedoch ist ein individuelle Zusammenstellung von Berichten (z.b. Soll- Ist- Darstellung von GuV + Grafik + Kommentar) nicht möglich. Fazit: Der Haufe PC- Unternehmensplaner ist, selbst für Anwender, welche sich erstmalig mit der Unternehmensplanung befassen, geeignet. Es werden umfangreiche Analysen und Planungsmöglichkeiten für einen geringen Anschaffungspreis, von 198,00 EUR, geboten. Avax DAT 1.4 Avax DAT ist ein auf MS- Excel basierendes eigenständiges Programm. Mit dieser Software lassen sich strategische und operative Planungen sowie Soll-/ Ist-Analysen durchführen und auswerten. Die Daten werden automatisiert ausgewertet und können in vordefinierten Berichten ausgegeben werden. Der Bereich Planung kennzeichnet sich durch 4 Scroll- Bar- Menüs. In der ersten Ebene kann der Anwender aus den Kontenklassen Ertrag/ Aufwand sowie Bilanz Aktiva/ Passiva und Anlagevermögen auswählen. Zu jeder Kontenklasse sind sämtliche Kontenarten in der zweiten Ebene vordefiniert. Die dritte und vierte Ebene zeichnet sich durch Planungskonten und Kostenstellen, welche mit Hilfe des Kostenstellen- Managers, selbst definiert werden können. Die Planung umfasst einen Zeitraum von fünf Jahren. Zusätzlich kann auf das vergangene Geschäftsjahr und eine Übersicht aller Planungsfälle zurückgegriffen werden. Ein Kontenplan, die Kostenstellenübersicht, ein Kassenbuch und die Übersicht der diversen Bankkonten werden ebenfalls automatisiert. Im Bereich Analyse werden die Planbilanz, die GuV- Konten (auch Kostenstellenbezogen) und Kapitalflussrechnung automatisch berechnet. Auf die Grafiken des Soll- Ist- Vergleichs, der Ertragskraft und der Ergebnisübersicht kann ebenfalls zurückgegriffen werden. Ein nützliche Erweiterung des Programms stellt das Management- Cockpit da. Hier werden die Ertragskraft, Finanzielle Stabilität und Ergebnis- Übersicht nach den Perioden in Tabellen- Form aufgeschlüsselt und als Grafiken angezeigt. Auch bei AvaxDAT kann der Anwender auf einen alles zusammenfassenden Bericht zurückgreifen.

3 Der Daten- Import wird bei durch die integrierte DATEV- und MS Office Schnittstelle unterstützt. So können Daten des momentanen und vorherigen Geschäftsjahres mit Hilfe des DATEV- Import- Assistenten importiert werden. Eine Verknüpfung mit MS Excel- Dokumenten wird, durch einfachste Kopier- und Auto- Fill- Funktion, ebenfalls ermöglicht. So werden bei jedem Aufruf die Verknüpfungen mit dem externen Dokument automatisch aktualisiert. Außerdem lassen sich Planzahlen als ASCII- Datei ex- und importieren. Per Klick auf das Kamera- Symbol kann die aktuelle Ansicht in eine MS- Excel- Datei kopiert werden. Formeln können hierbei jedoch nicht übernommen werden. Fazit: Der Umfang der Software ist für dieses Preisniveau sehr komplex. Dabei bleibt das Programm überwiegend intuitiv bedienbar und übersichtlich. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass Avax DAT auf MS Excel basiert. Somit können einfach individuelle Erweiterungen in das System eingebunden werden. Auch die vorhandene Schnittstelle für den Ist- Daten- Import trägt zu einem gutem Preis- Leistungsverhältnis bei. Die Benutzerfreundlichkeit kann jedoch in Hinsicht auf Bildschirmbetrachtung und vergleichsweise lange Ladezeiten noch verbessert werden. BAB 3.11 BAB (Build A Business) ist ebenfalls ein auf MS- Excel basierendes eigenständiges Programm und ist auf das Finanz- und Rechnungswesen ausgelegt. Aufgabe dieses Programms ist die Haushaltssteuerung kleiner Unternehmen auf Basis Planung, Prognose und Analyse, sowie die laufende Bereitstellung der Reports. Über das Blitz-Assessment sind die Kerndaten des Unternehmens rasch erfasst, worauf das erste vorläufige Betriebsergebnis samt Planbilanz verfügbar ist. Auch für den Gründer stehen neben der privaten Liquiditätsbedarfsrechnung die Investitions-, Kosten-, Lohnkosten- und Absatzplanung sowie die vollständige Planung der Finanzierung bereit. Der erstellte Finanzierungsvorschlag, der ggf. ERP/KfW Standard-Fördermittel einbezieht, enthält die Kapitaldeckungsrechnung, Mittelherkunft und -verwendung, die Eröffnungsbilanz sowie detaillierte Kapitaldienstpläne, die bis in das 20zigste Jahr reichen. Die übersichtlich in Kontenform dargelegte Planbilanz gibt zugleich die Analyse auf Kennzahlen aus. Liquiditäts- und Erfolgsrechnungen berücksichtigen rechtsformtreu - und periodenübergreifend korrekt - sämtliche privaten und betrieblichen Steuer-, Beitrags- und Abgabenlasten; daher sind auch gleich die zu erwartenden Steuerbescheide zur Hand. Damit kann sich BAB deutlich von den Mitbewerbern unterscheiden. Die Kernaufgabe des Werkzeuges, die Aufrechterhaltung ständiger Zahlungsfähigkeit, wird mit einer einzigen Grafikausgabe des operativen Liquiditätsverlaufes optisch unterstützt. Datenim- und -export mit externen Tabellen ermöglichen Zellverknüpfungen, die automatisch aktualisieren. Das Ratingpapier steht auf Knopfdruck in einem Word-Dokument. Fazit: Die BAB-Software ist hoch automatisiert, ohne individuelle Gestaltungsmöglichkeiten einzuschränken, und sehr detailtreu. Mit dem Blitz- Assesment- Center wird eine sehr anwenderfreundliche Unterstützung bei der Eingabe der Grunddaten geboten. Insgesamt könnte die Benutzerfreundlichkeit jedoch noch verbessert werden. Insbesondere für Nut-

4 zer ohne Vorkenntnisse ist die Studierung des Handbuchs fast unumgänglich. Dieses Programm bietet ebenfalls ein gutes Preis- Leistungs- Verhältnis. Gesamtbewertung Mit allen Programmen ist eine umfangreiche Unternehmensplanung möglich, teilweise sogar sehr detailliert. Bei allen Anbietern ist eine automatische Berechnung von G+V, Bilanz, Kapitalflussrechnung/Liquiditätsplan und Kennzahlen aus Detaildaten der Erfolgskonten und der Finanzplanung (Darlehen, Investitionen etc.) auch über mehrere Geschäftsjahre möglich. Soll-/Ist- Vergleiche mit automatischen IST- Daten Import sind e- benfalls wie automatisch generierte Reports Standard bei allen Anbietern. Die Anpassungsfähigkeit der Programme an individuelle Unternehmensanforderungen ist jedoch begrenzt. Insgesamt ist festzustellen, dass der Test von Controllingsoftware, mit Anschaffungskosten bis 500,00 EUR, überraschend positive Ergebnisse lieferte. Mit diesen Produkten wird auch für kleine Unternehmen eine Controllingsoftware bezahlbar. Autoren: Stefan Jankowiak, Enrico Reimus

5 Tabellarische Gegenüberstellung der Produkte Haufe~PLANER 7.0 BAB3.11 avax DAT 1.4 Marktdaten Markteintritt Anzahl Installationen k.a Flexibilität Software frei definierbar fest definierte Instrumente auf MS Excel- Basis MS Excel ähnliche Flexibilität branchenneutral Instrumente unterjährige Planung mehrjährige Planung Plan- G+V Plan- Bilanz Liquiditätsplanung Investitionsrechnung Darlehensplanung Zielwertbetrachtung DB- Rechnung Analysen Soll- Ist- Vergleich Trendanalysen Zeitreihenanalyse "Was wäre wenn"- Simulation Break- Even- Analyse Sicherheit & Flexibilität vordefinierte Reports frei definierbare Reports Drill- Down- Technik Top- Down- Technik Bottum Up- Planung Benutzerrechte Plausibiltätskontrollen Netzwerkfähig Mandantenfähig

6 Schnittstellen Haufe~PLANER 7.0 BAB3.11 avax DAT 1.4 MS Office DATEV ASCII internetfähig individuelle Schnittstelle Hardware Betriebssystem ab Win 98 ab Win 95 ab Win 98 CPU >= 166 Mhz >= 500 Mhz >= 1 Ghz RAM 32 MB >= 64 MB RAM >= 256 MB RAM Preise Lizenz 1 Arbeitsplatz 198,00 EUR 249,00 EUR 398,00 EUR Lizenz 5 Arbeitsplatz auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage Service Installation selbständig selbständig selbständig Forum Update 98,00 EUR gegen Lizenzgebühr gegen Schutzgebühr Info Newsletter Newsletter Newsletter Einführung in der Hilfe.pdf Datei auf CD in der Hilfe Hotline Regionaltarif 1,86 EUR/ Min per Installation Schwierigkeitsgrad einfach sehr einfach einfach Pfadvorgabe frei wählbar C:\Programme empf. frei wählbar Dauer 2 Minuten 1 Minute 3 Minuten Neustart nein nein nein Platz auf Datenträger 100,0 MB 19,3 MB 27,5 MB (30Tage B)

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