Würzburger Archivtage 09. Dezember 2005

Transkript

1 Auswahl und Einführung eines krankenhausweiten digitalen Archivierungssystems am Landeskrankenhaus Feldkirch (A) ein Erfahrungsbericht Würzburger Archivtage 09. Dezember 2005 Harald Keckeis, Dr. Carl Dujat

2 Landeskrankenhaus Feldkirch

3 Landeskrankenhaus Feldkirch Teil der Vorarlberger Krankenhausbetriebsgesellschaft (umfasst insgesamt 5 Krankenhäuser) Schwerpunktkrankenhaus ca. 680 Betten 25 Abteilungen ca Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter Aufnahmen pro Jahr, Aufenthaltsdauer 4,92 Tage (2004) Bisherige Archivierungsstrategie: 2 große Archive (je Bettenturm ein Archiv) Teilweise dezentrale Archivierung KG Aufenthalte betreffend > 5 Jahre Aufenthalt Mikroverfilmung

4 Projektgeschichte Seit 1995 KIS Produkt Patidok der Fa. PCS Elektronische Befundübermittlung, Arztbriefschreibung etc. wurde in den vergangenen Jahren konsequent verfolgt (Digitalisierungsgrad) 2002 interdisziplinäre Projektgruppe installiert mit den Zielen: eine Elektronischen Patientenakte im LKH Feldkirch mittelfristig zu realisieren Erarbeitung einer Struktur für eine EPA Erarbeitung eines Pflichtenheftes als Vorbereitung für eine mögliche Ausschreibung Marktübersicht verschaffen (was für Anbieter gibt es am Markt?)

5 Umsetzung gem. Beschluss des Aufsichtsrates im März 2004 Auswahl externes Beratungsunternehmen mit Aufgaben / Zielen: Fertigstellung Pflichtenheft, Durchführung Ausschreibung Bewertung und Auswahl Begleitung Implementierung Vorgehensweise: Europaweites 2-stufiges Ausschreibungsverfahren (nicht offenes Verfahren mit vorheriger/m Bekanntmachung / Teilnehmerwettbewerb) Stufe 1 (Wettbewerb): Ermittlung von mind. 3 geeigneten Anbietern anhand versendeter Mindest- / Kannkriterien inkl. enthaltenem Bewertungsschema Stufe 2 (beschränkte Ausschreibung): Aufforderung von mind. 3 Bietern zur Angebotsabgabe mit Übermittlung des Pflichtenheftes inkl. enthaltenem Bewertungsschema Vorteile 2-stufiges Verfahren: Hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit weniger Aufwand bei Auswahl der Anbieter / Prüfung von Angeboten

6 Ausschreibungsverfahren Stufe 1 (Wettbewerb): Mindestanforderungen (ein Auszug) - Musskriterien Nachweis der Befugnis und Zuverlässigkeit Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit Nachweis über die ordnungsgemäße Leistungserbringung bei zumindest einem Akutkrankenhaus mit der Größe von zumindest 500 Betten. Zusätzliche Anforderungen Kannkriterien Referenzen Support Integration/Schnittstellen-Erfahrung Zertifikate/Bescheinigungen Angeforderte Teilnahmeunterlagen Abgegebene Teilnahmeunterlagen 5 0 Stufe 1

7 Ausschreibungsverfahren Stufe 1: 10 Teilnahmeanträge eingelangt 3 Unternehmen ausgeschlossen: Mindestkriterien nicht erfüllt 2 weitere Unternehmen ausgeschlossen: insgesamt zu wenig Punkte erreicht wurden weniger als 50% der max. erreichbaren Punkte erzielt 5 Unternehmen zu Angebotsabgabe eingeladen zwischen 67 und 74% der max. erreichbaren Punkte erzielt Übermittlung des Pflichtenheftes Dauer Stufe 1: Mai - Juni 2004

8 Ausschreibungsverfahren Stufe 2: Übermittlung des Pflichtenheftes Pflichtenheft gemeinsam von Anwendern und Beratungsunternehmen erstellt. Grundsätzliche Anforderungen Basissystem und oberfläche muss das KIS bleiben Das Arbeiten im Elektronischen Archiv muss daher grundsätzlich vom KIS aus erfolgen (der User soll nicht unterscheiden müssen, ob er sich im KIS oder im Archiv befindet). Es muss aber gewährleistet sein, dass auch unabhängig vom KIS im Elektronischen Archiv recherchiert werden kann (bei Ausfall KIS). Ausgeschriebene Leistungen Scandienstleistung der Jahrgänge 2003/2004 Realisierung einer Schnittstelle zu Patidok, SAP, Meierhofer Umsetzung der vorgegebenen Struktur der EPA Automatisierte Rechnungserkennung in Zusammenarbeit mit SAP System-Dienstleistungen wie Schulung, Installation, Projektmanagement Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung, Technik

9 Ausschreibungsverfahren Stufe 2: Übermittlung des Pflichtenheftes Umfangreiche Projektbeschreibung Anforderungskatalog mit über 80 Fragen: Vertragliche Anforderungen Datenschutz und sicherheit systemtechnische Anforderungen Integration/Schnittstellen Archiv-Funktionalitäten Retrieval- und Dokumentenmanagement Preisabfragen / Kostenblätter inkl. 5 Jahren Pflege / Wartung (TCO) Dienstleistungen zur Dokumentenverarbeitung Scanner-Hardware Archiv-Software (Campus-Lizenz) Schnittstellensoftware Scan- und Indexierungssoftware Dienstleistungen zum System (Installation, Schulung, Customizing, etc.)

10 Ausschreibungsverfahren Stufe 2: Auswertung 5 Angebote wurden zeitgerecht eingereicht 1 dieser Angebote musste wegen Rechenfehler ausgeschieden werden (gemäß Bundesvergabegesetz 2002) Bewertungskriterien 60 % Funktionalität gem. Anforderungskatalog (Pflichtenheft) Beantwortung der Fragestellungen wurde getrennt bewertet: durch die einzelnen Projektgruppenmitglieder durch das Beratungsunternehmen 0 3 Punkte konnten vergeben werden 40 % anhand der Kosten gemäß der ausgefüllten Kostenblätter Die 2 gemäß den Bewertungskriterien am besten positionierten Bewerber wurden eingeladen, den Lösungsvorschlag vor Ort zu präsentieren.

11 Ausschreibungsverfahren Stufe 2: Vor-Ort-Präsentation Dauer: exakt 75 Minuten Inhalte Vorstellung Unternehmen Abwicklung Dienstleistung Software-Präsentation Darstellung Projektplan Fragen beantworten Bewertung der Präsentation durch identischen Bewerterkreis wie beim Pflichtenheft Bewertung floss in die Funktionalitätsbewertung mit ein (gemäß Veröffentlichung) Dauer Stufe 2: Juli Oktober 2004

12 Dezember 2004: Unternehmen (Bietergemeinschaft) ausgewählt und beauftragt Fa. PMI Datenkommunikations- und Software-GmbH, A-9020 Klagenfurt in Bietergemeinschaft mit Docuware AG, D Germering

13 Implementierungsschritte im LKH Feldkirch (seit Januar 2005) Scanning der Jahrgänge (abgeschlossen) Ca Krankengeschichten, 2,5 Mio. Belege S/W-Scanning, Graustufen bei Ultraschall bzw. Bildern, Beschriftung Fieberkurven Integration Rechnungswesen/DocuWare (abgeschlossen) Automatisches Auslesen von Rechnungen mittels OCR/Freeform-Erkennungsverfahren Übergabe an SAP Automatische Verbuchung in SAP sowie Workflow-Systematik bei unvollständigem Geschäftsfall (z. B. fehlender Wareneingang) Integration DocuWare in das KIS sowie Subsysteme (laufend) Schnittstellen-Realisierung mit Patidok EPA-View in Patidok (Strukturierte Ablage) Web-Browser zur autarken Suche in DocuWare

14 Fazit und Ausblick Bisher positive Erfahrung, obwohl Ausblick nur geringe Erfahrung mit Scandienstleistung (Lernkurve aber exponentiell) keine großen Erfahrungen im Krankenhausbereich Dafür aber: flexibel und kundenorientiert Scanning erfolgt in den Räumlichkeiten des LKH Feldkirch (viele Vorteile) Ständige Ansprechpartner vor Ort (schnelle Problemlösung) Flexibilität eines kleinen Softwareunternehmens mit großem Partner (DocuWare) Hohes Engagement bei kundenseitigen Change Requests Teilabnahmen (Scanning und SAP-Integration) bereits erfolgt Schnittstelle wird bis Januar 2006 produktiv einsetzbar Anschließend Test auf 2 Pilotstationen Freischaltung für alle Abteilungen Gesamtabnahme vorauss. im 1. Quartal 2006

15 Danke für die Aufmerksamkeit Ihre Fragen bitte! Harald Keckeis (LKH Feldkirch) Dr. Carl Dujat (promedtheus AG)