Brainloop Secure Courier - Kurzanleitung

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1 Der Brainloop Secure Courier Service umfasst einen persönlichen, vorkonfigurierten Datenraum und ein optionales Add-In für Microsoft Outlook. Damit wird das geschützte Versenden vertraulicher Dokumente zu einem Kinderspiel. Das Add-In sorgt dafür, dass angehängte Dateien automatisch im persönlichen Datenraum abgelegt und statt dessen Hyperlinks verschickt werden. Auf Wunsch kann der Download der Dokumente sogar mit einer einmaligen PIN verknüpft werden, die vorab an den berechtigten Empfänger verschickt wird. Das Brainloop Outlook Add-In arbeitet mit Microsoft Outlook 2003 und Installation des Outlook Add-Ins a. Laden Sie die für Ihre Umgebung passende Installations-Datei von der Download-Seite herunter und speichern Sie sie lokal. b. Vor der Installation des Add-Ins schließen Sie Outlook und alle zugehörigen Fenster, wie zum Beispiel geöffnete s etc. Denken Sie dabei auch an etwaige Anwendungen zur Synchronisierung der z.b. mit einem mobilen Gerät. c. Machen Sie einen Doppelklick auf die Outlook Add-In.exe-Datei, um die Installation des Add-Ins zu starten. Die Installationsroutine startet anschließend automatisch. Hinweis: Auf manchen Rechnern muss die Installation aufgrund der Sicherheitseinstellungen noch durch einen Klick auf Unzip bestätigt werden. d. Wenn eine der Installations-Voraussetzungen bei Ihnen nicht gegeben ist, lädt die Installations-Routine die Komponenten nach, soweit das möglich ist. Falls es nicht möglich ist, wird die Installation mit einer entsprechenden Meldung abgebrochen (z.b. Unable to satisfy all prerequisites for Brainloop Outlook Add-In bzw. unter Details Installation failed, because Microsoft Office SP2 is not installed. ). e. Wählen Sie dann das Verzeichnis, in dem das Add-In installiert werden soll und klicken Sie auf Weiter Brainloop AG - Brainloop Outlook Add-In - Kurzanleitung Seite 1

2 f. Nachdem die Installation erfolgreich durchgeführt wurde, klicken Sie bitte auf Schließen. Das Outlook Add-In kann nun verwendet werden. Befolgen Sie dazu bitte die Schritte in Kapitel Versenden von Dokumenten a. Beenden Sie Outlook und installieren Sie das Brainloop Outlook Add-In, falls noch nicht geschehen. b. Starten Sie Outlook erneut. Das neu installierte Brainloop Outlook Add-In erscheint als zusätzlicher Knopf in der Outlook-Menüzeile. Über diesen Knopf kann das Speichern von s in den Datenraum ausgelöst werden. Zuvor muss allerdings der Datenraum-Server konfiguriert werden, in den gespeichert werden soll. c. Im sich nun öffnenden Fenster wählen Sie https://my.brainloop.net aus der Drop- Down Liste. Tragen Sie in das Feld Login: Ihren Benutzernamen und in das Feld Passwort: Ihr Passwort ein, das Sie zur regulären Anmeldung am persönlichen Brainloop Secure Courier Datenraum verwenden. Klicken Sie auf OK, um die Eingabe zu bestätigen. Hinweis: Dieser Schritt ist nur vor der ersten Verwendung des Add-Ins durchzuführen Brainloop AG - Brainloop Outlook Add-In - Kurzanleitung Seite 2

3 d. Öffnen Sie eine neue . Fügen Sie die Dokument(e), die Sie versenden möchten, als Anhang an die an und adressieren Sie die an die gewünschten Empfänger. Klicken Sie auf Senden. e. Im folgenden Dialog klicken Sie auf den Browse -Knopf, um Ihre verfügbaren Datenräume anzuzeigen. Dieser Schritt ist nur die ersten Male notwendig. Später wählen Sie einen entsprechenden Ordner unter Auslieferung über. f. Es öffnet sich ein neues Fenster und das Add-In ruft die verfügbaren Datenräume ab. Dies kann einige Sekunden dauern. Klicken Sie anschließend auf das + -Zeichen, um die Liste der Datenraum Center und darunter liegenden Datenräume zu erweitern. Wählen Sie dann in Ihrem Datenraum den Ordner, in den Sie Ihre Dokumente speichern wollen. Die Ordner sind unterschiedlichen Sicherheitsstufen zugeordnet: 2008 Brainloop AG - Brainloop Outlook Add-In - Kurzanleitung Seite 3

4 i. Normal Dokumente, die über diesen Ordner ausgeliefert werden, werden verschlüsselt abgelegt und übertragen. Im Falle eines Office Dokumentes, können Sie auswählen, ob der Empfänger das Dokument im Original erhalten soll oder als automatisch generiertes und von Bearbeitungsvermerken bereinigtes PDF Dokument. ii. Vertraulich Dokumente, die über den Ordner Vertraulich ausgeliefert werden, werden verschlüsselt übertragen und werden mit einem personalisierten Wasserzeichen des Empfängers ausgeliefert. iii. Geheim Dokumente, die über den Ordner Geheim ausgeliefert werden, werden verschlüsselt übertragen und werden mit einem personalisierten Wasserzeichen des Empfängers ausgeliefert. Außerdem muss der Empfänger seine Identität vor dem Dokumenten-Zugriff durch eine Einmal-PIN, die er per erhält, bestätigen. Das Add-In merkt sich diese Wahl. Wenn Sie beim nächsten Mal ein Dokument sicher verschicken möchten, werden die in diesem Schritt zuletzt gewählten Ordner als Vorauswahl angezeigt. g. Im Feld Auslieferung über sehen Sie den Ordner, in den die Dokumente hochgeladen werden. Öffnen Sie gegebenenfalls die Dropdown-Liste, um einen zuvor verwendeten Ordner auszuwählen. Im Feld Abhol-Frist können Sie festlegen wie lange der Link zum Zugriff auf eine Datei gültig sein soll. Die maximale Dauer beträgt 30 Tage. Darüber hinaus können Sie einen Zustell-Nachweis per anfordern. Ist das Zustell-Datum erreicht ohne dass alle Empfänger das Dokument gelesen haben, bekommen Sie einen Hinweis, so dass Sie die Empfänger gegebenenfalls erneut erinnern können. Das Feld Versandart wird durch die Auswahl des Auslieferungs-Ordners bestimmt. Sie können es so belassen wie es vorgeschlagen wird. Je nach ausgewähltem Auslieferungs-Ordner, können Sie noch wählen, ob der 2008 Brainloop AG - Brainloop Outlook Add-In - Kurzanleitung Seite 4

5 Empfänger auf das Original-Dokument oder eine Bearbeitungsbereinigte und gegebenenfalls mit Wasserzeichen geschützte Version des Dokuments zugreifen kann (Ausliefer-Format). Der Brainmark -Typ wird durch den Auslieferungs- Ordner bestimmt (siehe oben). h. Die Datei(en) wird/werden nun in den Datenraum hochgeladen. Eine Fortschrittsanzeige zeigt den aktuellen Status. Sobald alle Dateien hochgeladen wurden, schließt sich der Dialog und die wird verschickt. i. Im Order gesendete Objekte in Outlook befindet sich nun die soeben verschickte , jedoch ohne Anhänge. Für jede Datei wurde ein Link am Ende der eingefügt, über den der Empfänger auf die Datei im Datenraum zugreifen kann. Der Empfänger erhält dadurch aber keinen Zugriff auf andere Dokumente im Datenraum. Die in Ihrem Ordner gesendete Objekte enthält keine aktiven Links, diese sind aus Sicherheitsgründen deaktiviert Brainloop AG - Brainloop Outlook Add-In - Kurzanleitung Seite 5

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