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2 Inhaltsverzeichnis Titelblatt...1 Inhaltsverzeichnis...2 Pendenzliste...3 Kurzbericht...4 Flussdiagramm...6 Erfahrungsberichte und Schlussfolgerungen...9 Auswertungsbogen...10 Muster...11 Verwaltung des Büromaterials Seite 2 von 13

3 Pendenzliste Verwaltung des Büromaterials Seite 3 von 13

4 Kurzbericht Ich absolviere zurzeit ein einjähriges Praktikum bei der Firma OrbiSwiss AG in Frauenfeld. OrbiSwiss AG ist eine sehr junge Firma, sie wurde am 12. Januar 2005, von Michael Scholl gegründet. Die Firma hat sich im Bereich Spezialmaschinenbau und Medizinaltechnik spezialisiert. Zurzeit werden 67 Mitarbeiter beschäftigt, und es werden immer mehr. Als ich hierher kam, wurde ich sehr freundlich empfangen, so freundlich, dass man meinen könnte, es liege Freude in der Luft. Ich bin im GL Sekretariat tätig, wo mich Frau Blaser und Frau Stadler, während meines Praktikums betreuen. Ich habe viele Arbeiten zu erledigen, wie z.b. die Post sortieren, Rechnungen verarbeiten oder die Verwaltung des Büromateriales. Ich bin verantwortlich für das ganze Büromaterial im Betrieb, das heisst, wenn ein Mitarbeiter mit mitteilt, dass er das von ihm benötigte Material, nicht finden kann, biete ich ihm meine Dienstleistung an und schaue selber nach, ob das benötigte Material vorhanden ist. In den meisten Fällen bringt er mir die leere Packung oder ein Exemplar mit, damit ich die Ware schneller finde. Sollte ich die Ware finden, hole ich sie heraus und gebe diese dann dem Mitarbeiter. Ich führe zudem noch jeden Freitag eine Warenkontrolle durch, und schaue ob was fehlt oder ob etwas bald ausgehen wird. Sollte etwas fehlen oder bald ausgehen, schreibe ich mir den Namen oder die Artikelnummer auf. um es später zu bestellen. Wenn es nicht vorhanden ist, frage ich mich, ob das Material dringend benötigt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, dann nehme ich den Bedarf und weitere Bestellungen auf. Sollte aber die Antwort Ja lauten, öffne ich die Lieferantenliste von OrbiSwiss, entnehme dort die Daten für die Anmeldung bei askmi04 und logge mich schliesslich auf die entsprechende Seite ein. Um die benötigte Ware zu finden, gebe ich den Namen oder die Artikelnummer des Produktes ein. Danach erscheint ein Link, mit dem ich zum gewünschten Produkt gelange. Ich gebe die geforderte Bestellmenge ein, und nehme diese dann im Warenkorb auf. Bevor ich die Bestellung aufgebe, frage ich mich, ob alles im Warenkorb ist. Ich kontrolliere nochmals alles nach, und sollte etwas, was im Warenkorb sein sollte, nicht drin sein so nehme ich das fehlende Material auf. Sollte aber alles in Ordnung sein, muss ich eine manuelle Bestellnummer, bei der Excelliste, lösen und diese dann in der Bestellung angeben. Ich kontrolliere ein allerletztes Mal die Bestellung und schicke diese dann ab. Ich erhalte dann eine von askmi04.ch, mit der Bestätigung meiner Bestellung. Danach führe ich die Terminüberwachung über Outlook. Wenn die Bestellung geliefert wird, werde ich vom Wareneingang informiert. Sollte ich aber, am abgemachten Termin, immer noch nicht benachrichtigt worden sein, so frage ich im Warenlager nach, ob die Lieferung gekommen ist. Sollte dies aber nicht der Fall sein, so kontaktiere ich den Lieferanten und kläre ab wann die Ware nun geliefert wird. Ich vereinbare einen neuen Liefertermin und überwache diesen wieder über Outlook. Wenn die Bestellung geliefert wird, erhalte ich eine Mitteilung vom Wareneingang. Ich hole die Ware mit dem Lift und kontrolliere diese anhand des dazu gelieferten Lieferscheines. Sollte die Bestellung mit dem Lieferschein nicht übereinstimmen, so kontaktiere ich den Lieferanten und fordere die fehlende Ware zu liefern, oder die beschädigte zu ersetzen. Danach überwache ich Liefertermin, wieder über Outlook, durch. Sollte aber die Lieferung in Ordnung sein, so sortiere ich die vom Mitarbeiter geforderten Materialien aus und bringe es ihm. Die restliche Ware, versorge ich in dem Warenlager, so dass diese dann auf einen Blick zu erkennen sind. Später dann, schickt askmi04.ch, die Rechnung zu uns. Ich nehme den dazugehörigen Lieferschein und kontrolliere, ob wirklich die Ware verrechnet worden ist, welche ich bestellt habe. Sollte dies nicht der Fall sein, so rufe ich bei askmi04.ch an und kläre dieses Verwaltung des Büromaterials Seite 4 von 13

5 Missverständnis ab und verlange eine neue Rechnung. Danach muss ich auf die neue Rechnung warten. Sollte die Rechnung in Ordnung sein, visiere ich es und gebe diese dann der Buchhaltung weiter. Die Verwaltung des Büromaterials ist eine sehr wichtige Tätigkeit, die Verantwortungsbewusstsein und Disziplin verlangt. Man muss immer aufpassen damit einem nicht das material ausgeht, den in diesem Moment, könnte ein Mitarbeiter kommen und diese Ware benötigen. Wen das passiert, kann der Arbeiter seine Arbeit womöglich nicht ganz richtig ausführen. Am Anfang dachte ich auch, dass die PE ein Spaziergang werden würde, doch das war nicht so. Um das Büromaterial zu verwalten, muss man sehr logisch und genau vorgehen. Flüchtigkeitsfehler können vermieden werden, indem man alles nochmals kontrolliert. Verwaltung des Büromaterials Seite 5 von 13

6 Flussdiagramm START Bedarfsanforderung vom Mitarbeiter Warenlagerkontrolle Dem Mitarbeiter geben Büromaterial vorhanden? ENDE ENDE NEIN Bedarf aufnehmen NEIN Dringend? Weitere Bestellungen aufnehmen Bei Bei sich anmelden Artikelnummer eingeben und Bestellmenge angeben In den Warenkorb aufnehmen 1 2 Verwaltung des Büromaterials Seite 6 von 13

7 1 2 Ist alles im Warenkorb? NEIN Fehlendes Material aufnehmen Bestellnummer lösen Bestellung abschicken Terminüberwachung über Outlook Wareneingang? NEIN Den Lieferant NEIN kontaktieren Terminüberwachung Lieferung kontrollieren 3 4 Verwaltung des Büromaterials Seite 7 von 13

8 3 4 Rücksprache mit Lieferanten NEIN Lieferung einwandfrei? Dem Mitarbeiter geben Im Warenlager versorgen Rechnung in Ordnung? NEIN Abklärung mit Lieferanten evtl. neue Rechnung verlangen Rechnung kontrollieren, visieren und an der Buchhaltung weiterleiten ENDE Verwaltung des Büromaterials Seite 8 von 13

9 Erfahrungsberichte und Schlussfolgerungen Erfahrung: Wenn man etwas bestellen will, muss man eine Bestellnummer in der Excelliste lösen. Ich habe allerdings am Anfang keine Bestellnummer gelöst. Das führte dazu dass es beim Wareneingang Komplikationen gab. Schlussfolgerung: Eine Bestellnummer ist deswegen so notwendig, damit die Arbeiter im Wareneingang wissen, zu wem sie die Ware bringen sollen. Erfahrung: Ich habe mich gefragt warum wohl man den Lieferschein, der mit der bestellten Ware geliefert wird, kontrollieren soll. Schlussfolgerung: Wen die Ware geliefert, wir auch der Lieferschein mitgeliefert. Darin sind alle gelieferten Waren aufgelistet. Man muss diese dann kontrollieren, indem man alle Waren einzeln sucht, die in den Lieferschein sind. Somit erspart man sich weiteren Unannehmlichkeiten. Erfahrung: Man muss die gelieferten Waren im Warenlager versorgen, so dass diese leicht zu finden sind. Ich allerdings habe es am Anfang nicht beachtet. Schlussfolgerung: Wen die Ware geliefert wird und alles kontrolliert wird, muss ich diese dann in dem Warenlager versorgen. Ich versorge nun das Material sehr sorgfältig und übersichtlich, so das man die benötigte Ware auf einen Blick erkennen kann. Verwaltung des Büromaterials Seite 9 von 13

10 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief weil es für mich eine Herausforderung war, die Prozesseinheit zu erstellen. Deswegen hat mich der Ergeiz gepackt und ich wollte unbedingt diese PE so gut wie möglich erstellen. X hoch Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig X einfach weil ich beim ausführen des Prozesses sehr gut aufgepasst habe und mir Notizen erstellt habe. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden X sehr zufrieden weil ich mir sehr viel mühe gegeben habe und es auch professionell gestaltet habe. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil es mir sehr gut gelungen ist und ich will dass die 2. PE, diese übertrifft. X Verwaltung des Büromaterials Seite 10 von 13

11 Muster Verwaltung des Büromaterials Seite 11 von 13

12 Verwaltung des Büromaterials Seite 12 von 13

13 Verwaltung des Büromaterials Seite 13 von 13

Auf Einzahlungsschein ausgedruckt

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