MULTIFUNKTIONALE DIGITALSYSTEME. Netzwerkfax-Anleitung

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1 MULTIFUNKTIONALE DIGITALSYSTEME Netzwerkfax-Anleitung

2 2009 KYOCERA MITA CORPORATION Alle Rechte vorbehalten

3 Vorwort Wir danken Ihnen, dass Sie sich für das digitale farbfähige Multifunktionssystem. Diese Handbuch beschreibt den Netzwerkfax-Treiber. Lesen Sie dieses Handbuch, bevor Sie Ihr digitales Multifunktionssystem benutzen. Halten Sie dieses Handbuch griffbereit und benutzen Sie es zum Konfigurieren einer Umgebung, in der Sie die Funktionen des Systems optimal nutzen. Über dieses Handbuch Symbole in diesem Handbuch In diesem Handbuch sind wichtige Hinweise durch folgende Symbole gekennzeichnet. Lesen Sie diese Hinweise, bevor Sie das System benutzen. WARNUNG VORSICHT Hinweis Diese Gefahrenstufe weist auf eine potenziell gefährliche Situation hin, die - wenn sie nicht behoben wird - tödliche bzw. ernsthafte Verletzungen, erhebliche Schäden oder Feuer im Gerät oder in seiner Umgebung nach sich ziehen kann. Diese Gefahrenstufe weist auf eine potenziell gefährliche Situation hin, die - wenn sie nicht behoben wird - geringfügige bis mittlere Verletzungen, Teilschäden am Gerät oder in seiner Umgebung sowie Datenverlust nach sich ziehen kann. Kennzeichnet Informationen, die Sie bei der Bedienung des Systems beachten sollten. Weiterhin sind in diesem Handbuch Informationen enthalten, die die Bedienung des Systems erleichtern: Tipp Beschreibt praktische Tips zur Bedienung des Systems. Seiten, auf denen Sie weitere Hinweise finden können. Lesen Sie ggf. auch diese Seiten. Bildschirme Die abgebildeten Bildschirme können in der Praxis abweichen, da sie von der Systemumgebung, z.b. installierte Optionen, abhängig sind. Die in diesem Handbuch abgebildeten Bildschirme wurden in der Formateinstellung A/B erstellt. Wenn sie das Papierformat LT verwenden, kann die Anordnung der abgebildeten Tasten von Ihrem aktuellen System abweichen. Handelsmarken Der offizielle Name von Windows 2000 ist Microsoft Windows 2000 Operating System. Der offizielle Name von Windows XP ist Microsoft Windows XP Operating System. Der offizielle Name von Windows Vista ist Microsoft Windows Vista Operating System. Der offizielle Name für Windows Server 2003 ist Microsoft Windows Server 2003 Operating System. Der offizielle Name für Windows Server 2008 ist Microsoft Windows Server 2008 Operating System. Microsoft, Windows, Windows NT sowie die Produktnamen anderer Microsoft-Produkte sind Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, Mac OS, Safari, TrueType und LaserWriter sind Warenzeichen von Apple Inc. in den USA und anderen Ländern. Adobe, Adobe Acrobat, Adobe Reader, Adobe Acrobat Reader und PostScript sind Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated. Mozilla, Firefox und das Firefox Logo sind Warenzeichen oder eingetragene Handelsmarken von Mozilla Foundation in den USA und anderen Ländern. IBM, AT und AIX sind Warenzeichen der International Business Machines Corporation. NOVELL, NetWare und NDS sind Warenzeichen von Novell, Inc. Andere Firmennamen und Produktnamen in dieser Anleitung sind Warenzeichen ihrer jeweiligen Eigentümer. Vorwort 1

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5 INHALTSVERZEICHNIS Vorwort... 1 Über dieses Handbuch... 1 Kapitel 1 ÜBERSICHT Merkmale und Funktionen... 6 Spezielle Funktionen... 6 Kapitel 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden... 8 Dokumente für die Faxübertragung vorbereiten... 8 Faxe aus Windows-Anwendungen versenden... 8 Empfänger festlegen Kapitel 3 OPTIONEN EINSTELLEN Einstellung Grundlegende Einstellung des Netzwerk-Faxtreibers Einstellungen für einzelne Druckaufträge Netzwerkfax-Optionen konfigurieren Konfiguration der Sendeeigenschaften Einstellungen für Deckblatt festlegen Einstellungen für Absenderinformationen festlegen Versionsinformationen anzeigen Faxe mit erweiterten Funktionen versenden Ein Fax als Datei speichern Zeitversetztes Senden Faxdokument mit Deckblatt versenden Kapitel 4 FEHLERBEHEBUNG Fehler des Netzwerkfax-Treibers Netzwerkfax-Treiber Fehlermeldungen bei Installation Netzwerkfax-Treiber Allgemeine Fehler Kapitel 5 ANHANG Beispiele für Deckblätter...34 Standarddeckblatt Firmendeckblatt Professionelles Deckblatt INDEX INHALTSVERZEICHNIS 3

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7 1.ÜBERSICHT Dieser Abschnitt beschreibt die Netzwerkfax-Funktionen. Merkmale und Funktionen... 6 Spezielle Funktionen...6

8 1 ÜBERSICHT Merkmale und Funktionen Die Netzwerkfax-Funktionen dieses Geräts vereinfachen und erleichtern die Faxverwaltung in Ihrem Büro, indem Ihnen die Möglichkeit geboten wird, Faxe bzw. Internet-Faxe als digitale Dokumente direkt von Ihrem Computer aus zu versenden. Hinweise Die Faxübertragung mit dem Netzwerkfax-Treiber ist nur verfügbar, wenn die optionale Faxeinheit installiert ist. Ativieren Sie bitte SNMP in COMMAND CENTER, um die Netzwerkfax-Funktionen zu benutzen. Weiterhin muss zusätzlich die optionale Faxeinheit installiert sein. Spezielle Funktionen Mit der bedienerfreundlichen Treibersoftware für Netzwerkfax-Funktionen können Sie einen Fax-Druckertreiber auswählen, um auf elektronischem Weg Dokumente von Ihrem Computer aus an einen oder mehrere Empfänger zu senden. Auf einfache Weise definieren Sie Eigenschaften für den Faxauftrag wie Sendeliste oder die Faxauflösung festlegen. Außerdem verfügt der Netzwerkfax-Treiber über eine Adressbuchanzeige. Diese Kombination von Anwendungen erleichtert Ihnen die Auswahl der Faxempfänger und den Zugriff auf das Adressbuch. Mit dem Netzwerkfax-Treiber können Sie Sendelisten einrichten und elektronische Dokumente von Ihrem Computer aus an einen oder mehrere Empfänger senden. Dabei besteht kein merklicher Unterschied zwischen einem Druckauftrag und dem Faxauftrag: Das Dokument wird einfach an die Faxkarte geschickt, und daher ist die Verwendung des Netzwerkfax- Treibers besonders einfach. Außerdem können Sie die Faxeigenschaften festlegen. Faxeigenschaften sind die Attribute, die Sie einstellen, um Sende- und Empfangsdaten zur Verarbeitung von Faxaufträgen festzulegen, wie Wähloptionen, Absenderdaten, Faxauflösung und Seitenlayout. Eine weitere Funktion ist der einfach zu verwendende Faxplaner, mit dem Sie Datum und Uhrzeit für die Übertragung Ihres Faxes einstellen können. Deckblatt-Optionen stehen ebenfalls zur Verfügung. Sie können eine angepasste Deckblattseite Ihrer Faxübertragung hinzufügen, die Daten zum Faxversand und Faxempfang sowie eine ausführliche Nachricht enthalten kann. Sender- und Empfängerdaten, die in Deckblätter eingefügt werden, können Sie zur späteren Verwendung archivieren. Hinweis Das Faxen von Papiervorlagen ist nur über das Bediendfeld möglich. Tipps Aufgrund der unterschiedlichen Bilddatenverarbeitung von Netzwerkfax- und normalen Faxdokumenten kann sich auch eine unterschiedliche Bildqualität ergeben. Wenn Sie Adressen als Empfänger definieren, werden die Dokumente mit dem Netzwerkfax-Treiber als Internet-Fax gesendet. Die Internet-Faxfunktion ermöglicht das Senden von Originalen wie mit der Faxfunktion. Die Dokumente werden jedoch über das Internet gesendet und nicht über das normale Telefonnetz. Um ein Internet-Fax zu senden, muss der Empfänger ebenfalls über die Internet-Faxfunktion verfügen. Weitere Hinweise zum Internet-Fax siehe Scanfunktion-Anleitung. 6 Merkmale und Funktionen

9 2.VON CLIENT COMPUTERN FAXEN Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie ein Fax mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden. Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden... 8 Dokumente für die Faxübertragung vorbereiten...8 Faxe aus Windows-Anwendungen versenden...8 Empfänger festlegen...11

10 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden Im Folgenden werden die Schritte für das Versenden eines Faxdokuments von Ihrem Computer beschrieben: Erstellen Sie ein Dokument. Wählen Sie als Drucker den Faxtreiber aus. Geben Sie den Namen und die Faxnummer des Empfängers ein. Wählen Sie gegebenenfalls ein Standarddeckblatt aus. Versenden Sie das Fax. Dokumente für die Faxübertragung vorbereiten Um zu überprüfen, wie Objekte (z.b. Kopf- und Fußzeilen oder Grafiken) auf einer Faxseite positioniert werden, wechseln Sie zur Seitenlayout-Ansicht Ihrer Anwendung. Wenn die von Ihnen verwendete Anwendung eine Druckvorschau bietet, können Sie mit dieser Option das Fax überprüfen, bevor es verschickt wird. Faxe aus Windows-Anwendungen versenden Wenn der Netzwerkfax-Treiber installiert ist, können Sie das Dokument aus den meisten Windows-Anwendungen direkt als Fax oder Internet-Fax versenden. Sie können die verschiedenen Druckfunktionen verwenden, indem Sie die entsprechenden Optionen im Druckertreiber einrichten. Tipps Wenn Sie die Empfänger aus der Adressbuchanzeige auswählen wollen, müssen Sie die Kontakte dort hinzufügen. Sie können bis zu 400 Empfänger auswählen. Weiterhin können Sie das Dokument gleichzeitig als Fax und Internetfax senden. Wenn jedoch ein Deckblatt zum Senden eingestellt ist oder der Druck der Kopfseite beim Empfänger eingestellt ist, werden dort alle Empfängeradressen ausgedruckt. Senden Sie daher das Internetfax separat und nicht gleichzeitig, wenn Sie Ihre Empfängerinformationen schützen wollen. Faxe aus Windows-Anwendungen versenden Die folgende Beschreibung basiert auf Windows Vista, gilt aber prinzipiell auch für andere Windows-Versionen. 1 2 Öffnen Sie eine Datei und wählen Sie im Menü [Datei] der Anwendung [Drucken]. Das Dialogfeld "Drucken" wird angezeigt. Wählen Sie [HS Series Fax] und klicken Sie auf [Einstellungen]. Das Dialogfeld [Druckeinstellungen] wird angezeigt. Tipps Die Vorgehensweise zur Anzeige des Dialogfelds "Eigenschaften von [Drucker]" ist je nach Anwendungsprogramm unterschiedlich. Lesen Sie im Zweifelsfall im Handbuch der Anwendung nach, wie das Eigenschaftsfenster des Druckertreibers aufgerufen wird. Die Anzeige im Druckdialog ist abhängig vom verwendeten Anwendungsprogramm. 8 Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden

11 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 2.VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 3 Klicken Sie auf [Senden] und legen Sie Empfänger und andere Optionen fest. Tipps 4 Für die Fax-Sendung müssen Sie die Empfänger definieren. Zum Auswählen von Empfängern siehe folgenden Abschnitt. S.11 Empfänger festlegen Zu den weiteren Sendeeinstellungen siehe folgenden Abschnitt. S.21 Konfiguration der Sendeeigenschaften Wenn Sie das Fax mit Deckblatt senden wollen, öffnen Sie [Deckblatt], wählen das Deckblatt aus und definieren weitere Optionen. Wechseln Sie zu [Absenderdaten] und legen Sie die Absenderinformationen fest, wenn diese erscheinen sollen. Ansonsten fahren Sie mit Schritt 6 fort. Tipp Zum Definieren des Deckblatts siehe folgenden Abschnitt. S.23 Einstellungen für Deckblatt festlegen Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden 9

12 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 5 Wenn Sie [Absenderdaten] unter [Deckblatt] aufnehmen wollen, müssen Sie diese vorher eingeben. Hinweis Im Textfeld für Absenderdaten können Sie bis zu 500 Zeichen eingeben. Tipp 6 7 Zum Definieren der Absenderinformationen siehe folgenden Abschnitt. S.24 Einstellungen für Absenderinformationen festlegen Speichern Sie die Einstellungen mit [OK]. Klicken Sie auf [OK], um das Dokument zu senden. Tipps Mit COMMAND CENTER können Sie die Faxaufträge, die von Ihrem Computer verschickt werden, überwachen und verwalten. Die Anzeige im Druckdialog ist abhängig vom verwendeten Anwendungsprogramm. Hinweis Wenn Sie mit dem Netzwerkfax-Treiber senden, können Sie im Sendeprotokoll von COMMAND CENTER prüfen, ob der Faxauftrag erfolgreich gesendet wurde. 10 Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden

13 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 2.VON CLIENT COMPUTERN FAXEN Empfänger festlegen Sie können die Empfänger auf folgende Arten festlegen: S.11 Empfänger aus dem Adressbuch auswählen S.14 Empfänger aus dem Adressbuch auswählen S.17 Empfänger manuell eingeben Außerdem können Sie die Empfänger entfernen, die zur "An"-Liste hinzugefügt wurden. S.18 Empfänger entfernen Empfänger aus dem Adressbuch auswählen 1 Klicken Sie unter [Senden] auf [Aus Adressbuch wählen]. Die Adressbuchanzeige wird gestartet. Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden 11

14 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 2 Durchsuchen Sie die Adressbuchkategorie im Adressbuch, wo die gewünschte Empfänger programmiert sind. Privates Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte, die im Client-Adressbuch auf Ihrem Clientcomputer gespeichert wurden. Bis zu 200 Gruppen in Gruppe, 2000 Kontakte in Ort/Personen und 2000 Kontakte insgesamt, können in Gruppe und Ort/Personen gespeichert werden. Öffentliches Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte, die im Adressbuch dieses Geräts gespeichert wurden. MAPI-Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte im Adressbuch des Standard-Mailprogramms Ihres Computers. Die Anzeige ist von der Art Ihres Mailprogramms abhängig. Windows Mail Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte im MS Outlook Express-Adressbuch Ihres Clientcomputers. Bis zu 2000 Kontakte können in den Ordner Orte/Personen geladen werden. Übersteigt der Download 2000 Kontakte, werden darauf folgende Kontakte ignoriert. Die Anzeige ist abhängig von Ihrem Mircosoft-Mailprogramm. LDAP-Adressbuch - Dieser Bereich enthält die Kontakte des angegebenen LDAP-Servers. Bis zu 2000 Kontakte können in Orte/Personen gespeichert werden. Adressbuch importieren - Wurden die Adressbuchdaten von einer CSV- oder einer vcard-datei importiert, wird dieses Adressbuch angezeigt. Tipp Weitere Informationen zur Adressbuchanzeige finden Sie in der Online-Hilfe der Adressbuchanzeige. 12 Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden

15 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 2.VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 3 Wählen Sie die Kontaktperson, die Sie als Empfänger hinzufügen wollen, und klicken Sie auf das Faxsymbol ( ) in der Symbolleiste, um die Faxnummer als Empfänger hinzuzufügen, bzw. auf das Mailsymbol ( ), um die -Adresse als Empfänger hinzuzufügen. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle gewünschten Empfänger ausgewählt wurden. Wenn Sie die Faxnummer als Ziel auswählen, wird das Faxsymbol vor dem Namen des Kontakts durch ein Faxsymbol mit einem Häkchen ersetzt ( ). Wenn Sie eine -Adresse als Ziel auswählen, wird das -Symbol vor dem Namen des Kontakts durch ein -Symbol mit einem Häkchen ersetzt ( ). Tipps 4 Sie können die Auswahl der Faxnummer oder -Adresse abbrechen, indem Sie den Kontakt auswählen und erneut das Fax- oder Mail-Symbol in der Symbolleiste anklicken. Sie können die Faxnummer des Empfängers auch auswählen, indem Sie den Kontakt mit der rechten Maustaste anklicken und im angezeigten Menü [Auswahl] und [Faxnummer] wählen. Sie können die -Adresse des Empfängers auch auswählen, indem Sie den Kontakt mit der rechten Maustaste anklicken und im angezeigten Menü [Auswahl] und [ ] wählen. Nachdem Sie alle Empfänger ausgewählt haben, rechtsklicken Sie auf einen Empfängernamen im rechten Fensterausschnitt und wählen im angezeigten Menü [Auswahl]. Das Dialogfeld [Ziele] wird angezeigt. Tipp Sie können das Dialogfeld "Ziele" auch aufrufen, indem Sie auf Auswahl ( ) in der Symbolleiste klicken. Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden 13

16 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 5 Bestätigen Sie die Ziele, die Sie im Dialogfeld ausgewählt haben. Wenn Sie einen Adressaten aus der Empfängerliste entfernen möchten, wählen Sie einen Kontakt aus und klicken auf [Entfernen]. 6 7 Wenn Sie die Adressaten überprüft haben, klicken Sie auf [OK]. Die Adressbuchanzeige wird geschlossen und die ausgewählten Empfänger werden zur "An"-Liste hinzugefügt. Empfänger aus dem Adressbuch auswählen 1 Klicken Sie unter [Senden] auf [Aus Adressbuch wählen]. Die Adressbuchanzeige wird gestartet. 14 Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden

17 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 2.VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 2 Klicken Sie auf das Menü [Bearbeiten] und wählen Sie [Suchen]. 3 Das Dialogfeld [Kontakt suchen] erscheint. Wählen Sie in der Auswahl-Liste [Datenquelle] ein Adressbuch aus. Tipp 4 Das Standardadressbuch für [Datenquelle] können Sie einstellen, indem Sie in der Menüleiste [Ansicht] - [Standardkonfiguration] - [Datenquelle] auswählen. Wechseln Sie zum Register [Person] und geben Sie in den folgenden Feldern den notwendigen Suchtext ein. Name - Geben Sie die Zeichen oder Zeichenfolge ein, nach denen gesucht werden soll. Faxnummer - Geben Sie die Zeichen oder Zeichenfolge ein, nach denen in den Faxnummern gesucht werden soll. - Geben Sie die Zeichen oder Zeichenfolge ein, nach denen in den -Adressen der Kontakte gesucht werden soll. Hinweis Sie müssen in einem der Felder eine Eingabe vornehmen, um nach Kontakten zu suchen. Es werden alle Kontakte gesucht, die die eingegebene Zeichenfolge enthalten. Tipp Wenn Sie die eingegebenen Werte löschen möchten, klicken Sie auf [Alles löschen]. Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden 15

18 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 5 Klicken Sie auf [Suchen]. Die Suche nach Kontakten in dem ausgewählten Adressbuch wird gestartet. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, erscheinen die gefundenen Kontakte in der Liste im unteren Bereich des Dialogfeldes. Tipp 6 Wenn Sie die Suche anhalten möchten, klicken Sie auf [Stopp]. Wählen Sie die gewünschten Kontakte und klicken Sie auf [Addresse]. 7 Das Dialogfeld [Typauswahl] erscheint. Markieren Sie das Kontrollfeld [ -adresse], wenn Sie die -adresse, und das Kontrollfeld [Faxnummer], wenn Sie die Faxnummer des Kontakts als Empfänger verwenden möchten. Tipp 8 9 Den Standardzieltyp für das Dialogfenster [Typenauswahl] können Sie einstellen, indem Sie in der Menüleiste [Ansicht] - [Standardkonfiguration] - [Typenauswahl] auswählen. Klicken Sie auf [OK]. Das Dialogfeld [Ziele] wird angezeigt. Klicken Sie auf [OK]. Die ausgewählten Kontakte werden als Empfänger für Netzwerk-Fax hinzugefügt. 16 Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden

19 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 2.VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 10 Der Ziel-Auswahldialog wird geschlossen und die ausgewählten Empfänger werden zur [An]-Liste hinzugefügt. Empfänger manuell eingeben 1 Klicken Sie auf [Neu]. 2 Das Dialogfeld [Direktwahl] erscheint. Um eine Internet-Faxadresse als Empfänger hinzuzufügen, wählen Sie [Internet- Faxadresse] und geben im rechten Feld die -Adresse des Empfängers ein. Um eine Faxnummer als Empfänger hinzuzufügen, wählen Sie [Faxnummer] und geben die Faxnummer im rechten Feld ein. Zusätzlich können Sie eine Subadresse im Feld [SUB] und ein Kennwort im Feld [PWD] eintragen, sofern dies erforderlich ist. Hinweise Sie können nur dann ein Faxdokument an eine Faxnummer versenden, wenn die optionale Faxeinheit installiert wurde. Verwenden Sie "-" (Bindestrich), wenn Sie Pausen in die Faxnummer einfügen möchten. Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden 17

20 2 VON CLIENT COMPUTERN FAXEN 3 Klicken Sie auf [OK]. Der eingegebene Empfänger wird zur [An]-Liste hinzugefügt. Empfänger entfernen 1 Wählen Sie aus der "An"-Liste einen Empfänger aus, den Sie entfernen möchten. 2 Klicken Sie auf [Entfernen]. Der ausgewählte Empfänger wird aus der [An]-Liste entfernt. 18 Faxe mit dem Netzwerkfax-Treiber versenden

21 3.OPTIONEN EINSTELLEN Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie die Optionen des Netzwerkfax-Treibers einrichten können. Einstellung Grundlegende Einstellung des Netzwerk-Faxtreibers...20 Einstellungen für einzelne Druckaufträge...20 Netzwerkfax-Optionen konfigurieren Konfiguration der Sendeeigenschaften...21 Einstellungen für Deckblatt festlegen...23 Einstellungen für Absenderinformationen festlegen...24 Versionsinformationen anzeigen...24 Faxe mit erweiterten Funktionen versenden Ein Fax als Datei speichern...25 Zeitversetztes Senden...25 Faxdokument mit Deckblatt versenden...26

22 3 OPTIONEN EINSTELLEN Einstellung Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Treiberoptionen einzustellen. Je nach Art der Einstellung, haben die Einstellungen auch unterschiedliche Auswirkungen. Grundlegende Einstellung des Netzwerk-Faxtreibers Diese Einstellung erfolgt über das Windows Startmenü im Ordner Drucker unter Treibereigenschaften. Anzeige: 1 2 Klicken Sie auf [Start], [Systemsteuerung] und wählen Sie [Drucker]. Unter Windows 2000/XP/Server 2003 wählen Sie [Drucker und Faxgeräte]. Wählen Sie den Netzwerkfax-Treiber, klicken Sie auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Druckeinstellungen]. Einstellungen für einzelne Druckaufträge Diese Einstellung erfolgt über den Druckdialog des jeweiligen Anwendungsprogramms. Mit dieser Methode stellen Sie die Treiberoptionen ein, die für den speziellen Netzwerk-Faxauftrag gelten sollen. Anzeige: 1 2 Klicken Sie im Anwendungsprogramm auf das Menü [Datei] und wählen Sie [Drucken]. Wählen Sie [HS Series Fax] und klicken Sie auf [Einstellung] oder [Eigenschaften]. 20 Einstellung

23 3 OPTIONEN EINSTELLEN Netzwerkfax-Optionen konfigurieren Netzwerkfax-Optionen sind die Attribute, die Sie für die Übertragung eines Faxdokuments festlegen. Sie können z.b. Empfänger, Auflösung und Seitenformat angeben. Tipp Weitere Hinweise zu Fax-Sendeeinstellungen finden Sie in folgendem Abschnitt. S.25 Faxe mit erweiterten Funktionen versenden Konfiguration der Sendeeigenschaften Im Register [Senden] des Dialogfeldes mit den Netzwerkfax-Eigenschaften können Sie Empfänger und Versandart für Ihr Fax festlegen. Tipp Um die Empfänger festzulegen, können Sie sie aus dem Adressbuch auswählen oder manuell eingeben. S.11 Empfänger festlegen ) An Hier wird die Liste der Empfänger angezeigt. 2) [Aus Adressbuch wählen] Aktivieren Sie diese Option, um die Adressbuchanzeige zu starten. Sie können dann Empfänger aus dem Adressbuch auswählen. S.11 Empfänger aus dem Adressbuch auswählen Hinweis Um das Adressbuch zu nutzen, müssen Sie die Kontakte vorher mit der Adressbuchanzeige speichern. 3) [Neu] Aktivieren Sie diese Option, um neue Empfänger manuell einzugeben. Das Dialogfeld Direktwahl erscheint. S.17 Empfänger manuell eingeben 4) [Entfernen] Wählen Sie einen Empfänger in der "An"-Liste und aktivieren Sie diese Option, um den Empfänger aus der Liste zu entfernen. S.18 Empfänger entfernen 5) Auflösung Legen Sie die Auflösung für das Fax fest. - Normal (200 x 100 dpi) - Wählen Sie diese Option, um ein Dokument im Modus Normal (200 x 100 dpi) zu versenden. - Fein (200 x 200 dpi) - Wählen Sie diese Option, um ein Dokument im Modus Fein (200 x 200 dpi) zu versenden. - Superfein (200 x 400 dpi) - Wählen Sie diese Option, um ein Dokument im Modus Superfein (200 x 400 dpi) zu versenden. - Ultrafein (400 x 400 dpi) - Wählen Sie diese Option, um ein Dokument im Modus Ultrafein (400 x 400 dpi) zu versenden. 6) Abt. Code Geben Sie, wenn erforderlich, einen fünfstelligen Abteilungscode ein. Wenn der Abteilungscode bei diesem Gerät aktiviert wurde, müssen Sie diesen Code eingeben, um ein Fax zu versenden. Netzwerkfax-Optionen konfigurieren 21

24 3 OPTIONEN EINSTELLEN Hinweise Wenn die Abteilungscodefunktion am Gerät aktiviert ist, die Option "Abteilungscode erforderlich" in COMMAND CENTER ausgeschaltet wurde und Sie keinen Abteilungscode eingeben, wird der Auftrag in der Liste der ungültigen Aufträge gespeichert und nicht versendet. Sie können den Auftrag, der in der Liste der ungültigen Aufträge gespeichert wurde, freigeben oder löschen, indem Sie die Taste [JOB STATUS] im Touch Screen drücken. Hinweise zur Freigabe oder zum Löschen eines Auftrags in der Liste der ungültigen Aufträge finden Sie in der Druckanleitung. Wenn die Abteilungscodefunktion am Gerät aktiviert ist, die Option "Abteilungscode erforderlich" in COMMAND CENTER auf "Drucken" eingestellt ist und Sie keinen Abteilungscode eingeben, wird der Auftrag versendet. Wenn die Abteilungscodefunktion am Gerät aktiviert ist, die Option "Abteilungscode erforderlich" in COMMAND CENTER auf "Löschen" eingestellt ist und Sie keinen Abteilungscode eingeben, wird der Auftrag automatisch gelöscht. 7) Papierformat Wählen Sie die Papiergröße Ihres Dokuments. 8) Ausrichtung Legen Sie die Ausrichtung des Dokuments fest. 9) Speichern als Datei Sie können Dokumente nicht nur an Faxnummern und Internet-Faxadressen versenden, sondern auch bis zu 10GB im Ordner "FILE_SHARE" dieses Geräts speichern. S.25 Ein Fax als Datei speichern Tipp Ist ein Deckblatt eingestellt, wird dieses gemeinsam mit dem Dokument gespeichert. 10) Dateiformat Wählen Sie das Dateiformat für das zu speichernde Dokument. Diese Option kann nur gewählt werden, wenn das Kontrollkästchen "Speichern als Datei" aktiviert wurde. 11) Zeitversetztes Fax Legen Sie fest, ob ein Dokument sofort oder später verschickt werden soll. - Fax jetzt senden - Wählen Sie diese Option, um ein Dokument sofort zu versenden. - Fax später senden - Wählen Sie diese Option, um ein Dokument zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Tag zu versenden. Wenn diese Option gewählt ist, klicken Sie auf [Bearb.], um das Dialogfeld "Geplante Zeit" anzuzeigen und Datum/Uhrzeit für die Übertragung des Auftrags festzulegen. Der Auftrag, der an dieses Gerät gesendet wurde, wird bis zum festgelegten Wert für Datum/Uhrzeit in der Faxwarteschlange gespeichert. S.25 Ein Dokument an einem bestimmten Datum/zu einer bestimmten Uhrzeit versenden 22 Netzwerkfax-Optionen konfigurieren

25 3 OPTIONEN EINSTELLEN 3.OPTIONEN EINSTELLEN Einstellungen für Deckblatt festlegen Im Register [Deckblatt] des Dialogfeldes der Netzwerkfax-Eigenschaften können Sie das Fax-Deckblatt festlegen, das verschickt werden soll. Wenn Sie ein Deckblatt aktivieren, wird es als erste Seite an das Dokument angehängt und an die Empfänger verschickt. S.26 Deckblatt vorbereiten ) Deckblatt Wählen Sie unter [Standarddeckblatt], [Firmendeckblatt] und [Professionelles Deckblatt] ein Deckblatt aus. Beispiele finden Sie im Anhang am Ende dieses Handbuchs. 2) Font-Name Wählen Sie die Schriftart, die für das Deckblatt verwendet werden soll. 3) Betreff Geben Sie den Betreff ein, der auf dem Deckblatt erscheinen soll. Sie können maximal 40 Zeichen eingeben. 4) Meldung Geben Sie Text ein, der auf dem Deckblatt erscheinen soll. Sie können maximal 500 Zeichen eingeben. 5) Absenderinformation Aktivieren Sie diese Option, damit die Absenderinformationen auf dem Deckblatt gedruckt werden. Wenn diese Option aktiviert ist, legen Sie die Absenderinformationen im Register Absenderdaten fest. S.24 Einstellungen für Absenderinformationen festlegen 6) Empfängerdaten Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit die Empfängerdaten auf dem Deckblatt angezeigt werden. Wählen Sie eine oder mehrere der nachstehenden Optionen, um festzulegen, welche Informationen im Feld "An" auf dem Deckblatt erscheinen sollen. - Name - Aktivieren Sie diese Option, wenn der Empfängername auf dem Deckblatt erscheinen soll. - Firma - Aktivieren Sie diese Option, wenn der Firmenname des Empfängers auf dem Deckblatt erscheinen soll. - Abteilungsname - Aktivieren Sie diese Option, wenn der Abteilungsname des Empfängers auf dem Deckblatt erscheinen soll. - Faxnummer - Aktivieren Sie diese Option, wenn die Faxnummer oder Internet-Faxadresse des Empfängers auf dem Deckblatt erscheinen soll. 7) Aktenzeichen Geben Sie das Aktenzeichen ein, um das Fax zu identifizieren. Diese Nummer wird auf dem Deckblatt erscheinen. Netzwerkfax-Optionen konfigurieren 23

26 3 OPTIONEN EINSTELLEN Einstellungen für Absenderinformationen festlegen Im Register [Absenderdaten] des Dialogfeldes der Netzwerkfax-Eigenschaften können Sie die Absenderinformationen festlegen, die auf dem Deckblatt erscheinen sollen. Diese Informationen müssen nur festgelegt werden, wenn das Kontrollkästchen "Absenderdaten" im Register Deckblatt aktiviert ist. Im Textfeld des Registers Absenderdaten können Sie bis zu 500 Zeichen eingeben. Versionsinformationen anzeigen Im Register [Info] des Dialogfeldes der Netzwerkfax-Eigenschaften können Sie die Versionsinformationen des Netzwerkfax-Treibers überprüfen. 24 Netzwerkfax-Optionen konfigurieren

27 3 OPTIONEN EINSTELLEN Faxe mit erweiterten Funktionen versenden Der Netzwerkfax-Treiber bietet Ihnen folgende Funktionen. S.25 Ein Fax als Datei speichern S.25 Zeitversetztes Senden S.26 Faxdokument mit Deckblatt versenden Ein Fax als Datei speichern Sie können ein Dokument nicht nur an Faxnummern und Internet-Faxadressen versenden, sondern es auch im Ordner "TXFAX" oder "FILE_SHARE" dieses Geräts speichern. Ein Fax im Standardordner speichern 1 Wechseln Sie zu [Senden] und aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Speichern als Datei]. 2 Wählen Sie unter [Dateiformat] das Dateiformat. 3 4 Legen Sie die anderen Optionen zum Versenden eines Faxdokuments fest und klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf [OK] (oder [Drucken]), um das Dokument an das System zu senden. Das Fax wird im Unterordner "TXFAX" im Ordner "FILE_SHARE" dieses Geräts gespeichert. Tipp Ist ein Deckblatt eingestellt, wird dieses mit gespeichert. Zeitversetztes Senden Wenn das zeitversetzte Senden ausgewählt ist, wird das Fax in der Fax-Warteschlange dieses Geräts gespeichert. Das Faxdokument wird am festgelegten Datum zur festgelegten Uhrzeit verschickt. Ein Dokument an einem bestimmten Datum/zu einer bestimmten Uhrzeit versenden 1 Wechseln Sie zu [Senden] und wählen Sie in der Liste [Zeitversetztes Fax] die Option [Fax später senden]. 2 Klicken Sie auf [Bearbeiten]. Das Dialogfeld [Geplante Zeit] wird angezeigt. Faxe mit erweiterten Funktionen versenden 25

28 3 OPTIONEN EINSTELLEN 3 Wählen Sie Datum und Uhrzeit und klicken Sie auf [OK]. Sie können auf den Datumspfeil klicken, um einen Kalender anzuzeigen, mit dem Sie ein Datum auswählen können. Geben Sie die Uhrzeit ein, zu der die Faxübertragung gestartet werden soll. Sie können die Zeit mit den Aufund Abwärtspfeilen im richtigen Format festlegen. 4 5 Hinweis Zwischen dem geplanten und dem aktuellen Datum darf höchstens ein Monat liegen. Wenn es in einem Monat das aktuelle Datum nicht gibt, wird das Datum auf den letzten Tag des Folgemonats gesetzt. Wenn das aktuelle Datum z.b. der 31. März ist, ist der 30. April das höchste zulässige Datum, das für das geplante Fax ausgewählt werden kann. Legen Sie die anderen Optionen zum Versenden eines Faxdokuments fest und klicken Sie auf [OK]. Klicken Sie auf [OK] (oder [Drucken]), um das Dokument an das System zu senden. Faxdokument mit Deckblatt versenden Sie können zusammen mit Ihrer Faxübertragung ein Deckblatt versenden. Das Deckblatt wird mit den Empfängerdaten der [An]-Liste kombiniert, um ein Faxdeckblatt zu erzeugen. Sie können festlegen, welche Informationen auf dem Deckblatt enthalten sein sollen, wie z.b. Absender- oder Empfängerdaten. Deckblatt vorbereiten 1 Wechseln Sie zu [Deckblatt] und wählen Sie in der Liste [Deckblatt] den Deckblatttyp aus. 2 Beispiele finden Sie im Anhang am Ende dieses Handbuchs. S.34 Beispiele für Deckblätter Wählen Sie unter [Font-Name] die gewünschte Schrift aus. 3 Die ausgewählte Schriftart wird auf den Textinhalt des Deckblatts angewendet. Geben Sie im Feld [Betreff] den Betreff ein, der auf dem Deckblatt erscheinen soll. Sie können maximal 40 Zeichen eingeben. 26 Faxe mit erweiterten Funktionen versenden

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