ecopy ShareScan Bringt Papierdokumente in die digitale Welt Dokumentenerfassung und -verteilung mit ecopy

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1 ecopy ShareScan Bringt Papierdokumente in die digitale Welt Dokumentenerfassung und -verteilung mit ecopy

2 Dokumentenerfassung und -verteilung mit ecopy Integration von Papierdokumenten in digitale Workflows Die ecopy Lösungen verbinden multifunktionale Konica Minolta bizhub Systeme mit vernetzten Unternehmenslösungen und ermöglichen so die schnelle Erfassung, Verteilung und Verwaltung von Papierdokumenten. Mit ecopy ShareScan können Anwender Dokumente sicher und nahtlos über ihre MFPs direkt in alle Applikationen scannen, die elektronische Geschäftsprozesse unterstützen. Die Software bietet für alle Eingabesysteme eine einheitliche Benutzeroberfläche mit einfacher Bedienung. Dies fördert die Akzeptanz bei den Anwendern und erhöht den Wert von Unternehmensinvestitionen in Hard- und Software. ecopy ist in drei Versionen erhältlich, ecopy Share- Scan Elements, ecopy ShareScan Office und ecopy ShareScan Suite. Alle Software-Versionen beinhalten auch eine Lizenz für ecopy PDF Pro Office, womit gescannte Papierdokumente direkt am Arbeitsplatzrechner neu zusammengestellt und bearbeitet werden können. ecopy ShareScan kann als embedded Version direkt in bizhub Systeme integriert oder mit der externen ecopy ScanStation an nahezu jeden bizhub oder andere MFPs angebunden werden. ecopy ShareScan hilft, Papierdokumente direkt in digitale Workflows zu integrieren, und maximiert so die Einsatzmöglichkeiten vorhandener Dokumentenausgabesysteme. Damit ermöglicht es Unternehmen, die betriebliche Netzwerkinfrastruktur zu optimieren, Zeit zu sparen, Kosten zu reduzieren und die Geschäftsergebnisse zu steigern. ShareScan Suite ecopy Portfolio ShareScan Elements Dokumentenerstellung, -erfassung, -bearbeitung ShareScan Office Dokumentenverteilung Dokumentenverteilung Dokumentenerstellung, -erfassung, -bearbeitung Anbindung Unternehmensworkflows Dokumentenerstellung, -erfassung, -bearbeitung

3 Ganz einfach: integrieren und optimieren ecopy ShareScan Elements und Office sind für Unternehmen gedacht, die eine einfache und sichere Lösung benötigen, um Papierdokumente über ihre -, Fax- und Arbeitsplatzsysteme zu verteilen und zu bearbeiten. Diese ShareScan Lösungen unterstützen die Erstellung, Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten und erleichtert ihre Weiterleitung. ecopy ShareScan Suite wurde für Unternehmen entwickelt, die eine vielseitige Scanlösung in ihre Unternehmensanwendungen und Dokumentenmanagementsysteme integrieren wollen. Diese effiziente Scanlösung für das gesamte Unternehmen vereinfacht die Integration in Geschäftsprozesse, verbessert die Dokumentenverteilung und beinhaltet die Dokumentenerstellung sowie Erfassungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten. Um ecopy ShareScan in bestehende Büroumgebungen zu integrieren, stehen zwei Alternativen zur Wahl: Mit ecopy ShareScan Embedded kann jede der beiden Softwareversionen dank Konica Minoltas best Open- API-Technologie vollständig in bizhub Systeme integriert werden. Alternativ steht mit ecopy ScanStation eine externe Hardwarelösung für die Anbindung an bizhub oder andere multifunktionale Systeme zur Verfügung. ecopy Workflow Erfassung Bearbeitung Verteilung Desktop-/ Home Directory ecopy ShareScan Embedded ecopy ShareScan Elements Indizieren Konvertierung in PDF, PDF/A, TIFF, JPEG, Excel, Word Scanvorschau Windows oder Novell Netzwerkordner Fax ecopy PDF Pro Office (optional) ecopy ScanStation ecopy ShareScan Suite Indizieren Erweiterte Scaneinstellungen, inkl. Löschen leerer Seiten Datei benennen Bildverbesserung OCR Barcode-Erkennung Verteilernummern Kostenerfassung FTP-Verzeichnisse Open Text Fax-Server Ordner/FTP/Webdav-/ Zielverzeichnis-Liste Businessanwendungen SQL/Oracle/ Access-Datenbank Microsoft SharePoint Zusammenführung Bearbeitung Direkte Dokumentenverbindung Die Versionen ecopy ShareScan Elements und ShareScan Office unterstützen nicht alle hier genannten Berarbeitungen und Verteilungen.

4 Dokumentenerfassung und -verteilung mit ecopy ecopy ShareScan Effiziente Erfassung, Verarbeitung und Verteilung Als flexible, geräteunabhängige Dokumentenrouting-Lösung verbindet ecopy ShareScan multifunktionale Systeme mit anderen vernetzten Applikationen. Dabei sorgen das unkomplizierte und sofort verfügbare Management und die komfortable Verteilung papierbasierter Informationen für erhöhte Produktivität. Zusätzlich unterstützt ecopy ShareScan das Scannen sowohl in Farbe als auch in Schwarzweiß und ist dank der drei Versionen ShareScan Elements, ShareScan Office und ShareScan Suite hochskalierbar. Die direkte Webservice-Architektur bietet vielfältige Leistungsmerkmale, unter anderem die zentrale Verwaltung mehrerer Systeme durch einen einzigen Administrator.

5 ecopy ShareScan Bedieneroberfläche am bizhub Display ecopy ShareScan Highlights Erfassen von papierbasierten Informationen über vernetzte bizhub Systeme und andere Multifunktionsgeräte erweiterte Scanoptionen, um: - Dateiformate während des Betriebs auszuwählen (MS Word, MS Excel, PDF, PDF/A, JPEG, TIFF) und Dateien umzubenennen - Dokumente vor dem Versand anzusehen, Leerseiten zu entfernen und Bildeigenschaften, Auflösung, Farbe etc. zu ändern - OCR (Texterkennung) und Barcode-Erkennung durchzuführen Direkt beim Scannen Textinformationen per Textmarker hervorheben oder streichen Anbindung an bestehende - oder Fax-Softwareanwendungen, Netzwerkordner und weitere Unternehmensapplikationen kundenspezifische Anbindungen an beliebige Unternehmenslösungen ecopy ShareScan Vorteile zeitsparend schneller Zugriff auf komplette Dokumentenworkflows mit sofortigem Scannen und Übertragen direkt vom bizhub hoher Bedienerkomfort dank intuitiver Benutzeroberfläche und Benutzerführung Zeitersparnis, Fehlerminimierung und sicheres Verwahren von Informationen durch beschleunigte Erfassung und automatisierte Geschäftsprozesse sichere Dokumentenverarbeitung und vollständige unternehmensweite Vertraulichkeit dank zuverlässiger Kontrollmechanismen und der Archivierung von sensiblen Papierdokumenten flexible Integration in die unterschiedlichsten Büroumgebungen dank eines umfangreichen Angebots an Konnektoren zu anderen ERP-/DMS-Systemen Dokumentenvorschau am bizhub Display zur Kontrolle der Bildqualität

6 Dokumentenerfassung und -verteilung mit ecopy ecopy ShareScan Drei flexible ShareScan Versionen ecopy ShareScan Elements und Office Mit seinen effizienten Möglichkeiten für die Erstellung, Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten richtet sich ecopy ShareScan Elements und Office an Unternehmen, die eine einfach zu bedienende und sichere Scanlösung zum Verarbeiten und Verteilen von papierbasierten Informationen über ihre , Fax- und Arbeitsplatzsysteme benötigen. ecopy ShareScan Elements und Office sind nur in Verbindung mit ecopy ShareScan Embedded verfügbar. ecopy ShareScan Elements und Office beinhalten: die ShareScan Software eine ecopy PDF Pro Office Lizenz die Standardfunktionen Scan-to-Desktop, Scan-to- , Scan-to-Print und Scan-to-Folder, Fax-via- , Fax-via-Print bei ecopy ShareScan Office ist ein frei wählbarer Konnektor enthalten, z. B. für Back-End-Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme oder Microsoft SharePoint ecopy ShareScan Elements unterstützt als Scanformate durchsuchbare PDF-Dateien, ecopy ShareScan Office unterstützt zusätzlich noch Word und Excel ecopy ShareScan Suite Diese äußerst umfangreiche ShareScan Lösung läuft sowohl auf ecopy ShareScan Embedded als auch über die ecopy ScanStation. ShareScan Suite verwandelt papierbasierte Informationen in elektronische Daten für eine sofortige Integration in die unterschiedlichsten Geschäftsanwendungen. Dies ist die perfekte Lösung für Organisationen, die eine leistungsstarke Scanapplikation in vorhandene Geschäftsanwendungen und Dokumentenmanagementsysteme einbinden möchten. Dank der Vielseitigkeit der ecopy Quick Connect bietet die ecopy Software eine unmittelbare Konnektivität zu Anwendungen und die nahtlose Integration in kundenspezifische Workflows und Datenbanken. ecopy ShareScan Suite beinhaltet: die ShareScan Software eine ecopy PDF Pro Office Lizenz die Standardfunktionalität beinhaltet Scan-to-Desktop, Scan-to- , Fax-via- , Fax-via-Print, Scan-to-Print und Scan-to-Folder sowie die Weiterleitung an nachgelagerte Applikationen Drei frei wählbare Konnektoren sind inbegriffen, wie z. B.: ecopy Konnektor für Quick Connect ecopy Konnektor für Microsoft SharePoint ecopy Konnektor für OpenText Fax-Server Konnektoren für verschiedene Dokumentenmanagementsysteme sowie für verschiedene Geschäftsanwendungen

7 ecopy PDF Pro Office Einfache und patente Darstellung am Arbeitsplatz Die Desktop-Software ecopy PDF Pro Office überzeugt durch einfache Anwendung und erleichtert das Konvertieren von papierbasierten und elektronischen Dokumenten in geschützte durchsuchbare PDFs, die direkt in Geschäftsanwendungen und Arbeitsabläufe integriert werden können. ecopy PDF Pro Office stellt Anwendern fortschrittliche Tools zur Verfügung, um Dokumente zu erfassen, zusammenzufügen und zu verändern, und integriert Dokumente mit der täglich benutzten Software. ecopy PDF Pro Office verwandelt alltägliche Aufgaben in Routineprozesse mit weniger Einzelschritten und ermöglicht Anwendern so, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen. ecopy PDF Pro Office ist separat erhältlich, aber auch in alle ShareScan Versionen integriert. Seine Anwender genießen attraktive Vorteile: Das Zusammenfügen von gescannten und elektronischen Dokumenten zu durchsuchbaren PDFs ist einfach und unkompliziert, so dass sich Protokolle, Reports und jede andere Form von Dokumentation innerhalb kürzester Zeit individuell zusammenstellen lassen. ecopy PDF Pro Office Highlights Erfassung von Papierdokumenten aus jeder Quelle Zusammenführen von auf Papier vorliegenden Informationen mit s, Faxen und Microsoft Office Dokumenten erleichtert das Betrachten, Bearbeiten, Markieren und auch das Erstellen von geschütztem, durchsuchbarem Text ermöglicht die Integration von gescannten und elektronischen Inhalten in Workflows, Dokumentenmanagementsysteme, Kommunikationsinfrastruktur und Geschäftsanwendungen einfache Verteilung und Schutz speichert Dateien als geschützte Dokumente, verteilt sie über oder Fax und ist integrierbar in nachgelagerte Applikationen und Geschäftsprozesse ecopy PDF Pro Office Vorteile spart Zeit durch automatisiertes Zusammenfügen verschiedener Dokumentenformate, durch Kombinieren von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten sowie durch einfache Verteilung von auf Papier vorliegenden Informationen schützt vertrauliche Informationen mit Dokumentenverschlüsselung vor nicht autorisiertem Betrachten, Drucken oder Bearbeiten erhöht die Produktivität und hilft dabei, die Arbeit schneller zu erledigen

8 Technische Spezifikationen ecopy Minimale Softwareanforderungen 1 Microsoft XP Pro Microsoft Windows 2003 Server Microsoft Vista Business Edition Microsoft Vista Enterprise Edition Microsoft Windows 2008 Microsoft Windows 7 Minimale Speicheranforderung 1 GB Speicher; 2 GB empfohlen 5 GB freier Festplattenspeicher Virtuelle Umgebungen ecopy ShareScan v5.0 unterstützt VMWare ESX v4 und ESX Server/ VSphere v4. bizhub Systeme Bei den unterstützten bizhub Systemen müssen i-option Speicher (UK) sowie die LK-101/V2 Lizenz istalliert sein. 1 Die Systemvoraussetzungen für ecopy ShareScan Suite für die embedded/integrierte Lösung kann von der Gerätekonfiguration abhängig sein. Bitte fragen Sie Ihren Konica Minolta Vertriebsrepräsentanten nach weiteren Informationen zu spezifischen Konfigurationsanforderungen. Die Unterstützung sowie Verfügbarkeit der aufgeführten Spezifikationen und Funktionalitäten kann abhängig von Betriebssystemen, Applikationen, Netzwerkprotokollen sowie Netzwerk- und Systemkonfigurationen variieren. Einige der Produktabbildungen enthalten optionales Zubehör. Spezifikationen und Zubehör basieren auf dem Informationsstand, der zum Zeitpunkt der Drucklegung zur Verfügung stand. Technische Änderungen vorbehalten. Konica Minolta übernimmt keine Gewähr für genannte Spezifikationen. Microsoft, Windows und das Windows Logo sind eingetragene Warenzeichen oder Markennamen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen oder Markennamen des jeweiligen Herstellers. Das ecopy Logo, ecopy ShareScan Essentials, ecopy ShareScan Suite, ecopy PaperWorks, ecopy Quick Connect und ecopy ScanStation sind Markennamen und ShareScan ist ein eingetragenes Warenzeichen von ecopy, Inc. Ihr Konica Minolta Business Solutions Partner: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH /1/06-11/W&S