EDV-Region Bludenz. FAX- und SMS-Versand BESCHREIBUNG. L:\Tips und Tricks\OUTLOOK-Dateien\Fax-SMS-versand.doc 7. Jänner 2010 / Seite 1

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1 EDV-Region Bludenz FAX- und SMS-Versand BESCHREIBUNG L:\Tips und Tricks\OUTLOOK-Dateien\Fax-SMS-versand.doc 7. Jänner 2010 / Seite 1

2 Fax - Versand Im Exchange Server der Region Bludenz ist neben dem Server auch ein Fax-Server integriert. Dieses Zusatzmodul zum Exchange Server ermöglicht es uns, an alle Personen, die nicht per erreichbar sind ein Fax zu senden. Statt der Adresse geben Sie dann die Nummer wie folgt ein: Empfohlen wird das Logo zu löschen. Beim Faxversand wird das Logo sonst auf einer gesonderten Seite gedruckt! wichtig ist die [eckige] Klammer am Anfang und am Ende der Faxnummer. Selbstverständlich würde bei einer lokalen Faxnummer auch die Nummer [fax: ] oder ins Ausland [fax: ] reichen. An das zu sendende Fax können (wie oben) Word-, Excel- aber auch *.pdf Dokumente angehängt werden. Diese werden im Anschluss an das Outlook-Blatt ausgedruckt. (Im Excel ist der Druckbereich vorher zu definieren sonst kommen alle Tabellen!) L:\Tips und Tricks\OUTLOOK-Dateien\Fax-SMS-versand.doc 7. Jänner 2010 / Seite 2

3 Ist der Faxversand erfolgreich, dann kommt die Meldung success Zeigt an, dass die Übertragung geglückt ist. Ist der Faxversand nicht erfolgreich, dann kommt die Meldung failure Zeigt an, dass die Übertragung nicht geglückt ist. Faxkontakte anlegen: Wenn ihr immer wieder an den gleichen Kontakt ein Fax senden müsst, dann kann unter Kontakte die Faxnummer wie folgt verspeichert werden: L:\Tips und Tricks\OUTLOOK-Dateien\Fax-SMS-versand.doc 7. Jänner 2010 / Seite 3

4 Faxempfang Wenn Sie für den Faxversand freigeschaltet wurden, dann können Sie auch Faxe empfangen. Leider ist es nicht möglich Ihre Vorwahl und die Gemeindenummer zu verwenden. Alle eingehenden Faxe können ausschließlich an die Rufnummer ##### (wobei #### für Ihre freigegebene Faxnummerndurchwahl steht). Eingehende Faxe die an eine falsche Durchwahl geschickt werden gehen nicht verloren sondern gehen in den offiziellen Posteinlauf der Stadt Bludenz (Kollegen Jussel Vera). Diese wird (wenn sie den Empfänger nicht zuordnen kann nach Rücksprache mit der EDV- Abteilung) das /Fax direkt und mit höchster Vertraulichkeit an den Empfänger weiterleiten. SMS - Versand Zusätzlich wurde an den Faxserver noch ein Handy angeschaltet. Dieses ermöglicht es, dass wir über Outlook auch gleich wie beim Faxversand SMS verschicken können Statt der Adresse geben Sie dann die Nummer wie folgt ein: wichtig ist die [eckige] Klammer am Anfang und am Ende der Faxnummer. Das ist die Meldung über den erfolgreichen SMS Versand an die gewählte Rufnummer! L:\Tips und Tricks\OUTLOOK-Dateien\Fax-SMS-versand.doc 7. Jänner 2010 / Seite 4

5 Das ist die Rückantwort auf ein übermitteltes SMS Der Text in Ordnung wurde an den SMS-Absender zurückgeschickt Was ist SMS? Per Short Message Service (SMS) können Textnachrichten mit dem Mobiltelefon verschickt und empfangen werden. Diese Kurzmitteilungen können aus Wörtern, Ziffern oder einer Kombination alphanumerischer Zeichen bestehen. SMS entstand im Rahmen der ersten Entwicklungsphase des Mobilfunkstandards GSM. Die erste Kurznachricht wurde angeblich bereits im Dezember 1992 von einem PC an ein Mobiltelefon im britischen GSM-Netzwerk des Anbieters Vodafone verschickt. Jede Kurznachricht kann bis zu 160 lateinische oder 70 nicht-lateinische Schriftzeichen (z. B. arabische oder chinesische) umfassen. Warum ein SMS-Gateway? SMS-Mitteilungen lassen sich von jedem Mobiltelefon mit GSM-Standard oder mit Hilfe von Internet-basierten Service-Providern verschicken. Der Einsatz eines zentralen SMS-Gateways in Unternehmen hat jedoch zusätzliche Vorteile: SMS-Nachrichten lassen sich über Microsoft Outlook wesentlich schneller verschicken als per Mobiltelefon. Beim Nachrichtenversand mit Microsoft Outlook kann auf die Outlook-Kontakte zurückgegriffen werden. Von mit Microsoft Outlook verschickten SMS-Nachrichten wird eine Kopie gespeichert. Überlange SMS-Mitteilungen aufteilen Nachrichten, die die Standard-Länge überschreiten, werden in mehrere SMS-Mitteilungen (maximal aber 3 SMS) aufgeteilt. Benutzerinformation in ausgehenden SMS-Mitteilungen einfügen SMS-Nachrichten beginnen oder enden mit einer der nachfolgenden Absenderinformationen. Beachten Sie, dass diese Informationen bereits Teil des Nachrichtentextes sind und sich die Anzahl der noch zur Verfügung stehenden Zeichen entsprechend verringert: Anzeigename, Vorname, Nachname, Unternehmen oder Abteilung. Persönliche Signatur entfernen Unter Umständen kann es vorkommen, dass die persönliche Signatur vor dem SMS-Versand nicht gelöscht wird (und sich somit die Anzahl der zur Verfügung stehenden Zeichen ebenfalls verringert). GFI FAXmaker löst dieses Problem, indem nur der Mitteilungstext vor der ersten Leerzeile in der Nachricht verschickt wird. L:\Tips und Tricks\OUTLOOK-Dateien\Fax-SMS-versand.doc 7. Jänner 2010 / Seite 5

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