Behalten Sie die Kontrolle über Ihr Geld Intelligenter per Fax kommunizieren mit GFI FaxMaker -Lösungen.

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1 Behalten Sie die Kontrolle über Ihr Geld Intelligenter per Fax kommunizieren mit GFI FaxMaker -Lösungen. Klassische Faxgeräte stellen Geduld und Budgets auf die Probe. Digitales Faxen sorgt für Entspannung in jeder Hinsicht.

2 Schätzungen zufolge sind weltweit etwa 125 Millionen Faxgeräte im Einsatz. Und: Ihre Anzahl wächst jährlich um nahezu sechs Millionen. Wie kann das sein, wo diese Technologie doch so veraltet scheint? Fakt ist: Das Faxen ist vom Aussterben weit entfernt. Gedruckte Dokumente per Faxgerät zu verschicken ist auch weiterhin gang und gäbe. Doch für die Kommunikation via Fax gibt es bessere Optionen insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen mit knappen Budgets und wenigen Mitarbeitern. Weitaus günstigere, effizientere und modernere Technologie erlaubt es, zeitgemäß zu faxen: Mit Hilfe einer netzwerkweit bereitstehenden Fax-Server-Lösung oder einem Online- Faxdienst lassen sich Betriebskosten um ein Vielfaches reduzieren. Zugleich können durch zeitsparendere Arbeitsabläufe die Produktivität und letztlich auch der Umsatz gesteigert werden. Beide modernen Faxlösungen machen sich bereits vorhandene, vertraute Textverarbeitungs- und Messaging-Lösungen für die Faxkommunikation zunutze, sodass der Lernaufwand erheblich verringert wird. Dieses Whitepaper befasst sich mit den Vorteilen, von denen Unternehmen bei der netzwerk- oder online-basierten Faxkorrespondenz profitieren. Zudem wird näher darauf eingegangen, warum die aktuelle Technologie nicht nur Kommunikationsabläufe, sondern auch den Datenschutz und die Umsetzung von Compliance-Vorgaben optimiert. Denn nur mit Faxverfahren der neuesten Generation können besondere Kommunikationsanforderungen erfüllt werden, für die allein obwohl wesentlicher Bestandteil der neuen Fax-Workflows keine Lösung bietet. Faxen heute eine Bestandsaufnahme Vor noch nicht allzu langer Zeit sah es so aus, als wären die Tage der Fax-Ära gezählt. Faxgeräte, die eingelesene Dokumente per Telefon- oder Faxleitung übermittelten, nahmen ungeachtet ihres hohen Wartungsaufwands einen ganz besonderen Platz ein von dem sie früher oder später jedoch von der -Kommunikation verdrängt werden würden, so die gängige Meinung. Bestenfalls könnte sich das Faxen in wenigen ausgewählten Bereichen halten, in denen besondere Eigenschaften eines Faxgeräts gefragt sind, die nicht mitbringt. Allen Unkenrufen zum Trotz ist das Faxen aber auch heute noch aus zahlreichen Branchen nicht wegzudenken. Einer Studie von GFI Software zufolge setzen 72 Prozent der US-amerikanischen und 60 Prozent der

3 britischen Unternehmen weiterhin auf die klassische, papiergestützte Korrespondenz per Fax. Zudem gaben 54 Prozent der Befragten in den USA und 42 Prozent der Teilnehmer in Großbritannien an, dass ihre tägliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Kollegen in erheblichem Maße über Faxmitteilungen erfolgt. Das Fax steht also noch längst nicht vor dem Aus. Es mag seine besten Tage bereits hinter sich haben, leistet aber immer noch wertvolle Dienste im Gesundheits-, Finanzund Rechtswesen, bei Versicherungen, in Bildungseinrichtungen sowie im produzierenden Gewerbe und vielen anderen Bereichen. Solange einige Kunden darauf bestehen, wird es das Fax auch noch länger geben, so Ken Weilerstein, Gartner-Forschungsexperte, im Jahr 2013 gegenüber CNN Money. Der Bedarf nimmt zwar ganz eindeutig ab, aber das heißt nicht, dass jetzt einfach so der Stecker gezogen werden kann, betont Weilerstein. Statt sich auf das Ende der Faxkommunikation einzurichten, halten zahlreiche Fax-Software- Anbieter der Technologie fest die Treue. Grund hierfür ist der anhaltende Mehrwert, den das Faxen bietet, ob bei der Übertragung handschriftlich unterzeichneter Dokumente oder in den Bereichen Compliance und ediscovery. Unternehmen setzen in den Versand von Faxen ein ganz besonderes Vertrauen, das bei s und deren Anlagen fehlt. Software-Hersteller haben darauf reagiert und bieten inzwischen zahlreiche neue und optimierte Fax-Server-Software an, mit denen sich Nachrichten einfacher und kostengünstiger übertragen lassen. Faxkommunikation in Zahlen Ein zuverlässiger, geschützter Versand von Dokumenten ist per nicht immer gewährleistet. weist zudem vom Grundprinzip her gleich mehrere Probleme auf die sich mit Faxmitteilungen jedoch zum größten Teil vermeiden lassen. Der manuelle Faxversand hingegen ist nicht mehr zeitgemäß und verursacht sogar neue Schwierigkeiten. Die zwei gängigsten Lösungen hierfür: Traditionelle Faxgeräte werden im Netzwerk durch integrierte Fax-Server- Software oder Online-Faxdienste ersetzt. Ob Versand, Empfang oder Verwaltung: Bei beiden Optionen können Benutzer ihre Faxkorrespondenz schnell und einfach direkt per PC erledigen. Faxe werden einfach mit einem gängigen Textverarbeitungsprogramm, anderen Applikationen oder direkt per Mailclient (z. B. Microsoft Outlook oder Lotus Notes ) erstellt. Rufnummern lassen sich anschließend aus dem Adressbuch des -Programms auswählen oder direkt eingegeben. Die Datenübertragung wird vom Exchange/SMTP-Mailserver übernommen, der Faxnachrichten empfängt und weiterleitet. Besonders leistungsstarke Faxlösungen ermöglichen es sogar, Nachrichten über mobile

4 Endgeräte wie Laptops, Smartphones und Tablets zu erhalten und zu verschicken eine Funktionalität, die geschäftsentscheidend sein kann. Denn 57 Prozent der Computernutzer in mittelständischen Unternehmen haben schon einmal außer Haus arbeiten müssen, so Untersuchungen von GFI. 43 Prozent der Befragten waren unterwegs über mobile Endgeräte mit ihrem Firmennetzwerk verbunden. Möglichkeiten des mobilen Zugriffs auf Unternehmensressourcen sparen erheblich Zeit und Geld. Die Produktivität von Mitarbeitern wird durch die papierbasierte Faxkommunikation jedoch oft zunichte gemacht. Faxanschlüsse können besetzt sein. Geräten geht die Tinte aus. Oder es fehlt Papier. Diese Stolpersteine müssen aus dem Weg geräumt werden wertvolle Zeit wird durch unproduktive Arbeit verschwendet, je nach Problem teilweise bis zu zehn Minuten. Der Kostenaufwand für manuelles Faxen ist immens. Pro übertragene Faxseite können beispielsweise in den USA je nach Anbieter 0,99 US-Dollar (Ortsverbindung), 1,49 US- Dollar (Fernverbindung) und 5,99 US-Dollar (Auslandsverbindung) anfallen. Abhängig vom täglichen Faxaufkommen entstehen somit beutende Kosten. Um das folgende Rechenbeispiel zu vereinfachen, sollen alle Faxe nur aus einer Seite bestehen und zum Ortstarif für einen US-Dollar verschickt werden. Faxe pro Tag Tägl. Kosten Wöchentl. Kosten Jährl. Kosten 10 $ 10 $ 50 $ $ 25 $ 125 $ $ 50 $ 250 $ $ 100 $ 500 $ Bei diesem Beispiel handelt es sich um eine eher konservative Berechnung, da allgemeine Kosten für Papier und Wartung noch nicht berücksichtigt sind. Und: Es werden lediglich lokale Faxe verschickt. Netzwerkbasiertes Faxen und die Nutzung von Online-Services bieten eindeutige Kostenvorteile: Soll ein Dokument gefaxt werden, müssen Mitarbeiter lediglich 1. aus dem Textverarbeitungsprogramm heraus das Dokument per Druckbefehl über den Fax-Druckertreiber ausgeben, 2. den Empfänger aus den Kontakten auswählen oder die Faxnummer direkt eingeben und 3. auf Senden klicken. Kann die Nachricht nicht sofort verschickt werden, erfolgen automatisch weitere Übertragungsversuche. Alles in allem wird hierfür nicht mehr als eine Minute benötigt. Unter Berücksichtigung der Ausgangsdaten kostet ein einzelnes Fax nunmehr nur noch 0,10 US-Dollar. Die folgende Tabelle gibt Aufschluss über Einsparungen, die ein Unternehmen mit durchschnittlich 50 zu verschickenden Faxen pro Tag sowohl täglich, wöchentlich als auch jährlich erzielen kann: Manuell ($ 1/Seite) Netzwerk/Online ($ 0,10/Seite) Ersparnis Tag $ 50 $ 5 $ 45/Tag Woche $ 250 $ 25 $ 225/Woche Jahr $ $ $ /Jahr Welches Unternehmen könnte keinen Nutzen aus Einsparungen in dieser Höhe ziehen? Muss täglich eine große Anzahl von Dokumenten an Kunden und Geschäftspartner verschickt werden, führt

5 Filterung von Faxen in Warteschlange Verbesserte Fax-Qualität Empfang über mobile Endgeräte Junk-Fax-Filter Hinzufügen von Anlagen Serienfax Faxarchivierung am Production Faxing kein Weg vorbei. Aufwendiges Drucken und der postalische Versand oder manuelles Faxen wichtiger Nachrichten entfallen geschäftskritische Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Frachtbriefe oder Finanzberichte lassen sich automatisch digital erstellen und faxen. Die Zustellung per Post verursacht ähnlich hohe Kosten wie der manuelle Faxversand, da Dokumente ebenfalls ausgedruckt, zusätzlich kuvertiert und dann verschickt werden müssen. Bei zahlreichen Sendungen pro Tag können Kosten dieser Art einen erheblichen Anteil an den jährlichen Gesamtaufwendungen eines Unternehmens einnehmen. Dank des Production Faxing und seiner automatisierten, papierlosen Faxübermittlung lassen sich jedoch Einsparungen von bis zu 90 Prozent erzielen. Höhere Sicherheit und mehr Beim Faxen via Netzwerklösung oder Online- Service können Mitarbeiter Nachrichten per PC sowie über Laptops und andere mobile Endgeräte verschicken, empfangen, anzeigen, drucken und speichern übliche Papierberge wie von klassischen Faxgeräten her bekannt gehören der Vergangenheit an. Mit Direct Inward Dial (DID) zur automatischen Zustellung eingehender Faxe unter persönlichen Faxnummern treffen Mitteilungen direkt auf dem Desktop des beabsichtigten Empfängers ein. Dokumente bleiben hierdurch vertraulich, werden nicht im Faxgerät übersehen, gehen nicht verloren und werden auch nicht versehentlich von Kollegen mitgenommen ganz im Gegensatz zum klassischen Faxen über frei zugängliche Geräte. Lösungen zur automatisierten Faxkommunikation bieten je nach geschäftlichen Anforderungen folgende zusätzliche Vorteile: 1. Filterung/Sortierung ein- und ausgehender Faxe Nachrichten lassen sich nach beliebigen Kriterien sortieren und anzeigen, z. B. nach Absender, Sendestatus, Empfänger u. v. m. 2. Bessere Formatierungsmöglichkeiten und Faxqualität für ein professionelles Erscheinungsbild 3. Hinzufügen von Anlagen 4. Übertragung eingehender Faxe an Mailclients, Netzwerkordner und -drucker sowie Multifunktionsgeräte 5. Empfang über mobile Endgeräte 6. Junk-Fax-Filter zum Blockieren unerwünschter Dokumente 7. Serienfax-Versand mit personalisierbaren Nachrichten 8. Archivierung von Faxen im digitalen Format 9. Vereinheitlichung von Fax-Server-Abläufen samt Standardisierung 10. Fax-over-IP (FoIP) in Echtzeit und/oder APIs zur Integration mit Back-Office-Systemen samt Automatisierung

6 Fazit Der Umstieg auf eine netzwerkweit bereitstehende Fax-Server-Software oder einen Online- Faxdienst ist ohne großen Aufwand möglich. Produktivität und Effizienz lassen sich mit beiden Lösungen bedeutend steigern, Arbeits- und Betriebskosten hingegen beträchtlich senken. Auch der Sicherheits- und Datenschutzaspekt sowie die schnelle Erstellung und das professionelle Erscheinungsbild von digitalen Faxnachrichten kommen Unternehmen nachhaltig zugute. Und nicht zuletzt zeigen sich Kosten- und Zeitvorteile bereits unmittelbar nach der Implementierung. Über GFI FaxMaker und GFI FaxMaker Online GFI FaxMaker und GFI FaxMaker Online sind führende Faxlösungen, die für den Einsatz in kleinen und mittleren Unternehmen entwickelt wurden. Nachrichten lassen sich von Mitarbeitern einfach, effizient und kostengünstig direkt per Mailclient verschicken und empfangen. APIs helfen bei der Integration und Automatisierung von Faxabläufen in Unternehmensanwendungen. Möchten Sie mehr erfahren und beide Faxlösungen kostenlos testen? Dann besuchen Sie unsere Produktseiten zu GFI FaxMaker und GFI FaxMaker Online. Über GFI Software GFI Software entwickelt qualitativ hochwertige IT-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu Anwendern. GFI-Technologie wird vorrangig auf zwei Wegen bereitgestellt: GFI MAX bietet eine umfassende Plattform, die es MSPs (Managed Services Provider) erlaubt, Kunden mit erstklassigen IT-Services von GFI zu betreuen. Die GFI Cloud hingegen ermöglicht es internen IT-Teams von Unternehmen, ihr Netzwerk eigenständig über die Cloud zu verwalten und zu warten. GFI unterstützt seinen wachsenden Kundenstamm von bereits über Unternehmen zudem mit einem breiten Portfolio aus Software für Zusammenarbeit, Netzwerksicherheit, Spam-Abwehr, Patch-Management, Faxkommunikation, -Archivierung und Web-Überwachung. Lösungen von GFI werden durch weltweit mehrere tausend Channel-Partner vertrieben. Das Unternehmen ist für seine Produkte mehrfach mit renommierten Auszeichnungen der IT-Branche geehrt worden. GFI ist seit langem Microsoft Gold ISV Partner. Weitere Informationen erhalten Sie auf

7 GFI 6115 Jan14 Kontaktdaten aller GFI-Niederlassungen weltweit finden Sie hier: GFI Software Windows NT/2000/Server 2003/Server 2008/XP/Vista/7 sind Marken der Microsoft Corporation. GFI MailArchiver ist eine eingetragene Marke, und GFI sowie das GFI-Logo sind Marken von GFI Software in Deutschland, den USA, dem Vereinigten Königreich und anderen Ländern. Alle aufgeführten Produkt- und Firmennamen können Marken der jeweiligen Inhaber sein.

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