Lebendige ERP-Dokumente & Intelligente Digitalisierung Smart, simpel und schnell. Erhöhung der Effizienz mit optimalem Bedienkomfort

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1 Lebendige ERP-Dokumente & Intelligente Digitalisierung Smart, simpel und schnell. Erhöhung der Effizienz mit optimalem Bedienkomfort

2 Lebendige ERP-Dokumente Die Beschränkungen der ERP-Systeme Jede Firma verbringt viel Zeit und Aufmerksamkeit für die Schaffung des Firmenimages. Und das zu Recht. Einer der wichtigsten Dinge hier ist das Corporate Design. Und insbesondere, dass dieses konsequent in allen Dokumenten angewendet wird. Aber die Formatierung der ERP-Dokumente hat Beschränkungen, vor allem im Bereich der Schriftarten und Layouts. Geht das wirklich nicht anders? Gut aussehende ERP-Dokumente im Handumdrehen HiDOX hat hierfür die intelligente Hightech-Lösung FormDesigner entwickelt. Diese basiert auf langjähriges, internationales Wissen von, und Erfahrung mit ERP-Systemen. FormDesigner verfügt über benutzerfreundliche und dynamische Werkzeuge, womit Sie die Dokumente in einer Handlung die richtige Form und Gestaltung geben. Dies gilt für alle Ihre Dokumente: z.b. Formulare, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Preislisten, Übersichten, usw. Einfache Konvertierung zu Microsoft HiDOX FormDesigner geht weiter als andere Systeme. Mit dieser fortgeschrittenen Lösung sind Sie nicht nur in der Lage PDF- oder HTML/XML-Dokumente zu erstellen, sondern Sie haben auch die Möglichkeit alle Ihre ERP-Dokumente von XML aus zu den verschiedenen Microsoft-Anwendungen zu konvertieren. Zusammengefasst die wichtigsten Merkmale des FormDesigners: Leichte Konvertierung der ERP-Dokumente in die Microsoft-Programme Word, Excel und Outlook. Vollständige Integration in alle Baan/Infor-Versionen, unabhängig von Servicepacks und/oder Upgrades. Microsoft SharePoint sorgt für (kontrollierten) weltweiten Zugang zu allen ERP-Dokumenten und ermöglicht die einfache Online-Zusammenarbeit und das Teilen von ERP-Dokumenten. Print data format from native application Print with HiDOX FormDesigner Color Logos Tekstbox Postnet Customer dependent languages Page 1 of X All kind of barcodes Electronic stationary and watermark Before After Different fonts and colors Productimages Dynamic signature Unicode/UTF 8 Characters Different branch addresses as required Business Intelligence information Personalized marketing messages 2

3 Die spezifischen Optionen zusammengefasst Word Felder sind auf Wunsch zu sperren (nicht mehr änderbar). Unabhängigkeit von diversen Microsoft Office Versionen (2000,2003, 2008, usw.) durch RTF-Format. Excel Schriftarten, Farben und Hintergrundfarben vom Original-Formular werden automatisch übernommen. Intelligente Erkennung von Feldformate wie z.b. Datum, Zahlen und Texte. Einfache und eindeutige Verknüpfung von Formularfeldern in Tabellenspalten. Sharepoint Metadata (Spaltenüberschriften) kommen direkt und dynamisch aus ERP. Pro Dokument werden die Spalten automatisch gefüllt, z.b. mit Rechnungsdatum, Kundennummer oder PLZ. Microsoft Outlook Mail kann man als Nachrichten-Datei hochladen in Richtung Microsoft SharePoint. Outlook & Lotus Notes Automatische Übernahme von Benutzerunterschriften. Durch die Unicode Basis wird beispielsweise Chinesischer Text in den Mail-Bodytext in UTF8-Format übernommen. Dynamische Bodytexte sorgen unter anderen dafür, dass der Name des Ansprechpartners direkt aus ERP übernommen wird. Mapi Mail Client: Outlook, Lotus Notes, usw. Einzigartige Möglichkeit um Mail-Bündel zu erstellen (mehrere Dokumente zusammenfügen in eine ). Wie funktioniert FormDesigner in der Praxis? Formgebung Drag & Drop Wie? Durch Formularelemente an Stylesheets zu koppeln, ändern Sie schnell und einfach die Schriftart und/oder Farbe Ihres Dokumentes. Ist Ihre Schriftart nicht von vornherein definiert? Kein einziges Problem für FormDesigner. Sie erstellen ganz leicht ein neues Stylesheet. Wo immer Sie möchten, platzieren Sie Bilder, Fotos, Zeichnungen, Barcodes, usw. Einfach eine Sache von Drag & Drop und ihr Layout ist fertig! Direktes Ergebnis Sie sehen das Ergebnis Ihrer Änderung direkt. Sie können solange ändern bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Wenn Sie zufrieden mit dem Dokument sind, wird es per Mausklick aktiviert und jeder in der Organisation kann direkt damit arbeiten. Da FormDesigner 100% im ERP- System integriert ist, ändert sich nichts für die Mitarbeiter. Als Einziger 100% Integration mit ERP Das Besondere an FormDesigner ist die einzigartige, vollständige Integration in Ihrem ERP-System. Sie arbeiten weiter in Ihrem vertrauten Systemumfeld, während Sie alle Ihre Original ERP-Dokumente in einem Schritt grafisch im gewünschten Corporate Design konvertieren können. 3

4 Intelligente Benutzung Ihrer ERP-Informationen Eins auf Eins Alle Ihre Daten im ERP-System werden eins auf eins benutzt. Dies verhindert Fehler in Zahlen, Preisen und ähnliches. Mit anderen Worten: Sie verwenden Ihre bestehenden ERP-Reports weiter. Sie sparen hierdurch viel Zeit und Programmierungskosten. Anbindung an externe Datenbanken, SharePoint und Archivsystemen FormDesigner bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Anbindung an externe Dokument Management Systeme, Faxlösungen und Informationsserver. Externe Dokument Management Systemen Weil FormDesigner auf XML basiert, kann es einfach an andere externe Dokument Management Systeme angebunden werden. Beispiele hierfür: SharePoint, Easyarchiv (dynamische Indexfelder, Volltextsuche), Profile, Retarus, Habel, D3, Saperion, usw. Faxlösungen FormDesigner ist geeignet für diverse Faxlösungen wie z.b. Twinfax, Ferrari Fax und Tobit und hat MRS, GFI und weitere Schnittstellen für den Faxversand. Business Application Business Application Business Application Documents Compostion and Personalization Preparation and Post-Processing Multi-Channel Distribution and Storage 4

5 Erhöhung der Effizienz und einfache Bedienung AutoCAD Informationsserver Natürlich bietet FormDesigner einen selbst konfigurierbaren Zugang zu allen denkbaren Datenquellen an. Dies ermöglicht zum Beispiel das Einlesen von CAD-Zeichnungen, das Abholen von Daten aus anderen ERP-Systemen und Access-Datenbanken. Optimale Effizienz mit Multichannel- Distribution Wenn die Formgebung beendet ist und das Dokument in Gebrauch genommen wird, dann kann es mit einem Knopfdruck nach allen Bestimmungen gesendet werden. Dieses entsprechend der Empfängerbedürfnisse. Sie wählen selbst die Bestimmungen aus. Ein Dokument wird dynamisch nach einem Word-, Excel-, PDF- oder HTML/XML-Datei konvertiert. Danach kann man diese direkt an mehrere Drucker, adressen und/oder Faxadressen versenden. Kundenspezifische Verteilung per Knopfdruck Multichannel Drucken ermöglicht es, Dokumente im selben Moment zu drucken, zu archivieren, zu veröffentlichen, zu faxen und zu mailen. Zum Beispiel: Ihr Kunde möchte am liebsten seine Rechnung in die Einkaufsabteilung als PDF g t bekommen. Darüber hinaus möchte der Kunde auch ein Fax von Ihnen empfangen. Ihr Account Manager empfängt die Rechnungsdaten am liebsten in Excel, mit nur Artikelnummern und Gesamtsummen. Mit FormDesigner antworten Sie mit einem Knopfdruck auf all diese Kundenwünsche. Hierbei können Sie, wenn Sie möchten, ganz leicht variable Daten und grafische Komponenten hinzufügen. Es ist zum Beispiel nicht undenkbar, dass Ihr Account Manager neben einer normalen Excel-Liste, jeden Tag eine grafische Darstellung der Kundenverkäufe haben möchte. Dokumente, auf persönliche Wünsche zugeschnitten Haarscharfe, besser lesbare Dokumente, abgestimmt auf spezifische Wünsche der Kunden und der internen Benutzer (z.b. Verkauf, Geschäftsführung), erhöhen den Wert der Organisation. Diagramme, Grafiken und Barcodes können automatisch hinzugefügt werden, um die Präsentation des Inhalts weiter zu verstärken. Der Vorteil hiervon ist, dass Sie über maßgeschneiderte Dokumente in jeder Sprache verfügen. 5

6 Und weiter Automatische Archivierung Ein besonderes Merkmal des auf XML basierenden FormDesigner ist, dass Dateien sogar automatisch archiviert werden können, auf Basis einer Index-Datei. Schnell Einsatzfähig für Cross-Selling und Up-Selling Personalisierte Kommunikation erhöht die Auswirkungen von Dokumenten mit 30 bis 40%. Vorher unbedruckte Stellen auf dem Dokument benutzen Sie mit FormDesigner einfach und schnell für Cross-Selling und Up-Selling. Mit FormDesigner haben Sie die Möglichkeit, Kunden mittels Ihrer Rechnung auf zukünftige Messen, zeitlich begrenzte Aktionen, usw. aufmerksam zu machen. Wirtschaftlich und nachhaltig: Kosten- und umweltbewusste Dokumentenverwendung Sie entscheiden sich sowohl für eine wirtschaftliche als auch eine umweltbewusste Lösung, weil FormDesigner: Vereinfacht die Migration von Papier auf elektronische ERP-Dokumente ebenso die Wiederverwendung Ihrer bestehenden ERP-Dokumente. Sorgt durch personalisierte und kundenspezifische Dokumente für eine bessere Akzeptanz. Reduzierung von Kundenrückfragen, Fehler und Mahnungen. Erhöht Ihren Servicelevel. Reduziert ihre Papier- und Portokosten (doppelseitiger Druck, keine vorgedruckten Briefbögen mehr notwendig). Strafft Ihren Dokumentenprozess und erhöht die Effizienz pro Dokument. Reduziert Ihre IT-Kosten durch eine effiziente Speicherung der Dokumente. FormDesigner funktioniert hervorragend auf eine virtualisierte Windows Server Umgebung (VM-Ware). FormDesigner kurz und knapp Entscheiden Sie sich für die Qualität, Stabilität und Flexibilität von FormDesigner Als einzige Applikation aus derselben Logik und Struktur entwickelt, wie ERP-Software. Keine doppelte Arbeit. Einzigartige 100% Integration mit ERP, unabhängig von ERP-Version, Upgrades und Servicepacks. Dadurch keine unnötige Programmierung. In allen Sprachen verfügbar und alle Sprachen werden unterstützt. Schnell: nur einen Tag für ein vollständig umgesetztes und gebrauchsfertiges Dokument. Immense Einsparung von Papier- und Portokosten durch weitere Prozessdigitalisierung. Zeitersparnis durch Multichannel-Anwendung: gleichzeitig drucken, faxen, mailen, teilen und archivieren. Platzersparnis durch digitales Archiv. Geringe Schulungs- und Entwicklungskosten für IT-Abteilungen (nur Schulung von ein bis zwei Stunden für den Administrator). Niederige Anschaffungs- und Wartungskosten. Erstaunlich einfach bezüglich Installation und Anwendung: innerhalb einer Stunde installiert. Keine Wochenlangen und teuren Consultants-Besuche. Schnelle Realtime Support/Service in ganz Europa durch Produktspezialisten mit Praxiserfahrung. 6

7 Warum FormDesigner? FormDesigner ist die einzige Lösung die hält was sie verspricht, und das mit niedrigen Kosten und einem sehr hohen Ertrag. Was sind die Vorteile für Endanwender und Ihre IT-Abteilung? 2-fach schnellere Dokumentenverarbeitung Elektronische Dokumentformate, Reduzierung von Druck- und Portokosten Fehlervermeidung durch elektronische Verarbeitung Weniger Beschwerden durch übersichtliches Layout, passend zum Corporate Design Schnelle Einarbeitung, intuitive Bedienung, kein Expertenwissen notwendig Sehr schnelle Installation (weniger als eine Stunde) Keine Schulung für Endanwender notwendig Innerhalb eines Tages einsatzfähig Die Installation von FormDesigner ist sehr einfach, der zeitliche Aufwand beträgt ca. eine Stunde. Danach reicht eine Stunde Schulung bez. Dokumentenerstellung aus. Nach der Schulung können Sie selbstständig Dokumente erstellen, schon vorhandene ERP-Dokumente benutzen und an die Abteilungen, die damit arbeiten, zur Verfügung stellen. Sie brauchen keine tagelangen Schulungen und teuren Berater um dafür zu sorgen das alles funktioniert wie erwartet. Auf diesen Weg ist Ihre Investition schnell zurückverdient. 24-Stunden Service Als Erfinder, Entwerfer und Hersteller intelligenter Software Werkzeuge unterstützt HiDOX mit einem kompakten und spezialisierten Europäischen Partnernetzwerk die Kunden. Sie haben direkt Kontakt mit einem Partner, der Ihre Organisation kennt und der selbstverständlich über Spezialwissen bezüglich HiDOX-Produkte verfügt. Diese Partner werden regelmäßig geschult und sind immer auf den neuesten Stand der Entwicklungen und Anwendungen. Dadurch können Sie sicher sein, dass Sie mit FormDesigner eine intensive und persönliche Begleitung und (online) Support bekommen. Grafische Optionen Sie stellen Ihre Dokumente vollständig nach Ihren Wünschen zusammen mit allen gewünschten Microsoft Windows Schriftarten, Hintergrundfarben, Logos, Bilder, Fotos, Barcodes. Verarbeitungsmöglichkeiten Von FormDesigner heraus generieren Sie leicht , E-Fax, PDF, Word-, Excel- und HTML/XML-Dokumenten. Unglaubliche Flexibilität Informationsserver: Anbindung externer Datenquellen (selbst konfigurierbar). Anbindung an zahlreiche externe Dokument Management Systeme, u.a. SharePoint. Anbindung an diverse Faxserver. Automatische Archivierung auf Basis einer Index-Datei. Immer abrufbar. Uneingeschränkt zu ändern. Uneingeschränkte Anzahl Beilagen hinzuzufügen, evtl. aus anderen Datenbanken. Unbeschränkt Informationen hinzufügen, z.b. Kopfbereiche, Fußbereiche, Aktionsmitteilungen, Werbung und allgemeine Geschäftsbedingungen, usw. Doppelseitiger Druck. Basierend auf XML. Personalisierte Dokumente: Kundenspezifische Anwendung für Cross-und Upselling. 7

8 Unsere Referenzen Found from our FTP Recreate PMS Diese führenden Firmen arbeiten bereits mit FormDesigner. Eine Gesamtübersicht finden Sie auf unserer Webseite P.O. Box 66, 3950 AB Maarn, The Netherlands T +31(0) F +31(0) E I Unsere resellers ontwerp

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