Unternehmenssteuerung mit P2plus. Aufbau und Implementierung einer P2plus Balanced Scorecard. Your Business. Solution!

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1 Unternehmenssteuerung mit P2plus Aufbau und Implementierung einer P2plus Balanced Scorecard Your Business Solution!

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3 Ausgangssituation Unternehmenssteuerung mit P2plus Ausgangssituation im Mittelstand Das Wettbewerbsumfeld insbesondere für mittelständische Unternehmen hat in den letzten Jahren erheblich an Komplexität zugenommen. Steigende Dynamik der Märkte und nach wie vor zunehmende Globalisierungstendenzen führen dazu, dass bislang lokale oder nationale Märkte weltweitem Wettbewerb und damit einem zunehmenden Preisdruck ausgesetzt sind. Internationale Fusionen haben in vielen Branchen Unternehmen hervorgebracht, denen der Mittelstand vor allem in Bezug auf deren Kapitalausstattung kaum etwas entgegen zu setzen hat. Die Chance des Mittelstandes besteht - und insofern hat sich kaum etwas geändert - darin, schneller zu sein. Die Möglichkeit dazu bieten überschaubare Strukturen und Flexibilität zur Anpassung an sich in immer kürzeren Zyklen verändernde Marktbedingungen. Nur die Möglichkeit zu besitzen, großen Unternehmen in Bezug auf Wendigkeit und Geschwindigkeit überlegen zu sein, reicht aber nicht aus. Zukünftig entscheidend wird sein, die Notwendigkeit zur Anpassung frühzeitig zu erkennen und in Folge dessen überhaupt handlungsfähig zu bleiben. Dieses Erkennen der Veränderungsnotwendigkeit bedingt aber ein entsprechendes Instrumentarium. Herkömmliche Systeme der Erfolgsrechnung sind dazu wegen des großen Zeitverzugs des Erkenntniszugewinns vollkommen ungeeignet. Benötigt werden vielmehr Daten und Zahlen, die - auf Wunsch tagesgenau - über Abweichungen, die den zukünftigen Erfolg gefährden könnten, informieren und so die Notwendigkeit zur Anpassung signalisieren. Diese Aufgabe übernimmt die P2plus Balanced Scorecard. 3

4 Funktionen Funktion der P2plus Balanced Scorecard Aus folgenden Grundüberlegungen heraus ist die P2plus Balanced Scorecard entstanden: In vielen Unternehmen existiert eine große Zahl von Daten automatisch generiert von P2plus o. ä. Systemen. Diese Daten werden mit der Zielstellung erhoben, die operative Planung zu erleichtern, effiziente Abläufe zu gewährleisten etc. Für die Führung und Steuerung des Unternehmens sind diese Daten in ihrer Gesamtheit jedoch ungeeignet: viel zu groß ist die Fülle der Information, mit der sich die Unternehmensleitung auseinander setzen müsste - schon zeitlich ein aussichtsloses Unterfangen. Benötigt wird folglich ein Maßstab, der hilft, aus allen vorliegenden Daten und Zahlen genau diejenigen zu selektieren, die für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens - und damit für die Unternehmensführung - von entscheidender Bedeutung sind. Dieser Maßstab kann nur die Strategie des Unternehmens sein, denn dort wird fest gelegt, mit welcher grundsätzlichen Ausrichtung dem Wettbewerb begegnet werden soll. Entsprechend baut die P2plus Balanced Scorecard auf der Unternehmensstrategie auf. Vorhandene Daten werden genutzt, dies allerdings mit dem Blickwinkel auf die zentrale Steuerungsaufgabe der Unternehmensführung. Statt nach vollständiger Information über alle Abläufe im Unternehmen zu streben wird auf gezielte Reduktion der verfügbaren Daten gesetzt. Aus der großen Fülle der Informationen werden nur die für die Unternehmensführung wichtigsten - nämlich die unmittelbar erfolgsrelevanten - Daten selektiert und in aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt. Es entsteht eine übersichtliche Darstellung von zentralen Erfolgsfaktoren, deren Überwachung und Steuerung gezielt den zukünftigen Unternehmenserfolg herbei führt. 4 Beispiel für eine Übersicht über die zentralen Erfolgsfaktoren ( Kennzahlen ) eines Unternehmens aus dem Produktionsbereich. Die Darstellung erfolgt in der übersichtlichen Struktur einer Balanced Scorecard. Zu erkennen sind auch die kausalen Verknüpfungen der einzelnen Faktoren.

5 Nutzen Nutzen des Systems Die Besonderheit der P2plus Balanced Scorcard liegt in der Kombination strategischer, an dem zukünftigen Unternehmenserfolg orientierter Ansätze mit der Leistungsfähigkeit von P2plus. Daraus resultiert der wesentliche Nutzen des Systems: Die große Fülle verfügbarer Informationen kann auf die wirklich erfolgsrelevanten verdichtet und in einer zentralen Übersicht in P2plus dargestellt werden. Die Quantität der von der Unternehmensführung zu bearbeitenden Informationen sinkt entscheidend, die Qualität steigt signifikant. So wird die gezielte strategiekonforme Steuerung des Unternehmens bei gleichzeitiger erheblicher Entlastung des Managements ermöglicht. Die P2plus Balanced Scorecard schafft eine bisher nicht gekannte Transparenz Eine zentrale Übersicht inkl. eines Soll-/Ist-Abgleichs ermöglicht jederzeit - auf einen Blick - Aufschluss über den Stand der Unternehmensentwicklung. die Fokussierung auf das Wesentliche Betrachtet werden ausschließlich die Faktoren, die letztlich über den langfristigen Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Handlungsfähigkeit Der Unternehmensleitung steht ein Steuerstand zur Verfügung, der die gezielte Beeinflussung zukünftigen Erfolgs mit einer ständigen Richtungs- und Abweichungskontrolle ermöglicht. Zukunftsorientierung Das Problem heute gängiger Finanzsysteme, ausschließlich rückwärts gerichtet zu sein, wird überwunden. Einblick in die Ursachen des Erfolgs Die in heute üblichen Controlling-Systemen ausschließlich betrachtete Ebene der Auswirkungen vergangenen Handelns wird verlassen. Vielmehr wird die Frage beantwortet, welche Ursachen heute für den Erfolg von morgen gesetzt werden müssen. Verständnis und eine Basis für Kommunikation Die transparente Darstellung schafft einen Rahmen, der unternehmerisches Handeln auf allen Ebenen wirksam unterstützt. Außerdem wird die Kommunikation zwischen allen Bereichen des Unternehmens gezielt gefördert, indem verdeutlicht wird, in welchem Zusammenhang einzelne Erfolgsfaktoren zueinander stehen. 5 Übersicht über die einzelnen Erfolgsfaktoren inkl. der Darstellung der vorgegebenen Zielwerte, des Soll/Ist-Abgleichs sowie ihrer aktuellen Ausprägung

6 Implementierung 6 Vorgehensweise bei der Implementierung Der Aufbau der P2plus Balanced Scorecard umfasst die nachfolgend benannten und näher beschriebenen Module: Sichtung und Aufbereitung der Basisinformationen Die wesentliche Eingangsgröße der P2plus Balanced Scorecard ist die Strategie des Unternehmens. Entsprechend bildet sie den Ausgangspunkt der Implementierung. Klärung der Vorgehensweise; Erläuterung von Art und Qualität der für den Aufbau des Systems benötigten Informationen Sichtung der im Unternehmen vorhandenen Aussagen zur strategischen Erfolgssicherung Vollständigkeits-, ggf. Plausibilitätsprüfung; Aufbereitung der Basisinformationen Erstellen einer vorläufigen Bilanz der strategischen Stärken und Schwächen Feedback-Interview mit der Geschäftsleitung Strukturierung der übergebenen Informationen Aufbau der P2plus Balanced Scorecard Kernelement der P2plus Balanced Scorecard zur Unternehmenssteuerung ist eine Übersicht, in der die für den Erfolg verantwortlichen Elemente mit ihren kausalen Zusammenhängen dargestellt sind. Der Aufbau umfasst folgende Schritte: Zusammenfassen der Ergebnisse des Strategie-Check Aufbau strategischer Ursache-Wirkungs- Beziehungen (Abbilden des Umstands, dass unternehmerischer Erfolg nicht nur von Einzelfaktoren, sondern auch von deren optimalem Zusammenwirken abhängt) Ableitung / Aufbereitung strategischer Zielsetzungen; Fixierung finanzieller Kennzahlen Ableitung und Definition der erforderlichen Messgrößen und Kennzahlen in den Bereichen Markt/Kunde, Prozesse und Potenziale und Prüfung der Operationalisierbarkeit Technische Umsetzung Einrichten der zentralen Kennzahlen Konfiguration der Software Kopplung der relevanten Datenquellen Umsetzungsbegleitung Schulung der Vorgehensmethode und Anwendung der Software Unterstützung bei der gezielten Ausgestaltung und effektiven Nutzung des Systems Allgemeine Einführungs- und Umsetzungsunterstützung Begleitung bei der Anwendung; Weiterentwicklung und Justierung des Systems Projektablauf und -umfang Die Implementierung der P2plus Balanced Scorecard erfolgt in drei der unter der Vorgehensweise bei der Implementierung dargestellten Schritte. Die Umsetzungsbegleitung ist optional und insofern nicht zwingend Bestandteil unseres Angebots. Das Angebot der Begleitung auch während der Phase der Systemumsetzung und nutzung entspricht vielmehr unserer Philosophie und der unseres Beratungspartners SAUER + MOREK. Nach aller Erfahrung ist es häufig nicht ausreichend, lediglich die konzeptionelle Phase der Erstellung eines neuen Systems zu begleiten. Vielfach entstehen gerade danach Problemstellungen, die letztlich darüber entscheiden, ob ein System effizient genutzt werden kann oder eben nicht. Auch für diese Fragestellungen bieten wir unsere Unterstützung an. Sollten Sie der Meinung sein, dass Ihre strategische Konzeption - und damit die erforderliche Basis einer zu implementierenden P2plus Balanced Scorecard Lücken aufweist, Sie Ihre Strategie professionell auf Plausibilität prüfen lassen wollen oder gar eine neue Strategie erarbeiten wollen, so stehen wir Ihnen auch hier mit unserem Beratungspartner SAUER + MOREK professionell zur Seite. Der jeweilige Aufwand wird von uns - nach einer gemeinsamen Prüfung - verbindlich festgelegt.

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