Öffentliches Verfahrensverzeichnis für den Bereich Datenschutz / Datensicherheit
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- Käte Seidel
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1 Öffentliches Verfahrensverzeichnis für den Bereich Datenschutz / Datensicherheit
2 Öffentliches Verfahrensverzeichnis für den Bereich Datenschutz / Datensicherheit der Datasec information factory GmbH, Siegen - Erarbeitet durch den Datenschutzbeauftragen Michael Letter und Frau Anne Heckmann, Justiziariat der Datasec information factory GmbH Zur internen und externen Verwendung DATASEC information factory GmbH, Siegen 1
3 Inhaltsverzeichnis Rechtliche Grundlagen..2 Begriffsdefinition...2 Formular für ein Verfahrensverzeichnis gem. 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG 4 Angaben zur verantwortlichen Stelle ( 4e Satz 1 Nr. 1-3 BDSG)...4 Angaben zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung ( 4e Satz 1 Nr. 4-8 BDSG)..4 Rechtliche Grundlagen Gemäß 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG macht der Datenschutzbeauftragte die Angaben nach 4e Satz 1 Nrn. 1-8 BDSG auf Antrag Jedermann in geeigneter Weise verfügbar. Sofern ein Datenschutzbeauftragter nicht bestellt ist, obliegt diese Verpflichtung der verantwortlichen Stelle. Begriffsdefinition Verfahren ist ein Bündel von Verarbeitungen, die über eine vom Verantwortlichen definierte Zweckbestimmung verbunden sind (Begründung zu Art. 18 EG- Datenschutzrichtlinie). Das Verfahrensverzeichnis ist die zu veröffentlichende Übersicht für Jedermann ( 4e Satz 1 Nrn. 1-8). Diese Bezeichnung wird z.b. auch im 8 Abs. 1 des Brandenburgischen LDSG verwendet. Danach führt jede datenverarbeitende Stelle, die personenbezogene Daten verarbeitet, ein Verzeichnis der automatisierten Verfahren (Verfahrensverzeichnis). Der Meldepflicht unterliegen nach 4d Abs. 1 BDSG die Verfahren automatisierter Verarbeitungen. Da ein Verfahren aus mehreren Verarbeitungen bzw. Verarbeitungsgruppen besteht, kann die gesetzlich nach 4d Abs. 6 Satz 2 BDSG zu erstellende Übersicht zum Zweck der Vorabkontrolle mit den Angaben nach 4e Satz 1 DATASEC information factory GmbH, Siegen 2
4 Nrn. 1-9 BDSG und den Angaben nach 4g Abs. 2 BDSG über die zugriffsberechtigten Personen als Verarbeitungsübersicht bezeichnet werden. Die Verarbeitungsübersicht ist die Arbeitsgrundlage des Datenschutzbeauftragten. Der Begriff Automatisierte personenbezogene Verarbeitung ist nach 3 Abs. 2 BDSG die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen. Zur Verdeutlichung sei noch aus Art. 2b EG- Datenschutzrichtlinie zitiert. Danach bezeichnet der Ausdruck Verarbeitung personenbezogener Daten ( Verarbeitung ) jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Speichern, die Organisation, die Aufbewahrung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Benutzung, die Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder die Verknüpfung sowie das Sperren, Löschen oder Vernichten. DATASEC information factory GmbH, Siegen 3
5 Formular für ein Verfahrensverzeichnis gem. 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG Angaben zur verantwortlichen Stelle ( 4e Satz 1 Nr. 1-3 BDSG) 1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle DATASEC information factory GmbH 2. Leiter der verantwortlichen Stelle und der Datenverarbeitung Geschäftsführer: Wolfgang Weber 3. Anschrift der verantwortlichen Stelle: DATASEC information factory GmbH Welterstraße Siegen Fon: +49 (0)2 71 / Fax: +49 (0)2 71 / contact@datasec.de Internet: Angaben zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung ( 4e Satz 1 Nr. 4-8 BDSG) 4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung Abgeleitet aus der Satzung / Handelsregistereintrag / Gewerbeanmeldung des Unternehmens ist der Hauptzweck Das Unternehmen Datasec information factory GmbH DATASEC ist seit 15 Jahren Ihr professioneller Partner, wenn es darum geht, Dokumente und Informationen digital zu verwalten und aufzubereiten sowie Dokumentengestützte Geschäftsprozesse zu optimieren und in gewachsene Infrastrukturen von Unternehmen zu integrieren. DATASEC information factory GmbH, Siegen 4
6 Daten werden ausschließlich zweckgebunden erhoben: Kommunikationsdaten von Lieferanten und Kunden. Anschriften Namen, Vornamen, Zusätze, Titel Firmierungen Mailadressen, Webseiten, Telefonnummern Im Projektgeschäft werden diese entsprechend erhoben. Weitere Daten sind: Bonitätsdaten Lieferdaten Zahlungsdaten (z. B. Kontodaten, Modalitäten und dergleichen) Rechtsgrundlagen: 28ff BDSG "Zweckbestimmungen Lieferanten und Kundenverträge Ggf. Betriebsvereinbarungen Gewerbesteuergesetz Körperschaftssteuergesetz Mehrwertsteuergesetz Personalabrechnung und -verwaltung: Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten Entgeltabrechnung Arbeitszeiterfassung Terminverwaltung Reisekostenabrechnung Datenaustausch mit Geldinstituten Statistische Auswertungen Rechtsgrundlagen: 32 BDSG "Beschäftigungsverhältnis Arbeitsvertrag Betriebsvereinbarung DATASEC information factory GmbH, Siegen 5
7 Einkommenssteuergesetz Lohnsteuergesetz Datenerfassungs- und -Übermittlungsverordnung - DEÜV 829 Abs. 2 Satz 1 ZPO (Gehaltspfändungen) Wertguthabenvereinbarung 5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Die betroffenen Personengruppen ergeben sich aus der Zweckbestimmung (Nr. 4). Es handelt sich um folgende Datenkategorien (bei allen können IT-Nutzungsdaten anfallen): - Kundenverwaltungsverfahren: (z.b. Ansprechpartner, Adress-, Vertrags-, Zahlungs-, Steuerungsdaten) - Personalverwaltungsverfahren: (z.b. Planungs-, Vertragsstamm- und - abrechnungsdaten von z.b. Bewerbern/Mitarbeitern/Rentner/möglichen Anspruchsberechtigten) - Lieferantenverwaltungsverfahren: (z.b. Vertragsstamm- und -abrechnungsdaten) - Handelsvertreterverwaltungsverfahren: (z.b. Vertragsstamm- und - abrechnungsdaten, Steuerungsdaten) - Interessentenbetreuungsverfahren: (Adressdaten, Produktinteresse) Personengruppe Beschäftigte des Unternehmens Bewerber Ehemalige Beschäftigte Aushilfen Führungskräfte Kunden Lieferanten Externe Dienstleister & Berater Daten / Datenkategorie Name Daten zur Person Personalnummer, Kundennummer, Lieferantennummer Staatsangehörigkeit Behinderung Familie/Bezugsperson Adressdaten (Anschrift) Geburtsdatum Andere/frühere Arbeitgeber Qualifikationen Ein- und Austritt Lohn- und DATASEC information factory GmbH, Siegen 6
8 Gehaltsdaten/Abrechnungsdaten Renten- und Sozialversicherungsdaten Bankverbindung Vermögensbildung Vertragsbestandteile Pfändungen Zeugnisse Abmahnungen Bewerbungsunterlagen Zeiterfassungsdaten (Abwesenheiten, Anwesenheiten, Dienstpläne, Zusatzurlaub) Gehaltsentwicklung Betriebliche Altersversorgung Steuernummer Telefonnummern Faxnummern adressen Kundensperrinformationen Lieferantensperrinformationen Verbrauchabhängige Daten wie, Zählerstände, Strommengen, Verbräuche, Abnahmemengen 6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften interne Stellen Dienstleister ( 11 BDSG) externe Stellen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke im Besonderen: Personalabteilung, Lohnbuchhaltung: Abrechnung der lohnrelevanten Daten Personalplanung: Dienstplanung, Zeitwirtschaft, ERP, CRM Controlling/Revision: nur anonymisierte Daten Vorgesetzte des betroffenen Beschäftigten: Mitarbeitergespräch, Arbeitszeitkonto DATASEC information factory GmbH, Siegen 7
9 Kreditinstitute: Gehaltsüberweisung Gläubiger: Lohn- und Gehaltspfändungen Finanzamt: Lohndaten Sozialversicherungsträger: Krankenversicherungen BAV Rentenversicherungsträger Externer Auftragsdatenverarbeiter: Datenträgerentsorgung, Fernwartung 7. Regelfristen für die Löschung von Daten Die gesetzlich vorgeschriebenen aufbewahrungs-pflichten und -fristen werden eingehalten. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten gelöscht oder gesperrt. In anderen Fällen erfolgt die Löschung, wenn die unter 4. aufgeführten Zwecke wegfallen. 8. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten Geplant: NEIN Wenn JA: entfällt Zweck Daten / Datenkategorie Länder/Länderkategorie 9. Datenschutzbeauftragter: Michael Letter Zertifizierter externer betrieblicher Datenschutzbeauftragter (GDD) 5medical management GmbH, Geschäftsführerin Karin Letter, Matthiasstraße 33a, Neuss, Telefon info@letter-consulting.de DATASEC information factory GmbH, Siegen 8
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