Fragebogen für Massenversender

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1 Fragebogen für Massenversender zur Teilnahme von Massenversendern an der Certified Senders Alliance (CSA) Seite 1 von 12 Version 5.01

2 Bitte füllen Sie dieses Formular vollständig aus und senden es per Fax oder Brief an eco. Die kursiven Angaben werden von uns ausgefüllt О Erstantrag О Änderungen von Daten / Hinzufügen von Angaben CSA Kundennummer.: (bei Änderungen bitte angeben) 1. Unternehmen 2. Rechnungsanschrift Firma: Name: Vorname: Straße, Nr.: PLZ / Ort Land: Telefon: Fax: URL: Rechtsform: Straße, Nr.: PLZ / Ort Telefon: Fax: VAT-Nr.: 3. Geschäftsführung Name: Vorname: Mitglied DDV / DMVÖ / BVDW: Telefon: Mitglied eco: Fax: Kunde bei Kooperationspartner: О Ja/ Wenn ja, Name des Kooperationspartners: Mobil: Jahresumsatz: О < 0,5 Mio (Bei Banken: Bilanzsumme) О > 0,5 Mio & < 2,5 Mio О > 2,5 Mio Wichtig: Die Umsatzangaben beziehen sich auf den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens, ungeachtet dessen, wie viel davon durch -Versand generiert wird Seite 2 von 12 Version 5.01

3 Geben Sie bitte hier Ihren Geschäftsbereich und Ihre Branche an: 4. CSA-Ansprechpartner 5. CSA-Ansprechpartner (Vertreter) Name: Vorname: Position: Telefon: Mobil: Fax: Anschrift: Name: Vorname: Position: Telefon: Mobil: Fax: Anschrift: 1*: 1*: Complaints-Adresse: Für alle Beschwerden im Rahmen des Mail-Versandes (Complaints-Adresse sowie automatisierte Feedback Loop Mitteilungen). Eine rollenbezogene adresse ist hier zwingend erforderlich (z.b. Die interne Weiterverteilung der bleibt dem Versender überlassen. * Für die allgemeine Kommunikation im Rahmen des Projektes Seite 3 von 12 Version 5.01

4 6. Erfüllung der zwingenden Aufnahmekriterien 6.1. Haben Sie im Anhang alle Ihre versendenden Mailserver genannt? (Sowohl diejenigen, die entsprechend den Regularien für die CSA Whitelist bestimmt sind, als auch diejenigen, die nicht gewhitelistet werden sollen) 6.2. Haben Sie Server genannt, die nicht gewhitelistet werden sollen? Wenn nein : Bitte setzen Sie die Beantwortung bei Ziffer 6.4 fort Erfüllen die Mailserver, die nicht gewhitelistet werden sollen die Ausnahme- Voraussetzungen der Ziffer 2.a.aa. und/oder 2.a.bb? Wenn ja : Senden Sie uns bitte in digitaler Form eine Begründung für das Vorliegen der Ausnahme-Voraussetzungen für die Server, die nicht gewhitelistet werden sollen zu. Die Zusendung erfolgt an: Haben Sie die vorgenannte Begründung an die genannte Adresse zugesandt? Wenn ja, wann (Datum & Uhrzeit): Einwilligung 6.4. Erfolgt der Versand von s nur an Adressaten, die ihre Einwilligung hierzu erteilt haben (Opt-IN) oder sich mit dem Werbenden in bestehenden Kundenbeziehungen befinden und die Voraussetzungen des Art 13 Abs. 2 der Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 12. Juli 2002 eingehalten wurden? 6.5. Ist sichergestellt, dass die Adressaten ihre Einwilligung in die Zusendung von Werbe- s gesondert erteilt haben? (Die Einwilligung darf nicht Bestandteil anderer Erklärungen sein, z.b. Einwilligung in die Geltung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen.) 6.6. Ist sichergestellt, dass die Adressaten ihre Einwilligung in die Zusendung von Werbe- s aktiv durch eine bewusste Handlung abgegeben haben und insbesondere keine vorangeklickten / vorangekreuzten Kästchen für die Einwilligung verwendet werden? Seite 4 von 12 Version 5.01

5 Gestaltung der Enthält jede versendete sowie Ihre Unternehmenswebseite ein vollständiges Impressum nach 5 Abs. 1 des Telemediengesetzes (TMG)? 6.8. Sind evtl. Auftraggeber bzw. das Impressum der Newsletter klar und leicht erkennbar? 6.9. Gibt es einen Widerrufshinweis und eine Opt-Out Möglichkeit für die Empfänger? Werden -Adressen verwendet, die Sie bzw. Ihre Kunden von Dritten erworben haben? Wenn ja : Ist sichergestellt, dass Sie bzw. Ihre Kunden sich vor der Vornahme von Werbehandlungen vergewissern, dass tatsächlich nur solche Empfänger angeschrieben werden, die eine Einwilligung im Sinne der CSA-Aufnahmekriterien erklärt haben, die sich nicht nur auf den Versand durch den Dritten sondern auch durch Sie bzw. Ihre Kunden selbst bezieht? Vermeiden Sie wirkungsvoll durch eine klare Gestaltung von z.b. der Kopfund/oder der Betreffzeile Ihrer s die Verschleierung eines kommerziellen Charakters der Nachrichten bzw. sonstige mögliche Irreführungen? Werden -Adressen verwendet, die durch Dritte gewonnen wurden (etwa durch Co-Sponsoring)? Wenn ja : Ist sichergestellt, dass bei der Gewinnung folgende Kriterien eingehalten wurden: a) die Unternehmen, für die die Adressdaten generiert wurden, transparent, namentlich und unter Angabe der Branche einzeln benannt wurden, b) die Kenntnisnahme der Liste der Unternehmen für den Nutzer leicht, und eindeutig möglich war und c) die Anzahl der Unternehmen bzw. Personen, für die die Adressdaten erhoben wurden, auf ein Maß reduziert ist, das die Weiterleitung der Nutzerdaten an einen unverhältnismäßig großen Kreis Dritter ausschließt und dem Nutzer erlaubt, die Tragweite und der Umfang seiner Einwilligung einfach zu erfassen sowie den rechtmäßigen Umgang mit seinen Daten einfach zu kontrollieren? Seite 5 von 12 Version 5.01

6 Technische Konfigurationen Sind Ihre Server angemessen technisch abgesichert? (Firewall, kein Open Relay etc.) Sind Ihre versendeten s RFC-konform? Korrespondieren die IP-Adressen und DNS Namen (FQDN) aller Ihrer server über ARR und PTR Einträge? Zeigen die o.g. WHOIS-Einträge der IP-Adressen und/oder der korrespondierenden FQDNs auf Sie als Versender? Ist der im DNS eingetragene und verwendete FQDN im SMTP-Dialog (Envelope- Kommunikation) bei dem HELO/EHLO Kommando angegeben? Sind in den WHOIS Einträgen, die auf Sie verweisen, valide und erreichbare Abuse- und Kontakt- -Adressen angegeben? 6.19 Haben Sie eine separate Abuse-/Complaint- bzw. Feedback-Loop -Adresse (Frei definierbarer ROLE Account, der beim Versender für die Zusendung von u.u. automatisierten Beschwerden oder Anfragen von ISPs oder Empfängern zuständig ist) für die von Ihnen verwendeten IP-Adressen eingerichtet und der CSA unter genannt? Und sind sie in der Lage ARF und X-ARF zu verarbeiten? Wenn ja, wann (Datum & Uhrzeit): Ist Ihrerseits eine 24h werktägliche Reaktionszeit vorhanden? Haben Sie die alleinige technische Kontrolle über Ihre Server? Verwenden Sie die angegebenen -Server ausschließlich und dediziert nur für den Massenversand von s, z.b. Newsletter und nicht für individuelle - Kommunikation? Seite 6 von 12 Version 5.01

7 6.23. Nehmen Sie die Adressaten- adressen nach 3 Hardbounces von der Liste? Tragen Sie für die Envelope-MFROM- adresse einen validen SPF-MFROM Eintrag im DNS ein und ist diese Adresse für z.b. Bounces erreichbar? Tragen Sie für den FQDN des servers einen SPF-HELO Eintrag im DNS ein? Sofern Sie auch SenderID Einträge im DNS vornehmen oder dies planen, sind/werden diese in der zu SPF abgrenzenden Form spf2.0/pra vorgenommen? Tragen Sie für den Domain Name Teil der Envelope- -Adresse (MFROM) einen mindestens sehr niedrig priorisierten MX-Record, sowie einen (u.u. zusätzlichen) A-Record auf den server im DNS ein? Verwenden Sie DomainKeys Identified Mail (DKIM)? 6.29 Fügen Sie in Ihren ausgesandten s einen List-Unsubscribe Header ein? Wenn nein weiter mit 6.30, ansonsten Fügen Sie in Ihren ausgesandten s einen List-Help-Link ein? 6.31 Fügen Sie einen List-Id Header in Ihre s ein? 6.32 Fügen Sie einen X-CSA-Complaints Header in Ihre s ein? 6.33 Können Sie bzw. Ihre Kunden DKIM-Failure Reports empfangen? 6.34 Können Sie bzw. Ihre Kunden SPF-Failure Reports empfangen? Seite 7 von 12 Version 5.01

8 7. Erforderliche Informationen bei Dienstleistungen für Dritte (ASP-Dienstleistungen) Wichtig: Wenn Sie Werbe-Dienstleistungen für Kunden erbringen und nicht nur eigene s über die CSA versenden, sind Sie verpflichtet sicherzustellen, dass Ihre Kunden genauso die zwingenden Kriterien der CSA erfüllen. Erbringen Sie auch oder nur für Kunden ASP-Dienstleistungen? Wenn ja : Senden Sie uns bitte in digitaler Form die mit Ihren Kunden verwendeten Vertragsunterlagen bzw. Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu. Die Zusendung erfolgt an: Haben Sie die vorgenannten Vertragsunterlagen an an die genannte Adresse zugesandt? Wenn ja, wann (Datum & Uhrzeit): 8. Beispiele für Newsletter Senden Sie uns bitte mindestens drei Beispiele (vollständige, bereits zugestellte inklusiver Headerzeilen im Textformat) für die von Ihnen oder Ihren Kunden versendeten Newsletter an zu! Haben Sie die vorgenannten Beispiele für Newsletter an an die genannte Adresse zugesandt? Wenn ja, wann (Datum & Uhrzeit): Seite 8 von 12 Version 5.01

9 9. -Server und WHOIS-Informationen Senden Sie uns bitte - wie in der Anlage zu diesem Fragebogen beschrieben die versendenden -Server in einer Textdatei (firmenname_datum.xml) sowie die entsprechenden WHOIS-Informationen via an zu. Haben Sie die vorgenannten Server- und WHOIS-Informationen an an die genannte Adresse zugesandt? Wenn ja, wann (Datum & Uhrzeit): 10. Antragsformalitäten, Datenschutz Es werden nur vollständig eingegangene Anträge bearbeitet Ein Antrag ist vollständig, wenn der CSA insbesondere folgende Unterlagen/Informationen vorliegen: a. ausgefüllte und unterzeichnete CSA-Teilnahmebedingungen in zweifacher Ausfertigung b. ausgefüllter und unterzeichneter CSA-Fragebogen c. mindestens drei Beispiele für Newsletter d. vollständige -Server- und WHOIS-Informationen sowie, wenn erforderlich: e. Vertragsunterlagen nach Ziffer 7 dieses Fragebogens Anfragen und Eingaben werden nur von autorisierten Ansprechpartnern des Massenversenders (Ziffern 4 und 5 dieses Fragebogens) berücksichtigt Die von Ihnen in diesem Fragebogen oder sonst im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens unterbreiteten Informationen und personenbezogenen Daten werden von eco im Rahmen der Zweckbestimmung der Zertifizierung und des laufenden Whitelist-Betriebes erhoben, verarbeitet und genutzt. Dies erfolgt im Einklang mit den vertraglichen Vereinbarungen und datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Daten über die zertifizierten Server werden an die teilnehmenden ISPs/Provider und Spamfilterhersteller übermittelt. Sonstige Daten werden nur an Seite 9 von 12 Version 5.01

10 ISPs/Provider weitergeben. Der Massenversender ist nicht berechtigt, sich oder Dritten vermöge der Dienste nicht für ihn oder den Dritten bestimmte Daten oder Informationen zu verschaffen. Ort, Datum Unterschrift, Firmenstempel Seite 10 von 12 Version 5.01

11 ANLAGE zum CSA-Fragebogen für Massenversender Angabe der -Server und WHOIS-Informationen Wichtige Hinweise: a. Beachten Sie bitte das Dokument Aufnahmekriterien für Massenversender. Für jeden der hier angegebenen Server muss u.a. ein reverse lookup möglich sein. Auch dürfen nur Server angegeben werden, die ausschliesslich für einen automatisierten Versand (z.b. Newsletter) genutzt werden. b. Übermitteln Sie uns bitte die zu zertifizierenden Server digital in einer Textdatei (firmenname_datum.xml) via an nach folgendem Schema: <certified_server> <IPtype>IPv4</IPtype> <IP> </IP> <DNSname>mail1.xxxxxxxxxx.de</DNSname> </certified_server> <certified_server> <IPtype>IPv4</IPtype> <IP> </IP> <DNSname>mail2.xxxxxxxxxx.de</DNSname> </certified_server> <certified_server> <IPtype>IPv4</IPtype> <IP> </IP> <DNSname>mail3.xxxxxxxxxx.de</DNSname> </certified_server> <certified_server> ( ) </certified_server> usw Seite 11 von 12 Version 5.01

12 c. Übermitteln Sie bitte Ihre Versand-Server, die nicht zertifiziert werden sollen (siehe Dokument Aufnahmekriterien für Massenversender ), in einer separaten Textdatei (firmenname_notcert_datum.xml) an wie folgt: <not_certified_server_ip v="4" DNSname="mail1.x.tld"> </not_certified_server_IP> <not_certified_server_ip v="4" DNSname="mail2.x.tld"> </not_certified_server_IP> usw. d. Teilen Sie uns separat mit, mit welcher Begründung Server nicht auf die Whitelist gesetzt werden sollen (z.b. Testserver ). e. Für jeden Server muss ein aussagekräftiger WHOIS-Report sowohl für die IP-Adresse, wie auch den Fully Qualified Domain Name gemacht werden. Senden Sie uns daher bitte die WHOIS-Reports für alle eingereichten Server zusammengefassten in einer PDF Datei an f. Teilen Sie uns genauso mit, wenn Sie neue Server hinzufügen möchten. g. Das Löschen bereits eingetragener Server geschieht formlos über einen schriftlichen Hinweis per Brief, Fax oder an Seite 12 von 12 Version 5.01

Aufnahmekriterien. für die Teilnahme von Massenversendern an der Certified Senders Alliance (CSA) 19.03.2014 Seite 1 von 11 Version 1.

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