Vereinshandbuch. Stand FS Studentenschaft +41 (0) CH-9010 St. Gallen. Universität St. Gallen

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1 Vereinshandbuch Stand FS 2014 Internationale Beziehungen (HSG) 1 18

2 Inhalt 1 Pflichten der Vereine Vereinsakkreditierung Zweck der Akkreditierung Anforderungen für die Akkreditierung Der Akkreditierungsprozess im Überblick Dienstleistungen durch die Universität und die SHSG Vereinspräsidenten-Treffen / Workshops Adresse Nutzung eines Raums an der HSG Vereinsauftreten bezüglich der Campus Credits Postfach an der Uni Ausleihmöglichkeiten Finanzierungsmöglichkeiten Media PC Druckkontingent Werbemöglichkeiten der Vereine Tischständer Plakate / Aushänge Permanente Anschlagsflächen Video Audimax Standaktionen A- und B-Gebäude Apéros und Events Vereinspräsentation in der Startwoche Vereinsinfobörse Prisma toxic.fm Internationale Beziehungen (HSG) 2 18

3 4.11 Beitrag Mediateam Eventkalender auf Vereinsinformationen auf myunisg.ch Newseinträge und Banner auf myunisg.ch Infoshot Promotion via Facebook Kontakt und Feedback Sponsoring Ratgeber Career Services Center (CSC-HSG) Internationale Beziehungen (HSG) 3 18

4 Vorwort Liebe Vereinspräsidentinnen und Vereinspräsidenten, liebe Interessierte Seit es die gibt, existieren studentische Vereine. Die ehemals übersichtliche Vereinslandschaft ist heute so stark angewachsen, dass ihr Management eine grosse Herausforderung darstellt. Die Studentenschaft der (SHSG) bemüht sich darum, die Vereinsinteressen gegenüber den Studierenden und der Universität zu vertreten. Welche Rechte und Pflichten haben Vereine? Welche Finanzierungsmöglichkeiten bestehen? Welche Werbemöglichkeiten habe ich an der Universität für meinen Verein? Wie kann ich neue Mitglieder gewinnen? Wie gründe ich einen Verein? Und wie kann mich die Studentenschaft bei all dem unterstützen? Die vorliegende Broschüre soll klären, wie die Zusammenarbeit zwischen Vereinen und der Studentenschaft funktioniert. Sie soll Fragen beantworten, bevor Ihr sie uns stellt, Prozesse beschleunigen und Euch dadurch helfen, Eure Ziele besser zu erreichen. Kurz gesagt: Die Broschüre soll Euch als Nachschlagewerk dienen. Viel Erfolg wünschen Euch im Namen der SHSG der Vorstand Kultur und der Vereinskoordinator! Internationale Beziehungen (HSG) 4 18

5 1 Pflichten der Vereine Jeder Verein ist dazu verpflichtet, den Vereinskoordinator über Folgendes zu informieren: Wechsel des Vorstands (Name / Vorname, Mobiltelefonnummer und -Adresse) und Aktivitätsbestätigung müssen im Herbstsemester auf Aufforderung der Studentenschaft bis spätestens 1. November jährlich mitgeteilt werden. Die jährliche Überprüfung der Aktivität des Vereins durch den Senatsausschuss findet jeweils am Anfang des Kalenderjahres statt. Bei nicht erfolgter Meldung gilt die Vereinigung als inaktiv. Änderungen der Statuten nach Punkt 6 der Anerkennungsrichtlinien Geringfügige Änderungen: Statuten bedürfen keiner neuen Vorlegung, sondern müssen nur per Mail an den Vereinskoordinator gesendet und per Login auf myunisg.ch hochgeladen werden. Wesentliche Änderungen: Statuen bedürfen erneuter Überprüfung durch Senatsausschuss (z.b. Namensänderung). Vereinsinformationen auf myunisg.ch sind laufend zu aktualisieren. Die Auflösung eines Vereins ist zwingend mittels dem Vereinskoordinator und dem Vorstand Kultur mitzuteilen. Kontakt Vereinskoordinator: Kontakt Vorstand Kultur: 2 Vereinsakkreditierung 2.1 Zweck der Akkreditierung Nach der Akkreditierung hat ein Verein folgende Vorteile: Bezugnahme in Vereinsname oder Vereinszweck auf die Nutzung von Services und Werbemöglichkeiten, die von der Studentenschaft und der Universität angeboten werden. Internationale Beziehungen (HSG) 5 18

6 2.2 Anforderungen für die Akkreditierung Ein Verein muss drei Grundanforderungen erfüllen, um akkreditiert werden zu können: Nutzen für die Studierenden/die HSG Notwendigkeit des Vereins Ernsthafter Beweggrund Die genaue Bedeutung dieser drei Anforderungen kann in den Anerkennungsrichtlinien nachgelesen werden. 2.3 Der Akkreditierungsprozess im Überblick Erfolgsfaktor zur schnellen Akkreditierung ist die Vertrautheit mit dem Prozess seitens des Antragstellers. Dazu empfiehlt es sich, Antragsformular, Richtlinien und Checkliste zur Vereinsakkreditierung genau durchzulesen. Die durchschnittliche Prozessdauer beträgt 1-3 Monate. Alle Dokumente zur Akkreditierung finden sich hier: Im Folgenden wird der genaue Ablauf des Prozesses erklärt. Schritt 1: Vorabklärung mit dem Vereinskoordinator Der erste Schritt ist die Kontaktaufnahme der Gründer mit dem Vereinskoordinator. Dabei geht es um Folgendes: Erste Lageeinschätzung Einschätzung der Erfolgschance des Akkreditierungsantrags Sichergehen, dass nicht bereits ein anderes Gefäss studentischen Engagements mit derselben Zielsetzung besteht. Schritt 2: Vereinsgründung Der zweite Schritt ist die Vereinsgründung gemäss Art. 60ff ZGB durch den/die Gründer selbst. Dazu gehört unter anderem auch die Ausarbeitung von Statuten. Schritt 3: Akkreditierungsantrag einreichen Der dritte Schritt der Akkreditierung ist die Einreichung des Akkreditierungsantrages. Folgendes ist zu tun: Internationale Beziehungen (HSG) 6 18

7 Vereinspräsident füllt Akkreditierungsantrag aus und unterschreibt ihn Mit dem Antragsformular müssen zudem Unterschriften der Mitglieder gesammelt werden (siehe letzte Seite des Formulars) Antrag auf Aufnahme Externer beifügen, falls Aufnahme von Nicht-HSG- Studierenden vorgesehen. Übergabe des Antrags und der Statuten an den SHSG-Vorstand Kultur (Guisanstrasse 9, 9010 St.Gallen). Schritt 4: Überprüfung des Akkreditierungsantrags durch die Studentenschaft Der vierte Schritt ist eine erste Vorprüfung des Antrags durch die Studentenschaft. Es wird dabei wie folgt vorgegangen: Überprüfung des Antrags durch den Vorstand Kultur Unterzeichnung des Antrags durch den Präsidenten der Studentenschaft mit positiver oder negativer Empfehlung Weiterleitung des Antrags an die RWA der HSG (Rechtswissenschaftliche Abteilung) durch die Studentenschaft Schritt 5: Überprüfung des Akkreditierungsantrags durch die RWA Rechtliche Überprüfung des Antrags durch den Abteilungsassistenten der RWA Bei Fragen oder Problemen wird der Verein per Mail direkt kontaktiert Schritt 6: Entscheidung über die Akkreditierung durch den Senatsausschuss Sobald die RWA den Antrag und die Statuten überprüft hat, wird an der nächsten Senatsausschusssitzung (ca. alle zwei Wochen) wie folgt über den Antrag befunden: Präsident der Studentenschaft stellt in der Senatsausschusssitzung den Antrag vor und gibt eine Empfehlung ab. Schriftliche Benachrichtigung des Vereins über Akkreditierungsausgang durch den Senatsausschuss. Danach ist der Verein im Idealfall offiziell akkreditiert. Es erfolgt die erneute Kontaktaufnahme mit dem Vereinskoordinator, um die im Nachfolgenden erklärten Services der Studentenschaft zu erläutern. Internationale Beziehungen (HSG) 7 18

8 3 Dienstleistungen durch die Universität und die SHSG Folgende Dienstleistungen werden dem akkreditierten Verein von der Universität und der Studentenschaft angeboten: Vereinspräsidenten- Treffen Sponsoring- Workshop Adresse Nutzung eines Raums an der HSG Auftreten unter Bezugsnahme auf die HSG Campus Credits Postfach an der Uni Ausleihmöglichkeiten Finanzierungsmöglichkeiten Media PC Druckkontingent 3.1 Vereinspräsidenten-Treffen / Workshops Pro Jahr sind zwei Vereinspräsidenten-Treffen und ein Vereinspräsidenten-Workshop vorgesehen. Vereinspräsidenten-Treffen dienen dem vereinsübergreifenden Gedankenaustausch, sowie der Information der Vereine über wichtige Themen seitens der Studentenschaft. Sponsoring-Workshops finden jeweils in Zusammenarbeit mit dem Career Services Center (CSC-HSG) statt. Ziel ist primär die Vermittlung von Wissen zur erfolgreichen Akquise von Sponsoren. Der Student Leaders Workshop findet vier Mal pro Jahr statt und steht vor allem den Vereinspräsidenten offen. Der Beitrag für die Teilnehmer beträgt CHF und ist mit der verbindlichen Anmeldung zu den 4 Workshops zu überweisen. Mehr Informationen hierzu unter Internationale Beziehungen (HSG) 8 18

9 3.2 -Adresse Akkreditierte Vereine können eine -Adresse erhalten. Der Vereinsname (<verein>) muss mindestens 5 Zeichen lang sein. Wendet euch dazu bitte direkt an den Vorstand IT: 3.3 Nutzung eines Raums an der HSG Vereine können kostenlos einen Raum an der Universität für Vereinsanlässe nutzen. Reservationen können per mit Angaben über Datum, Uhrzeit, Anzahl Personen und gewünschten Raum direkt an die Raumdisposition gesendet werden. Kontakt Raumdispo: 3.4 Vereinsauftreten bezüglich der An der akkreditierte Verein dürfen unter Bezugnahme auf die HSG auftreten. Dies ermöglicht es ihnen, an den Vereinsnamen den Zusatz an der Universität St. Gallen oder an der HSG hinzuzufügen. Nicht erlaubt sind hingegen die Zusätze der oder der HSG. Die Abkürzung UniSG ist nicht gültig. 3.5 Campus Credits Die Universität vergibt Campus Credits für ausserordentliche studentische Leistungen in Projektarbeiten. Die Studentenschaft hat auf Vergabe von Campus Credits keinen Einfluss. Genauere Informationen hierzu: Studentweb: Postfach an der Uni Vereine haben die Möglichkeit ein Postfach an der Universität zu beziehen. Dazu muss sich der Verein an das Büro Service Zentrum (UG Hauptgebäude) wenden und gegen CHF 100 Depot einen Schlüssel ausleihen. Danach kann die Vereinspost an die Adresse Dufourstrasse 50, <Vereinsname> gesendet werden. Es gilt zu beachten: Internationale Beziehungen (HSG) 9 18

10 Der Post-Schalter ist von und besetzt. Das Angebot reicht nur solange Plätze verfügbar sind. 3.7 Ausleihmöglichkeiten Alle Vereine können gegen eine Kaution einen Grossteil der Mobilien der Studentenschaft ausleihen (z.b. Bänke, Grill, Beamer, Kamera etc). Eine detaillierte Auflistung sowie Beschreibung der Mobilien finden sich unter untenstehendem Link. Alle Reservationen können über die Studentenschaft vorgenommen werden. Ausleihmöglichkeiten: per Mail: 3.8 Finanzierungsmöglichkeiten Zur Finanzierung von Vereinsaktivitäten oder als Anschubfinanzierung für neugegründete Vereine besteht die Möglichkeit, beim Fonds zur Förderung studentischen Engagements, dem Sozial- und Kulturfonds oder bei der Onlineförderbörse «HSG insite» Anträge auf Unterstützung des Projekts zu stellen. Voraussetzung dafür ist, dass die Projekte einen Mehrwert für alle Studierenden darstellen und diesen zugänglich sind. Die entsprechenden Reglemente finden sich unter den unten angegebenen Links. Anträge und Fragen sind entsprechend dem Fonds entweder an den Vorstand Kultur oder den Präsidenten der Studentenschaft bzw. an die Ansprechpartnerin der «HSG insite» zu richten. Unterstützungsleistungen à fond perdu, Darlehen oder Defizitgarantien. Sozial- und Kulturfonds Fonds zur Förderung studentischen Engagements Crowdfundingplattform «HSG insite» Reglemente, Leitfäden, Gesuchsformular : Sozial- und Kulturfonds: Fonds zur Förderung studentischen Engagements: HSG insite: Internationale Beziehungen (HSG) 10 18

11 3.9 Media PC Den Vereinen steht bei Bedarf ein Media PC für die Erstellung von Flyern oder anderen Kreativprojekten zur Verfügung. Dieser befindet sich im SHSG-Haus, Raum Die angebotene Software beinhaltet Adobe Creative Suite 6 (InDesign, Illustrator, Photoshop). Die Nutzung bedarf einer Voranmeldung an: 3.10 Druckkontingent Jedem Verein steht pro Semester ein kostenloses Druckkontingent zur Verfügung. Jeder Verein erhält dazu 200 Credits pro Semester, die er folgendermassen einfordern kann. 1 Credit = 1 schwarz/weiss Druck (A4/A3) 6 Credits = 1 Farbdruck (A4/A3) Voranmeldung an 4 Werbemöglichkeiten der Vereine Allen akkreditierten Vereinen an der stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Tischständer Plakate/ Aushänge Video Audimax Stände im B-Foyer Eventkalender auf Vereinsinformation auf myunisg.ch Vereinsinfobörse Prisma Vereinspräsentation in der Startwoche Toxic.fm Permanente Anschlagsfläche Banner auf myunisg.ch Infoshot Beitrag Mediateam Promotion via Facebook Internationale Beziehungen (HSG) 11 18

12 4.1 Tischständer Die Vereine können Tischständer in der A-Mensa und B-Cafeteria reservieren und zur Bewerbung ihrer Vereinsanlässe nutzen. Es gibt insgesamt 4 Tischsets, zwei in der A-Mensa (à 18 Stk.) und zwei in der B-Cafeteria (à 15 Stk.). Pro Mal kann jeweils ein Set für eine Woche reserviert werden. Die Reservationen sind zwei Wochen vor Termin fix. Es steht der Studentenschaft frei, die Nutzung bei grosser Nachfrage einzuschränken. Ansonsten gilt das first come, first serve - Prinzip. Zur Reservation gilt folgendes Vorgehen: 1. an mit Vereinsnamen, Reservierungszeitpunkt und ggf. präferiertem Tischständer-Set 2. Reservation wird durch die Studentenschaft bestätigt. 3. Beginn der Reservierung: Stückzahl kontrollieren. Alte Flyer aus den Tischständern entfernen, entsorgen und eigene Flyer einlegen. WICHTIG: Bitte achtet darauf, das richtige Tischset zu benutzen, ansonsten werden die Flyer von der Studentenschaft entfernt. Die Tischsets sind jeweils mit orangen und blauen Klebern versehen. Das Format beträgt A5 (beidseitig). 4.2 Plakate / Aushänge Vereine haben die Möglichkeit, als solche gekennzeichnete Anschlagsflächen innerhalb der Universität für Werbezwecke zu nutzen: B-Gebäude (Gebäude 09): - unterer Eingang Parterre (untere Hälfte) - oberer Eingang Guisanstrasse Sporthalle (Gebäude 10): mit Vereine gekennzeichnete Fläche im OG. Plakate können beim Unisport an der Bodanstrasse 3 abgegeben werden. A-Gebäude (Gebäude 01): - rechter Durchgang zur Mensa (UG) mit Vereine gekennzeichnete Flächen Hier die wichtigsten Regeln: Aushänge müssen sich an die Studierenden der richten, der aktuellen Rechtslage entsprechen und dürfen keinen kommerziellen Zweck verfolgen. Aushänge müssen akkreditierten Verein klar zugeordnet werden können. Das Format beträgt max. DIN A2. Generelle Vereinswerbung kann für 14 Tage angebracht werden (wird durch die SHSG regelmässig kontrolliert). Internationale Beziehungen (HSG) 12 18

13 4.3 Permanente Anschlagsflächen Insgesamt stehen beim unteren Parterre-Eingang des B-Gebäudes sieben permanente Anschlagflächen in der Grösse von 1m 2 zur Verfügung. Vereine haben die Möglichkeit, eine solche zu beantragen. Die permanenten Anschlagflächen werden semesterweise neu vergeben. Der Antrag ist bis spätestens 3 Kalenderwochen vor Aufnahme des Lehrbetriebs schriftlich an zu richten. Die detaillierten Informationen findet ihr in den Nutzungsrichtlinien für die Anschlagflächen: 4.4 Video Audimax Für akkreditierte Vereine an der besteht die Möglichkeit, Videos im Audimax abzuspielen. Für eine Woche werden maximal vier Vereine zugelassen, die ihr Video in drei Pausen zeigen können: Die Dauer des Clips beträgt maximal 30 Sekunden. Pro Vorlesungspause sind maximal zwei Einspielungen möglich. Die Reihenfolge entspricht der Reihenfolge der Anmeldung. Die Anmeldungen müssen bis spätestens Donnerstag 24:00 Uhr vor der betreffenden Woche beim Vereinskoordinator eingegangen sein. Es empfiehlt sich, die Videos in AVI Format abzugeben. Andernfalls kann es beim Abspielen zu Fehlern führen, für welche wir keine Garantie übernehmen. Es dürfen keine rassistischen, politischen oder andere nicht dem geltenden Recht entsprechende Inhalte veröffentlicht werden. Es darf keine Werbung für kommerzielle Veranstaltungen gemacht werden. Die Universität hat das Recht, Einspielungen unbegründet abzulehnen. Die Clips werden bevorzugt in Assessmentvorlesungen abgespielt. 4.5 Standaktionen A- und B-Gebäude Für die Genehmigung und Koordination von Ständen in Foyers sind die Raumdispo und der Hausdienst der Universität zuständig. Reservierung mindestens fünf Arbeitstage im Voraus bei der Raumdispo Reservierungsdauer maximal drei Tage (an einem Standort) Internationale Beziehungen (HSG) 13 18

14 Es können kostenlos maximal eine Stellwand, zwei Stühle und ein Tisch angefragt werden. Die Entsorgung von Abfall ist Sache des Veranstalters. Das Abspielen von Musik im Rahmen der Standaktion ist verboten. Das Zubereiten oder Aufwärmen von Nahrungsmitteln in den Räumlichkeiten der HSG ist untersagt. Flyer dürfen ausgelegt, jedoch nicht aktiv verteilt werden. Standaktionen: 4.6 Apéros und Events Für Apéros gelten folgende Richtlinien: Reservierung des Apéroplatzes mindestens fünf Arbeitstage im Voraus bei der Raumdispo Die Migros Catering hat das Exklusivrecht für Apéros an der HSG und ist um Erlaubnis zu fragen, falls ein anderer Anbieter den Apéro durchführen möchte. Mobiliar wird in Rechnung gestellt* Bei Unklarheiten ist der Hausdienst zu kontaktieren Apéros: Für grössere Events ist der Vereinskoordinator zu kontaktieren: * Gebühren für Technik, Mobiliar und Dienstleistungen finden sich hier: 4.7 Vereinspräsentation in der Startwoche In der Startwoche im September haben die Vereine die Möglichkeit, sich den neuen Assessment-Studierenden im Rahmen einer Präsentation vorzustellen. Die Präsentationen für die Masterstudenten beschränken sich auf die Stände während der Vereinsinfobörse. Die Vereine erhalten dazu im Sommer vom Vereinskoordinator detaillierte Informationen und die Internationale Beziehungen (HSG) 14 18

15 Möglichkeit zur Anmeldung. Dabei gilt es zu beachten, dass zu spät angemeldete Vereine nicht berücksichtigt werden können. Eckdaten zur Vereinspräsentation in der Startwoche: Wann: Donnerstagabend der Startwoche Wo: Audimax Länge der Präsentation: genau 40 Sekunden Präsentationsart: Videotrailer, PowerPoint Präsentation oder Live-Präsentation Detaillierter Ablauf: Wird rechtzeitig von der Studentenschaft in Form eines Faltblattes veröffentlicht. Nächste Vereinsanlässe (Stamm, Events etc.) können im Faltblatt angekündigt werden. 4.8 Vereinsinfobörse In der ersten regulären Studienwoche des Herbstsemesters können sich die Vereine mit einem Stand an der Vereinsinfobörse vorstellen. Die Eckdaten dazu: Wann: Dienstag in der ersten Semesterwoche des Herbstsemesters Wo: Foyer des B-Gebäudes 1 Stand (Tisch + Stellwand) pro Verein Detaillierte Informationen und Anmeldeinstruktionen gibt es im Sommer durch den Vereinskoordinator. Die Anmeldung erfolgt nach dem first come first serve Prinzip, da es mehr Vereine als verfügbare Standplätze gibt. 4.9 Prisma Vereine können auch im Prisma, dem offiziellen Studierendenmagazin der HSG, für sich werben: Eintrag im Prisma-Eventkalender Längeren Artikel Um diese Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, treten die Vereine mit dem Vorstand Kultur in Kontakt: Internationale Beziehungen (HSG) 15 18

16 4.10 toxic.fm Studentische Vereine der HSG haben die Möglichkeit, kosten-frei durch den Sender toxic.fm (www.toxic.fm) für sich im Radio zu werben und ihre Events zu kommunizieren. Der Werbespot kann für bis zu zwei Wochen dreimal pro Tag (morgens, mittags, abends) ausgestrahlt werden. Für weitere Ausstrahlungen wird ein Rabatt von 50% auf den Standard- Listenpreis gewährt. Der Werbespot muss mindestens zwei Tage im Voraus elektronisch (z.b. als mp3) an toxic.fm gesendet werden. Die Kontaktaufnahme geschieht hierbei über den Vorstand Kultur: 4.11 Beitrag Mediateam Auf Anfrage besteht für alle Vereine die Möglichkeit, dass das SHSG-Mediateam Beiträge über den jeweiligen Event verfasst. Aufgrund der beschränkten Kapazitäten und der Vielzahl an Events bleibt es jedoch eine Ermessensfrage des Teams, inwiefern eine Berichterstattung möglich ist. Anfragen sind an den Vorstand Kultur zu richten: 4.12 Eventkalender auf Vereinsanlässe können über den Eventkalender auf der Homepage der Studentenschaft kommuniziert werden. Um der Zweisprachigkeit Rechnung zu tragen, sollten die Einträge nach Möglichkeit auch auf Englisch veröffentlicht werden. Eine detaillierte Anleitung zur Vorgehensweise findet sich unter diesem Link: Vereinsinformationen auf myunisg.ch Jeder Verein ist dazu verpflichtet, auf der Seite der Studentenschaft eine kurze Beschreibung der Vereinstätigkeit bzw. des Vereinszwecks aufzuführen und die aktuellen Statuten sowie die aktuellen Kontaktdaten (Website, Adresse, ) und Logos auf der Homepage der Studentenschaft zu veröffentlichen. Bezüglich der Zweisprachigkeit gilt hier selbiges wie unter Dies kann durch den myunisg.ch Login des Vereins vorgenommen werden. Eine detaillierte Anleitung findet sich unter diesem Link: Anleitung: Vereinsinformationen: Internationale Beziehungen (HSG) 16 18

17 4.14 Newseinträge und Banner auf myunisg.ch Jeder Verein hat die Möglichkeit, einen Newseintrag auf der Startseite von zu schalten. Wahlweise kann dieser eine Woche lang kostenlos mit einem kleinen Banner kombiniert werden. Es kann jedoch kein Platz garantiert werden. Anfragen sind an den IT- Vorstand zu richten: spätestens 2 Arbeitstage im Voraus Newseintrag ohne Banner: Blogeintrag D und E plus Links und Anhänge Newseintrag mit Banner: Blogeintrag D und E plus Banner (Bild im png-format, 297B x 105H Pixel) 4.15 Infoshot Mehrmals pro Semester versendet die Studentenschaft eine Mail an alle Studierenden mit wichtigen Informationen. Grosse und wichtige Veranstaltungen können in das Mailing aufgenommen werden. Anfragen sind an den Vorstand Kultur zu richten: 4.16 Promotion via Facebook Vereine haben die Möglichkeit, ihre Events auf den Assessment-Facebook-Gruppen der Studentenschaft zu bewerben. Der Vorstand IT sammelt dazu die eingehenden Anfragen der Vereine und sorgt dafür, dass diese für die Dauer einer Woche prominent als fixierte Einträge zuoberst geschalten werden. Bei erhöhter Nachfrage kann der Zeitraum verkürzt werden. Auf Grund der grossen Anzahl an Events während der Startwoche, werden in diesem Zeitraum alle Vereinsaktivitäten in Form eines Sammeleintrags geschaltet: 5 Kontakt und Feedback Für allgemeine Fragen oder Probleme seitens der Vereine ist der Vereinskoordinator der Studentenschaft die zentrale Anlaufstelle. Der Vereinskoordinator ist per erreichbar und verfügt über einen Briefkasten im Haus der Studentenschaft in der (direkt gegenüber des B-Gebäudes). Für spezifische technische Fragen wenden sich die Vereine bitte direkt an den Vorstand IT der Studentenschaft. Kontakt Vereinskoordinator: Kontakt Vorstand Kultur: Kontakt IT-Vorstand: Internationale Beziehungen (HSG) 17 18

18 6 Sponsoring Ratgeber Career Services Center (CSC-HSG) Internationale Beziehungen (HSG) 18 18

19 Korrekte Kundenbetreuung leicht gemacht Leitfaden für ein erfolgreiches Unternehmenssponsoring

20 1. Unterscheidung Donation/Sponsoring* Donation/Spende Unter einer Spende versteht man eine freiwillige und unentgeltliche Leistung in Form einer Geld-, Sach-, Leistungsoder Zeitspende (Ehrenamt). Sponsoring Unter Sponsoring versteht man die Förderung von Einzelpersonen, einer Personengruppe, Organisationen oder Veranstaltungen, etc. in Form von Geld-, Sach- und Dienstleistungen mit der Erwartung, eine die eigenen Kommunikationsund Marketingziele unterstützende Gegenleistung zu erhalten. Abgrenzung Donation/Sponsoring Anders als beim reinen Mäzenatentum, bei dem keine ökonomische Nutzenerwartung besteht, wird vom Gesponserten eine Reihe von konkret definierten Leistungen und Nutzungsrechten angeboten. In Abgrenzung zu einem echten Leistungsaustausch, bei dem Leistung und Gegenleistung einander gleichwertig gegenüberstehen, liegt dem Sponsoring eine gewisse Förderabsicht zugrunde. Überlegen Sie sich was im Vordergrund steht und passen Sie Ihr Vorgehen entsprechend an. * Definitionen gemäss Wikipedia

21 2. Drei Schritte für ein erfolgreiches Sponsoring-Konzept 1. Erarbeiten Sie ein interessantes Angebot 2. Erstellen Sie eine kurze und leicht verständliche Dokumentation 3. Überlegen Sie sich eine kluge Akquise-Strategie und einen guten Umsetzungsplan Interessantes Angebot Verständliche Dokumentation Kluge Strategie und Umsetzung

22 3. Zentrale Fragen bei der Bearbeitung Ihres Angebots Interessantes Angebot 1. Was macht unseren Verein einzigartig an der HSG? 2. Für welche Art von Veranstaltung suchen wir Unterstützung? 3. Suchen wir Unterstützung für eine einmalige oder wiederkehrende/permanente Sache? 4. Sollen emotionale oder rationale Gründe ausschlaggebend sein für die Unterstützung? 5. Welche Unternehmen/Bereiche/Organisationen passen zu unserem Verein? 6. Was soll im Zentrum stehen für das Unternehmen: Knowhow-Transfer, Austausch, Branding (Rekrutierung) oder Produktepräsentation? 7. Was können wir den Unternehmen als Gegenleistung anbieten? 8. Wer sind die richtigen Ansprechpartner in den Unternehmen für unser Anliegen? HR, Business, HSG Alumni, Andere? 9. Wie kommen wir an die richtigen Ansprechpartner heran? 10. Gibt es sinnvolle Kooperationspartner an der HSG (z.b. CSC-HSG, HSG-Institute, HSG Alumni)?

23 4. Erstellung einer Dokumentation Verständliche Dokumentation Wichtige Inhalte: - Kurze Info über Ihren Verein (inkl. Grösse, Ziel- und Zweck) - Kurze Beschreibung des Sponsoring/Donation Projekts - Informationen über Kernelemente (Zeitraum, Kosten, Teilnehmende, Reichweite) - Aufwand für das Unternehmen - Auflistung der Benefits für das Unternehmen - Kontaktdaten Es muss keine teure Hochglanzbroschüre sein, sondern eine kurze, klare und saubere Informations-Dokumentation.

24 5. Schriftliche Akquise Kluge Strategie und Umsetzung Worte sind ein starkes Akquisewerkzeug, wenn sie optimal eingesetzt werden. Es gibt viele Arten schriftlicher Akquiseformen, wie beispielsweise: 1. Akquise per Internet auf der eigenen Webseite 2. Firmenpräsentationen, Imageprospekte, Broschüren, etc. 3. Mailings, Newsletter, etc. (Achtung rechtliche Konsequenzen abschätzen!) 4. Werbeanzeigen, PR und Öffentlichkeitsarbeit, Pressemitteilungen, etc. 5. Per aktiv Werbung machen (Achtung rechtliche Konsequenzen abschätzen!)

25 5. Schriftliche Akquise Kluge Strategie und Umsetzung Bei den s gilt es zu beachten: - Richtige Ansprechperson (keine verwenden) - Aussagekräftiger Betreff verwenden - Konkret werden: Sich vorstellen, Angebot eindeutig und verständlich aufzeigen - Kurz und aussagekräftig formulieren, relevante Informationen weitergeben - s im Textformat verschicken (nicht alle möchten/können HTML- s empfangen - Verzicht auf unnötige Dateianhänge (alle wichtigen Angaben klar und deutlich im -Text integrieren) - Angehängte Dokumente sind kurz und übersichtlich gestaltet - Dokumente sind formatiert, damit sie der Empfänger problemlos und sauber ausdrucken kann - Vertretbare Dateigrössen versenden, zu lange Ladezeiten verärgern

26 6. Kundenbesuche Kluge Strategie und Umsetzung Erfolgreiche Kundenbesuche hängen nicht nur von Ihrem Gesprächstalent ab. Entscheidend ist eine gute und individuelle Vorbereitung auf jeden Kunden bzw. auf jedes Meeting. «Für den ersten Eindruck bekommt man keine zweite Chance!» Ob beim Erstbesuch oder bei den folgenden Kundenbesuchen: Für Ihren Erfolg ist entscheidend, dass Sie einen guten (ersten) Eindruck hinterlassen und sich als den idealen Gesprächspartner präsentieren. Zudem achten Sie bitte stets auf die gängigen Umgangsformen, welche nachfolgend kurz beschrieben werden.

27 6. Kundenbesuche Kluge Strategie und Umsetzung Bei Kundenbesuchen gilt es zu beachten: 1. Adäquater Business Dresscode wählen (wer ist mein Gegenüber?) 2. Frisur und Kosmetik sind stimmig und angebracht 3. Passende Accessoires (Uhr, Manschettenknöpfe, Ketten und Armbänder, etc.) 4. Korrekte angemessene Business-Wortwahl Smalltalk «Go» - Beruf, Ausbildung und Studium, Hobbys und Sport, Wohnort, Kino und Theater, Musik und Bücher, Ferien und Reisen, Essen und Trinken, etc. Smalltalk «No-Go» - Kritik, Religion und Kirche, Politik, Partnerschafts- und Familienprobleme, Sex, Geld und Finanzen, Krankheit, Tod, Witze unter der Gürtellinie sowie diskriminierend, etc.

28 7. Telefonakquise Grundsätzliches zu Beginn «Der allererste Kundenkontakt zählt!» 1. Nutzen Sie die Vorteile langjähriger Kundenbeziehungen. 2. Nutzen Sie die persönlichen Kundenkontakte Ihres studentischen Vereins. 3. Nutzen Sie die starke Marke Universität St.Gallen (HSG). 4. Nutzen Sie den hervorragenden Ruf Ihres studentischen Vereins. 5. Nutzen Sie die Vorteile Ihres Studierenden Status. Kluge Strategie und Umsetzung

29 7. Telefonakquise Kluge Strategie und Umsetzung Tipp 1 «Produkt kennen» Als Berater ist es wichtig, dass zu verkaufende Produkt (Gesamtkonzept, Möglichkeiten, Kundenvorteile und Kundennutzen, Preise, Konditionen, Termine, Anmeldeprozess etc.) bestens zu kennen. Die Verwendung und die Handhabung sollten Sie selber überzeugen. Nur dann ist es möglich, dass Sie auch Ihren Kunden vollends von einem Kauf überzeugen. Tipp 2 «Bitte lächeln» Während des Telefonats bitte immer lächeln. Der Zuhörer empfindet Ihre Stimme automatisch viel freundlicher. Tipp 3 «Korrekte Begrüssung» Es ist sehr wichtig, besonders deutlich und nicht allzu schnell zu reden. Zu Beginn nennen Sie Ihren eigenen Namen, den Namen Ihres Unternehmens (studentischen Vereins) und Ihr Anliegen. Der Dialog sollte flüssig erfolgen und nicht abgelesen wirken.

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