zur Erlangung des Zertifikats zum audit berufundfamilie

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1 zur Erlangung des Zertifikats zum audit berufundfamilie St. Augustinus Gelsenkirchen GmbH Auditierung Auditor: Anke Schickentanz-Dey Datum:

2 Präambel Als Zielsetzungen für die Auditierung wurden benannt: - Attraktivitätssteigerung als Arbeitgeber - Wahrnehmung der Vorbildfunktion als kirchlicher Arbeitgeber - Durchführung einer Selbstanalyse Stärken / Schwächen - Erhöhung der Mitarbeiterbindung, -zufriedenheit und -motivation - Erzielung einer Leistungssteigerung sowie die Erhöhung der Identifikation der Beschäftigten mit dem Arbeitgeber - Umsetzung des Außenbildes im betrieblichen Alltag - Zusammenführung der Sphären Beruf & Familie - Unterstützung der Vorbildfunktion der Führungskräfte ( familienbewusstes Führungsverhalten ) 01

3 1. Handlungsfeld 1 Arbeitszeit 1.1 Ziel: Familienbewusstere Gestaltung der Arbeitszeit Messkriterium: Das Ziel ist erfüllt, wenn die Regelungen zur Arbeitszeit unter familiären Aspekten weitere Gestaltungsmöglichkeiten enthalten und diese an die Führungskräfte und Beschäftigten kommuniziert sind Maßnahme: Unter Berücksichtigung der betrieblichen Belange wird eine familienbewusstere Schichtplanung erarbeitet (z.b. Zwischendienste). Diese Maßnahme erfordert die Überprüfung von bestehenden Arbeitsabläufen und von Beginn an die Einbindung der Chefärzte, der Verwaltung, der MAV etc. im Schichtbetrieb Maßnahme: Für die gezielte Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie werden Besitzstände und Gewohnheitsrechte mit den betroffenen Beschäftigten thematisiert und ggf. Rahmenbedingungen verändert. Zukünftig werden darüber hinaus individuell vereinbarte, die Wahrnehmung familiärer Verpflichtungen unterstützende, Maßnahmen befristet gewährt Maßnahme: Darüber hinaus wird der Aspekt, bekannt werdende Vertretungsbedarfe längerfristiger zu planen und die Abdeckung durch Einführung eines Springerpools (Einbindung der beurlaubten Beschäftigten) zu erleichtern, aktiv diskutiert Maßnahme: Die Mitarbeitervertretung wird mit der Geschäftsleitung die Einführung eines "Familientages" (bezahlte Freistellung im Umfang eines halben oder ganzen Arbeitstages) thematisieren und das Ergebnis an alle Beschäftigten kommunizieren. Mit dieser Maßnahme soll der Aspekt "Zeit für Familie" besonders betont und unterstützt werden. mit familiären Verpflichtungen 02

4 1.1.5 Maßnahme: Desweiteren werden alle im Arbeitszeitbereich bereits bestehende und neu geschaffene Möglichkeiten zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie kontinuierlich an die Beschäftigten kommuniziert. In diesem Zusammenhang ist auch der Aspekt der Hol- und Bringschuld aufzugreifen. 2. Handlungsfeld 2 Arbeitsorganisation 2.1 Ziel: Familienbewusstere Gestaltung der Arbeitsorganisation Messkriterium: Das Ziel ist erreicht, wenn die Arbeitsorganisation optimiert wurde und die Optimierung zu einer, wenn auch indirekten, Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie führt Maßnahme: Die Vereinbarkeitsthematik wird als gesonderter Punkt in alle Besprechungen aufgenommen Maßnahme: Die Wünsche der Beschäftigten, unternehmensintern den Arbeitsort zu wechseln, werden aktiv unterstützt Maßnahme: Bei Besprechungen wird künftig stärker auf die Einhaltung der geplanten Dauer sowie der Terminierung zu Zeiten größter Anwesenheit Wert gelegt Maßnahme: Es erfolgt, besonders im Pflegebereich, eine kritische Überprüfung der Arbeitsabläufe(Weckzeiten, Anwesenheit der erforderlichen Beschäftigten etc.). Daraus ggf. resultierende Veränderungen und deren Auswirkungen auf andere Bereiche (z.b. Arbeitszeitgestaltung durch verringerten oder verlagerten Anwesenheitsbedarf der Beschäftigten) werden aktiv an die Beschäftigten kommuniziert., im Besonderen im Pflegebereich 03

5 2.1.5 Maßnahme: Im Hinblick auf das Spannungsfeld vorhandene Arbeitsdichte zu Mitarbeiterzufriedenheit wird die Schaffung zusätzlicher Stellen thematisiert. Dazu werden die zu konsultierenden Gremien einberufen, die weitere Vorgehensweise festgelegt, umgesetzt sowie das Diskussionsergebnis kommuniziert Maßnahme: Zur kurzfristigen Abdeckung von durch Beurlaubung entstandenen ungedeckten personellen Ressourcen wird der Einsatz von Absolventen der Krankenpflegeschule, der Springerpool (s. HF 1) oder auch die Aufstockung des Arbeitsumfangs der Teilzeitkräfte in Erwägung gezogen. Umsetzung bis: fortlaufend Maßnahme: Mit Beschäftigten in befristeten Arbeitsverhältnissen wird spätestens drei Monate vor Ablauf der Befristung die weiteren Gestaltungsmöglichkeiten besprochen. mit befristeten Arbeitsverträgen 2.2 Ziel: Schaffung von Transparenz sowie ggf. Ausbau des betrieblichen Gesundheitsmanagements Messkriterium: Das Ziel ist erreicht, wenn das bestehende Angebot transparent gestaltet, ggf. ausgebaut und kommuniziert ist Maßnahme: Den Beschäftigten werden Informationen über die Angebote mit dem Kooperationspartner AOK zu Verfügung gestellt (Rückenschule etc.). Dazu werden auch die Nutzungsbedingungen erläutert Maßnahme: Es werden zukünftig auch Angebote initiiert, die von und mit Familienangehörigen nutzbar sind (z.b. Eltern-Kind-Turnen, div. Gesundheitsuntersuchungen). sowie deren Familienangehörige 04

6 2.2.3 Maßnahme: Zur verbilligten Nutzungsmöglichkeit wird der Abschluß eines Kooperationsvertrages mit einem / mehreren Fitnessstudios in Erwägung gezogen. Dies trägt auch der dezentralen Wohnortstruktur der Beschäftigten Rechnung. Umsetzung bis: Jahresbericht Maßnahme: Dem Aspekt der "Salutogenese" kommt in Zukunft im Unternehmen eine besondere Bedeutung zu Maßnahme: Über die aktuell vorhandenen sowie neu geschaffene Möglichkeiten werden die Beschäftigten systematisch informiert. 3. Handlungsfeld 3 Arbeitsort In diesem Handlungsfeld wurden keine Ziele und Maßnahmen vereinbart. 4. Handlungsfeld 4 Informations- und Kommunikationspolitik 4.1 Ziel: Optimierung der internen Informations- und Kommunikationspolitik Messkriterium: Das Ziel ist erreicht, wenn Informationen zu Unterstützungsangeboten kontinuierlich und für alle zugänglich zur Verfügung stehen und wenn verschiedene Informations- und Kommunikationswege und -mittel genutzt werden Maßnahme: Die Geschäftsführung gibt zu passenden Anlässen ein Statement, in dem neben der Auditierung auch die hohe Bedeutung des Themas sowie die damit verbundene Erwartungshaltung erläutert werden, ab., im Besonderen Führungskräfte 05

7 4.1.2 Maßnahme: Das Intranet wird gezielt zur Bereitstellung aller für die Vereinbarkeitsthematik relevanten Informationen genutzt. Dazu wird ein Pfad "Beruf und Familie" eingerichtet Maßnahme: Das Intranet dient den Beschäftigten als Austauschplattform für aktuelle Themen rund um die Vereinbarkeitsthematik Maßnahme: Über die Gehaltsabrechnung wird ein Auftaktanschreiben an alle Beschäftigten versandt. Neben Informationen zur Auditierung und zur weiteren Vorgehensweise wird auch die damit verbundene Erwartungshaltung klar erläutert. sowie deren Familienangehörige Umsetzung bis: Jahresbericht Maßnahme: Die Beschäftigten erhalten auf verschiedenen Kommunikationswegen Informationen über die Vereinbarkeitsthematik u.a. Mitarbeiterzeitschrift, , Rundbrief, Personalversammlungen etc Maßnahme: Zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird gezielt Informationsmaterial (z.b. Flyer) erstellt. Dies wird den Beschäftigten zu Verfügung gestellt, aber auch auf Messen und in Bewerbungsgesprächen eingesetzt. sowie weitere Interessierte Umsetzung bis: Jahresbericht Maßnahme: Für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird / werden Ansprechpartner / -innen benannt und deren Kontaktdaten an die Beschäftigten kommuniziert. Denkbar ist eine Ansiedlung im Personalbereich und / oder der Sozialberatung. sowie deren Familienangehörige Umsetzung bis: Jahresbericht 1 06

8 4.2 Ziel: Optimierung der externen Informations- und Kommunikationspolitik Messkriterium: Das Ziel ist erreicht, wenn die familienbewusste Personalpolitik kontinuierlich und gezielt extern kommuniziert ist Maßnahme: Das erteilte Logo wird im Internet, auf Stellenausschreibungen, auf dem Briefpapier etc. platziert. Öffentlichkeit, Patienten, Patientinnen, Kunden, Kundinnen, Bewerber, Bewerberinnen sowie weitere Interessierte Maßnahme: Zeitnah zur Zertifizierung wird ein Pressetermin organisiert und durchgeführt. Darüber hinaus wird während der Umsetzung kontinuierlich Pressearbeit betrieben. Öffentlichkeit, Patienten, Patientinnen, Kunden,Kundinnen, Bewerber, Bewerberinnen sowie weitere Interessierte Maßnahme: Es erfolgt eine Kommunikation über die Zertifizierung und die anschließenden Umsetzungsschritte an die beteiligten Gemeinden. Alle Gemeindemitglieder 5. Handlungsfeld 5 Führungskompetenz 5.1 Ziel: Unterstützung der Führungskräfte bei der Umsetzung eines familienbewussten Führungsverhaltens Messkriterium: Das Ziel ist erreicht, wenn Führungskräfte zielorientiert und kontinuierlich über Unterstützungsmöglichkeiten informiert werden, dabei die Bedeutung des Themas für das Unternehmen herausgestellt wird und die Kommunikation auch top down durch die Geschäftsführung erfolgt Maßnahme: Die Geschäftsführung gibt ein offizielles Statement zum hohen Stellenwert der Vereinbarkeitsthematik ab und erläutert die damit verbundene Erwartungshaltung an die Führungskräfte sowie deren Vorbildfunktion. Alle Führungskräfte 07

9 5.1.2 Maßnahme: Die Führungskräfte tauschen sich regelmäßig hierarchiegleich und - übergreifend, zur Vereinbarkeitsthematik aus. Dabei werden neben dem Nutzen familienbewusster Führung auch Praxisbeispiele vorgestellt. Alle Führungskräfte Maßnahme: Für die Führungskräfte wird ein Leitfaden erstellt, der neben den konkreten Unterstützungsmöglichkeiten auch die innerbetrieblich vorhandenen Kompetenzen und die Kontaktdaten der Ansprechpartner aufzeigt. Alle Führungskräfte Maßnahme: Im Rahmen der Unterstützung bei der Vereinbarkeitsthematik werden die Entscheidungskompetenzen der Führungskräfte klar definiert und kommuniziert. Alle Führungskräfte Maßnahme: Den Führungskräften werden, ggf. extern unterstützt, Seminare zu relevanten Themen (Gesprächsführung, rechtliche Rahmenbedingungen und Feed-Back-Regeln) angeboten und zu deren Nutzung aufgerufen. Alle Führungskräfte Maßnahme: Familienbewusstes Führungsverhalten wird in die jeweiligen Anforderungsprofile der Führungskräfte aufgenommen. Alle Führungskräfte 08

10 6. Handlungsfeld 6 Personalentwicklung 6.1 Ziel: Erweiterung des Instruments "Mitarbeitergespräch" Messkriterium: Das Ziel ist erreicht, wenn die Vereinbarkeit von Familie und Beruf als fester Bestandteil im Mitarbeitergespräch verankert ist Maßnahme: Das Mitarbeitergespräch wird zukünftig verbindlich einmal jährlich geführt und entsprechend dokumentiert. Die Verantwortung hierfür liegt bei der jeweiligen Führungskraft., im Besonderen Führungskräfte Maßnahme: Die Vereinbarkeitsthematik sowie eine Feed-Back-Möglichkeit Beschäftigte-Führungskraft werden als Bestandteile im Mitarbeitergespräch aufgenommen. 6.2 Ziel: Optimierung der Kontakthaltung zu beurlaubten Beschäftigten Messkriterium: Das Ziel ist erreicht, wenn beurlaubte Beschäftigte über die Entwicklung im Unternehmen informiert sind und regelmäßig Kontakte während der Beurlaubung gewährleistet sind Maßnahme: Vor Beginn und etwa drei Monate vor Ende der Beurlaubungsphase bietet das Unternehmen die Führung eines Gespräches zur Festlegung der Rahmenbedingungen (Dauer der Beurlaubung, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Interesse an Einsatztätigkeiten während der Beurlaubung etc.) an. Alle aktuell sowie zukünftig beurlaubten Beschäftigten Maßnahme: Es erfolgt eine systematische Anbindung an den Informationsfluss, z.b. per , Weiterleitung von Stellenausschreibungen, Einladung zu Versammlungen. Alle aktuell sowie zukünftig beurlaubten Beschäftigten 09

11 6.2.3 Maßnahme: Zur optimierten Gestaltung des Wiedereinstiegs, gerade nach längeren Beurlaubungsphasen, wird ein Mentorenprogramm entwickelt und angewandt. Alle aktuell sowie zukünftig beurlaubten Beschäftigten Umsetzung bis: Jahresbericht Maßnahme: Gerade für den Bereich der Kontakthaltung wird der Aspekt der Hol- und Bringschuld mit den betroffenen Beschäftigten thematisiert. Alle aktuell sowie zukünftig beurlaubten Beschäftigten Umsetzung bis: 7. Handlungsfeld 7 Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen 7.1 Ziel: Schaffung von Transparenz über bereits bestehende Leistungen und Angebote sowie ggf. deren Ausbau Messkriterium: Das Ziel ist ereicht, wenn kommuniziert ist, welche finanziellen und sonstigen Unterstützungsleistungen genutzt werden können und diese bei entsprechendem Bedarf ausgeweitet worden sind Maßnahme: Die bestehenden Leistungen und Rahmenbedingungen werden zusammengestellt und an die Beschäftigten kommuniziert Maßnahme: Es wird geprüft, welche Dienstleistungen zusätzlich im Unternehmen angeboten werden können. Hierzu erfolgt eine Befragung aller Beschäftigten. Mögliche interessante Aspekte können z.b. Bügeldienst, KFZ-Wartung o.ä. sein. Die Befragungsergebnisse werden den zu beteiligenden Gremien vorgestellt, die weitere Vorgehensweise festgelegt und bei Umsetzung eines bzw. der Angebote die Nutzungsbedingungen an die Beschäftigten kommuniziert. 10

12 8. Handlungsfeld 8 Service für Familien 8.1 Ziel: Zielgerichtete Unterstützung der Beschäftigten im Bereich Kinderbetreuung und Pflege bzw. Betreuung von Angehörigen Messkriterium: Das Ziel ist erreicht, wenn den Beschäftigten Informationen zum Thema Kinderbetreuung und Pflege zur Verfügung stehen und bei Bedarf auch konkrete Unterstützungsmöglichkeiten in Anspruch genommen werden können Maßnahme: Die derzeit an den Standorten bereits bestehenden Möglichkeiten sowie die in Vorbereitung befindlichen Maßnahmen werden transparent gestaltet und an die Beschäftigten kommuniziert. Besonders ist hierbei im Bereich Kinderbetreuung die bestehende Kooperation mit dem externen Anbieter unter den Aspekten Flexibilität, Kosten für die Beschäftigten, Betreuung zu Rand- oder in Ferienzeiten zu thematisieren. Für den Bereich Pflege sowie Betreuung von Älteren wird das Angebot von Altenwohnungen oder Pflegeplätzen sowie die Nutzung innerbetrieblicher Kompetenzen aufgegriffen. mit familiären Verpflichtungen Maßnahme: Besonders wird das Thema "Kinderbetreuung in nicht planbaren Situationen", z.b. Krankheit der Tagesmutter o.ä., aufgegriffen, Lösungsmöglichkeiten erarbeitet und an die Beschäftigten kommuniziert. mit betreuungspflichtigen Kindern Maßnahme: Rund um das Thema Kinderbetreuung und Pflege werden sukzessive durch die benannten Ansprechpartner Informationsmaterialien zusammengestellt, die die Beschäftigten entsprechend nutzen können. mit familiären Verpflichtungen Maßnahme: Zum Thema Pflege werden zusammen mit Kooperationspartnern Veranstaltungen zu relevanten Themen, wie z.b. Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht o.ä., durchgeführt. 11

13 Hiermit erkläre ich mich mit den im Rahmen der Auditierung definierten Zielen und Maßnahmen einverstanden. Name Funktion Unterschrift Datum Ort Name Funktion Unterschrift Datum Ort 12