ALLRIS. Erstinformation. ..vom Sitzungsdienst zum Ratsportal. Hersteller. CC e-gov GmbH Tempowerkring Hamburg

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1 Erstinformation ALLRIS..vom Sitzungsdienst zum Ratsportal Hersteller CC e-gov GmbH Tempowerkring Hamburg Internet:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Für den eiligen Leser ALLRIS im Intranet ALLRIS im Internet Datenschutz Technik Sitzungsdienst und Amtsinformationssystem Die Zielgruppen in der Verwaltung Die Mitarbeiter im Sitzungsdienst ( Gremienbetreuer ) Die Mitarbeiter in den Fachbereichen ( Vorlagenersteller ) Die Schriftführer Die Verwaltungsleitung Die ALLRIS Module ALLRIS Sitzungsdienst (SD) ALLRIS Webclient zur Vorgangsbearbeitung im Intranet ALLRIS net Serverhousing und ALLRIS net providing ALLRIS Sitzungsgeld Ratsinformationssystem Bürgerinformationssystem Kontakt CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 2 von 16

3 1. Für den eiligen Leser Das Verfahren ALLRIS ist mit über 250 kommunalen Installationen eines der am besten eingeführten Verfahren seiner Art am deutschen Markt. Die Liste der Anwender umfasst bis % bis % bis % Einwohnerzahlen ALLRIS Kommunen über % bis % bis % viele kleinere und mittlere Städte und Gemeinden, mehr als 20 Landkreise, mehrere deutsche Großstädte, Landeshauptstädte und die Bundeshauptstadt Berlin. Zusammen haben die Anwenderkommunen über dreizehn Millionen Einwohner. ALLRIS ist auch im nicht kommunalen Umfeld erfolgreich im Einsatz, z.b. bei öffentlichen Banken und Verbänden. ALLRIS bietet ein umfassendes Leistungsportfolio mit einem modularen Aufbau. Preislich attraktive Lizenzpakete für den verwaltungsweiten Einsatz im Intranet und Internet sowie unsere fair kalkulierten Dienstleistungen garantieren eine äußerst wirtschaftliche Projektgestaltung ALLRIS im Intranet Im Intranet wird der gesamte interne Sitzungsdienst einer Verwaltung organisiert. Dies gilt für die Querschnittsaufgaben mit der kompletten Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen ebenso wie für die involvierten Fachbereiche mit der Erstellung von Vorlagen und deren Einbringung in den Beratungsgang. Darüber hinaus unterstützt ALLRIS alle in der Umsetzung der Beschlüsse engagierten Mitarbeiter und fungiert als besonders leistungsfähiges Führungsinformationssystem. Eine augenfällige Stärke von ALLRIS liegt in der Anpassbarkeit an ganz unterschiedliche organisatorische Abläufe. Die vorlagen- und beschlussbezogenen Vorgänge werden im ALLRIS Webclient übersichtlich zusammengeführt, vorhandene systeme können zur Zusammenarbeit verwendet werden ALLRIS im Internet Im Internet wird mit ALLRIS neben mehr kommunalpolitischer Transparenz durch die öffentlichen Bürgerinformationssysteme insbesondere eine weitaus verbesserte Möglichkeit der Informationsbereitstellung für die Gremien angeboten. Immer mehr Mandatsträger verwenden heute ganz selbstverständlich die elektronischen Sitzungsunterlagen und ermöglichen dabei auch deutliche Kosteneinsparungen in den Verwaltungen. Auch die Nutzung des Ratsinformationssystems als Kommunikations- und Kooperationsplattform im Internet gewinnt bei den Kommunalpolitikern zunehmend an Bedeutung. Machen Sie sich selbst ein Bild: unter finden Sie im Internet eine Reihe von Links auf öffentliche Informationssysteme mit ALLRIS. Die nachfolgende Abbildung zeigt die Darstellung einer Tagesordnung im Bürgerinformationssystem der Gemeinde Seevetal: alle Informationen sind miteinander verknüpft. So können z.b. die Vorlagen direkt aus der Tagesordnung heraus geöffnet werden, von der Vorlage zeigen weitere Links auf jeweiligen Anlagendokumente und so weiter CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 3 von 16

4 Abbildung 1- Bürgerinformationssystem der Gemeinde Seevetal 1.3. Datenschutz ALLRIS - Anwender sind in Sachen Schutz und Sicherheit ihrer Daten auf der sicheren Seite: Als bundesweit einziges Verfahren seiner Art hat sich ALLRIS erfolgreich der Zertifizierung durch einen Landesdatenschutzbeauftragten unterzogen und trägt das Datenschutz-Gütesiegel des ULD (Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein). Dieses bestätigt, dass die Vereinbarkeit eines Produkts mit den Vorschriften über den Datenschutz und die Datensicherheit in einem förmlichen Verfahren festgestellt wurde. Das ULD empfiehlt öffentlichen Stellen des Landes, bevorzugt solche Produkte einzusetzen. Diese datenschutzrechtliche Zertifizierung durch einen Landesdatenschutzbeauftragten ist zeitlich limitiert, eine Rezertifizierung erfolgt spätestens alle zwei Jahre. ALLRIS unterliegt somit in Sachen Datenschutz einer ständigen technischen und rechtlichen Kontrolle. Zur Abwehr gegen typische Angriffsversuche verfügt ALLRIS über mehrere Techniken: Mittels eines Ereignisprotokolls können Versuche des Ausprobierens von Kennworten in einem Protokoll registriert werden und die Arbeitsstation, von der ein solcher Angriff erfolgt, oder das Benutzerkonto, auf das ein solcher Angriff erfolgt, können gesperrt werden (vorübergehend oder bis zu einem Administratoreingriff) Kennworte, die nicht gewissen Mindestregeln nach Länge und Zeichenmischung entsprechen, werden nicht akzeptiert Es sind Gegenmaßnahmen gegen fortgeschrittene Angriffstechniken, wie z.b. gegen die sogenannte SQL-Injection getroffen. Für die Übertragung sensibler Information über das Internet unterstützt ALLRIS die SSL (Https). Die Verschlüsselung erfolgt mit einem 128Bit-Schlüssel. CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 4 von 16

5 1.4. Technik Die Bereitstellung der Systemplattform für die in der Verwaltung eingesetzten EDV- Verfahren ist heute ein bedeutsamer Kostenfaktor. Verwaltungen gehen unterschiedliche Wege, um den Aufwand zu minimieren neben konkurrierenden Systemplattformen sind auch sog. ASP-Lösungen, bei denen die gesamte notwendige Infrastruktur von außen bereitgestellt wird, zunehmend im Einsatz. ALLRIS ist in all diesen Welten zuhause: Unsere Anwender setzen auf MS-Windows- oder LINUX-basierte Serversysteme auf, auch CITRIX-Umgebungen sind im Betrieb. Die neue ALLRIS Generation 4 baut diese Plattformunabhängigkeit noch weiter aus, damit können auch LINUX-basierte PC-Arbeitsplätze eingesetzt werden. Nachfolgend werden die Struktur und die Arbeitsweise von ALLRIS ausführlicher beschrieben. CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 5 von 16

6 2. Sitzungsdienst und Amtsinformationssystem bilden ein umfassendes Vorgangsbearbeitungssystem für die Verwaltung im Intranet. Im Intranet wird der gesamte interne Sitzungsdienst einer Verwaltung organisiert. Dies gilt für die Querschnittsaufgaben mit der kompletten Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen ebenso wie für die involvierten Fachbereiche mit der Erstellung von Vorlagen und deren Einbringung in den Beratungsgang. Darüber hinaus unterstützt ALLRIS alle in der Umsetzung der Beschlüsse engagierten Mitarbeiter und fungiert als besonders leistungsfähiges Führungsinformationssystem. Eine augenfällige Stärke von ALLRIS liegt in der Anpassbarkeit an ganz unterschiedliche organisatorische Abläufe. Die vorlagen- und beschlussbezogenen Vorgänge werden im Intranet übersichtlich zusammengeführt, vorhandene systeme können zur Zusammenarbeit verwendet werden Die Zielgruppen in der Verwaltung Die ALLRIS Module adressieren unterschiedliche Zielgruppen entsprechend ihrer jeweiligen Rollen in der Ablauforganisation dabei kann eine Person natürlich auch mehrere Rollen wahrnehmen Die Mitarbeiter im Sitzungsdienst ( Gremienbetreuer ) (häufig: Vorzimmer, Ratsbüro, Kreistagsbüro etc.). Diese betreuen ein oder mehrere Gremien verantwortlich in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen. Zentrales Werkzeug ist hier der ALLRIS Sitzungsdienst. Mit der Windowsanwendung kann zentral, dezentral oder teildezentral gearbeitet werden Die Mitarbeiter in den Fachbereichen ( Vorlagenersteller ) In der Regel erstellen die Sachbearbeiter heute ihre Vorlagendokumente selbst und melden diese auch zur Beratung in den jeweiligen Gremien an. Der ALLRIS Webclient erlaubt die browserbasierte Erledigung dieser Aufgaben und verfügt über die entsprechenden Workflow-Komponenten. Auch in der Beschlussausführung unterstützt der Webclient. Arbeitsaufträge gehen per ein, Bearbeitungs- und Erledigungsvermerke werden direkt im Intranet eingetragen Die Schriftführer Die Erstellung der Sitzungsprotokolle kann mit dem ALLRIS Sitzungsdienst zentral, dezentral oder teildezentral erfolgen. Eine Sitzung kann dabei auch gleichzeitig von mehreren Personen protokolliert werden. Dabei wird optional auch gleich die Beschlusskontrolle initialisiert Die Verwaltungsleitung Im Sitzungsdienst werden alle für die Kommune relevanten Themen behandelt er ist deshalb auch Grundlage für ein Führungsinformationssystem. ALLRIS wird dieser Aufgabenstellung durch seine Intranetwerkzeuge in besonderer Weise gerecht. Durch die transparente Darstellung der Bearbeitungsstände in der Beschlussverfolgung wird ALLRIS bald zum unverzichtbaren Arbeitsmittel. Leistungsfähige Recherchewerkzeuge ermöglichen es dabei gezielt auf einzelne Sachverhalte zuzugreifen, intuitive Abfragemöglichkeiten bieten einen schnellen Überblick über den Bearbeitungsstand pro Gremium oder pro Organisationseinheit. CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 6 von 16

7 2.2. Die ALLRIS Module Die nachfolgend beschriebenen Module bilden die technische Struktur von ALLRIS ab. Bitte beachten Sie unsere preisgünstigen Lizenzpakete für den Betrieb im Intranet bzw. Internet diese beinhalten alle für den jeweiligen Einsatzzweck notwendigen Module! ALLRIS Sitzungsdienst (SD) Hier werden die notwendigen Stammdaten und die zur Anpassung auf die individuellen Abläufe beim jeweiligen Kunden notwendigen Systemdaten erfasst, der ALLRIS Sitzungsdienst ist insofern die Basis des Verfahrens. Es handelt sich um eine Windows-Anwendung für die Gremienbetreuer, welche diesen als Expertensoftware abgesehen von wenigen spezifisch webbasierten Aufgaben den gesamten Funktionsumfang von ALLRIS erschließt. Der Sitzungsdienst enthält sämtliche Funktionen um die Arbeit der dort eingesetzten Mitarbeiter effizient zu unterstützen. Eine Funktionsübersicht finden Sie weiter unten. Abbildung 2 - Expertensoftware Sitzungsdienst: alle für eine Sitzung notwendigen Dokumente werden zusammengestellt Die obige Abbildung zeigt beispielhaft eine Bearbeitungssituation, in der sämtliche Unterlagen für eine Sitzung in der richtigen Reihenfolge für den Druck bzw. die Veröffentlichung im Internet zusammengestellt wurden. Das oft sehr zeitaufwändige manuelle Sortieren von Vorlagen, Anlagen etc. gehört damit der Vergangenheit an. Es wird hier eine zusammenhängende PDF-Datei erzeugt, die alle gewünschten Informationen zur Sitzung enthält. Diese Datei ist nicht nur für Druckzwecke geeignet, sondern sie ist auch mittels der Inhaltsübersicht am Bildschirm navigierbar so haben Sie auch das umfangreichste Vorlagenpaket schnell im Griff! CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 7 von 16

8 Funktionsübersicht Sitzungsdienst Systemdatenverwaltung Technische Systemparameter Rechteverwaltung Stammdatenverwaltung Personenbezogene Daten (Mitarbeiter, Mandatsträger, andere) Abbildung der Verwaltungs- und Gremienstrukturen Abbildung kundenspezifischer Abläufe und Besonderheiten Sitzungen verwalten Planen Sitzungskalender Einzelplanung Periodische Planung Raum- und Ressourcenverwaltung Vorbereiten Tagesordnung aufstellen Einladung erstellen Versand der Unterlagen in Papier oder elektronisch Nachbereiten Niederschrift Beschlussverfolgung Beschlussbuch Vorlagen verwalten Erstellen Integration der Textverarbeitung (MS-Word, ab Version 4 auch OpenOffice.org) Zuordnung der Vorlage zur Sachakte Anlagenverwaltung (Erläuterungen, Pläne etc.) Einbringen Beratungsfolge Ämterumlauf Mehrstufiges Freigabeverfahren Vorgangsbearbeitung Vorlagen - Ämterumlauf Weitergaben ALLRIS intern per Terminsetzung und Überwachung Freigabe Beschlussverfolgung mit Abbildung der Realisierungsstände Sitzungsdienst - Archiv Zugriff auf alle Vorlagen, Sitzungen, Niederschriften, Beschlüsse, Realisierungs- und sonstigen Informationen Zahlreiche Filtermöglichkeiten Volltextrecherche CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 8 von 16

9 ALLRIS Webclient zur Vorgangsbearbeitung im Intranet Der ALLRIS Webclient ist mit seiner browserbasierten Vorgangsbearbeitung ein zentrales Werkzeug für die gesamte Verwaltung. Er ermöglicht es, die mit dem Einbringen von Beratungsvorlagen verbundenen Prozesse auf der Intranetplattform abzuwickeln. 1 Jedem Beteiligten steht dabei im Webbrowser die zu bearbeitende Vorlage einschließlich aller textlichen Anlagen zur Verfügung natürlich im Kontext der individuellen Zugriffsrechte. Durch die optionale Anbindung von CC DMS oder eines GIS sind weitere für die Bearbeitung relevante Informationen auf Mausklick verfügbar. Der Webclient ermöglicht auch solchen Anwendern, die nur gelegentlich Vorlagen erstellen, einen intuitiven Zugang zum System, ohne sich mit der gesamten Anwendung auskennen zu müssen. Das reduziert den Schulungs- und Betreuungsaufwand erheblich. Die nachstehende Abbildung zeigt ein Beispiel für das erstmalige Anlegen einer Beratungsvorlage mit dem Webclient einfach das Formular ausfüllen und absenden fertig! Die textliche Bearbeitung erfolgt dann mit der Textverarbeitung. Abbildung 3 - Vorlage erstellen Workflow Die integrierte Workflowkomponente unterstützt den kompletten Ämterumlauf bis hin zur (ggf. mehrstufigen) Freigabe der Vorlage. Vorlagen neu anlegen, Bearbeitungsaufträge und Termine vergeben, Stellungnahmen, Mitzeichnungen und Freigaben anfordern und bearbeiten dies alles geschieht problemlos im Webbrowser. Der Bearbeitungsstand ist dabei stets transparent. Ist ein Mailsystem 1 Einige Zusatzfunktionen (wie die Integration von MS- Word oder der Anlagenverwaltung) setzen die Verfügbarkeit der externen Komponenten am jeweiligen Arbeitsplatz voraus. Bitte fordern Sie dazu ggf. unser spezielles Datenblatt für den Webclient an CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 9 von 16

10 vorhanden, wird es zum zusätzlichen Versand der Weitergaben verwendet so fügt sich der Webclient nahtlos in die vorhandene Arbeitsumgebung ein. Der Webclient arbeitet auf derselben Datenbasis mit dem Sitzungsdienst zusammen, so können Vorlagen und Dokumente an beliebiger Stelle in das System eingebracht und bearbeitet werden. Auch die im Webclient eingetragenen Bearbeitungs- und Erledigungsvermerke sind im Sitzungsdienst sofort sichtbar so kann jeder Beteiligte das für seine jeweilige Aufgabenstellung optimale Werkzeug einsetzen und ist dabei immer auf dem aktuellen Stand. Die nachfolgende Abbildung zeigt das Weitergeben einer Vorlage. Zu diesem häufig auch Ämterumlauf genannten Verfahren stellt der Webclient einen intuitiv bedienbaren Laufzettel zur Verfügung. Abbildung 4 - Ämterumlauf Beschlussverfolgung (Realisierung) Als Führungsinformationssystem wird der Webclient als Frontend für die Beschlusskontrolle schnell zum unverzichtbaren Arbeitsmittel. Leistungsfähige Recherchewerkzeuge ermöglichen es dabei gezielt auf einzelne Sachverhalte zuzugreifen, intuitive Abfragemöglichkeiten bieten einen schnellen Überblick über den Bearbeitungsstand pro Gremium oder pro Organisationseinheit. Die Umsetzung der aus der Beschlussfassung der Gremien resultierenden Handlungsaufträge wird im Webclient beauftragt, die zuständigen Fachbereiche können ihre Bearbeitungs- und Erledigungsvermerke ebenfalls direkt im Webbrowser eintragen. ALLRIS verbessert als leistungsfähiges Führungsinformationssystem ganz entscheidend die Verfügbarkeit kritischer Informationen. Dies umfasst nicht nur das durch die leistungsfähige Volltextrecherche erschlossene Sitzungsarchiv, sondern meint insbesondere auch die zusammenfassende Darstellung von Informationen aus der Beschlussumsetzung. Jeder CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 10 von 16

11 Verwaltungschef, Dezernent, Amts- oder Abteilungsleiter kann sich im Webbrowser sehr schnell alle in seinen Verantwortungsbereich fallenden Gremienbeschlüsse anzeigen lassen und den Stand der Umsetzung gleich dazu! Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die schnelle Bereitstellung von Führungsinformation. Die Fragestellung: Welche Handlungsaufträge aus dem Rat hat die Hauptabteilung im Oktober/November 2007? Abbildung 5 - Anzeige offener Aufträge Mit wenigen Mausklicks ist die Abfrage formuliert und die Handlungsaufträge sind sekundenschnell am Bildschirm aufgelistet. Für jeden Punkt kann von der angezeigten Liste aus direkt in die jeweilige Vorlage, die dazu gefassten Beschlüsse und in die Bearbeitungsvermerke der Fachabteilung gewechselt werden so funktioniert ein Informationssystem auf der Basis von moderner Webtechnologie! Neben den im Standard angebotenen Listen sind auch individuelle Auswertungen und die Ausgabe gedruckter Berichte möglich ALLRIS net ALLRIS net ist die Technologieplattform für die intra- bzw. internetbasierten Systeme. Die im Sitzungsdienst erzeugten Daten und Dokumente werden damit ohne weiteren Redaktionsaufwand in den verschiedenen Zielsystemen veröffentlicht. Die in den Stamm- und Systemdaten hinterlegten Regeln steuern zusammen mit einem vom Bearbeitungsstand abhängigen Veröffentlichungsstatus den Zeitpunkt und den Umfang der Veröffentlichung sowie die Zugriffsrechte für die unterschiedlichen Nutzer. Somit ist jeder Sachbearbeiter gewissermaßen sein eigener Internetredakteur ohne dazu über spezifische Kenntnisse außerhalb seiner fachlichen Zuständigkeit verfügen zu müssen. Es wird eine Vielzahl von Abfragen und Auswertungen über den gesamten Sitzungsdienst ermöglicht, dabei wird selbstverständlich immer der Rechtekontext des angemeldeten Nutzers beachtet. Leistungsfähige Filterwerkzeuge sowie eine leicht zu bedienende Volltextsuche runden den Funktionsumfang ab. CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 11 von 16

12 Abbildung 6 - Volltextsuche in ALLRIS net Mit dem Einsatz von ALLRIS net entsteht sofort ein umfassendes Informationssystem für die gesamte Verwaltung. Im Rahmen der jeweiligen Zugriffsrechte werden sämtliche Informationen aus aktuellen Bearbeitungen und aus vergangenen Sitzungen über den Webbrowser verfügbar. ALLRIS net kann auch Informationen aus anderen Quellen als dem Sitzungsdienst bereitstellen zum Beispiel die Satzungen einer Kommune. Für anspruchsvollere Aufgaben stehen Werkzeuge zum Abgleich mit anderen Fachdatenbanken zur Verfügung Serverhousing und ALLRIS net providing Für die Zugriffe über öffentliche Netze wird schon aus Gründen des Datenschutzes die Einrichtung eines zweiten Webservers im Internet empfohlen. Der damit verbundene wirtschaftliche Aufwand ist gering bitte fordern Sie bei uns ggf. ein Angebot für das Serverhousing an. Mehrarbeit ist damit nicht verbunden: für den vollständig automatisierten Abgleich zwischen Intra- und Internetserver sorgt das Modul ALLRIS net providing. Abbildung 7 - Synchronisation Intranet/Internet CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 12 von 16

13 ALLRIS Sitzungsgeld ALLRIS Sitzungsgeld ist eine Anwendung, die sich speziell an die mit der Abrechnung sämtlicher im Umfeld des Sitzungsdienstes anfallender Beträge befassten Mitarbeiter richtet. Zur Ermittlung und Auszahlung von Sitzungsgeldern, Aufwandsentschädigungen etc. stehen zahlreiche Berechnungsmethoden zur Verfügung. Das Verfahren beherrscht die Berechnung sämtlicher Entschädigungsarten und entspricht allen Rechtsverordnungen der Bundesländer zu diesem Thema. Selbstverständlich werden auch alle notwendigen Berichte automatisch erzeugt, dies gilt neben den Abrechnungen für die Mandatsträger auch für die nach der Mitteilungsverordnung geforderten Berichte an die Finanzbehörden. Auch kundenindividuelle spezifische Auswertungen etwa unter Kostenrechnungsgesichtspunkten sind jederzeit möglich. Die Informationen über die Anwesenheit der Teilnehmer werden bereits mit dem Sitzungsprotokoll erfasst die eigentliche Abrechnung erfolgt dann vollständig automatisiert. ALLRIS Sitzungsgeld erhöht so gerade bei Verwaltungen mit komplexen AE-Satzungen die Effizienz deutlich, hier werden oft manuelle Tätigkeiten in erheblichem Umfang eingespart und Fehlerquellen beseitigt! Abbildung 8 - Abrechnung von Sitzungsgeldern ALLRIS Sitzungsgeld entspricht höchsten Sicherheitsstandards, die Abrechnungsergebnisse können unmittelbar an das jeweilige Kassenverfahren übergeben werden. CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 13 von 16

14 3. Ratsinformationssystem Im Internet wird mit ALLRIS neben mehr kommunalpolitischer Transparenz durch die öffentlichen Bürgerinformationssysteme insbesondere eine weitaus verbesserte Möglichkeit der Informationsbereitstellung für die Gremien angeboten. Immer mehr Mandatsträger verwenden heute ganz selbstverständlich die elektronischen Sitzungsunterlagen und ermöglichen dabei auch deutliche Kosteneinsparungen bei den Verwaltungen. Auch die Nutzung des Ratsinformationssystems als Kommunikations- und Kooperationsplattform im Internet gewinnt bei unseren Anwendern zunehmend an Bedeutung. ALLRIS Ratsinfo ist zunächst ein umfassendes Informationssystem für jeden Kommunalpolitiker. Im Rahmen der jeweiligen Zugriffsrechte werden sämtliche Informationen aus aktuell anstehenden Beratungen und aus vergangenen Sitzungen über den Webbrowser verfügbar. Der Mandatsträger kann sich somit zu jeder Tages- und Nachtzeit komplett informieren - und das nicht nur über die aktuellen anstehenden Sitzungen. Eine leistungsfähige Textrecherche über alle Sitzungen und Vorlagen unterstützt ihn dabei. ALLRIS Ratsinfo bietet auch eine komfortable Funktion zum Download, auch im Offlinebetrieb sind alle sitzungsrelevanten Informationen verfügbar. Kooperative Elemente erleichtern die Zusammenarbeit - zum Beispiel auf Fraktions- oder Gremienebene. Eine Besonderheit von ALLRIS Ratsinfo sind dabei die kontextbezogenen Foren, die einen Informationsaustausch direkt an der Sache, also zum Beispiel mit Bezug auf eine bestimmte Textstelle in einer umfangreichen Beratungsvorlage, ermöglichen. Abbildung 9 Startseite ALLRIS Ratsinfo in der Stadt Aachen Einige Kommunen haben den teilweisen oder kompletten Verzicht der Mandatsträger auf den Papierversand bereits realisiert bitte fragen Sie bei Interesse dazu bei uns nach. Dort wo z. B. Kreis und kreisangehörige Kommune jeweils ALLRIS einsetzen, arbeiten die Mandatsträger, die auf beiden Ebenen Verantwortung tragen, problemlos in einem durchgängigen System obwohl die jeweiligen Sitzungsdienste komplett eigenständig sind. Dieser sog. Paarbetrieb wird durch eine sichere Kommunikation auf Seite der ALLRIS Webserver technisch ermöglicht. CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 14 von 16

15 4. Bürgerinformationssystem Informationssystem für Bürger im Internet Ein kurzes Zitat von der Homepage der Landeshauptstadt Kiel fasst es treffend zusammen: "Tagesordnungen und Entscheidungsvorlagen, Beschlüsse oder Protokolle für die Gremien der Landeshauptstadt sind jetzt online für jedermann aus dem Kieler Ratsinformationssystem abrufbar: Ein weiterer Schritt zu mehr Transparenz in Politik und Verwaltung." Abbildung 10 - Startseite des Bürgerinformationssystems der LH Kiel Natürlich veröffentlicht ALLRIS Bürgerinfo auch Informationen aus den Stammdaten, zusätzliche redaktionelle Arbeiten entfallen komplett! Welche Informationen dabei den Bürgern zur Verfügung gestellt werden, wird in ALLRIS Bürgerinfo entsprechend den jeweiligen Wünschen und Anforderungen der Anwenderkommune eingestellt. Jeder Mandatsträger kann so individuell entscheiden, welche Daten über ihn veröffentlicht werden. Übrigens: Eine Liste von Links auf ALLRIS - basierte Bürgerinformationssysteme finden Sie im Internet unter CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 15 von 16

16 5. Kontakt Weitere Informationen zu unseren Produkten und Leistungen finden Sie auf unserer Website unter klicken Sie doch einfach einmal bei uns herein! Gerne beantworten wir Ihre individuellen Fragen: Wenden Sie sich einfach per Mail an oder rufen Sie uns einfach an! CC e-gov GmbH Geschäftsstelle Hamburg Tempowerkring Hamburg Tel: Fax: CompetenceCenter electronic-government GmbH Seite 16 von 16

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