Attributname Beschreibung. Name des Lernobjekts. Bestandsführung in ERP-Systemen. FH Vorarlberg: Gasser

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1 Attributname Beschreibung Name des Lernobjekts Autor/en Zielgruppe Vorwissen Lernziel Beschreibung Dauer der Bearbeitung Keywords Bestandsführung in ERP-Systemen FH Vorarlberg: Gasser Wirtschaftsinformatik Beginner Nach dem Studium dieses Lernobjekts können Sie die Aufgaben der Bestandsführung in einem ERP-System nennen, sowie die Informationen, die ein Bestandsführungssystem liefert. Sie sind zudem in der Lage den Zusammenhang der Bestandsführung und der Materialwirtschaft zu beschreiben und können die Warenbewegungen erläutern. Weiters ist es Ihnen möglich Umbuchungen, Umlagerungen sowie die Inventur und die Rechnungsprüfung zu erklären. Das Lernobjekt beschreibt den Zusammenhang der Bestandsführung und der Materialwirtschaft innerhalb eines ERP-Systems. Es gibt einen Überblick über die Warenbewegungen (Wareneingang, Warenausgang) sowie über die Umbuchungen und die Umlagerungen. Zusätzlich wird die Inventur und die Rechnungsprüfung erläutert. Abschließend werden die möglichen Auswertungen in der Bestandsführung beschrieben. 15 min Bestandsarten, Warenbewegungen, Wareneingang, Warenausgang, Umbuchung, Umlagerung, Inventur, Rechnungsprüfung, Auswertungen Erstellungdatum Juni 2004 Benötigte Plugins -- Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 1

2 1 Einführung Für Produktionsunternehmen, wie auch debite, spielen die Bestandskosten eine wichtige Rolle. Es ist notwendig einerseits die richtige Bestandshöhe zu finden, um Materialengpässe zu verhindern und andererseits dürfen die Kosten für das Lager jedoch nicht zu hoch werden, was bei einen zu hohen Bestand allerdings der Fall wäre. Aber auch die Lieferzeiten, die Nachfrage und mögliche verzögernde Faktoren, die die Produktion beeinflussen, müssen beachtet werden und in die Bestandsführung miteinfließen. Um diese Fülle von Entscheidungen zu treffen, werden ERP-Systeme in den Prozess eingebunden. Die Bestandsführung in ERP-Systemen hat folgende Aufgaben: [1] Alle Bewegungen des Materials im Wareneingang, in der Qualitätskontrolle und im Lager müssen erfasst werden. Die Materialbestände sind mengen- und wertmäßig festzuhalten. Belege müssen für die Mengen- und Wertfortschreibung erstellt werden, da sie auch ein Nachweis für die stattgefundenen Warenbewegungen sind. Die Inventur wird unterstützt. Ein derartiges Bestandsführungssystem liefert Informationen über die Bewegungen des Materials und der Bestände. Im genauen ist dies: Belege eines Materials und Bestandsübersichten eines Materials Informationen zum Bedarf und zum Bestand Verfügbarkeit eines Materials Sonderbestände eines Materials [1] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 337 Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich ebenfalls auf Laroque/Philippi 2001, S Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 2

3 2 Zusammenhang Bestandsführung und Materialwirtschaft Die Bestandsführung gehört zu der Materialwirtschaft und ist in die gesamte Logistik eingebunden. Die nachfolgende Abbildung zeigt die zentrale Bedeutung der Bestandsführung und deren Zusammenhänge mit den anderen Bereichen: Abb. 1: Zusammenhang Bestandsführung und Logistik [2] Bei jedem Vorgang verwendet die Bestandsführung die Stammdaten (z.b. Materialstammdaten) und die Bewegungsdaten (z.b. Einkaufsbelege). Sie arbeitet direkt mit der Disposition, dem Einkauf und der Rechnungsprüfung zusammen. Weitere Verbindungen bestehen zum Finanzwesen (Rechnungswesen) und auch zum Vertrieb. Nach der Bestellung eines Materials vom Lieferanten erfolgt der Wareneingang in der Bestandsführung. Die Rechnungsprüfung bearbeitet anschließend die Lieferantenrechnung. Hierbei erfolgt eine Überprüfung der Mengen und Werte aus der Bestellung und dem Wareneingang. [3] [2] Vgl. SAP Help Portal 2004 [3] Vgl. SAP Help Portal 2004 Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 3

4 3 Bestandsarten In ERP-Systemen gibt es drei verschiedene Lagerbestandsarten, dies sind folgende: [4] Freier Lagerbestand Der freie Lagerbestand ist der tatsächlich vorhandene, frei verfügbare Bestand. Sperrbestand Der Sperrbestand ist ein nicht verfügbarer Bestand. Allerdings ist es möglich diesen in den freien Lagerbestand oder den Qualitätsprüfbestand umzubuchen. Ein Grund warum ein Sperrbestand besteht, ist, dass der weitere Verlauf des Materials beim Wareneingang noch nicht festgelegt wurde. Ein Teil des Bestandes könnte beispielsweise für die Qualitätsprüfung bestimmt sein. Ist die Prüfung abgeschlossen, kann das Material vom Sperrbestand in den freien Lagerbestand gebucht werden. Qualitätsprüfbestand Dieser Bestand ist für die Qualitätsprüfung vorgesehen und deshalb noch nicht verfügbar. Ist die Prüfung abgeschlossen, kann der Bestand jedoch in den freien Lagerbestand umgebucht werden. [4] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 339 Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 4

5 4 Warenbewegungen Um Materialbewegungen zu erfassen werden Material- und Buchhaltungsbelege erstellt und im ERP-System abgespeichert. [5] Materialbeleg Dieser Beleg ist eine Beschreibung der Warenbewegungen aus Sicht des Lagers und ist gleichzeitig ein Nachweis für die mengenmäßige Veränderung, sowie eine Informationsquelle für die nachfolgenden Anwendungen. Buchhaltungsbeleg Dieser Beleg ist eine Beschreibung der Warenbewegungen aus Sicht der Buchhaltung und nimmt immer Bezug auf einen Buchungskreis. Ein Buchhaltungsbeleg verdeutlicht die wertmäßige Veränderung bei Warenbewegungen. Die nachfolgende Abbildung zeigt diese zwei Belege und deren Zusammenhang mit dem Lager: Abb. 3: Belege bei der Materialbewegung [6] Zu den Warenbewegungen gehören folgende Punkte: Wareneingang Warenausgang Umbuchung/Umlagerung Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 5

6 [5] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 342 [6] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 66 Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 6

7 5 Wareneingang Erfolgt eine Warenlieferung an das Lager, wird diese von der Bestandsführung als Wareneingang gebucht. Danach ist es möglich die Ware einzulagern. Im Normalfall wird Material aufgrund von einer Bestellung angeliefert. Die vorhandenen Daten können daraus entnommen werden. Dadurch können auch Über- oder Unterlieferungen festgestellt werden. [7] Bei Erfassen des Wareneingangs besteht die Möglichkeit, eine Qualitätsprüfung der Ware zu veranlassen. Allerdings ist die Ware zunächst nicht frei verfügbar. [8] Die nachfolgende Abbildung zeigt die möglichen Auswirkungen eines Wareneinganges: Lieferung Bestellungen Wareneingang Materialstamm Wert- und Mengenfortschreibung Nachricht an Besteller (optional) Ausdruck (optional) Wareneingangs schein Fortschreibung der Bestandsund Verbrauchskonten Buchhaltungsbeleg Materialbeleg Dokumentation der Bewegung Abb. 4: Auswirkungen des Wareneingangs [9] [7] Vgl. Wenzel 1999, S. 368 [8] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 343 [9] Vgl. o.a Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 7

8 6 Warenausgang Werden die Entnahmen, die Materialausgaben oder die Verbrauche des Materials im ERP- System gebucht, wird der vorhandene Lagerbestand wert- und mengenmäßig reduziert. Eine Buchung des Warenausgangs kann auch mit Bezug auf eine Stückliste erfolgen. Dabei werden alle Stücklistenpositionen in der jeweiligen Anzahl im Warenausgangsbeleg angeführt. Dazu muss die Stückliste bereits vorher für diese Verwendung angelegt worden sein. [10] Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass ein Warenausgang aufgrund eines Verbrauches einer Kostenstelle, eines Auftrages oder durch den Verkauf erfolgen kann. Die zweite Möglichkeit eines Warenausganges besteht durch die Ausgabe, beispielsweise mittels einer Stichprobe oder Verschrottung des Materials. Zudem ist bei der Abbildung erkennbar, dass die Materialien für den Warenausgang aus dem Lager stammen. Abb. 5: Warenausgang [11] [10] Vgl. Laroque/Philppi 2001, S. 355 [11] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 72 Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 8

9 7 Umbuchung/Umlagerung Umbuchungen und Umlagerungen werden in ERP-Systemen verwendet um Material auszulagern und um an einem anderen Ort einzulagern. [11] Bei Umbuchungen wird der Lagerort des Materials nicht verändert, sondern nur die Bestände in den Aufzeichnungen. Es können auch nur Änderungen bei der Bestandsart oder der Materialnummer erfolgen. Erleidet die Ware beispielsweise einen Qualitätsverlust durch die Lagerung, wird sie einer anderen Handelsklasse zugeordnet. Dabei wird nur das Material umgebucht. Umbuchungen erfolgen ohne Vorplanung. [12] Bei Umlagerungen wird der Lagerort des Materials zwar verändert, allerdings nur innerhalb des Unternehmens. Es gibt zwei Möglichkeiten von Umlagerungen: [13] Umlagerung Werk an Werk Dabei wird die Bestandsmenge in beiden Werken verändert und gleichzeitig auch ein Buchhaltungsbeleg generiert. Umlagerung Lagerort an Lagerort Dabei bleibt der Bestand gleich wodurch der Vorgang für die Buchhaltung nicht relevant ist. Die nachfolgende Abbildung zeigt die Unterteilung der Umlagerungen: Abb. 6: Umlagerungen [14] [11] Vgl. SAP Help Portal 2004 [12] Vgl. Wenzel 1999, S. 371 [13] Vgl. SAP Help Portal 2004 [14] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 70 Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 9

10 8 Inventur Bei einer Inventur erfolgt eine körperliche Bestandsaufnahme im Lager. Dabei wird der vorhandene physische Bestand mit den Daten aus dem Warehouse-Management-System (WMS) verglichen. Wurde für alle Lagerplätze mindestens einmal im Geschäftsjahr eine Inventur durchgeführt, so ist dieser Vorgang abgeschlossen. [15] In ERP-Systemen können meist folgende Inventurverfahren angewandt werden: Stichtagsinventur Bei der Stichtagsinventur erfolgt am Bilanzstichtag eine körperliche Aufnahme aller Bestände des Unternehmens. Dabei muss jedes Material berücksichtigt werden und das Lager wird für Materialbewegungen gesperrt. Permanente Inventur Bei der permanenten Inventur erfolgt eine laufende Aufnahme aller Bestände während des Geschäftsjahres. Auch hier muss jedes Material mindestens einmal im Jahr aufgenommen werden. Stichprobeninventur Bei der Stichprobeninventur wird an einem Stichtag ein durch Zufall ausgewählter Bestand aufgenommen. Ist der Unterschied zwischen dem Inventurergebnis und dem Buchbestand gering, wird angenommen, dass die Buchbestände der restlichen gelagerten Materialien richtig sind. Cycle-Counting Beim Cycle-Counting werden die Materialien während einem Geschäftsjahr in regelmäßigen Abständen inventarisiert. Der Vorteil dieser Methode ist, dass gängige Materialien öfter aufgenommen werden als weniger gängige. [15] Vgl. SAP Help Portal 2004 Die nachfolgenden Ausführungen zur Inventur beziehen sich ebenfalls auf das SAP Help Portal Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 10

11 9 Rechnungsprüfung Der Zweck der Rechnungsprüfung in ERP-Systemen besteht darin, dass durch diese Komponente feststellt werden kann, ob die Lieferung in Preis und Menge mit den Daten der Bestellung übereinstimmt. [16] Dadurch bildet die Rechnungsprüfung das Bindeglied zwischen der Materialwirtschaft und dem Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung usw.). [17] Die Rechnungsprüfung hat folgende Aufgaben: Abschluss des Ablaufes der Materialbeschaffung Bearbeitung von Rechnungen, die außerhalb der Materialbeschaffung entstehen (z.b. Dienstleistungen, Seminarkosten usw.) Bearbeitungen von Gutschriften Die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung sind: Erfassen von Rechnungen und Gutschriften Prüfen von Rechnungen auf deren Richtigkeit Buchen der Rechnungen Fortschreiben bestimmter Daten im ERP-System (z.b.: Materialpreise) Nachbearbeiten von Rechnungen, die aufgrund von Abweichungen gesperrt wurden Die nachfolgende Abbildung zeigt den Ablauf der Rechnungsprüfung sowie die Daten, die benötigt werden. Diese werden aus Bestellungen, dem Wareneingang, dem Materialstamm, dem Lieferantenstamm und den Konditionen entnommen. Während der Rechnungsprüfung wird ein Rechnungsbeleg generiert. Zudem erfolgt eine Durchführung der Buchungen auf die Sachkonten und eine Fortschreibung des Materialstamms sowie der Bestellentwicklung. Auch die weitern Daten des Rechnungswesen (Anlagen, Kostenstellen usw.) werden fortgeschrieben. Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 11

12 Abb. 7: Ablauf der Rechnungsprüfung [18] [16] Vgl. Wenzel 1999, S. 375 [17] Vgl. SAP Help Portal 2004 Die nachfolgenden Ausführungen zur Rechnungsprüfung beziehen sich ebenfalls auf das SAP Help Portal [18] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 74 Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 12

13 10 Auswertungen Die Auswertungen in der Bestandsführung gliedern sich in Bestandsübersichten, Materialbewegungslisten und Bestandscontrolling. Diese sind in der untenstehenden Abbildung dargestellt. Nachfolgend wird speziell auf das Bestandcontrolling genauer eingegangen, da dies sehr oft Verwendung findet. Liste Auswertungen X X X X X X X Bestandsübersichten Bestände pro Material Werksverfügbarkeit Bedarfs-/Bestandlisten Lagerbestandslisten Materialbewegungslisten Mengenströme Materialströme Ein-/Auslagerungen Bestandscontrolling ABC-Analysen Reichweite Lagerhüter Umschlagshäufigkeit Lagerbodensatz Abb. 8: Auswertungen [19] Bestandcontrolling Durch das Bestandscontrolling ist es möglich Analysen durchzuführen, um jene Materialien ausfindig zu machen, die eine hohe Kapitalbindung haben, einen nicht effizienten Bestandsanteil oder eine lange Periode ohne Verbrauch. [20] Folgende Analysenmethoden können eingesetzt werden: ABC-Analyse Diese Analyse gibt einen Überblick darüber, welche Materialien in welcher Menge verbraucht wurden. Dabei erfolgt eine Einteilung des Materials in A-, B- und C-Güter wobei A-Material den höchsten Verbrauchswert hat und C-Material den niedrigsten. Lagerbodensatz-Analyse Diese Analyse wird angewandt wenn festgestellt werden will, welcher Teil des Lagerbestandes in einem bestimmten Zeitraum nicht mehr bewegt wurde. Dadurch können Überbestände festgestellt werden. Reichweiten-Analyse Diese Analyse gibt Auskunft darüber wie lange der Lagerbestand noch ausreicht, Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 13

14 ohne dass es zu Engpässen in der Produktion kommt. Lagerhüter-Analyse Diese Analyse sagt aus, welches Material seit einem festgelegten Zeitpunkt nicht mehr benötigt wurde. Umschlagshäufigkeits-Analyse Diese Analyse gibt an wie oft ein Bestand umgeschlagen wurde. [19] Vgl. o.a [20] Vgl. Wenzel 1999, S. 372 f Die nachfolgenden Ausführungen zu den Auswertungen beziehen sich ebenfalls auf Wenzel 1999, S. 372 f. Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 14

15 11 Glossar Bilanzstichtag Der letzte Kalendertag des Geschäftsjahres. Zu diesem Termin werden alle Konten abgeschlossen. [21] Geschäftsjahr Zeitraum, auf den sich der handelsrechtliche Abschluss erstreckt. Gem. 242 II HGB darf ein Geschäftsjahr, das im Steuerrecht als Wirtschaftsjahr bezeichnet wird, zwölf Monate nicht überschreiten, kürzere Zeiträume sind möglich, z.b. bei Gründungen, Erwerb oder Veräußerung eines Betriebes. [22] [21] Pepels 2002, S. 50 [22] Schneck 1998, S. 284 Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 15

16 12 Literaturverzeichnis IBM Corporation in Zusammenarbeit mit enycon (2002): Überblick SAP R/3. Im Rahmen der Vorlesung Anwendung Betrieblicher Standardsoftware an der Universität Kaiserslautern, Lehrstuhl für Betriebsinformatik und Operations Research. Teil 2. Vorlesung Anwendung Betrieblicher Standardsoftware and der Universität Kaiserslautern. Laroque, Stefan; Philippi, Jens (2001): SAP R/3. Materialwirtschaft. Release 4.6. München: Addison-Wesley. o.a. (2000): SAP-Schulungsdokumentation. Pepels, Werner (Hrsg.) (2002): Das neue LEXIKON der BWL. Betriebswirtschaft. Wirtschaftsinformatik. Wirtschaftsrecht. Berlin: Cornelsen. SAP Help Portal (2004): SAP Help Portal. (Download: ) Schneck, Ottmar (Hrsg.) (1998): Lexikon der Betriebswirtschaft. Über 3000 Begriffe für Studium und Beruf. München: C.H.Beck. Wenzel, Paul (Hrsg.) (1999): Betriebswirtschaftliche Anwendungen mit SAP R/3. 3. Aufl. Braunschweig/Wiesbaden: Vieweg. Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 16

17 13 Selbstkontrolle Multiple Choice: Aufgabe 1: Lagerbestandsarten Welche Lagerbestandarten gibt es in ERP-Systemen? Antworten: Freier Lagerbestand (richtig) Unfreier Lagerbestand (falsch) Sperrbestand (richtig) Qualitätsprüfbestand (richtig) Einkaufsbestand (falsch) Aufgabe 2: Rechnungsprüfung Welche der unten genannten Möglichkeiten sind Tätigkeiten der Rechnungsprüfung? Antworten: Erfassen von Rechnungen und Gutschriften (richtig) Bestellanforderungen generieren (falsch) Prüfen von Rechnungen auf deren Richtigkeit (richtig) Buchen der Rechnungen (richtig) Einkaufsbelege erstellen (falsch) Fortschreiben bestimmter Daten im ERP-System (richtig) Lieferantenbewertungen durchführen (falsch) Nachbearbeiten von Rechnungen, die aufgrund von Abweichungen gesperrt wurden (richtig) Lückentext Aufgabe 3: Belege Vervollständigen Sie den nachfolgenden Text zum Material- und Buchhaltungsbeleg! Der Materialbeleg ist eine Beschreibung der Warenbewegungen aus Sicht des -Antwort: Lagers und ist gleichzeitig ein Nachweis für die -Antwort: mengenmäßige Veränderung sowie eine -Antwort: Informationsquelle für die nachfolgenden Anwendungen. Der Buchhaltungsbeleg ist eine Beschreibung der Warenbewegungen aus Sicht der - Antwort: Buchhaltung und nimmt immer Bezug auf einen -Antwort: Buchungskreis. Ein Buchhaltungsbeleg verdeutlicht die -Antwort: wertmäßige Veränderung bei Warenbewegungen. Aufgabe 4: Umbuchung Vervollständigen Sie den nachfolgenden Text zur Umbuchung! Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 17

18 Bei Umbuchungen wird der -Antwort: Lagerort des Materials nicht verändert, sondern nur die -Antwort: Bestände in den Aufzeichnungen. Es können auch nur Änderungen bei der Bestandsart oder der -Antwort: Materialnummer erfolgen. Umbuchungen erfolgen ohne -Antwort: Vorplanung. Natascha Gasser M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen Seite 18