Handbuch Mitarbeiter

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2 Die des Mandanten werden hier angelegt mit Adresse, Telefon, Fax, Kürzel, Name f. Belege, Mobil-Profil und Windows-Anmelden. Hier wird auch eine Signatur für ihn hinterlegt. Die Anwendergruppe gibt den Zugang des s zu BIZS Programmen frei oder sperrt sie. Unter dem Reiter Info sind Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Login Name, Passwort, die Abteilung, der er angehört und Archiv-Daten hinterlegt. Hier werden auch Zeitwirtschafts-Daten, Kalender-Zugang und Teilnahme festgelegt. Unter Mail wird das Mail-Profil dargestellt. In Kalender wird die Kalenderberechtigung festgehalten. Das Anmelde-Info zeigt die Zeiten, zu denen der ins BIZS- Programm eingeloggt ist. In Sonstiges wird festgehalten, welchem Lagerort und welcher CTI - Gruppe der zugeordnet ist. Auch die APLA Daten werden hier festgelegt. PC-forum GmbH 2

3 Name 1, 2 Str., PLZ, Ort Kürzel Mail Name f. Belege Durchwahl Anwendergruppe Windows anmelden Signatur Signifikanter name Name und Vorname des s Adresse des s Kürzel als Zeichen des s -Adresse des s So unterzeichnet der seine Belege Apparat im Geschäft Durch diese Gruppe definiert sich die Berechtigung in BIZS, die der hat. Anmeldedaten des s für Windows wird nicht mehr verwendet Hinterlegtes Zeichen des s Registerkarte Info Unter der Registerkarte Info werden persönliche Daten und einige Anmelde-Daten festgelegt, die den betreffen. Login Name Passwort Abteilung Anmeldedaten für Software Passwort für BIZS Aus Abteilungen (in Stammdaten festgelegt) die entsprechende ausgewählt in der der integriert ist Mobil Archiv UNC Pfad zum mobilen Archiv von BIZS (4.1) Mobile Vorlagen UNC Pfad zu den Vorlagen im mobilen Arbeitsgerät mit BIZS (4.1) Login am System Angehakt heißt das, dass der sich in BIZS anmelden darf PC-forum GmbH 3

4 Aktiv Überstunden in Folgemonat übernehmen Kalenderteilnahme Admin ist aktiv, und darf sich an BIZS anmelden. Falls ausscheiden, müssen Sie den Benutzer nicht löschen, sondern schalten Sie diesen inaktiv. In diesem Feld wird die Anzahl der Überstunden festgelegt, die der berechtigt ist, in den nächsten Monat zu übernehmen Regelt über das Häkchen die Teilnahme am Kalender Hat Administratorrechte in BIZS, darf also: aufrufen Maskeneinstellungen speichern Übersichtsmasken speichern Registerkarte Mail Die Mail- Daten des s werden hier zusammengefasst. Profil SMTP Server POP3 Server Benutzer Passwort AUTH Pop 3 AUTH SMTP Archive Mail löschen Eindeutiger Name (beliebiger Name) Server des SMTP Server des POP3 Name des Benutzers für Login am Mail-Server Passwort des Benutzers für Mail-Server Authentifizierungsmethode am POP3-Server Authentifizierungsmethode am SMTP -Server Archiv (Benutzerarchiv), in der die Mails des Benutzers abgelegt werden sollen Ist diese Option aktiv, werden die Mails nach dem Abholen auf dem Mail-Server gelöscht PC-forum GmbH 4

5 Mail Modus abholen Profil, welches als primäres Profil verwendet wird Ist diese Option aktiv, werden die Mails abgeholt, ansonsten werden keine Mails vom Server abgeholt Registerkarte Kalender Orden Sie hier die Kalender zu, die der in der Maske Kalender auswählen kann. Folgende Rechte - Möglichkeiten können Sie vergeben Anzeigen Kalender des ausgewählten s wird angezeigt Auswahl Voreinstellung, die beim Aufruf des Kalenders bereits ausgewählt ist Erstellen darf im Kalender einen Termin erstellen Löschen darf im Kalender einen Termin löschen Ändern darf im Kalender einen Termin ändern Mail-Benachrichtigung beim Erstellen eines Termins wird der zugeordnete per Mail informiert. Kalendersicht: die ausgewählte Sicht des Kalenders anzeige Anzeige Auswahl Erstellen Löschen Ändern MAIL Benachrichtigung Name Darf Kalender sehen Kalendereinstellung darf im Kalender einen Termin erstellen darf im Kalender einen Termin löschen darf im Kalender einen Termin ändern beim Erstellen eines Termins wird der zugeordnete per Mail informiert. Dies geht nur dann, wenn in den Optionen ein SMTP - Server und POP3-Server angegeben wurde. PC-forum GmbH 5

6 Registerkarte Anmelde Info Hier sind die Zeiten dargestellt, zu denen der in BIZS eingeloggt ist. Die Tabelle ist per Schalterdruck in Excel exportierbar. Von Bis Datum Status Kommt Geht IP Adresse zeige Informationen Zeitraum der Darstellung Von bis- Zeitraum muss eingestellt sein für eine Darstellung, wird dann aktiviert mit : Zeige Informationen Tag An oder abgemeldet Uhrzeit des Einloggens Zeit des Ausloggens PC-Adresse im Netzwerk Aktiviert erst die Darstellung im Textfeld Excel Export Registerkarte Sonstiges Unter dieser Registerkarte wird der einem Lagerort zugeordnet, bekommt eine CTI Gruppe zugeteilt (Computer-Telefonie) und wird an die Arbeitsplanung (APLA) angeschlossen. Lagerort CTI Gruppe Hier kann einem ein in Stammdaten/Lagerort vorgegebener Lagerort zugewiesen werden Festlegung zu einer Gruppe der Computer - integrierten Telefonfunktion PC-forum GmbH 6

7 Abteilungen In Abteilungen werden die gegliedert. Hier sind die einzelnen Abteilungen mit Name und Ersatzbegriffen zu hinterlegen, wobei die Kostenstelle mit eingegeben werden kann. Das Datum der Anlage wird automatisch abgelegt. Abteilung Bezeichnung 1, 2 Kostenstelle Offizielle Bezeichnung z.b.: Einkauf Ersatzname z.b.: Beschaffung Für BAB (Betriebs-Abrechnungs-Bogen) z.b.: Kosten - Stelle: 1001 Rechte auf Masken In dieser Maske lassen sich die Anwenderrechte vergeben, die eine -Gruppe am einzelnen Modul in BIZS hat. Diese Rechte sind für einzelne Gruppen schaltbar durch Anklicken der Kästchen (leeres oder mit Punkt gekennzeichnetes Feld ist ausgeschaltet Häkchen ist eingeschaltet): Aufrufen, Neuanlage, Löschen, Suchen, Speichern sowie Dokman. Im Autofilter kann z.b. nach Gruppe gefiltert werden. Achtung: Stammdaten-Masken werden hier nicht angezeigt. Über die Schaltfläche Rechte in Gruppe setzen werden alle Rechte einer Gruppe eingeschaltet. Die Schaltfläche Rechte von Gruppe übernehmen kopiert eine komplette Rechtestruktur einer ausgewählten Anwendergruppe. PC-forum GmbH 7

8 Programm Titel Gruppe Aufrufen Neuanlage Löschen Suchen Workflow Programmname in BIZS, mit dem die Anwendergruppe arbeiten soll Kurzname des Programms Name der Rechte - Gruppe Einsehen der Maske Neuen Inhalt anlegen Datensatz löschen In der Liste bestimmten Datensatz suchen Neuen Datensatz speichern Rechte auf Stammdaten und Auswertungen Um BIZS einfach zu halten, haben wir alle Stammdaten in einer Sammelmaske untergebracht. Falls Sie Rechte vergeben möchten, um Stammdaten zu pflegen, müssen Sie Stammdaten aufrufen aktivieren. Auswertungen können nach Bereich der Anwendergruppe zugeordnet werden. Kundenanwendungen ist ein separater Bereich, in dem kundenspezifische Anforderungen integriert sind. Hierbei wird der Lizenzname mit dem Blattname verifiziert, so dass nur die Programme des jeweiligen Kunden sichtbar sind. PC-forum GmbH 8

9 Auswertungen HW Auswertungen DL Auswertungen FIBU Angehakt werden die Rechte auf Handwerk freigegeben Dienstleistungen Finanzbuchhaltung Anwendergruppe BIZS bietet die Möglichkeit, jeder Anwendergruppe (Gruppierung von n nach Aufgabenfeld) Rechte von Masken zuzuordnen. Anwendergruppe Rechte von Gruppe übernehmen alle Rechte der Gruppe übernehmen Gruppenname Drop-Down öffnet Liste von Anwendergruppen Die Masken-Gruppen werden hier aufgelistet, damit sie einzeln übernommen werden können Rechte in Gruppe setzen Gibt der Anwendergruppe Rechte über die Masken-Gruppe pauschal PC-forum GmbH 9

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