Kurzanleitung zur Installation von avisor

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1 avisor - Installation Kurzanleitung zur Installation von avisor Nachfolgend ist die Standardinstallation auf einem lokalen PC beschrieben. Zusätzlich erkennen Sie an Zeilen, die mit einem gekennzeichnet sind, die abweichenden Schritte bei einer Installation mit Datenhaltung im Netzwerk. 1. Verbinden Sie Ihren gewünschten Netzwerkpfad, z.b. \\Server1\Data\Avisordaten mit einem Laufwerksbuchstaben auf Ihrem PC (z.b. Z:\). 2. Legen Sie die avisor-cd in Ihr CD-Laufwerk. Nach einigen Sekunden meldet sich das Installationsprogramm. 3. Bitte bestätigen Sie alle Fragen mit Ja oder Weiter. Dateien werden kopiert, das System wird eingerichtet und der PC wird neu gestartet. 4. Nach dem Neustart kopieren Sie von der CD aus dem Verzeichnis BASF... die Datei avisor.mdb in das Datenbankverzeichnis aus der Installation, z.b. C:\Documents and Settings\All Users\Documents\avisor. 5. Im Anschluss daran folgt die Registrierung. (s. nächste Seite). 6. Starten Sie avisor und {Schließen} Sie das Demofenster. Öffnen Sie im Hauptmenü Extras>Optionen und die Registerkarte {Datenquelle}. Wählen Sie {Datenquelle ändern} und ändern Sie den Pfad unter Data Source = auf Ihren Netzwerkpfad. Zum Beispiel von C:\Documents and Settings\All Users\Documents\avisor auf Z:\. Nach {Übernehmen} startet avisor selbsttätig neu und verbindet sich mit der Datenbank. Bevor Sie nun Ihre Aufmaße erfassen können, müssen Sie die Stammdaten Ihres Auftraggebers importieren: Zuerst das Standardleistungsverzeichnis (Dateiname: Sxxxxxx.s1) Dann den Rahmenvertrag (Dateiname: RVx.r1) Zuletzt die Einzelaufträge (Dateiname: EAx.e1) Zum Schluss entnehmen Sie die CD und lagern sie an einem sicheren Ort. Bitte bedenken Sie auch, für Ihre Datenbank (avisor.mdb) eine regelmäßige Datensicherung einzurichten. Das avisor-kurzhandbuch finden Sie ebenfalls auf der CD im Verzeichnis Manual. Bei Rückfragen und Problemen rufen Sie uns bitte an oder kontakten uns per . Ihr avisor Support-Center Tel Stand September 2014 awato Software GmbH Seite 1

2 Testversion und Registrierung von avisor Nach Installation von avisor ist diese Version lediglich als Testversion lauffähig. Bei jedem Aufruf einer nicht lizenzierten avisor-version erscheint eine entsprechende Meldung, dass z.b. kein Ausdruck und kein Export möglich sind. Dies gilt auch für die Demo-Version, die Sie sich unter aus dem Internet laden können. Für die Lizenzierung gehen Sie wie folgt vor: 1. Rufen Sie unsere Produkt-Unterstützung in Dormagen unter an. 2. Öffnen Sie den Dialog Hilfe(?)>Registrierungs-Info 3. Geben Sie telefonisch Ihren Firmennamen und den Inhalt der Freischalt-Anfrage an. 4. Sie erhalten von uns den Freischalt-Code. Geben Sie diesen in den Registrierungsdialog ein und bestätigen Sie die Eingabe mit {Freischalten}. Seite 2 awato Software GmbH Stand November 2014

3 Einrichten des -datenaustausches über POP3 Mittlerweile gibt es verschiedene Verfahren, über die Sie den avisor Datenaustausch mit Ihrem Auftraggeber vornehmen können. Neben der herkömmlichen Vorgehensweise gibt es auch die Option, den Datenaustausch der Aufträge und Aufmasse automatisiert per vorzunehmen. Voraussetzung für den automatisierten Austausch ist, daß Ihr Auftraggeber diese Funktionen ebenfalls verwendet. Sobald Ihre Mailadresse beim Auftraggeber hinterlegt ist, werden die Aufträge für Ihre Firma zyklisch (meist 1-2* täglich) exportiert und an Ihre hinterlegte Mailadresse versendet. Aufmasse können Sie an die zentrale Mailadresse Ihres Auftraggebers rund um die Uhr versenden. Als Kontrolle, ob die Aufmasse auch importiert wurden, erhalten Sie per Mail ein Importprotokoll zugesendet, aus dem die nötigen Informationen hervorgehen. Dieses Protokoll wird gegebenenfalls parallel auch dem Koordinator des Auftrags zugestellt. Zur Aktivierung des automatischen -transfers pflegen Sie in avisor nun folgende Daten unter den entsprechenden Menüpunkten: 1. Extras>Optionen>Internet A) POP3 als Name des POP3-Servers, z.b. "pop.gmx.net:995" B) SMTP als Name des SMTP-Servers, z.b. "mail.gmx.net:587" C) Benutzer als Login-Name bei dem -server z.b. D) Passwort und Passwort-Bestätigung für den vorgenannten Benutzer (TIPP: beim Provider t-online.de muss das Passwort mind. acht Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen besitzen. Weiterhin darf im Passwort kein Teil der adresse enthalten sein. Diese 4 Informationen (Punkt 1 A-D) erhalten Sie über Ihren Systemadministrator bzw. Ihren Provider. Stand September 2014 awato Software GmbH Seite 3

4 Wichtiger Hinweis bei SSL Verschlüsselung: Aufgrund der SSL- verschlüsselung der einzelnen Provider ist für avisor ein eigener Account zwingend erforderlich. In avisor müssen die SSL TCP-Ports direkt mit dem Servernamen eingetragen werden. Hierzu ist es notwendig, dass direkt nach dem Servernamen z.b. pop.gmx.net der Port mit einem Doppelpunkt und der Portnummer eingetragen wird z.b. pop.gmx.net:995. Sie erhalten die nötigen Informationen, wie Portnummer und Servernamen, von Ihrem Provider. Verzeichnis als temporären Ablagepfad eintragen, z.b. "c:\temp" 2. Adressen>Auftraggeber Wählen Sie erst das Unternehmen aus, dem Sie als Auftraggeber die Aufmaße senden möchten. Datenaustausch als Empfänger, z.b. 3. Adressen>Auftragnehmer Wählen Sie erst Ihre Partnernummer aus. > Datenaustausch als Ihre Absender-Adresse, z.b. > Anwender hier auch z.b. Alternativ können Sie auch 2 adressen verwenden: Für Datenaustausch benutzen Sie eine Mailadresse über die ausschließlich der Datenaustausch erfolgt und für Anwender verwenden Sie eine Mailadresse über die die Protokollinformationen versenden werden. Diese Alternative ist auch die bevorzugte Variante. 5. Extras>Optionen>Transfer Export - Format soll "Zip-Datei mit Anhängen" sein. Die Schritte von Punkt 2 bis Punkt 5 können in beliebiger Reihenfolge durchgeführt werden. 6. Ihre Mailadresse(n) beim Auftraggeber Bitte lassen Sie Ihre Mailadresse(n) beim Auftraggeber erst dann hinterlegen, wenn die oben beschriebenen Einstellungen vorgenommen wurden. Seite 4 awato Software GmbH Stand November 2014

5 Einrichten des -datenaustausches über MAPI Mittlerweile gibt es verschiedene Verfahren, über die Sie den avisor Datenaustausch mit Ihrem Auftraggeber vornehmen können. Neben der herkömmlichen Vorgehensweise gibt es auch die Option, den Datenaustausch der Aufträge und Aufmasse automatisiert per vorzunehmen. Voraussetzung für den automatisierten Austausch ist, daß Ihr Auftraggeber diese Funktionen ebenfalls verwendet. Sobald Ihre Mailadresse beim Auftraggeber hinterlegt ist, werden die Aufträge für Ihre Firma zyklisch (meist 1-2* täglich) exportiert und an Ihre hinterlegte Mailadresse versendet. Aufmasse können Sie an die zentrale Mailadresse Ihres Auftraggebers rund um die Uhr versenden. Als Kontrolle, ob die Aufmasse auch importiert wurden, erhalten Sie per Mail ein Importprotokoll zugesendet, aus dem die nötigen Informationen hervorgehen. Dieses Protokoll wird gegebenenfalls parallel auch dem Koordinator des Auftrags zugestellt. Zur Aktivierung des automatischen -transfers pflegen Sie in avisor nun folgende Daten unter den entsprechenden Menüpunkten: 1. Extras>Optionen>Internet (hier sind nur die Felder POP3, SMTP und Verzeichnis auszufüllen) POP3: mapi:profilname SMTP: mapi:profilname Verzeichnis: <pfad-zum-verzeichnis> (frei wählbar) Stand September 2014 awato Software GmbH Seite 5

6 Den Outlookprofilnamen können Sie über die Systemsteuerung einsehen. Öffnen Sie dazu Ihre Systemsteuerung und klicken Sie auf . Systemsteuerung: Im Anschluss können Sie sich das/die Profile anzeigen lassen und den Namen des jeweiligen Profils mit avisor verwenden. -Einstellungen über die Systemsteuerung: Seite 6 awato Software GmbH Stand November 2014

7 Profilübersicht: W I C H T I G E R H I N W E I S: avisor benötigt ein installiertes 32 Bit MS-Outlook auf dem lokalen Computer, damit MAPI verwendet werden kann. Eine 64 Bit Version wird derzeit nicht unterstützt. Stand September 2014 awato Software GmbH Seite 7

8 Software aktualisieren In avisor können Sie die Programmdateien über das Internet aktualisieren. Im Gegensatz zu einer vollständigen Installation prüft avisor selbständig, welche Programmteile in neuen Versionen vorliegen und lädt nur diese aus dem Internet. Voraussetzung ist, dass während des Vorgangs der PC online ist. Für die Software-Aktualisierung gehen Sie wie folgt vor: 1. Vergewissern Sie sich, dass unter Extras>Optionen>Internet im Feld Verzeichnis ein temporärer Speicherpfad, z.b. c:\temp, eingetragen ist. 2. Öffnen Sie den Dialog Extras>Software aktualisieren. avisor prüft die vorhandenen Dateien und zeigt in der folgenden Liste alle zu aktualisierenden Programmdateien in blauer Schrift. 3. Starten Sie die Aktualisierung mit {Installieren}. Die erfolgreiche Programm-Aktualisierung wird Ihnen nach Abschluss durch eine Meldung angezeigt. Seite 8 awato Software GmbH Stand November 2014

9 Benutzeranmeldung für Einzelplatzversionen Für Einzelplatzversionen ohne Benutzerverwaltung können Benutzerkennungen und Namen von max. 4 Benutzern vorgegeben werden. Die Benutzer müssen sich anschließend beim Start von avisor mit einem Kennwort anmelden. Dies ermöglicht neben dem Zugriffschutz eine benutzerbezogene Protokollierung aller Aktionen. Zur Einrichtung sind folgende Schritte erforderlich: 1. Aufruf von Extras>Optionen>Login. 2. Nach Anklicken von Benutzeranmeldung erforderlich sind die Textfelder zur Erfassung von maximal 4 Benutzern freigeschaltet. 3. Eingabe des Benutzernamens und Vor- und Nachname. 4. [OK] speichert die Eingaben und schließt den Dialog. Der 1. Benutzer ist Hauptbenutzer des Systems. Alle Benutzereinstellungen dürfen nur von diesem geändert werden. Durch Änderung eines vorhandenen Eintrages wird das Kennwort des jeweiligen Benutzers auf das Startkennwort avisor zurückgesetzt. Die Anmeldung in avisor: Der Benutzername ist die Kennung, mit der sich ein Benutzer anmelden muss. Das Erst-Kennwort ist avisor (in Kleinbuchstaben) und muss nach der ersten Anmeldung geändert werden. Zukünftig lässt sich das Kennwort über? > Benutzerinfo mit der Schaltfläche [Kennwort ändern] aktualisieren. Stand September 2014 awato Software GmbH Seite 9

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