Aufruf der ALV-Liste

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1 Seite 1 von 13 Benutzerhandbuch Aufruf der SAP R/3 Release ERP 2005 Erstellt von: Jörg R. Becker SAP-ZUGANG@admin.uni-giessen.de Seite 1 von 13

2 Seite 2 von 13 Inhaltsverzeichnis 1. - Interaktive Ansicht Aufruf als... 4 a) Spaltenbreiten verändern... 5 b) Sortierung nach beliebigen Kriterien... 5 c) Expandieren und Komprimieren d) Druck der Vorwort Dieses Handbuch ist eine Ergänzung zu den bisher erschienenen Handbüchern für den Aufruf des s. Hiermit sollen insbesondere die Funktionalitäten der beschrieben. Das Kürzel ALV steht für ein besonderes Ausgabeformat am Bildschirm, das das SAP- System unter Verwendung des ABAP-List-Viewers erzeugt. Es unterscheidet sich von der SAP-Standardansicht sowie von der interaktiven Bildschirmansicht des s durch seine leichte Handhabung, die in Funktonalität und Aussehen an Microsoft-Excel-Tabellen erinnert. Der große Vorteil der liegt dabei insbesondere darin, dass es sehr einfach möglich ist, Spalten in ihrer Breite zu verändern sowie beliebige Sortierungen vorzunehmen. Aus diesen Gründen ist dieses Werkzeug auch besonders dafür geeignet, Auswertungen zu erstellen, die als Ersatz für die in der Vergangenheit versandten Personalkosten-Zusatzbögen zum herhalten können. Diese Liste wurde zentral erstellt und ist für alle SAP- User aufrufbar, der Aufruf wird in einer separaten Kurzdokumentation beschrieben. Seite 2 von 13

3 Seite 3 von Interaktive Ansicht In den bisherigen Schulungen wie auch den bislang veröffentlichten Handbüchern wurde fast ausschließlich die interaktive Struktur des SAP-s vorgestellt und erklärt. Diese ist beim Aufruf des s standardmäßig eingestellt Abbildung 1: Aufruf des s in interaktiver Struktur und liefert folgendes Ergebnis: Abbildung 2: Bildschirmdarstellung des s in interaktiver Struktur Der Vorteil dieser Ansicht liegt in der einfachen Handhabbarkeit und vor allem darin, dass sie auf der obersten Ebene eine Gesamtübersicht über den aktuellen Kontostand liefert. Seite 3 von 13

4 Seite 4 von 13 Als Nachteile sind vor allem die festen Spaltenbreiten zu nennen, die ein ständiges Scrollen notwendig machen, sowie die Tatsache, dass eine Sortierung nach eigenen Kriterien nicht möglich ist. Hier schafft die Abhilfe. 2. Aufruf als Der Aufruf des SAP-s als erfolgt auf einfachem Wege, indem in der Selektionsmaske das auf der vorherigen Seite markierte Häkchen bei der Auswahl als interaktive Struktur gelöscht wird: Abbildung 3: Aufruf des s als Wird nun der oben gezeigte ausgeführt, erscheint auf dem Bildschirm folgende Liste: Abbildung 4: SAP-s als Seite 4 von 13

5 Seite 5 von 13 Diese Ansicht kann nun vergleichbar mit einer Excel-Tabelle bearbeitet werden. Insbesondere sind folgende Funktionalitäten möglich: a) Spaltenbreiten verändern Die Spaltenbreiten können verändert werden, in dem der Mauszeiger in der Überschriftenzeile genau zwischen zwei Spalten platziert wird. Der Mauszeiger verändert seine Gestalt in das Symbol, mit dessen Hilfe es nun möglich ist, die Spaltentrennung zu verschieben. Hierzu muss lediglich die linke Maustaste gedrückt gehalten werden, bis die Spalte auf die gewünschte Breite aufgezogen oder zusammen geschoben wurde. Abbildung 5: Spaltenbreite der Spalte Gruppierung vor (oben) und nach (unten) Veränderung b) Sortierung nach beliebigen Kriterien Es ist möglich, die ausgegebene Liste nach den einzelnen Kriterien der Spaltenüberschriften zu sortieren. Hierzu wird zuerst die Spalte, nach der die Daten sortiert werden sollen, durch einen Klick in die Überschriftenzeile markiert. Die Spalte färbt sich orange: Abbildung 6: Markierung einer Spalte Durch einen Klick auf die Buttons bzw. wird eine entsprechende Sortierung der Daten durchgeführt. Im Beispiel wurde absteigend sortiert mit folgendem Ergebnis: Abbildung 7: Spaltenbreite Sortierung nach markierter Spalte Seite 5 von 13

6 Seite 6 von 13 Wurde vor dem Klick auf einen der Sortierbuttons keine Spalte markiert, wird ein Fenster angezeigt, in dem die aktuellen Sortierkriterien angezeigt werden: Abbildung 8: Sortierung und Zwischensummen Kriterien definieren Im linken Teil dieses Fensters werden die aktuellen Sortiereinstellungen wiedergegeben. Die angezeigte Liste ist demnach momentan sortiert nach den Spalten ProfitCenter, Kostenstelle, Projekt, Gruppierung Finanzposition und Buchungsdatum. Dabei werden vier Zwischensummen gebildet (s. Häkchen!) für ProfitCenter, Kostenstelle, Projekt und Gruppierung. Im rechten Teil des Fensters sind weitere Spalten bzw. Sortierkriterien genannt, nach denen sortiert werden kann, die jedoch momentan nicht für die Sortierung der Liste genutzt werden. Der Austausch zwischen den beiden Bereichen erfolgt über die beiden Pfeil-Buttons in der Mitte des Fensters. Soll z. B. die Sortierung nach Buchungsdatum, Finanzposition und Gruppierung entfallen, so werden diese links markiert (Einfachklick bzw. Mehrfachmarkierung wie in Excel mit Einfachklicks bei gedrückter Taste Strg ) und sodann der Button angeklickt: Seite 6 von 13

7 Seite 7 von 13 Abbildung 9: Löschung von drei Sortierkriterien Vorgehen (oben) und Ergebnis (unten) Soll dagegen nun auch nach Rechnungsnummer sortiert werden, so ist die Vorgehensweise genau umgekehrt: Seite 7 von 13

8 Seite 8 von 13 Abbildung 10: Hinzufügen eines Sortierkriteriums Vorgehen (oben) und Ergebnis (unten) Die Reihenfolge der Spaltenüberschriften links entspricht der Sortierreihenfolge. Soll vorrangig nach Rechnungsnummer sortiert werden und erst dann nach den anderen Kriterien, muss der Eintrag Rechnungsnummer markiert und mit den Symbolen oder nach oben verschoben werden: Seite 8 von 13

9 Seite 9 von 13 Abbildung 11: Verschieben Sortierkriteriums Vorgehen (vorh. Seite) und Ergebnis (oben) Da bei einer Sortierung nach Rechnungsnummer eine Summenbildung nach einem der anderen hier aufgeführten Kriterien nicht sinnvoll ist, sollten die Häkchen in der Summenspalte entfern werden: Abbildung 12: Entfernung der Häkchen in der Summenspalte Durch Klick auf den Button werden die Änderungen übernommen, die Liste sortiert nun nach Rechnungsnummer, sodann nach den anderen eingetragenen Spalten: Seite 9 von 13

10 Seite 10 von 13 Abbildung 13: Ergebnis der Datensortierung nach gewählten Kriterien Bitte beachten Sie, dass das Feld Rechnungsnummer wie ein Textfeld behandelt wird, die Sortierung erfolgt also Zeichen für Zeichen und nicht nach numerischem Wert! (Eine Rechnungsnummer kann auch Buchstaben und Sonderzeichen enthalten!) c) Expandieren und Komprimieren Beim Aufruf des s in der ALV-Sicht wird die zunächst in einer expandierten Form gezeigt, d. h. sie zeigt jede Einzelposition in einer Zeile. Durch Klick auf die vor den Beträgen befindlichen Symbole bzw. oder auch usw. (bitte ggf. nach rechts scrollen, falls auf dem Bildschirm nicht sichtbar!) ist es möglich, diese expandierte Liste auf verschiedenen Stufen zu komprimieren und dadurch besser lesbar zusammenzufassen. Die Anzahl der möglichen Verdichtungsstufen und damit die Anzahl der Punkte in dem gezeigten Symbol hängt dabei davon ab, wie viele Sortier- und Zwischensummenkriterien festgelegt wurden (s. Abschnitt b) dieses Handbuchs). Anm.: In den folgenden Screenshots wurden die für die Erklärung dieser Funktion nicht benötigten Spalten zusammen geschoben, um die notwendigen Informationen auf einem Bildschirm erkennen zu können. Abbildung 14: Auszug aus dem unteren Ende des s In obigem Bild sind am unteren Ende des s insgesamt fünf weiß bzw. gelb hinterlegte Zwischensummen- bzw. Summenzeilen zu erkennen. Vor dem Betrag in der Ist- Spalte befinden sich dementsprechend bis zu fünf Vierecke in dem Symbol zur Komprimierung: Seite 10 von 13

11 Seite 11 von 13 Abbildung 15: Summenwerte der Ist-Spalte mit Komprimierungs-Schaltflächen mit den dazugehörigen Zeilenbezeichnungen (links) Durch einen Klick auf das Symbol werden alle zu dem Betrag 131,72 gehörenden Verrechnungs-Einzelposten zusammengefasst und nur noch als Summenwert gezeigt: Abbildung 16: Funktion der Komprimierung: Einzelpostenanzeige (oben) und komprimierte Darstellung nur noch als Summe ohne Einzelposten (unten) werden die Einzelposten wieder einge- Durch ein nochmaliges Klicken auf das Symbol blendet. Durch entsprechende Komprimierung und Expandierung der einzelnen Stufen kann der gesamte in der z. B. wie folgt zusammengefasst werden: Abbildung 17: Teilkomprimierte Diese Ansicht wurde erreicht durch einen Klick auf das Symbol (= Komprimierung bis zur Stufe des ProfitCenters) und danach einzelnes Klicken auf die Symbole, und, was wieder zu einem schrittweisen Expandieren führt. d) Druck der Wie der selbst kann auch die als Adobe-PDF-File erzeugt und dann mit Hilfe des Adobe-Readers ausgedruckt werden. Hierzu ist folgende Vorgehensweise erforderlich: Nach Aufruf des s als und ggf. Bearbeitung der Liste kann im Menü System der Unterpunkt Drucken ausgewählt werden. Seite 11 von 13

12 Seite 12 von 13 Abbildung 18: Menü System --> Drucken Es öffnet sich ein Druckfenster mit folgenden Einträgen: Abbildung 19: Fenster drucken Hier sind folgende Einträge zu beachten: Ausgabegerät: Der Eintrag LPDF besagt, dass die Liste als PDF-File ausgegeben wird. Anzahl Seiten: In der Regel wird hier Alles Drucken anzuhaken sein. Report: Hier wird angezeigt, über wie viele Zeilen und wie viele Spalten (hier gleichbedeutend mit Zeichen einer Zeile ) die Bildschirmansicht verfügt. Aufbereitung: Hier können verschiedene Druckformate ausgewählt werden. Bitte beachten Sie: Die Einträge in Aufbereitung müssen mindestens denen in der darüber stehenden Zeile Report entsprechen, da ansonsten Bereiche abgeschnitten werden! Bei obiger Einstellung wäre dies also der Fall, da in der Zeile Report bei Spalten ein höherer Wert steht (368) als in der Zeile Aufbereitung als zweiter Wert steht (132). Die Zeilen des Berichts würden beim Ausdruck also abgeschnitten! Es muss demnach eine andere Aufbereitung gewählt werden. Klicken Sie hierzu einfach in das Feld Aufbereitung und sodann auf die Suchhilfe. Es erscheint ein Auswahlfenster: Seite 12 von 13

13 Seite 13 von 13 Abbildung 20: Verfügbare Aufbereitungen Diejenigen Aufbereitungen, die einen Ausdruck ohne Datenverlust ermöglichen, sind mit einem grünen Symbol gekennzeichnet, bei Aufbereitungen mit dem Symbol wird es beim Ausdruck zu Datenverlust kommen. Wählen Sie eine grün gekennzeichnete Aufbereitung durch Doppelklick, sie wird dann in das Druckfenster übernommen: Abbildung 21: Übernahme geänderter Aufbereitung Durch Klick auf wird die Ausgabe als PDF-File gestartet. Das Ergebnis erscheint in einem Adobe-Reader-Fenster und kann von dort aus sofort auf einen beliebigen angeschlossenen bzw. vernetzten Drucker gesendet werden. Dies sind die wichtigsten Punkte, die im Umgang mit der zu beachten sind. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an die auf dem Titelblatt genannte Mail-Adresse. Seite 13 von 13