Logistiklastenheft. Logistic Guidelines. Logistiklastenheft. Logistic Guidelines. Stand: März 2011

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1 Logistiklastenheft Stand: März 2011 Stand März Page 1 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

2 Vorwort: Die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Lieferant und der S.M.A. ist die klare Kommunikation und offene Information. Dies gilt vor allen Dingen, wenn es um so etwas Komplexes wie die Versorgungslogistik zur Sicherstellung unserer Produktion geht. Eine effiziente Montage ist ohne das perfekte Funktionieren der Logistik innerhalb vereinbarter Regeln nicht vorstellbar. Um diese Ziele für alle Beteiligten zu verdeutlichen und verbindlich zu regeln, haben wir diese, für Sie, in den vorliegenden Logistic Guidlines der S.M.A. zusammengefasst. Diese Richtlinie ist ein wesentlicher Bestandteil unserer vertraglichen Beziehung. Änderungen in der Richtlinie behalten wir uns bei Bedarf vor. Im Sinne einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit werden Prozesse kontinuierlich überprüft. Gegebenenfalls werden auch Audits oder Prozessanalysen beim Lieferanten durchgeführt, um daraus Optimierungen und Einsparungspotentiale abzuleiten. S.M.A. behält sich das Recht vor, erforderliche Änderungen in den Prozessen vorzunehmen. Sollten sich darüber hinaus Fragen ergeben, sind Sie eingeladen, diese mit unseren Teams zu diskutieren. Herzlichen Dank für Ihre Kooperation Stand März Page 2 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

3 1. Inhaltsverzeichnis/ Contents Historie/ History Rahmenbedingungen/ General Conditions Gültigkeit/ Validity Kommunikation/ Communication Ansprechpartner/ Contact Persons Anlieferzeiten/ Time of shipments Versorgungssicherheit/ Security of Supply Anliefermengen und termine/ Delivery Quantity and Dates Mindestlieferlosgröße/ Minimum Delivery Lot Size Anliefertermine/ Delivery Dates Anzeige drohender Produktionsstillstände/ Announcement of Impending Prod. Downtime Logistische Lieferantenbewertung/ Supplier Rating Informationsfluss/ Information Flow Elektronischer Datenaustausch/ Electronic Data Interchange Lieferabruf/ Feinabruf, Format VDA 4905/ VDA 4915 delivery schedule/ DELJIT Lieferschen DFÜ, Format VDA 4913/ Advance Shipping Note Gutschriftsverfahren, Format VDA 4908/ Credit note procedure Muster EDI Datenblatt/ EDI Data Sheet Versorgungsstrategien/ Supply Strategies Lieferung gem. Lieferabruf VDA4905/ Delivery According Delivery Schedule VDA Lieferung gem. Mengenabruf/ Delivery According JIT Releases Vendor Managed Inventory Verpackung/ Packaging Generelle Anforderungen/Generel Requirements Verpackungsplanung/ Packaging Planning Verpackungsdatenblatt Vereinbarung/ Packing Instruction - Acknowledgment Mehrweg-/Einwegverpackung/ Returnable- One Way Packaging SMA-Standardbehälter/ Standard boxes Überseeverpackung/ Sea Freight Packaging Behälterinventur/ Packaging Inventory Leergutrückführung/ Return of empties Kennzeichnung und Begleitpapiere/ Labelling and Shipping Documents Behälterkennzeichnung/ Labelling Muster Master VDA Label 4902/ Sample Master VDA Label Muster Single VDA-Label/ Sample Single VDA Label Begleitpapiere und Chargenausweisung/ Shipping Documents and Batch Information Export- und Zollpapiere/ Export and Custom Documents Stand März Page 3 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

4 8. Kostenbelastung bei Verstößen/ Costs for Nonconformity Bestätigungsformular Logistik-Lastenheft/ Acknowledgement Historie/ History Ausgabe/ Date of issue Art der Änderung/ Modification Kapitel/ Chapter Ersteller/ Originator März / 2011 Neuauflage D. Seebeck/ E. Wiechert Stand März Page 4 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

5 3. Rahmenbedingungen/ General Conditions 3.1 Gültigkeit/ Validity Dieses Logistik-Lastenheft für Lieferanten ist Bestandteil des Rahmenabschlusses zwischen den Unternehmen der SMA- Gruppe und ihren Lieferanten. Als Unternehmen der SMA gelten die folgenden aufgeführten Unternehmen. The are part of the contractual agreement between SMA Group and its suppliers. Affiliated companies of SMA are: S.M.A. Metalltechnik GmbH & Co.KG Karl-Ferdinand-Braun-Str Backnang Deutschland S.M.A Engineering (Pty) Ltd 17 Mecury rd Woodbrook East London 5208 Südafrika S.M.A. Metalltechnik GmbH & Co.KG Eisenbahnstraße Halle / Saale Deutschland Diese Richtlinie ist gültig für die Lieferungen an alle SMA-Produktionsstandorte, soweit nicht anders angegeben. Das Bestätigungsformular zu dieser Richtlinie ist durch den Lieferanten zu unterzeichnen. Mit der Unterzeichnung bestätigt der Lieferant diese Richtlinie gelesen und verstanden zu haben. Ferner bestätigt er durch seine Unterschrift sich an die Vorgaben der SMA zu halten. This guideline is valid for deliveries to all SMA plants unless otherwise specified. The letter of acknowledgement of this guideline must be signed by the supplier. The supplier certifies that he has read and understood these guidelines. Furthermore, the supplier confirms with his signature to keep the conditions. Stand März Page 5 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

6 3.2 Kommunikation/ Communication Eine offene Kommunikation zwischen dem Lieferanten und der SMA ist die Basis für eine funktionierende Zusammenarbeit. Grundlagen dafür sind: Rechtzeitige und unaufgeforderte Information bei allen Veränderungen bezüglich Lieferzeiten und anderen wichtigen Angelegenheiten. Die für die logistische Betreuung zuständigen Ansprechpartner des Lieferanten werden durch diesen benannt (Namen, - Adressen, Telefon- und Fax-Nummern). Der Ansprechpartner (bzw. Vertreter) muss mindestens von 7:00 bis 17:00 Uhr (Ortszeit beim Lieferanten) erreichbar sein. Des Weiteren teilt der Lieferant Telefon-Nummern mit, unter denen Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten in Notfällen erreichbar sind. Eine Übersicht der Ansprechpartner von SMA wird direkt von den SMA-Standorten zur Verfügung gestellt. Der Lieferant wendet sich hierzu an die jeweiligen Ansprechpartner. Clear a n d o p e n communication between SMA and the supplier forms the basis of an effective working relationship. Important rules are: Timely information on arrival times by the supplier about all changes in terms of and other important issues. The supplier nominates key contacts for logistic (name, phone number, address & fax number) for SMA. The contact persons (or the representative) must be available from 7 a.m. to 5 p.m. (supplier s local time). Furthermore, the supplier must provide out-ofoffice contact details. SMA provides a list of key contact for the. The supplier s h o u l d c o n t a c t the relevant contact person. Stand März Page 6 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

7 3.2.1 Kontaktperson/ Contact Persons Logistik/ Logistics: Name/ name: Mr. T. Kaeten Telefon/ phone: 0049 (7191) Informationstechnologie/ IT: Name/ name: Mr. W. Retzer Telefon/ phone: 0049 (7191) Einkauf/ Purchasing: Name/ name: Mr. D. Seebeck Telefon/ phone: 0049 (7191) Stand März Page 7 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

8 3.3 Anlieferzeiten/ Time of Shipments Die Anlieferung bei SMA hat innerhalb des mit dem Lieferanten vereinbarten Zeitfensters zu erfolgen. Kosten, die durch die Anlieferung außerhalb des vereinbarten Zeitfensters entstehen, werden vom Lieferanten getragen. Generell sind bei Anlieferung die Öffnungszeitten des belieferten SMA-Standortes zu beachten. Deliveries must arrive at SMA within the time slot agreed. The supplier bears all expenses that are caused by not-in-time deliveries. Generally the time slot of the supplied SMA plant must be observed. 3.4 Versorgungssicherheit/ Security of Supply Zur Sicherstellung der Lieferfähigkeit, auch bei kurzfristiger Bedarfserhöhung, hält der Lieferant einen Sicherheitsbestand in Höhe des durchschnittlichen Bedarfs einer Kalenderwoche. Der Lieferant meldet die aktuell bevorratete Höhe des Sicherheitsbestandes monatlich unaufgefordert an die Beschaffungslogistik der belieferten SMA-Standorte. SMA behält sich vor, den Sicherheitsbestand beim Lieferanten zu kontrollieren. (je nach Vereinbarung) To secure the supply of availability especially in the event of a short-ten demand increase a safety stock must be available equivalent to one week s average demand. The supplier provides a monthly report on the actually level of the safety stock to proc. logistics of the sullied SMA plant. SMA reserves the right to quantify the supplier s safety stock at any time. (by arrangement) 3.5 Anliefermengen und termine/ Delivery Quantity and Dates Mindestlieferlosgröße/ Minimum Delivery Lot Size Die Mindestlieferlosgröße ist nicht gleichzusetzen mit der möglicherweise zugesicherten Fertigungslosgröße. Die geforderte Anliefermenge pro Liefertermin ist dem Lieferabruf zu entnehmen. In der Regel ist die Mindestlieferlosgröße die kleinste Verpackungseinheit. Minimum delivery lot size d o e s n t c o m p l y w i t h t h e w a r r a n t e d p r o d u c t i o n l o t s i z e. I n g e n e r a l, t h e m i n im u m d e l i v e r y l o t s i z e i s t h e b i n q u a n t i t y. D e l i v e r y s c h e d u l e s s h o w r e q u i r e d q u a n t i t y p e r d e l i v e r y d a t e. Stand März Page 8 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

9 3.5.2 Anliefertermine/ Delivery dates Soweit zwischen SMA und dem Lieferanten nicht abweichend vereinbart, ist der im Lieferabruf angegebene Termin derjenige, an dem die Ware bei SMA eintreffen muss. Erkennt der Lieferant, dass die verbindlichen Liefertermine nicht eingehalten werden können, hat er dies der SMA unverzüglich mitzuteilen. Diese Information erfolgt, sofern nicht anders vereinbart, schriftlich an den zuständigen Ansprechpartner des abrufenden Standortes. Bei Anlieferung vor dem vereinbarten Termin ohne entsprechende vorherige Vereinbarung behält sich SMA vor, die Rücklieferung zu Lasten des Lieferanten durchzuführen. Unless otherwise agreed, the delivery schedules show the arrival time at SMA plant. If delivery dates cannot be observed the supplier must inform the contact person of the affected SMA plant immediately in written form In case of early deliveries without prior agreement, SMA reserves the right to return the delivery at the suppliers expense Anzeige Fertigungsengpässe/ Announcement of Impending Production Downtimes Droht aufgrund nicht termingerecht gelieferter Teile ein Produktionsstillstand, so erhält der Lieferant hier über eine Mitteilung des produzierenden Werkes und die Aufforderung, diese Mitteilung umgehend mit Angabe der Liefertermine zu beantworten. Ferner bestätigt der Lieferant die Übernahme der möglichen anfallenden Kosten. In case of impending production downtimes caused by an overdue or missed delivery. The supplier will be informed and asked to respond on delivery date and time immediately. Furthermore caused expenses must be paid by the supplier. 3.6 Lieferantenbewertung/ Supplier Rating Logistics SMA führt regelmäßig eine Lieferantenbewertung durch. Die Kennzahlen werden dem Lieferanten zugesandt. A supplier rating is conducted out by SMA regulary. Stand März Page 9 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

10 4. Informationsfluss/ Information Flow 4.1 Elektronischer Datenaustausch/ Electronic Data Interchange SMA erwartet von seinen Lieferanten die Fähigkeit der Datenfernübertragung (DFÜ). Falls nicht anders vereinbart, erfolgt der Austausch folgender Informationen per DFÜ: Lieferabrufe Lieferschein- DFÜ Gutschrift Die systembedingten Voraussetzungen hierfür müssen durch den Lieferanten geschaffen werden. Für die Kommunikation mit den europäischen Standorten erfolgen die Einrichtung und der Test in Abstimmung mit der zentralen IT in Backnang. Lieferanten ohne bestehende DFÜ-Anbindung werden auf Basis eines mit SMA abgestimmten Zeitplans angebunden. SMA suppliers must be EDI capable. Unless otherwise agreed, the following information must be transmitted by EDI: Delivery schedules (SMA to supplier) Advanced Shipping Notification Credit note The supplier is responsible for setting up an IT environment for data transfer. The IT headquarters in Backnang needs to be contacted for communication with the European location. Suppliers, w i t h o u t EDI connection must implement EDI within an agreed time schedule. Der Lieferant hat die Durchgängigkeit der Datenverarbeitung für den Planungs-, Produktions- und Versandprozess so zu gewährleisten, dass die übermittelten Bedarfszahlen unverzüglich beim Lieferanten Berücksichtigung finden. SMA behält sich vor, ein auf dem Internet basierendes Informations- und Kommunikationssystem (SupplyWeb) zur Kommunikation zwischen dem Lieferanten und SMA einzusetzen. SMA requires the transmission of VDA message. The possible use of differing message types must be verified and agreed with our IT departments. The supplier must process and respond to transmitted data without delay. SMA reserves the right to implement an internet-based communication system supply web for communication purposes. Stand März Page 10 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

11 4.1.1 Lieferabruf Format 4905/ Delivery Schedules Format VDA Der Lieferant erhält von SMA Lieferabrufe per DFÜ. Diese werden in Format VDA 4905 gesendet. SMA sends delivery schedules to the supplier via EDI format VDA Lieferschein DFÜ Format 4913/ Advance Shipping Note Format VDA 4913 SMA fordert eine Lieferschein-DFÜ von seinen Lieferanten. Diese muss vor Eintreffen der Sendung bei der SMA zur Verfügung stehen. Die DFÜ wird der SMA in Format VDA 4913 zur Verfügung gestellt und geht, wenn nicht anders vereinbar, direkt an das Werk an welches die Ware geliefert wird. SMA requires ASN via EDI format VDA 4913 before the shipment arrives at SMA plant. Receiver of the ASN is coeval receiver of the shipment Gutschriftsverfahren Format 4908/ Credit note procedure Format VDA 4908 Der Lieferant verzichtet auf die Erstellung einer Ausgangsrechnung, SMA-Lieferanten nehmen am Gutschriftverfahren (ERS) teil. SMA übermittelt Gutschriften per DFÜ basierend auf den gebuchten Wareneingangsdaten. Der Lieferant überprüft die übermittelten Daten sachlich und rechnerisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit und meldet eventuelle Unstimmigkeiten. SMA suppliers operate within the Evaluated Receipt Settlement ERS, without sending any invoice to SMA. SMA transmits credit notes by EDI based on the posted goods receipt. The supplier reviews the trans- mitted data and informs SMA in the event of any discrepancies. Stand März Page 11 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

12 4.1.4 Muster EDI Datenblatt/ Sample EDI Data Sheet Stand März Page 12 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

13 5. Versorgungsstrategien/ Supply Strategies 5.1 Lieferabrufe VDA 4905/ Delivery According Delivery Schedule VDA 4905 Soweit nicht anders vereinbart, erfolgt die Lieferung an die SMA gemäß LAB. Jeder neu übermittelte Lieferabruf ersetzt den vorherigen LAB. Der zuletzt übermittelte LAB ist die Basis für die nächste Lieferung an SMA. Deliveries must be according to SMA delivery schedules unless otherwise agreed. The new transmitted schedule replaces the previous one and is the basis for the next delivery to SMA. 5.2 Lieferung gemäß Mengenabruf/ Delivery According to JIT Releases Bei geeigneten Teileumfängen erfolgt die Feinsteuerung der Lieferungen über ein Kanbansystem oder ein automatisiertes Bestellpunktverfahren. Grundlage der Lieferung ist bei diesen Verfahren der übermittelte Kanban-/Mengenabruf und nicht der Lieferabruf. Der Lieferabruf dient dem Lieferanten nur zu seiner Material- und Produktionsplanung. Vor Einsatz dieses Verfahrens werden mit dem Lieferanten Detailabsprachen zu Ablauf und Informationsübermittlung getroffen. For adequate materials the fine-tuning of deliveries is done by a Kanban system or an automated order-point procedure. In this case the basis for the delivery is the JIT release and not the regular call-off. The schedule is u s e d for the supplier s material and production planning. Before implementation, detailed agreements on handling and data transmission are necessary. Stand März Page 13 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

14 5.3 Vendor Managed Inventory/ Vendor Managed Inventory Zur Reduzierung von Transport- und Lagerkosten für den Lieferanten und SMA und zur Sicherstellung der Versorgung unserer Standorte unterhält der Lieferant ein Lager bei einem Logistikdienstleister. Zur Nutzung von Synergieeffekten und Bündelung von Warenströmen erfolgt die Auswahl der Logistikdienstleister durch SMA. Die wesentlichen Merkmale dieses Konzeptes sind: Der Lieferant stellt einen Bestand innerhalb definierter Minimum- und Maximumgrenzen sicher Die Lagerkosten trägt der Lieferant Der Lieferant erhält Informationen über Lagerbestände und Bestandsbewegungen Bis zum Abruf der Ware in das SMA- Werk bleibt der Lieferant Eigentümer der Ware Vor Einsatz dieses Verfahrens werden mit dem Lieferanten Detailabsprachen zu Ablauf und Informationsübermittlung getroffen. (nach Vereinbarung) To reduce transport and warehousing costs and to secure the supply to our plants the supplier must establish a storage capability at a logistics provider. For bundling the flow of commodities and establishing synergy effects SMA will define the logistics providers. Basic characteristics of this concept are: The supplier guarantees maintenance of a stock level within agreed minimum and maximum levels The supplier pays the costs of the warehousing The supplier receives information about stock levels and stock movements The supplier is the owner of the goods until called-off by SMA Detailed agreements for handling and data transmission will be made before implementing this process. (by arrangement) Stand März Page 14 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

15 6. Verpackung/ Packaging 6.1 Generelle Anforderungen/ General Requirements SMA hat ein einheitliches Verpackungskonzept entwickelt. Ziel für alle Standorte ist es, die Ware direkt in der Anlieferverpackung in der Montage bereitzustellen. Um dies realisieren zu können, ist es zwingend notwendig das Material in den definierten Verpackungen anzuliefern. SMA has a standardized packaging concept with the intention of supplying the production with the specified packaging. The supplier s responsibility is to deliver the material in the defined packaging. Grundsätzlich sollten, um Kosten zu sparen, bei der Verpackungsplanung Mehrwegbehälter in Betracht gezogen werden. Bestandteil der Verpackungsvereinbarung ist die Verpackungsvorschrift. Das Verpackungsdatenblatt wird dem Lieferant per zugesendet. Mit Erhalt ist der Lieferant verpflichtet die Vorgaben zu prüfen, ggf. einen Verpackungsversuch durchführen und das unterschriebene Dokument innerhalb von 10 Werktagen an den Einkauf der SMA zurückzusenden. Basically returned packaging should be used in order to save coasts. Part of the packaging agreement is the packaging instruction which is sent via to the supplier and returned within 10 working days after revision. Stand März Page 15 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

16 Generell bestehen folgende Anforderungen an die Verpackung, unabhängig von der Verpackungsart: Unbeschädigte Verpackungen Optimale Volumenauslastung Transportsicherung Stapelfähigkeit Einhaltung der Verpackungsvorschrift (bei Verstoß behält sich die SMA vor, die Teile zu Lasten des Lieferanten umzupacken) Sofern keine andere Absprache getroffen ist, ist die Anlieferung verschiedener Lieferantenchargen und Materialnummern auf einer Palette nicht zulässig. Anderslautende Vereinbarungen sind mit der Logistikleitung des Empfangswerkes zu treffen und schriftlich zu fixieren. Generell ist die Vermischung verschiedener Lieferantenchargen innerhalb der kleinsten Ladeeinheit (z. B. KLT) nicht zulässig. Der Lieferant ist verantwortlich dafür, dass die Ware unversehrt am Bestimmungsort eintrifft (Schutz vor Korrosion, Deformation, Kratzer etc.). General requirements for packaging: Undamaged packaging only Optimal usage of volume Transportation lock Stack ability Adherence to agreed packaging (SMA reserves the right to repack parts at the supplier s expense) Unless otherwise agreed, the mix of different supplier batches and material numbers on one pallet is not allowed. Non standard a g r e e m e n t s m ust be made with the logistics management of the receiving plant in written form. Different supplier batch numbers within the smallest packaging unit (e.g. small load container) are not allowed. The s u p p l i e r m u st ensure that the goods arrive at the destination without any damage (protection against corrosion, scratches etc.). Stand März Page 16 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

17 6.2 Verpackungsplanung/ Packaging Planning Der hier beschriebene Ablauf gilt für Neuprodukte. Die Umstellung der Verpackung von bereits in Serie befindlichen Produkten findet in Absprache zwischen dem Lieferanten und der SMA statt. Der Lieferant ist für den Einsatz der definierten Verpackung verantwortlich. Zusätzlich ermittelt er seine Bedarfe, die er zur Belieferung an die SMA benötigt und bestellt diese 2 Wochen im Voraus. Der Lieferant trägt die Kosten für fehlendes und beschädigtes Leergut. The described procedure is valid for all new parts. Changes in packaging for serial parts will be agreed upon the supplier and S M A. The supplier is responsible for the use of the agreed container.??? Stand März Page 17 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

18 6.2.1 Verpackungsdatenblatt Vereinbarung/ Packing Instruction Acknowledgment Stand März Page 18 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

19 6.3 Mehrweg- Einwegverpackung/ Returnable Packaging/One-Way Packaging Grundsätzlich wird der Einsatz von Mehrwegverpackungen angestrebt. Sollte aufgrund räumlicher Distanz des Lieferanten zum SMA- Empfangswerk der Einsatz von Mehrwegverpackungen nicht wirtschaftlich sein, werden Kartonagen als Verpackung vereinbart. Die generellen Anforderungen und Richtlinien (Punkt 6.1) sind auch für Einwegverpackungen gültig und bindend. In principle, the use of returnable packaging is preferred. The general requirements (item 6.1) are valid for one-way packaging as well. Die eingesetzten Verpackungen müssen den Anforderungen des Materialflusses gerecht werden. The one-way packaging is accepted if ref. packaging is not economical due to long transport distance. SMA stellt dem Lieferanten keine eigenen Mehrwegbehälter zur Verfügung. Die zur Belieferung benötigten Behälter müssen über die Firma Comepack GmbH in Hirschberg geordert werden. Alle relevanten Informationen zu diesem Verfahren finden Sie unter: SMA has no own SMA boxes. Boxes for shipments for SMA plant are to order at Comepack GmbH, Hirschberg. Information about the Comepack procedure to be found on: Website: Telefon: +49 (6201) Stand März Page 19 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

20 6.3.1 Standardbehälter / Standard Boxes Standardbehälter für Lieferungen an europäische SMA-Standorte: Standard Boxes for SMA Europe Bezeichnung/ Desription: Multipack Box Blau DFÜ Bezeichnung/ EDI Description: MP6 Maße/ Demensions: 400 x 300 x 233 Bezeichnung/ Desription: Multipack Box Blau DFÜ Bezeichnung/ EDI Description: MP4 Maße/ Demensions: 600 x 400 x 344 Bezeichnung/ Desription: Bito Box klein DFÜ Bezeichnung/ EDI Description: BIM Maße/ Demensions: 410 x 300 x 190 Bezeichnung/ Desription: Bito Box mittel DFÜ Bezeichnung/ EDI Description: BIG Maße/ Demensions: 610 x 400 x 290 Stand März Page 20 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

21 Bezeichnung/ Description: Bito Box groß DFÜ Bezeichnung/ EDI Description: BIB Maße/ Demensions: 800 x 600 x 553 Bezeichnung/ Description: Gitterbox klein DFÜ Bezeichnung/ EDI DescriptionI: GBK Maße/ Demensions: 1200 x 800 x 500 Bezeichnung/ Description: Karton DFÜ Bezeichnung/ EDI Description: KAR Maße/ Demensions: jede Größe/ every size Bezeichnung/ Description: Gitterbox DFÜ Bezeichnung/ EDI Description: EUR Maße/ Demensions: 1200 x 800 x 960 Stand März Page 21 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

22 Bezeichnung/ Description: Palette DFÜ Bezeichnung/ EDI Description: PAL Maße/ Demensions: 1200 x 800 Bezeichnung/ Description: Holzkiste DFÜ Bezeichnung/ EDI Description: BND Maße/ Demensions: jede Größe/ every size Stand März Page 22 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

23 6.4 Überseeverpackung/ Sea Freight Packaging Der Lieferant ist dafür verantwortlich, dass die von ihm eingesetzte Überseeverpackung den gesetzlichen Anforderungen des Bestimmungslandes entspricht. Zusätzlich ist es dem Lieferanten seine Pflicht die Verpackung so zu wählen, dass die Ware auf dem Seeweg vor Korrosion etc. geschützt ist. The supplier s responsibility is to u s e sea freight packaging meet corresponds to the legal requirements of the receiving country and that protects again the shipment for climatic condition. 6.5 Behälterinventur/ Packaging inventory Bei Verwendung von Mehrwegverpackungen sind für die SMA eigene Lademittelkonten anzulegen. Der Lieferant ist verpflichtet, über dieses Konto alle Ein- und Ausgänge zu erfassen. (außer Comepack) Es findet ein monatlicher Abgleich der Leihgutkonten zwischen dem Lieferanten und SMA statt. Wenn kein Widerspruch innerhalb von einer Frist von sieben Arbeitstagen (nach Erstellungsda- tum) erfolgt, gilt der von SMA übermittelte Saldo als akzeptiert. Die Abstimmung erfolgt standortbezogen. Mindestens zweimal pro Jahr ist auf Veranlassung der SMA eine körperliche Stichtagsinventur durchzuführen. Der Termin wird von der SMA festgelegt. A monthly reconciliation of returnable packaging accounts is done by SMA and the supplier. If the supplier does not disagree with the statement of account within seven working days from the date of issue, the SMA statement of account is accepted. The reconciliation is done by site. 6.6 Leergutrückführung/ Return of empties Sofern nicht anders vereinbart, trägt der Lieferant die Kosten der Leergutrückführung zur SMA. Unless otherwise agreed, the supplier pays the costs for the return of em pties to SMA Stand März Page 23 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

24 7. Kennzeichnung und Begleitpapiere/ Labelling and Shipping Documents 7.1 Behälterkennzeichnung/ Labelling Jede Verpackungseinheit muss mit einem Label gemäß VDA 4902 der aktuellen Version gekennzeichnet sein. Der Warenanhänger muss von außen gut sichtbar angebracht und per Scanner lesbar sein. Elemente der Ladungssicherung dürfen die Lesbarkeit des Warenanhängers nicht behindern. SMA eigene Behälter dürfen grundsätzlich nicht beklebt werden! Der Warenanhänger ist in die dafür vorgesehene Tasche zu stecken und mit einem lösbaren Klebepunkt zu fixieren. Vom Lieferanten verunreinigte Behälter werden zu Lasten des Lieferanten gereinigt. Informationen über die VDA Richtlinien finden Sie auf: Each single box must be labeled with a label according to the actual versions of VDA The label must be attached on the outside of the box/ pallet and must be readable by human and scanner. Parts of the tie-down should not cover the label. It is not allowed to mark SMA own boxes with other labels. The label is to fix with a removable glue dot. Polluted boxes by the supplier will be cleaned at the expense suppliers. VDA Guidelines to be found on: (richtige Kennzeichnung mit Klebepunkten) (correct Labelling with glue-dot) Stand März Page 24 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

25 7.1.1 Muster VDA Master Label 4902/ Sample VDA Master Label Muster VDA-Single Label 4902/ Sample VDA Single Label 4902 Stand März Page 25 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

26 7.2 Begleitpapiere und Chargenausweisung/ Shipping Documents and Batch Information Folgende Lieferdokumente sind bei Lieferung an europäische SMA-Standorte erforderlich: Speditionsauftrag VDA 4922 Warenbegleitschein VDA 4912 Lieferscheine im VDA Format The following shipping documents are required for deliveries to European plants of SMA Shipping order VDA 4922 Good issue slips VDA 4912 Delivery notes in VDA Format Die Lieferpapiere sind je Abladestelle getrennt zu erstellen. Folgende Daten sind auf den Lieferpapieren zwingend anzugeben. Lieferant, Lieferantennummer Abladestelle, Vollständige SMA-Materialnummer (z.b.: XXX.XXX.XX) Menge je VE/ Packstück Menge je Palette SMA-Identnummer der Verpackung Bestellnummer Lieferantencharge Liefermenge Separate shipping documents are required for different unloading points. The following information is required on the shipping document: Supplier, supplier number Place of unloading Complete SMA part number (e.g. XXX.XXX.XX) Quantity / packaging Quantity / pallet SMA ID number of the packaging Order Number Supplier batch number delivery quantity Warenbegleitschein, Lieferschein und Behälterlabel müssen eine eindeutige und gleichlautende Charge aufweisen (je Lieferschein) Die Charge ist mit max. 15 Stellen anzugeben. Die Charge ist sowohl auf den Lieferpapieren als auch auf den Warenanhängern identisch. Sollte bisher beim Lieferanten keine Chargenvergabe erfolgt sein, so ist das Fertigungsdatum im Feld Batchnummer anzugeben???. : Stand März Page 26 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

27 7.3 Export- und Zollpapiere/ Export and Customs Documents Der Lieferant ist für die ordnungsgemäße und vollständige Erstellung der Export- und Zolldokumente verantwortlich sowie für die korrekte Tarifierung für den Import im Empfangsland. Die angegebenen Zolltarifnummern auf den Export- und Zolldokumenten müssen identisch mit den Angaben auf den Lieferantenerklärungen sein. Verzögerungen und Kosten, die durch unvollständige oder fehlerhaft ausgefüllte Exportund/oder Zolldokumente entstehen, gehen zu Lasten des Lieferanten. The supplier is responsible for the correct and complete creation of the export and customs documents. Furthermore they are responsible for indicating the correct customs tariff number of the receiving country on all documents. This tariff number must correspond with the one the supplier indicates on the supplier s declaration. Delays and costs caused by incomplete or incorrect export and/or customs documents are to be met by the supplier. Aufgaben und Verantwortung sind detailliert in den Incoterms (neuste Version) definiert. Diese sind für den Lieferanten bindend. Stand März Page 27 of 29 D. Seebeck/E. Wiechert

Notice: All mentioned inventors have to sign the Report of Invention (see page 3)!!!

Notice: All mentioned inventors have to sign the Report of Invention (see page 3)!!! REPORT OF INVENTION Please send a copy to An die Abteilung Technologietransfer der Universität/Hochschule An die Technologie-Lizenz-Büro (TLB) der Baden-Württembergischen Hochschulen GmbH Ettlinger Straße

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