Warenwirtschaft im Wandel Fünf Trends in kleinen und mittleren Unternehmen, die Sie kennen müssen.

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1 SAP White Paper Warenwirtschaft im Wandel Fünf Trends in kleinen und mittleren Unternehmen, die Sie kennen müssen.

2 Seit 2010 verzeichnet der Onlinehandel zweistellige Wachstumszahlen. Und der Boom geht weiter: Technische Innova tionen und zunehmend vernetzte Märkte eröffnen gerade kleinen und mittleren Unternehmen fast schon täglich neue Chancen. IT fördert diese Ent wick lung und ist selbst gefordert. Bereits jeder sechste Internethändler nutzt eine Lösung für die Warenwirtschaft. Immer mehr Unternehmen richten Schnittstellen zu ihren Lieferanten und Geschäftspartnern ein, integrieren Webanwendungen in ihr ERP- System, automatisieren die Inventur und verknüpfen Onlineshops mit ihren Filialen. Dieses White Paper fasst die fünf großen Trends für Sie zusammen. 2

3 Warenwirtschaft: Fünf Trends, die Sie kennen müssen Eine Bestellung geht ein. Ab jetzt tickt die Uhr: Der Kunde will die Ware so früh wie möglich in den Händen halten. Gut, wenn der gewünschte Artikel auf Lager ist und umgehend kommissioniert werden kann. Lücken in den Regalen verzögern die Aus - lieferung und kosten wertvolle Zeit. Bleiben auf der anderen Seite die Bestellungen aus, während das Depot randvoll ist, wird unnötig Kapital gebunden. Darum gehören Warenwirtschaftssysteme seit Jahren zum Geschäftsalltag: Sie helfen Unternehmen, die Balance zwischen Beschaffung und Absatz zu halten. Doch IT kann heute noch viel mehr. Manfred Prager, Geschäftsführer des SAP-Partners CONPLUS: Die Ansprüche an Lösungen für die Warenwirtschaft steigen. Unsere Kunden möchten Lieferanten in ihr System integrieren, Schnittstellen zu Webanwendungen einrichten und alle Abläufe über eine einheitliche Plattform steuern. 1. PROZESSE BÜNDELN Aktuell erkennen viele Unternehmer enorme Sparpotenziale: Mit einem einheitlichen System können sie die Artikellisten ihrer Lieferanten einpflegen, aktuelle Lagerbestände ermitteln, Nach - bestellungen anstoßen sowie Lieferscheine und Rechnungen schreiben. Das inte grierte Warenwirtschaftssystem bündelt Daten aus Vertriebskanälen, Depots und Logistikzentren sowie Informationen von Lieferanten, Kunden und externen Dienstleistern an einer Stelle. So können Unternehmen nicht nur Zeit und Geld sparen, sie sind auch ganz nah am Verbraucher: Mitarbeiter im Callcenter geben Kunden Auskünfte über vorhandene Bestände und informieren sie über den Status einer Bestellung. Das Logistikteam verschickt die Waren zeitnah. Weil die Mitarbeiter alle Informationen in einem Zentralsystem bearbeiten, sinkt auch das Risiko von Eingabefehlern und doppelten Datensätzen sonst ein teures Ärgernis. 2. MATERIALBEDARFSPLANUNG STRAFFEN Bei der Bedarfsplanung verlassen sich umsichtige Unternehmer nicht allein auf die Auftragshistorie. Mit Prognose-Tools können sie den Bedarf noch präziser ermitteln. Die Lösung SAP Business One beispielsweise enthält einen Dispositionsassistenten, der auf künftige Fehlmengen aufmerksam macht und empfiehlt, ob ein Artikel produziert oder eingekauft werden sollte. Auf Basis dieses Berichts lassen sich Fertigungsaufträge und Bestellungen automatisch ausführen. Muss etwa eine Position zugekauft werden, können Mitarbeiter einen Auftrag mit wenigen Klicks in eine Bestellung umwandeln. Mit einer zeitgemäßen Materialbedarfsplanung sehen die Mitarbeiter, ob eine Rechnung bereits verschickt wurde. Gleichzeitig erfassen sie aber auch alle Details eines Beschaffungsvorgangs und erkennen anhand an schau licher Grafiken auf einen Blick, wie weit er fortgeschritten ist. So können Unternehmen ihr Depot immer gemäß der aktuellen Auftragslage bestücken. 3. ONLINESHOPS UND WEB- ANWENDUNGEN EINBINDEN Technologische Innovationen haben dem Vertrieb völlig neue Chancen eröffnet. Um sie voll auszuschöpfen, stellen viele Unternehmen ihre IT neu auf. Sie integrieren beispielsweise Onlineshops in ihr IT-System: Sobald der zuständige Mitarbeiter die Artikeldaten im ERP-System ändert, werden sie auch im Internet automatisch aktualisiert. Eingehende Bestellungen werden in die Firmensoftware geladen und dort bearbeitet. Außerdem lassen sich die Daten des Online- und des stationären Geschäfts auf einer Plattform zusammenführen. Das erleichtert die Verwaltung erheblich. Mit passenden Werkzeugen nutzen Unternehmen die Vorteile dieser integrierten Datenhaltung noch besser. Dazu zählen: Funktionen für Akquise und Kundenselbstbedienung Analyse- und Berichtsanwendungen Dashboards mit aktuellen Kennzahlen Unternehmen können auch ihre Angebote bei ebay oder dem Amazon Marketplace nahtlos in das eigene System einbinden. Und zusätzliche Schnittstellen zu Bezahlsystemen wie PayPal und Online-Kreditkartenabwicklungen machen den Zah lungs vorgang für Käufer und Verkäufer einfach.

4 4. SCHNITTSTELLEN ZU LIEFERANTEN, DIENSTLEISTERN UND PARTNERN EINRICHTEN Neun von zehn Unternehmen nutzen elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI). Die EDI-Systeme unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Effizienz: Eine gut konfigurierte Lösung liest Daten vollautomatisch aus dem ERP-System ein, konvertiert sie in ein Standardformat und versendet sie. Das funktioniert in beide Richtungen. Aufträge, Bestellungen oder Liefer- und Sendungsavisen lassen sich so sicher und schnell austauschen. Vor allem in Großhandel sowie Im- und Export spielen solche Datenautobahnen eine entscheidende Rolle. Die Informationen laufen nicht über verschiedene Schnittstellen und Personen, sondern gelangen direkt zum gewünschten Hersteller, Lieferanten oder Endabnehmer. Auch kleine und mittlere Unternehmen aus anderen Branchen profitieren von dieser schnellen Kommunikation. So können beispielsweise ein Händler und sein Logistikdienstleister ihre Warenbestände firmenübergreifend einsehen und relevante Lieferinformationen austauschen. Interne Umbuchungen dokumentiert das System sofort und zuverlässig. Auf diese Weise kann der automatisierte Datenverkehr Versand- und Erfassungsvorgänge beschleunigen und Kosten einsparen. Die Vorteile auf einen Blick: Datentransfer in Echtzeit Verbesserte Reaktionszeiten Deutliche Kosteneinsparungen Weniger Übertragungsfehler Engere Geschäftsbeziehungen Entlastung der Mitarbeiter Effizientere Routinetätigkeiten 5. BIG DATA NUTZEN Bei Im- und Exportfirmen und Großhändlern gehen täglich Tausende Bestellungen ein, die zeitnah bearbeitet werden müssen. Auch Fertigungsbetriebe ringen mit großen Datenmengen: Viele halten mehrdimensionale Stücklisten mit Tausenden Teilen vor und müssen den Lieferweg jeder einzelnen Schraube bis ins Detail kennen. Diese Datenmassen können die Systemleistung beeinträchtigen. Darum setzen immer mehr Unternehmen auf die revolutionäre In-Memory-Datenbank SAP HANA. Diese Appliance verarbeitet alle Informationen im Arbeitsspeicher und kann so auch riesige Mengen extrem schnell auswerten. In den nächsten Jahren werden Firmen noch mehr Daten verarbeiten müssen. Angesichts dieser Big Data und immer neuer Anwendungsmöglichkeiten ist SAP HANA eine Technologie, die Unternehmer und CIOs im Blick haben sollten. Lieferanten in das System integrieren, Schnittstellen zu Webanwendungen einrichten und die Bedarfsplanung präzisieren: Die Ansprüche an IT-Lösungen für die Warenwirtschaft steigen. Manfred Prager, Geschäftsführer, CONPLUS Mittelstandslösungen GbR

5 FAZIT Märkte werden komplexer, Kunden stellen höhere Ansprüche, Datenmengen steigen: Umso wichtiger ist die passende Software, mit der sich Absatz und Beschaffung präzise koordinieren lassen. Kleine und mittlere Unternehmen nutzen zunehmend integrierte Standardanwendungen, mit denen sie für mehr Transparenz sorgen, nahtlos Informationen übermitteln und Prozesse automatisieren. So können sie Fehlerquellen ausschalten und sicherer planen. Veraltete und isolierte Anwendungen erschweren Kommunikation und Zusammen arbeit. Mit umfassenden ERP- Lösungen wie SAP Business One dagegen können Unternehmen ihre Materialwirtschaft nahtlos mit Produktion, Vertrieb und Finanzwesen verknüpfen. Die Informationen fließen in einem einheitlichen System zusammen, Prozesse lassen sich zentral überblicken und steuern. Mit bedarfsgerechten Funktionen kommissionieren Mitarbeiter die Waren zeitnah, liefern termintreu an den Kunden und vermeiden Engpässe. Die Ergebnisse sind messbar anhand besserer Kapitalbindung, beschleunigter Auftragsdurchlaufzeiten und höherem Gewinn. WARENWIRTSCHAFT: FÜNF TRENDS, DIE SIE KENNEN MÜSSEN 1. Prozesse bündeln Verknüpfen Sie Ihre Abteilungen, um Daten zentral zu sammeln und zu bearbeiten. 2. Materialbedarfsplanung straffen Prognosewerkzeuge und Dispositionsassistenten unterstützen Sie bei der präzisen Planung Ihres Bedarfs. 3. Onlineshops und Webanwendungen einbinden Ein in das ERP-System integrierter Onlineshop entlastet Ihre Mitarbeiter und sorgt für konsistente Daten. 4. Schnittstellen zu Lieferanten, Dienstleistern und Partnern einrichten Mit einem gut konfigurierten System für elektronischen Datenaustausch senken Sie manuelle Eingaben und die Fehlerquote. 5. Big Data nutzen Die In-Memory-Technologie rechnet sich, wenn Sie große Datenmengen in Sekundenschnelle verarbeiten möchten. Kleine und mittlere Unternehmen brauchen IT-Systeme mit passgenauen Funktionen, die sich schnell und zu einem vernünftigen Preis einführen lassen. Christian Ecks, Leiter Channel Management SAP Business One in Deutschland, Österreich und der Schweiz, SAP Deutschland GmbH und Co. KG

6 SAP Deutschland AG & Co. KG Hasso-Plattner-Ring Walldorf T 0800/ * F 0800/ * E * gebührenfrei in Deutschland Kostenloser Online-Newsletter CMP24426 (13/02) Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP AG und ihren Konzernunternehmen ( SAP Konzern ) bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Der SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Zusätzliche Informationen zur Marke und Vermerke finden Sie auf der Seite

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