Steuerfreie Gehaltsextras für Praxismitarbeiter

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1 MITARBEITER-ENTLOHNUNG Steuerfreie Gehaltsextras für Praxismitarbeiter Christoph Gasten Jeder kennt das Ärgernis, dass durch Sozialabgaben und Steuerbelastung nur ein geringer Teil der Gehaltserhöhung beim Arbeitnehmer ankommt. Dieser Beitrag verrät Tipps und Tricks, wie den Mitarbeitern durch steuerfreie Gehaltsextras mehr Netto vom Brutto ausgezahlt werden kann. Es gibt eine Reihe von legalen Möglichkeiten, über Gehaltsextras, die den Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden können, die Gehälter zu gestalten. Der Vorteil solcher Zahlungen: Steuerfreie Gehaltsextras wie beispielsweise Restaurantschecks oder Einkaufsgutscheine kommen ohne Abzüge durch Steuern und Sozialabgaben direkt bei den Mitarbeitern an und stärken Beispiel 1: Nettolohn und Bruttoarbeitgeberkosten Eine ledige, kirchensteuerpflichtige, 30-jährige MFA hat eine Gehaltserhöhung von 100 Euro brutto monatlich ausgehandelt, da sie sich weiter qualifiziert hat. Dies hat folgende Auswirkungen bei der MFA: Arbeitnehmerin Gehaltserhöhung brutto abzgl. Steuern, Rentenversicherung und Sozialabgaben ca. verbleibt netto: Der Arbeitgeber hat hingegen folgende Kosten: Arbeitgeber Gehaltserhöhung brutto zzgl. Arbeitgeberanteil Sozialabgaben (ca. 20 %) Summe der Kosten: 100 Euro 47 Euro 53 Euro 100 Euro + 20 Euro 120 Euro dadurch die Leistungsbereitschaft und Motivation der Belegschaft. Die Vorteile steuerfreier Gehaltsextras Aus Sicht der Angestellten ist bei Lohnerhöhungen, aber auch z. B. bei Boni oder Weihnachtsgeld, allein der effektive Netto -Lohn wichtig. Der Praxisinhaber hat hierbei aber auch immer seine Kosten im Blick zu behalten. Diese Werte, d. h. der Nettolohn und die Bruttoarbeitgeber kosten, unterscheiden sich erheblich voneinander (s. Beispiel 1). Im Beispiel 1 muss der Arbeitgeber 120 Euro aufwenden, damit die Medizinische Fach ange stellte (MFA) rund 50 Euro netto im Monat mehr hat. Könnte der Arbeit geber die Gehaltserhöhung steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen, hätte er folgende Möglichkeiten: Er zahlt weiterhin 100 Euro Gehaltserhöhung. In diesem Fall spart er 20 Euro monatlich (nämlich den Arbeitgeber-Anteil der Sozialabgaben). Die MFA hätte monatlich 47 Euro mehr netto. Er zahlt nur eine Gehaltserhöhung von 53 Euro. So spart er rund 67 Euro monatlich und die MFA hat netto die gleiche Lohnerhöhung bekommen wie vorher. Beide teilen sich den Vorteil und der Arbeitgeber zahlt eine Gehaltserhöhung von 85 Euro monatlich. So spart er rund 35 Euro monatlich und die MFA hat ein um 32 Euro höheres Nettogehalt. Findet man also eine Möglichkeit, auf legalem Weg ein Gehalt steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen, hat das für beide Parteien Vorteile. Hinweis: Von der Zahlung eines nicht angemeldeten und versteuerten Lohns in bar und brutto wie netto ist unbedingt abzuraten! Zum einen ist dies gesetzlich untersagt und stellt eine Straftat dar, da Steuern und Sozialversicherungsbeträge nicht abgeführt werden. Zum anderen ist dies aber auch wirtschaftlich nicht sinnvoll. Denn diese Ausgaben können nicht steuerlich als Betriebsausgaben abgesetzt werden und es entfällt somit eine Steuerentlastung von etwa 45 %. Schließlich begibt sich der Arbeitgeber hierdurch außerdem in eine Lage, in der seine Angestellten ihn (z. B. im Fall einer Kündigung) erpressen könn ten, indem sie die Zahlungen bei den zuständigen Behörden melden. Achtung: Der Begriff Gehaltsextra ist bei der Nutzung verschiedener Vorteile durchaus wörtlich zu nehmen. Eine Besonderheit vieler Gehaltsextras liegt darin, dass bestehendes Gehalt nicht umgewandelt werden darf, sondern tatsächlich aufgestockt wird. Nur so können einige Vorteile in Anspruch genommen werden. Dies gilt insbesondere bei der Sozialversicherung. Es darf also in den meisten Fällen nicht das Bruttogehalt zugunsten steuerfreier Zuschüsse gemindert werden. Einige Beispiele, in denen dies trotzdem möglich ist, werden im Folgenden vorgestellt. Steuerfrei oder pauschal versteuert Bei der Suche nach steueroptimierten Gehaltserhöhungen müssen zwei Modelle unterschieden werden: Einerseits bestehen Möglichkeiten, be- 516 FRAUENARZT 55 (2014) Nr. 5

2 stimmte Gehaltsanteile tatsächlich vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen. Hierbei sind gesetzliche Möglichkeiten vorgesehen, die im Folgenden noch näher beschrieben werden. Darüber hinaus besteht aber auch die Möglichkeit, bestimmte Gehaltsbestandteile nicht komplett steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen, aber die Lohnsteuer des Ar beitnehmers durch den Arbeitgeber zu übernehmen. Diese Gehalts be standteile werden dann pauschal versteuert. Wieso lohnt sich das? Der Vorteil bei pauschal versteuerten Leistungen besteht darin, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuer des Angestellten übernimmt. Das heißt, der Angestellte muss die Leistungen selber nicht mehr versteuern und erhält diese Zahlungen also netto. Aber auch für den Arbeitgeber hat diese Variante Vorteile. Denn bei einer Pauschalversteuerung muss immer nur ein pauschalierter Steuersatz (je nach Art des Gehaltsextras) zwischen 15 % und 30 % gezahlt werden. Diese Leistungen unterliegen also nicht dem persönlichen Steuersatz des Angestellten, der im Regelfall höher liegen wird. Häufige Beispiele für eine Pauschalversteuerung sind: Zuschuss für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte des Arbeitnehmers, Abgabe von verbilligten (Kantinen-)Mahlzeiten, Sachzuwendungen (Geschenke). Insbesondere bei Geschenken und sonstigen Sachzuwendungen (also Zuwendungen an den Arbeitnehmer, die nicht in Geld bestehen) ist eine Pauschalversteuerung häufig sinnvoll und vorteilhaft. Die Kosten für das Geschenk und ggf. die Pauschalsteuer darf der Praxis inhaber in Beispiel 2 in beiden Va rianten nicht als Betriebsausgaben geltend machen, weil diese den Wert von 40 Euro übersteigen. Tipp: Zu Geschenken zu persönlichen Anlässen bis 40 Euro siehe S. 521 dieses Beitrags. Gehaltsextras im Überblick Die Liste möglicher steuerfreier Gehaltsextras ist lang. Je nach Arbeitnehmer können hierbei eine oder mehrere Möglichkeiten greifen, um dem Mitarbeiter eine steuerfreie Gehaltserhöhung zukommen zu lassen. Einige Beispiele dazu: Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug) bis zu einer Freigrenze von 110 Euro je Mitarbeiter und Veranstaltung. Maximal zwei Veranstaltungen jährlich. Erholungsbeihilfen: Es handelt sich um einen zweckgebundenen Zuschuss, den der Arbeitnehmer nur für Erholungszwecke nutzen darf. Erholungsbeihilfen sind sozial ver sicherungsfrei und werden steuer lich pauschal mit 25 % Beispiel 2: Pauschalversteuerung bei Geschenken Eine langjährige und wohlverdiente MFA erhält zu ihrer Hochzeit ein Geschenk im Wert von 200 Euro. Variante A: Es wird keine Pauschalversteuerung gewählt. Variante B: Es wird die Pauschalversteuerung gewählt. Lösung Variante A: Die MFA muss dieses Geschenk in ihrer eigenen Steuererklärung angeben und hier nachversteuern. Sie muss hierauf je nach persönlichem Steuersatz ca. 70 Euro Steuern bezahlen. Dies widerspricht natürlich dem Sinn des Geschenks. Lösung Variante B: Der Praxisinhaber übernimmt die Pauschalversteuerung für seine MFA. Er zahlt auf den Wert 30 % Pauschalsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag, also ca. 66 Euro, und hat hierdurch seine MFA von allen Pflichten freigestellt. versteuert. Maximal sind 156 Euro je Mit arbeiter im Jahr, 104 Euro für dessen Ehegatten und 52 Euro je Kind möglich. Unverzinsliche Darlehen, die am Jahresende einen Betrag von Euro nicht übersteigen, können steuerfrei gegeben werden, ohne dass ein Zinsvorteil zu versteuern ist. Betriebliche Gesundheitsförderung ist bis zu einer Höhe von 500 Euro im Jahr je Mitarbeiter steuerfrei. Hierzu sind bestimmte Voraussetzungen notwendig, insbesondere muss es sich um zielgerichtete und zweckgebundene Maßnahmen handeln, die bestimmten Zwecken dienen (z. B. Reduzierung von Bewegungsmangel, Stressbewältigung oder Vermeidung von Fehl ernährung). Reguläre Monatsbeiträge für ein Fitnessstudio dürfen beispielsweise nicht übernommen werden, da es hier an der Zweckgebundenheit fehlt. Im Gegenzug dürften aber Zuschüsse für Fitnesskurse gezahlt werden, die die Anforderungen der 20 und 20 a SGB V erfüllen. Zuschüsse für Kindergartenaufwendungen sind in Höhe der tatsächlichen Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei. Betriebliche Mobiltelefone oder Computer, die der Mitarbeiter nutzen darf. Beiträge zu einer Gruppenunfallversicherung können bis zu 62 Euro je Arbeitnehmer pauschal mit 20 % versteuert werden. Sonstige Sachzuwendungen sind bis zu einer Höhe von insgesamt 44 Euro je Arbeitnehmer im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei der Prüfung dieser Grenze bleiben die weiteren Beispiele aus dieser Auflistung unberücksichtigt. Überlassung typischer Berufskleidung (z. B. einheitlicher Praxiskleidung). Aus der Liste ist ersichtlich, dass es fast bei jedem Mitarbeiter Möglichkei- PRAXIS + ÖKONOMIE FRAUENARZT 55 (2014) Nr

3 ten gibt, steuer- und sozialversicherungsfreie Gehaltsextras zu vereinbaren. Auch die Kombination verschiedener Gehaltsextras ist möglich. Überlassung von Mobiltelefon, Laptop, Tablet, PC In der heutigen Zeit gibt es kaum einen Praxismitarbeiter, der kein Smartphone oder keinen Laptop besitzt. Die Anschaffung ständig neuer Geräte kann für die Praxismitarbeiter aber auch ein nicht unerheblicher finan zieller Faktor sein. Hier besteht die Möglichkeit, diese Geräte steuerund sozialversicherungsfrei an die Mitarbeiter zu überlassen. Die Überlassung ist an keine betragsmäßigen Grenzen im Jahr gebunden. Das heißt, der Arbeitgeber kann seinen Praxismitarbeitern unentgeltlich zum Beispiel sowohl ein Smartphone als auch einen Laptop überlassen und die (monat lichen) Kosten hierfür steuerfrei übernehmen. Eine berufliche Nutzung des Geräts durch den Arbeitnehmer ist hierfür nicht notwendig. Tipp: Der Arbeitnehmer muss das überlassene Gerät bzw. den überlassenen Vertrag nicht zwingend selber nutzen, sondern die Geräte dürfen auch zum Beispiel durch seine Familienangehörigen genutzt werden. Bei der Übernahme der Kosten für Mobiltelefone sind im Wesentlichen folgende Fallgestaltungen denkbar (s. auch Beispiel 3): Der Arbeitgeber kauft ein Mobiltelefon und schließt einen passenden Mobilfunkvertrag für seinen Arbeitnehmer ab. Anschließend überlässt er sowohl das Mobiltelefon als auch den Vertrag zur kostenfreien Nutzung an seinen Arbeitnehmer. In diesem Fall trägt der Arbeitgeber jedoch das Kostenrisiko, wenn der Arbeitnehmer kostenpflichtige Zusatzleistungen abruft (z. B. Auslandstelefonate). Außerdem würde der Vertrag auf Grund der Mindestvertragsdauer gegebenenfalls auch bei Kündigung des Arbeitnehmers weiterlaufen. Der Arbeitgeber kauft ein Mobiltelefon und überlässt es kostenfrei an seinen Arbeitnehmer. Außerdem gibt er einen monatlichen festen Zuschuss zu dem Mobilfunkvertrag des Arbeitnehmers bis zur Höhe der Grundgebühr. Diese Variante hat den Vorteil, dass der Arbeitgeber kein Kostenrisiko trägt und die Vertragslaufzeit auch bei Kündigung des Arbeitnehmers für ihn keine wirtschaftliche Belastung darstellt. Diese Variante sollte allerdings hinsichtlich der steuerlich Anerkennung im Einzelfall besser mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt werden. Beispiel 3: Überlassung eines Mobiltelefons Der Arbeitgeber kauft ein Mobiltelefon, das er seinem Arbeitnehmer unentgeltlich zur Nutzung überlässt. Den zugehörigen Vertrag schließt der Arbeitnehmer auf eigene Kosten ab. In diesem Fall hat der Arbeitgeber ein geringeres Kostenrisiko, stellt dem Arbeitnehmer aber auch nur das Mobiltelefon zur Verfügung. Hinweis: Es ist zwingend zu beachten, dass der Arbeitgeber rechtlicher und wirtschaftlicher Eigentümer der überlassenen Geräte sein muss! Das heißt, er muss den Kaufvertrag abschließen bzw. das Gerät erworben haben. Er darf das Handy außerdem nicht für eine unbegrenzte Zeit zur Nutzung überlassen, sondern muss diesen Zeitraum beschränken (zum Beispiel auf 24 Monate). Sonst be- Der Mobilfunkvertrag einer MFA läuft aus und sie überlegt gemeinsam mit dem Praxisinhaber, wie die Überlassung eines Mobiltelefons realisiert werden kann: Das Smartphone kostet ohne Vertrag 320 Euro. Der Mobilfunkvertrag (All-Net- Flat) kostet 30 Euro monatlich bei einer Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten. Bei Abschluss dieses Vertrags mit eingeschlossenem Erwerb des Mobiltelefons würde das Mobiltelefon nur 1 Euro kosten, im Gegenzug würden jedoch die monatlichen Kosten des Vertrags auf 40 Euro steigen, d. h. bezogen auf 24 Monate Zusatzkosten von Euro = 240 Euro entstehen. Der Praxisinhaber hat nun folgende Möglichkeiten, um das Mobiltelefon steuer- und sozialversicherungsfrei zu überlassen: Variante 1: Er kauft das Mobiltelefon zum verbilligten Preis von 1 Euro und schließt den Mobilfunkvertrag für 40 Euro monatlich ab. Das Mobiltelefon überlässt er der MFA kostenlos. Seine monatlichen Kosten sind somit also 40 Euro und die MFA erhält letztlich eine Gehaltserhöhung von 40 Euro monatlich. Hier hat der Praxisinhaber allerdings das Kostenrisiko für Zusatzkosten des Vertrags, weil der Vertrag auf ihn läuft. Variante 2: Er kauft das Handy zum regulären Preis von 320 Euro und überlässt es für die Vertragslaufzeit von 24 Monaten seiner MFA. Die MFA schließt den Mobilfunkvertrag (ohne Mobiltelefon) ab und der Praxisinhaber leistet hierzu einen Zuschuss (Grundgebühr) von 30 Euro monatlich. Der Praxisinhaber hat hier monatliche Kosten in Höhe von ca. 43 Euro (320 Euro/24 Monate = ca. 13 Euro + Telefonkostenzuschuss 30 Euro monatlich). Die MFA hat auch hier einen geldwerten Vorteil von 40 Euro monatlich, aber der Praxisinhaber trägt bei dieser Gestaltung kein Kostenrisiko. Variante 3: Er kauft nur das Handy für 320 Euro und überlässt es für die Vertragslaufzeit der MFA. Den Handyvertrag für 30 Euro monatlich schließt die MFA ab und zahlt ihn selbst. So hat die MFA letztlich einen monatlichen Vorteil von rund 10 Euro im Vergleich zu dem teureren Handyvertrag. Der Praxis inhaber wendet für diesen Vorteil ca. 13 Euro monatlich auf. 518 FRAUENARZT 55 (2014) Nr. 5

4 steht das Risiko, dass das Finanzamt eine Schenkung des Mobiltelefons unterstellt. Aus Sicht des Praxisinhabers in Beispiel 3 wäre aufgrund des Kostenrisikos Variante 2 (Mobilfunk vertrag läuft auf den Namen der MFA) der Variante 1 vorzuziehen. Um eine Netto- Gehalts erhöhung von 40 Euro monatlich als Geldlohn zu erreichen, müsste der Praxisinhaber sonst rund 96 Euro monatlich aufwenden. Achtung: Überlässt ein Arzt seinen Mitarbeitern ein Mobiltelefon gegen ein monatliches Entgelt, kann dies zu einer Umsatzsteuerpflicht führen. Diese wird jedoch nur dann relevant, wenn der Arzt weitere umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt und somit nicht mehr unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Hinweis: Steuerlich können die Aufwendungen auch als Gehaltsumwandlung behandelt werden. Das heißt, die übernommenen Kosten würden der Mitarbeiterin vom Brutto gehalt abgezogen und wären ebenfalls steuer frei. Allerdings entfällt bei der Gehaltsumwandlung die Sozialversicherungsfreiheit. Diese ist nur bei einem echten Gehaltsextra möglich (s. Beispiel 4). In Beispiel 4 hat die MFA letztlich einen Laptop im Wert von Euro und zusätzlich 533 Euro Geldlohn erhalten. Wenn sie also das Weihnachtsgeld in Form des Laptops und einem zusätzlichen Geldlohn erhält, hat sie einen Vorteil von etwa 509 Euro im Vergleich zum normalen Nettolohn. Außerdem spart der Praxisinhaber den Arbeitgeberanteil zur Sozial versicherung für den Wert des Laptops in Höhe von ca. 200 Euro. Achtung: Sollte die MFA in diesem Beispiel ein vertraglich vereinbartes Weihnachtsgeld erhalten (13. Gehalt und keine freiwillige Zahlung), würde die Gestaltung eine Gehaltsumwandlung darstellen. In diesem Fall wäre der Wert des Laptops nur steuer-, aber nicht sozialversicherungsfrei. Übernahme von Kindergartenbeiträgen Bei Arztpraxen, in denen Mitarbeiter Kinder haben, die noch nicht schulpflichtig sind, besteht eine weitere Möglichkeit, steuerfreie Gehaltsextras zu zahlen: Hier hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, die Kindergartenbeiträge bis zu ihrer tatsächlichen Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei zu übernehmen. Erstattungsfähig sind hierbei die Kosten für die Unterbringung und die Betreuung von Kindern, die nicht schulpflichtig sind, in Kindergärten und vergleichbaren Einrichtungen (also z. B. Kindertagesstätten). Dies eröffnet Arbeitgebern im Regelfall die Möglichkeit, hohe monatliche Beiträge steuerfrei zu erstatten. Voraussetzung ist aber auch bei diesen Leistungen, dass sie zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt werden. Dies bietet sich also insbesondere anstelle von Gehaltserhöhungen an. Hinweis: Bei einer Ganztagsbetreuung oder Übermittagsbetreuung können etwaige Verpflegungskosten nicht steuerfrei übernommen werden, da lediglich Kosten für Unterbringung und Betreuung steuerfrei erstattet werden dürfen. Achtung: Zu beachten ist, dass für die Mitarbeiter, deren Kindergartenbeiträge übernommen wurden, die Möglichkeit des Werbungskosten abzugs für diese Kosten entfällt. Da die Mitarbeiter die Kosten steuerlich jedoch nur zu 2/3 als Werbungskosten geltend machen können und die Kosten für die Höhe der Sozialversicherung irrelevant sind, wenn sie nicht als Extra gezahlt werden, verbleibt dennoch ein großer Vorteil für die Mitarbeiter. PRAXIS + ÖKONOMIE Beispiel 4: Überlassung eines Laptops Eine MFA soll ein freiwilliges Weihnachtsgeld erhalten, das nicht vertraglich vereinbart wurde. Im Dezember plant die MFA außerdem die Anschaffung eines Laptops für Euro. Der Praxisinhaber vereinbart mit ihr, dass er die Kosten für den Laptop übernimmt und ihr daher nur Euro Weihnachtsgeld auszahlt. Der Laptop wird der Mitarbeiterin dann für 24 Monate kostenfrei zur beruflichen und privaten Nutzung überlassen. Die Überlassung ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Für die MFA wirkt sich dies wie folgt auf ihr Nettogehalt aus: ohne Zuschuss Laptop mit Zuschuss Laptop Bruttoweihnachtsgeld 2.000,00 Euro 1.000,00 Euro Wert Laptop 1.000,00 Euro abzgl. Steuern + Sozialabgaben 976,00 Euro 467,00 Euro Nettogehalt 1.024,00 Euro 1.533,00 Euro Fahrtkostenzuschuss Die Möglichkeit der pauschal versteuer ten Zuschüssen zu Fahrten zwischen der Wohnung und der Praxis ist ein Gehaltsextra, das fast jedem Praxismitarbeiter gezahlt werden kann. Denn hier werden Zuschüsse für den täglichen Weg des Mit arbeiters von seiner Wohnung zur Praxis übernommen. Hierbei kann dem Mitarbeiter ein Zuschuss zu seinen Fahrtkosten gezahlt werden, der dann mit 15 % pauschal versteuert werden kann. Die möglichen Zuschüsse unterscheiden sich danach, wie der Mitarbeiter zur Praxis kommt: Mit dem Auto: Hierbei kann ein maximaler monatlicher Zuschuss FRAUENARZT 55 (2014) Nr

5 von 0,30 Euro je Entfernungskilometer (also nicht Hin- und Rückfahrt!) für 15 Arbeitstage je Monat als Zuschuss gezahlt werden unabhängig davon, wann der Mitarbeiter Urlaub hat. Eine Ausnahme besteht dann, wenn die Mit arbeiter auf Grund einer Teilzeittätigkeit weniger als 15 Tage im Monat in der Praxis sind. Dann können nur die Fahrten für die tatsächlichen Anwesenheitstage erstattet werden. Mit öffentlichen Verkehrsmitteln: Hier können die kompletten monatlichen Kosten des Mitarbeiters für die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis übernommen werden. Mit dem Fahrrad oder zu Fuß: In diesem Fall können nur die tatsächlichen Kosten des Mitarbeiters übernommen werden, die aber im Regelfall gegen null gehen. Es müssen nicht die maximal möglichen Zuschüsse gezahlt werden. Der Arbeitgeber kann natürlich auch einen geringeren Zuschuss für diese Fahrten zahlen (s. Beispiel 5). Beispiel 5: Fahrkostenzuschuss Die MFA wohnt 20 Kilometer von der Praxis entfernt und fährt die Strecke an jedem Arbeitstag mit dem Auto. Ihr Arbeitgeber kann ihr also einen Betrag von 20 km 0,30 Euro 15 Arbeitstage = 90 Euro im Monat als Zuschuss für ihre Fahrten bezahlen, also im Jahr Euro. Der Arbeitgeber zahlt hierauf eine pauschale Lohnsteuer von 90 Euro 15 % = 13,50 Euro (zzgl. Solidaritätszuschlag), hat also Kosten in Höhe von ca. 104 Euro monatlich, und die MFA erhält eine monatliche Gehaltserhöhung in Höhe von 90 Euro netto. Hinweis: Wenn der Arbeitgeber pauschal versteuerte Zuschüsse für die Fahrten zwischen der Wohnung und der Praxis zahlt, mindern diese Zuschüsse die Werbungskosten der Praxismitarbeiter bei deren eigener Steuererklärung. Wenn die sonstigen Werbungskosten der Praxismitarbeiter aber unter Euro liegen, bleibt auch steuerlich hier für die Mitarbeiter ein hoher Steuervorteil. Denn Euro bekommt jeder Steuerpflichtige als Pauschalbetrag für Werbungskosten. Wenn die MFA aus Beispiel 5 an 205 Arbeitstagen in die Praxis gefahren ist, könnte sie ohne die Pauschalversteuerung als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einen Betrag in Höhe von 205 Tage 0,30 Euro 20 km = Euro als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Im Fall der Pauschalversteuerung entfiele aber dieser Werbungskostenabzug, weil die pauschale Besteuerung durch den Arbeitgeber dazu führt, dass die Mitarbeiter insoweit für diese Fahrten keine Werbungskosten geltend machen dürfen. Wenn die MFA keine weiteren Werbungskosten hat, erhält sie aber in ihrer Steuererklärung trotzdem weiterhin einen Pauschalbetrag für ihre Werbungskosten in Höhe von Euro (diesen Betrag erhält jeder Angestellte). Sie hätte also nur 230 Euro weniger Werbungskosten (1.230 Euro entgangene Werbungskosten abzüglich Euro tatsächliche Werbungskosten ), aber im Gegenzug auch eine monatliche Gehaltserhöhung von netto 90 Euro bekommen. 44-Euro-Grenze für Sachzuwendungen Arbeitgeber dürfen an ihre Mitarbeiter monatlich bis zu 44 Euro steuerund sozialversicherungsfrei in Form von so genannten Sachzuwendungen leisten. Es handelt sich hierbei um einen maximalen monatlichen Freibetrag, der nicht überschritten werden darf es können also nicht im Dezember Sach zuwendungen von 500 Euro gewährt werden und von Januar bis November nichts. Zu den Sachzuwendungen gehören zum Beispiel Job-Tickets und Gutscheine, aber auch alle sonstigen Zuwendungen, wie zum Beispiel kostenloser Kaffee und Wasser für die Mitarbeiter, und sonstige Aufmerksamkeiten. Tipp: Wie geschildert, gibt es viele Möglichkeiten, die Grenze von 44 Euro monatlich zu nutzen. Hierbei sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass alle Maßnahmen, die unter diese Regelung fallen, den Betrag von 44 Euro monatlich nicht übersteigen. Hinweis: Um Diskussionen mit der Finanzverwaltung zu vermeiden, sollte die Grenze von 44 Euro im Monat nicht durch Gutscheine oder Job- Tickets (siehe unten) vollständig ausgenutzt werden. Es bietet sich hier ein monat licher Betrag von rund 35 Euro als Gutschein an, damit ein gewisser Betrag noch übrig ist, der beispielsweise für kostenfreies Wasser oder Kaffee für die Praxismitarbeiter ausgenutzt werden kann. Je nach Besonderheit der Praxis und der steuerfreien Sach zuwendungen an die Mit arbeiter kann dieser Wert natürlich auch unterschiedlich sein. Job-Ticket Es besteht auch für kleine Praxen die Möglichkeit, als Arbeitgeber so genannte Job-Tickets für die Mitarbeiter zu erwerben. Es handelt sich hierbei um teils erheblich vergünstigte Monatsfahrkarten der Verkehrsbetriebe. Je nach Modell können die Mitarbeiter hiermit im ganzen Verkehrsverbund ohne weitere Gebühren fahren. Allein die Tatsache, dass diese Job-Tickets im Vergleich zu regulären Monatstickets der Verkehrsbetriebe deutlich günstiger sind, führt zu keinem steuerpflichtigen Arbeitslohn für den Mitarbeiter. Wenn der Arbeitgeber das Job-Ticket seinem Praxismitarbeiter billiger überlässt, als er es von dem Verkehrsbetrieb bezieht, stellt die Differenz grundsätzlich steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Tipp: Da es sich um einen geldwerten Vorteil (und kein Geld) handelt, 520 FRAUENARZT 55 (2014) Nr. 5

6 würde diese Differenz aber unter die Freigrenze von 44 Euro je Monat fallen. Das heißt, wenn Praxismitarbeiter keine weiteren steuerfreien Sachzuwendungen erhalten, könnte der Arbeit geber auf eine Erstattung seiner Kosten bis zu einer Höhe von 44 Euro im Monat gegenüber seiner Mitarbeiter verzichten. Wichtig ist aber in der Formulierung, dass das Job-Ticket tatsächlich monatlich überlassen wird. Bei Jahresnetzkarten ist ein monat licher Zuschuss nicht möglich. Diese Tickets gelten nämlich im ersten Tag ihrer Übergabe als zugeflossen, so dass hier auch kein monat licher Zuschuss des Mitarbeiters den Wert mindern kann. Der Wert des Job-Tickets ist hier auf Grund der Steuergesetze um 4 % für die Freigrenze zu mindern (s. Beispiel 6). Beispiel 6: Job-Ticket Der Praxisinhaber überlässt seiner MFA monatlich ein Job-Ticket. Für das Job-Ticket zahlt der Praxisinhaber 60 Euro monatlich. Er vereinbart eine monatliche Zuzahlung seiner MFA in Höhe von 14 Euro. Höhe geldwerter Vorteil: Wert Job-Ticket 60,00 abzgl. 4 % Freibetrag 2,40 abzgl. Zuzahlung MFA 14,00 geldwerter Vorteil 43,60 In Beispiel 6 bleibt die MFA damit unter der 44-Euro-Grenze und muss die Zahlungen nicht versteuern. Alternativ könnte der Praxisinhaber das Job-Ticket kostenfrei überlassen und die Steuer pauschal zahlen. So könnte er die monatliche Freigrenze von 44 Euro für andere Sachleistungen nutzen. Für die Pauschalierung wäre notwendig, dass der Praxisinhaber selber das Ticket kauft und keinen Zuschuss an die MFA leistet. Die jährlichen Kosten für den Arbeitgeber wären dann: 60 Euro monatlich 12 Monate = 720 Euro 15 % Lohnsteuer = 828 Euro (zzgl. Solidaritätszuschlag). Die MFA hätte hierdurch eine Gehaltserhöhung von netto 720 Euro (12 60 Euro monatlich). Die Pauschalierung mindert allerdings in diesem Fall den Werbungskostenabzug der MFA. Gutscheine und Sachgeschenke Eine weitere Möglichkeit, mit deren Hilfe fast jedem Praxismitarbeiter ein steuerfreies Gehaltsextra zugewandt werden kann, sind Gutscheine bzw. Sachgeschenke. Hier muss zunächst unterschieden werden in Gutscheine auf Grund eines persönlichen Anlasses und Gutscheine ohne persönlichen Anlass. Geschenke zu persönlichen Anlässen Geschenke an Arbeitnehmer zu persönlichen Anlässen (also zum Beispiel Geburtstag, Hochzeit, Geburt deren Kinder) sind je Anlass bis zu einem Wert von 40 Euro (brutto) steuerfrei und können auch steuerlich durch die Praxis geltend gemacht werden. Dies gilt auch mehrmals im Jahr. Geschenken an Geschäftsfreunde sind hingegen nur bis zu einem Betrag von 35 Euro abzugsfähig. Praxisinhaber sollten daher genau überlegen, ob sie tatsächlich mehr als 40 Euro je Anlass schenken, da sie dann die Kosten nicht mehr als Betriebsausgaben abziehen können und außerdem zusätzlich pauschal versteuern müssen. Aber Achtung: Es muss sich um Sachgeschenke oder Gutscheine handeln. Geldlohn ist für den Mitarbeiter stets voll steuerpflichtig und kann auch nicht pauschal versteuert werden. Geschenke ohne persönlichen Anlass Sachgeschenke oder Gutscheine ohne persönlichen Anlass können an die Mitarbeiter nur im Rahmen der monatlichen 44-Euro-Grenze steuerfrei zugewandt werden. Fließen den Mitarbeitern also keine weiteren Sachzuwendungen monatlich zu, können die Mitarbeiter monatlich einen Betrag von bis zu 44 Euro als steuerfreien Gehaltszuschuss in Form eines Gutscheins erhalten. Als Gutscheine bieten sich hier beispielsweise Gutscheine von Buchhandlungen, Tankstellen, Parfümerien oder Drogerien an (s. Beispiel 7). Beispiel 7: Geschenke ohne persönlichen Anlass Der Praxisinhaber vereinbart mit seinen fünf MFAs eine Gehaltserhöhung in Höhe von 35 Euro monatlich, die er ihnen in Form von Gutscheinen zur Verfügung stellt. Er hat hierdurch Kosten in Höhe von 175 Euro je Monat (für alle Angestellten). Hätte er die Gehaltserhöhung nicht in Form von Gutscheinen gezahlt, hätte er monatliche Kosten in Höhe von ungefähr 400 Euro (5 66 Euro Bruttogehalt zzgl. 20 % Arbeitgeber-Anteile). Er spart durch die Gehaltserhöhung in Form von Gutscheinen also rund Euro jährlich. Betriebliche Alters versorgung Die betriebliche Altersversorgung stellt eine Besonderheit der steuerfreien Gehaltsextras dar. Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern den Abschluss einer betrieblichen Altersversorgung anzubieten. Ob die Mitarbeiter dieses Angebot annehmen, ist ihnen selbstverständlich aber selber überlassen. Tipp: Das Angebot der betrieblichen Altersversorgung und den Wunsch der Praxismitarbeiter sollte sich der Arbeitgeber schriftlich dokumentieren lassen, um spätere Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Die betriebliche Altersversorgung bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, mit steuer- und sozialversicherungs- PRAXIS + ÖKONOMIE FRAUENARZT 55 (2014) Nr

7 freien Bestandteilen eine letztlich durch den Staat geförderte Altersversorgung aufzubauen. Bei der praktischen Umsetzung sind häufig die Hausbanken behilflich, deren Mitarbeiter speziell für die unterschiedlichen Produkte der betrieblichen Altersversorgung geschult sind. Nur die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen werden in diesem Beitrag kurz vorgestellt, da die geeignete Versicherungsart je nach Einzelfall vereinbart werden muss. Im Vergleich zu den bisherigen steuer freien Gehaltsextras liegt die Besonderheit in der betrieblichen Altersversorgung darin, dass das Gehalt tatsächlich umgewandelt werden kann, also nicht aufgestockt werden muss. Wird die betriebliche Altersversorgung als Gehaltsumwandlung vereinbart, führt das nicht zu Mehrkosten für den Arbeitgeber. Natürlich kann er aber die betriebliche Altersversorgung auch mit einer Gehaltserhöhung verbinden. Zu beachten hierbei ist, dass der Arbeit geber Versicherungsnehmer der betrieblichen Altersversorgung ist und er demnach auch die Beiträge schuldet. Steuerlich kann der Arbeitgeber die betriebliche Altersversorgung bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung West steuerfrei bezuschussen. Die Beitragsbemessungsgrenze wird jährlich neu festgelegt, in 2014 beträgt sie Euro im Jahr. Der steuerfreie Zuschuss beträgt für 2014 also Euro, das sind 238 Euro monatlich. Für Verträge, die seit dem abgeschlossen wurden, erhöht sich dieser Betrag um Euro. Für diese Verträge gilt 2014 also eine Höchstgrenze von Euro im Jahr, das sind 388 Euro monatlich. Die Erhöhung für die seit dem abgeschlossenen Verträge besteht im Sozialversicherungsrecht leider nicht. Sozialversicherungsfrei können daher jährlich nur 4 % der Beitragsbemessungsgrenze gezahlt Beispiel 8: Betriebliche Altersversorgung Eine ledige, nicht kirchensteuerpflichtige MFA mit einem aktuellen monatlichen Bruttogehalt von Euro beabsichtigt den Abschluss einer betrieblichen Altersversorgung. Ihr Gehalt soll in Höhe von 238 Euro in eine betriebliche Altersversorgung umgewandelt werden. Da die MFA eine Fortbildung besucht hat, soll sie gleichzeitig eine Gehaltserhöhung von 200 Euro brutto monatlich erhalten. werden, also Euro im Jahr Bis zu einem monatlichen Betrag von 238 Euro können die Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung also im Jahr 2014 steuer- und sozial ver si che rungsfrei gezahlt werden (s. Beispiel 8). Dieser Wert ändert sich jährlich, wird jedoch voraussichtlich nicht sinken, sondern nur steigen. Wählt die MFA in Beispiel 8 also die betriebliche Altersvorsorge, hat sie im Vergleich zu einem regulären Bruttogehalt von Euro nur einen um etwa 131 Euro im Monat geringeren Auszahlungsbetrag, kann hiermit aber 238 Euro in ihre betriebliche Altersversorgung einzahlen. Durch die gleichzeitige Gehaltserhöhung von 200 Euro hat die MFA hier nur eine geringere Auszahlung von 21 Euro monatlich, kann aber im Gegenzug 238 Euro ansparen. Auch ihr Arbeitgeber hat hierdurch eine Ersparnis. Da die 238 Euro auch sozialversicherungsfrei sind, ist für diesen Betrag kein Arbeitgeber-Anteil zur Sozialversicherung abzuführen. Die monatliche Ersparnis beträgt Gehalt aktuell (in Euro) Gehaltserhöhung (in Euro) ohne bav mit bav Bruttogehalt 2.000, , ,00 davon steuer-/sozialversicherungspflichtig abzgl. Steuern + Sozialversicherung 2.000, , ,00 628,02 717,93 611,12 Nettogehalt 1.482, ,88 abzgl. Betriebliche Altersversorgung 238,00 Auszahlungsbetrag: 1.371, , ,88 hier etwa 20 % von 238 Euro, also rund 48 Euro im Monat. Hinweis: Viele Praxisinhaber unterstützen ihre Mitarbeiter bei der betrieblichen Altersversorgung, indem sie ihnen den gesparten Arbeitgeber- Anteil als steuerfreien Zuschuss zu ihrer betrieblichen Altersversorgung zahlen. So werden die Mitarbeiter noch einmal zusätzlich bei dem Aufbau ihrer Altersversorgung unterstützt. Autor Christoph Gasten LL.M. Diplom-Finanzwirt (FH) Steuerberater Laufenberg, Michels und Partner Robert-Perthel-Str. 77a Köln office@laufmich.de 522 FRAUENARZT 55 (2014) Nr. 5