Verwaltungsdiensteportal. service-bw. Baden-Württemberg

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1 Verwaltungsdiensteportal service-bw Baden-Württemberg - Moderne Services für Dienstleistungserbringer - Innenministerium Baden-Württemberg

2 Impressum Copyright 2009, 2010 by Innenministerium Baden-Württemberg und T-Systems Enterprise Services GmbH, Frankfurt am Main Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, sind vorbehalten. Stand: 12. Februar /43

3 Inhaltsverzeichnis 1 Aufgabe von service-bw Portaldienste und Schnittstellen für Dienstleistungserbringer service-bw für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie Lebenslagen Verfahrensbeschreibungen Formulare Behördenwegweiser Volltextsuche in service-bw mein service-bw Meine Verfahren Einwillligungsstatus Postfach Dokumentensafe Persönliche Daten Kommunikation des Nutzers mit Online-Anwendungen mein service-bw Identity Management Fallmanagement (elektr. Kollaborationsplattform - ekp) Schnittstellen Schnittstelle service-bw - mein service-bw Schnittstelle service-bw Fallmanagement (ekp) Schnittstelle mein service-bw Fallmanagement (ekp) Vom Prozessmodell zur elektronischen Antragstellung Erstellung der Dienstleistungsrichtlinie-Prozessketten Einspielen einer Dienstleistungsrichtlinie-Prozesskette in die ekp Aktivierung einer Prozesskette in der ekp Rollen und Rechte EA Behörde Administrative Rollen Superadministrator Land Behördenredakteur (EA und zuständige Stelle) Contentredakteur (EA und zuständige Stellen) Aktive Rollen Antragsteller (Dienstleister) Einheitlicher Ansprechpartner DLR Sachbearbeiter Benutzeroberfläche und Aktionen Sicht des Antragsstellers Information Anonyme Verfahrensklärung durch Was-wäre-wenn-Assistenten Antragstellung Sicht des einheitlichen Ansprechpartners Sicht auf noch nicht eingereichten Antrag Prüfung der Eingangsdokumente Statuskontrolle laufender Antrag Sicht des DLR-Sachbearbeiters einer zuständigen Stelle Prüfung der Eingangsdokumente Einbringen der Ausgangsdokumente Statuskontrolle laufender Antrag /43

4 1 Aufgabe von service-bw service-bw ist das Verwaltungsdiensteportal des Landes Baden-Württemberg. Für Bürger, Unternehmen und Verwaltungsmitarbeiter erschließt service-bw die Internet-Auftritte der Behörden und der verwaltungsnahen Organisationen. Informationen und interaktive Dienste aller in Baden-Württemberg ansässigen über 9000 öffentlichen Stellen der EU, des Bundes, des Landes und alle Kommunen sind aus service-bw abrufbar. Darüber hinaus beschreibt service-bw etwa 800 Verwaltungsverfahren und ordnet diese in etwa 50 Lebenslagen. 300 Kommunen haben diese Informationen, die das Land kostenlos zur Verfügung stellt, bereits voll in ihren Internet-Auftritt integriert. Bürger und Unternehmen, die sich nur für bestimmte regionale Informationen interessieren, können die Nutzung von service-bw entsprechend fokussieren. Man spricht dann von einer Regionalisierung. Zu service-bw gehört außerdem eine technische Plattform, die den Ressorts in Baden- Württemberg ermöglicht, ihre Internet-Auftritte sicher und hochwertig zu betreiben und weiter zu entwickeln. Die Entwicklung von service-bw wird durch einen interministeriellen Lenkungsausschuss mit Vertretern wichtiger Verbände gesteuert. service-bw wurde seit dem Projektstart in 2002 kontinuierlich weiterentwickelt und präsentiert sich nach der Komplettüberarbeitung von Layout und Bedienphilosophie ( Relaunch ) seit August 2009 bereit für die Informationserschließung im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie. Zusätzliche Funktionen wie etwa ein personalisierter Zugang zu Verwaltungsdiensten (das sog. One-Stop-Government), die einheitliche und vollständige Erschließung aller Behörden und ihrer Leistungen sowie ein Bürgerforum führen dazu, dass service-bw zu den führenden Verwaltungsportalen Europas gehört. service-bw, das von Anfang an mit Blick auf die kommenden rechtlichen Anforderungen auch der EU entwickelt wurde, ist deshalb in Baden-Württemberg zur Grundlage für die IT- Umsetzung der EU Dienstleistungsrichtlinie herangezogen worden. Welche Funktionen hierbei zur Verfügung gestellt werden, ist nachfolgend dargestellt. service-bw wurde im Rahmen einer Public-Private-Partnership (PPP) Kooperation zwischen dem Land Baden Württemberg und der Deutschen Telekom für die IT-Umsetzung der EU- Dienstleistungsrichtlinie gemeinsam entwickelt. Eine enge Absprache mit den Ministerien, den Kommunen in Baden-Württemberg, dem Städtetag, Gemeindetag und dem Landkreistag sowie mit den Kammern und ihren Verbänden war und ist dabei selbstverständlich. So können die Anforderungen der Einheitlichen Ansprechpartner und der zuständigen Stellen im Sinne der EU Dienstleistungsrichtlinie rechtzeitig zum Jahresende 2009 erfüllt werden. In den Folgejahren sollen die genannten Funktionen im Konsens weiter entwickelt und noch benutzerfreundlicher gestaltet werden. 4/43

5 2 Portaldienste und Schnittstellen für Dienstleistungserbringer Ein Portaldienst von service-bw ist die Möglichkeit für jeden Bürger, einen speziell gesicherten Speicherbereich nur für sich zu nutzen. Man spricht hier von einem personalisierten Zugang. Hinter dem Portaldienst mit der Bezeichnung mein service-bw verbirgt sich ein Speicherbereich, in den ein Bürger elektronische Kopien seiner Ausweise, Zeugnisse und etwa Versicherungspolicen ablegen kann. Nur der Bürger und niemand anders hat dazu einen Zugang. Man bezeichnet diesen Dienst deshalb auch als elektronischen Dokumentensafe. mein service-bw ist der Ausgangspunkt für Bürger, wenn sie mit Hilfe des Internets ein Unternehmen gründen oder einen anderen Verwaltungsdienst nutzen wollen. In der Regel startet der Bürger dann einen Verwaltungsprozess, den er und ggf. von ihm Beauftragte steuern können und der eine oder mehrere Behörden umfasst. Diese über mein service-bw gestarteten Verwaltungsprozesse stellen lediglich eine Verbindung zwischen service-bw und den Mail-Postfächern der jeweils benötigten Behörden dar. Diese Verwaltungsprozesse von service-bw dringen also nie in die internen Abläufe einer adressierten Behörde ein. Die adressierte Behörde ist aufgefordert, den von ihr erbetenen Verwaltungsdienst über den von servicebw gestarteten und weiter gesteuerten Verwaltungsprozess zu erbringen, etwa indem sie einen elektronischen Bescheid in den Dokumentensafe des Bürgers lädt (wofür einfache Funktionen bereit stehen). Die adressierte Behörde kann jedoch auch herkömmlich in Papierform oder in einem Telefonat oder anders reagieren. Für technisch Interessierte geben wir noch folgende Hinweise: Für dieses Kunden- und Fallmanagement kommt die elektronische Kollaborationsplattform im Folgenden ekp genannt des Kommunalen DV-Verbunds Baden-Württemberg (DVV) zum Einsatz. Beide Funktionsblöcke sind sowohl über das Nutzerfrontend (GUI Integration per iframe Technik oder über direkte Verlinkung) als auch über eine Backendinfrastruktur (Enterprise Service Bus, Transportmittel Webservices für den Datenaustausch) miteinander gekoppelt. Über diesen Bus ist auch der Anschluss von Sekundär- (z.b. VPS = virtuelle Poststelle des Landes) und Fremdsystemen möglich. 5/43

6 Das nachstehende Schaubild stellt die funktionale Rahmenarchitektur für die IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie unter Einbeziehung von notwendigen Infrastruktur-Services und beteiligten externen Systemen dar. Abbildung 1: Komponentenüberblick service-bw in der Endausbaustufe 6/43

7 2.1 service-bw für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie 1 Das Portal service-bw stellt dem Dienstleistungserbringer und den am Verwaltungsprozess beteiligten Mitarbeitern der einheitlichen Ansprechpartner und der zuständigen Stellen alle für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie notwendigen Informationen zur Verfügung. Über einen intelligenten elektronischen Assistenten wird der Antragssteller dabei, abhängig von der von ihm beabsichtigten Dienstleistung (Tätigkeit) und dem geplanten Ort der Dienstleistungserbringung (Regionalisierung) zu dem für seine Rahmenbedingungen passenden Antragsverfahren (Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage) hingeführt. Abbildung 2: Startseite service-bw Lebenslagen Aktueller Stand in service-bw Die Auswahl des Navigationspunkts Hilfe in allen Lebenslagen bzw. die direkte Auswahl einer Lebenslage auf der Startseite führt den Nutzer auf die Anzeigeseite der Lebenslagen. 1 Wer sich über die Details der EU-Dienstleistungsrichtlinie kundig machen will, erfährt mehr auf den Seiten des Bundeswirtschaftsministeriums unter 7/43

8 Abbildung 3: Anzeige der Lebenslage Unternehmensgründung Über Verfahren kann sich der Nutzer schnell über die für diese Lebenslage relevanten Verfahrensbeschreibungen informieren. Da Formulare und zuständige Stellen nicht direkt mit Lebenslagen assoziiert sind, sind beide Reiter in diesem Stadium der Navigation noch nicht bedienbar Notwendige Erweiterungen für die EU-Dienstleistungsrichtlinie Assistent für die Lebenslagenbestimmung Für die Dienstleistungserbringer werden Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslagen realisiert. Die Startseite hierzu enthält eine einführende Kurzinformation und bietet dem Nutzer insbesondere einen Assistenten an, mit dessen Hilfe er nach Eingabe seines Berufs bzw. seiner Tätigkeit und dem Ort der geplanten Dienstleistungserbringung zu der für seine Belange relevanten Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage geführt wird. Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslagen Für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie ist die redaktionelle Erarbeitung besonderer Lebenslagen, sogenannter Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslagen notwendig. Diese korrespondieren mit einem oder mehreren Dienstleistungsrichtlinie-Prozessketten in der ekp (siehe auch Kapitel 3) und liefern dem Dienstleistungserbringer alle benötigten Informationen wie mögliche einheitliche Ansprechpartner mit Verlinkung auf deren Beratungs- und Informationsangebot und alle im Zuge der Antragstellung zu durchlaufenden Verfahren Verfahrensbeschreibungen Aktueller Stand in service-bw Nach Anwahl des Reiters Verfahren in einer Lebenslage erscheint die Übersichtsseite Verfahren, mit allen der Lebenslage zugeordneten Verfahrensbeschreibungen. Dies gilt auch für 8/43

9 die einer Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage aufgrund des Prozessmodells zuordneten Verfahrensbeschreibungen. Abbildung 4: Darstellung zugeordneter Verfahren nach Anwahl des Reiters Verfahren, hier in der Lebenslage Unternehmensgründung Notwendige Erweiterungen für die EU-Dienstleistungsrichtlinie Neue Datenfelder Für die Darstellung der von Kommune zu Kommune häufig unterschiedlichen Gebühren in den Verfahrensbeschreibungen und zur automatischen Berechnung von Gebühren und evtl. Fristen in der ekp müssen die Datenbankfelder für die Verfahrensbeschreibungen um neue numerische Attribute erweitert werden. Die bisherigen, textorientierten Nutzerhinweise (z.b. die Gebühren betragen 20 ) können für eine Berechnung nicht verwendet werden. Die Texte im entsprechenden Feld der Verfahrensbeschreibungen müssen parametrisiert werden. Der Vorteil dieses Ansatzes liegt auch darin, dass die kommunal festgelegten Gebührensätze bei Regionalisierung im entsprechenden Feld der Verfahrensbeschreibung erscheinen, ohne dass die Kommunen dafür kommunale Ergänzungen vornehmen müssen und damit den formellen Freigabevermerk in service-bw verlieren. Neue Verfahrensbeschreibungen Für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie ist die redaktionelle Erarbeitung zusätzlicher Verfahrensbeschreibungen notwendig, soweit sich dies aus der Prozessanalyse ergibt. Diese müssen dann, wie es in service-bw Standard ist, noch mit den entsprechenden zuständigen Stellen verknüpft werden. 9/43

10 2.1.3 Formulare Mit dem Relaunch von service-bw werden die Formulare unmittelbar über die Reiternavigation der Verfahren, denen sie zugeordnet sind, angezeigt. Nach Auswahl einer konkreten Verfahrensbeschreibung und anschließender Anwahl des Reiters Formulare erscheint die Übersichtsseite Formulare, mit allen dem Verfahren und der ausgewählten Regionalisierung zugeordneten Formularen. Diese Formulare sind im Kontext der EU-Dienstleistungsrichtlinie in der Regel Eingangsdokumente, die im Fallmanagement (ekp) vor der Antragsstellung auszufüllen und elektronisch in die Antragsstellung einzuspeisen sind Behördenwegweiser Aktueller Stand in service-bw Der Behördenwegweiser von service-bw ist nach dem Relaunch unter dem Navigationspunkt Adressen, Nummern, Öffnungszeiten erreichbar. Er erschließt über eine A-Z Suche in Gruppierungen wie z.b. Schulen alle Einrichtungen der öffentlichen Hand in Baden-Württemberg. Ist der Nutzer bereits regionalisiert, werden die passenden Einrichtungen aus seinem regionalen Umfeld angezeigt. Im Kontext der EU-Dienstleistungsrichtlinie spielt vor allem die Anzeige der für ein Verfahren zuständigen Stellen sowie der Ansprechpartner eine Rolle. Abbildung 5: Startseite Adressen, Nummern, Öffnungszeiten in service-bw Notwendige Erweiterungen für die EU-Dienstleistungsrichtlinie Innerhalb dieses Portalmoduls ist für jedes Verfahren und für jede Regionalisierung die zuständige Stelle verknüpft. Das Datenmodell muss um die von der Antragstellung berührten Dienstleistungsrichtlinie-Sachbearbeiter erweitert werden. 10/43

11 2.1.5 Volltextsuche in service-bw Seit dem Relaunch von service-bw werden dem Nutzer folgende Mehrwerte bei einer Suche in service-bw geboten 2 : Bessere Qualität der Suchergebnisse Automatische Korrektur von Tippfehlern bei Eingabe des Suchbegriffs Vorschläge für alternative Suchbegriffe ( Meinten Sie ) Bessere Berücksichtigung von Synonymen durch Einsatz eines Thesaurus Regionalisierte Suche bei Eingabe eines Orts im Suchbegriff. Insbesondere die letzte Funktionalität ist für die Dienstleistungsrichtlinie- Lebenslagenbestimmung im Kontext der EU-Dienstleistungsrichtlinie wichtig. So wird der Nutzer z.b. bei Eingabe des Suchbegriffs Niederlassung Bäcker Freiburg automatisch zur richtigen Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage geführt. In dieser werden bereits die für die Regionalisierung Freiburg zuständigen Einheitlichen Ansprechpartner angezeigt, unabhängig von einer eventuell vor dem Auslösen der Suche vorhandenen, anders lautenden Regionalisierung des Antragstellers. 2.2 mein service-bw Bereits 2004 wurde das Portal service-bw um eine personalisierte Komponente mein servicebw erweitert. Anfänglich konnten darin nur Regionalisierung und bevorzugte Informationskategorien wie Unternehmer, Senioren und ähnliche permanent gespeichert werden. Seit Mai 2009 ist mein service-bw eine umfangreiche Interaktionskomponente, die den Nutzer bei der elektronischen Kontaktaufnahme mit Behörden wichtige Hilfestellung bietet. Eng verbunden mit mein service-bw ist eine Identity Management Komponente, die alle Belange rund um die Nutzerregistrierung kapselt und diese per Webservice-Schnittstelle auch IuK-Verfahren von Behörden (SingleSignOn, ein Login Vorgang erschließt mehrere Applikationen) zur Verfügung stellt. Die folgende Abbildung zeigt die Startseite eines Nutzers in mein service-bw nach erfolgter Authentifikation. 2 Hinweis für technisch Interessierte: Die ontologische Suchmaschine Ontoprise wird eingesetzt. 11/43

12 Abbildung 6: Startseite mein service-bw Meine Verfahren Über diesen Navigationspunkt erhält der Nutzer Zugriff auf alle ihm zugeordneten laufenden und abgeschlossenen Antragsstellungen. Die Anzeige sowie die weitere Navigation (Statusabfrage) in einem Antrag erfolgt in der ekp, die zu diesem Zweck mittels iframe in die mittlere Spalte ( Contentbereich ) von mein service-bw eingebettet wird Einwillligungsstatus Da mein service-bw für die Vereinfachung von elektronischen Antragstellungen Datenspeicherung auf Vorrat betreibt, muss der Nutzer eine Erläuterung erhalten und in der Lage sein, seine Einwilligung zu widerrufen. Das ist für die Bereiche Persönliche Daten, Dokumentensafe, Postfach und Passwortsafe notwendig. Erweiterungen für die EU-Dienstleistungsrichtlinie Da es keine gesetzliche Verpflichtung des Dienstleistungserbringers zur Nutzung von servicebw (mit mein service-bw und ekp) für die elektronische Verfahrensabwicklung besteht, wird eine zusätzliche Einwilligung für die elektronische Antragsverarbeitung benötigt. Da in der ekp sowohl persönliche Daten als auch Dokumente des Nutzers gespeichert und verarbeitet werden, werden bei Erteilung dieser Einwilligung die Einwilligungen für den Dokumentensafe und die persönlichen Daten soweit noch nicht erteilt implizit mitgesetzt. Diese können im Nachgang zwar separat wieder abgewählt werden, allerdings ist dann für den Nutzer keine weitere elektronische Antragsbearbeitung mehr möglich. 12/43

13 2.2.3 Postfach Kommunikationsbereich für den direkten Kontakt mit der Verwaltung. Es können derzeit alle Behörden adressiert werden, die an die an den Verbund der Virtuellen Poststellen (VPS) des Landes und des Kommunalen DV-Verbunds Baden-Württemberg (DVV) angeschlossen sind; ein Gebrauch für andere Zwecke ist nicht möglich. Der Bereich Postfach gliedert sich in die aus programmen bekannten Ordner Posteingang, Postausgang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Archiv, Adressbuch sowie die Funktion Neue Nachricht erstellen Dokumentensafe In diesen Bereich kann der Nutzer Dokumente, die im Zuge elektronischer Antragstellungen benötigt werden, von seinem Desktop aus hoch laden und sicher ( Safe, verschlüsselt) dauerhaft abspeichern. Zu Beginn stehen jedem Nutzer die Ordner Ablage und Papierkorb zur Verfügung. Der Ordner Ablage kann durch das Anlegen neuer Unterordner beliebig strukturiert werden. Über eine Webservice Schnittstelle können Dokumente aus dem Dokumentensafe an administrierte Fremdapplikationen übergeben werden oder von diesen in den Dokumentensafe eingestellt ( Zustellung eines Bescheids ) werden. Beides bedarf allerdings der expliziten Zustimmung des Nutzers Persönliche Daten In diesem Bereich besteht die Möglichkeit, persönliche Profildaten (Namen, Adresse, Bezahlinformationen, ) dauerhaft und verschlüsselt abzulegen und nach expliziter Zustimmung an E- Government Applikationen weiterzugeben. Damit kann z.b. eine Vorbefüllung von im Rahmen einer Antragstellung auszufüllender Formulare erfolgen Kommunikation des Nutzers mit Online-Anwendungen Dieser Bereich von mein service-bw dient der Online-Kommunikation zwischen dem Nutzer und externen zugelassenen ( administrierten(!) ) E-Government-Applikationen. Alle Anfragen bzw. Zustellungen werden in diesem Bereich in einem Eingangskorb zunächst zwischengespeichert. Erst nach expliziter Zustimmung des Nutzers werden angefragte Daten (angeforderte Daten werden dem Nutzer angezeigt) und/oder Dokumente weitergegeben bzw. werden eingehende Dokumente in den Dokumentensafe abgespeichert mein service-bw Identity Management Alle Funktionen rund um das Thema Benutzerregistrierung, Anmeldung und Kontoverwaltung (v.a. Passwortrücksetzung) wurden in mein service-bw in einen eigenständigen Portaldienst ausgelagert, der diese Funktionen sowohl der mein service-bw Basiskomponente als auch ex- 13/43

14 ternen Systemen per Webservice zur Verfügung stellt. Das Identity Management stellt zwei Möglichkeiten der Registrierung und daraus resultierend auch der Authentifizierung bereit. Registrierter Nutzer In dieser Variante wählt der Nutzer einen beliebigen Nutzernamen (auch Pseudonym oder Nickname ) und ein beliebiges Passwort aus, mit dem er sich nach erfolgter Registrierung am Portal anmelden kann. Um etwa elektronisch gesteuerte Massenanmeldungen sogenannte DoS (Denail of Service) Attacken - zu verhindern, wird nach erfolgter Registrierung zunächst ein Bestätigungslink an die bei der Registrierung übergebene adresse versandt. Erst nach Betätigung dieses Links durch den Nutzer wird das neu angelegte Konto für die Nutzung frei geschaltet. Authentifizierter Nutzer In dieser Variante wird der Nutzer mit Hilfe einer Signaturkarte registriert. Dafür ist eine gültige, von mein service-bw unterstützte Signaturkarte, ein Kartenleser sowie die Installation der Clientkomponente der Firma OpenLimit auf dem Rechner des Nutzers notwendig. Die Anmeldung des Nutzers am Portal erfolgt nach der Registrierung per Chipkarte und PIN. Kontowiederherstellung Da Daten und Dokumente in mein service-bw sicher (= verschlüsselt) abgelegt werden sollen, allerdings auch nach Verlust/Beschädigung der Signaturkarte bzw. dem Vergessen des Passworts noch zugänglich sein sollen, wurde ein komplexes Verfahren entwickelt, das beide Voraussetzungen erfüllt. Nach Eingabe einer Personal Unblocking Key -Nummer (PUK diese wird durch das System nach der Eröffnung eines Kontos automatisch generiert und dem Nutzer zum Download angeboten) und der Beantwortung einer, bei der Kontoeröffnung durch den Nutzer festgelegten Frage, erhält der Nutzer die Möglichkeit, sein Passwort neu zu setzen und danach wieder auf sein Konto zuzugreifen. Hinweis: Ein authentifiziertes Konto kann durch diesen Mechanismus wegen Verlust/ Beschädigung der Signaturkarte lediglich auf ein registriertes Konto zurückgesetzt werden. Damit können Dokumente und Daten gerettet und in ein eventuell mit einer Ersatz-Signaturkarte angelegtes neues authentifiziertes Konto übertragen werden. 14/43

15 2.3 Fallmanagement (elektronische Kollaborationsplattform - ekp) Um den Dienstleistungserbringer und alle beteiligten weiteren Rollen sicher und eindeutig durch den Prozess der Antragstellung zu leiten, wurde die service-bw Portalplattform um eine Workflowkomponente erweitert. Nachfolgend werden einige, im Kontext des Fallmanagements wichtige Begriffe definiert. Benutzerstammdaten Dienstleistungsrichtlinie- Prozess Zur Person gehörende Daten wie z.b. Name, Anschrift Wohnort, Geburtsort/-datum Ein Dienstleistungsrichtlinie-Prozess wird in seinem Umfang dadurch definiert, dass er genau einer zuständigen Stelle zugeordnet werden kann. Die Stammdaten eines Dienstleistungsrichtlinie-Prozesses sind als Metadaten realisiert und bestehen unter anderem aus den Dienstleistungsrichtlinie- Prozessobjekttypen Zuständige Stelle/Behörde, Beteiligte, Frist, Gebühr. Ein Dienstleistungsrichtlinie-Prozess hat 0 bis n Eingangsdokumente bzw. Formulare (z.b. ein Antragsformular und ein Nachweis) und erzeugt 0 bis n Ausgangsdokumente (z.b. einen Bescheid). Die Entsprechung eines Dienstleistungsrichtlinie-Prozesses in service-bw ist die Verfahrensbeschreibung (Verwaltungsdienstleistung) Eine Dienstleistungsrichtlinie-Prozesskette besteht aus mindestens einem, zumeist aber mehreren Dienstleistungsrichtlinie-Prozessen und ist in der Regel das Resultat der Prozessanalyse eines Antragsverfahrens für eine Dienstleistungskategorie. Eine Dienstleistungsrichtlinie-Prozesskette selbst kann nicht durch zuständige Stellen modifiziert/regionalisiert werden, eine Parametrisierung erfolgt ausschließlich über die Prozesskonfiguration in der ekp). Die Entsprechung einer Dienstleistungsrichtlinie- Prozesskette in service-bw ist eine Dienstleistungsrichtlinie- Lebenslage. Wird ein Antrag nicht innerhalb der gesetzlichen Frist bearbeitet, so gilt dieser nach Ablauf der Frist als genehmigt. Zum Vorgang gehörende Daten wie z.b. Name und Rechtsform eines Gewerbes Dienstleistungsrichtlinie- Prozesskette Genehmigungsfiktion Vorgangs- bzw. Prozessstammdaten Für den Dienstleistungserbringer wird in der ekp in einem ersten Schritt der Verfahrensklärung der konkrete Laufzettel, also der Verfahrensablauf der einzelnen Genehmigungen oder Anzeigen, ermittelt. Der dazu von der ekp bereitgestellte Was-Wäre-Wenn-Assistent ermittelt neben dem Prozessketten-Workflow (Konkretisierung der Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage) auch die benötigten Unterlagen (auszufüllende Formulare oder einzureichende Dokumente) und zeigt als Ergebnis die möglichen zuständigen Einheitlichen Ansprechpartner sowie die zuständigen Stellen der Kommunen oder andere betroffene Behörden an. Diese Informationen können dem Nutzer anonym oder als angemeldetem Portalnutzer gegeben werden. Im Rahmen 15/43

16 einer aufgabenorientierten Benutzerführung wird dann der angemeldete Antragsteller Schritt für Schritt zur Beibringung der benötigten Unterlagen durch das Fallmanagement unterstützt. 2.4 Schnittstellen Schnittstelle service-bw - mein service-bw Schnittstellen im Frontend (Nutzerinteraktion) Der Übergang von service-bw nach mein service-bw erfolgt über direkte Verlinkung. Auch ein Wiedereinstieg in service-bw (Navigation weiter in service-bw ) ist per Link gelöst. Beim Einstieg (Anmeldung) in mein service-bw erfolgt wegen der Anzeige privater Daten und Dokumente immer ein Wechsel auf eine SSL-verschlüsselte Verbindung ( https ), die auch dann erhalten bleibt, wenn der Nutzer wieder auf service-bw verlinkt wird Schnittstellen im Backend (Datenaustausch) Die Übertragung von Daten aus mein service-bw, die für eine Anzeige in service-bw relevant sind (z.b. im Profil hinterlegte Regionalisierung) erfolgt über eine Webservice-Schnittstelle. Eine Übertragung von Daten aus service-bw nach mein service-bw findet nicht statt Schnittstelle service-bw Fallmanagement (ekp) Schnittstellen im Frontend (Nutzerinteraktion) Nach Auswahl einer Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage über den Lebenslagenassistenten von service-bw bzw. als Ergebnis einer Volltextsuche wird dem Dienstleistungserbringer die Möglichkeit angeboten, anonym über den durch die ekp bereitgestellten Was-Wäre-Wenn- Assistenten die gewählte Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage zu konkretisieren und das Ergebnis (zu durchlaufende Verfahren und zuständige Stellen) als PDF-(Was-Wäre-Wenn-)Dokument auszudrucken bzw. zu speichern. Der Aufruf des Assistenten erfolgt im Layout von service-bw mittels iframe Technik. Dazu wird in service-bw ein fester Platz (Frame = Rahmen) reserviert und darin die ekp mit den Parametern Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage und Regionalisierung aufgerufen Schnittstellen im Backend (Datenaustausch) Service-bw übergibt die Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage und Regionalisierung an die ekp als URL-Parameter. 16/43

17 2.4.3 Schnittstelle mein service-bw Fallmanagement (ekp) Schnittstellen im Frontend (Nutzerinteraktion) Nach Auswahl des Menüpunkts Meine Verfahren in mein service-bw hat der Nutzer über die Unternavigation die Möglichkeit, sich eine Liste seiner laufenden Verfahren oder seiner abgeschlossenen Verfahren anzeigen zu lassen. Die Listen werden in der ekp generiert und in einem iframe in mein service-bw angezeigt. Wird aus einer der beiden Listen ein Antrag für die Detaildarstellung ausgewählt, so erfolgt die Darstellung der Fallakte in einem eigenen Browserfenster, das sich ggf. im Layout des für diesen Antrag gewählten EA präsentiert Schnittstellen im Backend (Datenaustausch) Da der Austausch von Daten zwischen mein service-bw und der ekp in der Regel private Nutzerdaten betrifft, wurden hier spezielle Sicherheitsmechanismen vorgesehen. Der Austausch von Daten per Webservice-Schnittstelle erfolgt immer über das Intranet, hier über das Landesverwaltungsnetz, das über einen dedizierten Übergang mit der DMZ der T-Systems Portalbetriebsumgebung verbunden ist. Bei noch höheren Sicherheitsanforderungen kann die Kommunikation SSL-verschlüsselt erfolgen. Identity Management Mein service-bw stellt der ekp über eine Webservice-Schnittstelle die für ein SSO benötigten Funktionalitäten bereit. Dokumentensafe Browser Falls im Zuge der Antragstellung Dokumente aus dem Dokumentensafe des Nutzers eingebracht werden sollen, kann die ekp dies über den von mein service-bw bereitgestellten Dokumentensafe Browser steuern. Der Nutzer erhält eine Übersicht aller Dokumente und kann diese für die Übernahme in den Workflow kennzeichnen. Übernahme von Profildaten Die Übernahme von Profildaten aus mein service-bw in das Fallmanagement der ekp erfolgt per Webservice-Schnittstelle. 17/43

18 3 Vom Prozessmodell zur elektronischen Antragstellung Bevor ein Dienstleistungserbringer über service-bw eine Antragsstellung starten und bearbeiten kann, muss in der ekp zunächst eine zu der gewählten Dienstleistung passende Handlungsanweisung in Form einer Dienstleistungsrichtlinie-Prozesskette vorliegen. Die dafür notwendigen Einzelschritte sind Bestandteil dieses Kapitels. 3.1 Erstellung der Dienstleistungsrichtlinie-Prozessketten Ausgangspunkt für die Ermittlung der Anzahl der im Kontext der Umsetzung der EU- Dienstleistungsrichtlinie benötigten Dienstleistungsrichtlinie-Prozessketten ist in Baden Württemberg eine vom Wirtschaftsministerium erstellte Verfahrensliste. Aus dieser Liste wurden ca. 70 Dienstleistungsrichtlinie-Prozessketten (in der Regel jeweils beschrieben in einer Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage in service-bw) abgeleitet. Für diese Prozessketten wurden im Rahmen einer weiteren Analyse pro Prozesskette alle relevanten Dienstleistungsrichtlinie-Prozesse (jeweils beschrieben in einer Verfahrensbeschreibung in service-bw) ermittelt und in einem Prozessmodell festgehalten. Die Prozessmodellierung wurde mit dem Modellierungswerkzeugs SemTalk (Visio-Erweiterung) der Firma KnowLogy durchgeführt. Die nachfolgende Abbildung zeigt einen beispielhaften Auszug aus einem SemTalk Prozessmodell: erfragt ist Eingabedokument von ist fallspezifisch abhängig von ist Ausgabedokument von ist Teilprozess von Pflichtigkeit: fallspezifisch ist Teilprozess von erzeugt ist Eingabedokument von ist Ausgabedokument von 18/43

19 In einem nächsten Schritt wurden die ca Dienstleistungsrichtlinie-relevanten Berufe und Tätigkeiten den Dienstleistungsrichtlinie-Prozessketten zugeordnet. Diese Zuordnung wird in der Datenbank der ekp gespeichert und service-bw per Webservice (periodischer Abgleich) zur Verfügung gestellt. Da service-bw für jede Dienstleistungsrichtlinie- Prozesskette der ekp eine Zuordnung zu einer entsprechenden Dienstleistungsrichtlinie- Lebenslage gespeichert hat, kann in service-bw in der Datenbank implizit die Zuordnung Beruf Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage erfolgen. Durch eine Aufnahme dieser Beziehung in den Suchindex können in service-bw Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslagen auch über eine Suche des Dienstleistungserbringers nach Berufen und Tätigkeiten erschlossen werden. 3.2 Einspielen einer Dienstleistungsrichtlinie-Prozesskette in die ekp Wurde eine Prozesskette vollständig in SemTalk modelliert, kann sie in eine Ablaufbeschreibung für die ekp übersetzt werden. Dies erfolgt über die Komponente Composer, die ebenfalls Bestandteil der ekp ist. Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht diesen Vorgang. 3.3 Aktivierung einer Prozesskette in der ekp Wurde im Zuge einer Antragstellung in service-bw durch den Lebenslagenassistenten die zugehörige Dienstleistungsrichtlinie-Lebenslage ermittelt, kann für diese aus einer in service-bw vorgehaltenen Mapping-Tabelle die korrespondierende eindeutige Dienstleistungsrichtlinie- Prozessketten-ID ermittelt und an die ekp übergeben werden. Durch den Was-wäre-wenn- Assistenten werden dann in der ekp die konkret auf die Situation des Antragstellers bezogenen durchzuführenden einzelnen Prozessschritte ermittelt und bei der Erstellung und Initialisierung der Fallakte berücksichtigt. 19/43

20 4 Rollen und Rechte Dieses Kapitel führt zunächst den für das weitere Verständnis wichtigen Begriff des Einheitlichen Ansprechpartners (EA) ein. Im Anschluss daran werden neben den aktiv an der Antragstellung beteiligten Rollen auch die benötigten administrativen Rollen im Redaktionssystem von service-bw, die für das Anlegen von Instanzen der aktiven Rollen sowie für die Pflege von zusätzlich benötigten Inhalten und Zuständigkeiten notwendig sind, beschrieben. 4.1 EA Behörde Die im Zuge der Umsetzung der EU-DLR in Baden-Württemberg festgelegten einheitlichen Ansprechpartner (EA) werden bei folgenden, bereits im Behördenwegweiser von service-bw vorhandenen Behörden als neue Organisationseinheit realisiert: Bürgermeisterämter der bis zu 9 Stadtkreise (soweit sie als EA optieren) Landratsämter der bis zu 35 Landkreise (soweit sie als EA optieren) 8 Handwerkskammern 12 Industrie- und Handelskammern 1 Architektenkammer 1 Ingenieurkammer 1 Landestierärztekammer 4 Rechtsanwaltskammern 3 Steuerberaterkammern Diese Aufzählung wird in der service-bw-datenbank dynamisch aus einer Masterliste aufgebaut, so dass eventuelle organisatorische Veränderungen (z.b. Landkreis gibt EA-Funktion ab oder nimmt sie auf) bzw. Änderung der regionalen (funktionalen) Zuständigkeit einer Behörde einfach nachgezogen werden kann. 4.2 Administrative Rollen Superadministrator Land Die Behördenredakteure aller Behörden/Stellen des Landes Baden Württemberg sind im Pflegesystem von service-bw in sogenannte Behörden-Bearbeiter-Gruppen (BBG) organisiert. So existiert z.b. für alle Kommunen und für alle Ressorts des Landes je eine BBG. Jeder BBG ist ein BBG-Administrator zugeordnet, der für seine Gruppe beliebig viele Behördenredakteure anlegen kann. Da die BBGn von Behörden und Stellen, die als EA fungieren, für die Eingabe und Pflege EA-spezifischer Datenfelder mit zusätzlichen Pflegerechten ausgestattet werden 20/43

21 müssen, ordnet der Superadministrator des Landes als höchster Instanz im Pflegesystem des Behördenwegweisers den betroffenen BBGn folgende Sonderkennzeichen zu: Exklusive Zuordnung des Behördengruppen-Synonyms Einheitlicher Ansprechpartner, d.h. dieses ist nur für die Behördenredakteure der EA-BBGn sicht- und zuweisbar. Auszeichnung der Stellen mit EA-Funktion durch ein EA-Träger-Flag. Durch diese Sonderauszeichnung wird es den Behördenredakteuren der EA-BBGn ermöglicht, eine Organisationseinheit, die als Einheitlicher Ansprechpartner dient, über die schon vorhandenen Pflegefunktionen anlegen und auf dem aktuellen Stand zu halten Behördenredakteure normaler (nicht-ea) BBGn können keine Organisationseinheiten mit einem Namen anlegen, der Einheitlicher Ansprechpartner enthält und können das Synonym Einheitlicher Ansprechpartner weder zuweisen noch entfernen Behördenredakteur (EA und zuständige Stelle) Die Behördenredakteure aller an der Umsetzung der EU-DLR beteiligten BBG (EA und für Einzelverfahren zuständige Stellen) müssen im Kontext der EU-DLR folgende Pflegetätigkeiten übernehmen Pflege EA-Behörde und EA-Zuständigkeit Ein EA wird in service-bw als Organisationseinheit (OrgE) der zugehörigen Mutterbehörde (Landratsamt, Bürgermeisteramt, Kammer) angelegt. Die regionalisierte Zuordnung der Organisationseinheit zu den einzelnen DLR-Lebenslagen (Definition der EA-Zuständigkeit) erfolgt in der service-bw-datenbank und kann durch die Behördenredakteure der betroffenen BBGn gepflegt werden. Für jede EA-OrgE müssen folgende IDM (Identity Management) Daten eingepflegt werden: IDM-Benutzername dieser Benutzername wird von allen Mitarbeitern des EA verwendet. Damit ist eine einfache Vertreterregelung gewährleistet. IDM-Passwort dieses kann durch den Behördenredakteur jederzeit neu vergeben und somit nach Verlust zurückgesetzt werden IDM- adresse funktionale adresse, an welche die in der ekp generierten Workflow- s ( für folgenden Vorgang <Link> wurden Sie als einheitlicher Ansprechpartner ausgewählt ) zur Bearbeitung zugestellt werden können. Wichtig: Die EA entscheiden, welche ihrer Mitarbeiter auf dieses Postfach zugreifen können Pflege der DLR-Sachbearbeiter Für jeden Prozessschritt, der durch eine zuständige Stelle bearbeitet werden muss, wird ein hier sogenannter DLR-Sachbearbeiter benötigt. Dafür werden alle in service-bw bereits vorhan- 21/43

22 denen zuständigen Stellen (Behörden, OrgE, ) um die für die Teilnahme am elektronischen Workflow notwendigen Attribute erweitert. IDM-Benutzername dieser Benutzername wird von allen Mitarbeitern der zuständigen Stelle verwendet. Damit ist eine einfache Vertreterregelung gewährleistet. IDM-Passwort dieses kann durch den Behördenredakteur jederzeit neu vergeben und somit bei Vergessen zurückgesetzt werden IDM- adresse funktionale adresse, an welche die in der ekp generierten Workflow- s ( für folgenden Vorgang <Link> müssen Sie als zuständige Stelle tätig werden ) zur Bearbeitung zugestellt werden können. Wichtig: Die zuständigen Stellen entscheiden, welche ihrer Mitarbeiter auf dieses Postfach zugreifen können. Wurden funktionale Zuständigkeiten innerhalb der Hierarchie der zuständigen Behörde an untergeordnete OrgE weitergegeben, so bleibt es dieser überlassen, ob sie auch diese OrgE mit IDM-Daten versieht. Bei der Mutterbehörde müssen die IDM-Datenfelder zwingend belegt sein ( Pflichtfelder ) Contentredakteur (EA und zuständige Stellen) Aktuell können die Contentredakteure kommunaler Mandanten bereits die zentral eingepflegten Landesinhalte von service-bw beliebig um regional eingeschränkt gültige Lebenslagen und Verfahrensbeschreibungen erweitern. Das dahinter liegende Mandantenkonzept wird auf die Kammern ausgedehnt. Die Mandanten werden auf Anforderung durch den Portalbetrieb angelegt. 4.3 Aktive Rollen Im Folgenden werden alle Rollen beschrieben, die aktiv am Prozess der Antragstellung beteiligt sind Antragsteller (Dienstleister) Information, Tätigkeitsauswahl und ein erster Durchlauf durch den Was-wäre-wenn-Assistenten erfolgen anonym. Spätestens mit dem Beginn der Echtantragstellung muss sich der Dienstleistungserbringer in mein service-bw anmelden. Dafür muss er sich im Vorfeld bereits in mein service-bw registriert haben. Nach der Datenerfassung und der Freischaltung des Nutzerkontos durch einen Bestätigungslink, der an die bei der Registrierung angegebene adresse übersandt wird, ist das neue Konto im IDM von mein service-bw angelegt und kann für die Antragstellung benutzt werden. Er muss bei Antragstellung zusätzlich ausdrücklich in die Nutzung seiner Daten in Online-Verfahren einwilligen. 22/43

23 4.3.2 Einheitlicher Ansprechpartner Diese Rolle wird durch eine oder mehrere Personen des durch den Antragsteller ausgewählten EA wahrgenommen. Dafür ist eine Anmeldung an mein service-bw mit den im IDM hinterlegten Kontodaten des EA notwendig. Der zuständige (ausgewählte) EA wird bereits bei Beginn der Antragstellung (Anlage der Fallakte) durch den Dienstleister per informiert und hat damit bereits lesenden Zugriff auf die Fallakte DLR Sachbearbeiter Diese Rolle wird durch eine oder mehrere Personen der für einen Prozess zuständigen Stelle wahrgenommen. Auch dafür ist die Anmeldung an mein service-bw mit den im IDM hinterlegen Kontodaten der zuständigen Stelle erforderlich. Der DLR Sachbearbeiter hat nach der Anmeldung in der Plattform nur die Sicht auf den Prozess, für den er als zuständige Stelle bei der Workflowinitialisierung durch das System ermittelt wurde. 23/43

24 5 Benutzeroberfläche und Aktionen In diesem Kapitel werden die im Kontext der vollelektronischen Abwicklung einer DLR- Antragsstellung durch die service-bw Plattform bereitgestellten Benutzeroberflächen in Abhängigkeit dabei eingenommen aktiven Rolle beschrieben. 5.1 Sicht des Antragsstellers Im Zuge einer DLR-Antragstellung durchläuft der Antragsteller folgende, zeitlich aufeinanderfolgende Phasen: Information o o o Allgemeine Information über die elektronische Verfahrensabwicklung im Kontext der EU-DLR Auswahl von Tätigkeit und Ort Spezifische Information (DLR-Lebenslage) Anonyme Verfahrensklärung (Abfrage der Eingangsparameter für das Antragsverfahren) durch Was-wäre-wenn-Assistenten Antragstellung o o o o Authentifizierung gegenüber der Plattform Start des Echtantrags (Eröffnung der Fallakte) und Erbringung der Eingangsdokumente. Information über den Bearbeitungsstatus Abschluss des Antrags, ggf. Archivierung der Ausgangsdokumente im Dokumentensafe. Diese Phasen werden im Folgenden näher beschrieben, wobei wichtige Aktionsschritte jeweils durch einen Screenshot aus dem aktuellen Produktivsystem auch visuell verdeutlicht werden Information Nach Aufruf von service-bw hat der Antragsteller drei Möglichkeiten der Informationsbeschaffung. 1. Direkteinstieg über die Suche, z.b. durch Eingabe des Suchbegriffs Dienstleistungen in das Suchfeld, und weitere Navigation aus der Trefferliste. 24/43

25 2. Aufruf der Informationsseite Dienstleistungen leicht gemacht über einen Direktlink im Informationsblock EU-Dienstleistungsrichtlinie umgesetzt auf der Startseite. Die Auswahl der verschiedenen Themenbereiche (Einheitlicher Ansprechpartner, EU- Dienstleistungsrichtlinie) ist über die Navigationsspalte anwählbar. Wurden bereits eine konkrete Tätigkeit und und ein konkreter Ort angegeben, so werden dem Antragsteller bereits im Informationsbereich die für seine Angaben passenden Einheitlichen Ansprechpartner genannt. In Abbildung 8 sind Navigationsbereich und Parameterauswahl rot markiert. Abbildung 7: Informationsseiten EU-DLR Einheitlicher Ansprechpartner 3. Einstieg über den Lebenslagenbaum, der für spezielle DLR-Lebenslagen um eine neue Haupteinstiegs-Lebenslage Dienstleistungen ergänzt wurde. Nach Auswahl des Portalmoduls Lebenslagen ( Hilfe in allen Lebenslagen ) auf der Startseite und Anwahl der Lebenslage Dienstleistungen wird der Antragsteller auf die in Abbildung 8 dargestellte Hauptseite weitergeleitet. Diese Seite ist auch direkt aus dem Informationsblock Informationen für die Wirtschaft auf der Startseite über den Link Dienstleistungen zu erreichen. Im nächsten Schritt nimmt der Antragssteller jetzt die Konkretisierung seiner Antragstellung vor. 25/43

26 Abbildung 8: Startseite Dienstleistungen Auswahl von Tätigkeit und Ort Um die für ihn relevanten spezifischen Informationen zu finden, muss der Antragsteller zunächst seine Tätigkeit (über 1200 Wahlmöglichkeiten) und den gewünschten Ort der Dienstleistungserbringung eingeben. Dies kann, analog zu den Informationsseiten über den einheitlichen Ansprechpartner, in der rechten Kontextspalte erfolgen (siehe Abbildung 8) oder über eine A-Z Auswahl, wie sie in Abbildung 9 gezeigt wird. Für die weitere Beschreibung wird von der Aufnahme einer Tätigkeit als Versicherungsmakler in Ludwigsburg ausgegangen. 26/43

27 Abbildung 9: Auswahl der Tätigkeit Versicherungsmakler über die A-Z-Liste Nach Eingabe von Tätigkeit und Ort erfolgt automatisch die Anzeige der konkreten, also für auf die Auswahlkriterien des Antragstellers zutreffenden DLR-Lebenslage, im Fallbeispiel ist das die in Abbildung 10 dargestellte DLR-Lebenslage Ihre Dienstleistung: Versicherungsvermittler. 27/43

28 Abbildung 10: Darstellung der konkreten DLR-Lebenslage Im nächsten Schritt wird dem Antragsteller der Einstieg in die Verfahrensklärung angeboten, die noch anonym, also ohne Anmeldung am System, ablaufen kann. Der Einstieg erfolgt über den Link Zur elektronische Verfahrensabwicklung, siehe rote Markierung in Abbildung 10. Nach Betätigung dieses Links wird dem Antragsteller eine Informationsseite angezeigt, auf der nochmals die wichtigsten Voraussetzungen für die elektronische Verfahrensabwicklung (als Nutzer in mein service-bw registriert, Einwilligungsstatus für Online-Verfahren gesetzt) für die elektronische Verfahrensabwicklung in Form einer Checkliste präsentiert werden Anonyme Verfahrensklärung durch Was-wäre-wenn-Assistenten Abbildung 11 zeigt die Hauptseite des Was-wäre-wenn-Assistenten für die Niederlassung als Versicherungsvermittler (Versicherungsmakler) in Ludwigsburg. Da in der Dienstleistungsrichtlinie-Prozesskette einzelne Prozessschritte (z.b. die in Abbildung 11 rot markierte Frage nach dem Eintrag in das Vermittlerregister) in Abhängigkeit von gewissen Eingangsparametern zu durchlaufen sind, müssen diese vom Antragsteller abgefragt werden. Innerhalb des Was-wäre-wenn Assistenten kann der Antragsteller folgende Aktionen starten: 28/43

29 Button Zurück : Die vorhergehende Eingabeseite des Assistenten wird angezeigt, Eingaben können ggf. korrigiert werden. Button Weiter : Abschluss der Dateneingabe und Anzeige der nächsten Eingabeseite des Assistenten. Button Abbrechen Abbruch der anonymen Verfahrensklärung. Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage Wollen Sie wirklich erfolgt ein Rücksprung auf die ausgewählte DLR-Lebenslage (Abbildung 10). Abbildung 11: Verfahrensklärung durch den Was-wäre-wenn-Assistenten Nach Beantwortung aller Fragen zur Verfahrensklärung gelangt der Antragsteller auf die in Abbildung 12 dargestellte letzte Seite des Was-wäre-wenn-Assistenten, auf welcher er folgende, in der Abbildung rot markierte Optionen hat: Download einer PDF-Datei, die neben einer Beschreibung des konkreten Ablaufs der Antragstellung alle zu erbringenden Eingangsdokumente sowie die zu durchlaufenden Einzelverfahren inklusive Ansprechpartnern enthält. In dieser Datei befindet sich auch ein para- 29/43

30 metrisierter Link, über den sich der Echtantrag mit den in der Verfahrensklärung beantworteten Fragen auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit starten lässt. Aus diesem Grund wird eine Speicherung der Datei auf dem System des Antragstellers empfohlen. Angaben korrigieren: Erneuter Durchlauf durch die Verfahrensklärung, um Fragen alternativ zu beantworten Antrag beginnen: Echtantrag starten Beenden: Abbruch der Antragstellung, alle Daten werden verworfen Abbildung 12: Abschluss der Verfahrensklärung und diverse Optionen Antragstellung Start des Echtantrags (Eröffnung der Fallakte) und Erbringung der Eingangsdokumente Wurde nach Abschluss der Verfahrensklärung die Option Antrag beginnen gewählt, so wird dem Antragsteller im nächsten Schritt automatisch die Anmeldeseite von mein service-bw präsentiert. Nach erfolgter Anmeldung als registrierter Nutzer und Zustimmung oder Ablehnung zur Übernahme der Stammdaten gelangt der Antragsteller auf die in Abbildung 13 dargestellte Auswahlseite der Einheitlichen Ansprechpartner. In der Regel besteht hier die Auswahl zwischen einer Kammer, einem Landkreis oder- bei Stadtkreisen in einem Bürgermeisteramt oder der Option, keinen EA in Anspruch zu nehmen. Wird ein EA ausgewählt, so muss der An- 30/43

31 tragsteller noch seine Zustimmung zur Tätigkeitsaufnahme des EA sowie zu den dadurch eventuell anfallenden Gebühren geben. Abbildung 13: Auswahl des einheitlichen Ansprechpartners Nachdem der Antragsteller im nächsten Schritt nochmals die Antworten mit Änderungsmöglichkeit auf seine fallspezifischen Fragen aus der Verfahrensklärung bestätigt hat, wird seine Fallakte durch das System angelegt und er kann mit der Erbringung der für eine Antragstellung notwendigen Eingangsdokumente beginnen. Dazu erhält er die in Abbildung 14 dargestellte Sicht auf seine Fallakte. Sobald er den Button Jetzt einreichen gedrückt hat, erhält der Antragsteller eine Bestätigungsnachricht vom System, dass sein Antrag entgegen genommen wurde. Für alle einheitlichen Ansprechpartner besteht die Möglichkeit, das Layout der Fallakte zu individualisieren. Wurde für den durch den Antragsteller ausgewählten einheitlichen Ansprechpartner ein solches Layout hinterlegt, so wird dieses in die Anzeige der Fallakte übernommen. In Abbildung 14 ist das für den im Fallbeispiel gewählten einheitlichen Ansprechpartner Industrie und Handelskammer Region Stuttgart hinterlegte Layout Element rot umrandet dargestellt. 31/43

32 Abbildung 14: Sicht des Antragstellers auf Fallakte Einbringen von Formularen in die Fallakte Eingangsdokumente, für die eine Aktion (Link) Ausfüllen hinterlegt ist, sind in der Plattform als Formulare vorhanden und werden nach Betätigung des Links in einem eigenen Fenster (in der Regel Acrobat-Reader) aufgerufen. Hat der Antragsteller seine Zustimmung zur Übergabe seiner Profildaten (Name, Kontaktdaten, ) erteilt, so kann, falls das Formular das unterstützt, bereits eine automatische Vorbefüllung stattfinden. Nach Ausfüllen des Formulars und Betätigung des im Formular eingeblendeten Weiter Buttons werden die eingegebenen Daten gespeichert und das ausgefüllte Formular wird in die Fallakte des Antragstellers übernommen. Das Formular erhält in der Fallakte den Status Vorhanden, siehe Abbildung 15 - Formular Delegation Sachkunde auf Aufsichtspersonen. Abbildung 15: Ausfüllen bzw. Nachreichen von Formularen 32/43

33 Wie in obenstehendem Ausschnitt erkennbar, besteht für den Antragsteller auch die Möglichkeit, Unterlagen oder Formulare nachzureichen. Einbringen von Dokumenten in die Fallakte Eingangsdokumente, für die eine Aktion (Link) Hochladen hinterlegt ist, können durch den Antragssteller aus dem Dateisystem seines Rechners oder aus seinem mein service-bw Dokumentensafe in die Fallakte geladen werden. Abbildung 16: Dialog Dokument hochladen mit Optionen Dateisystem ( Anlage hochladen ) und Dokumentensafe ( Anlage beziehen ) Einreichen des Antrags Wurden durch den Antragsteller alle Eingangsdokumente erbracht oder mit dem Status nachreichen versehen, wird die Schaltfläche Jetzt einreichen aktiviert und nach Bedienung derselben der Antrag eingereicht. Wurde durch den Antragsteller ein einheitlicher Ansprechpartner ausgewählt, dann wird dieser per benachrichtigt, dass für ihn ein neuer Antrag zur Eingangsprüfung bereit liegt. Wurde kein einheitlicher Ansprechpartner ausgewählt, so erhält die erste zuständige Stelle im Prozess-Workflow eine Nachricht, dass sie mit der Bearbeitung des Antrags beginnen kann. 33/43

34 Abbildung 17: Auszug aus Fallakte mit aktivierter Schaltfläche Jetzt einreichen und Statusanzeige des EA und der zuständigen Stellen. Abbildung 18: Auszug aus Fallakte nach Betätigung der Schaltfläche Jetzt einreichen. Der Status der Bearbeitung durch den EA wurde aktualisiert (gelbe Markierung Fallmanagement). Information über den Bearbeitungsstatus Nach Anmeldung in mein service-bw hat der Antragsteller jederzeit die Möglichkeit, sich einen Überblick über den Bearbeitungsstatus seiner laufenden Antragstellungen zu verschaffen. Nach 34/43