Niedrigere Druckkosten, höhere Transparenz. Lexmark Global Services Please Note: This. Distributed Fleet Management

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1 Niedrigere Druckkosten, höhere Transparenz Lexmark Global Services Please Note: This Distributed Fleet Management

2 Sinkende Druckkosten, größere Transparenz Die gesamte Kommunikation Ihres Unternehmens hängt entscheidend von Dokumenten und den entsprechenden Ausgabegeräten ab: von Druckern, Scannern, Kopierern, Faxund Multifunktionsgeräten. Über viele Jahre hinweg sammeln sich in der Regel eine Vielzahl von solchen Geräten an, die schließlich an den unterschiedlichsten Standorten über das gesamte Unternehmen verstreut aufgestellt sind. Und der Betrieb all dieser Geräte kostet Geld jeden Tag. Im Durchschnitt wendet ein Unternehmen bis zu drei Prozent seines Umsatzes für seine Output-Kosten auf. So können bei einem Jahresumsatz von 500 Millionen Euro Output-Kosten von bis zu 15 Millionen Euro entstehen. Das steigende Leistungsspektrum neuerer Geräte sowie deren Einbindung in Netzwerke führen in Kombination mit einem gestiegenen Kommunikationsbedürfnis zu kontinuierlich steigenden Betriebszeiten und -kosten. Statistischen Erhebungen zufolge entfallen pro Jahr auf einen einzelnen Office-Mitarbeiter gedruckte Seiten und diese Zahl wird in Zukunft noch steigen. Neben den normalen Betriebskosten fallen jedoch noch erhebliche Belastungen an, die durch alltägliche technische Probleme und Geräteausfälle entstehen. Jedes Jahr verschlingen all diese Belastungen vor allem eins: Ihr Geld sowie die Zeit und Nerven Ihrer Mitarbeiter. Und in den seltensten Fällen besteht noch eine transparente Kostenkontrolle. Mit Lexmark können Sie diese Kontrolle zurückgewinnen. Mit Lexmark können Sie die Gerätenutzung optimieren, Ausfallzeiten reduzieren und viel Geld sparen. Da Lexmark sich ausschließlich auf den Bereich Drucken und Output fokussiert, sind wir in der Lage, Ihnen ein für die Branche wegweisendes Angebot zu machen, mit dem Sie unsere Erfahrung und unser spezielles Know-how für eine kostensenkende Optimierung Ihrer Potenziale im Bereich Output abrufen können. Unser Angebot lautet: Distributed Fleet Management 2

3 Distributed Fleet Management stellt eine erprobte und erfolgreiche Lösung für Ihr Unternehmmen dar. Distributed Fleet Management stellt in Ihrem Unternehmen branchenunabhängig echte Transparenz im Output-Bereich her, so dass Sie wirklich fundierte Entscheidungen treffen können. Output ist zu wichtig für Ihr Business, um nicht professionell gemanagt zu werden. Wenn Sie also die Effektivität und die Produktivität Ihrer Unternehmenskommunikation verbessern wollen, dann können wir Ihnen den Weg bereiten. Distributed Fleet Management setzt sich aus einer ganzen Reihe von Managementservices und Reporting-Tools zusammen, mit denen Sie Ihre gesamte Geräteflotte optimal und überschaubar verwalten und kontrollieren können. Es handelt sich um eine speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene, dynamische Output-Lösung. Und das Beste: Während der gesamten Zusammenarbeit mit Lexmark können Sie nachweisbar jede Menge Geld sparen. Distributed Fleet Management Reduziert die Anzahl gedruckter Seiten und damit die Ausgabekosten Verbessert die Verfügbarkeit Ihrer Druckerflotte Optimiert Ihre papierbasierten Business-Prozesse und erhöht damit die Produktivität sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter Stellt Ihnen auf Fakten beruhende Informationen für zukünftige Entscheidungen bereit Weniger drucken, Kosten senken Branchenerfahrung Erfolgsbilanz Permanente Optimierung Asset-Lifecycle-Infrastruktur Distributed Fleet Management beruht auf von Lexmark entwickelten Technologien, Prozessen und Skills, die als Asset Lifecycle Infrastructure bezeichnet werden. Mit dieser Methode können die Daten von jedem Gerät erfasst, validiert, organisiert und protokolliert werden, so dass Sie fundierte Entscheidungen treffen können. Anders als viele andere Hersteller entwickelt Lexmark seine Drucktechnologie selbst. So können wir die über unser Data Warehouse gesammelten Daten optimal nutzen und Ihnen zunehmend differenzierte Informationen zur Verfügung stellen. Distributed Fleet Management basiert auf der Erfahrung von Lexmark in der Entwicklung spezifischer Outputlösungen für Tausende von Unternehmen und hilft Ihnen, Ihre individuellen Ziele zu erreichen. Distributed Fleet Management besteht aus drei Schlüsselangeboten: Availability Services, Verbrauchsmaterial-Management und Optimization Services. 3

4 Availability Services Mit Availability Services sorgen wir dafür, dass Ihre Geräteflotte proaktiv gemanagt wird und störungsfrei funktioniert. In vielen Unternehmen läuft mehr als die Hälfte des Datenverkehrs über Netzwerke und mehr als die Hälfte aller Helpdesk-Anforderungen geht auf Störungen im Druckerbereich zurück. Wer also weder für die Wartung noch für die Reparatur seiner Druckerflotte über eine strategische Ausrichtung verfügt, vergeudet unter dem Strich viel Zeit und Geld. Die Betreuung und Wartung solcher Geräteflotten setzt ein hohes Maß an Fachwissen und beträchtliche logistische und technische Ressourcen voraus. Lexmark verfügt über eben diese Ressourcen und über die nötige Fachkompetenz, denn Lexmark ist ausschließlich auf Drucken und Output spezialisiert. Und wir haben eine ganze Reihe von Serviceangeboten entwickelt, damit Ihre Geräte reibungslos laufen und Sie Zeit und Geld sparen. Mehr als nur ein Reparaturservice Availability Services bieten weit mehr als ein gewöhnlicher Reparaturvertrag. Mit Availability Services ist Lexmark in der Lage, Ihre Druckerflotte zu inspizieren und mögliche Probleme zu diagnostizieren, ohne selbst vor Ort zu sein. Das Ergebnis: Die meisten Probleme werden von uns behoben, bevor Sie überhaupt merken, dass sie sich ankündigen. Denn jedes Outputgerät generiert Informationen über sich selbst, z. B. über den Tonerstand, den Seitenzähler oder über die Bereitschaft. Der Lexmark Data Collection Manager (LDCM) sammelt vor Ort Geräteinformationen, fasst sie zusammen, kompiliert und sendet sie über eine sichere Verbindung an das Lexmark Data Warehouse (ARMS). Da die Daten regelmäßig abgerufen werden, kann jedes Problem frühzeitig erkannt und bearbeitet werden. Oftmals erfolgt ein einfacher elektronischer Hinweis, falls erforderlich schicken die Lexmark Availability Services einen Techniker an den Gerätestandort. Basisservice und erweiterter Service Availability Services bieten ein gestaffeltes Angebot: Mit dem Basisservice erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf unseren Support. Wenn Sie telefonisch mit uns Kontakt aufnehmen, kann unser Support-Team Sie sofort identifizieren. Dies bedeutet, dass wir einen schnellen und direkten Einblick in Ihre Daten und Gerätevorfälle haben. Anschließend können Sie den gesamten Support-Prozess von Lexmark in Anspruch nehmen einen Prozess, der das Kunden-Feedback, Infos zu neuer Produktentwicklung, Service sowie Diagnosetraining beinhaltet. Je nach Anforderungen stellt Lexmark jedoch auch einen erweiterten Service bereit, der ganz individuell auf Ihre spezifischen Bedürfnisse ausgerichtet ist. Garantierte Antwortzeit für dringende Probleme Trouble-Ticket-Integration, um Geräteprobleme früh zu ermitteln und zu beheben Ein spezifischer On-Site-Techniker, der frühzeitig Probleme direkt verfolgen und beheben kann Konfigurationsmanagement zur Unterstützung von Geräte- und Firmwareeinstellungen in der ganzen Flotte, das Standards sicherstellt und die schnelle Lösung von Problemen ermöglicht Darüber hinaus bietet Lexmark mit seinen Präventivservices die Wiederherstellung der Geräte- und Firmwareeinstellungen in der gesamten Druckerflotte, was einen Rückgang von Vorfällen zur Folge hat. Dank einer kontinuierlichen Analyse von protokollierten Vorfällen können unsere technischen Berater ermitteln, ob ein Anwendertraining oder Präventivmaßnahmen für einen bestimmten Gerätetyp erforderlich sind. Das Management einer großen Outputflotte setzt spezielles Know-how und die richtigen Ressourcen voraus. Mit Lexmark Availability Services schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Ihre Geräteflotte mehr leistet, länger erhalten bleibt und weniger Kosten verursacht. 4 OUTPUT LDCM

5 Verbrauchsmaterial-Management Das Verbrauchsmaterial-Management reduziert Ihre Lagerbestandskosten und garantiert, dass Sie nur das vorrätig haben, was Sie auch wirklich brauchen. Das Management von Verbrauchsmaterialien ist ein relativ komplexer und kontinuierlicher Verwaltungsvorgang. Nachdem Ihre Geräte installiert wurden, verbrauchen sie tagtäglich Toner und andere Verbrauchsmaterialien und verursachen damit verborgene Kosten, die schnell außer Kontrolle geraten können. Die meisten Unternehmen verhandeln einfach mit Verbrauchsmateriallieferanten, legen einen Einheitenpreis für jede Komponente fest und lassen die einzelnen Abteilungen ihre Bestellungen anschließend selbst durchführen. Dies ist zwar ein einfaches, aber auch ein kostspieliges System. Denn Ihre Mitarbeiter müssen sich dazu in die entsprechenden Websites einloggen und verbringen nicht selten bis zu 20 Minuten mit jedem dieser elektronischen Bestellvorgänge. In der Regel werden die Bestellungen nicht koordiniert, was zu häufigen Transaktionen und erheblichen Lieferkosten führen kann, vor allem dann, wenn Ihre Mitarbeiter beim Lieferanten auch noch die schnellste (und teuerste) Lieferoption wählen können. In der Zwischenzeit füllen sich nicht selten die Lagerräume mit Materialien, die möglicherweise wochen- oder monatelang gar nicht gebraucht werden. Viele Unternehmen binden so wichtige Ressourcen im Verbrauchsmaterialbestand eine völlig überflüssige Verschwendung von Platz und Geld. Mit dem Verbrauchsmaterialmanagement von Lexmark können Sie jedes dieser Probleme beseitigen und Ihre Kosten reduzieren. Dieser proaktiv angelegte Service kombiniert eine kontinuierliche Überwachung Ihres Verbrauchsmaterialbestands mit einer rechtzeitigen Bestellung und Lieferung. So können Sie Ihren Lagerbestand deutlich reduzieren, ohne dass die benötigten Verbrauchsmaterialien jemals knapp werden. Die richtigen Verbrauchsmaterialien genau zum richtigen Zeitpunkt Mit Distributed Fleet Management werden Ihre Outputgeräte konstant überwacht. Informationen über Ihre Geräteflotte werden direkt an den Lexmark Data Collection Manager (LDCM) an Ihrem Standort gesendet und an das Data Warehouse von Lexmark (ARMS) weitergeleitet. Das System validiert auf diesem Weg Ihren tatsächlichen Bedarf an Verbrauchsmaterialien. So vergleichen wir beispielsweise die tatsächliche Nutzung mit der erwarteten Nutzung. Sobald Verbrauchsmaterialien drohen knapp zu werden, führen wir die Bestellung für Sie durch und liefern sie an die von Ihnen angegebene Adresse. Um sicherzustellen, dass Sie genau das bekommen, was Sie brauchen, haben wir unsere bestehenden Partnerschaften durch zuverlässige, flexible und globale Partner erweitert. Dieser Service ermöglicht Ihnen eine optimale Kontrolle mit minimalem Aufwand und schützt Sie gegen unnötige Verschwendung von Arbeit, Zeit und Geld. Auf Wunsch können Sie aber selbstverständlich auch Ihr Lexmark Services Web Portal nutzen, um die Verbrauchsmaterialien selbst zu bestellen. Wir bieten Ihnen die folgenden Leistungen: Validierung aller Bestellungen in Bezug auf Teilenummer, Vertragsbedingungen und Konformität mit der Vereinbarung Schutz gegen unnötige Lieferkosten Schutz gegen betrügerische oder überhöhte Bestellungen Bestätigungen von eingegangenen Bestellungen Reduzierung der Lagerbestände, Verhinderung von Qualitätsminderung der Materialien durch Überalterung Das Verbrauchsmaterialmanagement ist eine proaktive Methode zur Kontrolle der Verbrauchsmaterialien.... wir konnten nicht nur unsere Verbrauchsmaterialkosten deutlich verringern, sondern außerdem eine hohe Kapitalinvestition vermeiden. Dies machte die Partnerschaft sehr fruchtbar. Tim Armstrong Chief Information Officer Vinson & Elkins ARMS WEB PORTAL 5

6 Optimization Services Mit Optimization Services hilft Ihnen Lexmark, Ihre Output-Prozesse an Ihre Business-Anforderungen optimal anzupassen. Distributed Fleet Management sorgt u. a. dafür, dass die richtigen Geräte dort verfügbar sind, wo sie wirklich benötigt werden. Dies führt zu signifikanten Verbesserungen Ihres alltäglichen Dokumenten-Workflows einerseits und zu einer deutlichen Kostensenkung andererseits. Nur 5 Prozent aller Unternehmen verfügen über eine Strategie zur Verwaltung des Dokumenten-Workflows, und viele dieser Bemühungen sind zudem nur halbherzig. Ein modernes Unternehmen muss heute wesentlich mehr Informationen verarbeiten als noch vor fünf Jahren, Experten gehen davon aus, dass der Papierverbrauch in den nächsten zehn Jahren um bis zu 30 Prozent wachsen wird. Es wird also immer schwieriger werden zu erkennen, inwiefern und an welcher Stelle der Dokumenten-Workflow verbesserungsbedürftig ist und wo tatsächlich Einsparungen möglich sind. Lexmark zeigt Ihnen, wo in Ihrem Unternehmen Handlungsbedarf und Einsparpotenziale bestehen. Analyse, Lösungen und Support Optimization Services beginnen zunächst mit einer eingehenden Analyse des bestehenden Zusammenspiels von Dokumenten-Workflow, Geräten und Anwendern in Ihrem Unternehmen, um alle Möglichkeiten einer Effizienzsteigerung und einer Verbesserung von Workflow-Prozessen auszuloten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Druckressourcen bestmöglich nutzen und bieten Ihnen Methoden zur Steigerung der Flexibilität. Im Anschluss an die Analyse empfiehlt und implementiert Lexmark eine auf Ihre Bedürfnisse individuell zugeschnittene Workflow-Strategie. Wir ersetzen papierintensive, zeitraubende Prozesse durch einen reibungsloseren digitalen Workflow und optimieren die von Ihnen bereits verwendete Technologie. Ihr Business ist dynamisch, und Sie müssen sich permanent an neue Gegebenheiten anpassen. Optimization Services helfen Ihnen dabei. Von der Projektplanung und -implementierung bis hin zu Treiberinstallation, Konfiguration und Endanwendertraining unterstützt Lexmark Sie dabei, eine Outputstrategie zu entwickeln, die nicht nur sofortige Vorteile bietet, sondern auch auf kontinuierliche Verbesserungen setzt. Optimization Services ist Ihr Partner, der sich für Ihren Erfolg einsetzt und dafür sorgt, dass Ihre Output-Strategie immer auf dem neuesten Stand bleibt. Für heute und für die Zukunft Optimization Services helfen Ihnen, weniger zu drucken, da Sie ausschließlich die Seiten drucken, die Sie wirklich benötigen. Dies ist eine Outputstrategie, die sich in zweierlei Hinsicht auszahlt. Erstens sparen Sie Geld, indem Sie die Anzahl der zu verwaltenden Geräte reduzieren und Ihren Verbrauch an Papier und Formularen reduzieren. Zweitens verbessern Sie Ihre Produktivität, indem Sie Ihren Mitarbeitern einen besseren und schnelleren Zugriff auf Informationen bieten und wichtige Prozesse rationalisieren. Optimization Services bieten vom Tag der Implementierung an große Vorteile, wirklich entscheidend ist jedoch, dass es sich um eine kontinuierliche Lösung handelt: eine dynamische, flexible Outputstrategie, die die Entwicklung neuer Technologien ebenso wie die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens berücksichtigt. Dank der Unterstützung durch Lexmark haben wir gesehen, dass wir durch eine Kontrolle unserer Druckerflotte, Standardisierung der Modelle und Verbesserung der Leistung unserer Geräte die Kosten kontrollieren und den Support und die Bedingungen für die Endanwender verbessern konnten. IT Operations Project Leader Disability Income Protection Company 6

7 Webportal Über Distributed Fleet Management implementieren Sie die richtige Outputstrategie. Über das Lexmark Services Web Portal behalten Sie die Kontrolle. Über das Web Portal können Sie sich jederzeit jedes Ausgabegerät im Netzwerk anzeigen lassen, Berichte herunterladen, Werte eingeben und abrufen oder einen Serviceanruf anfordern. Sie können Verbrauchsmaterialien bestellen und mit Ihren Lexmark Partnern Kontakt aufnehmen. Sie können den Gerätestatus prüfen, Fehler beheben und sogar autorisiertem Personal die Änderung der Einstellungen ermöglichen. Das Web Portal stellt Ihnen außerdem ausführliche Übersichten über Ihre Geräteflotte bereit. Sie finden neueste Informationen über die Stilllegung und Anschaffung von Geräten, Abrechnungen, Änderungen des Gerätestatus und Sie können sich die jeweilige Gerätenutzung sowie die Anzahl gedruckter Seiten an den jeweiligen Standorten im Netzwerk anzeigen lassen. Unterschiedliche Sicherheitsebenen ermöglichen dem Helpdesk-Personal den Zugriff auf die meisten Funktionen, während Endanwender nur Verbrauchsmaterialien für Ausgabegeräte in ihrer Workgroup bestellen können. Unabhängig von der Ebene und dem Zugriffsort bietet die mehrsprachige Schnittstelle des Web Portals jedem Anwender jederzeit alle notwendigen Informationen, um auf Fakten basierende Entscheidungen treffen zu können. Sie können die Daten im Web Portal ganz nach Ihren Bedürfnissen sortieren. So können Sie beispielsweise mithilfe der Gerätereferenz oder des Standorts nach einem Gerät suchen oder eine Reporting-Hierarchie aufrufen, die die Struktur Ihres Unternehmens widerspiegelt. In allen Fällen wird jedes Gerät mit umfangreichen Informationen aufgeführt, zum Beispiel mit Modellangaben, mit Identifikationsnummer und mit physischer Adresse. Das Web Portal bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen sicheren Zugriff auf umfassende Informationen über Ihre gesamte Geräteflotte und auf die umfangreiche Knowledge-Datenbank, damit Sie jederzeit die Erfahrung von Lexmark abrufen können. Distributed Fleet Management arbeitet von nun an für Unternehmen in der ganzen Welt. Im Rahmen einer von Lexmark entwickelten Gesamtlösung inklusive Distributed Fleet Management erzielte Newsweek einen ROI von 350 Prozent und Dell senkte seine Druckkosten auf die Hälfte. Distributed Fleet Management ermöglicht Unternehmen Transparenz, Kontrolle und Kosteneinsparungen. Die wichtigste Frage ist jedoch, was Sie mit Distributed Fleet Management erreichen können? 7

8 Als Anbieter von Drucklösungen und -services, fühlt sich Lexmark seiner Verantwortung für die Umwelt und die Umgebung, in der wir arbeiten, verpflichtet. or or Please Note: This file has not been trapped.

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