Word 2010 in der Praxis Selbstlernmaterialien

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1 Bildung und Sport Word 2010 in der Praxis Selbstlernmaterialien Inhalt: Die Neuerungen in der Oberfläche von Word Menübänder Die Backstage-Ansicht Die neuen Dateiformate von Word 2010 Umgang mit den doc -Dateien aus Word 2000/2003 und Zugriffsmöglichkeiten auf Dateien der OpenOffice-Welt Anpassen der Schnellstartleiste und der Menübänder Effektives Arbeiten: Wichtige Einstellungen in den Optionen Wege zu Hilfeseiten Anregungen zu tiefergehenden Funktionen in Word 2010 Landeshauptstadt München Autor: Hans Harleß Stand: 10/

2 Inhaltsverzeichnis 1 Die neue Menüstruktur Live-Vorschau in vielen Fällen Arbeiten mit (Absatz)Formatvorlagen (FV) Die Oberfläche Arbeiten ohne Maus Die Schnellstartleiste Die Backstage-Ansicht Registerkarte Datei Registerkarte Datei Registerkarte Datei / Optionen Kompatibilitätsmodus Registerkarte Start Registerkarte Einfügen Hilfefunktion Office 2010 Guide mit PCs unter 7 Anregungen zu tiefergehenden Funktionen in Word Möglichkeit der Anpassung von Menübändern Arbeiten mit Formularen Sichern der persönlichen Einstellungen Arbeiten mit Makros... 8 Vereinbarungen: 1 Verwendete Abkürzungen: LMT = linke Maustaste, RMT = rechte Maustaste LMK = linker Mausklick, RMK = rechter Mausklick 2 Befehle und Befehlsfolgen werden kursiv und fett geschrieben. Z. B.: Datei / Öffnen 2

3 Arbeitsauftrag: Öffnen Sie die Übungs-Datei Die Vorteile von Word 2010.docx 1 Die neue Menüstruktur Bis Word 2003: Fest umrissene Menüstruktur, immer mehr Funktionen unübersichtlich Ab Word 2007: Menüs und Symbolleisten werden durch kontextgesteuerte Menübänder ersetzt, die logisch zusammen gehörende Funktionen in einem Menüband zusammenfassen. Jede Registerkarte (= Menüband) hat eine oder mehrere Menügruppen: z.b.: Menügruppen beim Menüband Start: Zwischenablage, Schriftart, Bei Laptops mit kleineren Displays oder bei kleineren Monitoren wird eine verkürzte Darstellung der Menübänder angezeigt. Viele Einstellungen sind jedoch nach wie vor über die rechte Maustaste (Kontextmenü) möglich! Erweiterte Funktionen in vielen Menüband-Gruppen über kleinen grauen Pfeil rechts unten führen zu aus Word 2000 bekannten Dialogfenstern Beispiel Format / Absatz Es gibt keine Symbolleisten mehr! 2 Live-Vorschau in vielen Fällen Beispiele: Text markieren, Schriftart, Größe mit der Maus im Dialogfenster überstreichen oder Einfügen / Initial oder Aussehen einer Tabelle 3 Arbeiten mit (Absatz)Formatvorlagen (FV) Öffnen Sie das Dialogfenster zu den Formatvorlagen durch Klick auf den Pfeil unten rechts und klicken Sie mit LMK im Text auf Überschiften oder Text. Einsehen der Eigenschaften einer FV: Bewegen des Mauszeigers auf Eintrag in der Liste Ändern der FV: RMK auf diese FV in der Liste und ändern auswählen 4 Die Oberfläche Icons auf der Schnellstartleiste, mit QuickInfo-Anzeige als Informationsquelle Menübänder ein- und ausblendbar Der Navigationsbereich: LMK auf Register Start / suchen (ganz rechts oben), - Funktion der drei Icons: Rechtes Icon: Eingabe von Suchbegriffen (früher: STRG + g) - Links unten: Statuszeile mit Seitenanzahl, Anzahl der Wörter und Rechtschreibung RMK auf eine beliebige Stelle der grauen Statuszeile eröffnet weitere Einstellungen - Rechts unten: 4 verschiedene Ansichten und Zoom-Möglichkeit für Seitenansicht - Lineal einblenden: im Register Ansicht / Lineal einblenden 5 Arbeiten ohne Maus Das Microsoft-Credo: mit maximal 3 Klicks zum Ziel des Vorhabens gelangen Kurzes Drücken der Alt-Taste alle Tastenbelegungen werden dauerhaft angezeigt: Beispiel: Drücken Sie langsam hintereinander ALT + i + 2 Datum einfügen 3

4 6 Die Schnellstartleiste 6.1 Klick auf, Befehlsvorrat erweitern durch Aktivieren der angebotenen Befehle 6.2 Schnellstartleiste mit oft verwendeten Befehlen erweitern Weitere Befehle anwählen automatischer Wechsel zum Register Datei / Optionen Wählen Sie hier Alle Befehle aus auch Tastenkombinationen für einzelne Befehle sind hier einzurichten. Reihenfolge in der Anzeige hier veränderbar Weitere sinnvolle Erweiterungen: - Autokorrektur (Automanager) hinzufügen über Schaltfläche hinzufügen - Datei Öffnen - Speichern unter - Anzeigen der zuletzt verwendeten Dateien öffnen 7 Die Backstage-Ansicht Registerkarte Datei Aufgaben: Verwaltung der Dokumente, Infos, Drucken, Speichern, Optionen, zuletzt verwendet (Anzahl einstellbar), Backstage verlassen: auf beliebigen Menüband-Reiter klicken oder die ESC- TASTE drücken 7.1 Registerkarte Datei - Datei / Information oder Ansicht Vollbild-Lesemodus ersetzt die Seitenansicht mit Option zur Seite einrichten - Speichern und senden PDF erzeugen mit interaktiven Inhaltsverzeichnis möglich (kein FreePDF mehr nötig!) 4

5 7.2 Registerkarte Datei / Optionen - Allgemein: Life-Vorschau aktivieren, Benutzername mit Initialen - Anzeige: Quickinfos abschaltbar, Druckoptionen (1., 4.-6.Option aktivieren) - Dokument-Prüfung: einzige Stelle, um die Autokorrektur-Optionen zu bearbeiten - Speichern: Format: doc-docx und sonstige Formate für Vorlagen und Makros, Grund für neues Dateiformat: Dateigröße kleiner, mehr Sicherheit, neue Features (wie SmartArt) im Angebot - Schnellspeicherung zulassen, Speicherort individuell festlegen, Schriftarten einbetten - erweitert: viele Optionen zum Einstellen! ganz wichtig: Bilder einfügen als passend damit kann die Grafik gleich nach dem Einfügen verschoben und Text daneben eingegeben werden! Arbeitsauftrag: Bild vorher einfügen über Registerkarte Einfügen / Grafik, dann die Einstellung in den Optionen durchführen, dann erneut ein Bild einfügen Wirkung beobachten - Sicherheitscenter: Einstellungen, dritte Option aktivieren Nachfrage beim Öffnen von fremden Makros 8 Kompatibilitätsmodus Alle Dateien früherer Versionen werden im sogenannten Kompatibilitäts-Modus geöffnet nicht alle Features von Office 2010 sind in früheren Versionen vorhanden. Arbeitsauftrag: Speichern Sie die bereits geöffnete Spieldatei Die Vorteile von Word 2010.docx mit dem Dateityp Word doc ab und beobachten Sie dabei die Kopfzeile mit dem Dateinamen! Gleiches Problem bei Öffnen von Dateien mit Dateityp *.doc (Ihre bisherigen Dokumente) Alle Dateien früherer Wordversionen sind les- und bearbeitbar. Darstellung aber mit Abstrichen möglich. Auch OpenOffice-Dokumente kann Office 2010 öffnen - evtl. mit Problemen in der Darstellung durch verschiedene produktspezifische Features. 9 Registerkarte Start Viele Befehle auch über rechte Maustaste erreichbar, besonders wenn ein Wort (durch Doppelklick) markiert wurde Mauszeiger ohne Klick etwas nach oben bewegen, damit wird ein eigenes Formatierungsfenster für die wichtigsten Formatierungen von Texten eingeblendet. - Einfüge-Optionen mit / ohne Formatierungen einfügen aus dem Internet - Zwischenablage sichtbar machen; hier können mehrere Objekte gleichzeitig gespeichert sein, der Text ist dabei erkenn- und lesbar. - Format übertragen mit Pinsel-Symbol Auswirkung von Einfach- bzw. Doppelklick der Pinselfunktion beobachten 5

6 10 Registerkarte Einfügen - Seitenumbruch (STRG + Enter-Taste - wie früher) - Tabelle, Grafik, Kopf- und Fußzeile (erste Seite anders, erst aktiv nach Kopfoder Fußzeilen einfügen), Symbolzeichensätze (Symbol, Windings, Lucia Sans Unicode) - Formen ersetzt die Symbolleiste Zeichnen! - Hyperlink, Diagramm - Schnellbausteine, WordArt,, Formel - Editor Grafik: Doppelklick auf Grafik Register Bildtools wird eingeblendet - 2 Bilder einfügen Möglichkeiten wie bisher: Objekt eine Ebene nach vorne / hinten, Bild zuschneiden, Bereiche freistellen - Bildformatvorlagen, Korrekturen schärfen/weichzeichnen, ovaler Rahmen SmartArts: (siehe auf Seite 2 der Übungsdatei) Mit einer Vielzahl neuer Layouts für Organigramme und Bilddiagramme ist die Erstellung beeindruckender Grafiken ebenso einfach wie die Eingabe von Aufzählungslisten. Ein Doppelklick auf dieses Objekt öffnet die zugehörige Registerkarte SmartArt-Tools mit den zwei Menüs: dem Entwurfs- und dem Format-Menü. Arbeitsauftrag: Untersuchen Sie im Entwurfsmenü in der Menügruppe Layouts und SmartArt- Formatvorlagen die Auswahl der verwendeten Einstellungen die aktiven Einstellungen sind gelb umrahmt. Texteingabe oder Änderungen sind durch Doppelklick auf das Objekt möglich. Auch ein Höher/Tiefer-Stufen der Einträge ist möglich. 11 Hilfefunktion Die Offline-Hilfe von Office 2010 ist nicht besonders treffsicher viel bessere und aussagekräftigere Informationen erhalten Sie über die Online-Hilfe: Über Downloads Support Zugriff auf Online-Kurse u.v.m. 6

7 12 Office 2010 Guide mit PCs unter Nur unter der Pädagogischen Oberfläche kann unter Start / Programme für alle Office-Anwendungen ein interaktiver Guide aufgerufen werden eine hilfreiche Funktion für Umsteiger. Beispiel: Silbentrennung einstellen Anregungen zu tiefergehenden Funktionen in Word Möglichkeit der Anpassung von Menübändern Wie bereits unter 6.2 ausgeführt, kann jedes Menüband individuell erweitert, ja sogar eigene neue Menübänder (Registerkarten) können erzeugt werden. Ein Klick auf neue Registerkarte erzeugt einen neuen Register- und Gruppeneintrag, den Sie umbenennen können und mit individuellen Icons für häufig gebrauchte Befehle befüllen können (vgl. 6.2). 14 Arbeiten mit Formularen Zum Arbeiten mit Formularen benötigen Sie das Register Entwicklertools mit der Menügruppe Steuerelemente. Sie aktivieren es mit Datei / Optionen / Menüband anpassen. Aktivieren durch Haken setzen Neues Register zwischen Ansicht und Acrobat 7

8 15 Sichern der persönlichen Einstellungen Die Sicherung dieser zusätzlichen Icons bzw. Register erstellen Sie mit Datei / Optionen / Menüband anpassen. Ein Klick auf Alle Anpassungen exportieren öffnet das Dialogfenster zum Abspeichern. Die Endung dieser Datei ist fest vorgegeben. Beim Dateinamen evt. noch den persönlichen Namen und das Datum mit einpflegen. Diese Datei lässt sich nun genauso auf einem anderen PC mit Office 2010 wie beim eigenen PC wieder zurückspielen. Verwenden Sie die Option Anpassungsdatei importieren. Achtung: Alle anderen Anpassungen werden damit überschrieben! Machen Sie weitere Anpassungen, so wird zuerst die *.ui-datei importiert, dann werden die weiteren Anpassungen durchgeführt und anschließend wird wieder ein Export durchgeführt. Besonderheit im pädagogischen Netz unter Alle PCs unter verlieren beim Herunterfahren des PCs diese Einstellungen sie werden derzeit nicht mit Profil abgespeichert. Diese Unzulänglichkeit ist per trouble-ticket bei ZIB bekannt gemacht. Auf allen anderen PCs bleiben diese Einstellungen ohne Einschränkungen erhalten! 16 Arbeiten mit Makros Auch hier verwendet Word 2010 die von den Versionen 2000/03 bekannten Dialogfenster. Ein RMK in der Statuszeile öffnet ein Dialogfenster, hier muss der Eintrag Makroaufzeichnung aktiv sein. Nur dann finden Sie das Icon zum Start der Aufzeichnung mit dem Makrorecorder: - Hier einen Namen für das Makro vergeben: Achtung: Keine Leer- und Sonderzeichen! - Schaltfläche, optional einen Shortcut zuweisen Ein Klick auf OK startet die Aufzeichnung. Wenn Sie etwas ausprobieren wollen, da Ihnen der Weg gerade jetzt nicht bekannt ist, klicken Sie auf das Symbol in der Statuszeile. (Bewegen des Mauszeigers über das Icon zeigt den Pause- oder Aufnahmemodus an). Zum Beenden der Aufzeichnung erneut Klick auf Auch Makros lassen sich zur Schnellstartleiste hinzuzufügen. Evtl. benennen Sie das Makro noch mit einem treffenden Namen. 8

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