UNIVERSITÄT HAMBURG - BIBLIOTHEKSKONFERENZ

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1 UNIVERSITÄT HAMBURG - BIBLIOTHEKSKONFERENZ Silke Karstedt, 1. Vorsitzende Regionales Rechenzentrum VCB (Bibliotheksinformations- und -kommunikationsdienste) Schlüterstr. 70, Hamburg ( : Rainer Eder und Johannes Nendel, 2. Vorsitzende Fachbereich Wirtschaftswissenschaften - Zentralbibliothek Fachbereich Ev. Theologie - Bibliothek ( : ( : Protokoll der 71. Sitzung der Bibliothekskonferenz am Ort: Sedanstraße 19, Raum 317 Zeit: Uhr bis Uhr TeilnehmerInnen: siehe Anwesenheitsliste Protokoll : Rainer Eder Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1) Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit 2) Genehmigung der Protokolle der Sitzung 3) Termin der nächsten Sitzung 4) Speichermagazin und Kosten für die Fachbibliotheken der Universität 5) SAP und Fachbibliotheken der Universität 6) Finanzierung elektronischer Datenbanken 7) Probleme aus dem bibliothekarischen Alltag - Studentische Hilfskräfte 8) Berichte aus der SUB 9) Berichte aus der AG Virtuelle Campusbibliothek und anderen AGs 10) Sonstiges Nichtöffentlicher Teil: entfällt TOP 1 Die Bibliothekskonferenz begrüßt Frau Dr. Wawers (SUB) und Herrn Duden (SUB) als Gäste. TOP 2 Das Protokoll der 68. Sitzung der Bibliothekskonferenz (BK) am wird einstimmig angenommen.

2 - 2 - Das Protokoll der 69. Sitzung am wird mit folgender Ergänzung von Prof. Dr. Rau angenommen: TOP 7: Die SUB hat in ihrer Ziel- und Leistungsvereinbarung leistungsbezogene Zuweisungen streitig belassen, da geeignete Kennzahlen zwischen Bibliotheken kaum sinnvoll zu bilden sind. Das Protokoll der 70. Sitzung der BK am wird mit einer geringfügigen Korrektur zu TOP 7 (SUB-Magazin) angenommen. TOP 3 Nächster Sitzungstermin: Montag, , Uhr, Sedanstraße 19, Raum 317 TOP 4 Herr Duden (SUB) berichtet über das Speichermagazin Bergedorf: Die SUB wird ab Ende September 2002 zunächst Bände (entspricht etwa 6,6 km) nach Bergedorf überstellen. Die Überstellung von Beständen aus Uni-Bibliotheken kann ab Ende Oktober 2002 erfolgen. Insgesamt bietet das Magazin etwa 30 km Stellraum. Davon sind bisher 3 km für Bestände aus Uni-Bibliotheken verplant. Ungebundene Zeitschriften, die ebenfalls in das Magazin eingestellt werden können, müssen unbedingt durch Signaturen gekennzeichnet sein. Ab dem wird dreimal wöchentlich ein direkter Fahrdienst zwischen SUB und Speichermagazin verkehren. Medienbestellungen von Bibliotheken, die das OUS nutzen, können direkt im Speichermagazin erfolgen. Ansonsten kann über -Formulare oder per Post bestellt werden. Uni-Bestellungen werden an die SUB-Poststelle geliefert, dort vom Uni- Fahrdienst abgeholt und an die Bibliotheken verteilt. Umzüge müssen grundsätzlich von den Uni-Bibliotheken bzw. Fachbereichen/Instituten selbst ausgeschrieben und bezahlt werden. Im Voraus sollten sich die KollegInnen unbedingt zu Verfahren und Terminabsprache mit Herrn Duden in Verbindung setzen. Weitere Kosten fallen nicht an, da Magazinierung und Bereitstellung der Bestände sowie Fahrdienst durch die Vereinbarungen zwischen Uni und SUB abgedeckt werden. Vor der Umarbeitung von Magazinbeständen für Bergedorf und nach Lieferung dorthin müssen die KollegInnen unbedingt Kontakt mit Frau Hitzler (SUB) aufnehmen, die für jeden Vorgang eine Kette von Arbeitsschritten durchführen muss, damit das Speichermagazin-Sigel in den EDV-Katalogen in entsprechender Umsetzung erscheint. Weitere Informationen s. Anlage 1 Vorabeiten und ungefähre Kosten für die Verlagerung von Beständen TOP 5 Die sieben Hamburger Hochschulen (Hoch7) haben sich zu einem Kooperationsmodell zusammengeschlossen. Ein Ziel ist die gemeinsame Einführung der betriebswirtschaftlichen Software SAP R/3. SAP R/3 löst zum nicht nur das bisherige automatisierte Mittelbewirtschaftungsverfahren (MBV) ab, sondern wird weitere Prozesse der Hochschulsteuerung unterstützen. Bei den Vorbereitungen für die Einführung von SAP R/3 wurden die Uni-Bibliotheken bisher nicht miteinbezogen.

3 - 3 - Das Hoch7-Projekt ist von einer von der VCB zu erarbeitenden Schnittstelle PICA/SAP R/3 ausgegangen. Inzwischen steht jedoch fest, dass die VCB weder die Schnittstelle erarbeitet, noch in anderer Weise für die Einbindung der Bibliotheken in die SAP-Planung und -Realisierung zur Verfügung steht. Die Einrichtung von Buchungszentren, die Buchungen für mehrere Fachbereiche bearbeiten, verändert die Verwaltungsabläufe eventuell auch in den Bibliotheken. Im Zusammenhang mit der Einführung von SAP muss der Altbestand in den Bibliotheken bewertet werden. Wer dieses tun soll und wird ist ungeklärt. Die KollegInnen sind aufgefordert, Überlegungen, Vorschläge und Informationen zu SAP R/3 zusammenzutragen, so dass bei der nächsten Sitzung über das weitere Vorgehen der BK in diesem Zusammenhang diskutiert werden kann. Herr Nendel richtet eine -Diskussionsliste dazu ein. Im Plenum wird beschlossen, dass die KollegInnen bis zur nächsten Sitzung der BK einen Fragenkatalog zusammenstellen, der dann einem geladenen Vertreter der Hoch7-Projektgruppe vorgelegt werden soll. TOP 6 Statt der angekündigten für die Anschaffung von E-Medien werden für das Jahr 2002 nur zur Verfügung stehen. (Davon sind etwa allein für den Betrieb des CD- ROM-Servers in der SUB zu bestreiten). Es muss darauf gedrängt werden, dass wenigstens dieser Sockel etatisiert wird. Im SUB-Etat sind für die Anschaffung von E-Medien festgelegt. Es wird haushaltsrechtlich keinen gemeinsamen Topf von SUB und Universität geben. Die Erwerbungsabsprachen zwischen SUB und VCB sind inzwischen aber so weit vorangeschritten, dass mental ein gemeinsamer Topf bewirtschaftet wird. Bedarfe an CD-ROM- und Online-Datenbanken ausschließlich fachbereichsspezifischen Inhalts sind im Prinzip von den Fachbereichen/Instituten zu decken. Herr Müller-Kopton (SUB) hat federführend den Schlüssel zur Mittelverteilung erstellt. Folgende Daten sind eingeflossen: Höhe des momentanen Bibliotheksetats eines jeden Fachbereichs Anzahl der eingeschriebenen Studierenden (wobei signifikante Unterschiede im Verhältnis von Haupt- zu Nebenfacheinschreibungen berücksichtigt werden sollten) Anzahl der zum wissenschaftlichen Personal gehörenden Personen des jeweiligen Fachbereichs Die Fächerzuordnung der Titel der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek (EZB) Zeitschriftenpreisindex Auf die ursprüngliche Einbeziehung des Kriteriums Affinität zu E-Medien eines Fachbereichs wird verzichtet, weil es sich der objektiven Messbarkeit entzieht. Der von SUB und VCB erarbeitete Schlüssel wird dem SAB vorgelegt. Sowie Einigkeit über den Schlüssel besteht, wird er dem Bibliothekspersonal zugänglich gemacht. Darüber hinaus ist geplant ihn universitätsöffentlich zu machen. Die Ärztliche Zentralbibliothek in Eppendorf ist im Schlüssel nicht berücksichtigt, weil sie haushaltsrechtlich nicht mehr zur Universität gehört.

4 - 4 - KollegInnen, die E-Medien recherchieren wollen, benutzen bitte den Link E-Medien der SUB- Webpage, da die braunen WWW-Seiten der Universität nicht mehr aktualisiert werden. TOP 7 In einer Bibliothek wurde auf Veranlassung eines Professors ein Fachstudent als Hilfskraft für Retrokatalogisierung eingestellt, statt eines/einer Studierenden des FB Bibliothek und Information wie üblich. Die KollegInnen der Bibliotheksverwaltung mussten dann leider die Arbeit der Hilfskraft erheblich bemängeln. Die betreffende Kollegin fragt jetzt nach, wie in einem solchen Fall zu verfahren ist. Frau Karstedt weist darauf hin, dass solche Probleme nur fachbereichsintern zu lösen sind, ggf. über Institutsrat / Bibliotheksausschuss. Grundsätzlich empfiehlt die VCB den Fachbereichen/Instituten, vorrangig Studierende des FB Bibliothek und Information für Retrokatalogisierung einzustellen. Gleiches gilt für Schlagwortvergabe wenn diese denn überhaupt Studentischen Hilfskräften übertragen werden soll. Die VCB kann hier lediglich Empfehlungen aussprechen. Frau Wurm (FB 14) schlägt vor, studentische Hilfskräfte als wissenschaftsnahe Beschäftigte einzustellen, damit man statt der Verträge über 38,5 Stunden monatlich solche über 73 Stunden abschließen kann. Die Begrenzung auf 38,5 Stunden für studentische Hilfskräfte macht es oft schwierig, adäquate Studierende für die Bibliotheken zu gewinnen. TOP 8 Entfällt TOP 9 Frau Karstedt berichtet aus der VCB: Ab dem soll eine Request-Tracking-Funktion (TTS) für ein transparentes Funktionieren des technischen Supports sorgen. KollegInnen sollen künftig den MitarbeiterInnen von VCB/RRZ jeden PC-Störfall über ein Trouble-Ticket-System im Netz melden. Für jede Kollegin/jeden Kollegen aus den Uni-Bibliotheken wird ein Konto mit Angaben zu Namen, Fachbereich/Institut, Anschrift, Zimmer- und Telefonnummer u.a. angelegt. Die Daten wurden bereits per Mail von Frau Karstedt abgefragt. Genaue Informationen zum Umgang mit dem TTS wurden ebenfalls bereits von Frau Karstedt verschickt. Die künftige Meldung über den Request Tracker soll auch eine abrufbare Statistik über die in den Bibliotheken anfallenden PC-Probleme und ihre Bearbeitung durch die VCB abwerfen. Bei Netzausfall ist natürlich weiterhin telefonisch der Kontakt zu den MitarbeiterInnen der VCB aufzunehmen. Bei Anruf wird dann ein Trouble Ticket von der VCB angelegt. Wie beschlossen, wird eine AG Innovation eingesetzt (vgl. Protokoll der 70. Sitzung der BK am , TOP 4). Genaue Angaben über die Ziele und den Arbeitsauftrag der AG sowie Formalia, technische Grundlagen u.a. sind der Anlage 2 Bibliothekskonferenz/Arbeitsgruppe Innovation des vorliegenden Protokolls zu entnehmen, die als Tischvorlage für die 71. Sitzung der BK (Karstedt) ohne Änderungs- und Ergänzungsvorschläge verabschiedet wird. Konsens besteht auch darüber, dass die SUB bei neuen Projekten informiert und einbezogen werden soll. Zuvor soll die AG aber jeweils erst ein Meinungsbild für die Universität erstellen.

5 - 5 - Frau Karstedt berichtet weiter: Zur Sitzung der OUS-User-Group am war die Behindertenbeauftragte der Universität, Frau Gattermann-Kasper, geladen. Auf ihren Vorschlag hin wurde nach ausführlicher Diskussion beschlossen, in alle Benutzungsordnungen der Fachbibliotheken der Universität folgenden Passus einzufügen: Die Bibliothek gewährt behinderten und chronisch kranken Menschen nach Maßgabe von 3 Abs. 6 HmbHG geeignete Nachteilsausgleiche. In Zweifelsfällen wird die oder der von der Hochschule gewählte Beauftragte für die Belange der Behinderten Studierenden beteiligt. Außerdem ist beschlossen, in Bibliotheken, die über das OUS ausleihen, einen neuen Nutzertyp Sonstige einzuführen. Diesem Nutzertyp können Sonderregelungen eingeräumt werden, so dass hierunter nicht nur Behinderte/chronische kranke Menschen, sondern auch z.b. Doktoranden gruppiert werden können. Jede Abteilungsgruppe kann für diesen Nutzertyp eine eigene Leihfrist einführen oder sich für das manuelle Eintragen fallbezogener Leihfristen entscheiden. Frau Karstedt weist aus wiederholt gegebenem Anlaß darauf hin, dass Dienst-PCs nicht für private Zwecke missbraucht werden dürfen, sondern ausschließlich für dienstliche Angelegenheiten zur Verfügung gestellt sind. Sie berichtet, dass es Überlegungen gibt, für OPAC-PCs eine Aufsichtsverpflichtung einzuführen. Am 11. und 12. November finden in Hamburg die Universitätstage 2002 statt. Auf dieser Veranstaltung können auch KollegInnen ihre Bibliotheken vorstellen. TOP 10 Frau Karstedt gibt bedauernd bekannt, dass die Durchführung des Schulungsprogramms für das Bibliothekspersonal, dessen organisatorische Umsetzung Frau Kniesche (Referat Personal & Organisation) obliegt, zur Zeit stagniert. Nächster Sitzungstermin: Montag, , Uhr, Sedanstraße 19, Raum 317