Umsatzsteuer in der Buchhaltung (HaufeIndex: )

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1 Umsatzsteuer in der Buchhaltung (HaufeIndex: ) Einführung Sämtliche Geschäftsvorfälle sind auf ihre umsatzsteuerliche Relevanz zu überprüfen und im Rahmen der laufenden Buchhaltung entsprechend zu erfassen. Daher spielt die Einrichtung der Geschäftsprozesse in der Buchhaltung für die Umsatzsteuer eine entscheidende Rolle: Bei der Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung sind unterschiedlichste Sachverhalte, wie z. B. Rechnungen mit nationaler und ausländischer Umsatzsteuer, Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs, Fälle der Steuerschuldübernahme durch den Leistungsempfänger und Einfuhren aus Drittländern zu berücksichtigen. In der Debitorenbuchhaltung ist die korrekte Rechnungserteilung zu beachten bzw. zu überprüfen. Die verschiedenen steuerfreien und steuerpflichtigen Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen sind entsprechend differenziert zu buchen. Außerdem wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit den Zahlen aus der Buchhaltung gespeist. Daher ist die korrekte Handhabung der Umsatzsteuer von so hoher Bedeutung. Im Beitrag finden Sie sämtliche Adressen ausländischer Erstattungsbehörden. 1. Herausforderung Umsatzsteuer (HaufeIndex: ) Bei allen Geschäftsvorfällen, die in der Buchhaltung zu verarbeiten sind, müssen Überlegungen über die zutreffende umsatzsteuerliche Behandlung angestellt werden. Bei Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung ist beispielsweise zu prüfen, ob ein Vorsteuerabzug aufgrund der Rechnung und der beanspruchten Leistungen möglich ist, ob die berechnete Lieferung zu einer Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs oder die Leistung zu einer Steuerschuld des Leistungsempfängers führt. Daneben können Rechnungen mit ausländischer Mehrwertsteuer vorliegen, die ggf. im Original für eine Vergütung der Mehrwertsteuer bei den ausländischen Erstattungsbehörden bereitgehalten werden. In der Debitorenbuchhaltung ist bereits im Vorfeld der Rechnungserteilung die umsatzsteuerliche Behandlung zu prüfen. Die zutreffende Umsatzsteuer ist ggf. in der Rechnung auszuweisen und für die Umsatzsteuer-Voranmeldung aufzubereiten. Für die Rechnungserteilung sind die Besonderheiten zu beachten, die das zum aufgrund EG-Recht geänderte Umsatzsteuerrecht vorgibt. Die Finanzverwaltung hatte bezüglich der neuen Rechnungsangaben eine Übergangsfrist bis zum eingeräumt, bis zu der die fehlenden Angaben den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Im innergemeinschaftlichen Handel sind neben den zutreffenden Rechnungsangaben die Lieferungen nach USt-IdNr. der Empfänger und Entgelt zu erfassen. 2. Umsatzsteuer in der Kreditorenbuchhaltung (HaufeIndex: ) Im kreditorischen Bereich der Buchhaltung sind die unterschiedlichen Eingangsrechnungen und Unterlagen über den Geschäftsvorfall (Aufträge, Verträge, Lieferscheine, Frachtbriefe etc.) auf die umsatzsteuerliche Behandlung hin zu untersuchen, um eine zutreffende Buchung auszulösen. Die erforderlichen Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung sind dabei durch das Ansprechen entsprechender Konten aufzubereiten. Dabei können im Wesentlichen folgende Fälle unterschieden werden: Seite 1 von 20

2 Sachverhalt Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen ohne Umsatzsteuer (Angabe der USt-IdNr. des Lieferanten und des Abnehmers und Hinweis auf steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung) Rechnungen mit Hinweis auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts und die Steuerschuld des letzten Abnehmers ( 25b UStG, Art. 28c Teil E Abs. 3 der EG-USt-Richtlinie) Rechnungen über Lieferungen aus dem Drittland ohne Umsatzsteuer Rechnungen über Leistungen, die die Steuerschuld beim Leistungsempfänger auslösen ( 13b UStG). In erster Linie handelt es sich um Werklieferungen und sonstige Leistungen ausländischer Unternehmer und seit gilt die Steuerschuldübernahme auch für folgende Vorgänge: Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, bei denen zur Umsatzsteuerpflicht optiert wurde, Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme der Planungs- und Überwachungsleistungen. In diesem Fall schuldet allerdings nur ein Unternehmer als Leistungsempfänger die Steuer, wenn er selbst entsprechende Bauleistungen erbringt. Hierzu hat die Finanzverwaltung mit BMF, Schreiben v , IV D /04 nähere Einzelheiten veröffentlicht und auch eine Übergangsregelung für die Zeit vom erlassen. Behandlung Vorsteuerabzug der berechneten Umsatzsteuer prüfen und ggf. auf dem Vorsteuerkonto erfassen. Prüfen, ob Erstattungsmöglichkeit der Steuer (ggf. im Vergütungsverfahren) besteht. Ansonsten ist die Umsatzsteuer Betriebsausgabe bzw. zu aktivieren (Liste aktuelle EU-Steuersätze). Erwerbsbesteuerung durchführen und auf dem USt-Konto für innergemeinschaftliche Erwerbe buchen. Daneben Vorsteuerabzug der Erwerbsteuer prüfen und auf dem Vorsteuerkonto Erwerbsteuer buchen. Übernahme der Steuerschuld der deutschen Umsatzsteuer für Rechnungsempfänger erforderlich. Vorsteuerabzug dieser Steuer prüfen. Entsprechende Buchungen veranlassen. Vorsteuerabzug bezahlter Einfuhrumsatzsteuer prüfen und ggf. Einfuhrumsatzsteuer auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto erfassen. Prüfung der Eingangsrechnung daraufhin, dass keine Umsatzsteuer offen ausgewiesen ist und möglichst der Hinweis in der Rechnung enthalten ist, dass der Empfänger der Leistung die Umsatzsteuer schuldet. Keine Bezahlung von Umsatzsteuer an den leistenden Unternehmer, sondern Einbehaltung und Abführung der Umsatzsteuer beim Leistungsempfänger und Buchung als Umsatzsteuer aus der Steuerschuldübernahme. Ggf. gleichzeitige Buchung als Vorsteuer aus der Steuerschuldübernahme. Seite 2 von 20

3 Rechnungen ohne Umsatzsteuer über nicht steuerbare und steuerfreie Geschäftsvorfälle Grundsätzlich keine Buchungen bezüglich der Umsatzsteuer zu veranlassen. Bei offensichtlich unrichtiger umsatzsteuerlicher Behandlung sollte der leistende Unternehmer informiert werden, um dort Probleme ggf. in einer späteren Betriebsprüfung zu vermeiden. Checkliste 1: Unterscheidung verschiedener Geschäftsvorfälle in Bezug auf die umsatzsteuerliche Behandlung Bei der Abrechnung mittels Gutschriften durch den Leistungsempfänger müssen Sie als Leistungsempfänger vor Erteilung der Gutschrift klären, ob die Lieferung oder sonstige Leistung steuerbar und steuerpflichtig ist. Daneben ist abzustimmen, ob der leistende Unternehmer ggf. Kleinunternehmer ist. In diesem Fall darf in der Gutschrift keine Umsatzsteuer auftauchen. 2.1 Behandlung verschiedener Vorgänge anhand der Eingangsrechnungen (HaufeIndex: ) Bei allen Geschäftsvorfällen, die in der Buchhaltung zu verarbeiten sind, müssen Überlegungen über die zutreffende umsatzsteuerliche Behandlung angestellt werden. Bei Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung ist beispielsweise zu prüfen, ob ein Vorsteuerabzug aufgrund der Rechnung und der beanspruchten Leistungen möglich ist, die berechnete Lieferung zu einer Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs führt oder eine Steuerschuldübernahme durch den Leistungsempfänger erforderlich ist. Daneben können Rechnungen mit ausländischer Mehrwertsteuer vorliegen, die ggf. im Original für eine Vergütung der Mehrwertsteuer bei den ausländischen Erstattungsbehörden bereitgehalten werden müssen Deutsche Vorsteuer (HaufeIndex: ) Ist in der Eingangsrechnung deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen, sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug in der Kreditorenbuchhaltung vor der Buchung der Steuer auf dem Vorsteuerkonto zu überprüfen. Hier kann anhand folgender Checkliste vorgegangen werden, wobei die genannten Voraussetzungen insgesamt erfüllt sein müssen: Die Rechnung ist vollständig und richtig und enthält alle Angaben der 14 Abs. 4 und 5, 14a UStG. Die Lieferung oder sonstige Leistung wurde tatsächlich ausgeführt oder es handelt sich um eine Anzahlungsrechnung, bei der die Vorsteuer in dem Monat abziehbar ist, in dem die Rechnung vorliegt und die Bezahlung erfolgt ist. Die Lieferung oder sonstige Leistung wird von einem anderen Unternehmer erbracht. Die Lieferung oder sonstige Leistung wird für den Unternehmensbereich des Leistungsempfänger erbracht. Die Verwendung der Lieferungen oder sonstigen Leistungen führt nicht zu einem Vorsteuerausschluss gem. 15 Abs. 2 UStG (ggf. Vorsteueraufteilung beachten). Zum wurde in 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG analog der bisherigen Rechtsprechung ausdrücklich klargestellt, dass nur die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für das Unternehmen des Leistungsempfängers ausgeführt worden Seite 3 von 20

4 sind, als Vorsteuer abziehbar ist. Ein Vorsteuerabzug aus der Rechnung ist deshalb nicht zulässig, soweit der die Rechnung ausstellende Unternehmer diese unrichtig oder unberechtigt ausweist und die Umsatzsteuer lediglich gem. 14c UStG schuldet. Checkliste 2: Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnung Wird Umsatzsteuer für nicht steuerbare Vorgänge (z. B. echte Zuschüsse, Schadenersatz, durchlaufende Posten) oder steuerfreie Umsätze (z. B. Ausfuhrlieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen) berechnet, so ist diese beim Leistungsempfänger nicht als Vorsteuer abziehbar. In diesen Fällen sollte deshalb vom leistenden Unternehmer eine berichtigte Rechnung ohne Ausweis von Umsatzsteuer angefordert werden. Beim Vorsteuerabzug sollten Sie beachten, dass der Unternehmer grundsätzlich ein Wahlrecht hat, in welchem Umfang er ein einheitliches Wirtschaftsgut, das sowohl unternehmerisch als auch nichtunternehmerisch (privat) genutzt wird, dem Unternehmen zuordnet (BMF, Schreiben v , BStBl 1996 I S. 702). Soll nur der unternehmerisch genutzte Teil dem Unternehmen zugeordnet werden, darf nur die auf diesen Teil entfallende Vorsteuer (sowohl aus den Anschaffungskosten als auch aus den laufenden Unterhaltskosten) abgezogen werden. Allerdings entfällt insoweit auch eine Besteuerung der privaten Verwendung. Bei einer späteren Veräußerung des Wirtschaftsgutes ist die Lieferung des nicht dem Unternehmen zugeordneten Teils nicht steuerbar. Ein Gesamtkaufpreis wäre entsprechend aufzuteilen. Praxis-Tipp Bei geleisteten Anzahlungen ohne Vorliegen einer Rechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer kann der Vorsteuerabzug (noch) nicht geltend gemacht werden. Hier sollten Sie auch für die Anzahlung eine Rechnung mit Ausweis der USt anfordern, damit Sie bereits aus der geleisteten Anzahlung den Vorsteuerbetrag geltend machen können. Da die Berechtigung zum Vorsteuerabzug erst entsteht, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung i. S. d. 14 UStG vorliegt, kann eine spätere Beanstandung der Rechnung im Rahmen einer Betriebsprüfung für den Leistungsempfänger unangenehme Folgen haben. Ist der leistende Unternehmer nicht mehr existent, so wird der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger aufgrund einer fehlerhaften Rechnung definitiv versagt und die USt kann vom Rechnungsaussteller nicht mehr zurückgefordert werden. Doch selbst wenn der leistende Unternehmer die Rechnung noch nachträglich berichtigen kann ( 31 Abs. 5 UStDV), wird der Vorsteuerabzug grundsätzlich in dem Besteuerungszeitraum, in dem die fehlerhafte Rechnung erteilt wurde, rückgängig gemacht. Erst in dem Besteuerungszeitraum, in dem die neue korrekte Rechnung vorliegt, entsteht der Anspruch auf Vorsteuerabzug. Hierdurch können sich für den Leistungsempfänger erhebliche Zinsbelastungen durch die vom Finanzamt festzusetzenden Nachzahlungszinsen ergeben ( 233a AO). Als Leistungsempfänger sollten Sie deshalb möglichst vor Bezahlung der Rechnung stets überprüfen, ob die Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie zumindest die USt vorerst nicht bezahlen, die Rechnung dem leistenden Unternehmer zurückgeben und eine vom ihm ergänzte bzw. neue Rechnung anfordern. Die Überprüfung der Richtigkeit der auf der Rechnung anzugebenden Steuernummer oder der inländischen USt-IdNr. ist regelmäßig nicht möglich, sodass der Vorsteuerabzug erhalten bleibt, wenn lediglich die Steuernummer/USt-IdNr. fehlerhaft ist und der Unternehmer dies nicht erkennen konnte. Falls lediglich kleine, nicht sinnentstellende Schreibfehler im Namen oder der Anschrift des leistenden Unternehmers oder des Leistungsempfängers oder in der Leistungsbeschreibung auftauchen, bleibt der Vorsteuerabzug ebenfalls erhalten. Seite 4 von 20

5 2.1.2 Einschränkungen beim Vorsteuerabzug (HaufeIndex: ) Seit sind folgende neue Einschränkungen beim Vorsteuerabzug zu beachten: Sachverhalt Nicht abziehbare Betriebsausgaben im Sinne von 4 Abs. 5 Nr. 1 bis 4, Nr. 7 und Abs. 7 EStG Vorsteuer aus Reisekosten bei Dienst- oder Geschäftsreisen des Unternehmers oder seines Personals Übernachtungskosten Verpflegungskosten des Unternehmers Behandlung Diese unterliegen nicht mehr dem Eigenverbrauch, sondern der Vorsteuerabzug wird direkt ausgeschlossen. Ausnahme: Bewirtungskosten. Ab 2005 ist generell ein 100 %iger Vorsteuerabzug zulässig. Rückwirkend sollte man versuchen, sich die nicht abzugsfähige Vorsteuer erstatten zu lassen.[1] Der BFH hat mit Urteil v , V R 49/00, BFH/NV 2001, S. 404, entschieden, dass der Unternehmer sich für den Vorsteuerabzug aus Kosten für Reisen seines Personals, soweit es sich um Übernachtungskosten handelt, unmittelbar auf Art. 17 Abs. 2 der 6. EG-USt-Richtlinie berufen kann. Der zum eingeführte gesetzliche Ausschluss des Vorsteuerabzugs dieser Ausgaben ( 15 Abs. 1a Nr. 2 UStG) ist insoweit unanwendbar. Zum wurde die gesetzliche Einschränkung des Vorsteuerabzugs für Übernachtungs- und Verpflegungskosten anlässlich von Dienstreisen des Unternehmers oder seines Personals im UStG wieder ausdrücklich aufgehoben. Bezüglich der Rechnung ist es für den Vorsteuerabzug allerdings erforderlich, dass diese auf den Unternehmer (Arbeitgeber) als Leistungsempfänger und nicht auf den Arbeitnehmer ausgestellt ist. Die Finanzverwaltung vertritt zu den Rechnungserfordernissen beim Vorsteuerabzug aus Reisekosten im BMF, Schreiben v , IV B 7 - S 7303a - 20/01, BStBl I 2001 S. 251, folgende Auffassung: Bei Übernachtungskosten im Rahmen von Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten, Fahrtätigkeiten, doppelter Haushaltsführung der Arbeitnehmer und Geschäftsreisen des Unternehmers kann der Unternehmer grundsätzlich den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Unternehmer als zivilrechtlicher Leistungsempfänger anzusehen ist und die Rechnung mit Steuerausweis auf den Namen und die Anschrift des Unternehmers - nicht jedoch auf den Arbeitnehmer - ausgestellt ist. Dies gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung auch für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 100 Euro. Bei Kleinbetragsrechnungen kann der Vorsteuerabzug jedoch auch dann gewährt werden, wenn darin gar kein Leistungsempfänger bezeichnet ist. Ist dennoch ein Leistungsempfänger in der Kleinbetragsrechnung genannt, muss dies der Unternehmer sein. Der Unternehmer kann aus Verpflegungskosten anlässlich einer Geschäftsreise unter den weiteren Voraussetzungen des 15 UStG die Vorsteuer abziehen, wenn die Seite 5 von 20

6 Aufwendungen durch ordnungsgemäße Rechnungen mit Steuerausweis auf den Namen und die Anschrift des Unternehmers oder durch Kleinbetragsrechnungen im Sinne des 33 UStDV belegt sind. Verpflegungskosten des Arbeitnehmers Sonstige Reisekosten Vorsteuerbeträge auf Umzugskosten für einen Wohnungswechsel Vorsteuerbeträge für Fahrzeuge ( 1b UStG), die auch für den privaten Bedarf des Unternehmers oder für andere unternehmensfremde Zwecke genutzt werden. Bei Erstattung von Verpflegungskosten des Arbeitnehmers anlässlich einer Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber kann dieser grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, auch wenn die Verpflegungsleistungen durch Rechnung belegt sind. Lediglich wenn die Verpflegungsleistungen des Arbeitnehmers anlässlich einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber als zivilrechtlicher Leistungsempfänger empfangen und in voller Höhe getragen werden, kann der Arbeitgeber hieraus die Vorsteuer abziehen. Voraussetzung ist, dass eine ordnungsgemäße Rechnung mit Steuerausweis auf den Namen und die Anschrift des Unternehmers oder eine Kleinbetragsrechnung im Sinne des 33 UStDV vorliegt. Im Ergebnis braucht die Übernachtungsrechnung einschließlich Frühstück, bei der der Arbeitgeber als Leistungsempfänger anzusehen ist, für den Vorsteuerabzug nicht um das Frühstück gekürzt zu werden. Dies gilt selbst dann, wenn für Zwecke der Lohnsteuer eine Kürzung der Verpflegungspauschale um die erstatteten Kosten für das Frühstück erfolgt. Vorsteuerbeträge aus Fahrtkosten für arbeitnehmereigene Fahrzeuge sind nach Wegfall des gesetzlichen Ausschlusses (bisher 15 Abs. 1a Nr. 2 UStG) ab wieder abziehbar, wenn der Unternehmer Leistungsempfänger ist und die Rechnungen, z. B. die Benzinrechnungen anlässlich der Dienstreise auf Namen und Anschrift des Unternehmers vorliegen. Ein Vorsteuerabzug aus Reisekostenpauschbeträgen ist aufgrund des Wegfalls der 36 bis 38 UStDV seit generell nicht mehr zulässig. Diese Vorsteuerbeträge sind seit generell nicht mehr abzugsfähig. Die Vorsteuern waren nach der gesetzlichen Regelung im UStG ( 15 Abs. 1b UStG) vom nur noch zu 50 % abziehbar. Dies gilt sowohl für die Vorsteuerbeträge, die auf die Anschaffung, Herstellung oder Einfuhr des Fahrzeugs entfallen, als auch für die Vorsteuerbeträge aus den laufenden Kosten (BMF, Schreiben v , IV D 1 - S7303 b - 4/00, Der Betrieb 2000, S. 1253, mit Besonderheiten für Kapitalgesellschaften). Die nicht abziehbaren Vorsteuern im Zusammenhang mit der Anschaffung, Herstellung oder Einfuhr waren mit dem Fahrzeug zu aktivieren und abzuschreiben. Die nicht abziehbaren Vorsteuern aus den laufenden Kosten erhöhten entsprechend die Seite 6 von 20

7 Checkliste 3: Vorsteuereinschränkungen Betriebsausgaben. Da die Ermächtigung des Rates der EU zur 50 %igen Vorsteuereinschränkung erst am veröffentlicht wurde, gilt für die Zeit vom noch die alte Rechtslage mit vollem Vorsteuerabzug und Besteuerung der Privatnutzung. Allerdings kann sich der Unternehmer auch auf das seinerzeit geltende UStG berufen und falls dies günstiger ist, für Fahrzeuge, die nach dem und vor dem angeschafft oder hergestellt wurden, den Vorsteuerabzug nur zu 50 % vornehmen und die Privatnutzung nicht besteuern. Für Fahrzeuge, die nach dem und vor dem angeschafft wurden, galt der 50 %ige Vorsteuerausschluss in dieser Zeit. Für Fahrzeuge, die nach dem und vor dem angeschafft oder hergestellt wurden, konnte sich der Unternehmer wiederum auf die alte Rechtslage (voller Vorsteuerabzug/USt auf Privatnutzung) oder alternativ auf das immer noch geltende UStG (50 % Vorsteuer/keine USt auf Privatnutzung) berufen. Die Begründung hierfür liegt darin, dass die Ermächtigung des Rates der EU am ausgelaufen war. Zum wurde die 50 %ige Vorsteuereinschränkung auch im Gesetz ausdrücklich wieder aufgehoben, sodass seitdem wieder die alte Regelung des vollen Vorsteuerabzugs mit Besteuerung der Privatnutzung gilt. Die Finanzverwaltung hat zum Vorsteuerabzug und zur Umsatzbesteuerung unternehmerisch genutzter Fahrzeuge mit BMF, Schreiben v , IV B 7 - S /04 ausführlich Stellung genommen. Hier werden die Auswirkungen der Rechtslage und der Entscheidungen des EuGH und des BFH dargestellt. Dabei werden auch die erforderlichen und begünstigenden Vorsteuerberichtigungen gem. 15a UStG erläutert Eingangsrechnungen aus dem Ausland (HaufeIndex: ) Bei Eingangsrechnungen, die ausländische Umsatzsteuer ausweisen, sollten Sie prüfen, ob Sie sich die Steuer im Ausland erstatten lassen können. Dies ist für deutsche Unternehmer in allen EU-Staaten im Rahmen des möglich. Auch in einigen Drittländern können Sie sich als deutscher Unternehmer die nationale MwSt erstatten lassen. Machen Sie davon keinen Gebrauch, buchen Sie ausländische Umsatzsteuer zusammen mit den anderen Aufwendungen als Betriebsausgabe. Ausländische Umsatzsteuer, z. B. aus Tankquittungen, kann in keinem Fall als deutsche Vorsteuer geltend gemacht werden. Sie stellt eine Betriebsausgabe dar. Nachfolgend die Anschriften sämtlicher Erstattungsbehörden in der EU und einiger wichtiger Drittstaaten, die allerdings keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Die Mindestantragssummen für die Vorsteuervergütung sind angegeben, soweit diese bekannt sind.[1] Seite 7 von 20

8 Praxis-Tipp Schicken Sie Ihre Unterlagen immer per Einschreiben oder per Kurier. Nur so haben Sie Sicherheit, dass diese auch angekommen sind. Belgien Bureau Central de TVA Pour Assujettis Etrangers Département Remboursements Tour Sablon 25ième étage Rue J. Stevens 7 B Bruxelles Tel.: or 82 Fax: contr.tva.bcae@minfin.fed.be Internet: Dänemark Skattecenter Tønder 8/13 momsdirektiv Toldbodvej 8 DK Padborg Tel.: Fax: skat@skat.dk Internet: Finnland Uudenmaan verovirasto NYLANDS SKATTEVERK P.O. Box 34 FI VERO Tel.: Fax: Internet: Griechenland Ministry of Economy and Finance General Secretariat for Taxation and Customs Issues 14th Directorate - VAT Sina 2-4 GR Athen Tel.: Fax: elvies@otenet.gr Internet: Irland Strategic Planning Division, VAT (Unregistered) Repayments, 3rd Floor, River House, Charlottes Quay, IR - Limerick. Bulgarien Territorial Directorate of NRA Sofia-City 21 Axakov Str. BG Sofia Tel.: Fax: Internet: Estland Estonian Tax and Customs Board Narva mnt 9j Tallinn ESTONIA Tel.: Fax: emta@emta.ee Internet: Frankreich Direction des Résidents á l Étranger et des Services Généraux Service de Remboursement de la TVA aux Assujettis Étrangers 10, Rue du Centre /TSA F Noisy Le Grand Cedex Tel.: Fax: sr-tva.dresg@dgi.finances.gouv.fr Internet: Großbritannien und Nordirland HM Customs and Excise VAT Overseas Repayments 8th/13th Directive Custom House PO Box 34 GB Londonderry BT 48 7AE Tel.: Fax: +44 (0) enq.oru.ni@hmce.gsi.gov.uk Internet: Italien Agenzia delle Entrate - Centro Operativo di Pescara Via Rio Sparto 21 I Pescara Seite 8 von 20

9 Tel.: Fax: Internet: Vordrucke unter: Lettland Large Taxpayers Department State Revenue Service 1 Jeruzalemes Sr LV Riga Tel.: Fax: dzidra.rozenberga@vid.gov.lv oder dace.everte@vid.gov.lv Internet: Luxemburg L Administration de l Enregistrement et des Domaines Bureau d imposition XI Remboursements et Franchises BP rue Verte L Luxembourg Tel.: Fax: lux.imp11@en.etat.lu oder info@aed.public.lu Internet: Mazedonien Public Revenue Office Regional Directorate - Skopje 11 Oktomvri St. bb MK Skopje Tel.: oder Fax: Niederlande Belastingdienst/Limburg/kantoor Buitenland Postbus 2865 NL DJ Heerlen Tel.: Internet: Norwegen Oestfold fylkesskattekontor Postboks 430 N Moss Tel.: Fax: ostfold.fsk@skatteetaten.no Tel.: Fax: centrooperativo.pescara.ivanonresidenti@a genziaentrate.it Internet: Litauen Vilnius County State Tax Inspectorate Sermuksniu Street 4 LT Vilnius Tel.: Fax: vilniaus.apskr.rastai@vmi.lt Internet: Malta The Commissioner of VAT Value Added Tax Department Centre Point Building Ta Paris Road MT - Birkirkara CMR 02 Tel.: /6 oder /7 Fax: vat@gov.mt Internet: Monaco Département des Finances et de L Economie Direction des Services Fiscaux Le Panorama, 57 Rue Grimaldi BP Monaco Tel.: Fax: Nordirland siehe Großbritannien Österreich Finanzamt Graz-Stadt Referat für ausländische Unternehmer Conrad von Hötzendorfstraße A Graz Tel.: Fax: oder Seite 9 von 20

10 Internet: Polen Drugi Urzad Skarbowy Warszawa-Srodmiescie ul. Jagiellonska 15 PL Warszawa Internet: Vordrucke: direkt: dzial=576&wysw=4&sub=sub7 Rumänien General Directorate of Public Finances Dimitric Gerota Str No 13 RO Bucuresti Internet: Schweiz Hauptabteilung Mehrwertsteuer Eidgenössische Steuerverwaltung Schwarztorstrasse 50 CH Bern Tel.: Fax: Internet: Slowenien Ljubljana Tax Office P.o.Box 107 SI Ljubjana Slovenia Dunajska cesta 22 Ljubjana Tel: Fax: gp.durs-lj@gov.si Internet: und value_added_tax/contacts Tschechische Republik Financni urad pro Prahu 1 Stepanska 28 CZ Praha 1 Tel.: Fax: podatelna@mfcr.cz oder post.068.fastmk@bmf.gv.at Internet: Portugal Direcçâo-Geral das Contibuiçôes e Impostos Serviço de Administraço do IVA Avenida Joâo XXI, 76 P Lissabon Tel.: Fax: dsiva@dgci.min-financas.pt Internet: Schweden Skatteverket Utlandsenheten S Malmö Tel.: Fax: +46(0) skattekontor1.malmo@skatteverket.se Internet: Slowakische Republik Tax Office 1 Bratislava Radlinského 37 P.O.Box 89 SK Bratislava 15 Tel: or du.ba1@ba.drsr.sk Internet: Spanien Delegación Especial de Madrid Seccion de Regimenes Especiales c/ Guzman el Bueno 139 Planta 1 E Madrid Tel.: Fax: Internet: Ungarn Adó-és Pénzügyi Ellenýrzési Hivatal (Abkürzung: APEH) (Dept. for Foreign Affairs) Pf. 45 H Budapest Tel.: Seite 10 von 20

11 Internet: Zypern Department of Customs & Excise VAT Service Corner M. Karaoli & Gr. Afxentiou CY Nicosia Tel.: or Fax: headquarters@vat.mof.gov.cy Internet: Fax: oder Internet: oder Tab. 1: Adressen ausländische Erstattungsbehörden (Stand 1/2006) Die Antragsfristen enden stets am des Folgejahres. Zum Teil variieren die Vergütungszeiträume (meist Mindestvergütungszeitraum 3 Monate, max. 1 Kalenderjahr). Bei Ihrem Erstattungsantrag unterstützt Sie die DIHK ( dihk@berlin.dihk.de) oder Ihr Steuerberater. Praxis-Tipp Bei größeren Unternehmen, die europa- oder weltweit operieren und eine Vielzahl von Eingangsrechnungen mit ausländischen Umsatzsteuerbeträgen zu verarbeiten haben, empfiehlt sich die Einrichtung von ausländischen Vorsteuerkonten je Staat. Auf diesen Konten können die ausländischen Vorsteuerbeträge von der Kreditorenbuchhaltung bei Buchung der Eingangsrechnung sofort als Forderung erfasst werden. Dies hat den Vorteil, dass entsprechende Vorsteuern nicht untergehen und über das Konto anhand der gebuchten Rechnungen jederzeit überwacht werden können. Daneben sind die Forderungskonten allerdings zu pflegen und ggf. Währungsdifferenzen und abgelehnte Beträge nach erfolgter Erstattung zu buchen Innergemeinschaftlicher Erwerb/Dreiecksgeschäfte (HaufeIndex: ) Beim innergemeinschaftlichen Erwerb im Inland löst die Buchung der Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung die Erfassung der Erwerbsteuer mit dem jeweiligen deutschen Steuersatz und ggf. den Vorsteuerabzug dieser Erwerbsteuer aus. Die Rechnung über eine an den Unternehmer ausgeführte steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung enthält keine Umsatzsteuer, sondern den Hinweis auf das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung und die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Neben der Buchung des Rechnungsbetrages (Nettowert) ist auf das Entgelt die Umsatzsteuer mit dem gültigen Steuersatz zu berechnen und bei voller Vorsteuerabzugsberechtigung der Erwerbsteuer wie folgt zu buchen: So buchen Sie richtig Vorsteuer innergemeinschaftlicher Erwerb an Umsatzsteuer innergemeinschaftlicher Erwerb Hier sind gesonderte Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten für den innergemeinschaftlichen Seite 11 von 20

12 Erwerb zu verwenden, damit eine Trennung der Beträge für die Umsatzsteuer- Voranmeldung möglich und den Aufzeichnungspflichten Genüge getan ist. Die Erwerbsteuer entsteht mit Erteilung der Rechnung über die innergemeinschaftliche Lieferung, spätestens jedoch mit Ablauf des dem Erwerb folgenden Monats ( 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG). Liegt bis zum Folgemonat nach dem tatsächlichen Erwerb der Ware die Rechnung noch nicht vor, ist in diesem Monat trotzdem die Erwerbsteuer entstanden. Bei vollem Vorsteuerabzug der Erwerbsteuer führt die Erfassung der Erwerbsteuer in der zutreffenden Voranmeldung zu keiner steuerlichen Belastung. Für die innergemeinschaftlichen Erwerbe gibt es in Deutschland kein Meldeverfahren, das der Zusammenfassenden Meldung für innergemeinschaftliche Lieferungen entspricht. Lediglich gegenüber dem Statistischen Bundesamt ist eine statistische Meldung für Erwerbe aus anderen EU-Staaten abzugeben. Bei einer Betriebsprüfung oder einem innergemeinschaftlichen Kontrollverfahren müssen jedoch aus der Buchhaltung trotzdem die besteuerten innergemeinschaftlichen Erwerbe für Lieferungen bestimmter Lieferanten nachvollziehbar sein. Deshalb ist eine Verknüpfung der USt-IdNr. mit dem Erwerbsteuerkonto und dem Lieferantenkonto zweckmäßig, um die besteuerten innergemeinschaftlichen Erwerbe nach den verschiedenen Lieferanten trennen zu können. Im Rahmen der Vereinfachungsregelung bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften übernimmt der letzte Abnehmer in der Reihe die Umsatzsteuer für den mittleren Unternehmer. Der Kreditorenbuchhalter erkennt einen derartigen Vorgang an dem Hinweis seines Lieferanten auf der Rechnung. Der Text in der ohne Umsatzsteuer aufgemachten Rechnung gibt einen Hinweis auf "Art. 28c Teil E Abs. 3 der EG-USt-Richtlinie" oder " 25b UStG" und das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts. In der Kreditorenbuchhaltung bedeutet dieser Hinweis die Steuerschuldübernahme als letzter Abnehmer. Bei voller Vorsteuerabzugsberechtigung löst der Vorgang folgende Umsatzsteuerbuchung aus: Vorsteuer aus Steuerschuldübernahme Dreiecksgeschäft an Umsatzsteuer aus Steuerschuldübernahme Dreiecksgeschäft Die Steuer berechnet sich dabei mit dem jeweiligen Steuersatz auf das in Rechnung gestellte Nettoentgelt. Hier sollten ebenfalls gesonderte Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten eingerichtet werden, um die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung trennen zu können. Praxis-Tipp Zum traten die 10 folgenden Staaten der EU bei, sodass für Erwerbe aus diesen EU-Staaten ab die Grenzkontrollen und die EUSt entfallen sind und der innergemeinschaftliche Erwerb ebenfalls zu besteuern ist: Estland, Lettland, Litauen, Malta, Polen, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik, Ungarn, Zypern. 2.2 Steuerschuld des Leistungsempfängers (HaufeIndex: ) Anwendung der Steuerschuldübernahme (HaufeIndex: ) Bei folgenden Leistungsbezügen muss der Unternehmer als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer unter Umkehrung der Steuerschuld (sog. "reverse-charge") einbehalten und Seite 12 von 20

13 abführen ( 13b UStG): Werklieferungen von im Ausland ansässigen Unternehmern, sonstige Leistungen von im Ausland ansässigen Unternehmern, Lieferungen sicherungsübereigneter Gegenstände durch den Sicherungsgeber an den Sicherungsnehmer außerhalb des Insolvenzverfahrens, Lieferungen von Grundstücken im Zwangsversteigerungsverfahren durch den Vollstreckungsschuldner an den Ersteher. Seit auch für: Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme der Planungs- und Überwachungsleistungen. In diesem Fall schuldet ein Unternehmer als Leistungsempfänger die Steuer nur dann, wenn er selbst entsprechende Bauleistungen erbringt. Bezüglich der Neuregelung hat die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung für die Zeit vom erlassen. Zu den Einzelheiten wird auf das BMF, Schreiben v , IV D1 - S /04 verwiesen Berechnung der durch den Leistungsempfänger abzuführenden Steuer (HaufeIndex: ) Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers darf der leistende (z. B. ausländische) Unternehmer in seiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Er hat vielmehr in seiner zwingend auszustellenden Rechnung auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen ( 14a Abs. 5 UStG). Aber selbst wenn der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers fehlt, wird die Steuer von diesem geschuldet. Nähere Einzelheiten zu der zum eingeführten Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. 13b UStG regeln die BMF, Schreiben v , IV D 1 - S7279-5/01, BStBl I 2001 S und v , IV D1 - S /04. Die vom Leistungsempfänger abzuführende Umsatzsteuer ist entsprechend zu kontieren und ggf. als Vorsteuer abzugsfähig. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind sowohl die Umsatzsteuer aus der Steuerschuldübernahme als auch die Vorsteuer aus der Steuerschuldübernahme gesondert anzumelden. Bei vollem Vorsteuerabzug ergibt sich folgende Buchung der Umsatzsteuer aus der Steuerschuldübernahme. So buchen Sie richtig Der deutsche Unternehmer U erhält eine Rechnung des österreichischen Rechtsanwalts Ö über die Anwaltsgebühren für Rechtsberatung. Der österreichische Rechtsanwalt Ö ist in Deutschland nicht ansässig. Die Rechnung lautet über den vereinbarten Nettobetrag in Höhe von EUR und enthält einen Hinweis auf die Steuerschuld des U. Der Ort der Leistung des österreichischen Rechtsanwalts liegt dort, wo der Leistungsempfänger U sein Unternehmen betreibt, also in Deutschland ( 3a Abs. 3 i. V. m. 3a Abs. 4 Nr. 3 UStG). U muss als Leistungsempfänger die deutsche Umsatzsteuer in Höhe von 16 % = 320 EUR für die sonstige Leistung des im Ausland ansässigen Unternehmers aufgrund Umkehrung der Steuerschuldnerschaft abführen. Da in der Rechnung der Nettobetrag und die deutsche Umsatzsteuer offen ausgewiesen sind, veranlasst die Kreditorenbuchhaltung die Überweisung der EUR (netto). Es ergibt sich für die Abführung der Umsatzsteuer und den Vorsteuerabzug folgende vereinfacht dargestellte Buchung: Anwaltsgebühren 2 Seite 13 von 20

14 Vorsteuer Steuerschuldübernahme 000 EUR 320 EUR an Bank EUR an USt 320 EUR Steuerschuldübernahme Achten Sie auf die Funktionsweise Ihrer Software, ggf. sind Funktionen hinterlegt, die die zusätzliche Buchung der Steuer überflüssig werden lassen. 3 Umsatzsteuer in der Debitorenbuchhaltung (HaufeIndex: ) Ausgangsrechnungen, die ggf. von der Debitorenbuchhaltung erstellt werden, müssen den Anforderungen der 14, 14a UStG entsprechen. Die Buchhaltung muss so eingerichtet sein, dass die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten erfüllt und die Umsätze für die Voranmeldung getrennt werden. Für die gesondert abzugebende Zusammenfassende Meldung sind die USt-IdNr. und die Bemessungsgrundlagen je Empfänger innergemeinschaftlicher Lieferungen aufzuzeichnen. Werte in fremder Währung sind zur Berechnung der Steuer, aber auch der abziehbaren Vorsteuerbeträge im kreditorischen Bereich, in Euro umzurechnen. Für die zutreffende zeitliche Erfassung der Umsatzsteuer in der Debitorenbuchhaltung ist der Zeitpunkt der Entstehung der Steuer maßgebend ( 13 UStG). Voraussetzungen Entstehung der USt Entstehung der Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen Besteuerung nach vereinbarten Entgelten Grundsätzlich immer Besteuerung nach vereinbarten Entgelten, es sei denn, Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten ist zulässig. Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten Auf Antrag, mit Zustimmung des Finanzamtes zulässig, wenn Gesamtumsatz des Unternehmers im Vorjahr nicht mehr als EUR ab , zuvor EUR (bei Unternehmern aus Beitrittsgebiet gilt bis die Grenze von EUR) betragen hat oder der Unternehmer von der Buchführungspflicht befreit ist oder soweit der Unternehmer Umsätze als Freiberufler ( 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG) ausführt. Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind. Für Lieferungen an Arbeitnehmer, Seite 14 von 20

15 ausgeführt worden sind. Bei vereinnahmten Anzahlungen entsteht die Steuer insoweit bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder Teilentgelt vereinnahmt worden ist. Anteilseigner, Gesellschafter, Mitglieder, Teilhaber ( 3 Abs. 1b und 9a UStG) entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem diese Leistungen ausgeführt worden sind. Tab. 2: Zeitpunkt der Steuerentstehung Nachfolgend wird davon ausgegangen, dass Sie Ihre Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuern müssen. Praxis-Tipp Bei erhaltenen Anzahlungen für umsatzsteuerpflichtige Leistungen, für die bisher keine Rechnung erteilt wurde, ist die Umsatzsteuer dennoch abzuführen. Die Umsatzsteuer ist deshalb in diesen Fällen aus dem Bruttobetrag herauszurechnen und entsprechend auf dem Umsatzsteuerkonto zu buchen. Falls Ihr Kunde als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, sollten Sie über die Anzahlung eine Rechnung mit offenem Ausweis der USt erteilen. Damit kann der Kunde im Monat der tatsächlichen Zahlung bereits den Vorsteuerabzug aus der Anzahlung vornehmen. 3.1 Erteilung von Rechnungen (HaufeIndex: ) Bei der Erteilung von Rechnungen durch die Debitorenbuchhaltung sind die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Form und Inhalt der Rechnung zu beachten. Dabei ist bereits im Vorfeld der Rechnungserteilung die umsatzsteuerliche Behandlung zu prüfen. Seit 2004 muss eine Rechnung folgende Mindestangaben enthalten (gem. 14 Abs. 4 UStG): Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers Vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die vom Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen der Anzahlung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag) für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Seite 15 von 20

16 Wegen möglicher Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen und Rechnungsangaben in anderen Unterlagen, auf die sich die Rechnung bezieht, und der Form der Rechnung, siehe im Einzelnen den Beitrag "Rechnung - Die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug". Praxis-Tipp In der Praxis wird die Umsatzsteuer zeitlich häufig mit Erteilung und gleichzeitiger Buchung der Rechnung erfasst und gelangt damit in die Umsatzsteuer-Voranmeldung des Monats, in dem die Rechnung erteilt wird. Um dabei eine zutreffende Besteuerung nach vereinbarten Entgelten zu gewährleisten, müssen Sie die Rechnung zwingend unmittelbar nach Ausführung der Leistung erteilen und im richtigen Monat buchen. Damit wird die Umsatzsteuer in der Voranmeldung des Monats erfasst, in dem die Steuer entstanden ist. Bei der Ausführung innergemeinschaftlicher Lieferungen sind die Rechnungsangaben des 14a UStG zu beachten. Dabei ist u. a. neben der Angabe der eigenen USt-IdNr. die Angabe der USt-IdNr. des Erwerbers erforderlich. Diese USt-Id-Nr. der Empfänger sind wiederum aufzuzeichnen, damit diese mit der Summe der Entgelte der innergemeinschaftlichen Lieferungen des Meldezeitraums in der Zusammenfassenden Meldung angegeben werden können. In den Rechnungen ist zusätzlich auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung hinzuweisen. Verpflichtung zur Rechnungsausstellung/Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht Neben der generellen Verpflichtung des Unternehmers gegenüber anderen Unternehmern oder juristischen Personen Rechnungen auszustellen, besteht seit für Werklieferungen oder sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück auch gegenüber Nichtunternehmern eine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen. Privatpersonen und Unternehmer, die für den nichtunternehmerischen Bereich entsprechende Werklieferungen oder sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen, sind seit verpflichtet, die Rechnungen bzw. Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Aus diesem Grund muss der leistende Unternehmer in derartigen Rechnungen explizit auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers hinweisen. Hinzu kommt seit die gesetzliche Regelung, die Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Monats der Leistungserbringung auszustellen. Dies gilt nicht nur für die Rechnungen über o. g. Bauleistungen, sondern für sämtliche Fälle, in denen der Unternehmer zur Rechnungsausstellung verpflichtet ist. Verstöße gegen die Rechnungsausstellungsverpflichtung können gem. 26a UStG künftig mit einem Bußgeld von bis zu EUR geahndet werden. Nähere Einzelheiten finden Sie im Beitrag "Rechnung - Die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug". 3.2 Buchungen für die zutreffende Erfassung von Umsätzen und Steuerbeträgen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung (HaufeIndex: ) Für eine zutreffende Erfassung der Bemessungsgrundlagen und der Umsatzsteuerbeträge in der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind die Erlöse in der Buchhaltung entsprechend der umsatzsteuerlichen Behandlung zu trennen. Hierfür besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Erlöskonten oder spezielle USt-Kennzeichen einzurichten, die eine Trennung der Bemessungsgrundlagen ermöglichen. Für eine Verprobung der auf dem Umsatzsteuerkonto gebuchten Steuerbeträge mit den Erlösen sind die auf dem jeweiligen Konto bzw. unter dem jeweiligen USt-Kennzeichen gebuchten Beträge heranzuziehen. Seite 16 von 20

17 Eine gesonderte Buchung der Erlöse erfordert mindestens eine Trennung nach folgenden Umsatzsteuermerkmalen: 1. steuerpflichtig mit 7 % 2. steuerpflichtig mit 19 % (ab ) 3. steuerpflichtig mit 16 % (seit ) 4. steuerpflichtig mit 15 % (bis ) 5. nicht steuerbare Umsätze im Ausland (Ort der Leistung liegt nicht im Inland)[1] 6. sonstige nicht steuerbare Umsätze im Inland (Innenumsätze, Schadenersatz...) 7. steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug (ohne Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen) 8. steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug 9. steuerfreie Ausfuhrlieferungen (Drittländer) 10. steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen an Abnehmer mit USt-IdNr. 11. steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen an Abnehmer ohne USt- IdNr. (Sonderfall neue Fahrzeuge) Tab. 3: Erforderliche Trennung bezüglich Umsatzsteuermerkmalen Für Unternehmer, die in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten, z. B. im Rahmen des Versandhandels ( 3c UStG) oder in Drittländern umsatzsteuerpflichtig sind, ergeben sich entsprechende weitere Aufzeichnungspflichten für jeden Staat. Für die steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen an Abnehmer mit USt-IdNr. ist die unter dem entsprechenden USt-Kennzeichen gebuchte Summe der Bemessungsgrundlagen für die Zusammenfassende Meldung nach den verschiedenen USt-IdNr. der Erwerber aufzuteilen. Das USt-Konto bzw. USt-Kennzeichen für die steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen an Abnehmer mit USt-Id-Nr. sollte deshalb systemseitig mit der Aufzeichnung der USt-IdNr. der Erwerber verknüpft sein. Andernfalls erfordert die Erstellung der Zusammenfassenden Meldung je nach Umfang der getätigten innergemeinschaftlichen Lieferungen erheblichen manuellen Aufwand. 3.3 Umrechnung von Werten in fremder Währung (HaufeIndex: ) Werte in fremder Währung sind sowohl für die Berechnung der Umsatzsteuerbeträge als auch der abziehbaren Vorsteuerbeträge auf Euro umzurechnen ( 16 Abs. 6 UStG, BMF, Schreiben v , IV A 3 - S /98). Die Umrechnung erfolgt grundsätzlich zu den amtlichen Briefkursen, die das Bundesministerium der Finanzen als Durchschnittskurse für den Monat der Entstehung der Steuer amtlich bekannt gibt (amtliche Umrechnungskurse). Die Steuer ist mit dem Umrechnungskurswert des Monats umzurechnen, in welchem die Leistung ausgeführt wurde. Wann die Rechnung ausgestellt wurde, spielt dabei keine Rolle. Praxis-Beispiel Sie erhalten eine Lieferung aus Japan im Mai. Die Rechnung wird Ihnen Anfang Juni zugestellt (ausgestellt ohne USt, da Einfuhr-Umsatzsteuer fällig war, die als Vorsteuer abgezogen werden kann). Für die Umrechnung der USt ist der Mai-Kurs maßgeblich. Den Seite 17 von 20

18 eigentliche Vorsteuerabzug haben Sie allerdings erst im Juni, da dann erst die Rechnung vorlag. Praxis-Tipp Die amtlichen Umrechnungskurse für jeden Monat werden für die "Nicht-Euro-Staaten" vom BMF zu Beginn des Folgemonats auch im Internet unter der Adresse Rubrik "Service" bekannt gegeben. Am besten geben Sie anschließend im Suchfeld "Umrechnungskurse Monat Jahr" ein.[1] Ab 1. April 2005 sind folgende Staaten hinzugekommen: China (VR) Indonesien Kroatien Malaysia Russland Thailand Eine Umrechnung der Fremdwährungen der nicht am Euro teilnehmenden Staaten kann auch nach dem Tageskurs erfolgen, der durch Bankmitteilung oder Kurszettel nachzuweisen ist, falls das Finanzamt dies gestattet. 3.4 Berichtigung von Rechnungen (HaufeIndex: ) Wer in einer Rechnung Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese dem Finanzamt gegenüber. Dies gilt auch, wenn die Steuer unzutreffend ausgewiesen wurde. Das Umsatzsteuerrecht unterscheidet dabei die beiden folgenden Fallgruppen des zu hohen und des unberechtigten Steuerausweises: Zu hoher (unrichtiger) Steuerausweis Der Unternehmer weist in der Rechnung einen höheren Steuerbetrag gesondert aus, als er für die Lieferung oder sonstige Leistung nach dem UStG schuldet. In diesem Fall schuldet er auch den Mehrbetrag ( 14c Abs. 1 UStG). Unberechtigter Steuerausweis Ein unberechtigter Steuerausweis liegt hingegen vor, wenn jemand in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist. In diesem Fall schuldet er den ausgewiesenen Betrag ( 14c Abs. 2 UStG). Das Gleiche gilt, wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet, obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt. Praxis-Tipp Im Fall des zu hohen Steuerausweises ( 14c Abs. 1 UStG) kann der Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger jederzeit berichtigt werden. Bei Berichtigung des Steuerbetrags kann der Unternehmer auch den geschuldeten Steuermehrbetrag dem Finanzamt gegenüber berichtigen. Im Fall des unberechtigten Steuerausweises ( 14c Abs. 2 UStG) ließ die Finanzverwaltung in der Vergangenheit eine Berichtigung der Rechnung und der Steuer nur in Ausnahmefällen aus Billigkeitsgründen zu, wenn die Erhebung der Steuer zu einer sachlichen Härte führte. Nach der Rechtsprechung des EuGH (EuGH Urteil, v , C-454/98, UVR 2000, S. 424) und des BFH (BFH, Urteil v , V R 5/99) ist jedoch auch in diesen Fällen eine Berichtigung der Rechnung und damit der Steuer gegenüber dem Finanzamt möglich. Der Gesetzgeber hat seit die Möglichkeit der Berichtigung der Rechnung und der Umsatzsteuer in diesen Fällen ausdrücklich gesetzlich geregelt. Der Steuerbetrag kann bei unberechtigtem Steuerausweis berichtigt werden, soweit die Gefährdung des Seite 18 von 20

19 Steueraufkommens beseitigt worden ist. Die Gefährdung des Steueraufkommens ist beseitigt, wenn ein Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an das Finanzamt zurückgezahlt worden ist. Die Berichtigung der Umsatzsteuer ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen und kann erst nach Zustimmung des Finanzamtes für den Voranmeldungszeitraum erfolgen, in dem die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt wurde. Zu unterscheiden von der Berichtigung von Rechnungen bei unrichtigem oder unberechtigtem Steuerausweis sind die Fälle, bei denen die erforderlichen Rechnungsangaben fehlen oder unzutreffend sind. Diese Rechnungen können berichtigt werden. Dabei müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Für dieses Dokument gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnungen ( 31 Abs. 5 UStDV). Achtung Sie als Empfänger einer Rechnung dürfen fehlende Rechnungsangaben nicht selbst ergänzen. Die Angaben in der Rechnung sind vom Rechnungsaussteller, also grundsätzlich vom leistenden Unternehmer, zu machen. Der Rechnungsempfänger darf die fehlenden Angaben nicht selbst ergänzen. So ist der Rechnungsempfänger nach BFH- Urteil (BFH, Urteil v , V R 134/84, BFH/NV 1988 S. 812) nicht mit umsatzsteuerrechtlicher Wirkung befugt, die Rechnungen um einen fehlenden Steuerausweis zu ergänzen und die aus den Bruttobeträgen herausgerechneten Steuerbeträge als Vorsteuer geltend zu machen. Dies gilt auch dann, wenn der Rechnungsaussteller der "Ergänzung" zugestimmt hat. 3.5 Aufbewahrung von Rechnungen (HaufeIndex: ) Gemäß 14b Abs. 1 UStG 2004 hat der Unternehmer folgende Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren: ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat (debitorische Ausgangsrechnungen), alle Rechnungen, die er erhalten hat, oder die Doppel der von ihm erstellten Gutschriften (kreditorische Eingangsrechnungen). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich jedoch, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Abs. 3 S. 3 AO). Die Aufbewahrungspflichten gelten auch für Nichtunternehmer als Fahrzeuglieferer ( 2a UStG). Bei elektronisch übermittelten Rechnungen sind neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten 10 Jahre aufzubewahren (z. B. qualifizierte elektronische Signatur). Die Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette, CD- ROM) aufbewahrt werden (vgl. 147 Abs. 2 AO). Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF, Schreiben v , BStBl 1984 TeilI, S. 155 und den diesem Schreiben beigefügten "Mikrofilm-Grundsätzen" sowie den "Grundsätzen DV-gestützter Buchführungssysteme - GoBS -" (Anlage zum BMF, Schreiben v BStBl 1995 I S. 738), entsprechen. Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden (vgl. R 255 Abs. 2 UStR). Seite 19 von 20