Umsatzsteuer Wegweiser durch den Dschungel

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1 Umsatzsteuer 2014 Wegweiser durch den Dschungel

2 Wegweiser durch den Dschungel Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine sehr formelle Steuerart. Werden bestimmte Vorgaben und Formalien nicht eingehalten, muss Umsatzsteuer ans Finanzamt nachbezahlt oder die Vorsteuerkürzung hingenommen werden. Aus diesem Grund sind die Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug immer ein Prüfungsschwerpunkt bei Umsatzsteuersonderprüfungen oder bei Betriebsprüfungen des Finanzamts. Grund genug also, das Thema Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug zur Chefsache zu machen. Dieser Ratgeber ist natürlich nicht abschließend. Sie geben Ihnen jedoch wichtige Grundzüge an die Hand und informieren Sie über Neuerungen und umsatzsteuerliche Stolpersteine. Umsatzsteuer & Vorsteuer im Visier des Finanzamts Dass die Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug im Finanzamt einen besonderen Stellenwert einnehmen, verdeutlichen die folgenden Verpflichtungen und Maßnahmen, mit denen die Finanzverwaltung die korrekte Umsatzbesteuerung in Unternehmen sicherstellen möchte: 1. Existenzgründer: Sie müssen in den ersten beiden Jahren von Anfang an monatlich zum 10. des Folgemonats eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben unabhängig wie viel Umsatz sie machen. Nach Ablauf der ersten zwei Jahre ist eine monatliche Abgabepflicht nur dann vorgeschrieben, wenn im Vorjahr mehr als Euro Umsatzsteuer zu zahlen waren. Für die anderen Fälle gilt eine vierteljährliche Abgabepflicht. Praxis Tipp Das Finanzamt kann Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreien, wenn die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als Euro beträgt. In begründeten Einzelfällen unterbleibt aber die Befreiung. 2. Umsatzsteuer-Nachschau: Finanzbeamte können unvermittelt und ohne jegliche Ankündigung plötzlich vor der Tür stehen und verlangen, die umsatzsteuerrelevanten Unterlagen im Betrieb zu sichten. Dann sind entsprechende Belege und die Buchführung vorzuzeigen. In der Regel greift das Finanzamt nur bei einem Tatverdacht (beispielsweise außerordentlich hohe Vorsteuer- Meldung) zu dieser Maßnahme. 3. Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Eine Betriebsprüfung kann sich alleine auf die Umsatzsteuer erstrecken. Doch diese wird schriftlich angekündigt. 4. Reverse-Charge-Verfahren: In einigen Branchen gibt es eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft, das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Prinzipiell ist die 2 Umsatzsteuer 2014

3 Umsatzsteuer bei Unternehmen ein durchlaufender Posten und belastet nur den Endverbraucher. Üblicherweise schuldet derjenige Unternehmer die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt, der die Leistung erbracht oder die Ware geliefert hat. Bei Bauleistungen, Gebäudereinigern und seit dem auch bei Lieferungen von Strom und Erdgas gilt jedoch, dass der Abnehmer die Umsatzsteuer schuldet und von seiner Zahlung ans Unternehmen einbehalten muss. Wichtige Ausnahme: Nicht betroffen sind jedoch Betreiber von dezentralen Stromgewinnungsanlagen wie beispielsweise Privatleute mit einer Photovoltaikanlage auf dem Dach. 3 Umsatzsteuer 2014

4 Grundlagen In Deutschland gelten als Umsatzsteuersätze:» 19 % als Regelsteuersatz» 7 % als ermäßigter Steuersatz etwa für Lebensmittel (außer Getränke), Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, künstlerische Leistungen wie journalistische Artikel, Blumen, Tickets im öffentlichen Nahverkehr bis 50 Kilometer, Eintrittskarten für Theater und Museen, bestimmte Restaurationsumsätze (zum Beispiel Imbisse) oder auch Hotelübernachtungen Ausnahme: Das Frühstück im Hotel wird mit 19 % umsatzbesteuert. Konsequenz: Die Übernachtung und das Frühstück müssen seit dem mit ihren jeweiligen separaten Nettobeträgen und Umsatzsteuersätzen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Unterbleibt dies oder wird alles in einer Gesamtsumme dargestellt, wird der Vorsteuerabzug versagt. Ein Betriebsprüfer würde solche Belege in den meisten Fällen bemängeln. Als Unternehmer zahlen Sie: Praxis Tipp Ist-Versteuerung Bezüglich Ihrer Umsatzsteuer sollten Sie als Einnahmen-Überschussrechner beim Finanzamt die Ist-Versteuerung beantragen. Diese heißt im Amtsdeutsch: Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten. Diesen Antrag kann man formlos beim Finanzamt einreichen und muss dies nur kurz begründen. Für den Vorsteuerabzug, also für die Umsatzsteuer in erhaltenen Rechnungen, gilt immer das Prinzip der Soll- Besteuerung. Also kann die Vorsteuer dann schon abgezogen werden, wenn sie noch gar nicht bezahlt wurde. Vereinnahmte Umsatzsteuer (aufgeschlüsselt nach Umsätzen mit 19 % oder 7 %) abzüglich der in Eingangsrechnungen ausgewiesenen Vorsteuer = Umsatzsteuer-Zahllast Normalerweise wird die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten berechnet (Soll-Besteuerung). Sobald Sie eine Leistung erbracht haben, ist diese auch zu besteuern unabhängig vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt. Bei der Ist-Versteuerung entsteht dagegen die umsatzsteuerliche Zahlungsverpflichtung erst mit dem Geldeingang. Die Ist-Versteuerung ist typisch für Freiberufler, die meist ihren Gewinn oder Verlust mittels einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom regelt nun, dass derjenige Freiberufler (beispielsweise Architekt oder Steuerberater), der freiwillig Bücher führt, die Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten, also nach der Soll-Besteuerung durchführen muss. 4 Umsatzsteuer 2014

5 Sonderfall Vorsteuerpauschalisierung Praxis Tipp Für einige Berufsgruppen gibt es umsatzsteuerliche Sonderregeln. Weil der Aufwand für die Berechnung der Vorsteuer aus jedem einzelnen Parkticket oder Fahrschein des öffentlichen Personennahverkehrs sehr groß werden kann, gibt es beispielsweise für Journalisten oder Schriftsteller eine Ausnahmeregelung: Sie können für die Ermittlung der Vorsteuer eine Pauschale verwenden: einen Durchschnittssatz auf die Nettoerlöse. Bei Journalisten beträgt dieser 4,8 %, bei Schriftstellern 2,6 %. Anwendbar ist diese Regelung, wenn ein Vorjahresnettoumsatz von Euro nicht überschritten wird. Diese Option kann demnach zu höheren Vorsteuererstattungen führen. Grundsätzlich kann ein Unternehmer für ein Kalenderjahr wählen, ob er die Vorsteuer pauschal oder nach einzelnen Belegen ermittelt. Wechselt er jedoch nach der Durchschnittssatzbesteuerung auf den regulären Vorsteuerabzug mit Einzelnachweis, so ist er fünf Jahre lang an diese Methode gebunden. Beispiel: Ein freiberuflicher Journalist erzielt im Jahr 2013 ein Nettohonorar von Euro zuzüglich 7 % Umsatzsteuer, also Euro. Würde er die Vorsteuerbeträge aus seinen einzelnen Belegen aufaddieren, käme er auf 812,36 Euro Vorsteuer. Für das Jahr 2013 wählt er in seiner Umsatzsteuererklärung die Möglichkeit, die Vorsteuer nach dem Durchschnittssatz von 4,8 % zu ermitteln. Daraus ergibt sich mit 960 Euro (Nettoumsatz x 4,88) ein um 147,64 Euro höherer Betrag, den er geltend machen kann. Elektronische Abgabe der Umsatzsteuer- Voranmeldung Die Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt als eine Steuererklärung und darf daher nur vom Unternehmer selbst oder seinem Steuerberater abgegeben werden. Sie muss übers Internet ans Finanzamt übermittelt werden. Dafür stellt die Finanzverwaltung das kostenlose Programm ElsterFormular (www.elsterformular.de) zur Verfügung. Die Übermittlung muss authentifiziert erfolgen, das heißt, dass sich der Steuerpflichtige einmalig bei seinem Finanzamt registriert. Online beantragt er eine PIN, die ihm postalisch zugeschickt wird. Mit dieser kann er dann seine Steuererklärungen elektronisch ans Finanzamt schicken. Härtefallantrag: Haben Sie aus Altersgründen keinen Internetanschluss, keine EDV-Buchhaltung und keinen Steuerberater, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Befreiung von der elektronischen Übermittlung aus Härtefallgründen stellen. Akzeptiert das Finanzamt den Antrag, darf die Umsatzsteuer-Voranmeldung ausnahmsweise weiterhin in Papierform ans Finanzamt geschickt werden. 5 Umsatzsteuer 2014

6 Kleinunternehmer Praxis Tipp Könnte es für einen Existenzgründer sinnvoll sein, freiwillig zur Umsatzsteuer zu optieren, obwohl er noch nicht diese Umsatzgrenze überschritten hat. Zwar hat er dann mehr Buchhaltungsaufwand, doch er kann die Vorsteuer abziehen Euro ist eine wichtige Grenze im Umsatzsteuergesetz. Wer diese Einnahmeschwelle nicht überschreitet, hat die Möglichkeit als Kleinunternehmer definiert zu werden. Als solcher darf er keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen und hat im Gegenzug auch keine Vorsteuerabzugsmöglichkeit. Eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist zwar anzufertigen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen jedoch nicht abgegeben werden. Bei der Bestimmung dieser Umsatzgrenze handelt es sich um einen Brutto = Netto-Betrag, weil der Kleinunternehmer eben keine Umsatzsteuer ausweist, darf auch keine fiktive nicht in Rechnung gestellte Umsatzsteuer hinzugerechnet werden. Besonderheiten für Existenzgründer Bei einer Existenzgründung dürfen die Umsätze im Erstjahr voraussichtlich nicht mehr als Euro betragen. Besonderheit: Das Finanzamt rechnet die Umsätze des Erstjahrs auf 12 Monate hoch. Beispiel: Gründung am 1. April 2014; Umsätze von April bis Dezember 2014 betragen voraussichtlich Euro; Folge: keine Kleinunternehmerregelung möglich, weil der auf 12 Monate hochgerechnete Umsatz Euro beträgt ( Euro : 9 Monate x 12 Monate). 6 Umsatzsteuer 2014

7 Kleinbetragsrechungen Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro toleriert die Finanzverwaltung, dass nicht alle Angaben gemacht werden müssen. Allerdings sind auch hier erforderlich: 1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Ausstellungsdatum 3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung 4. Steuersatz 5. Bruttobetrag Praxis Tipp Kaufen Sie also im Elektromarkt für mehr als 150 Euro brutto ein oder beträgt die Gaststättenrechnung für eine geschäftliche Bewirtung mehr als 150 Euro brutto, genügt eine Kleinbetragsechnung für den Anspruch auf einen Vorsteuerabzug nicht mehr. Um den Vorsteuerabzug aus solchen Quittungen zu berechnen, wo etwa die Umsatzsteuer nicht exakt ausgewiesen ist, können Sie folgendermaßen vorgehen:» Bei Umsätzen mit dem Steuersatz 19 %: Sie können mit der Formel Bruttobetrag / 119 * 19 oder mit dem Multiplikator von 15,97 % die Umsatzsteuer berechnen. Das Nettoentgelt wird mit dem Divisor 1,19 ermittelt.» Bei Umsätzen mit dem Steuersatz 7 %: Verwenden Sie die Formel Bruttobetrag / 107 * 7 oder den Multiplikator 6,54 %. Das Nettoentgelt berechnen Sie mit dem Divisor 1,07. 7 Umsatzsteuer 2014

8 Eigenverbrauch und private Entnahmen Unternehmer, die Vorsteuer aus Rechnungen abziehen, müssen bedenken, dass sie für private Entnahmen Umsatzsteuer zahlen müssen. Wenn ein Einzelhändler Waren aus dem Laden für den eigenen Konsum verwendet, so hat dies nicht nur eine einkommensteuerrechtliche, sondern sogar auch eine umsatzsteuerrechtliche Konsequenz. Neben dem Pkw-Eigenverbrauch müssen insbesondere Unternehmer, die Lebensmittel herstellen oder damit handeln, Umsatzsteuer auf einen unterstellten Eigenverbrauch versteuern. Das Bundesfinanzministerium erlässt hierfür jedes Jahr fixe Werte, die Metzger, Bäcker oder Betreibern von Gaststätten und Cafés umsatzversteuern müssen (sog. Pauschbeträge für Sachentnahme (Eigenverbrauch) 2014; BMF, Schreiben v , Az. IV A 4 - S 1547/13/ ). Gewerbezweig Jahreswert für eine Person ohne Umsatzsteuer 2014 ermäßigter Steuersatz voller Steuersatz Bäckerei Fleischerei Gaststätten aller Art a) mit Abgabe von kalten Speisen a) mit Abgabe von kalten und warmen Speisen Getränkeeinzelhandel Café und Konditorei Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier (Eh.) Nahrungs- und Genussmittel (Eh.) insgesamt Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln (Eh.) Der jeweilige Pauschbetrag stellt einen Jahreswert für eine Person dar. Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr entfällt der Ansatz eines Pauschbetrages. Bis zum vollendeten 12. Lebensjahr ist die Hälfte des jeweiligen Wertes anzusetzen. 8 Umsatzsteuer 2014

9 Die richtige Rechnung Dreh- und Angelpunkt, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, ist eine korrekt ausgestellte Rechnung. Wird dagegen verstoßen, kann der Finanzbeamte den Vorsteuerabzug streichen. Ein echter Geldverlust. Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro brutto gibt es Erleichterungen. Wird dieser Betrag überschritten, dann gelten jedoch rigide Vorschriften für die Rechnungsinhalte. Eine Rechnung muss beinhalten: Praxis Tipp Kontrollieren Sie möglichst sofort alle Rechnungen auf ihre Ordnungsmäßigkeit. Lassen Sie mangelhafte Rechnungen unverzüglich vom Rechnungsaussteller korrigieren. Denn fehlt nur ein Detail aus den genannten elf notwendigen Angaben, kann dies zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen. Grundsätzlich kann eine fehlerhafte Rechnung noch später korrigiert werden. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs vom (C-368/09) wirkt diese Fehlerbeseitigung auf das Ursprungsjahr der Rechnung zurück. Die deutsche Finanzverwaltung ist da jedoch anderer Meinung. Sie erkennt bei einer Berichtigung keine Rückwirkung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsstellung an. 1. Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausgeführt oder Ware geliefert hat 2. Betriebliche Anschrift des Leistungsempfängers 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens 4. Ausstellungsdatum 5. Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer 6. Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung (zumindest muss der Monat angegeben sein, in dem die Leistung abgeschlossen wurde) 7. Menge und Bezeichnung der Ware oder der sonstigen Leistung (bei Beratungsleistungen konkrete Benennung, was und wer beraten wurde) 8. Nettobetrag; eventuell muss dieser nach unterschiedlichen Steuersätzen und/oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden 9. Minderungen des Entgelts wie Skonto; Hinweis auf eine vereinbarte Entgeltminderung wie beispielsweise eine Mengenrabattvereinbarung 10. Anzuwendender Steuersatz 11. Umsatzsteuerbetrag Übrigens: Tatsächlich kommt es auf die oben genannten Inhalte an, nicht auf die Bezeichnung. Unschädlich ist daher, wenn das Wort Rechnung auf dem Beleg fehlt. Bei Skonto- oder anderen Rabattgewährungen sind die Umsatz- und Vorsteuer dementsprechend anzupassen. Eine neue Rechnung muss deshalb nicht ausgestellt werden, aber die Rabattgewährungen müssen aus Dokumenten erkennbar und nachvollziehbar sein. Erleichterte Rechnungsangabepflichten gibt es bei Fahrausweisen von Bussen, U-Bahnen und Zügen, selbst wenn ein Zugticket mal mehr als 150 Euro kostet. Hier gilt, dass bei Entfernungen bis 50 Kilometer ein Umsatzsteuersatz von 7 % anzuwenden ist. Bei weiteren Entfernungen 9 Umsatzsteuer 2014

10 kommt der Steuersatz von 19 % zur Geltung. Für Zuschläge für Reservierungen und Liegekarten im Schlafwagenabteil gilt derselbe Steuersatz wie für den jeweiligen Fahrpreis. Zum Problemfall wird in der Praxis häufig die Leistungsbeschreibung. Ist diese zu ungenau, ist der Vorsteuerabzug verloren (z.b. Beratungsleistungen oder Sonstige Dienstleistungen ). Ein Vorsteuerabzug kann trotz einer zu allgemeinen Leistungsbeschreibung durchgesetzt werden, wenn in der Rechnung ein Hinweis auf einen schriftlichen Vertrag zu finden ist, aus dem sich die abgerechneten Leistungen ergeben ( Siehe Vertrag vom oder Siehe Kostenvoranschlag vom ). Die Vorsteuer kann erst dann abgezogen werden, sobald eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Dies spielt eine besondere Rolle beim Jahreswechsel oder auch bei der Zuordnung einer Rechnung zu einem bestimmten Quartal oder Monat der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Wurde eine Rechnung auf den ausgestellt, trifft aber erst am beim Unternehmer ein, dann ist der Vorsteuerabzug erst im Jahr 2015 gestattet. Bei elektronischen Rechnungen gilt jedoch der Tag der Übersendung per Umsatzsteuer 2014

11 Lesbarkeit der Rechnungen sichern Unternehmer sollten unbedingt darauf achten, dass die umsatzsteuerrelevanten Belege dauerhaft lesbar sind. Schließlich gibt es eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Inhalte müssen für eine etwaige Betriebsprüfung erkennbar bleiben. Bei auf Thermopapier gedruckten Belegen, die es häufig bei Käufen im Einzelhandel, beim Parken oder bei manchen Tankstellen gibt, kommt es regelmäßig zu Problemen. Schnell verbleichen diese Quittungen und die Zahlen können nicht mehr zweifelsfrei identifiziert werden. Praxis Tipp Kopieren Sie am besten sofort alle Thermopapierbelege. Es ist auch möglich, dass Sie diese einscannen und elektronisch aufbewahren. Allerdings sind sich in diesem Fall die Finanzämter uneinig, ob Sie die Originalbelege entsorgen können. Moderne Multifunktionsgeräte enthalten meist einen Scanner, sodass Sie recht problemlos Ihre Belege am Arbeitsplatz einscannen und als Datei auf dem Computer abspeichern können. Sie sollten nur darauf achten, diese Dateien sinnvoll zu benennen und nach Datum und gegebenenfalls weiteren Kriterien systematisch elektronisch zu archivieren. Problem: In solchen Fällen ist der Vorsteuerabzug gänzlich gefährdet. Die Finanzverwaltung hat daher in diesem Jahr im Umsatzsteuer- Anwendungserlass die Regelung aufgenommen, dass durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier ein solcher Beleg zu konservieren ist. So kann die Lesbarkeit über den gesamten zehnjährigen Archivierungszeitraum gewahrt werden. Die ursprüngliche Thermopapier- Rechnung kann dann sogar weggeworfen werden. Bezüglich der digitalen Belegprüfung gelten vonseiten der Finanzverwaltung die Kriterien der Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU). Das Bundesfinanzministerium erarbeitet derzeit ein neues umfangreiches Schreiben (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)). Dieses wird die GDPdU und auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherführung (GoBS) ersetzen und in einem Dokument zusammenfassen. Diese Grundsätze einer elektronischen Buchführung werden dann der neue Maßstab werden, den Betriebsprüfer in der Praxis anwenden werden. 11 Umsatzsteuer 2014

12 Elektronische Rechnungen Im heutigen Geschäftsleben senden viele Anbieter wie Telekommunikationsdienstleister oder Online-Händler eine Rechnung per . Als elektronische Rechnung gilt eine» mit PDF-Anhang» mit Word (bzw. Textdatei)-Anhang» per Computer-Fax übermitteltes Dokument» per Fax-Server geschickter Beleg» per Internet-Download heruntergeladene Quittung oder» per Datenträgeraustausch (EDI) gesendete Rechnung. Praxis Tipp Seit dem gelten erheblich reduzierte umsatzsteuerrechtliche Anforderungen für elektronische Rechnungen. Eine digitale Signatur ist nicht mehr nötig. Allerdings muss der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen (das geschieht in der Praxis häufig durch eine Vereinbarung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Zudem muss der Unternehmer die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachweisen und dokumentieren sowie die Lesbarkeit der Belege sichern. Hierfür muss ein Unternehmer ein innerbetriebliches Kontrollverfahren installieren. Grundsätzlich sollte der Auftraggeber (oder der Buchhalter) prüfen, ob die Rechnung inhaltlich und auch formal korrekt ist. Zwischen Rechnung und der erstellten Leistung sollte eine erkennbare Prüfung erfolgen. Eventuell versichert sich der Buchhalter, ob die Leistung tatsächlich so wie ausgewiesen erbracht wurde, oder der Besteller prüft selbst die Rechnung und gibt sie dann erst zur Zahlungsanweisung frei. Auf jeden Fall müssen die Eingangsrechnungen kontrolliert werden. Und um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, sollten eben auch die formalen Voraussetzungen geprüft werden. Übrigens: Wird eine Rechnung klassisch von einem Faxgerät zu einem anderen Standard-Faxgerät gesendet, so gilt dies als Papierrechnung. Simulierte Gerichtsverfahren zu digitaler Belegaufbewahrung Dass elektronische Rechnungen wie Papierrechnungen behandelt werden und das Archivieren digitaler Belege keine steuerlichen Nachteile nach sich zieht, hat die Universität Kassel mit 14 simulierten Gerichtsverfahren zur steuerlichen Anerkennung digitaler Rechnungen bewiesen. Echte Richter eines Finanzgerichts überprüften den Vorsteuerabzug aus digitalen Rechnungen und kamen zu dem Schluss, dass digitale Rechnungen und Papierrechnungen steuerlich gleich zu behandeln sind. 12 Umsatzsteuer 2014

13 Rechnungspflichtangabe Gutschrift Kommt es zu einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger spricht man vom Gutschriftverfahren. Beispiel: Ein Verlag zahlt einem freien Journalisten, der keine Rechnung stellt, das Honorar für von ihm geschriebene Artikel aus. Für solche Abrechnungen schreibt der Gesetzgeber jetzt zwingend vor, dass die Rechnung des Leistungsempfängers die Angabe Gutschrift enthält. Neben diesem Begriff auch die im internationalen Geschäftsverkehr üblichen Angaben self billing invoice für umsatz-steuerliche Gutschriften und credit note für kaufmännische Gutschriften zulässig. Wichtig: Unternehmen sollten kaufmännische Gutschriften (Korrekturbelege, Rabatt-, Bonusabrechnungen, Stornorechnungen etc.) keinesfalls mehr als Gutschrift bezeichnen. Denn dann besteht die Gefahr, dass diese aus formalen Gründen zu einer Umsatzsteuerschuld nach 14c UStG (unberechtigter Steuerausweis) führen. Für diese Sachverhalte sollten Firmen ab sofort andere Termini verwenden, etwa: Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. Praxis Tipp Achten Sie bei Gutschriften zudem darauf, dass Sie nur Anspruch auf einen Vorsteuerabzug haben, wenn Sie in der Gutschrift die Steuernummer des Gutschriftsempfängers (= leistender Unternehmer) aufführen. Zwar wird von Experten die Meinung vertreten, dass eine umsatzsteuerliche Gutschrift immer eine Rechnung ist, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, daher könnten kaufmännische Gutschriften per se auch weiterhin so benannt werden. Doch um unnötigen Diskussionen aus dem Weg zu gehen, sollten Sie sicherheitshalber die Titulierung Gutschrift allein für umsatzsteuerliche Gutschriften verwenden und dort jetzt zwingend. 13 Umsatzsteuer 2014

14 Frist für Rechnungsstellung Keine einfache Anforderung für eine schnelle praktische Umsetzung stellt eine weitere neue Pflicht dar: Rechnungen für grenzüberschreitende Leistungen sowie für innergemeinschaftliche Lieferungen müssen jetzt bis spätestens zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, ausgestellt werden. Änderungen beim Reverse Charge Das Reverse-Charge-Verfahren für Bauleistungen nach 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG und für Gebäudereiniger nach 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG hat sich grundlegend geändert. Bislang musste der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer für erhaltene Leistungen nur dann ans Finanzamt abführen, wenn in seinen Vorjahresumsätzen mindestens 10% Bauleistungsumsätze bzw. Gebäudereinigungsumsätze steckten. Neuregelung: Nach Neuer Rechtsprechung kommt die Steuerschuldnerschaft jedoch nur in Betracht, wenn der Leistungsempfänger die erhaltene Bauleistung selbst wieder für die Erbringung von Bauleistungen verwendet. Dasselbe Prinzip gilt für Gebäudereinigungsleistungen (BMF, Schreiben v , Az. IV D 3 S 7279/11/10002). Beispiel: Bauträger Huber beauftragt ein Bauunternehmen mit der Erstellung eines Einfamilienhauses. Nach Fertigstellung verkauft er dieses Haus seinen Kunden. Folge: Das Reverse-Charge-Verfahren ist hier nicht anzuwenden, da der Bauträger die erhaltenen Bauleistungen selbst nicht zur Ausführung von Bauleistungen verwendet. Der Bauträger erbringt gegenüber seinen Kunden nur eine Lieferung. Alternative: Bauunternehmer Huber beauftragt einen Subunternehmer mit Verputzarbeiten. Er berechnet die Verputzarbeiten wiederum an den Generalunternehmer weiter. Folge: Da Huber die erhaltenen Bauleistungen selbst zur Erbringung von Bauleistungen verwendet hat, greift die Steuerschuldnerschaft nach 13b Abs. 1 Nr. 4 UStG. Die Rechnung an Huber darf also keine Umsatzsteuer ausweisen. Huber muss die Umsatzsteuer ausrechnen und ans Finanzamt abführen. Im Gegenzug darf er jedoch in gleicher Höhe Vorsteuer gegenrechnen. 14 Umsatzsteuer 2014

15 Änderungen beim Ort der sonstigen Leistung Werden Dienstleistungen erbracht, so bestimmt sich die Umsatzsteuerbarkeit nach dem Ort der sonstigen Leistung. Bei ausländischen Unternehmern gibt es Neuerungen: Ab sofort gelten auch solche Leistungen an juristische Personen, die sowohl unternehmerisch als auch nicht unternehmerisch tätig sind, am Sitz des Leistungsempfängers erbracht. Dabei kommt es nicht darauf an, für welchen Bereich die Leistung bestimmt ist. Ausnahme: Wenn die Dienstleistung ausschließlich für den Privatbedarf des Gesellschafters oder des Personals erbracht wird, dann bestimmt sich der Ort der sonstigen Leistung nach 3a Abs. 1 UStG. Dann liegt der Leistungsort wie bisher am Ort, wo das leistende Unternehmen ansässig ist. Auch wenn dies prinzipiell nicht wirklich neu ist, weil dies bereits in einem Verwaltungserlass geregelt war, sollten leistende deutsche Unternehmer darauf achten, dass sie verpflichtet sind, bei einer juristischen Person im Ausland genau zu ermitteln, für welche Zwecke die Leistung bezogen wird. Möglicherweise kommt sogar eine Registrierungspflicht im Ausland hinzu, wenn das Reverse-Charge-Verfahren nicht genutzt werden kann. Registrierungspflichtig in demjenigen Mitgliedstaat, in dem der Mieter seinen Wohnsitz hat, sind Vermieter von Beförderungsmitteln, die grenzüberschreitend langfristig an Privatpersonen vermieten. Als Leistungsort gilt hier derjenige, an dem der Empfänger seinen Wohnsitz hat. Für Sportboote gelten Ausnahmen. Hier kommt es darauf an, wo dieses dem Mieter zur Verfügung gestellt wurde. Achtung: Zu einer neuen Umsatzsteuerfalle kann die Fahrzeugüberlassung eines Dienstwagens an einen im Ausland wohnenden Mitarbeiter werden. 15 Umsatzsteuer 2014

16 Praxis-Beispiel: Das in Bad Reichenhall beheimatete Unternehmen A überlässt seinem Vertriebsmitarbeiter B, der im österreichischen Salzburg wohnt, einen Dienstwagen, den dieser auch privat nutzt. Für die Überlassung ist nicht nur Lohn-, sondern auch Umsatzsteuer fällig. Bis Juni 2013 galt, dass für den Ort der Umsatzbesteuerung bei einer Kfz-Überlassung an eine Privatperson galt, dass der Arbeitgeber mit seinem deutschen Firmensitz als steuerbares Ort der sonstigen Leistung definiert wurde. Nach der gesetzlichen Neuregelung ist dies aber in diesem Beispiel Österreich, da jetzt der Wohnort des Arbeitnehmers maßgeblich ist. Diese neue Ortsbestimmung gilt generell bei der langfristigen grenzüberschreitenden Überlassung von Beförderungsmitteln an Privatpersonen, etwa im Rahmen eines Leasingvertrags, und auch bezüglich der Dienstwagengestellung. Dies hat für den arbeitgeber folgende Konsequenzen:» Maßgeblich ist der österreichische Steuersatz von 20 %» Entsprechende Meldungen und Steuerabführungen muss die Firma nach österreichischem Recht vollziehen» Daher muss sich die deutsche Firma in Österreich umsatzsteuerlich registrieren lassen, entsprechende Aufzeichnungen führen und in Österreich Umsatzsteuer-Erklärungen abgeben. 16 Umsatzsteuer 2014

17 Neue Nachweispflichten für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen Innerhalb der EU können Waren und Leistungen umsatzsteuerfrei ausgeführt werden, wenn beide Seiten Unternehmer sind und eine betriebliche Nutzung vorgesehen ist. Allerdings muss hierfür neben dem Doppel einer Rechnung auch ein Nachweis erbracht werden, dass die Güter tatsächlich am Bestimmungsort in den anderen EU-Staat gelangt sind. Seit dem gibt es hierfür neue Belegnachweispflichten. Unternehmer haben mehrere Möglichkeiten. Derjenige Nachweis, der die fiskalischen Angabepflichten am besten erfüllt, ist die Gelangensbestätigung. Hier bestätigt der ausländische Käufer schriftlich und mit Unterschrift, dass er die Ware erhalten hat. Das Bundesfinanzministerium hat hierfür ein BMF-Schreiben veröffentlicht, in dem das Muster in den Sprachen deutsch, englisch und französisch dargestellt ist BMF, Schreiben v , Az. IV D 3 - S 7141/13/ In diesem Schreiben ist auch geregelt, dass es die Finanzverwaltung nicht beanstandet, dass die neugefassten Belegnachweise noch bis Ende 2013 nach bisherigen Verfahren erbracht werden. Spätestens ab Januar 2014 gelten jedoch die Neuregelungen. Es gibt insgesamt sieben verschiedene Alternativnachweise (zum Beispiel Frachtbrief, Spediteursbescheinigung, Tracking-and-Tracing-Protokoll, Postdienstleisternachweis etc.). Die Gelangensbestätigung kann sogar aus zusammengesetzten Dokumenten bestehen und wird sich bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen als neuer Standard wohl durchsetzen. Es sind auch Sammelbestätigungen für beispielsweise alle Lieferungen im Quartal - zulässig. Riskant sind Abholungen durch den ausländischen Kunden. Denn der Nachweis, dass die Ware tatsächlich ins Ausland gebracht wurde, ist schwierig und mit Unsicherheiten verbunden. 17 Umsatzsteuer 2014

18 Impressum Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Small Business & Consumer M. Reinert Munzinger Straße Freiburg Web: verantwortlich für den redaktionellen Inhalt: CONTENTmanufaktur GmbH, München Elisabeth Matejka, Eric Kubitz Web: 18 Umsatzsteuer 2013

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