Steuerlicher Einführungslehrgang für Existenzgründer. Ansprechpunkte für Gewerbetreibende und Freiberufler bei Betriebs- bzw.

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1 Dipl.FW.(FH) Steuerberater Dietmar Schmid, Krumme Str. 3, Aalen-Unterkochen Telefon 07361/88122 Telefax 07361/89902 homepage Steuerlicher Einführungslehrgang für Existenzgründer Ansprechpunkte für Gewerbetreibende und Freiberufler bei Betriebs- bzw. Praxiseröffnung - Rechtslage Inhaltsangabe: 1. Unternehmer, Selbständiger, Freiberufler, Gewerbetreibender 2. Unterschiedliche Unternehmensformen 3. Inanspruchnahme von Förderprogrammen 4. Anmeldung 5. Gewerbesteuer 6. Umsatzsteuer Umsatzsteuer, Vorsteuer, Mehrwertsteuer Umsatzsteuerpflicht, Kleinunternehmer 19% oder 7% Umsatzsteuer Lieferung, sonstige Leistung, Ort der Lieferung bzw. sonstigen Leistung Steuerbefreiungen Ausfuhr-/ innergemeinschaftliche Lieferungen Notwendige Rechnungsangaben zur Vorsteuerabzugsberechtigung Versteuerung nach vereinnahmten oder vereinbarten Entgelten Verstoß gegen die Rechnungsstellungspflicht Umsatzsteuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, USt-Id.Nr. Übergang der Steuerschuldnerschaft gem. 13b UStG 7. Buchführungsfragen Einfache oder doppelte Buchführung Buchführungsvorbereitung EDV Buchführung Selber buchen oder den Steuerberater beauftragen? Abschlüsse Betriebswirtschaftliche Auswertung 8. Beschäftigung von Arbeitnehmern 9. Sonstige Hinweise/Einkommensteuer Kundengeschenke Arbeitszimmer Bewirtungskosten Fahrtkosten/ 1%-Regelung Verpflegungsmehraufwand/ Übernachtungskosten Betriebsveranstaltungen Aufmerksamkeiten Sparerfreibetrag Steuersatz/ Grundfreibetrag Steuerberatungskosten Abschreibung/ geringwertige Wirtschaftsgüter 10. Steuervorteile für Gründer 7g-Rücklage/ Ansparabschreibung 11. Betriebsprüfung 12. Steuerberatung 13. Ausgewählte Internetadressen 1

2 Für Ihr neu zu gründendes Unternehmen möchten wir Ihnen erste Schritte sowie einige wichtige Hinweise zur Unterstützung mit auf den Weg geben. Vorab möchte ich jedoch zuerst einmal eine Einführung in die steuerlichen Grundbegriffe sowie in die verschiedenen Unternehmensformen geben. 1. Unternehmer, Selbständiger, Freiberufler, Gewerbetreibender Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Das Wort Selbständiger ist somit als Synonym für Unternehmer zu werten. Was unter einem Freiberufler zu verstehen ist kann man im 18 EStG nachlesen. Der 18 EStG besagt folgendes: Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, die selbständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe. Bei allen anderen selbständig ausgeübten Tätigkeiten handelt es sich somit um einen Gewerbebetrieb. Außerdem werden auch freiberufliche Unternehmen, die in Form einer juristischen Person (z.b. GmbH oder AG) geführt werden automatisch zum Gewerbebetrieb. 2. Unterschiedliche Unternehmensformen Wenn man sein Unternehmen gründet kann man zwischen den unterschiedlichsten Rechtsformen wählen. Zur Wahl stehen das Einzelunternehmen, eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft. Personengesellschaften wären u.a. eine GbR, eine OHG oder eine KG. Bei den Kapitalgesellschaften wären u.a. die GmbH und die AG zu nennen. Auf die Aktiengesellschaft werde ich hier allerdings nicht näher eingehen. Das Einzelunternehmen ist die am häufigsten gewählte Rechtsform. Um ein Einzelunternehmen zu gründen muss man es weder im Handelsregister eintragen noch benötigt man dafür einen Notar. Wenn es sich um einen Gewerbebetrieb handelt muss man jedoch sein Gewerbe bei der zuständigen Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung anmelden. Ein Freiberufler muss keine Gewerbeanmeldung durchführen. Er hat lediglich die Eröffnung seines Betriebes beim Finanzamt anzumelden. Bei dem Einzelunternehmen ist die Haftung nicht beschränkt, d.h. man haftet nicht nur mit seinem gesamten Kapital sondern auch mit seinem Privatvermögen. Die nächste Stufe ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Hierbei handelt es sich um einen Zusammenschluss von zwei oder mehreren Personen die gemeinsam einen Unternehmenszweck verfolgen. Die GbR ist in den 705 ff BGB geregelt. Um eine GbR zu gründen benötigt man einen Gesellschaftsvertrag. Grundsätzlich kann der Gesellschaftsvertrag auch mündlich vereinbart werden. Jedoch empfiehlt es sich im Geschäftsleben wenn möglich alles schriftlich zu vereinbaren bzw. niederzulegen. Bei der GbR ist die Haftung ebenso wie bei dem Einzelunternehmen nicht beschränkt und man haftet nicht nur mit seinem ge- 2

3 samten Kapital sondern auch mit seinem gesamten Privatvermögen. Als Besonderheit kommt noch hinzu, dass man für die gesamten Schulden der GbR haftet. Das bedeutet, wenn der Mitgesellschafter mittellos ist muss man nach außen für die ganzen Verbindlichkeiten aufkommen und hat nur im Innenverhältnis einen anteiligen Anspruch gegen den Mitgesellschafter, der im schlimmsten Fall sogar wertlos ist. Bei der GbR gelten bezüglich der Gewerbeanmeldung die gleichen Regeln wie bei dem Einzelunternehmen. Beispiel: A ist mit 10% und B ist mit 90% an einer GbR beteiligt. Über Jahre wird die GbR betrieben und A bekommt 10% und B 90% des Gewinns. Im Jahr 2005 macht die GbR Verlust und zum Ende des Jahres wird das Unternehmen beendet. Es sind jedoch noch an Verbindlichkeiten von der GbR zu bezahlen. A hat auf dem privaten Bankkonto und B ist obwohl er immer 90% des Gewinns erhalten hat mittellos, da er immer gut gelebt hat. Somit haftet A für die gesamten der betrieblichen Verbindlichkeiten und hat einen wertlosen Anspruch gegen B in Höhe von Des weiteren gibt es auch die offene Handelsgesellschaft (OHG). Diese ist in den 105 ff HGB geregelt. Eine OHG ist eine GbR, die ein Handelsgewerbe betreibt. Sie muss gem. 106 HGB in das Handelsregister eingetragen werden. Auch hier kann die Haftung der Gesellschafter nicht beschränkt werden. Bei einer OHG handelt es sich immer um einen Gewerbetrieb, da Sie ein Handelsgewerbe betreibt und muss somit auch eine Gewerbeanmeldung abgeben. In den 161 ff HGB ist schließlich die Kommanditgesellschaft (KG) geregelt. Bei der KG handelt es sich prinzipiell um eine OHG. Die Besonderheit hierbei ist jedoch, dass es einen Vollhafter (Komplementär) und einen oder mehrere Kommanditisten (Haftung nur bis zur Höhe der Kommanditeinlage) gibt. Eine KG muss ebenso wie die OHG ins Handelsregister eingetragen werden. Da es sich auch bei der KG kraft Gesetz um einen Gewerbebetrieb handelt, muss auch für diese eine Gewerbeanmeldung abgegeben werden. Um die Vollhaftung des Komplementärs weiter einzuschränken wird als Komplementär oftmals eine GmbH eingesetzt; dann handelt es sich um eine sogenannte GmbH & Co. KG. Bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) handelt es sich um eine juristische Person. Die GmbH ist im GmbHG geregelt. Gemäß 2 GmbHG muss der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet werden und muss von allen Gesellschaftern unterzeichnet werden. Das Stammkapital der Gesellschaft muss mindestens betragen. Anstatt der Geldeinlage können auch Wirtschaftsgüter (z.b. PKW) in die GmbH eingebracht werden. Dann benötigt man jedoch einen sogenannten Sachgründungsbericht. Die GmbH muss auch in das Handelsregister eingetragen werden. Sie darf jedoch erst eingetragen werden wenn mindestens ein Viertel des Stammkapitals (jedoch mindestens ) eingezahlt worden ist. Die GmbH haftet grundsätzlich nur bis zur Höhe Ihres Stammkapitals. Bezüglich der Haftung sind jedoch noch folgende Probleme zu erwähnen: Gemäß 24 GmbHG haften alle Gesellschafter für evtl. noch nicht erbrachte Stammeinlagen von anderen Gesellschaftern. Außerdem sind auch Haftungsprobleme zu beachten wenn man bereits im Namen der Gesellschaft vor Gründung und vor Eintragung in das Handelsregister tätig wird. Hierzu bietet sich ein Einzelgespräch mit einem Rechtsanwalt oder Steuerberater an, wenn Sie tatsächlich eine GmbH gründen wollen. Da es sich auch bei der GmbH kraft Gesetz um einen Gewerbebetrieb handelt muss auch für diese eine Gewerbeanmeldung abgegeben werden. 3

4 Lt. Gesetzentwurf vom soll die Gründung einer GmbH dahingehend erleichtert werden, dass das Mindestkapital von auf abgesenkt wird. Außerdem soll das Eintragungsverfahren beschleunigt werden und es soll im GmbH-Gesetz ein sogenannter Mustervertrag für GmbHs mit bis zu drei Gesellschaftern geschaffen werden. Bei Verwendung dieses Mustervertrages wäre dann kein Notar mehr erforderlich. Seit einiger Zeit darf in Deutschland auch eine sogenannte Limited (Ltd.) betrieben werden. Steuerlich ist eine Limited wie eine GmbH zu behandeln. In der Gründung hat die Limited jedoch einige Vorteile gegenüber der GmbH. Man benötigt nur 1 Pfund als Haftkapital und man benötigt keine notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrages. Des weiteren ist die Limited in wenigen Tagen gegründet. Bei der GmbH dauert die Gründung manchmal bis zu sechs Monaten. Die Nachteile der Limited liegen vor allem darin, dass man eine Adresse und einen Vertreter in England benötigt. Es gibt verschiedene Dienstleister die diesen Service anbieten, wobei die Kosten dafür schwanken. Eine Limited, deren Haupttätigkeit in Deutschland liegt, muss außerdem sowohl eine Steuererklärung in Deutschland, als auch einen Jahresabschluss in England einreichen. Da es sich bei der Limited um eine englische Gesellschaftsform handelt, bewegt sich der deutsche Gründer zwischen zwei Rechtssystemen. Gesellschaftsrechtlich gilt englisches und steuerrechtlich/ bilanziell gelten sowohl deutsches als auch englisches Recht. Durch die Einschaltung einer Agentur, die die Limited-Gründung und die gesetzlichen Vorgaben in England erledigt, kann sich evtl. auch eine große Abhängigkeit von dieser ergeben. Pauschal kann man also nicht sagen ob die GmbH oder die Limited die bessere Wahl wäre, wenn man sein Unternehmen in Form einer Gesellschaft führen möchte, in der die Haftung begrenzt ist. Meiner Meinung nach ist es jedoch hier in Deutschland in der Regel anzuraten im Zweifelsfall eine GmbH zu wählen. Diese Meinung vertritt auch die einschlägige Fachliteratur. 3. Inanspruchnahme von Förderprogrammen Die Inanspruchnahme aller Förderprogramme setzt in der Regel voraus, dass Sie noch keine Handlungen zur Gründung Ihrer zukünftigen Existenz unternommen haben. Lassen Sie sich bei Bedarf vorher durch uns bzw. einen anderen Steuerberater über die Existenzgründung beraten. Die Beratungskosten können ggfs. staatlich bezuschusst werden. Gefördert wird z. B. auch die begleitende Maßnahme (Coaching) zur Unterstützung der Anlaufphase im ersten Jahr der selbständigen Tätigkeit gem. 2 Abs. 2 der ESF-Richtlinien. Auf diese Leistung besteht jedoch kein Rechtsanspruch. Die für die Antragstellung erforderlichen Unterlagen sind bei der jeweiligen Agentur für Arbeit erhältlich. Zum entfiel das Förderungsinstrument der Ich-AG. Seit August 2006 besteht ein neues Förderungsinstrument, der sogenannte Gründungszuschuss. Mit Einführung des Gründungszuschusses fiel dann auch das sogenannte Überbrückungsgeld weg. Der Gründungszuschuss ersetzt auch das sogenannte Einstiegsgeld. 4

5 Die Ausgestaltung des Gründungszuschusses: - Die Dauer der Förderung beträgt max. 15 Monate - In den ersten 9 Monaten erhält man das bisherige ALG ; hierauf besteht ein Rechtsanspruch - In den folgenden 6 Monaten beträgt die Förderung 300 ; dies ist jedoch Ermessensache d.h. hierauf besteht kein Rechtsanspruch - Gefördert werden nur Personen, die tatsächlich bisher arbeitslos waren und die noch mindestens 90 Tage Anspruch auf ALG haben. - Der Gründer benötigt eine positive Stellungnahme einer fachkundigen Stelle für seine Existenzgründung. Bei Zweifeln an der persönlichen Eignung des Antragstellers kann die Arbeitsagentur auf seine Teilnahme an Maßnahmen zur Vorbereitung auf die Existenzgründung bestehen. - Für ALG II Bezieher soll nur noch das sogenannte Einstiegsgeld erhalten bleiben. Der Gründungszuschuss ist steuerfrei und unterliegt auch nicht wie zum Beispiel das Arbeitslosengeld dem Progressionsvorbehalt. Der Gründungszuschuss stellt auch keinen Umsatz dar. 3.1 Kreditbedarf Melden Sie einen eventuellen Kreditbedarf bei der Bank an (evtl. ist Ihre Hausbank am günstigsten, da diese Ihre Situation am Besten kennt und Sie somit dort den größten Vertrauensbonus haben). Des weiteren sollten Sie nie unvorbereitet in ein Gespräch mit der Bank gehen. D.h. Sie sollten der Bank Ihre Unternehmensplanungen anhand eines Businessplans oder zumindest anhand einer Rentabilitätsvorschau darstellen. Im Internet gibt es hierzu gute Hinweise wie Sie sich auf das Bankgespräch vorbereiten sollen. Denken Sie daran der erste Eindruck entscheidet. Bei größeren Projekten kann es auch von Vorteil sein wenn Sie Ihr Steuerberater bei Ihrem Bankgespräch begleitet. Hier möchte ich noch auf eine gute Internetseite für Existenzgründer und Unternehmer hinweisen, die von der L-Bank (Staatsbank für Baden-Württemberg) unterstützt wird: Eine Liste mit ausgewählten Internetadressen befindet sich am Ende dieses Skripts. 4. Anmeldung Wie bereits erwähnt ist für die Aufnahme eines Gewerbes eine Anmeldung bei der zuständigen Gemeindeverwaltung (Gewerbeanmeldung) notwendig. Gegebenenfalls ist die Eintragung in das Handelsregister vorzunehmen. Letzteres hängt von der Rechtsform und von Art und Umfang der Tätigkeit ab. Darüber hinaus haben Gewerbetreibende und Freiberufler die Eröffnung den zuständigen Kammern (IHK, HK, Ärztekammer etc.) anzuzeigen. Bei der Gewerbeanmeldung werden bereits automatisch Mitteilungen an folgende Ämter/ Institutionen weitergeleitet: - Statistisches Landesamt - Finanzamt 5

6 - Staatliches Gewerbeaufsichtsamt - Industrie- und Handelskammer - Handwerkskammer - Eichamt - Arbeitsamt - Landesverband Südwestdeutschland der gewerbl. Berufsgenossenschaften - Registergericht - Wirtschaftskontrolldienst In jedem Fall (gilt speziell für Freiberufler) ist dem Finanzamt die Eröffnung, auch die Verlegung und Auflösung eines Betriebes anzuzeigen. Das Finanzamt versendet dann einen Fragebogen (Betriebseröffnungsbogen), in dem der Umsatz und der Gewinn geschätzt und die Zahl der Arbeitnehmer angegeben werden muss, damit das Finanzamt die entsprechenden Vorauszahlungen festsetzen und die Überwachungen vornehmen kann. Ebenso ist eine Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (mehr als 30 in der BRD) und beim Arbeitsamt, sofern Mitarbeiter beschäftigt werden, erforderlich. 5. Gewerbesteuer - Die Gewerbesteuer ist eine Real- oder Objektsteuer, weil sie an ein Objekt (Gewerbebetrieb) anknüpft und diesen der Besteuerung unterwirft; persönliche Verhältnisse des Inhabers bleiben hierbei unberücksichtigt. - Die Gewerbesteuer ist eine direkte Steuer, weil Steuerschuldner und Steuerträger identisch sind. - Die Gewerbesteuer ist eine Gemeindesteuer, weil das Steueraufkommen den Gemeinden zusteht (nur Gemeinden/Städte sind berechtigt, GewSt zu erheben) Ab dem Jahr 2004 wurde die Ermächtigung der Gemeinden, die GewSt zu erheben, in eine Verpflichtung zur Erhebung der GewSt geändert um sogenannte gewerbesteuerliche Oasen abzuschaffen (Ostfriesland). - Die Gewerbesteuer ist eine Veranlagungssteuer, d. h. sie wird grundsätzlich durch Veranlagung erhoben (Feststellung des Gewerbesteuermessbetragsbescheids durch das zuständige Finanzamt und Erlaß des Gewerbesteuerbescheids auf dieser Grundlage durch die Zuständige Stadt/Gemeinde) Jedes Unternehmen, dass eine nachhaltige selbständige Tätigkeit mit Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr ausübt unterliegt der Gewerbesteuerpflicht, es sei denn, es handelt sich um eine freiberufliche Tätigkeit im Sinne des 18 EStG. Außerdem ist jede freiberufliche Tätigkeit die in Form einer Kapitalgesellschaft betrieben wird kraft Gesetz ein Gewerbebetrieb. Beispiel: A übt seine Steuerberatungstätigkeit in Form eines Einzelunternehmens aus. Da es sich um eine freiberufliche Tätigkeit handelt unterliegt A nicht der Gewerbesteuer. B übt zusammen mit C seinen Gaststättenbetrieb in Form einer GbR aus. Da der Beruf eine Gaststätte zu betreiben nicht im 18 EStG (Freiberufler) aufgeführt ist handelt es sich um einen Gewerbebetrieb. 6

7 A entscheidet sich seine Steuerberatungskanzlei, die er bis zum Ende des Jahres 2005 in Form eines Einzelunternehmens führte ab dem Jahr 2006 in Form einer GmbH zu führen. Somit wird die Steuerberatungstätigkeit von A ab dem Jahr 2006 gewerbesteuerpflichtig, da es sich bei einer GmbH kraft Gesetz immer um einen Gewerbebetrieb handelt. Die Gewerbesteuerpflicht beginnt mit der Aufnahme der Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr (bloße Vorbereitungshandlungen reichen noch nicht aus) und endet mit der Einstellung des Betriebs. Bei Kapitalgesellschaften beginnt die Gewerbesteuerpflicht spätestens mit der Eintragung in das Handelsregister. Die Gewerbesteuerpflicht wird bei Einzelunternehmen und bei Personengesellschaften wie folgt ermittelt: Das Finanzamt erlässt auf der Grundlage des Gewinns des Gewerbebetriebs, berichtigt um sogenannte Kürzungen und Hinzurechnungen, einen sogenannten Gewerbesteuermessbescheid. Beispielhaft zähle ich hier die wichtigsten Hinzurechnungen ab dem auf: 25 % der Summe aller Zinsen, 65% der Immobilienmieten, 20% der Mieten und Leasingraten und für mobile Wirtschaftsgüter und 25% der Lizenzgebühren; Jedoch gibt es für die Summe oben genannter Beträge einen Freibetrag in Höhe von Der nach Hinzurechnungen und Kürzungen ermittelte Gewerbesteuermessbescheid wird an die jeweilige Stadt/Gemeinde weitergeleitet, die dann den für die jeweilige Stadt/Gemeinde individuellen Hebesatz anwendet (der Hebesatz der Stadt Aalen beträgt z.b. 360 %). Außerdem hat jedes Einzelunternehmen und jede Personengesellschaft einen gewerbesteuerlichen Freibetrag in Höhe von Eine GmbH (Kapitalgesellschaft) hat keinen Freibetrag. Der Gewerbesteuermessbetrag wird ab dem durch das Unternehmensteuerreformgesetz einheitlich mit 3,5% berechnet. Beispiel: A betreibt in der Stadt Aalen eine Kfz-Werkstatt in Form eines Einzelunternehmens und macht im Jahr 2008 einen Gewinn in Höhe von Der Hebesatz der Stadt Aalen beträgt 360%. Gewinn Freibetrag./ / *3,5% = Gewerbesteuermessbetrag * Hebesatz 360% = Gewerbesteuer Die Stadt Aalen würde somit bei einem Gewinn in Höhe von einen Gewerbesteuerbescheid mit einer Gewerbesteuer in Höhe von festsetzen. Ab dem Jahr 2008 stellt die Gewerbesteuer keine Betriebsausgabe mehr dar. Die Gewerbesteuer wird jedoch bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften mit dem 3,8-fachen des Gewerbesteuermessbetrags auf die Einkommensteuer angerechnet. Maximaler Anrechnungsbetrag ist jedoch die sich jeweils ergebende Gewerbesteuer. Somit stellt die Gewerbesteuer bei einem Hebesatz der Gemeinde von bis zu 380% im Normalfall, soweit genügend Einkommensteuer zur Anrechnung vorhanden ist, keine Mehrbelastung eines Gewerbetreibenden gegenüber einem Freiberufler mehr dar. Die Anrechnung der Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer gibt es seit 2001 in ähnlicher Form. Somit ist seit diesem Zeitpunkt das 7

8 Damoklesschwert der steuerlichen Mehrbelastung von Gewerbetreibenden mehr oder weniger verschwunden. Bei einer Kapitalgesellschaft ist die Gewerbesteuer jedoch nach wie vor eine Mehrbelastung, da es bei einer Kapitalgesellschaft keine Anrechnung der Gewerbesteuer gibt. Mit dem Unternehmensteuerreformgesetz wird jedoch der Körperschaftsteuersatz ab dem von 25% auf 15% gesenkt. 6. Umsatzsteuer - Die Umsatzsteuer ist eine Sach- bzw. Objektsteuer, was bedeutet, dass sich die Steuer nach bestimmten Merkmalen des Steuergegenstandes (Objekt) bemisst, ohne auf die persönlichen Verhältnisse des jeweiligen Steuerpflichtigen Rücksicht zu nehmen. - Die Umsatzsteuer ist eine Verkehrssteuer, weil Sie Umsätze ( Vorgänge des Wirtschaftsverkehrs) besteuert. - In wirtschaftlicher Hinsicht ist die Umsatzsteuer eine Verbrauchsteuer, weil Sie vom Endverbraucher getragen wird. - Hinsichtlich der Höhe der Einnahmen ist sie nach der Einkommen- und Lohnsteuer der zweitgrößte Posten des gesamten Steueraufkommens der Bundesrepublik Deutschland und steht als Gemeinschaftsteuer dem Bund und den Ländern und in geringem Umfang auch den Gemeinden zu. Umsatzsteuer, Vorsteuer, Mehrwertsteuer Bei einer Lieferung oder sonstigen Leistung durch einen steuerpflichtigen Unternehmer im Inland wird automatisch bei Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer erzeugt. Beispiel: Der Unternehmer A veräußert einen Spielzeug-LKW für 11,90 brutto (10,00 netto zuzüglich 19% Umsatzsteuer = 1,90 ). In dem Wert von 11,90 sind somit 1,90 Umsatzsteuer enthalten, die an das Finanzamt abgeführt werden müssen. Als Vorsteuer bezeichnet man die Umsatzsteuer, die in Eingangsrechnungen an den Unternehmer enthalten ist. Beispiel: Unternehmer A kauft einen Spielzeug-LKW vom Großhändler B für 5,95 brutto (5,00 netto zuzüglich 19% Umsatzsteuer = 0,95 ). In dem Wert von 5,95 sind somit 0,95 Vorsteuer enthalten, die die Umsatzsteuerzahllast von A um 0,95 mindern bzw. eine evtl. Erstattung erhöhen würden. Der Name Mehrwertsteuer kommt daher, dass man bei einem Einkauf von Waren und Weiterverkauf von Waren im Saldo nur den Mehrwert versteuern muss. Beispiel: 8

9 Unternehmer A kauft einen Spielzeug-LKW für 5,95 und verkauft daraufhin den gleichen LKW für 11,90. A muss somit nur den Nettomehrwert von 5,00 versteuern. A muss 1,90 Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, hat aber gleichzeitig aus dem Kauf einen Vorsteueranspruch in Höhe von 0,95. Somit muss A nur die Differenz in Höhe von 0,95 an das Finanzamt abführen, da die Vorsteuer von der Umsatzsteuer abgezogen wird. Umsatzsteuerpflicht, Kleinunternehmer Gewerbetreibende und Freiberufler unterliegen in der Regel der Umsatzsteuer. Nicht umsatzsteuerpflichtig sind Ärzte im Rahmen Ihrer heilberuflichen Tätigkeit, einige andere Berufsgruppen und sogenannte Kleinunternehmer. Kleinunternehmer bezeichnet man Unternehmer, die im vorangegangenen Kalenderjahr bis und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht über Umsatz erzielen, es sei denn, sie haben ausdrücklich für die Umsatzsteuer optiert (vgl. 19 UStG). Kleinunternehmer ist ein ausschließlicher Begriff für die Umsatzsteuer. Für alle Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt ausführt, hat er Umsatzsteuer (derzeit 19 % bzw. 7 %) an das Finanzamt abzuführen. Er überwälzt jedoch diesen Betrag auf seine Kunden/Mandanten. Handelt es sich bei dem Leistungsempfänger um ein Unternehmen, dann wird in der Rechnung zu dem ausgewiesenen Nettobetrag der Leistung die Umsatzsteuer (also 19 % oder 7%) offen dazugerechnet und ein Bruttobetrag ausgewiesen. Gegenüber Privatpersonen genügt es, lediglich den Bruttobetrag auszuweisen. 19% oder 7% Umsatzsteuer Der Regelsteuersatz für Lieferungen und Leistungen beträgt 19%. Zum wurde der Regelumsatzsteuersatz von 16% auf 19% angehoben. Der ermäßigte Steuersatz beträgt 7%. Der ermäßigte Steuersatz ist u.a. anzuwenden bei sonstigen Leistungen, die die Tierzucht betreffen, bei sonstigen Leistungen der Zahntechniker, für Konzert- und Theaterbesuche... Die Lieferung von Nahrungsmitteln unterliegt in der Regel auch dem ermäßigten Steuersatz wie z.b. Brot, Gemüse, Kaffee, Leitungswasser... Eine Erhöhung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes zum ist nicht erfolgt. Lieferung, Sonstige Leistung, Ort der Lieferung bzw. sonst. Leistung Wie bereits erwähnt unterscheidet man in der Umsatzsteuer zwischen Lieferungen und sonstigen Leistungen. Je nachdem ob es sich um eine Lieferung oder um eine sonstige Leistung handelt wird der Ort der Lieferung/ sonstigen Leistung unterschiedlich bestimmt. Als Faustregel kann man sich merken, dass der Lieferort immer dort ist, wo die Lieferung beginnt und der Ort der sonstigen Leistung dort ist, von wo aus der Unternehmer sein Unternehmen betreibt. Ist der Leistungs- oder Lieferort im Inland ist der Umsatz steuerpflichtig, soweit keine Steuerbefreiung greift. Beispiel: 9

10 C betreibt einen Maler- und Lackierereibetrieb in Aalen. Er verkauft am gleichen Tag einen Liter Farbe an einen Kunden, der die Farbe bei Ihm abholt und lackiert für einen anderen Kunden eine Autotür. C führt somit eine Lieferung der Farbe und eine sonstige Leistung durch das Lackieren der Autotür durch. Liefer- und Leistungsort ist jeweils Aalen. Somit ist die Leistung im Inland und damit steuerpflichtig. Bei sonstigen Leistungen im Ausland kann es sein, dass sich der Leistungsort auch steuerlich im Ausland befindet. Sollte eine solche Konstellation vorkommen, sprechen Sie doch bitte mit Ihrem Steuerberater. Steuerbefreiungen Die Umsatzsteuerbefreiungen sind im 4 UStG geregelt. Ich möchte hier beispielhaft die Wichtigsten aufzählen und auf einige auch näher eingehen. Wie bereits erwähnt ist die Tätigkeit des Arztes im Rahmen seiner heilberuflichen Tätigkeit umsatzsteuerfrei. Außerdem sind u.a. auch folgend Tätigkeiten von der Umsatzsteuer befreit: Die Vermietungstätigkeit von Gebäuden, die Tätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Hebammen, Bausparkassenvertreter, Versicherungsmakler etc. Ausfuhr-/ innergemeinschaftliche Lieferungen Außerdem sind auch die Ausfuhrlieferung und die innergemeinschaftlichen Lieferungen von der Umsatzsteuer befreit. Als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet man die Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet. Das übrige Gemeinschaftsgebiet umfasst folgende Länder: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, England- und Nordirland und den griechischen Teil Zyperns. Als Ausfuhrlieferung bezeichnet man die Lieferung in das übrige Ausland (Drittland), z.b.: Norwegen, Schweiz, USA... Folgende Voraussetzungen werden benötigt, damit es sich um eine steuerfrei Ausfuhrlieferung handelt: - Beförderungs- oder Versendungslieferung - Durch den liefernden Unternehmer oder den ausländischen Abnehmer - Vom Inland in das Drittlandsgebiet Die Vorraussetzungen müssen vom Unternehmer nachgewiesen werden. In den 9,10 und 13 UStDV sind dazu detaillierte Angaben gemacht. Folgende Voraussetzungen werden benötigt, damit es sich um eine steuerfrei innergemeinschaftliche Ausfuhrlieferung handelt: 10

11 - Beförderungs- oder Versendungslieferung - Durch den liefernden Unternehmer oder den ausländischen Abnehmer - Vom Inland in das übrige Gemeinschaftsgebiet - Der Abnehmer ist ein Unternehmer oder eine juristische Person und erwirbt den Gegenstand nicht für Privatzwecke oder bei der Lieferung neuer Fahrzeuge auch jeder andere Erwerber und - der Erwerb unterliegt beim Abnehmer im anderen Mitgliedstaat der Umsatzsteuer - Des weiteren muss man vom Abnehmer eine gültige USt-Id. Nr. vorgelegt bekommen Auch diese Vorraussetzungen müssen vom Unternehmer nachgewiesen werden. In den 17 a bis 17 c UStDV sind hierzu detaillierte Angaben gemacht. Allgemein ist anzumerken, dass wenn Sie planen ins Drittland oder in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu liefern, Sie nochmals vorher Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten sollten um abzuklären welche Nachweise und Unterlagen sie führen müssen bzw. benötigen. In jüngster Vergangenheit wurden wegen fehlender Nachweise hohe Umsatzsteuernachforderungen gestellt. Notwendige Rechnungsangaben zur Vorsteuerabzugsberechtigung Seit dem muss eine Rechnung gem. 14 UStG folgende Angaben enthalten um Anspruch auf den Vorsteuerabzug zu haben: - den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers - die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen (Außenstelle in Saarlouis) erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer - das Ausstellungsdatum - eine fortlaufende Nummer mit ein oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) - die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände und/oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung - den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils in den Fällen der Vorauszahlung bzw. Abschlagszahlungen, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist - das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist - den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf des Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt - einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren bei Grundstücksleistungen an Nichtunternehmer ab ( ) Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis 100, seit dem beträgt die Grenze 150 ) genügen folgende Angaben: - den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 11

12 - das Ausstellungsdatum - die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände und/oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung - das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Aus einer solchen Rechnung lässt sich der Nettobetrag durch Division mit 1,19 bzw. 1,07 ermitteln. Die Differenz zwischen Netto- und Bruttobetrag stellt dann die Vorsteuer dar. Zum wurde der Grenzbetrag für Kleinbetragsrechnungen auf 150 erhöht um die Problematik bei Tankstellenrechnungen etc. zu vermeiden, da man hier oftmals schnell die bisherige 100 -Grenze überschritten hat. Wenn Sie eine Rechnung erhalten sollten, die die oben angeforderten Angaben nicht enthält empfehle ich Ihnen diese Rechnung nicht zu bezahlen und dem Rechnungsaussteller um eine entsprechende Korrektur zu bitten. Vor der Bezahlung ist eine Rechnungskorrektur sehr viel schneller zu bekommen als im Nachhinein. Um diese Problematik Ihrerseits zu vermeiden, sollten Sie immer darauf achten, dass Ihre Rechnungen ordnungsgemäß ausgestellt sind um Monierungen Ihrer Kunden diesbezüglich zu verhindern. Nicht-umsatzsteuerpflichtige Unternehmen dürfen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen. Diese sind sonst verpflichtet die fälschlicherweise ausgestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt zu überweisen. Beispiel: Kleinunternehmer D betreibt einen Hausmeisterservice und macht seit Jahren einen Jahresumsatz von ca D schreibt an eine Firma für die er Hausmeistertätigkeiten übernommen hat eine Monatsrechnung in Höhe von (1.000 netto zuzüglich USt i.h.v. 190 ). Somit muss D die fälschlicherweise ausgestellte Umsatzsteuer in Höhe von 190 ans Finanzamt bezahlen. D hätte eine Rechnung über schreiben und auf die Steuerbefreiung gem. 19 (Kleinunternehmerregelung) verweisen sollen. Versteuerung nach vereinnahmten oder vereinbarten Entgelten Der Unternehmer kann seine Umsätze entweder nach vereinnahmten oder nach vereinbarten Entgelten besteuern. Die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung) bedeutet, dass die Umsatzsteuer bereits in dem Monat entsteht in dem die Rechnung geschrieben wurde, obwohl evtl. die Bezahlung der Rechnung erst Monate später erfolgt. Die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) bedeutet, dass man die Umsatzsteuer erst für den Monat an das Finanzamt bezahlen muss in dem der Geldeingang stattfindet. Wenn der Jahresumsatz eines Unternehmers weniger als beträgt kann man auf Antrag beim Finanzamt die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten bekommen. In den neuen Bundesländern beträgt diese Grenze

13 Seit dem wurde die allgemeine Umsatzgrenze von auf angehoben. Die Umsatzgrenze von für die neuen Bundesländer bleibt bestehen. Das Finanzamt gestattet Freiberuflern auf Antrag unabhängig von Ihrer Umsatzhöhe die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten. Dabei spielt es keine Rolle oder Freiberufler bilanziert oder nur eine Einnahme- Überschussrechnung erstellt. Zu Beginn können diese Anträge im Betriebseröffnungsbogen gestellt werden. Verstoß gegen die Rechnungsstellungspflicht Nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz müssen Rechnungen bei denen sich es um Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt innerhalb von 6 Monaten ausgestellt werden. Ein Verstoß könnte gemäß 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG mit einem Bußgeld von bis zu geahndet werden. Die 6-Monatsfrist gilt auch für alle restlichen Leistungen, sofern sie an den unternehmerischen Bereich eines Unternehmers bzw. an eine juristische Person bewirkt werden. Umsatzsteuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, USt-Id.Nr. Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen müssen jährlich mindestens eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Darüber hinaus besteht die Pflicht, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Beträgt das voraussichtliche Umsatzsteuerjahressoll (Mehrwertsteuer minus Vorsteuer) mehr als jährlich, so muss eine monatliche Voranmeldung abgegeben werden. Ist das Umsatzsteuersoll geringer, genügt die Abgabe von vierteljährlichen Voranmeldungen. Liegt jedoch das Umsatzsteuerjahressoll unter 512, dann genügt die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung. Nach neuer Regelung gelten für Sie als Existenzgründer diese allgemeinen Regeln jedoch erst nach 2 Jahren. Denn in den ersten 2 Jahren sind Sie verpflichtet Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzugeben. Seit Januar 2005 muss man die Umsatzsteuervoranmeldungen auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermitteln. Sind jedoch die technischen Voraussetzungen (Computer etc.) nicht vorhanden kann bei dem Finanzamt ein Antrag auf Befreiung der elektronischen Übermittlungspflicht gestellt werden. Umsatzsteuervoranmeldungen müssen bis zum 10. des Monats abgegeben werden, der auf den jeweiligen Voranmeldungszeitraum folgt. Es kann jedoch auch eine sogenannte Dauerfristverlängerung beantragt werden, dann hat man jeweils noch einen zusätzlichen Monat Zeit. Eine Dauerfristverlängerung bekommt man jedoch nur wenn man seinen sonstigen Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt regelmäßig rechtzeitig nachkommt und keine Steuerschulden hat. Bei der Dauerfristverlängerung muß man 1/11 der Umsatzsteuervorjahressumme vorauszahlen. Diese Vorauszahlung wird dann bei der Dezembervoranmeldung wieder angerechnet. Benötigt der Unternehmer für innergemeinschaftliche Erwerbe und Lieferungen innerhalb der EU eine sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann er diese auf Antrag vom Bundesamt für Finanzen in Saarlouis erhalten, nachdem er von seinem zuständigen Finanzamt bereits eine Steuernummer erhalten hat. Kleinunternehmer gem. 19 UStG erhalten auf An- 13

14 trag eine USt-ID-Nr. wenn sie diese für innergemeinschaftliche Lieferungen oder innergemeinschaftliche Erwerbe benötigen obwohl sie keine Umsatzsteuernummer haben. Übergang der Steuerschuldnerschaft gem. 13b UStG Für folgende steuerpflichtige Umsätze tritt der Übergang der Steuerschuldnerschaft an den Leistungsempfänger ein: 1. Bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen eines ausländischen Unternehmers 2. Bei der Lieferung sicherungsübereigneter Gegenstände (Bank) 3. Bei Umsätzen die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen 4. Bei Umsätzen die der Instandsetzung, Herstellung oder Beseitigung von Bauwerken dienen (sog. Bauleistungen) Der Übergang der Steuerschuldnerschaft an den Leistungsempfänger tritt in den Fällen 1-3 nur ein wenn der Empfänger der Leistung ein Unternehmer ist und die Leistung für das Unternehmen erbracht wird. In den Fällen 1-2 tritt die Steuerschuldnerschaft sogar über wenn die Leistung für den Privatbereich eines Unternehmers erbracht wird. Der häufigste Fall des Übergangs der Steuerschuldnerschaft ist der Fall Nr. 4. Bei Bauleistungen tritt die Steuerschuldnerschaft nur dann über, wenn sowohl der Auftraggeber als auch der Leistungsausführende ein Unternehmer ist, der mehr als 10% Bauleistungen ausführt. Beispiel: Bauunternehmer Hochtief (H) gibt dem Elektriker Spannung (S) den Auftrag in einem von ihm zu erstellenden Gebäude die Elektroinstallation für netto durchzuführen. S darf dann nur eine Rechnung über ausstellen und muss auf der Rechnung auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft gemäß 13b UStG hinweisen. Unternehmer H muss für diese Rechnung die Umsatzsteuer in Höhe von an das Finanzamt abführen, hat jedoch gleichzeitig Vorsteueranspruch aus dieser Rechnung. 7. Buchführungsfragen Einfache oder doppelte Buchführung Bei der Buchführung unterscheidet man die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung. Bei der einfachen Buchführung werden die Einnahmen und Ausgaben in laufend zu führenden Verzeichnissen (z.b. Excel-Auflistungen) erfasst. Am Schluss des Jahres wird aufgrund dieser Zahlungsströme der Gewinn und der Verlust in einer sogenannten Einnnahme-Überschußrechnung festgestellt. Freiberufler können diese einfache Buchführung immer wählen. Zur doppelten Buchführung, bei der alle Geschäftsvorfälle durch je eine Buchung im Soll eines bestimmten Kontos und im Haben eines anderen Kontos erfasst werden, sind die gewerblichen Steuerpflichtigen entweder nach handelsrechtlichen Vorschriften oder nach abgabenrechtlichen Vorschriften verpflichtet. Die Grenzen ab denen man zur Bilanzierung wechseln muss liegen seit dem bei Umsatz und/oder Gewinn. 14

15 Buchführungsvorbereitung Voraussetzung der Buchführung ist ihre Einrichtung, d. h. die Aufstellung eines Kontenplans, der durch uns auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt wird. Anhand der so eingerichteten Konten werden, zu Beginn immer monatlich, die einzelnen Geschäftsvorfälle (Ein- bzw. Auszahlungen) gebucht. Basis dieser Buchung ist der Beleg. Deshalb ist die wichtigste Aufgabe des Steuerpflichtigen, eine komplette und systematische Belegsammlung durchzuführen. Hierbei empfiehlt es sich, die Belege in einem Ordner wie folgt sortiert zu übergeben: Alle Barvorgänge (Ein- und Auszahlungen) sind in das Kassenbuch einzutragen und durch Belege, die der Reihe nach sortiert sind, zu bestätigen. Evtl. ist eine Nummerierung der Belege und der Geschäftsvorfälle von Vorteil. Alle unbaren Geschäftsvorfälle werden über ein oder mehrere betriebliche Bankkonten abgewickelt. Zu jedem Bankauszug gehört der oder die zugrundeliegenden Belege. Grundsätzlich gilt es also zu beachten, dass zu jeder Buchung ein Buchungsbeleg gehört ( keine Buchung ohne Belege ), wobei gegebenenfalls auch ein Eigenbeleg erstellt werden kann, wenn keine andere Quittung vorhanden ist. Für bilanzierende Unternehmen gilt zusätzlich: Alle nicht bezahlten Eingangsrechnungen sind beizufügen (Verbindlichkeiten). Alle nicht vereinnahmten Ausgangsrechnungen sind ebenfalls beizufügen (Forderungen). EDV Buchführung Rein technisch kann die Buchführung "von Hand" durchgeführt werden. Dies ist jedoch nur noch in Einzelfällen bei der einfachen Buchführung empfehlenswert. Größeren Rechenaufwand sollte man grundsätzlich dem Computer überlassen, da bei der Buchführung gleichzeitig auch die Vorsteuer bzw. die Umsatzsteuer ermittelt wird. Die Buchführung mit geprüften EDV-Programmen ist schneller, rechensicherer und damit im allgemeinen auch kostengünstiger. Selber buchen oder den Steuerberater beauftragen? Eine Patentlösung für diese Frage gibt es nicht. Die Antwort hängt ab von der Betriebsgröße, der Vorbildung und der verfügbaren Zeit Ihrer Mitarbeiter (oder des Ehepartners, wenn er/sie den kaufmännischen Teil übernehmen soll) und den Anforderungen, die Sie an die Buchhaltung stellen. Die Antwort kann sich auch im Laufe der Zeit für Ihren Betrieb ändern. Sie können die Buchführung also extern z.b. durch uns erstellen lassen oder selbst buchen. Sie können auch einen Teil der Arbeiten selbst machen und einen Teil auslagern. In allen Fäl- 15

16 len sind wir Ihnen gern bei der Entscheidungsfindung und Einrichtung behilflich, um die beste Lösung für Ihren Bedarf zu finden. Abschlüsse Der Gewinn oder der Verlust eines Wirtschaftsjahres wird entweder durch die Einnahme- Überschuss-Rechnung oder die Bilanz festgestellt. Aufgrund der Buchführung sowie nach den notwendigen Abschlussbuchungen (z. B. Berücksichtigung der Abschreibung, Eigenverbrauch, Rückstellungen, Rücklagen, Rechnungsabgrenzungsposten u. a. m.) wird der Jahresabschluss erstellt, der dann Basis für die betrieblichen und gegebenenfalls privaten Steuererklärungen ist. Eine Einnahme-Überschuss-Rechnung ist kostengünstiger als eine Bilanz. Liegt jedoch der jährliche Umsatz oder der Jahresgewinn oberhalb der geltenden Höchstgrenze bzw. ist man gemäß HGB bereits verpflichtet, so muss das Unternehmen das aufwändigere und mit höheren Kosten verbundene Bilanzierungsverfahren anwenden. Betriebswirtschaftliche Auswertung Die in der Buchführung und Bilanz gewonnenen Zahlen sollten jedoch nicht nur für das Finanzamt aufbereitet werden, sondern auch eine Basis für eine betriebswirtschaftliche Analyse oder gegebenenfalls für einen Betriebsvergleich sein. Letzteres ist bei entsprechender Ausgestaltung der laufenden Buchhaltung auch monatlich bereits möglich. Eine solche Analyse (BWA) kann dazu beitragen, Schwachstellen frühzeitig aufzudecken und entsprechend Gegenmaßnahmen einzuleiten. 8. Beschäftigung von Arbeitnehmern/ Angestellten Bei der Beschäftigung von Personal ist insbesondere darauf zu achten, dass ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wird (gegebenenfalls unter Berücksichtigung des Tarifvertrages). Die Arbeitnehmer müssen bei der zuständigen Krankenkasse angemeldet werden. Außerdem sind laufende Lohnberechnungen/ Gehaltsabrechnungen durchzuführen, in denen der Bruttolohn, der Nettolohn, die einzubehaltende Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge sowie gegebenenfalls vermögenswirksame Leistungen ausgewiesen werden. Seit dem beträgt die monatliche Verdienstgrenze für geringfügige Beschäftigung statt 325 nun 400 (seit für Auszubildende wieder 325 ) und der jeweilige geringfügig Beschäftigte kann neben diesem Dienstverhältnis eine weitere nichtselbständige Beschäftigung und/oder andere positive Einkünfte haben. Gleichzeitig entfällt die zeitliche Begrenzung von wöchentlich 15 Stunden. Der Arbeitgeber zahlt eine Pauschalabgabe in Höhe von 25%, wovon 12% auf die Rentenversicherung, 11% auf die Krankenversicherung und 2% auf die sog. Pauschsteuer entfallen. Kleinbetriebe mit bis zu 30 Arbeitnehmern sind zusätzlich verpflichtet eine geringe Umlage zur Lohnfortzahlungsversicherung zu zahlen (U1: 1,2% und U2: 0,1%). Seit dem wurde die Pauschalabgabe von 25% auf 30% angehoben. Bei kurzfristigen Beschäftigungen bis zu zwei Monaten oder 50 Arbeitstagen werden keine Pauschalabgaben gezahlt. 16

17 Zwischen 400 und 800 befindet sich eine sogenannte Gleitzone auf die nicht näher eingegangen wird. Pro Person kann nur ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis bestehen. Eine Person kann nicht z.b. zweimal für je 200 beschäftigt sein, wenn sie außer der geringfügigen Beschäftigung auch eine andere hauptberufliche Tätigkeit ausübt. Alles in allem stellt die Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung eine gute Möglichkeit dar qualifiziertes Personal schon in der Anfangsphase einzustellen, wenn z.b. ein volles Dienstverhältnis wegen der noch nicht ausgebauten Auftragslage nicht rentabel wäre. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, Lohnkonten für die Arbeitnehmer zu führen, ein Lohnjournal zu erstellen, die Sozialversicherungsmeldung pro Krankenkasse und Monat durchzuführen. Außerdem ist eine Lohnsteueranmeldung erforderlich. Diese ist monatlich abzugeben, wenn die einzubehaltende Lohnsteuer mehr als im Jahr beträgt, vierteljährlich, wenn sie über 800 liegt. Bei 800 oder weniger Jahreslohnsteueraufkommen genügt die Abgabe einer jährlichen Anmeldung. Bei der Beschäftigung des Ehegatten sind erhöhte Anforderungen zu stellen. In jedem Falle ist das Gehalt auf ein Konto zu überweisen, über das nur der Arbeitnehmer-Ehegatte allein und nicht der Unternehmer verfügen kann. Ehegattenarbeitsverhältnisse werden vom Sozialversicherungsträger überprüft. Bei einem Verstoß gegen die Pflicht des Arbeitgebers auf Einbehaltung der Lohnsteuer und anschließende Abführung an das Finanzamt muss man mit Pfändungsmaßnahmen seitens des Finanzamts rechnen. Der Arbeitgeber ist immer Haftungsschuldner der Lohnsteuer. Ab müssen die Meldungen an die Sozialversicherung und an das Finanzamt auf elektronischem Wege gemeldet werden. Die Papierform ist nicht mehr zulässig! Aus diesem Grunde kommt nur die Abwicklung des Lohns durch geprüfte EDV-Programme in Frage! 9. Sonstige Hinweise/ Einkommensteuer Kundengeschenke Kundengeschenke dürfen den Betrag von 35 (bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern Nettobetrag) pro Jahr und Kunde nicht übersteigen. Arbeitszimmer 17

18 Die Kosten für das Arbeitszimmer werden grundsätzlich über die anteiligen Gebäudekosten ermittelt (Abschreibung Gebäude/ Miete, Heizkosten, Strom, Wasser, Gebäudeversicherung, Grundsteuer etc..). Ab dem können Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer jedoch nur dann abgezogen werden, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit darstellt. Ein Ausweg aus dieser Gesetzesverschärfung wäre z. B. die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung eines Mitarbeiters oder das Arbeitszimmer ist nicht direkt mit der eigenen Wohnung verbunden (sog. Schlafanzugsregelung). D.h. man kann nicht von der eigenen Wohnung in das Arbeitszimmer gelangen ohne eventuell Nichtfamilienangehörigen zu begegnen. Bewirtungskosten Bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden ist der Rechnung eine Aufstellung beizufügen, die den Ort und den Tag der Bewirtung, die bewirteten Personen einschließlich Sie selbst, den Anlass der Bewirtung und die Höhe der Aufwendungen enthält. Sie können die Angaben auch formlos auf dem Bewirtungsbeleg machen. Im übrigen werden nur maschinell erstellte und registrierte Belege, in denen die Speisen und Getränke einzeln aufgeführt sind, steuerlich anerkannt. Ordnungsmäßige Bewirtungsquittungen werden - soweit sie überhaupt angemessen sind - mit 70 % des Nettobetrags steuerlich zum Abzug zugelassen. Fahrtkosten/1%-Regelung Bei Geschäftsreisen können Fahrtkosten, Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, die Übernachtungskosten in der nachgewiesenen Höhe und die sonstigen Reisenebenkosten (z.b. Parkgebühren) steuerlich berücksichtigt werden (bei Vollkostenerfassung). Die Fahrtkosten werden entweder über die Vollkostenerfassung aller Pkw-Kosten (mit Gegenrechnung des privaten Eigenverbrauchs durch sog. 1%-Regelung bzw. Fahrtenbuch) oder über die Angabe der gefahrenen Kilometer, multipliziert mit 0,30 /km, berücksichtigt. Tipp: Um auf der sicheren Seite zu sein empfiehlt es sich alle Rechnungen, die das Fahrzeug betreffen aufzuheben und ein Fahrtenbuch zu führen. Am Ende des Jahres kann dann die steuerlich günstigste Möglichkeit entschieden werden. Beispiel für 1%-Regelung: Fahrzeug Anschaffungskosten ; Bruttolistenneupreis (Neupreis inkl. Umsatzsteuer) %-Regelung für ein Jahr: * 1% * 12 = 1.800,00 Davon werden 80% der Umsatzsteuer unterworfen * 80% * 19% = 273,60 USt Summe: 2.073,60 inkl. USt Durch dieses Beispiel soll verdeutlicht werden, dass in der Regel bei Gebrauchtwagenfahrzeugen die Vollkostenerfassung mit Gegenrechnung der 1%-Regelung steuerlich die schlech- 18

19 tere Alternative ist. Die jeweils günstigere Alternative muss jedoch im Einzelfall entschieden werden. Seit dem kann das Finanzamt sogar die 1% Regelung verwehren, wenn nicht mittels Fahrtenbuch nachgewiesen wird, dass das Fahrzeug zu mindestens 50% betrieblich genutzt wird. Als Nachweis für die 1%-Regelung reicht auch ein Fahrtenbuch aus, dass zumindest für 3 Monate geschrieben wurde. Das Finanzamt darf dann die private Nutzung auf z.b. 80% schätzen. Aus diesem Grunde ist es ab dem Jahr 2006 dringend zu empfehlen für jedes betrieblich genutzte Fahrzeug ein Fahrtenbuch zu führen. Verpflegungsmehraufwand/ Übernachtungskosten Verpflegungsmehraufwand kann ab einer Abwesenheitsdauer von 8 Stunden pauschal geltend gemacht werden. Die Pauschalen richten sich nach der Dauer der Abwesenheit und danach, ob es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handelt. Für die einzelnen Werte halten wir Tabellen zur Verfügung. Im Inland können folgende Verpflegungsmehraufwandspauschalen angesetzt werden: Abwesenheit mehr als 8 h entspricht 6 Abwesenheit mehr als 14 h entspricht 12 Ganztägige Abwesenheit entspricht 24 Bei Auslandsreisen sind die jeweils gültigen Länderwerte anzusetzen. Entsprechende Listen bzw. Auskünfte über den jeweiligen Pauschalbetrag können Sie unter anderem bei uns erhalten. Bei Auslandsreisen können für die Angestellten sogenannte Übernachtungskostenpauschalen angesetzt werden, bei Inlandsreisen jedoch nur die Hotelrechnung. Der Unternehemer selbst benötigt immer eine Rechnung für die Übernachtungskosten. Die Pauschale beträgt z.b. für die Tschechische Republik 97, für Österreich 70, für Wien 93 etc. Listen über die Übernachtungskostenpauschalen könne Sie unter anderem von Ihrem Steuerberater erhalten. Betriebsveranstaltungen Bis zu 2 Betriebsveranstaltungen (Weihnachtsessen, Betriebsausflug etc.) sind steuer- und sozialversicherungsfrei wenn der Betrag pro Arbeitnehmer in Höhe von 110 pro Arbeitnehmer und Veranstaltung nicht überschritten wird. Ausgaben für einen etwaigen Ehegatten des Arbeitnehmers sind dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechen. Hierbei handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Aufmerksamkeiten Sog. Aufmerksamkeiten wie z.b. Kaffee, Tee, Getränke, Butterbrezeln etc. sind bis zu einem Betrag in Höhe von 40 pro Arbeitnehmer und Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. 19

20 Sparerfreibetrag/ Sparerpauschbetrag Zinseinnahmen sind seit dem bis zu einem Betrag in Höhe von 801 bzw bei Zusammenveranlagung steuerfrei. Somit ist es zum Beispiel möglich die Zinsausgaben für ein Darlehen des Unternehmerehegatten steuerlich als Betriebsausgaben geltend zu machen, obwohl sie im Privatvermögen bis zur Höhe des Sparerfreibetrags steuerfrei wären. Steuersatz/Grundfreibetrag Der Eingangssteuersatz beträgt 15% und der Spitzensteuersatz 42%. Der Grundfreibetrag bleibt unverändert bei bzw bei der Zusammenveranlagung von Ehegatten. Der Spitzensteuersatz kommt ab einem zu versteuernden Einkommen in Höhe von (Grundtabelle) bzw. ab (Splittingtabelle) zur Anwendung. Ab dem muss für Einkommen aus nicht gewerblicher Tätigkeit von über / ein zusätzlicher Aufschlag von 3% (sog. Reichensteuer) gezahlt werden. Beispiel: Anhand folgender Tabelle soll beispielhaft aufgezeigt werden wie viel Einkommensteuer bei dem jeweiligen zu versteuernden Einkommen anfällt. Zu versteuerndes Einkommen einer ledigen Person Einkommensteuer (Grund-Tabelle) Zu versteuerndes Einkommen eines Ehepaares Einkommensteuer (Splitting-Tarif) Sobald die Einkommensteuer bei Ledigen mehr als 972 und bei Verheirateten mehr als beträgt wird noch zusätzlich ein Solidaritätszuschlag erhoben. Der SolZ bemisst sich mit 5.5 % aus der Einkommensteuer. 20

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