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1 Erstellt von Peter Niederreiter, Update Juli

2 Inhalt die Kameralistik: Wesen der Kameralistik Vergleich zur Doppik die VRV (Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997) Voranschlag Rechnungsabschluss VA Grundsätze, Aufbau einer VAST die Haushaltssatzung Deckungsklassen, Mehreinnahmen, Virement, Verfügungen Shortcut Umsatzsteuer (UStG 1994) Wesen der USt, USt im Kommunalen Re We (Hoheit, Betrieb) Bestandteile einer Rechnung die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung Verrechnungsanordnung Mittelbindungen die Organisation des öffentl. Rechnungswesens (Schwerpunkt Stadtgemeinde Salzburg) das Finanzsystem BKF Anhang: Fragenkatalog Rechnungswesen Fachgegenstand 2

3 die Kameralistik 3

4 die Kameralistik: ist jener Rechnungsstil nachdem Bund, Länder und Gemeinden ihre Bücher zu führen haben. Primäre Aufgabe der Kameralistik ist einerseits die Dokumentation der Zahlungsströme ( Cashflow Rechnung ) und der jährliche Vergleich zwischen Plan (Budget, Voranschlag) und tatsächlich vorgeschriebener Ausgaben bzw. Einnahmen (Anordnungssoll). Seinen Ursprung hat dieser Rechnungsstil zu Zeiten der Kaiserin Maria Theresia, aufgrund ständiger Kriegswirren wurde ein Instrument zur Durchführung eines Kassensturzes notwendig. Für Unternehmen ist diese Art der Verrechnung nicht geeignet, da die Kameralistik keine integrierte Bestandsrechnung bzw. Periodizität kennt. Daher entwickelte sich für den kaufmännischen Bereich die Doppik. 4

5 Beispiel 1: Kameralistik: der Ankauf eines LKW wird im Jahre der Anschaffung als Ausgabe verbucht und fließt in voller Höhe in die Ermittlung des Jahresergebnisses ein. Doppik: der Anschaffungswert findet nur anteilig (AFA Satz) im Jahreserfolg seinen Niederschlag. Beispiel 2: Kameralistik: Handelswaren bzw. Ersatzteile werden im Jahr des Einkaufes in voller Höhe verrechnet. Doppik: Anhand der Inventur wird der Wareneinsatz ermittelt, Güter die nicht verbraucht (verkauft) wurden, erhöhen den Lagerbestand und mindern den (Handels)wareneinsatz 5

6 die VRV (Voranschlags und Rechnungschlussverordnung 1997) regelt die Form und Gliederung der Voranschläge (1. Abschnitt) und Rechnungsabschlüsse (2. Abschnitt) von Bund, Ländern der Gemeinden und von Gemeindeverbänden. Durch diese verbindliche Normung ist u. a. die nationale Vergleichbarkeit dieser Rechenwerke gegeben. 6

7 1. Abschnitt der Voranschlag (Budget): Formell gesehen ist der Voranschlag eine geordnete Zusammenstellung aller voraussichtlich fällig werdenden haushaltsmäßigen Einnahmen und Ausgaben für ein kommendes Finanzjahr (Verwaltungsjahr, Rechnungsjahr). Rechtlich gesehen ist der Voranschlag eine bindende Grundlage für die Vollziehung der Haushaltseinnahmen und Haushaltsausgaben durch die Verwaltung. Für die Verrechnung ist der Voranschlag der Kontenplan. Für Dritte begründet der Voranschlag weder Rechte noch Pflichten. Gliederung des Voranschlages: Im ordentlichen Haushalt werden Ausgaben bzw. Einnahmen verrechnet, die sich aus der regelmäßigen Wirtschaftsführung ergeben (Finanzierung erfolgt durch Eigenmittel ). Im außerordentlichen Haushalt werden Ausgaben, wenn sie der Art nach im Gemeindehaushalt lediglich vereinzelt vorkommen verrechnet. In der Regel sind dies Bauvorhaben (Kanalbau, Schulbau etc.) und Großreparaturen bzw. Sanierungen. Die Finanzierung dieser Projekte erfolgt über Fremdkapital (Kreditaufnahmen) bzw. GAF Mittel. Die Verrechnung dieser Ausgaben bzw. Einnahmen erfolgt auf den Voranschlagsstellen (kurz VASten, oder Haushaltskonten, Aufbau siehe Punkt VA Gliederung). 7

8 Voranschlagsgrundsätze: Grundsatz der Jährlichkeit: der Veranschlagungszeitraum ist ein Finanzjahr = Kalenderjahr. Der Voranschlag ist für das Kalenderjahr als Finanzjahr (Haushaltsjahr, Verwaltungsjahr, Rechnungsjahr) zu erstellen. Im so genannten Auslaufmonat, dessen Länge durch die Buchhaltung festgelegt wird, den des Folgejahres nicht überschreiten darf, können Ausgaben bzw. Einnahmen, sofern die Lieferung bzw. Leistung im alten Jahr erfolgte zu Gunsten bzw. zu Lasten des abgelaufenen Finanzjahres angewiesen werden. Grundsatz der Vollständigkeit sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die für das Finanzjahr erwartet (fällig) werden, sind in den Voranschlag aufzunehmen. Grundsatz der Bruttoveranschlagung: Einnahmen und Ausgaben sind ungekürzt mit dem Gesamtbetrag, das heißt ohne Vorwegabrechung von Einnahmen bzw. Ausgaben zu veranschlagen. (z. B. Gutschriften aufgrund Rückgabe von Altgeräten). Grundsatz der Vorherigkeit: der Voranschlag ist vor Beginn der jährlichen Rechnungsperiode festzustellen. Weiters gibt es folgende Grundsätze: Grundsatz der Einheit, Grundsatz der Klarheit, Grundsatz der Genauigkeit, Grundsatz der Öffentlichkeit. 8

9 Bindung an den Voranschlag: Bindung an den Zweck: Gemäß diesem Grundsatz sind die haushaltsmäßig einem bestimmten Zweck zugewiesenen Mittel ausschließlich für diesen zu verwenden. Bindung an den Betrag (Kredit): Die Ansätze des Voranschlages sind für die Gebarung bindend d.h. Budgetmittel stellen unüberschreitbare Höchstbeträge dar. Die Haushaltsmittel dürfen nur insoweit und nicht eher in Anspruch genommen werden, als es bei einer sparsamen, wirtschaftlichen und zweckmäßigen Verwaltung erforderlich ist. In der Praxis kommt es immer wieder zu Überschreitungen, diese werden wie folgt unterschieden: Überplanmäßige Überschreitung: Hierbei handelt es sich um einen unvermeidbaren Mehraufwand, für den dem Zweck nach im Voranschlag zwar vorgesorgt wurde, jedoch der Kredit zur Deckung nicht ausreicht (z. B. der Energielieferant erhöht unerwartet die Strompreise). Außerplanmäßige Überschreitung: Hierbei handelt es sich um einen neuen Aufwand, der im Voranschlag nicht vorgesehen war. (z. B. Hochwasser macht einen Katastropheneinsatz notwendig) Bindung an die Zeit: Die im Voranschlag genehmigten Kredite gelten im Allgemeinen nur für das Haushaltsjahr. Kredite, über die am Schluss des Rechnungsjahres noch nicht verfügt wurden, gelten als erspart. Kreditübertragungen mithilfe von Rücklagen sind jedoch zulässig. Diese Bindungen können durch den Einsatz von Deckungsklassen bzw. Virements, Mehreinnahmen etc. (vergl. Punkt Haushaltssatzung) administrativer gestaltet werden 9

10 Gliederung einer Voranschlagsstelle (VASt): Die Einnahmen und Ausgaben sind nach: haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten durch den Haushaltshinweis, der dem Ansatz voranzustellen ist, zu kennzeichnen. 1 - Ordentliche Ausgaben 2 - Ordentliche Einnahmen 5 - Außerordentliche Ausgaben 6 - Außerordentliche Einnahmen 0 - Voranschlagsunwirksame (durchlaufende) Gebarung funktionellen Gesichtspunkten (Aufgaben der Gebietskörperschaft z. B.: Kindergärten, Abwasserbeseitigung usw.) entsprechend dem Ansatzverzeichnis, ökonomischen Gesichtspunkten (Verwendung der Geldmittel; z. B.: 01000, Gebäude, Druckwerke) innerhalb der Ansätze nach dem Postenverzeichnis zu gliedern. z. B.: VAST: : ordentliche Ausgabe * Abwasserbeseitigung * Gebäude 10

11 2. Abschnitt der Rechnungsabschluss: der Rechnungsabschluss ist analog zum Voranschlag entsprechend den Grundsätzen der VRV zu erstellen. Im Grunde genommen werden die Einnahmen und Ausgaben nach Ablauf eines Kalenderjahres differenziert nach Gebarungen aufgerechnet und es wird ein Soll und Ist Überschuss bzw. Abgang ermittelt. In diesem Zusammenhang sind Unterschiedsbeträge zwischen Voranschlag und Anordnungssoll durch die Fachämter zu erläutern (Wertgrenze siehe Pkt. variable Auflistungen). 11

12 die Haushaltssatzung (HHS) regelt als Ergänzung zur VRV als interne Vorschrift in Verbindung mit anderen Normen (MGO und GGO) u. a. folgende Prozesse und wird i. R. mit dem Budget beschlossen (Gemeinderatsbeschluss): Kreditsperre: 5 Abs. 2 6 Deckungsfähigkeit von Ausgaben (Deckungsklassen): 7 Abs. 1 z.b.: DKl IKT, DKl Energie, DKl Personal, DKl Posten 0, 61,400, 402, 409 Mehreinnahmen: 7 Abs. 1 lit. g (innerer Zusammenhang) Virements: 7 Abs. 2 und 3 Bgm bis ,00 (Ermächtigung an MA 4) darüber Stadtsenat Verfügung: 10 Anweisungsbefugnis von Zahlungen: 12 Bgm > , AV > , AL < (Sonderregelungen möglich) 12

13 das Umsatzsteuergesetz (USTG) 1994 * Shortcut * 13

14 wichtiges zur Umsatzsteuer (UStG 1994): Jede Lieferung bzw. sonstige Leistung die ein Unternehmer im Rahmen seines Unternehmens für Dritte erbringt, unterliegt der Umsatzsteuer (kurz USt). Nachdem die Stadtgemeinde hoheitliche Aufgaben (z.b. Feuerwehrwesen, Bezirksverwaltung) und unternehmerische Aufgaben (z. B. Kanal, Müll, Freibäder) zu erfüllen hat ist hier differenziert vorzugehen. Hoheitsbereich: Umsatzsteuertechnisch sind diese Organisationseinheiten Endverbraucher d.h. bei Ausgaben wird die Umsatzsteuer zum Kostenfaktor (budgetwirksam). Einnahmen brauchen nicht mit Umsatzsteuer vorgeschrieben werden. Betrieblichen Bereich: ein Vorsteuerabzug ist möglich die USt wird daher nicht zum Kostenfaktor, Einnahmen müssen jedoch verustet werden. Besonderheiten ergeben sich auch bei Rechnungen aus dem Ausland. Im Zweifelsfall Abstimmung mit dem Rechnungswesen 14

15 Eingangsrechnungen (Rechnungen von Lieferanten etc.): müssen die im 11 UStG vorgeschriebenen Merkmale enthalten ansonsten ist ein VST Abzug nicht möglich, und dürfen nicht als Grundlage für die Erstellung einer Auszahlungsanordnung herangezogen werden: 1. Name und Anschrift des liefernden od. leistenden Unternehmers 2. Name und Anschrift des Empfängers und ab einem Rechnungsbetrag von ,00 seine UID (sofern Unternehmer)! 3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände od. Leistung 4. Tag der Lieferung oder Leistungszeitraum 5. Entgelt und Steuersatz (Bei Steuerbefreiung entspr. Hinweis) 6. Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag 7. Entgelt für die L + L (Bruttobetrag) 8. Ausstellungsdatum 9. Fortlaufende, eindeutige Nummerierung 10. UID Nummer des leistenden Unternehmers bei Kleinbetragsrechnungen (bis 150,00 Gesamtbetrag) genügen: die Punkte: 1,3,4, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe der Steuersatz 15

16 Beispiel Rechnung 16

17 die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung 17

18 Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung Im 131 BAO (Bundesabgabenordnung) ist geregelt wie die Rechnungswesenaufzeichnungen (s. g. Bücher) zu gestalten sind, wobei als oberster Grundsatz gilt, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können. In der Folge sind die wichtigsten Bestimmungen angeführt: Die Bücher sollen im Inland, in einer lebenden Sprache, der Zeit nach geordnet (und vollständig), gebunden geführt werden. Des weiteren soll eine geordnete Belegablage (Keine Buchung ohne Beleg) geführt werden, die Kontenbezeichnungen sollen die Geschäftsvorgänge erkennen lassen. Die Eintragungen sollen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln vorgenommen werden, Korrekturen sollen nachvollziehbar erfolgen (kein Korrekturlack, kein Radieren). Die Belege sind 7 Jahre aufzubewahren (für die Stadtgemeinde Salzburg gilt die abweichende Regelung von 10 Jahren). Wird diesen Vorschriften entsprochen, so gilt die Vermutung ordnungsgemäßer Buchführung (Richtigkeitsvermutung gem. 163 BAO) Darüber hinaus gibt es unternehmensspezifische Vorschriften (z. B. Kassenordnung der Stadtgemeinde Salzburg, Haushaltssatzung), die div. Abläufe im Rechnungswesen detailliert regeln 18

19 Verrechnungsanordnung Mittelbindungen 19

20 Mittelbindung Auszahlung (vergl. DA 1/2007 Pkt ): Für jede Ausgabe ist eine Mittelbindung vorzunehmen (Ausnahme Handverlag). Die verschiedenen Ausgaben einer VAST werden damit gegliedert (z.b.: nach Ausgabenart oder nach Dienststellen, Sachbearbeitern) i.r. besteht noch keine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten Bei Auftragserteilung (für eine Lieferung oder sonstige Leistung) an einen Unternehmer (Übermittlung des Auftrages Mail, Fax) bzw. an einen internen Leistungsanbieter (z. B. Wirtschaftshof) ist ein Auftragsschreiben (intern AAT, FAS) zu erfassen damit wird eine rechtliche Verpflichtung eingegangen. Wird die Lieferung bzw. sonstige Leistung erbracht und wird eine Rechnung gelegt, sie dient als Basis für die Auszahlungsanordnung Wichtig: Zuordnung: Reservierung Auftrag Auszahlungsanordnung sind 20

21 Verrechnungsanordnung: Jede Einnahme bzw. Ausgabe bedarf einer Verrechnungsanordnung (Auszahlungsanordnung bzw. Annahmeanordnung, Verlagsabrechnung), deren Bestandteile sich aus vorstehender Gesetzen bzw. Verordnungen ergeben: anweisende Dienststelle Verrechnungsanweisung (Voranschlagsstelle) Betrag und Umsatzsteuercode Bezeichnung des Empfängers, dessen Anschrift Bankverbindung Zahlungsgrund/Grund der Einnahme Fälligkeit der Zahlung Haushaltsjahr Verfügung Unterschrift (elektronisch optional körperlich) des Anordnungsbefugten Darüber hinaus können diese Anordnungen freiwillige Bestandteile (z. B. Kundennummer, Rechnungsnummer KST, KTR etc.) enthalten. Die Übermittlung kann, sofern die Reproduzierbarkeit gegeben ist auch elektronisch erfolgen (Bsp: Annahmeanordnungen aus E+). 21

22 die Organisation des öffentlichen Rechnungswesens 22

23 die Organisation des öffentlichen Rechnungswesens (Schwerpunkt Stadtgemeinde Salzburg): Trennung Anordnung und Vollzug 4 Augen Prinzip : Grundsätzlich ist im öffentlichen Rechnungswesen die Trennung zwischen Anordnung (Fachamt) und Vollzug (Rechnungsstellen) zu beachten 4 Augen Prinzip in der Stadtgemeinde wird dies wie folgt vollzogen: Durch das Fachamt wird die Auszahlungsanordnung nach sachlicher und rechnerischer Prüfung der in einer Eingangsrechnung fakturierten Lieferung(en) oder Leistung(en) erstellt. Diese wird durch das Rechnungswesen nochmals geprüft (Kontierung, Unterschriften, Beschluss, Zahlungsempfänger, rechn. Richtigkeit) und gegebenenfalls zur Mängelbehebung an das Fachamt retourniert. Die Stadthauptkasse veranlasst nach Prüfung durch die Stadtbuchhaltung die Auszahlung. 23

24 die Wichtigsten Aufgaben der Dienststellen im Rahmen der Finanzabwicklung: Fachämter: Erstellung des Jahresbudgets, Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, Erstellung der Verrechnungsunterlagen. Finanzverwaltung: Erstellung des Voranschlages, Bedeckungsäußerungen, Darlehensaufnahmen, Zahlungserleichterungen, Nachlässe und Abschreibung uneinbringlicher Forderungen. Rechnungswesen: Buchführung und Erstellung der Rechnungsabschlüsse für den Magistrat, Stiftungen und Sondervermögen nach den Grundsätzen der Kameralistik, betriebliches Rechnungswesen (Bilanzen für die Betriebe der Abt. 7, Kostenrechnung, Kalkulationen), Prüfung sämtlicher Verrechnungsanordnungen, Kreditüberwachung. Stadtkasse: Abwicklung des baren und unbaren Zahlungsverkehrs, Verwahrung von Kassenbeständen, Sparbüchern, Wertpapieren etc. Prüfung der Neben- und Verlagskassen. Kontrollorgane: Das Kontrollamt (Innenkontrolle) zur Gebarungsprüfung, weiter Kontrollorgane (Außenkontrolle) sind der Landesrechnungshof (Rechnungshofgesetz) und der (Bundes) Rechnungshof. 24

25 das Finanzsystem BKF/WEB R+ die Verrechnung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben der Stadtgemeinde Salzburg erfolgt im Finanzsystem BKF/WEB R+ (Betriebswirtschaftlich Kamerales Finanzsystem). die Finanzsoftware bedient parallel ein doppisches und kamerales Rechenwerk sämtliche Eingangsrechnungen werden revisionssicher elektronisch archiviert, sind mit der Auszahlungsanordnung verknüpft, müssen daher nicht mehr in Papier aufbewahrt werden (Vernichtung der Papierrechnung nach 2 Monaten) die Bedienung erfolgt über eine Internetoberfläche ab 2010 steht im Intranet unter Services/Finanzabwicklung die BKF G.A.B.I. (Generelle Appliaktions-Beschreibung Intern) als Unterstützung zur Verfügung. als Supportteam stehen die Kolleg/innen der MA 4/01 Rechnungswesen zur Verfügung (BKF Beauftrage Frau Herta Falk Kl.: 2788). in der Folge wird das Folgebild 141 als Herzstück der Kreditüberwachung erläutert: 25

26 Kreditüberwachung via Folgebild 141 Nummer der Deckungsklasse zu der dieses Haushaltskonto gehört hier findet man die Kontonr., die Bezeichnung des Ansatzes u. der Post gibt Auskunft darüber welche Dienststelle anweisungsbefugt ist der für dieses Konto gültige Steuercode bei der Erfassung eines Beleges ist dieser Steuercode zu verwenden Achtung: bei Teilbetrieben trieben (hier: V99) bei Erfassung Code lt. Rechnung verwenden!!! Erklärungen sh. nächste Seite der betriebliche Anteil dieses Bereiches d.h.: hier können 45 % der Steuer als Vorsteuer geltend gemacht werden wird vom System automatisch berechnet 26

27 Budget: jener Betrag der seitens des Amtes budgetiert (angefordert) wurde Nachtrag: ein eventuell zusätzlich angeforderter Betrag im Rahmen eines Nachtragsbudgets Kredit: der durch den Gemeinderat genehmigte Budgetwert Sperren: wird in der Stadtgemeinde Salzburg nicht verwendet!! Virement: Gesamtsumme der Beträge die von anderen VASt s auf diese VASt übertragen wurden bzw. Gesamtsumme jener Beträge die von dieser VASt auf andere VASt s übertragen wurden (Achtung: Vorzeichen = minus ) Gesamt: Gesamtbetrag der auf dieser VASt für Ausgaben zur Verfügung steht bzw. Gesamtbetrag der auf dieser VASt eingenommen werden soll 27

28 Anhang: Fragenkatalog Rechnungswesen Fachgegenstand Beschreiben Sie das Wesen der Kameralistik? Wo findet die Doppik ihre Anwendung? Was regelt die VRV (Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997)? Was ist der Voranschlag? Nennen Sie 5 Voranschlagsgrundsätze, erklären Sie davon einen Grundsatz? Erklären sie den Zeitraum der Veranschlagung und den Auslaufzeitraum/Auslaufmonat? In welche zwei Bereiche gliedert sich der Voranschlag, erklären Sie diese? Erklären Sie die Gliederung Aufbau einer Voranschlagsstelle (VASt)? Was regelt die Haushaltssatzung? Erklären Sie: * Virement * Deckungsfähigkeit von Ausgaben (Deckungsklasse) Zählen Sie alle Rechnungsmerkmale gem. 11 Abs. 1 UStG 1994 auf? Was ist eine Kleinbetragsrechnung Nennen Sie mindestens 5 Bestandteile einer Verrechnungsanordnung? Nennen Sie 5 der wichtigsten Bestimmungen der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung? Was besagt der Grundsatz der Gebarungstrennung und nennen Sie die Aufgaben der Dienststellen in Hinblick auf die Finanzabwicklung? Praktisches Beispiel: Die Firma Huber & Co liefert 2 PCs an die Stadtgemeinde Salzburg MD/03 Informations- und Kommunikationstechnologie. Der Nettowarenwert der Rechner beträgt je 3.000,00. Erstellen Sie die Rechnung gem. 11 Abs. 1 UStG 1994 Ist die Verbuchung der Lieferung zu Lasten der VAST möglich wenn: die Lieferung für die MA 7/03 Abfallservice (Betrieb im Sinne des UStG) bestimmt ist und der verfügbare Kredit 6.100,00 beträgt (ohne Ausnutzung einer Deckungsfähigkeit, von Skonti oder Rabatten)? Ist die Verbuchung der Lieferung zu Lasten der VAST möglich wenn: die Lieferung für die MA 1/05 Berufsfeuerwehr (Hoheit im Sinne des UStG) bestimmt ist und der verfügbare Kredit 7.000,00 beträgt (ohne Ausnutzung einer Deckungsfähigkeit, von Skonti oder Rabatten)? Begründen Sie Ihre Antworten 28

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