Selbständigkeit und das Finanzamt. Die Senatorin für Finanzen. Freie Hansestadt Bremen

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1 Selbständigkeit und das Finanzamt Die Senatorin für Finanzen Freie Hansestadt Bremen

2 Impressum Herausgeber: Freie Hansestadt Bremen Die Senatorin für Finanzen Pressestelle Rudolf-Hilferding-Platz 1 Haus des Reichs Bremen Internet: Stand: April

3 Vorwort Sehr geehrte Existenzgründerin, sehr geehrter Existenzgründer, Auf dem Weg von der Geschäftsidee bis zur Unternehmensgründung ist vieles zu beachten. Mit dieser Broschüre wollen wir Ihnen die ersten Schritte in die Selbständigkeit erleichtern. Sie finden hier Tipps zur Umsatz-, Einkommen- und Lohnsteuer. Außerdem wird erklärt, welche Kriterien steuerrechtlich korrekte Rechnungen erfüllen müssen. Auch nach Ihrer erfolgreichen Existenzgründung werden wir stets bemüht sein, Sie und Ihr Unternehmen kooperativ zu unterstützen. Zögern Sie nicht, die zuständigen Beraterinnen und Berater für Existenzgründungen in den Finanzämtern anzusprechen. Für Ihr Unternehmen wünsche ich Ihnen viel Erfolg. Ihre (Karoline Linnert) Bürgermeisterin Senatorin für Finanzen - 3 -

4 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Die steuerliche Anmeldung Buchführung und Aufzeichnungspflichten Aufbewahrungspflichten Die Umsatzsteuer Ihre Rechnung Umsatzsteuer auf vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte Der Kleinunternehmer Die Lohnsteuer Ihre Einkommensteuer Steuerliche Außenprüfung

5 1. Einführung Vielleicht ist es noch ein ungewohnter Gedanke, aber bereits während der Phase der Existenzgründung kann Ihr Finanzamt Sie aktiv und kooperativ begleiten. Als kompetenter Ansprechpartner informieren wir Sie über die steuerlichen Gegebenheiten und können auftretende Fragen umfassend beantworten. Neben allgemeinen Auskünften können wir auch Ihre speziellen mit der Unternehmensgründung verbundenen Probleme erörtern. Im Rahmen unserer gesetzlichen Möglichkeiten werden wir auch nach der erfolgreichen Existenzgründung stets bemüht sein, Sie und Ihr Unternehmen zu unterstützen. Deshalb zögern Sie bitte nicht, uns anzusprechen. 2. Die steuerliche Anmeldung Sobald Sie eine unternehmerische Tätigkeit aufnehmen, sind Sie verpflichtet, sich beim Finanzamt steuerlich anzumelden. Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie innerhalb kurzer Zeit Ihre Steuernummer, die Sie für Ihre Rechnungen benötigen. Um Ihnen diese Anmeldung zu erleichtern, hält Ihr Finanzamt hierfür einen Vordruck bereit. Sie können ihn im Internet unter unter dem Pfad Steuern /Existenzgründung herunterladen oder persönlich bei den bremischen Finanzämtern abholen. Mit dem vollständigen Ausfüllen des Vordrucks versetzen Sie uns in die Lage zu entscheiden, welche steuerlichen Rechte und Pflichten sich aus der Aufnahme der Tätigkeit für Sie persönlich ergeben. Um später hohe Steuernachzahlungen zu vermeiden, sind ihre möglichst genaue Einschätzung der voraussichtlichen Umsätze und eine angemessene Gewinnprognose von großer Bedeutung

6 3. Buchführung und Aufzeichnungspflichten Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, den steuerlichen Gewinn zu ermitteln: Buchführung mit Jahresabschluss (= Bilanzierung) Aufzeichnungen mit Einnahme-/Überschuss Rechnung. Sollten Sie ein Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches sein, dann sind Sie verpflichtet, Bücher zu führen (Bilanz). In diesen sind Ihre Handelsgeschäfte und die Lage Ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vollständig, zeitnah und nachvollziehbar aufzuzeichnen. Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die mehr als Euro Umsätze im Kalenderjahr erzielen oder Gewinne von mehr als Euro erwirtschaften, sind nach Aufforderung durch das Finanzamt ebenfalls verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen. Freiberufler und sonstige Unternehmer können wählen, ob Sie freiwillig Bücher führen wollen oder ihre Betriebseinnahmen und ihre Betriebsausgaben durch eine Einnahme-/Überschuss Rechnung vereinfacht aufzeichnen möchten. Besondere Aufzeichnungspflichten ergeben sich auch aus den einzelnen Steuergesetzen, insbesondere aus dem Umsatzsteuergesetz. Da die Verletzung von Buchführungs-/Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Sie zu steuerlichen Nachteilen führen kann, bitten wir Sie, sich hierüber eingehend zu informieren. Für weitergehende Fragen stehen Ihnen die Mitarbeiter der bremischen Finanzämter jederzeit gerne zur Verfügung. Unabhängig davon ist es ratsam, zur Beachtung der bestehenden Rechte und Pflichten die sachverständige Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen

7 4. Aufbewahrungspflichten Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Buchungsbelege. Sechs Jahre: Sämtlicher geschäftlicher Schriftwechsel sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die aufzubewahrenden Unterlagen entstanden sind oder die letzten Aufzeichnungen hierin vorgenommen wurden. Sind die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. 5. Umsatzsteuer Jeder, der eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt und Einnahmen erzielt, ist Unternehmer. Dies setzt voraus, dass Lieferungen oder Dienstleistungen nachhaltig und mit Einnahmeerzielungsabsicht ausgeführt werden. In den ersten zwei Jahren nach Aufnahme Ihrer unternehmerischen Tätigkeit sind Sie verpflichtet, monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben. Diese sind nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Weg abzugeben (www.elster.de oder Die im Formular durch Sie berechnete Umsatzsteuer ist zusammen mit der Voranmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats fällig. Die Frist wird auf Ihren Antrag hin um einen Monat verlängert (Dauerfristverlängerung), wenn eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der voraussichtlichen Umsatzsteuervorauszahlungen entrichtet wird. Neben den monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen ist bis zum 31. Mai eines jeden Jahres eine Umsatzsteuererklärung für das - 7 -

8 abgelaufene Kalenderjahr abzugeben, in der die Umsatzsteuer selbst berechnet wird. Verbleibt hier eine Nachzahlung, so ist diese einen Monat nach Abgabe der Umsatzsteuererklärung zu entrichten. Die Frist für die Abgabe kann vom Finanzamt auf Ihren Antrag hin verlängert werden. 6. Ihre Rechnungen Damit Ihre Kunden, falls diese selbst Unternehmer sind, aus Ihren Rechnungen einen Vorsteuerabzug geltend machen können, müssen Ihre Rechnungen die folgenden Angaben enthalten: Ihren vollständigen Namen und Ihre vollständige Anschrift, den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift Ihres Kunden, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände beziehungsweise der Umfang und die Art Ihrer Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Entgelt ist der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer), den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (= gesonderter Umsatzsteuerausweis) oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf. Ein besonderes Merkblatt für eine Musterrechnung können Sie im Internet unter unter dem Pfad Steuern und Existenzgründung herunterladen oder persönlich bei den bremischen Finanzämtern bekommen. Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 150 Euro) sind weniger Angaben erforderlich

9 7. Umsatzsteuer auf vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte Die Umsatzsteuer ist für den Monat anzumelden und abzuführen, in dem die Lieferung oder Leistung ausgeführt wurde. Dies gilt unabhängig davon, ob bereits eine Rechnung erteilt wurde. Beim leistenden Unternehmer führt diese Verfahrensweise oft dazu, dass er die Umsatzsteuer bereits an das Finanzamt abführen muss, obwohl der Leistungsempfänger die Rechnung noch nicht bezahlt hat. Das heißt, der Unternehmer müsste die Umsatzsteuer vorfinanzieren. Kleine und mittlere Unternehmen geraten so schnell in Zahlungsschwierigkeiten. Sie haben deshalb die Möglichkeit, einen Antrag an Ihr Finanzamt zu stellen, die Umsatzsteuer erst zu zahlen, wenn Sie die Rechnungsbeträge vereinnahmt haben. Vorausgesetzt: 1. der voraussichtliche Gesamtumsatz Ihres Unternehmens beträgt schätzungsweise nicht mehr als Euro, oder 2. Sie sind von der Verpflichtung, Bücher zu führen und Abschlüsse zu machen befreit, oder 3. Sie führen Umsätze als Angehöriger eines freien Berufes aus. 8. Kleinunternehmer Kleinunternehmer haben unter bestimmten Umständen umsatzsteuerliche Vorteile. Als Kleinunternehmer gelten Sie, wenn Ihr voraussichtlicher Gesamtumsatz für das Gründungsjahr die Grenze von Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird. Haben Sie Ihre gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nur in einem Teil des Kalenderjahres ausgeübt, so ist der tatsächliche Gesamtumsatz in einen Jahresgesamtumsatz umzurechnen. Angefangene Kalendermonate sind bei der Umrechnung als volle Kalendermonate zu behandeln. Sind Sie Kleinunternehmer, wird die von Ihnen geschuldete Umsatzsteuer nicht erhoben. Sie dürfen dann in Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen und können keinen Vorsteuerabzug geltend machen

10 In der Startphase eines Unternehmens werden oftmals größere Investitionen getätigt. Die möglicherweise daraus resultierenden Vorsteuerüberschüsse können bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung nicht gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden. Sie haben die Möglichkeit, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Sie unterliegen dann der Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften. Diese Erklärung bindet Sie mindestens für 5 Jahre. Ihnen steht dann der Vorsteuerabzug zu. Ferner können Sie Ihren Kunden Rechnungen mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer erteilen. Raum für Notizen

11 9. Die Lohnsteuer Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, die auf die Löhne seiner Arbeitnehmer entfallenden Lohnsteuerbeträge einzubehalten, beim Finanzamt elektronisch anzumelden und abzuführen. Der Anmeldungszeitraum richtet sich nach der Höhe der voraussichtlich zu entrichtenden Lohnsteuer aller Arbeitnehmer im Kalenderjahr. Folgende Grenzen sind dabei maßgeblich: Voraussichtliche jährliche Lohnsteuer aller Arbeitnehmer. Bis 800 Euro erfolgt die Abgabe jährlich Mehr als 800 Euro bis 3000 Euro erfolgt die Abgabe vierteljährlich Mehr als 3000 Euro erfolgt die Abgabe monatlich Die Lohnsteueranmeldungen sind auf vorgeschriebenen Vordruck auf elektronischem Weg abzugeben. Mit Hilfe der nachfolgenden Internetadressen kann die Abgabe erfolgen (www.elster.de oder Ausnahmefällen kann auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichtet werden. Die durch Sie selbst berechnete Lohnsteuer ist zusammen mit der Anmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des jeweiligen Abgabezeitraums fällig. 10. Ihre Einkommensteuer Während Arbeitnehmer durch ihre monatlichen Lohnsteuerabzüge ihre Einkommensteuer entrichten, werden Sie als Unternehmer vierteljährliche Vorauszahlungen direkt an das Finanzamt leisten. Anhand des von Ihnen in der steuerlichen Anmeldung geschätzten voraussichtlichen Gewinns wird das Finanzamt die Vorauszahlungen auch unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Verhältnisse berechnen und festsetzen. Sollten Sie feststellen, dass Ihr Gewinn höher sein wird als bisher angenommen, ist ein Antrag auf Anpassung der Vorauszahlung sinnvoll, um spätere erhebliche Nachzahlungen zu vermeiden. Gleiches gilt selbstverständlich auch, wenn

12 sich herausstellen sollte, dass der von Ihnen zunächst erwartete Gewinn voraussichtlich nicht erwirtschaftet wird. In diesem Falle ist ein Antrag auf Minderung der Vorauszahlungen möglich. Ihre Einkommensteuererklärung ist für das abgelaufene Kalenderjahr bis zum des Folgejahres einzureichen. Fristverlängerungen sind auf Antrag möglich. 11. Steuerliche Außenprüfung Da die eingehende Prüfung aller vorhandenen Unterlagen durch den Innendienst des Finanzamtes zu umfangreich wäre, kann bei Ihnen die Durchführung einer Nachschau oder einer Außenprüfung angeordnet werden. Hierzu zählen: Umsatzsteuer-Nachschau Die Umsatzsteuer-Nachschau erfolgt unangemeldet. Sie ermöglicht dem Finanzamt eine schnelle und unkomplizierte Überprüfung von Einzelsachverhalten. Umsatzsteuer-Sonderprüfung Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung dient vor allem der Prüfung der Besteuerungsgrundlagen einzelner Umsatzsteuer-Voranmeldungen, damit zum Beispiel auch Vorsteuerüberschüsse so schnell wie möglich ausgezahlt werden können. Lohnsteueraußenprüfung Im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung wird überprüft, ob Sie die Lohnsteuer für Ihre Arbeitnehmer vorschriftsmäßig einbehalten und an das Finanzamt abführen. Betriebsprüfung Während der Betriebsprüfung werden grundsätzlich die Gewinnermittlung und alle Steuerarten geprüft. Der Prüfungszeitraum umfasst zumeist drei Kalenderjahre

13 Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung, die Lohnsteuer-Außenprüfung und die Betriebsprüfung wird Ihnen jeweils mit einer Prüfungsanordnung angekündigt. Darin werden Sie über Ihre wesentlichen Rechte und Pflichten während der Prüfung informiert. Raum für Notizen

14 Ansprechpartner/-innen für Existenzgründer/-innen in der bremischen Steuerverwaltung Die Finanzämter im Lande Bremen halten für die steuerliche Begleitung von Existenzgründer/-innen eine Reihe von Informationsmaterialien und Formularen bereit. Diese Hilfen können Sie unter der Internetadresse abrufen. Für nähere Auskünfte über das Besteuerungsverfahren bei Existenzgründungen stehen Ihnen in Ihrem zuständigen Finanzamt folgende Auskunftspersonen für Auskünfte und nach vorheriger Terminabsprache auch für ein persönliches Gespräch zur Verfügung: Finanzamt Bremen-Ost Norbert Klement Wolfgang Wieschenkämper Telefon: 0421/ Telefon: 0421/ Finanzamt Bremen-West Gisela Wöbke Telefon: 0421/ Finanzamt Bremen- Nord Gabriele Brahm Telefon: 0421/ Finanzamt Bremerhaven Jürgen Gischewski Andreas Klingenberg Telefon: 0471/ Telefon: 0471/ Finanzamt Bremen-Mitte (nur Kapitalgesellschaften und Vereine) Ulrich Rau Telefon: 0421/

15 Weitere Informationen und Beratung zum Thema Existenzgründung können Sie bei den Partner/-innen des Netzwerks der BremerExistenzGründungsInitiative B.E.G.IN in Bremen und Bremerhaven erhalten (www.begin24.de). In den drei Büros der B.E.G.IN- Gründungsleitstelle stehen Ihnen erfahrene Gründungsberater/-innen in kostenlosen Gesprächen zur Verfügung. Sie vermitteln Sie auch gerne an die jeweiligen Netzwerkpartner/-innen weiter: B.E.G.IN Gründungsleitstelle c/o RKW Bremen GmbH Büro Bremen-Nord Büro Bremerhaven Langenstraße 6-8, Bremen Am Becketal 14 Barkhausenstr. 2 (t.i.m.e. port II) Telefon: / Bremen Bremerhaven FAX: 0421 / Tel: Tel: Internet: Handelskammer Bremen Industrie- und Handelskammer Bremerhaven Am Markt 13 Friedrich-Ebert-Straße Bremen Bremerhaven Telefon: 0421/ Telefon: 0471/ FAX: 0421/ FAX: 0471 / Internet: Internet: Handwerkskammer Bremen Außenstelle Bremerhaven: Ansgaritorstraße 24, Columbusstraße Bremen Bremerhaven Telefon: 0421/ Telefon: 0471 / FAX: 0421 / FAX: 0471/ Internet: Internet: weitere B.E.G.IN- Netzwerkpartner/-innen: Arbeitsförderungs-Zentrum im Lande Bremen GmbH, 0471/ Agentur für Arbeit Bremen, 0421/ Agentur für Arbeit Bremerhaven, 0471/ belladonna Kultur- und Bildungszentrum für Frauen e.v., 0421/ BIG-Gruppe, BIS Bremerhaven Bremer Aufbau-Bank GmbH, T. 0421/ BRIDGE, T. 0421/ BSS Bremer Senior Service, T ebn Expertinnen-Beratungsnetz Bremen e.v., T Frauen in Arbeit und Wirtschaft e.v., T. 0421/ Steuerberatung: Hanseatische Steuerberaterkammer Bremen Am Wall 192, Bremen Telefon: / / FAX: 0421 / Internet:

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