Konto Kontoauszug Saldo , ,16 Differenz -45. Quersumme der Differenz 4+ 5 = 9 oder so: Saldo 78,00 87,00 Differenz -9

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1 Allgemeine Abstimmarbeiten Finanzkonten Bank Prüfen Sie schon im Zuge der fortlaufenden Buchführung die Übereinstimmung der Saldo des Konto Bank (SKR ff SKR ff) muss exakt mit dem Saldo des Kontoauszugs Ihrer Bank übereinstimmen Wird das Bankkonto nicht regelmäßig abgestimmt, können sich aus diesem Versäumnis im Rahmen de Jahresabschlussarbeiten unnötige Mehrarbeiten ergeben, da nun die Kontoauszüge von schlimmstenfalls 12 Monaten zu prüfen sind. Tipps: Buchen Sie die Kontoauszüge über die Funktion Stapelbuchen. So lassen sich Fehler (Tippfehler, Zahlendreher) im Bearbeitungsmodus korrigieren. Übernehmen Sie den Stapel erst dann in das Journal, wenn der Saldo der Buchhaltung mit dem Kontoauszug abgestimmt ist. Wenn Sie im Dialogmodus erfassen, muss jeder Fehler über eine Stornobuchung berichtigt werden. Zahlendreher: In der Buchhaltung lässt die Tatsache, dass eine vorgefundene Differenz entweder neun oder ein Vielfaches davon beträgt (Quersumme = Neun), darauf schließen, dass es sich um einen Zahlendreher handeln könnte. Mit der Neunerprobe stellen Sie fest ob der Fehler ein Zahlendreher ist. Beispiel: Konto Kontoauszug Saldo , ,16 Differenz -45 Quersumme der Differenz 4+ 5 = 9 oder so: Saldo 78,00 87,00 Differenz -9 Kasse - Ähnlich verhält es sich mit der Kasse. Im Rahmen der Aufzeichnung der Kassenvorgänge im Kassenbuch ist mindestens zum Monatsende die Abstimmung zwischen Kassenbuch und Buchhaltung vorzunehmen. Interimskonten Interimskonten dienen in der Buchhaltung als Zwischenkonto oder Hilfskonto. Buchungen werden hier lediglich für eine bestimmte Zeit geparkt. Sie sollten regelmäßig abgestimmt werden. Es gibt in der betrieblichen Praxis einige Beispiele, die die Benutzung eines Interimskontos rechtfertigen, u. a. für den Geldtransit, Kreditkartenbezahlung, Lohnverrechnungskonten, Durchlaufende- und Ungeklärte Posten. Hinweis: Zu den Jahresabschlussarbeiten gehört die Prüfung der Verrechnungskonten. Es muss sichergestellt sein, dass diese Konten einen Null-Saldo ausweisen. Vorhandene Bestände müssen zugeordnet und erfolgswirksam umgebucht werden. 1

2 Offene Posten Prüfen Sie die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Der Saldo der Personenkonten sollte mit der Summe der Offenen Posten gemäß OP-Liste übereinstimmen. Stimmen sie nicht überein, prüfen Sie, ob die Ausbuchung des Offenen Postens für alle Rechungen korrekt ausgeführt wurde. Die Funktion Offene Posten abgleichen im Menü - Buchen unterstützt Sie beim Abstimmen der Offenen Posten Liste. Mit der Schaltfläche OP rücksetzen werden bereits ausgebuchte (bezahlte) Forderungen oder Verbindlichkeiten aus der OP-Liste entfernt. In der Regel erkennen Sie bezahlte aber nicht - ausgebuchte Offene Posten daran, dass ein gleicher Posten mit negativen Vorzeichen vorliegt. Die Funktion OP rücksetzen hebt lediglich die Anzeige in der OP-Liste auf. Die Personenkonten werden dadurch nicht angesprochen, eine Buchung findet nicht statt. Die OP-Liste wird als sogenanntes Nebenbuch der Buchhaltung geführt. Anzahlungen Geleistete und erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen aus dem vorangegangenen und laufenden Jahr sind abzuprüfen. Wenn die Schlussrechung zwischenzeitlich gestellt wurde, muss die Anzahlung umgebucht werden. Umsatzsteuerverprobung Die Umsatzsteuerabstimmung ist eine Vorarbeit zur Erstellung der Umsatzsteuererklärung. Erstellen Sie eine Übersicht der geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen für das aktuelle Wirtschaftsjahr einschließlich der geleisteten Sondervorauszahlung, wenn Sie eine Dauerfristverlängerung beantragt haben. Aus den gebuchten Aufwenden wird die zulässige Vorsteuer ermittelt und mit der gebuchten Vorsteuer abgeglichen. Ebenso ermitteln Sie aus den gebuchten Erträgen die fällige Umsatzsteuer 19 % und gegebenenfalls die ermäßigte Umsatzsteuer 7%. Verrechnen Sie die fällige Umsatzsteuer mit der abziehbaren Vorsteuer, daraus ergibt sich die sogenannte Zahllast. Es empfiehlt sich die Überweisung an das Finanzamt (Zahllast) oder das vom Finanzamt erstattete Guthaben über das Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (SK / SKR ) zu buchen. Auf diesem Konto ist dann sofort ersichtlich, welche Vorauszahlungen wann und mit welchem Betrag geleistet worden sind. Beachten Sie, dass auch die Erlöse aus unentgeltlichen Wertabgaben (Eigenverbrauch), Erlöse aus Anlagenabgängen und steuerpflichtige sonstige Erlöse zu berücksichtigen sind. Haben Sie einen Antrag auf Dauerfristverlängerung gestellt sind die Vorauszahlungen für die Monate November und Dezember bei Dauerfristverlängerung zum Bilanzstichtag noch nicht abgegeben. Die Summe dieser beiden Voranmeldungen ergibt den Betrag, der im Jahresabschluss als Forderung gegen das Finanzamt bzw. Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt auszuweisen ist. Im Folgejahr wird der Betrag auf das Konto Umsatzsteuer Vorjahr umgebucht. 2

3 Umsatzsteuerverprobung durchführen Geleistete Vorauszahlungen Betrag Sondervorauszahlung 1/11 USt-Vorauszahlung Januar USt-Vorauszahlung Februar USt-Vorauszahlung März USt-Vorauszahlung April USt-Vorauszahlung Mai USt-Vorauszahlung Juni USt-Vorauszahlung Juli USt-Vorauszahlung August USt-Vorauszahlung September USt-Vorauszahlung Oktober USt-Vorauszahlung November USt-Vorauszahlung Dezember (USt abzgl USt.-Vorszhlg. 1/11) Summe der Vorauszahlungen 0 Vorsteuerabzug Saldo Vorsteuerkonto allgemein Vorsteuer 19% Vorsteuer 7% Vorsteuer aus ig. Erwerb Vorsteuer aus Umkehr Steuerschuld ( 13b UStG) bezahlte Einfuhrumsatzsteuer Summe Vorsteuer 0 Steuerpflichtige Umsätze / Innergemeinschaftlicher Erwerb Saldo USt. Erlöse steuerpflichtig 19% Erlöse steuerpflichtig 7% Sonstige Erträge steuerpflichtig 19% Sonstige Erträge steuerpflichtig 7% Erlöse Eigenverbrauch 19% Erlöse Eigenverbrauch 7% Umsatz aus Umkehr der Steuerschuld ( 13b UStG) Umsatz innergemeinschaftlicher Erwerb Umsätze zu anderen Steuersätzen Minderung durch Skonto 19% - - Minderung durch Skonto 7% - - Summe USt. 0 Verprobung Summe Umsatzsteuer 0 Summe Vorsteuer 0 Summe Vorauszahlung 0 Ergebnis 0 Mögliche Ursachen zu Differenzen: Wurde der Eigenverbrauch erst mit dem Jahresabschluss ermittelt? Wurden Boni erst mit dem Jahresabschluss gebucht (Belege werden in der Regel erst im Folgejahr ausgestellt)? Wurden im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten Buchungen zur Wertberichtigung durchgeführt?

4 Privatkonten (Einzelunternehmer, Personengesellschaften) Privatentnahmen Privater KFZ Anteil - Wird das Firmenfahrzeug auch privat genutzt wird mittels der 1% Methode oder der Fahrtenbuch Methode der private, nicht abziehbare Anteil der Nutzung errechnet. Ab 2005 kann die sog. 1 %-Regel nur noch bei Firmenwagen angewendet werden, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Als betriebliche Fahrten gelten auch Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Entfernungspauschalen) sowie Familienheimfahrten. Nutzen Sie zur Errechung des Eigenverbrauches (unentgeltliche Wertabgabe) im Menü Extras den Eigenverbrauchsrechner. Sie buchen die private Nutzung über das Konto Privatentnahmen (SKR / SKR ) an Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt. (SKR / SKR ). Der umsatzsteuerfreie Anteil wird auf das Konto Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt. (SKR / SKR ) gebucht. Privater Telefonanteil - Betriebliche Telefone (Festanschluss sowie Mobiltelefone) werden auch zu Privatgesprächen genutzt, deren Anteil geschätzt werden muss. Dasselbe gilt für die private Nutzung des betrieblichen Internetzugangs. Die hinsichtlich der Telefongebühren in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist entsprechend in einen abziehbaren und in einen nicht abziehbaren Teil zu trennen. Auch hier entnehmen Sie die Werte dem Eigenverbrauchsrechner. Private Sachentnahmen - Entnimmt der Unternehmer Gegenstände oder sonstige Leistungen (zum Beispiel Dienstleistungen) aus dem Betrieb zur privaten Verwendung, sind diese als Einnahme zu erfassen. Nutzen Sie auch hier zur Ermittlung der Werte den Eigenverbrauchsrechner. Privateinlagen Haben Sie für Ihr Arbeitszimmer zum Beispiel ein Regal erworben, das aus der privaten Kasse bezahlt wurde oder haben Sie ein Geschäftsessen aus Ihrer privaten Kasse bezahlt, so sind solche Ausgaben spätestens im Rahmen des Jahresabschlusses zu erfassen. Solche betrieblich veranlassten, privat getragenen Aufwendungen sind buchungstechnisch wie eine Einlage zu behandeln. Buchen Sie Aufwandskonto an Privateinlagen (SKR , SKR ). Tipp: Bewirtungsaufwendungen sind aufzuteilen in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Anteil. Nur 70% der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen dürfen steuerrechtlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden; 30 % buchen Sie als Nichtabziehbare Betriebsausgabe. Der Vorsteuerabzug kann im vollen Umfang geltend gemacht werden. Kredite (Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten) Stimmen Sie die Kreditkonten einzeln mit den Jahresauszügen der Bank ab. Prüfen Sie falsch zugeordnete Tilgungen oder nicht getrennte Zinsanteile. Der Saldo des Kontos Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten sollte mit dem Auszug zum Darlehnskonto übereinstimmen. Bei neu aufgenommenen oder umgeschuldeten Krediten müssen die Verträge kopiert werden und das Disagio ggf. nachgebucht werden. Kapitalgesellschaften erstellen zusätzlich einen Darlehensspiegel. Der Darlehensspiegel gibt eine Übersicht über sämtliche kurz- und langfristigen Darlehensverbindlichkeiten. Es sind deshalb nicht nur die klassischen Bankverbindlichkeiten zu erfassen. Gläubiger können auch Lieferanten, Kunden, oder wie in Zeiten der Internet-Gründer-Welle ausgedrückt, auch family, fools and friends sein. Diese Darlehen sind meist ebenso zu verzinsen und haben einen festgelegten Rückzahlungszeitpunkt. 4

5 Abschreibungen auf Anlagevermögen Haben Sie die Abschreibungen (AfA) für das Jahr erfasst? Beachten Sie, dass neben der planmäßigen AfA auch eine außerplanmäßige AfA erforderlich sein kann. Denken Sie auch an die Auflösung der Sammelposten. Zugänge - Sind alle unterjährigen Zugänge korrekt verbucht? Zugänge sind mit ihren Anschaffungskosten zu aktivieren. Zu den Anschaffungskosten gehören neben dem Kaufpreis sämtliche Aufwendungen, die notwendig waren, um das Wirtschaftsgut in betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungsnebenkosten gehören insbesondere Verpackungs-, Fracht- und Transportkosten, Versicherungskosten, Montagekosten. Abgänge - Sind alle unterjährigen Anlagenabgänge korrekt verbucht? Verkäufe von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens führen zu steuerpflichtigen Umsätzen. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Nettoverkaufspreis. Wirtschaftsgüter, die unterjährig verkauft werden, sind bis zu diesem Zeitpunkt anteilig abzuschreiben. Wertberichtigungen (Bilanzierung) Forderungen - Alle Forderungen sind auf Bonität zu überprüfen. Besteht für Forderungen ein Ausfallrisiko, sind sie in zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen zu klassifizieren und entsprechend abzuschreiben. Eine pauschale Wertberichtigung (geschätztes Ausfallrisiko über alle Forderungen z.b. 2%) ist zusätzlich möglich. Uneinbringliche Forderungen - sind einzeln zu bewerten und auszubuchen. Sie buchen Forderungsverlust (Konto SKR / SKR ) an Debitor. Durch diese Buchung verringert sich die Umsatzsteuer-Schuld, die Umsatzteuer wird automatisch korrigiert. Für zweifelhafte Forderungen ist das sog. gemischte Verfahren zulässig. Ein Teil der Kundenforderungen werden einzeln bewertet, der Rest unterliegt der pauschalen Wertberichtigung. Die Einzelwertberichtigung buchen Sie über die Konten Abschreibung auf Umlaufvermögen (SK / SKR ) an Einzelwertberichtigung auf Forderungen (SKR / SKR ). Pauschale Wertberichtigung Das geschätzte Ausfallrisiko von Forderungen, Zinsen, Skonto wird über die pauschale Wertberichtigung erfasst. Diese wird nicht direkt gegen den Debitor gebucht. Sie buchen: Konto Einstellung in die Pauschalwertberichtigung zu Forderungen (SKR / SKR ) an Konto Pauschalwertberichtigung auf Forderungen (SKR /SKR ). Die Umsatzsteuer darf erst zu dem Zeitpunkt der Uneinbringlichkeit einer Forderung korrigiert werden. Vorräte - Die mengenmäßige Erfassung des Vorratsvermögens erfolgt durch die Inventur. In einem zweiten Schritt sind die Vorräte zu bewerten. Die Wertobergrenze stellen beim Umlaufvermögen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dar. Ein niedrigerer Teilwert (Tageswert) kann nur noch angesetzt werden, wenn dieser voraussichtlich dauerhaft niedriger als die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ist. Auf die verschieden Bewertungsverfahren können wir hier nicht näher eingehen. Die Wertberichtigung erfolgt durch Buchung des Warenbestands (SKR / SKR ) gegen das Wareneingangskonto oder das Konto Bestandsveränderungen (SKR / SKR ) wobei Soll / Haben je nach Art der Veränderung (Minderung oder Mehrung) gebucht wird. 5

6 Steuerfreie Rücklagen Der Gesetzgeber hat verschiedene Möglichkeiten geschaffen Gewinne in steuerfreie Rücklagen einzustellen z.b. 7g EStG Investitionsabzugsbetrag, 6b /6c EStG Übertragung stiller Reserven, R 6.6 EStR Ersatzbeschaffung. Prüfen Sie, ob eine Bildung sinnvoll ist und/oder eine Auflösung stattfinden muss. Rückstellungen (Bilanzierung) Für ungewisse Verbindlichkeiten sind Rückstellungen zu bilden. Die Ungewissheit kann bezüglich des Be-und Entstehens, der Höhe und der Fälligkeit bestehen z.b. Prozesskostenrückstellungen, Garantierückstellungen (ohne rechtliche Verpflichtung), Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen... Rechungsabgrenzung (Bilanzierung) Bei der der transitorischen Rechnungsabgrenzung handelt es sich um erhaltene oder geleistete Vorauszahlungen, die wirtschaftlich nicht in die Periode des Geldzuflusses, sondern in die folgende Periode gehören. Sie sind über die Konten aktive bzw. passive Rechnungsabgrenzung abzugrenzen. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) sind zu bilden, wenn Ausgaben, die noch im alten Wirtschaftsjahr geleistet werden, Aufwand des kommenden Jahres bilden z.b. die KFZ Versicherung Laufzeit bis wird im Juni 2009 überwiesen. Der Betrag der dem Jahr 2010 zuzuordnen ist, wird auf das Konto Aktive Rechungsabgrenzung (SKR / SKR ) gegen Versicherung gebucht. Ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) liegt vor, wenn ein Zahlungszufluss im alten Jahr einen Ertrag des kommenden Jahres darstellt zum Beispiel: Ein Mieter bezahlt die Miete für Januar 2010 schon am Der Mietertrag ist gegen das Konto Passive Rechungsabgrenzung (SKR / SKR ) zu buchen. 6