Rudolf Weyand. Nationale Ausschreibung und Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge nach der VOL/A 2009

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1 Rudolf Weyand Nationale Ausschreibung und Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge nach der VOL/A 2009 Fallbezogener Praxisleitfaden 1. Auflage (2011)

2 Ziel dieses Leitfadens ist es, die Grundlagen und den Ablauf eines konkreten nationalen Einkaufsvorgangs (Einkauf von Reinigungsdienstleistungen) auf der Basis des Vergaberechts darzustellen; dadurch erhält der praktische Anwender bei der öffentlichen Verwaltung und anderen Institutionen, die Vergaberecht anwenden müssen, einen Einstieg in Ausschreibung und Vergabe und wird interaktiv über Fragen und Musterantworten mit dem Ablauf und den wesentlichen Regeln des Vergaberechts vertraut gemacht. Ein vergleichbarer Leitfaden für einen europaweiten Einkaufsvorgang erscheint in Kürze. Der Autor des Leitfadens kommt aus der öffentlichen Verwaltung und hat über viele Jahre schon tausende Vergabeverfahren nach VOL/A, VOB/A und VOF selbst konzipiert und durchgeführt. Zurzeit betreut er beim Zweiten Deutschen Fernsehen (ZDF) komplexe Vergabeverfahren u.a. über technologisch hoch anspruchsvolle Leistungen. Außerdem berät er Deutschlands führende Einkaufsdienstleistungsgesellschaft im Gesundheitsbereich, die Prospitalia GmbH, in Vergabefragen. Er ist Verfasser des Praxiskommentars Vergaberecht, des einzigen Kommentars zum gesamten Vergaberecht aus einer Hand. Der Kommentar ist vor wenigen Wochen in der dritten Auflage im Verlag C. H. Beck, München, erschienen. Änderungen und Aktualisierungen dieses Leitfadens finden Sie auf der vom Autor betreuten Internetseite dem umfassendsten Internetangebot über öffentliche Aufträge. 2

3 Wie geht das eigentlich mit dem Ausschreiben und Vergeben? Hier finden Sie die kompetente Antwort! 6

4 2. Grundfall Der Bürgermeister der Gemeinde Rollersbachhausen bittet den Leiter des Hauptamtes, die Unterhalts- und Glasreinigung des Rathauses der Gemeinde neu zu organisieren. Hintergrund ist, dass die bisherigen gemeindeeigenen Reinigungskräfte am wegen Erreichens der Altersgrenze ausscheiden und nicht ersetzt werden. 3. Grundüberlegungen für die Fallbearbeitung 3.1 Selbst erledigen oder einkaufen (make or buy)? Vor jeder Überlegung, wie eigentlich eingekauft wird, steht immer die Entscheidung, ob eine Leistung selbst ausgeführt (im Beispielsfall durch eigene Reinigungskräfte) oder eingekauft (im Beispielsfall bei Reinigungsunternehmen) wird. Wird die Leistung selbst ausgeführt, spielt das Vergaberecht keine Rolle. Außerdem findet das Vergaberecht auf die Einstellung von Personal keine Anwendung. Arbeitshinweis: Bitte lesen Sie den Text des 100 Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) durch. 7

5 7.8 Zusammenfassung der Vergabeunterlagen Folgende Dokumente sind den Bietern regelmäßig zur Abgabe eines Angebotes zur Verfügung zu stellen: Vergabeunterlagen Leistungsverzeichnis Rahmenbedingungen Abschließende Liste von Nachweisen Zusätzliche Allgemeine Vertragsbedingungen Ergänzende Vertragsbedingungen Besondere Vertragsbedingungen Bewerbungsbedingungen Anschreiben (Aufforderung zur Angebotsabgabe) Angebotsschreiben Kennzettel Arbeitshinweis: Bitte fügen Sie in der Vergabeakte ein Trennblatt Vergabeunterlagen an und heften Sie entweder eine schriftliche Fassung oder eine elektronische Fassung (auf CD-ROM u.ä.) der Vergabeunterlagen ab. 59

6 Der Hauptamtsleiter schlägt u.a. folgendes Zuschlagskriterium für die Bekanntmachung vor: Energieverbrauch und Umweltauswirkungen aller Straßenfahrzeuge des Bieterunternehmens sowie aller Privatfahrzeuge der bei der Gemeinde zum Einsatz kommenden Reinigungskräfte. Bitte beurteilen Sie die Zulässigkeit einer solchen Forderung.. 20 Weitere Sachverhaltsergänzung: Nach interner Diskussion legt der Hauptamtsleiter als alleiniges Zuschlagskriterium das Kriterium des Preises fest Trennung von Zuschlags- und Eignungskriterien Zuschlags- und Eignungskriterien müssen strikt und ausnahmslos voneinander getrennt werden; ansonsten leidet das Vergabeverfahren an einem unheilbaren Mangel und muss in aller Regel von vorne begonnen werden. Auf die Einzelheiten gehe ich im Rahmen der Prüfung und Wertung der Angebote ein. 20 Bitte hier eintragen; zur Kontrolle vgl. Anhang 71

7 9. Der Zeitraum der Angebotsfrist Zur Erinnerung: Die einzelnen Schritte einer öffentlichen Ausschreibung! Erstellung der Vergabeunterlagen Bekanntmachung Zeitraum der Angebotsfrist in Arbeit Was kann in dem Zeitraum der Angebotsfrist aus Sicht des öffentlichen Auftraggebers passieren? nicht viel, wenn die Vergabeunterlagen sorgfältig erstellt wurden sehr viel, wenn die Vergabeunterlagen nicht sorgfältig erstellt wurden 9.1 Bieterfragen Bei vielen Vergabeverfahren gibt es Fragen von Bietern über den Inhalt des Leistungsverzeichnisses oder über die rechtlichen bzw. kaufmännischen Rahmenbedingungen. Leider ist in der VOL/A 2009 nicht mehr geregelt, wie mit solchen Bieterfragen umzugehen ist. 76

8 12. Die Prüfung und Wertung der Angebote Zur Erinnerung: Die einzelnen Schritte einer öffentlichen Ausschreibung! Erstellung der Vergabeunterlagen Bekanntmachung Zeitraum der Angebotsfrist Angebotsabgabe Öffnung der Angebote Prüfung und Wertung der Angebote in Arbeit 89

9 Weitere Sachverhaltsergänzung: Dem Angebot des Bieters A lagen die geforderten Referenzen (vgl ) nicht bei. Der Hauptamtsleiter bittet um Prüfung, ob das Angebot ausgeschlossen werden muss oder in der Wertung bleiben kann. Angesichts des Angebotsendpreises bittet er um wohlwollende Prüfung. Arbeitshinweis: Bitte lesen Sie 16 Abs. 2 VOL/A durch. Nach 16 Abs. 2 Satz 1 können fehlende Erklärungen die bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, bis zum Ablauf einer zu bestimmenden Nachfrist nachgefordert werden. Diese Neuregelung ist eine der wichtigsten Änderungen in der VOL/A Ein Bieter hat grundsätzlich keinen Anspruch darauf, dass ihm der Auftraggeber die Möglichkeit einräumt, fehlende Unterlagen nachzureichen (Vergabekammer Bund, Beschluss vom Az.: VK 3-168/10). Eine Nachforderung von fehlenden Preisangaben steht also im Ermessen des Auftraggebers (Vergabekammer Bund, Beschluss vom Az.: VK 2-146/10). Die Ausübung des Ermessens ist zu dokumentieren. Bitte entscheiden Sie über die Nachforderung und dokumentieren Sie die Entscheidung auch in der Vergabeakte Bitte hier eintragen; zur Kontrolle vgl. Anhang 94