GS-AUFTRAG SQL-Version. Schnelleinstieg Erste Schritte

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1 GS-AUFTRAG SQL-Version Schnelleinstieg Erste Schritte

2 1. Systemvoraussetzungen Pentium 3 mit mindestens 350 MHz, 128 MB RAM, Betriebsystem Windows 98, NT, Windows 2000 oder XP, Internet-Explorer ab Version MSDE 8.0 oder MS-SQL-Server ab Version Besonderheiten der SQL-Version GS-AUFTRAG SQL ist eine Client/Server-Applikationen, die durch Unterstützung von MSDE und Microsoft SQL-Server erweiterte Einsatzmöglichkeiten bietet. Die SQL-Version ist dabei auf den Einsatz in Netzwerken mit größeren Datenmengen sowie mehreren Anwendern ausgelegt. Anstelle eines Nachfolgers von GS-AUFTRAG steht mit der SQL-Version eine ergänzende Version für den Einsatz in größeren vernetzten IT-Landschaften zur Verfügung. Die Buchhaltungsprogramme GS-FIBU und GS-EAR, die Daten teilweise gemeinsam mit dem Warenwirtschaftssystem nutzen, wurden ebenfalls entsprechend angepasst, so dass die gemeinsamen Stammdaten und Schnittstellen zusammen mit GS-AUFTRAG SQL genutzt werden können. Beim Start der SQL-Version werden ein Hinweis auf die aktive SQL-Funktionalität und die Anzahl der zulässigen Datenbankzugriffe im Infobildschirm eingeblendet. 2.1 SQL-Datenbank Zum Betrieb von GS-AUFTRAG SQL ist eine SQL-Datenbank erforderlich. Als kostengünstige Alternative bietet sich der Einsatz der MSDE (Microsoft SQL Server Desktop Engine), eine Art Lightversion des Microsoft SQL-Servers, an. Diese gestattet die Nutzung von bis zu fünf vernetzten Arbeitsplätzen. Ist ein MS SQL-Server vorhanden, kann dieser problemlos eingesetzt werden. Der Anwender muss lediglich mit einigen einfachen Schritten das Programm an die Verwendung dieser Datenbasis anpassen Vorteile der SQL-Datenbank Gerade beim Einsatz in komplexen vernetzten Umgebungen und mit großen Datenbeständen spielen relationale Datenbanken ihre Vorteile aus. Herkömmliche Fileserver-Strukturen müssen beim Laden von Daten jeweils alle vorhandenen Komponenten eines Datensatzes übertragen, inklusive der Indexund Dienstdateien. Dieser Vorgang wiederholt sich für jeden Bearbeitungsschritt, so dass es hier leicht zu Performance-Engpässen kommt. Da zudem, vor allem wenn mehrere Mitarbeiter eine Anwendung nutzen, meist mehr als nur eine Datenbanktabelle bearbeitet wird, wächst das Transfervolumen in einem Netzwerk schnell an. SQL-Datenbanken nutzen das Client/Server-Prinzip, durch das genau dieses immense Datenaufkommen vermieden wird. Hier wird die Übertragung auf die Daten beschränkt, die tatsächlich benötigt und bearbeitet werden sollen. Dazu wird eine Kopie der Originaldaten vom Server angefordert und auf dem Client zwischengespeichert. Die Bearbeitung der Daten erfolgt mit dieser Kopie. Erst wenn die Daten vollständig bearbeitet sind, werden die Änderungen, und nur diese, in den Originaldatensatz zurück geschrieben. Dadurch wird das Transfervolumen im Netzwerk deutlich verringert.

3 2.1.2 Der technische Hintergrund Mit der neuen Version von GS-AUFTRAG auf Client/Server-Basis wird auf die bisher zugrunde liegende Kombination von BDE (Borland Database Engine) und Paradox-Tabellen zum großen Teil verzichtet. Zur Unterstützung von MS SQL-Server und MSDE wurde daher eine komplette Portierung der Stammdaten, Bewegungsdaten und Verwaltungsinformationen auf deren Strukturen vorgenommen. Damit hängt die Datenmenge und Anzahl der Anwender lediglich von den Eigenschaften und den verfügbaren Lizenzen des Servers ab. Für Anwender der bisherigen Lösungen ist der Umstieg auf die neue Version denkbar leicht und jederzeit möglich. Beim Migrationsprozess wird einfach der gesamte Datenbestand übernommen und auf die Bearbeitung mit der MSDE oder dem Microsoft SQL-Server angepasst. Da sich beide Versionen der Software nahezu identisch bedienen lassen, bedarf es auch keiner Umschulung oder Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter eines Unternehmens. 2.2 Installation GS-AUFTRAG SQL Wie die herkömmliche Version wird die Installation von GS-AUFTRAG über das Auswahlmenü der CD gestartet. Auf der CD befindet sich neben der C/S Version von GS-Auftrag ein aktuelles Setup des MDAC (Release 2.7) sowie MSDE Sollten Sie bereits MDAC, MSDE oder MS-SQL Server installiert haben, müssen Sie diese nicht erneut installieren. Sollte weder MDAC noch MSDE installiert sein, werden Sie nach dem ersten Programmstart aufgefordert dies nachzuholen. Nach dem Abschluss der Installation kann GS-AUFTRAG wie gewohnt gestartet werden. Auch GS- AUFTRAG SQL verwendet zunächst einen Mandanten im Paradox-Format. In den Programmeinstellungen kann später die SQL-Funktionalität ausgewählt werden. 2.3 SQL-Einstellungen In den Programmeinstellungen unter SONSTIGES SQL-EINSTELLUNGEN sind einige, allein die SQL-Version betreffende Programmeinstellungen vorzunehmen.

4 2.3.1 Maximale Datensatzanzahl Um die Netzwerklast auf ein Minimum zu beschränken, wird beim Datenbankzugriff nur eine begrenzte Anzahl Datensätze übertragen. In der Regel genügt die Übertragung von maximal 100 Datensätzen für ein komfortables Arbeiten mit GS-AUFTRAG SQL Selektionswahl Im Unterschied zur herkömmlichen Version GS-AUFTRAG machen Sie in der SQL-Version beim Öffnen der Stammdatenübersichten immer zuerst Angaben darüber, welche Daten vom Server abgeholt werden sollen. Stellen Sie hier ein, ob Sie prinzipiell die Selektionskriterien neu definieren wollen oder ob die zuletzt gewählten Datensätze wieder angezeigt werden sollen Client/Server-Funktionen aktivieren GS-AUFTRAG arbeitet normalerweise auf der Basis einer Paradox-Datenbank. Für die Nutzung einer SQL-Datenbank und der damit verbundenen Funktionen markieren Sie die Option C/S Funktionaliät aktivieren. Nach der Umstellung des Programms auf die SQL-Funktionalität wird bei der ersten Verbindung mit dem Server automatisch geprüft, ob die MSDE (oder ein SQL-Server) auf dem angegebenen Rechner installiert und ob der Datenzugriff vom Client aus möglich ist. Im Bedarfsfall werden die entsprechenden Komponenten von der CD assistentenunterstützt nachinstalliert Grundeinstellungsdatei Beim ersten Start der SQL-Version werden Sie zur Auswahl eines Verzeichnisses aufgefordert, in dem die Grundeinstellungen für den SQL-Server und Mandanten abgelegt werden. Dieses Verzeichnis muss sich auf einem Netzlaufwerk befinden, auf das jeder Anwender der SQL- Version Zugriffsrechte besitzt. Die entsprechenden Vorgabendateien werden dann automatisch in diesem Verzeichnis angelegt.

5 Ist keine Verbindung zu dem gewählten Server möglich, unterstützt Sie ein Assistent bei der Einrichtung der erforderlichen Komponenten. Die benötigten Treiber und Komponenten sind auf der Installations-CD enthalten und werden bei Bedarf nachinstalliert. Abschließend wird der Computer zur Vervollständigung der Installation neu gestartet Mandantenkonsole Während fast alle anderen Programmteile nahezu unverändert bleiben, sind im Bereich der Mandantenverwaltung im Zusammenhang mit der SQL-Umstellung einige Anpassungen notwendig. Die neue Mandantenkonsole dient als Zentrale zur Auswahl, Anlage und Pflege aller SQL- Datenbanken, die mit GS-AUFTRAG genutzt werden. Hier werden alle Parameter für den Zugriff auf den aktuellen Mandaten eingetragen und verwaltet. Server, Anwendername, Passwort etc. werden zusammen mit den Parametern des verbundenen Paradox-Mandanten gespeichert Mandant anlegen Beim ersten Start von GS-AUFTRAG nach der Umstellung auf die SQL-Funktionalität öffnet sich die Mandantenkonsole.

6 Um mit GS-AUFTRAG nun arbeiten zu können, muss zunächst ein neuer Mandant angelegt werden. Die Datenbank ist bereits vorgewählt. Servername Über die Schaltfläche erhalten Sie eine Liste der registrierten Server. Fügen Sie den gewünschten Servernamen über NEU der Serverliste hinzu. Einige Felder enthalten bereits vorgegebene Informationen. Zusätzlich kann ein Passwort für den System-Administrator (sa) vergeben werden.

7 Nach dem Speichern ist der neu eingetragene Server in der Serverliste enthalten und steht für die Auswahl eines Servers zur Verfügung. Geben Sie eine Bezeichnung und ggf. die Beschreibung des neuen Mandanten ein. Achtung: Es dürfen bei der Bezeichnung keine Sonderzeichen verwendet werden! Anmeldung / Sicherheit Je nachdem wie die Sicherheitsstufe Ihres SQL-Servers oder der MSDE eingestellt wurde (Windows oder Windows und NT-Authentifizierung), müssen Sie Benutzerkonten anlegen (fragen Sie ggf. Ihren Netzwerkadministrator). Ist der Mischbetrieb gestattet (NT und Windows), brauchen Sie sich darum nicht zu kümmern, ansonsten muss der Administrator des SQL-Servers / MSDE die Konten über den Button NT-Konten anlegen. Innerhalb dieses Dialogs klicken Sie dazu auf den Button Neu. Ein weiterer Dialog wird geöffnet, in dem Sie die Domäne und den Namen des Benutzers auswählen können.

8 Klicken Sie auf Registrieren, wird der Benutzer eingetragen. Nach der Anlage der Benutzer verlassen Sie diesen Dialog mit dem Button Zurück. Jetzt können Sie den einzelnen Benutzern den Zugriff auf die einzelnen Mandanten gewähren. Wählen Sie zunächst den Benutzer innerhalb der Liste und klicken Sie anschließend auf den Button Mandanten. Es wird eine Liste angezeigt, in der sämtliche verfügbaren Mandanten aufgelistet werden. Versehen Sie die Mandanten durch anklicken mit einem Häkchen, auf die der Anwender zugreifen darf. Sollten noch keine Mandanten angelegt worden sein (dies kann im Fall der Windows-Authentifizierung nur der Administrator), Lesen Sie zunächst wie ein Mandant angelegt wird und wiederholen Sie nach der Anlage eines oder mehrerer Mandanten diesen Schritt.

9 Server-Info Über diesen Schalter können Sie Informationen über den ausgewählten Server abrufen. Datenübernahme Selbstverständlich werden auf Wunsch alle Daten, Aufträge, Formulare usw. aus der bisherigen Version von GS-AUFTRAG übernommen. Setzen Sie dafür das Häkchen bei "Übernahme aus Paradox". Das bisherige Mandantenverzeichnis wird über die Schaltfläche ausgewählt. Beachten Sie hierbei, dass nur ein im Netzwerk befindliches Mandantenverzeichnis gewählt werden kann.

10 Wichtig, dies wird der Paradox- Co-Mandant zum SQL-Mandanten, d.h. die Übergabe an die Buchhaltung, GS-Shop oder der Zugriff auf die Voreinstellungen (DATEI.INI) findet immer in diesem Mandantenverzeichnis statt. Klicken Sie jetzt auf den Button Verbindung testen und nach erfolgreichem Test auf Anlegen. Der Paradox-Mandant wird reorganisiert und anschließend der SQL-Mandant angelegt sowie die Daten übernommen. Damit alle Anwender innerhalb des Netzwerks auch auf den Co-Mandanten zugreifen können, muss sich dieser selbstverständlich auf einem freigegebenen Netzlaufwerk befinden. GS-Auftrag speichert in diesem Fall allerdings nicht den absoluten sondern einen UNC Pfad. Aus beispielsweise F:\GSWIN\00001 wird intern z.b. \\meinserver\gswin\00001 sodass auch Anwender diesen Mandanten nutzen können, die die Netzlaufwerke auf andere Laufwerksbuchstaben gemappt haben. Wurde die Datenmigration eines Paradox-Mandanten gewählt, wird dieses Mandantenverzeichnis vor dem Anlegen des SQL-Mandanten automatisch reorganisiert und die Daten anschließend in die neue Datenstruktur übertragen. Das Übertragungsprotokoll läuft sichtbar mit und endet mit der Mitteilung: Daten migriert.

11 Hinweis: Auch die Buchhaltungsprogramme GS-FIBU und GS-EAR (ab Version 2.10) sind in den relevanten Teilbereichen für die gemeinsame Nutzung mit GS-AUFTRAG SQL angepasst. Bereits bei der Auswahl eines auf SQL umgestellten Mandanten erkennt die Buchhaltung automatisch die korrekte Struktur, so dass die gemeinsamen Stammdaten und die Schnittstellen (Buchungsübernahme, Rückstapel, etc.) auch im Zusammenhang mit GS-AUFTRAG SQL genutzt werden können. Eine manuelle Anpassung oder Umstellung der Buchhaltungsprogramme ist nicht erforderlich! Mandant wählen Sind bereits SQL-Mandanten vorhanden, können Sie den gewünschten Mandanten über den Tab- Reiter Mandanten wählen / bearbeiten öffnen.

12 Wählen Sie zunächst den Server und stellen Sie eine Verbindung über die Schaltfläche mit Server verbinden her. Die auf dem gewählten Server verfügbaren SQL-Mandanten werden zur Auswahl aufgelistet. Per Doppelklick oder über ÖFFNEN wählen Sie den gewünschten Mandanten aus Mandant kopieren Der Tab-Reiter Mandant kopieren enthält die Funktionen für das Duplizieren eines SQL- Mandanten. Wählen Sie zunächst den Server aus und stellen Sie eine Verbindung über die Schaltfläche mit Server verbinden her. Die auf dem gewählten Server verfügbaren SQL-Mandanten werden als Quellmandant zur Verfügung gestellt. Geben Sie eine Bezeichnung und ggf. die Beschreibung des neuen Mandanten ein und starten Sie den Kopiervorgang über die Schaltfläche KOPIEREN. 3. Besondere Vorgehensweisen Durch die Ergänzung der bestehenden Programme um die neue Form des Datenzugriffs wurden Anwendungen geschaffen, die optisch fast zu 100 Prozent mit den bekannten Produkten übereinstimmen. Durch die geänderte Architektur sind aber an einigen Stellen Änderungen notwendig und auch sinnvoll. Auf die Frage, warum man eine Client-Server-Version braucht, gibt es die schöne Antwort: Wenn Sie eine Telefonnummer in Berlin suchen, lassen Sie sich auch nicht das ganze Telefonbuch vorlesen, bis der richtige Eintrag an der Reihe ist. Richtig: Man gibt bei einer Anfrage an, was man über den gesuchten Eintrag weiß. 3.1 Bedienung Damit dieses Konzept eingehalten werden kann, machen Sie beispielsweise beim Öffnen der Stammdatenübersichten in GS-AUFTRAG SQL immer zuerst Angaben darüber, welche Daten vom Server abgeholt werden sollen.

13 3.2 Stammdatenselektion Bei der Auswahl eines bestimmten Datensatzes ist es in der SQL-Version notwendig, die abzurufenden Daten nach bestimmten Kriterien einzuschränken. Beispielsweise die Suche nach einem Kunden kann auf einen bestimmten Anfangsbuchstaben im Suchbegriff beschränkt werden. Zu diesem Zweck sind in allen Stammdatenbereichen Selektionsdialoge vorgeschaltet, die die Datenauswahl ermöglichen. Innerhalb des Standarddialogs zur Vorselektion kann nach bestimmten Kriterien gesucht werden. Zusätzlich kann über erweiterte Selektionsmöglichkeiten, die je nach Aufgabe mehr oder weniger komplex sind, jederzeit eine erneute Auswahl von Daten vorgenommen werden. Auch ist es über das Buchstabengitter möglich, bestimmte Anfangsbuchstaben der Suchbegriffe auf Knopfdruck als Selektionsbedingung zu definieren. Die notwendigen Datenselektionen bilden den Hauptunterschied in der täglichen Bedienung des Programms. Bei der Erstellung eines Auftrags ist diese Form der Selektion sowohl bei der Auswahl des Kunden als auch bei der Angabe der zu fakturierenden Artikel nötig. In der Handhabung geschieht also eigentlich nicht viel mehr als eine Umstellung der bisher gewohnten Schritte: Während Sie bisher zunächst immer den kompletten Artikelstamm geöffnet und dann durch Eingabe eines Suchbegriffs den gewünschten Artikel ausgewählt haben, geben Sie nun den Suchbegriff zuerst an und wählen dann den gewünschten Artikel aus der Liste der möglichen Treffer der vorherigen Suche aus.

14 3.2.1 Vorgänge auswählen Auch der vorhandene Schriftverkehr wird entsprechend der zuvor getroffenen Auswahl angezeigt. Neben der Erfassungsart stehen der Auftragsstatus, und zeitliche Perioden als Selektionskriterium zur Verfügung. Zusätzlich können Aufträge eines einzelnen Kunden oder die Aufträge eines kompletten Vorgangs selektiert werden. 3.3 Umstellen Paradox-Version / Arbeiten mit lokalen SQL-Mandanten Wollen Sie wieder mit dem ursprünglichen Paradox-Mandanten arbeiten, deaktivieren Sie einfach die Option C/S-Funktionalität aktivieren. Hinweis: Wenn Sie die SQL-Version lokal (also nicht in einem Netzwerk mit mehreren Arbeitsplätzen) einsetzen wollen, können Sie GS-Auftrag mit dem Parameter /CSLOCAL starten. Nur in diesem Fall können Sie einen lokalen Paradoxmandanten übernehmen und das Parameterverzeichnis (CSPARAM) lokal anlegen.

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