Datenmigration und Überprüfung der Daten

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1 und Überprüfung der Daten buchner documentation GmbH Lise-Meitner-Straße 1-7 D Schwentinental Tel 04307/81190 Fax 04307/

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Überblick Voraussetzung zur Migration...3 Installierter SQL Server...3 Die richtige Revision Bedienung des Migrationstools Programmstart MS ACCESS Datenbank MS-SQL Server Abschluss Übernommene Daten... 7 Mandanten und Einrichtungen...7 Mitarbeiter...7 Klienten...7 Biografie...8 Leistungen...8 Betreuungen und Abschnitte...8 Termine...8 Diagnosen...8 Nur für HLS-Datenbanken...9 Aktenvermerke...9 Adressen...10 Ergänzende Maßnahmen...10 Abschnittsuntertypen und Abschnittskostenträger...11 Dokumente Überprüfung der Datenübernahme Allgemein...12 Personenzahlen...12 Adressen...12 Betreuungen...12 Abschnitte...13 Aktenvermerke...13 Mitarbeiter...13 Dokumente...13 Leistungen...13 Biografieeinträge...14 Termine Detaillierte Prüfung des Datenbestandes mit Hilfe des Auswertungsassistenten...14 IDNr: MigHz Gr Seite 2 von 16

3 1 Allgemeines 1.1 Überblick Vor dem Betrieb von horizont4 ist es notwendig, eine konfigurierte Datenbank zu erstellen, und evtl. Ihren Datenbestand aus Horizont 2.2 zu übernehmen. Diese Aufgabe übernimmt das Migrationstool. Vor dem ersten Start von horizont4 müssen Sie dieses Programm ausführen. Sie finden die Datei im Horizont-Programmverzeichnis unter dem Namen Migration_Horizont.exe. 1.2 Voraussetzung zur Migration Installierter SQL Server Voraussetzung für die Ausführung des Migrationstools und horizont4 ist ein installierter SQL-Server. Sollten Sie noch keinen SQL-Server installiert haben, können Sie über das Start-Menü der Installations-CD eine MSDE (Microsoft SQL-Server Desktop Engine) bzw. einen Microsoft SQL Server 2005 Express installieren. Die richtige Revision Damit die von horizont2.2 nach horizont4 fehlerfrei durchgeführt werden kann, muss sich Ihre horizont2 Installation auf folgendem Stand befinden: - Für die Access-Version: Revision: A - Für die SQL-Version: Revision: S Den Stand Ihrer Installation entnehmen Sie bitte dem Login-Fenster von horizont2. Abb. 1: Horizont Revision SQL Abb. 2: Horizont Revision Access Hier können Sie Ihre aktuelle Revision für die SQL-Version einsehen. Bei der Access-Version sieht es sehr ähnlich aus. Wenn in Ihrem Programm keine der oben angezeigten Revisionen angezeigt wird, setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung, um die erforderliche Software zu erhalten. IDNr: MigHz Gr Seite 3 von 16

4 2 Bedienung des Migrationstools 2.1 Programmstart Um die vorzunehmen, öffnen Sie bitte den Explorer und wechseln in das Verzeichnis, in dem horizont4 installiert wurde (standardmäßig C:\Programme\Horizont 4.0). Das entsprechende Programm heißt Migration_Horizont.exe. Öffnen Sie das Programm bitte mit einem Doppelklick. Es erscheint folgende Maske: Abb. 3: Datenübernahme Hier müssen Sie die Verbindungsdaten zu Ihrer Horizont2.2 Datenbank angeben. Wählen Sie bitte, ob es sich bei der in horizont2 genutzten Datenbank um eine ACCESS- Datenbank oder um eine SQL-Datenbank handelt. Zur Auswahl markieren Sie bitte den entsprechenden Button in dem Feld Typ (oben rechts). Haben Sie MS-SQL Server gewählt, lesen Sie bitte bei Kapitel weiter. Wichtiger Hinweis Offen Serientermine aus Horizont2.2 werden bei der Migration nach horizont4 als Einzeltermine übernommen. Wir empfehlen Ihnen daher, alle Serientermine vor der entweder zu beenden oder mit einer Restlaufzeit (z.b. bis zum Ende des folgenden Monats) zu versehen. Sie stellen So sicher, dass Ihre Anwender bei Änderungen der aus Horizont2.2 übernommenen Termine, die eine ganze Terminserie betreffen (z. B. Hinzunahme und Entfernen von Teilnehmern, Ändern der Uhrzeiten, etc.) nicht jeden Termin einzeln bearbeiten bzw. löschen müssen. Die Neuanlage von Serienterminen ist in horizont4 über die Funktion Gruppendokumentation sehr anwenderfreundlich gestaltet. IDNr: MigHz Gr Seite 4 von 16

5 2.2 MS ACCESS Datenbank 97 Bei einer ACCESS-Datenbank ändert sich der rechte Teil der Maske folgendermaßen: Klicken Sie auf [Auswählen] und öffnen Sie die Horizont.mdb mit einem Doppelklick (sie liegt standardmäßig im Ordner C:\Programme\Horizont\mdb). Abb. 4: Quelldatenbank ACCESS Im Fenster erscheint dann C:\Programme\Horizont\mdb. Klicken Sie nun auf [Datenübernahme starten]. 2.3 MS-SQL Server Bei einer SQL-Datenbank ändert sich der rechte Teil der Maske folgendermaßen: Tragen Sie hier bitte folgende Daten ein: Server: Instanzname des Sql-Servers, auf dem Ihre Horizont2.2-Datenbank liegt. Datenbank: Name der horizont2.2-datenbank Benutzer: Datenbankbenutzer mit Zugriffsrechten auf die Horizont2.2-Datenbank und dem Recht, neue Datenbanken anzulegen (Standard: sa) Passwort: Das Datenbankkennwort für den gewählten Datenbankbenutzer (Standard: sa). Abb. 5: Quelldatenbank SQL Klicken Sie unten rechts auf [Datenübernahme starten]. 2.4 Abschluss Nun beginnt die Datenübernahme. Haben Sie einen vollständigen SQL-Server installiert fragt Sie das Programm noch nach den Zugangsdaten für die zu erstellende Datenbank. Im linken Teil der Maske wird die Migration protokolliert. Mit der Meldung Migration fertig gestellt ist die Migration abgeschlossen. IDNr: MigHz Gr Seite 5 von 16

6 Achtung Der Server und der Datenbankbenutzer müssen mit den Angaben der Zieldatenbank übereinstimmen. (Eingabe der Zieldaten siehe unten) Nach Erstellung der Datenbank und Fertigstellung der Migration erhalten Sie eine Meldung, dass die Migration fertig gestellt ist. Sie können das Migrationstool jetzt beenden. Wenn Sie den Hinweis erhalten, dass bei der Migration Fehler aufgetreten sind, senden Sie die Protokolldatei bitte an damit wir die Fehlermeldung analysieren können. Die Protokolldatei kann im horizont4-verzeichnis unter dem Namen Migration_LogJJJJMMTTSSMMSS.txt eingesehen werden. Am Ende des Migrationsprotokolls finden Sie die Datensatzzahlen in der Quell- und Zieldatenbank. Im Kapitel Überprüfung der Datenübernahme ist beschrieben, wie Sie die Angaben interpretieren und sich von der vollständigen Datenübernahme überzeugen können. IDNr: MigHz Gr Seite 6 von 16

7 3 Übernommene Daten Mandanten und Einrichtungen Für jede Einrichtung ihrer bestehenden Horizont2.2-Datenbank wird in der Horizont4- Datenbank ein Mandant gleichen Namens angelegt. Innerhalb dieses Mandanten wird eine entsprechende Organisationseinheit angelegt. Im Folgenden werden Mandanten und Einrichtung der Horizont2.2-Datenbank gleich verwendet. Mitarbeiter Die Mitarbeiter und deren Zuordnung zu Mandanten werden aus der Horizont2.2- Datenbank übernommen. Die Zuordnung zu Mandanten wird über die bestehende Zuordnung zu Einrichtungen ermittelt. Folgende Daten der Mitarbeiter werden übernommen: - Handzeichen - Nachname - Vorname - Passwort Klienten Die Klienten der Horizont2.2-Datenbank werden übernommen. Klienten werden dem Mandanten zugeordnet, in dem Sie angelegt worden sind. Folgende Daten werden übernommen: - Mandantenzuordnung - Anlegender Mitarbeiter - Datum der Anlage - Name - Vorname - Geburtstag - Status Selbst/Angehöriger - Namenszusatz - Aktenzeichen - Bundesland - Kreis - Geburtsname - Nationalität - Ortsteil - c/o - Titel - Telefon 1 - Telefon 2 - Strasse - Postleitzahl - Ort - Geburtsort - Konfession/Religion - Bemerkung - Geschlecht - Anrede - Erstkontaktdatum Zusätzlich werden die freien Stammdatenfelder übernommen. IDNr: MigHz Gr Seite 7 von 16

8 Einen Sonderfall gibt es bei den Anonymen und Angehörigen Klienten. Diese werden einmal für jeden Mandanten angelegt. Biografie Der Biografiekatalog wird übernommen und für jeden Mandanten dupliziert. Übernommen werden Bezeichnung und Ordnernummer der Biografieordner. Bei den Biografieziffern werden zusätzlich noch der Edit-Type der Ziffer übernommen, evtl. Comboboxinhalte, und Bezeichnungen der Werte-, Checkbox- und Combobox-Felder. Bei den Erfassungen werden alle Daten übernommen. Wenn möglich, werden biografische Erfassungen über einen Datumsvergleich einer Betreuung zugeordnet. Leistungen Der Leistungskatalog wird übernommen und für jeden Mandanten dupliziert. Übernommen werden Bezeichnung und Ordnernummer der Leistungsordner. Bei den Leistungsziffern werden zusätzlich noch Combo-Boxinhalte und deren Bezeichnung übernommen. Die Erfassungen werden komplett in den Leistungsnachweis als erledigte Leistung übernommen. Wenn möglich, werden Leistungen über einen Datumsvergleich einer Betreuung zugeordnet. Betreuungen und Abschnitte Betreuungen werden mit Ausnahme der Diagnosen komplett übernommen. Abschnitte werden mit Ausnahme der Kostenträger übernommen. Die Kostenträgerart wird übernommen. Zusätzlich wird jedem Klienten die zeitlich zuletzt beginnende Betreuung als aktive Betreuung zugeordnet. Termine Übernommen werden geplante und erledigte Einzel und Gruppentermine. Serientermine werden als Einzeltermine und nicht als Serien übernommen. Die einem Termin zugeordneten Dokumente werden in die Dokumentenverwaltung ohne Zuordnung zum Termin migriert. Biografische und Leistungsdaten werden, wenn möglich, den Terminen zugeordnet. Nimmt mindestens ein Klient an einem Termin teil, so wird das Kennzeichen Mit Klientenkontakt gesetzt. Diagnosen Der gesamte ICD-Katalog wird aus Horizont2.2 übernommen. IDNr: MigHz Gr Seite 8 von 16

9 Der Katalog der Hausdiagnosen wird der Diagnose-Schnellauswahl hinzugefügt. Alle biografischen Erfassungen die eine ICD-Ziffer enthalten, werden in den Bereich Diagnosen verschoben. Die Diagnosen des Ordners 153 werden mit Konsumhäufigkeit und Konsumart und Alter bei Erstkonsum übernommen. Alle Diagnosen aus Ordner 152 werden zur Hauptdiagnose Gibt es zu einer Hauptdiagnose eine Diagnose aus Biografieordner 153, wird die Hauptdiagnose gelöscht und die Diagnose aus Ordner 153 zur Hauptdiagnose gemacht. Alle Diagnosen werden einer Betreuung zugeordnet, wenn dies über einen Datumsvergleich plausibel ist. Alle Ziffern, die im Edit-Type eine ICD-Ziffer enthalten, werden aus dem Biografiekatalog entfernt. Nur für HLS-Datenbanken Die Ziffern des Biografieordners 154 werden über ein Mapping in die Diagnosen verschoben. Diese Diagnosen erhalten über das biografische Datum zusätzlich das Alter des Störungsbeginns. Anschließend werden Diagnosen gleicher Gruppen zusammengeführt, so dass in einer Diagnose sowohl Störungsbeginn wie auch Erstkonsum dokumentiert sind. In HLS-Datenbanken werden die biografischen Ordner 15 und 16 incl. der Unterordner gelöscht. Aktenvermerke Die Aktenvermerke und ihr gelesen-status werden aus Horizont2.2 übernommen. IDNr: MigHz Gr Seite 9 von 16

10 Adressen Die Adressgruppen und Adressuntergruppen werden übernommen. Bei den Adressen werden folgende Felder übernommen: - Anlegender Mitarbeiter - Datum der Anlage - Anrede - Titel - Zusatz - Name - Vorname - c/o - Straße - Postleitzahl - Ort - Adressgruppe - Adressuntergruppe - Telefon 1 - Telefon 2 - Fax - - Mobiltelefon - Bemerkung - Kommunikationsweg Die freien Adressfelder werden übernommen, zurzeit aber nicht in horizont 4 genutzt. Ergänzende Maßnahmen Nur HLS-Version Die Erfassungen der Biografieordner 171 und 173 werden in den Bereich ergänzende Maßnahmen verschoben. Dabei werden die Erfassungen des Ordners 171 als interne ergänzenden Maßnahmen migriert, die des Ordners 173 als externe Maßnahmen. Die Biografieordner 171 und 173 werden gelöscht. IDNr: MigHz Gr Seite 10 von 16

11 Abschnittsuntertypen und Abschnittskostenträger Nur HLS-Version Die Erfassungen des Ordners 174 werden über einen Datumsvergleich als Kostenträgerart in die Abschnitte verschoben. Die Erfassungen des Ordners 172 werden über einen Datumsvergleich als Abschnittsuntertyp in die Abschnitte verschoben, wenn es sich bei dem Abschnitt um eine Medikamentengestützte Behandlung handelt. Die Biografieordner 172 und 174 werden gelöscht. Dokumente Die Dokumente aus den Bereichen Termine, Biografie Dokumente und Betreuungen. Die Zuordnung eines Dokuments zu einem Eintrag geht dabei verloren. IDNr: MigHz Gr Seite 11 von 16

12 4 Überprüfung der Datenübernahme 4.1 Allgemein Am Ende des Migrationsprotokolls werden Datensatzzahlen in der Quell- und Zieldatenbank ausgegeben. Hier kann es zu Unterschieden in den Zahlen kommen, die nicht unbedingt als Fehler zu sehen sind. Daten, die in Horizont 2.2 schon ungültig und im Programm gar nicht sichtbar waren, werden nicht migriert. Dadurch entstehen Unterschiede. An einigen Stellen hat sich der Aufbau des Datenbankdesigns derart verändert, dass ein Vergleich nicht sinnvoll möglich ist. Im Folgenden finden Sie Erläuterungen zu den Angaben im Migrationsprotokoll und Hinweise, wie sich die Vollständigkeit der Datenübername überprüfen lässt. Bei Ihrer Überprüfung der Datenübernahme vergleichen Sie bitte die Datensatzzahlen des Migrationsprotokolls anhand der folgenden Hinweise. Sollten Ihnen bei der Überprüfung nicht erklärbare Abweichungen auffallen, so beginnen Sie bitte nicht mit dem Echtbetrieb in horizont 4, sondern informieren die buchner Hotline unter damit unsere Supportmitarbeiter sich das Migrationsergebnis ansehen und ggf. korrigieren können. Personenzahlen Die Anonymen und Angehörigen Klienten, die in der Horizont 2.2-Datenbank nur einmal existieren, werden in horizont4 für jeden Mandanten angelegt. Die Anzahl der Personen ist in der horizont4-datenbank also um 4*(Anzahl der Mandanten-1) größer, als in der Horizont 2.2-Datenbank. Eine differenzierte Überprüfung der übernommenen Klientendaten aus Datenbanken mit HLS-Konfiguration ermöglichen die Auswertungen des Pakets Überprüfung Datenbestand (Hessen-Konfiguration).xml (siehe unten). Adressen Die Anzahl der Adressen sind in Quell- und Zieldatenbank identisch. In Horizont 2.2 sind Adressen allerdings einer Einrichtung zugeordnet. Ist dieser Verweis ungültig, kann die Adresse keinem Mandanten in Horizont 4 zugeordnet werden. In diesem Fall können Abweichungen auftreten. Betreuungen Die Anzahl der Betreuungen ist in Quell- und Zieldatenbank identisch. Eine differenzierte Überprüfung der übernommenen Betreuungen aus Datenbanken mit HLS-Konfiguration ermöglichen die Auswertungen des Pakets Überprüfung Datenbestand (Hessen-Konfiguration).xml (siehe unten). IDNr: MigHz Gr Seite 12 von 16

13 Abschnitte Abschnitte sind in Horizont 2.2 Betreuungen zugeordnet. Betreuungen sind wiederum Einrichtungen zugeordnet. Ist die Zuordnung zur Einrichtung fehlerhaft, kann der Abschnitt keinem Mandanten zugeordnet werden. Dadurch kann es zu Abweichungen kommen. Aktenvermerke Aktenvermerke sind in Horizont 2.2 Klienten zugeordnet. Aktenvermerke mit fehlerhafter Zuordnung werden nicht migriert. Aktenvermerke, die für Anonyme oder Angehörige Klienten oder für eine Einrichtung erfasst worden sind, werden durch die Migration für die verschiedenen Mandanten dupliziert. Dadurch können ebenfalls Unterschiede entstehen. Eine Zuordnung zu einem Mandanten ist hier nicht möglich. Mitarbeiter Die Anzahl der Mitarbeiter ist in Quell- und Zieldatenbank identisch. Dokumente Die Dokumente waren in Horizont 2.2 in verschiedenen Tabellen verteilt. Durch die Migration werden alle Dokumente in der Maske Dokumente untergebracht. Dokumente, die für Angehörige oder Anonyme Klienten oder für die Einrichtungsakte erfasst wurden, werden in jedem Mandanten angelegt. Dadurch kann sich die Anzahl der Dokumente vergrößern. Leistungen Leistungen werden nur migriert, wenn - Eine gültige Zuordnung zum Leistungskatalog existiert. - Die Leistung einer Sitzung und darüber einem Klienten zugeordnet werden kann. - Das Feld Erfassung durch auf einen gültigen Mitarbeiter verweist. Gibt es hier Fehler im Horizont 2.2-Datenbestand, kann sich die Anzahl der Leistungen verringern. Eine differenzierte Überprüfung der übernommenen Leistungen aus Datenbanken mit HLS-Konfiguration ermöglichen die Auswertungen des Pakets Überprüfung Datenbestand (Hessen-Konfiguration).xml (siehe Kapitel Detaillierte Prüfung des Datenbestandes mit Hilfe des Auswertungsassistenten). IDNr: MigHz Gr Seite 13 von 16

14 Biografieeinträge Die Anzahl der Biografieeinträge wird sich in den meisten Fällen unterscheiden. Das liegt zum einen daran, dass der Tabellenaufbau unterschiedlich ist, zum anderen werden biografische Erfassungen in Horizont 4 in andere Bereiche verschoben. Eine differenzierte Überprüfung der übernommenen Biografiedaten aus Datenbanken mit HLS-Konfiguration ermöglichen die Auswertungen des Pakets Überprüfung Datenbestand (Hessen-Konfiguration).xml (siehe Kapitel Detaillierte Prüfung des Datenbestandes mit Hilfe des Auswertungsassistenten). Termine Der Aufbau der Termine ist in Horizont 2.2 und Horizont 4 unterschiedlich. Geplante und erledigte Termine werden in horizont4 in der gleichen Tabelle abgelegt. Es werden erledigte und geplante Termine migriert. Die Zahlen werden hier meist nicht übereinstimmen. Eine differenzierte Überprüfung der übernommenen Termine aus Datenbanken mit HLS- Konfiguration ermöglichen die Auswertungen des Pakets Überprüfung Datenbestand (Hessen-Konfiguration).xml (siehe Kapitel Detaillierte Prüfung des Datenbestandes mit Hilfe des Auswertungsassistenten). 4.2 Detaillierte Prüfung des Datenbestandes mit Hilfe des Auswertungsassistenten Für Datenbanken mit HLS-Konfiguration steht ein Paket von Auswertungen bereit, mit dem die Daten detailliert überprüft werden können. Dieses Paket Überprüfung Datenbestand (Hessen Konfiguration) mit der Dateibezeichnung HLS_Auswertungen.xml können Sie sich auf unserer Internetseite unter der Adresse herunterladen. Wählen Sie dort die Rubrik Support und darin Horizont. Dort finden Sie in dem Kapitel Spezielle Konfiguration den Link HLS Auswertungen. Wählen Sie diesen mit der rechten Maustaste aus und speichern mit Ziel speichern unter die Datei auf Ihrer Festplatte. Gehen Sie anschließend bitte folgendermaßen vor: Starten Sie den Auswertungsassistenten. Melden sich an dem gewünschten Mandanten an. Importieren Sie das Auswertungspaket HLS_Auswertungen.xml. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie dies tun, hilft Ihnen die Dokumentation zum Auswertungsassistenten. IDNr: MigHz Gr Seite 14 von 16

15 Führen Sie anschließend die Auswertungen aus, in dem Sie sie markieren und Ausführen wählen. Abb. 6: Auswertungsassistent Achten Sie bei der folgenden Abfrage darauf, dass Sie den richtigen Auswertungszeitraum wählen. Für Zählungen des gesamten Datenbestandes muss ein Beginn-Datum gewählt werden, dass zeitlich vor dem Beginn der Arbeit mit horizont in Ihrer Einrichtung liegt. Für Stichtagsbetrachtungen (z.b. Familienstand) wählen Sie als Beginn- und Enddatum jeweils das gleiche Datum. Abb. 7: Zeitraumauswahl Nach dem die Auswertung ausgeführt wurde öffnet sich die Tabelle mit den Ergebnissen. Vergleichen Sie diese Ergebnisse bitte sorgfältig mit den bekannten Zahlen aus horizont 2.2 und speichern Sie das Ergebnis als PDF-Datei. Abb. 8: Auswertungstabelle IDNr: MigHz Gr Seite 15 von 16

16 Impressum 3. Auflage Gilt ab horizont4 Version Rev. 6 GR buchner documentation GmbH Lise-Meitner-Straße Schwentinental Tel /81190 Fax 04307/

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