Lexware professional, premium und berater line: Anleitung für einen Rechnerwechsel

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1 Lexware professional, premium und berater line: Anleitung für einen Rechnerwechsel Inhalt I. Umzug von Lexware auf einen neuen Rechner und Einrichtung einer Einzelplatzinstallation (Seite 1) II. III. IV. Umzug von Lexware auf einen neuen Server und Einrichtung einer Netzwerkinstallation (Seite 4) Sonderfall: Rechnerwechsel und gleichzeitiges Update auf Lexware Version (Seite 7) Anhang: Hinweis zur manuellen Datensicherung und rücksicherung wenn Ihr Lexware Programm nicht mehr startet (Seite 8) I. Umzug von Lexware auf einen neuen Rechner und Einrichtung einer Einzelplatzinstallation a. Sicherung Ihrer Daten b. Installation und Einrichtung der neuen Installation c. Rücksicherung Ihrer Daten Wichtig: Falls Sie den Rechnerumzug mit einem Update auf Version 2013 verbinden möchten, lesen Sie unbedingt zuerst Kapitel III (Seite 7) a. Datensicherung auf dem alten PC 1. Zielordner anlegen: Im Windows Explorer legen Sie auf einem lokalen Laufwerk - zum Beispiel auf dem Laufwerk C:\ einen Ordner an. Nennen Sie den Ordner Dateitransfer. Speichern Sie in diesem Ordner vorerst alle Dateien, die Sie für den Wechsel benötigen. Übertragen Sie von dort später die Dateien auf einen beliebigen anderen Datenträger zum Beispiel auf einen USB-Stick. 2. Programm- und Anwendungsdaten sichern: Über das Menü Datei Datensicherung erstellen Sie die aktuelle Datensicherungsdatei. Wählen Sie bei Sicherungsart den Typen Gesamtsicherung aus. Zu den Optionen: 1

2 Selbst angepasste Formularvarianten sichern: Aktivieren Sie dazu im Assistenten Formulare... mitsichern Lassen Sie die Dokumente... mitsichern, wenn Sie für mindestens eine Auftrags- / Belegart die PDF-Erzeugung aktiviert haben oder die Dokumentenverwaltung nutzen. Stellen Sie auf der nächsten Seite (3) über die Schaltfläche Durchsuchen den Pfad zum Zielordner Dateitransfer ein. 3. Zertifikate und Übertragungsdaten sichern Arbeiten Sie mit Lexware lohn+gehalt, starten Sie die Sicherung der dakota-daten im Programm Lexware lohn+gehalt. Im Menü Extras - dakota - dakota einrichten wechseln Sie in die Auswahl Datensicherung. Über die Schaltfläche Datensicherung starten erstellen Sie die Sicherungsdatei. Wählen Sie im Sicherungsassistenten über die Schaltfläche Durchsuchen den Ordner Dateitransfer. ELSTER Software Zertifikat: Verwenden Sie für die Übertragung von Steuerdaten ein ELSTER Software Zertifikat, das auf dem PC gespeichert ist? Dann kopieren Sie die Zertifikat-Datei in den Ordner Dateitransfer. Sie erkennen die Datei an der Endung.pfx. Tipp: Sie wissen nicht, wo die Zertifikatdatei gespeichert ist? Starten Sie den Übertragungsvorgang aus dem Programm und wechseln Sie zur Seite ELSTER Zertifikate. Hier sehen Sie den aktuellen Pfad zum ELSTER Software Zertifikat. b. Installation auf dem neuen Rechner 1. Installieren Sie Lexware mit Installationsart Einzelplatz auf dem neuen Rechner. Nehmen Sie nur die aktuellste Programmversion, die Ihnen vorliegt. Haben Sie die aktuelle Version als Update erworben, benötigen Sie für die Berechtigungsprüfung während des Installationsvorgangs auch den Datenträger einer beliebigen Vorversion. 2. Die Installation sollte in die vorgeschlagenen Standardpfade erfolgen. Eine Schritt-für Schritt- Anleitung finden Sie im beiliegenden Handbuch, oder als PDF-Datei auf der Lexware-DVD. Öffnen Sie hierzu die Datei ServiceSupport.exe und wählen das technische Handbuch aus. 3. Bringen Sie nun Ihr Programm durch Aktualisierungen auf den neusten Stand. Aktualisierungen erhalten Sie über den Lexware Info Service, den Sie direkt aus dem Programm heraus über den Menüpunkt? Lexware Info Service starten können. Alternativ stehen Ihnen alle Programm-Aktualisierungen auf zur Verfügung. 2

3 c. Datenrücksicherung 1. Stellen Sie den Zugriff auf den Ordner Dateitransfer her (siehe Punkt a. 1.) 2. Starten Sie das Programm und spielen Ihre Daten über Datei - Datensicherung - Rücksicherung ein. Wählen Sie im Sicherungsassistenten über die Schaltfläche Sicherung suchen den Pfad zum Ordner Dateitransfer. Das Programm erkennt automatische die hier gespeicherte Datensicherungsdatei. Falls Sie Formulare aus dem Modul Warenwirtschaft mitsicherten, führen Sie zuerst eine Gesamtrücksicherung durch. Wenn Sie den Assistenten erneut aufrufen und den entsprechende Punkt setzen, werden auch Ihre eigenen Formulare zurückkopiert. 3. Bei Bedarf wird im nächsten Schritt automatisch eine Datenbankaktualisierung durchgeführt. 4. Haben Sie wie oben beschrieben dakota-daten gesichert, müssen diese für die weitere Verfügbarkeit in Lexware lohn+gehalt wieder hergestellt werden. Rufen Sie dort Extras dakota dakota einrichten auf. Wählen Sie Über die Schaltfläche Datensicherung und Datenrücksicherung starten die Sicherungsdatei im Ordner Dateitransfer. Prüfen Sie unter dem Eintrag Zertifikate im Menü dakota einrichten die korrekte Übernahme des Zertifikats. 5. Falls Sie ein ELSTER-Software-Zertifikat verwenden, kopieren Sie die.pfx-datei aus dem Ordner Dateitransfer. Fügen Sie die Datei in einen beliebigen Ordner auf der Festplatte ein (z.b. im Bereich Eigene Dateien), um auf dem neuen Rechner ELSTER nutzen zu können. Wenn Sie zum ersten Mal Steuerdaten übertragen, geben Sie im Assistenten auf der Seite ELSTER-Zertifikat dieses Verzeichnis an. Sobald das Programm auf Ihrem neuen Rechner voll funktionsfähig ist, deinstallieren Sie es auf Ihrem alten PC. 3

4 II. Umzug von Lexware auf einen neuen Server und Einrichtung einer Netzwerkinstallation a. Vorbereitungen am alten Server (Quellserver) b. Installation und Einrichtung des neuen Servers (Zielserver) c. Installation und Einrichtung der Clients d. Datenrücksicherung Hinweis: Zur Durchführung sind Administratorenrechte erforderlich. Wichtig: Falls Sie den Rechnerumzug mit einem Update auf Version 2013 verbinden möchten, lesen Sie unbedingt zuerst Kapitel III (Seite 7) a. Vorbereitungen am alten Server (Quellserver) 1. Zielordner anlegen: Im Windows Explorer legen Sie auf einem lokalen Laufwerk - zum Beispiel auf dem Laufwerk C:\ einen Ordner an. Nennen Sie den Ordner Dateitransfer. Speichern Sie in diesem Ordner vorerst alle Dateien, die Sie für den Wechsel benötigen. Übertragen Sie von dort später die Dateien auf einen beliebigen anderen Datenträger zum Beispiel auf einen USB-Stick. 2. Programm- und Anwendungsdaten sichern: Über das Menü Datei Datensicherung erstellen Sie die aktuelle Datensicherungsdatei. Wählen Sie bei Sicherungsart den Typen Gesamtsicherung aus. Zu den Optionen: Selbst angepasste Formularvarianten sichern: Aktivieren Sie dazu im Assistenten Formulare... mitsichern Lassen Sie die Dokumente... mitsichern, wenn Sie für mindestens eine Auftrags- / Belegart die PDF-Erzeugung aktiviert haben oder die Dokumentenverwaltung nutzen. Stellen Sie auf der nächsten Seite (3) über die Schaltfläche Durchsuchen den Pfad zum Zielordner Dateitransfer ein. 3. Zertifikate und Übertragungsdaten sichern Arbeiten Sie mit Lexware lohn+gehalt, starten Sie die Sicherung der dakota-daten im Programm Lexware lohn+gehalt. Wechseln Sie Im Menü Extras - dakota - dakota einrichten in die Auswahl Datensicherung. Über die Schaltfläche Datensicherung starten erstellen Sie die Sicherungsdatei. Wählen Sie im Sicherungsassistenten über die Schaltfläche Durchsuchen den Ordner Dateitransfer. 4

5 ELSTER Software Zertifikat: Verwenden Sie für die Übertragung von Steuerdaten ein ELSTER Software Zertifikat, das auf dem PC gespeichert ist? Dann kopieren Sie die Zertifikat-Datei in den Ordner Dateitransfer. Sie erkennen die Datei an der Endung.pfx. Tipp: Sie wissen nicht wo die Zertifikatdatei gespeichert ist? Starten Sie den Übertragungsvorgang aus dem Programm und wechseln Sie zur Seite ELSTER Zertifikate. Hier sehen Sie den aktuellen Pfad zum ELSTER Software Zertifikat. 4. Schließen Sie Lexware an allen Clients. 5. Stoppen Sie den Datenbank-Dienst auf Ihrem alten Server. Je nach Betriebssystem geht das so: Windows 8 Tippen Sie auf der Startseite den Begriff Dienste ein. Die Suchzeile mit der Trefferanzeige erscheint. Klicken Sie unterhalb von Apps auf Einstellungen und starten den Treffer Lokale Dienste anzeigen. Windows Vista und Windows 7: Klicken Sie auf das Windows Symbol (den Startknopf) Geben Sie in der Suchzeile den Begriff Dienste ein. Klicken Sie auf den Treffer mit der Bezeichnung Dienste. Windows XP: Wählen Sie Start Einstellungen Systemsteuerung Verwaltung Dienste In der Liste der lokalen Dienste klicken Sie den Eintrag Lexware... Datenbank oder Adaptive Server Anywhere LXDBSRV mit der rechten Maustaste an und wählen Eigenschaften. Stellen Sie bei Dienststatus auf Beenden und wählen bei Starttyp Deaktiviert aus. Achtung! Pro Netzwerksegment ist nur der Betrieb eines Lexware Datenbankservers möglich. Verbleibt der alte Rechner im Netzwerk, ist es notwendig, die Serversoftware auf dem alten Rechner zu deaktivieren, damit der neue Server gestartet werden kann. 6. Löschen Sie die Netzwerkfreigaben, die Sie für Lexware eingerichtet haben. Somit greifen die Clients nicht versehentlich auf den alten Server zu und Sie können später am neuen Server wieder die gleichen Freigabenamen verwenden. 5

6 b. Installation und Einrichtung des neuen Servers (Zielserver) 1. Installieren Sie Lexware mit der Installationsart Windows Server auf dem neuen Rechner. Nehmen Sie nur die aktuellste Programmversion, die Ihnen vorliegt. Haben Sie die aktuelle Version als Update erworben, benötigen Sie für die Berechtigungsprüfung während des Installationsvorgangs auch den Datenträger einer beliebigen Vorversion. 2. Die Installation sollte in die vorgeschlagenen Standardpfade erfolgen. Eine Schritt für Schritt- Anleitung finden Sie im beiliegenden Handbuch, oder als PDF-Datei auf der Lexware-DVD. Öffnen Sie hierzu die Datei ServiceSupport.exe und wählen das technische Handbuch aus. 3. Der Lexware Ordner auf dem Server muss mit Vollzugriff für alle Benutzer freigegeben werden, die mit dem Programm arbeiten sollen. Bei aktuellen Programmversionen wird Ihnen der Dialog Netzwerkfreigabe angezeigt. Hier legen Sie fest, welche Benutzer auf den Server zugreifen dürfen. Falls Sie das manuell erledigen wollen, erstellen Sie Freigaben auf alle benötigten Verzeichnisse. Erteilen Sie dafür jedem gewünschten Benutzer Vollzugriff auf das übergeordnete Verzeichnis in dem sich die Ordner Daten, Datenbank und Formulare befinden. Dieses finden Sie bei einer Installation mit empfohlenen Verzeichnissen im Pfad: Ab Windows Vista Windows XP C:\ProgrammData\Lexware\[Programmreihe] C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\ Lexware\[Programmreihe] c. Installation und Einrichtung der Clients 1. Deinstallieren Sie alle vorhandenen Lexware-Clients. Selbst wenn Servernamen und Pfade gleich bleiben, empfehlen wir das ausdrücklich. 2. Um einen Client zu installieren, verenden Sie nicht die Lexware-DVD! Klicken Sie im Windows-Explorer auf Netzwerk und dort auf den Namen Ihres Servers. 3. Suchen Sie die bei Punkt b. 3. erstellte Freigabe (Standard bei automatischer Freigabe durch das Setup: lexware_professional) Optional kann die Freigabe gemappt werden (Rechtsklick Netzlaufwerk verbinden freien Buchstaben wählen Verbindung beim Anmelden wiederherstellen) 4. Sie finden das Clientsetup im Server-Ordner \Daten\Netsetup\[Applikation]\LxSetup.exe. Achten Sie darauf, dass Ihnen bei der Installation die korrekten Pfade zum neuen Server angezeigt werden. 5. Bringen Sie nun Ihr Programm durch Aktualisierungen auf den neusten Stand. Aktualisierungen erhalten Sie über den Lexware Info Service, den Sie direkt aus dem Programm heraus über den Menüpunkt? Lexware Info Service starten können. Alternativ stehen Ihnen alle Programm-Aktualisierungen auf zur Verfügung. d. Datenrücksicherung 1. Stellen Sie den Zugriff auf den Ordner Dateitransfer her (siehe Punkt a. 1.) 6

7 2. Starten Sie das Programm auf einem beliebigen Client. Wenn Sie auch mit Lexware lohn+ gehalt arbeiten werden, empfiehlt sich jener Client, von dem aus sie später den Versand mit Dakota vornehmen. Führen Sie die folgenden Schritte einmalig hier aus. Spielen Ihre Daten über Datei - Datensicherung - Rücksicherung ein. Im Sicherungsassistenten wählen Sie über die Schaltfläche Sicherung suchen den Pfad zum Ordner Dateitransfer. Das Programm erkennt automatische die hier gespeicherte Datensicherungsdatei. Falls Sie Formulare aus dem Modul Warenwirtschaft mitsicherten, führen Sie zuerst eine normale Gesamtrücksicherung durch. Wenn Sie den Assistenten erneut aufrufen und den entsprechende Punkt setzen, werden auch Ihre eigenen Formulare zurückkopiert. 3. Bei Bedarf wird im nächsten Schritt automatisch eine Datenbankaktualisierung durchgeführt. 4. Haben Sie wie oben beschrieben dakota-daten gesichert, müssen diese für die weitere Verfügbarkeit in Lexware lohn+gehalt wieder hergestellt werden. Rufen Sie dort die Menüpunkte Extras dakota dakota einrichten auf. Wählen Sie über die Schaltfläche Datensicherung und Datenrücksicherung starten die Sicherungsdatei im Ordner Dateitransfer. Prüfen Sie den Eintrag Zertifikate im Menü dakota einrichten auf die korrekte Übernahme des Zertifikats. 5. Um weiterhin ELSTER nutzen zu können, kopieren Sie die.pfx-datei aus dem Ordner Dateitransfer, falls Sie ein Software-Zertifikat verwenden. Fügen Sie die Datei in einen freigegebenen Lexware-Ordner auf dem Server ein (z. B. in das Verzeichnis Daten). So können alle Clients auf das Zertifikat zugreifen. Wenn Sie auf einem Client zum ersten Mal Steuerdaten übertragen, geben Sie im Assistenten auf der Seite ELSTER-Zertifikat dieses Verzeichnis an. III. Sonderfall: Rechnerwechsel und gleichzeitiges Update auf Lexware Version Falls Sie mit Version 2012 (oder älter) arbeiten und auf Ihrem neuen Rechner jetzt die aktuelle Version (2013) installieren möchten, beachten Sie folgendes: Die Version 2013 verfügt über einen neuen Sybase SQL-Datenbankserver. Daher ist es wichtig, das Update auf Version 2013 noch auf dem alten PC / Server durchzuführen. Hinweis: Zur Durchführung benötigen Sie Administratorenrechte. 1. Legen Sie die DVD mit der Versionskennung in dem PC oder Server ein, auf dem sich die Datenbank der Vorversion befindet. Der genaue Ablauf ist im technischen Handbuch ab Seite 104 beschrieben. 2. Starten Sie nach dem Update das Programm als Supervisor. Es ist eine Datensicherung zu erstellen, nach der die Datenbankaktualisierung erfolgt. 3. Rufen Sie über Datei - Daten optimieren den Assistenten für den Datenbankwechsel auf. Weitere Informationen zum Datenbankwechsel finden Sie im technischen Handbuch auf Seite Setzen Sie den Rechnerwechsel je nach gewünschter Installationsart fort: Einzelplatzinstallation: Siehe Kapitel I ab Seite 1 Netzwerkinstallation: Siehe Kapitel II ab Seite 4 7

8 IV. Anhang: Hinweis zur Datensicherung bzw. rücksicherung wenn Ihr Lexware Produkt nicht mehr startet Ziehen Sie für folgende Schritte evtl. einen Administrator oder einen versierten Anwender hinzu. Beachten Sie: Eine manuelle Rücksicherungen können Sie ausschließlich in die gleiche, oder eine höhere Programmversion durchführen. Manuelle Datensicherung: 1. Stellen Sie zuerst sicher, dass der Datenbank-Dienst nicht mehr gestartet ist. Nähere Informationen dazu finden Sie weiter oben (Kapitel II. a. 5.) 2. Um die Daten jetzt manuell zu sichern, öffnen Sie Ihren Windows Explorer und erstellen zunächst einen neuen Ordner, der von Ihnen leicht wiederzufinden ist. Nennen Sie Diesen z. B. LexDaten. 3. Wechseln Sie in den das Lexware Verzeichnis mit den Daten ** 4. Kopieren Sie von hier folgende Verzeichnisse komplett in den eben erstellten Ordner LexDaten: Datenbank Daten Formulare Damit ist die manuelle Datensicherung abgeschlossen. Den Inhalt von LexDaten können Sie per DVD, externem Speicher oder Netzwerk auf den neuen Rechner kopieren. Manuelle Datenrücksicherung 1. Stellen Sie zuerst sicher, dass der Datenbank-Dienst nicht mehr gestartet ist (siehe Punkt II. a. 5.) 2. Öffnen Sie den eben erstellten Ordner LexDaten. Kopieren Sie aus dem Verzeichnis Datenbank die mit F beginnenden Unterordner (mit Ausnahme des Ordners F0, also F1, F2 usw.) in den Ordner Datenbank Ihrer Lexware Installation ** 3. Kopieren Sie zusätzlich folgende Dateien in den Ordner Datenbank: LxOffice.db LxOffice.log LexKK.db LexKK.log LxContainer.db und LxContainer.log (falls vorhanden). 4. Nur falls Sie vor der Deinstallation auf dem alten System mit abgeänderten Formularen gearbeitet hatten und diese weiterhin verwenden möchten, kopieren Sie die betreffenden Formulardateien aus dem Ordner LexDaten\Formulare\... an die gleiche Stelle im neuen Verzeichnis Formulare*. 5. Wenn Sie das Bescheinigungswesen eingesetzt hatten, kopieren Sie zusätzlich noch das Unterverzeichnis Bescheinigungswesen aus LexDaten\Daten nach Daten\Bescheinigungswesen*. Achtung: Andere Bestandteile aus LexDaten dürfen nicht zurückkopiert werden! *Überschreiben Sie dabei alle schon mit gleichem Namen vorhandenen Dateien und Verzeichnisse. 8

9 **So finden Sie die Verzeichnisse Ihrer Lexware Installation: Hinweis: Falls Sie das Datenverzeichnis bei der Installation anders benannt haben, ersetzen Sie die hier aufgeführten Pfade durch Ihre eigenen. Die Standardpfade lauten***: Ab Windows Vista Windows XP Bei Updates aus älteren Versionen C:\ProgrammData\Lexware\[Programmreihe]\Daten C:\ProgrammData\Lexware\[Programmreihe]\Datenbank C:\ProgrammData\Lexware\[Programmreihe]\Formulare C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\[Programmreihe]\Daten C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\[Programmreihe]\Datenbank C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\[Programmreihe]\Formulare C:\Programme\Lexware\Daten C:\Programme\Lexware\Datenbank C:\Programme\Lexware\Formulare ***Da die Ordner ProgramData bzw. Anwendungsdaten und alle Unterordner versteckte Ordner sind, werden Sie normalerweise nicht im Windows Explorer angezeigt. Um die Ordner anzuzeigen, ändern Sie folgende Einstellung: Ab Windows Vista: Öffnen Sie den Windows Explorer über gleichzeitiges drücken der Windowstaste und E. Wählen Sie aus dem Menü: Organisieren Ordner- und Suchoptionen. (Windows 8: Ansicht Optionen - Ordner- und Suchoptionen ändern) Wählen Sie das Register Ansicht und scrollen Sie bis Versteckte Dateien und Ordner herunter. Markieren Sie Ausgeblendete Dateien... anzeigen. Klicken Sie auf Übernehmen und OK. Windows XP: Öffnen Sie den Windows Explorer über gleichzeitiges drücken der Windowstaste und E. Klicken Sie auf Menü - Extras - Ordneroptionen. Wählen Sie das Register Ansicht und scrollen bis Versteckte Dateien und Ordner herunter. Markieren Sie hier das Kästchen Alle Dateien und Ordner anzeigen. Klicken Sie auf Übernehmen und OK. 9

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