Migration von digitalen Archivsystemen. Würzburger Archivtage 9. Dezember Michael Röhl

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1 von digitalen Archivsystemen Würzburger Archivtage 9. Dezember 2005 Michael Röhl

2 Harte und weiche von digitalen Langzeitarchiven der zur Reduktion von saufwänden S. 2 advice IT Consulting GmbH

3 advice IT Consulting GmbH Herstellerunabhängiges und -neutrales Beratungsunternehmen mit 12 Beratern, Firmensitz ist Bielefeld; Alle Berater sind auch Gesellschafter; 90% des Umsatzes mit Beratungsleistungen, 10% mit Handelsware (Lizenzen, Hardware) Schwerpunkte der Beratungsleistungen auf Dokumenterfassung und klassifizierung, elektronischer Archivierung und Dokumentenmanagement Istaufnahmen und Sollkonzepte Systemauswahl Implementierungen Systemwechsel () Betriebsunterstützung Branchen: Gesundheitswesen, Energieversorgung, Finanzdienstleister und Industrie S. 3 advice IT Consulting GmbH

4 Gründe für eine des Archivsystems Wechsel des KIS: Altes KIS hatte integriertes Archiv Neues KIS hat keine Schnittstelle zu Alt- Archivsystem; Zusammenfassung von Insellösungen Archivsystemhersteller kann/will neuen Anforderungen nicht gerecht werden: Technologiedefizite, Kapazitäts- oder Performanceengpässe; Fehlende Hochverfügbarkeitsszenarien; Fehlende Betriebssystemunterstützung; Funktionale Probleme oder Defizite; Ungenügender Support, Produktabkündigung; Wartungs- und Lizenzkosten zu hoch; Generelle Empfehlung: Je nach Planungshorizont einer Kosten-/Nutzenbetrachtung des elektronischen Archivs sollten skosten berücksichtigt werden. S. 4 advice IT Consulting GmbH

5 Architektur: angebundene Archivsysteme KIS KIS-Datenbank HL7 HTTP, COM SQL, JDBC, ODBC, Archiv Appserver EPA PERSA FIBU Archiv-Datenbank HSM HW-Steuerung S. 5 advice IT Consulting GmbH

6 Architektur: integrierte Archivsysteme KIS / EPA Schnittstelle Langzeitarchivierung SQL, JDBC, ODBC, KIS-Datenbank HSM HW-Steuerung S. 6 advice IT Consulting GmbH

7 Aufgaben im Rahmen einer Archivmigration I Übernahme der der Dokumentdaten; die Speichermedien einzelner Archivsoftwareprodukte sind nicht kompatibel; der Metadaten zu Dokumenten (Index, Bearbeitungsund Zugriffshistorie, Renditions) der Beziehungen zwischen Dokumenten; Problembereiche: nicht durch Standards genormte Datenstrukturen Annotationen, Metadaten auf revisionssicheren Medien, Volltext, Links, Indexdaten in externen Systemen; Verteilung von logisch zusammenhängender Dateien auf mehrere Datenträger S. 7 advice IT Consulting GmbH

8 Aufgaben im Rahmen einer Archivmigration II Übernahme der Systemkonfiguration Anpassung / Ersatz der Schnittstellen für das neue System; Abbildung des Berechtigungssystems; Nachbilden der aus Anwendersicht guten Systemeigenschaften des Altarchivs; Erhaltung der Revisionssicherheit Wie läßt sich die Vollständigkeit der nachweisen? Wie läßt sich die Datenintegrität nachweisen? Softwareverteilung, Installation, Schulung und Dokumentation sdurchführung im laufenden Produktivbetrieb S. 8 advice IT Consulting GmbH

9 Harte Archivmedien und Datenbank werden getrennt und nicht über Exportschnittstellen migriert: Voraussetzungen: Zugang zur Datenbank und Kenntnis der Datenstruktur Kenntnis der Medienorganisation, Kompressions- und Verschlüsselungsverfahren des jeweiligen Systemherstellers Vorteil: Sehr schnelle Bereitstellung der Dokumentdaten für den Import in das neue System. Nachteile: Es werden auch Dokumentleichen von den Archivmedien heruntergelesen. Die Archivmedien müssen im Regelfall an den Dienstleister herausgegeben werden. Komplexe Zusammenführung von Indexdaten und Dokumentdaten. Oft im Vergleich zur weichen höhere Kosten; S. 9 advice IT Consulting GmbH

10 Weiche Archivmedien und Datenbank werden gemeinsam über Exportschnittstellen migriert: Voraussetzungen: Existenz und Kenntnis einer Exportschnittstelle des Altsystems Vorteile: Oft im Vergleich zur harten niedrigere Projektaufwände; sarbeiten werden im Haus durchgeführt; Konsistenter Datenexport; Nachteile: Bisweilen sehr langsame Bereitstellung der Dokumentdaten für Import; Möglicherweise hohe Performanceverluste im Altsystem während des Exports; Nicht alle Daten lassen sich über Exportschnittstellen zur Verfügung stellen; S. 10 advice IT Consulting GmbH

11 Problembereich Storage Server Peripherie-Steuerung Schriftgut archivieren KIS Applicationserver mit integriertem Archiv Cache Server Datenbank Server für Metadaten med. Arbeitsplatz: Output archivieren S. 11 advice IT Consulting GmbH

12 der ist notwendig Die guten Nachrichten: die gesetzl. Aufbewahrungsfristen sind selten größer als die Standzeiten von revisionssicheren Medien lt. Herstellerangaben; Durch Alterungsprozesse unleserliche Medien äußerst selten; Die Standzeiten der Medien sind größer als die Standzeiten der Peripheriegeräte; In guten Archivsystemen sind die wesentlichen Kostenfaktoren für den Peripheriewechsel die reinen Hardware- und Medienkosten; Die schlechten Nachrichten: Peripheriegeräte: faktisch selten über 10 Jahre alte Hardware Treibersoftware mit großer Integrationstiefe in Betriebssystemen: Freigabe älterer Hardware für neue Betriebssystemversionen? trotz standardisierter Verfahren für das physikalische Schreiben auf Medien gab es in der Vergangenheit Probleme beim Treiberwechsel; trotz zunehmender Speicherdichte auf Medien: Unterbringungsproblem von alten Medien für nearline-zugriff; S. 12 advice IT Consulting GmbH

13 Aufwandsminimierung für en dig. Archive I Kriterien für die Systemauswahl für ein Langzeitarchivsystem (implizit KIS/EPA) Freigabe der Storage-Ansteuerung für möglichst viele Betriebssysteme, Technologien und Hardwarehersteller; Referenzen prüfen; parallelen Einsatz prüfen; Unterstützung räumlich verteilbarer Hard- und Softwarekomponenten; Funktionen zur Medien-Reorganisation und Re- Archivierung auf Administrationsebene; Variables Cache-Konzept: erweiterbar und nachträglich umkonfigurierbar; Verwendung reputierter Treibersoftware; Existenz einer dokumentierten Exportschnittstelle; S. 13 advice IT Consulting GmbH

14 Aufwandsminimierung für en dig. Archive II Differenzierte Konfiguration der Medien- und Cachenutzung nach Zugriffsverhalten nach Dateigrößen nach Speicherfristen Konfiguration der Anwenderfunktionen Funktionen, die Daten ohne standardisierte Verfahren speichern, sollten den Anwendern nur mit Vorbehalt angeboten werden; Wenn für die Recherche Dokumentattribute genutzt werden, die außerhalb des digitalen Archives gespeichert werden, muß deren langfristige Verfügbarkeit geklärt sein; Bei der Implementierung von Zugriffsberechtigungen im dig. Archiv sollte man sich auf das Notwendigste beschränken; Individuell programmierte Funktionen (Datenübernahme, Plausibilitätsprüfungen etc.) müssen bei Systemmigrationen neu erstellt werden; S. 14 advice IT Consulting GmbH

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für weitere Informationen stehe ich gerne zur Verfügung. Kontakt:

16 Architektur: Integrierte KIS und Archivsoftware Storage Server Peripherie-Steuerung Schriftgut archivieren KIS / EPA Applicationserver mit integriertem Archiv Cache Server Datenbank Server für KIS / EPA med. Arbeitsplatz: Output archivieren / Informationen darstellen S. 16 advice IT Consulting GmbH

17 Architektur: separate KIS und Archiv-Software Schriftgut archivieren KIS : Dokumente + Daten archivieren Archiv Application server Storage Server Peripherie-Steuerung Cache Server Datenbank Server für Metadaten med. Arbeitsplatz: Output archivieren / Informationen darstellen S. 17 advice IT Consulting GmbH

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