DFBnet Passantragstellung Online

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1 DFBnet Passantragstellung Online Hamburger Fußball-Verband e.v. Leitfaden für die Passantragstellung im Onlineverfahren Leitfaden DFBnet Passantragstellung Online DFBnet Passwesen Seite: 1 von 22 Erstellt: HFV Jörg Timmermann Version: 1.0 Letzte Änderung:

2 Inhaltsverzeichnis: 1 Vorwort Wichtige, grundlegende Informationen Welche Antragsarten kann ich im Onlineverfahren bearbeiten Aufbewahrungspflichten Anforderung der Unterlagen durch den HFV Datenschutzbestimmungen / Nutzungsbedingungen Browserfunktionen Erreichbarkeit der Anwendung Erstausstellung Vereinswechsel Wegfall der Wartefrist Stellvertretende Abmeldung Abmeldung Antragsübersicht Anfragen zum DFBnet Seite 2 von 22

3 1 Vorwort Bitte lesen Sie diese Beschreibung aufmerksam durch bevor Sie mit der Beantragung von Pässen im Onlineverfahren beginnen. Es sind viele, wichtige Informationen enthalten. Grundsätzlich ist es von Vorteil, dass derjenige der Anträge über Passantragstellung Online stellt, auch ZUgang zum elektronischen Postfach besitzt, da dort entsprechende Informationen nach der Antragstellung eingehen. Wesentliche Vorteile dieses Systems sind u.a. 1) Wenn alle Unterlagen vollständig vorliegen, können alle Arbeiten bequem von zu Hause aus erledigt werden. Einzige Voraussetzungen: ein Internetzugang und die entsprechende Berechtigung. 2) Deutlich schnellere Passbearbeitung, da die Daten sofort beim HFV vorliegen, nicht mehr erfasst werden müssen und der Postweg verkürzt wird bzw. wegfällt. 3) Die Daten müssen beim HFV nicht nochmals erfasst werden. Dadurch vermindern sich die Fehlerquellen durch z.b. undeutliche Schrift und ggf. nötige Korrekturen. 4) Der Verein ist im Modul DFBnet Pass Online über den Bereich Antragstellung Antragsübersicht jederzeit über den aktuellen Status der Anträge informiert und sieht sofort, wenn der Antrag bearbeitet ist. 5) Die Abmeldung eines Spielers muss nicht mehr per Einschreiben erfolgen, sondern kann sicher, kostengünstig und ohne den Postweg über das Modul DFBnet Pass Online erfolgen. 2 Wichtige, grundlegende Informationen 2.1 Welche Antragsarten kann ich im Onlineverfahren bearbeiten Im Onlineverfahren können folgende Antragsarten bearbeitet werden: - Erstausstellung - Einfacher Vereinswechsel - Abmeldung des Spielers vom Spielbetrieb Alle anderen Anträge müssen weiterhin dem HFV vorgelegt werden. 2.2 Aufbewahrungspflichten Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Ihnen vom Spieler vorliegenden unterschriebenen Passantragsunterlagen mit allen ggf. vorhandenen Dokumenten wie z.b. bisheriger Spielerpass, Kopie des amtlichen Dokumentes, usw. mindestens 2 Jahre beim Verein aufbewahrt werden müssen. Seite 3 von 22

4 2.3 Anforderung der Unterlagen durch den HFV Auf Anforderung sind die Passunterlagen innerhalb 14 Tagen dem HFV vorzulegen. Ggf. ist es daher Ratsam, dass die Antragstellung im Verein nur von einer Person erfolgt, um alle Unterlagen an einer Stelle gesammelt vorliegen zu haben. Der HFV wird im Rahmen von Aktionen die Passanträge, die durch die Vereine im Onlineverfahren gestellt worden sind, überprüfen. 3 Datenschutzbestimmungen / Nutzungsbedingungen Jeder Mitarbeiter eines Vereins, der die Passanträge im Onlineverfahren stellen möchte, muss zusätzliche Nutzungsbedingungen unterschreiben. Ohne die unterschriebenen Nutzungsbedingungen wird die Kennung nicht neu ausgestellt bzw. erweitert. Diese Nutzungsbedingungen sind einzuhalten. Verstöße dagegen werden geahndet. 4 Browserfunktionen Bitte benutzen Sie in der gesamten Anwendung nicht den Zurück-Button Ihres Internetbrowsers, sondern immer den Zurück-Button in der Anwendung, der fast ausschließlich links unten angeordnet ist. 5 Erreichbarkeit der Anwendung Die Passantragstellung-Online erreichen Sie über den Menüpunkt DFBnet Pass Online in der linken Navigationsleiste über die Homepage Seite 4 von 22

5 Anschließend klicken Sie in der dann erscheinenden Navigationsleiste auf den Menüpunkt Hamburg. Im Anschluss erscheint die Anmeldemaske, in der Sie sich mit dem entsprechenden Benutzernamen und dem Passwort anmelden. Bitte melden Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Passwort in diesem Felder an und klicken im Anschluss auf Anmelden. Seite 5 von 22

6 Es erscheint folgendes Menü in der linken Navigationsleiste. Dies ist das neue Auswahlmenü für den Bereich Antragstellung Online Auf jeden dieser Navigationspunkte gehen wir im Nachgang ein. 6 Erstausstellung Erstmalige Anträge auf Spielberechtigung stellen Sie über diesen Menüpunkt: Gelbe Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Seite 6 von 22

7 Ausgefüllt als Beispiel: Wichtige ist auch der Haken in dem Feld Bestätigung des Vereins. Ohne diesen Haken kann der Antrag nicht abgesendet werden. Klicken Sie nach dem ausfüllen auf den Button Weiter im rechten unteren Bildrand. Im der anschließend erscheinenden Maske erhalten Sie dann noch einmal in der Übersicht die Daten bzgl. des von Ihnen gestellten Antrages aufgezeigt. (Siehe Bild auf der nächsten Seite) Seite 7 von 22

8 Nach der Durchsicht der Daten ob diese richtig eingegeben sind, müssen Sie den Button Absenden im rechten unteren Bildrand betätigen. Sollten die Daten nicht korrekt sein, können Sie mit dem Button zurück auf der linken Seite zurück zu Antrag und diesen ggfs. korrigieren. Wichtiger Hinweis: Nach Entscheidung durch das Präsidium des Hamburger Fußball-Verbandes werden die Anträge auf Erstausstellung an die Geschäftsstelle des HFV gemeldet. Dort wird noch einmal ein Personensuche vorgenommen und über den gesamten Datenbestand im DFBnet gesucht. Das endgültige Spielrecht wird bei einer Erstausstellung durch die Geschäftsstelle des HFV auf Grund der Angaben des Vereins in Pass-Online erteilt. Seite 8 von 22

9 Sie erhalten zum Abschluss eine Bestätigung über den Antrag mit allen erforderlichen Daten. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Ihnen vom Spieler vorliegenden unterschriebenen Passantragsunterlagen mit allen vorhandenen Dokumenten wie z.b. bisheriger Spielerpass, Kopie des amtlichen Dokumentes, usw. mindestens 2 Jahre beim Verein aufbewahrt werden müssen. Seite 9 von 22

10 7 Vereinswechsel Anträge auf Vereinswechsel stellen Sie über diesen Menüpunkt. Zunächst ist eine Suche bzgl. des Spielers, der zukünftig für Ihren Verein spielen möchte vorgeschaltet. Sie können entweder über die Passnummer oder über die Kombination Name, Vorname und Geburtsdatum suchen. Sollte die Personensuche eindeutig sein, so werden Sie sofort in den Antrag weitergeleitet. Sollten mehrere Personen auf die Suche passen, so erhalten Sie eine Auswahlliste aus der Sie die richtige Person aussuchen müssen. Seite 10 von 22

11 Gelbe Felder sind Pflichtfelder! Hinweis: Hat der abgebende Verein bereits den Spielerpass zum HFV gegeben und der HFV das Abmeldedatum und Datum letztes Spiel eingetragen oder der abgebende Verein die Daten mittels Abmeldung im Onlinesystem eingepflegt so sind diese hier bereits vorbelegt. Sollten Sie den Spielerpass vom alten Verein vorliegen haben, so sind diese Daten in die dafür vorgesehenen Felder einzutragen. Es wird empfohlen immer das Datum des letzten Spieles mit einzutragen, da dieses Einfluss auf die Wartefrist haben kann. [Geben Sie Seite 11 von 22

12 Ausgefüllt als Beispiel: [Geben Sie Wichtig ist wieder Bestätigung durch den Verein. Wichtige ist auch der Haken in dem Feld Bestätigung des Vereins. Ohne diesen Haken kann der Antrag nicht abgesendet werden. Klicken Sie nach dem ausfüllen auf den Button Weiter im rechten unteren Bildrand. Im der anschließend erscheinenden Maske erhalten Sie dann noch einmal in der Übersicht die Daten bzgl. des von Ihnen gestellten Antrages aufgezeigt. (Siehe Bild auf der nächsten Seite) Seite 12 von 22

13 Nach der Durchsicht der Daten ob diese richtig eingegeben sind, müssen Sie den Button Absenden im rechten unteren Bildrand betätigen. Sollten die Daten nicht korrekt sein, können Sie mit dem Button zurück auf der linken Seite zurück zu Antrag und diesen ggfs. korrigieren. Seite 13 von 22

14 Sie erhalten zum Abschluss eine Bestätigung über den Antrag mit allen erforderlichen Daten. Hinweis: Der abgebende Verein erhält über die eingetragenen Daten eine ins elektronische Postfach und kann der Erteilung der Spielberechtigung dahingehend wiedersprechen, wenn falsche Daten ins System eingetragen worden sind. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. WICHTIG. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Ihnen vom Spieler vorliegenden unterschriebenen Passantragsunterlagen mit allen ggf. vorhandenen Dokumenten wie z.b. bisheriger Spielerpass, Kopie des amtlichen Dokumentes, usw. mindestens 2 Jahre beim Verein aufbewahrt werden müssen. Seite 14 von 22

15 7.1 Wegfall der Wartefrist Bei einem Vereinswechsel kann für einen Spieler ein Antrag auf Wegfall der Wartefrist gestellt werden. Diesen Bereich finden Sie unterhalb der allgemeinen Angaben, in der Mitte der Maske. Mit Setzen des Hakens wird der Bereich aktiv und Sie können den jeweiligen Grund anklicken. (im nachstehenden Beispiel die Gründe für den Herrenbereich abgebildet) Wichtiger Hinweis: Der Antrag geht an den jeweiligen spielleitenden Ausschuss. Der Spieler ist nicht sofort spielberechtigt. Der spielleitende Ausschuss muss über die Erteilung der Spielberechtigung entscheiden. Seite 15 von 22

16 7.2 Stellvertretende Abmeldung Wichtig für diesen Vorgang ist, dass der aufnehmende Verein sich schriftlich bestätigen lässt, dass er den Spieler vom Spielbetrieb abmelden soll. Ohne diese Erklärung darf die stellvertretende Abmeldung nicht durchgeführt werden. Der aufnehmende Verein kann den Spieler beim alten Verein stellvertretend abmelden. Dies ist gleichbedeutend damit, dass diese Erklärung sofort gültig wird und der Spieler für den alten Verein nicht mehr spielberechtigt ist. In diesem Fall erhält der abgebende Verein eine ins elektronische Postfach und wird gebeten den Spielerpass einzuhändigen und / oder die Daten ins DFBnet einzustellen. Hinweis: Die Abmeldung vom Spielbetrieb ist dann nicht gleich der Kündigung der Mitgliedschaft im Verein. Das bedeutet, dass der Spieler weiterhin Mitglied im abgebenden Verein bleibt und auch beitragspflichtig ist. Um die stellvertretende Abmeldung durch den aufnehmenden Verein durchführen zu können, klicken Sie im Bereich Nachweis der Abmeldung auf den Punkt Abmeldung durch den aufnehmenden Verein. Wichtiger Hinweis: Der Spieler ist nicht sofort spielberechtigt. Der abgebende Verein hat 14 Tage Zeit den Spielerpass auszuhändigen oder die Daten ins DFBnet einzutragen. Sollte dies nicht innerhalb von 14 Tagen erfolgen, kann der spielleitende Ausschuss über die Erteilung der Spielberechtigung entscheiden. Seite 16 von 22

17 8 Abmeldung Die Abmeldung von Spielern, die sich vom Spielbetrieb abgemeldet haben, bearbeiten Sie über diesen Menüpunkt. Wichtiger Hinweis: Der Spielerpass ist Eigentum des Hamburger Fußball-Verbandes. Auch wenn Sie die Abmeldung mittels des Onlinesystems durchgeführt haben, sind Sie bzw. ist der Verein weiterhin verpflichtet, den Spielerpass des abgemeldeten Spielers an den Hamburger Fußball-Verband zu senden. Bitte teilen Sie in jedem Fall mit, dass Sie die Abmeldung mittels des Onlinesystems bereits durchgeführt haben. Zunächst ist eine Suche bzgl. des Spielers, der zukünftig für Ihren Verein spielen möchte vorgeschaltet. Sie können entweder über die Passnummer oder über die Kombination Name, Vorname und Geburtsdatum suchen. Sollte die Personensuche eindeutig sein, so werden Sie sofort in den Antrag weitergeleitet. Sollten mehrere Personen auf die Suche passen, so erhalten Sie eine Auswahlliste aus der Sie die richtige Person aussuchen müssen. Seite 17 von 22

18 Gelbe Felder sind Pflichtfelder: Seite 18 von 22

19 Ausgefüllt als Beispiel: Wichtige ist auch der Haken in dem Feld Bestätigung des Vereins. Ohne diesen Haken kann der Antrag nicht abgesendet werden. Klicken Sie nach dem ausfüllen auf den Button Weiter im rechten unteren Bildrand. Im der anschließend erscheinenden Maske erhalten Sie dann noch einmal in der Übersicht die Daten bzgl. des von Ihnen gestellten Antrages aufgezeigt. (Siehe Bild auf der nächsten Seite) Seite 19 von 22

20 Nach der Durchsicht der Daten ob diese richtig eingegeben sind, müssen Sie den Button Absenden im rechten unteren Bildrand betätigen. Sollten die Daten nicht korrekt sein, können Sie mit dem Button zurück auf der linken Seite zurück zu Antrag und diesen ggfs. korrigieren. Seite 20 von 22

21 Sie erhalten zum Abschluss eine Bestätigung über den Antrag mit allen erforderlichen Daten. Wichtiger Hinweis: Der Spielerpass ist Eigentum des Hamburger Fußball-Verbandes. Auch wenn Sie die Abmeldung mittels des Onlinesystems durchgeführt haben, sind Sie bzw. ist der Verein weiterhin verpflichtet, den Spielerpass des abgemeldeten Spielers an den Hamburger Fußball-Verband zu senden. Bitte teilen Sie in jedem Fall mit, dass Sie die Abmeldung mittels des Onlinesystems bereits durchgeführt haben. Seite 21 von 22

22 9 Antragsübersicht Sie erhalten unter diesem Menüpunkt eine Übersicht bzgl. der Anträge, die durch den Verein gestellt wurden. Sie können dabei nach den Daten des Antrages suchen, nach den verschiedenen Status oder nach der Antragsart und erhalten je nach Auswahl die Übersicht. 10 Anfragen zum DFBnet Anfragen in Bezug auf das DFBnet oder diesem Manuskript richten Sie bitte direkt an: Jörg Timmermann Tel.: 040 / Fax: 040 / j.timmermann@hfv.de Seite 22 von 22