Wie zeitkritische Bestell- und Lieferabläufe im Frischebereich optimiert und überwacht werden

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1 Wie zeitkritische Bestell- und Lieferabläufe im Frischebereich optimiert und überwacht werden Produktion und Kommissionierung erst mit Bestelleingang. Kürzere Bestellzyklen, weniger Lagerzeit, termingenaue Lieferung. Nutzung VMI- Prozesse, Vermeidung von Out-of-Stock-Problemen, Einhaltung Frischegarantie. wir helfen Ihnen, besser zu sein. Für Lieferanten im Frischwarenbereich, wie bspw. in der Teigwarenherstellung (Nudeln, Pasta), Backwaren (Brot, Gebäck), Süßwaren, Milchverarbeitung, Fleischverarbeitung, Fischverarbeitung, Gemüseproduktion, Obstverarbeitung, Gastrobetriebe, Tiefkühlwaren und ähnlichen Branchen mit erhöhten Anforderungen an Qualität (Frische), Hygiene und Rückverfolgbarkeit mit Herkunftsnachweisen der Vorstoffe. Die geschäftliche Herausforderung Papierbelege ersetzen, Integration in der Lieferkette, Überwachung Belegfluss Immer mehr Lieferanten des Detailhandels werden von ihren Handelspartnern gedrängt, Belege elektronisch zu empfangen und zu senden. Zur Sicherung der Kundenbindung bleibt den Lieferanten kein Ausweg, sie müssen mitmachen. Dabei gilt es für einen Lieferanten, auch die Vorteile zu sehen, die sich ihm mit dem elektronischen Datenaustausch bieten. Wenn er dem Kundenwunsch nach elektronischer Belegübermittlung Folge leistet, beschleunigt er seine Prozessabläufe, schafft mehr Transparenz und Flexibilität in der Lieferkette, reduziert Übermittlungsfehler und bindet seine Kunden aufgrund der Integration der Abläufe und Belege im gemeinsamen Lieferprozess. Gerade im Frischebereich ist ein Schlüssel zum Geschäftserfolg der schnelle Warenumschlag mit der Zielsetzung, die frischen, kühl gelagerten und hygienisch zu transportierenden Waren innerhalb von wenigen, maximal 24 Stunden ab Eingang der Bestellung des Händlers zu liefern. Diese kurzen Zyklen sind notwendig, weil Frischwaren nur eine begrenzte Haltbarkeitsdauer haben, oft nur 3-4 Tage. Somit sind Produktions-, Kommissionier- und Anlieferzeit die für den Lieferanten kritischen Zeitfenster. Zugleich sind bei der Direktkommissionierung für ''Direct-to-Store''-Anlieferungen kundenspezifische Artikeldaten zusammenzustellen, die auftragsbezogen dem Lieferschein mitgegeben werden müssen. Bei typischerweise 500 Bestellungen pro Woche und mehr, allein von einem Kunden, muss ein Frischelieferant den Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen von bislang Fax und auf elektronische Datenübertragung umstellen - also von Papier zu strukturierten, maschinenlesbaren Belegen. Sonst kommt er mit der knappen Bearbeitungszeit für die Belege nicht aus. Auf der anderen Seite möchten die beteiligten Besteller sicher sein, dass ihre elektronischen Bestellungen auch tatsächlich beim Lieferanten angekommen sind. Die Lieferanten wiederum müssen gewährleisten, dass das Lieferavis vor der Anlieferung schon eingegangen ist, sonst SwissTainer ExxTainer AG Grützenstrasse 4b CH-8807 Freienbach SZ /6

2 müssen die Lieferdaten beim Besteller ersatzweise mühsam von Hand erfasst werden. Das heisst, es muss sichergestellt sein, dass alle Belegdaten auch tatsächlich vollständig und rechtzeitig übermittelt worden sind. So, wie es die Beteiligten von ihren langjährig praktizierten, altvertrauten Prozessen mit Papierbelegen und Fax- bzw. -Übermittlung gewohnt waren. Verbesserungspotential Sicherer Empfang und zügige Abarbeitung der eingehenden Bestellungen. Produktion im vorgesehenen Zeitfenster. Sorgfältige Kommissionierung mit Zusteuerung der kundenspezifischen Artikeldaten zum Lieferschein. Taktgenaue Anlieferung im Rahmen der vorgegebenen Abladeslots. Vermeidung von Out-of-Stock-Problemen durch flexiblen Nachlieferservice oder Umstieg auf VMI-Prozesse mit Einbeziehung von Abverkaufsdaten und Lagerstandsberichten in die Belegbearbeitung beim Lieferanten. Ergänzende Überwachung des Belegflusses mittels Belegtracking, um sicherzustellen, dass vom Sender übermittelte Belege beim Empfänger auch im vorgesehenen Zeitraum eingehen. Warnhinweise, sobald eine für die Produktion bzw. die Kommissionierung oder auch die zeitgenaue Anlieferung kritische Meldeschwelle erreicht ist, ein Beleg also nicht rechtzeitig beim jeweiligen Empfänger eingeht. Die Lösung: EDI (Schnittstelle, Web), VMI, Belegtracking EDI-Portal, VMI-Abläufe, kein Out-of-Stock-Problem, End-2-End-Service EDI Viele Unternehmen gerade im Frischebereich erschliessen sich ihre Verbesserungspotentiale durch EDI und entscheiden sich für die Anbindung an das SwissTainer EDI-Portal. Bei der häufig hohen Beleganzahl im Frischebereich lohnt es sich in der Regel für den Lieferanten, auf EDI per Schnittstelle überzugehen. Lieferanten oder Handelspartner mit wenigen Belegen werden im SwissTainer-Portal für Web-EDI eingerichtet, dies ist die günstigste und schnellste Form der Anbindung. Der Frischelieferant ist via B2B- Adapter als EDI- Schnittstelle mit dem Swiss-Tainer- Portal verbunden, die Belegübermittlung vom und in sein Warenwirtschaftssystem läuft vollautomatisch. Das Swiss- Tainer-Portal unterstützt den Frischelieferanten bei seiner internen Supply-Chain sowie zu Handelspartnern und auch zu Vorlieferanten. Das Portal übermittelt die zeitkritischen elektronischen Belege wie Bestellungen und SwissTainer ExxTainer AG Grützenstrasse 4b CH-8807 Freienbach SZ /6

3 Lieferscheine sowie anschliessend die Rechnungen zwischen den Beteiligten, weitere Belegtypen wie Wareneingangsmeldung oder Zahlungsavis sind möglich. Mit dem EDI-Datenaustausch spart sich der Frischelieferant die aufwendige manuelle Erfassung der eingehenden Bestellungen, er sichtet diese nur noch, produziert bzw. kommissioniert den Auftrag, erstellt den Lieferschein, liefert, bekommt in einigen Fällen eine Wareneingangsmeldung und fakturiert seine Lieferung kann sich so also ausschliesslich auf seine Kernaufgaben in der Bestellabwicklung konzentrieren. Lieferscheindaten übergibt der Frischelieferant ebenso wie die Rechnungsdaten im von seiner Warenwirtschaft gelieferten Datenformat via EDI-Schnittstelle an das Swisstainer-Portal. Dort werden die Daten validiert, bei Rechnungen wird auf Mehrwertsteuer-Konformität geprüft. Danach werden die Belege in das Format des Handelspartners konvertiert und an diesen direkt oder über seinen EDI-Provider zur Weiterverarbeitung in seiner Warenwirtschaft weitergeleitet. Rechnungen werden zuvor dort, wo gesetzlich vorgeschrieben, z.b. in der Schweiz, signiert und parallel zur Übermittlung an den Handelspartner für den Lieferanten rechtssicher archiviert. Zur Archivierung für die Lieferanten steht das Online-Archiv von ExxTainer bereit. VMI-Prozesse Im VMI-Prozeß schickt der Besteller dem Lieferanten in regelmässigen Abständen oder bei Erreichen eines Mindestbestandes einen Lagerstandsbericht. Hier ein Beispiel eines Lagerstandsberichts für einen Hersteller von Speiseölen. Anhand dieser Abverkaufsdaten erzeugt der Lieferant eine Lieferantenbestellung, übermittelt diese via Portal an den Händler und bekommt von dort als Antwort eine Bestellbestätigung. Zur Vermeidung von Out-of-Stock-Problemen bei Frischwaren mit schwankender Nachfrage können VMI-Prozesse eingerichtet werden. Hierbei liefert der Händler seine Abverkaufsdaten und Lagerstandsberichte via SwissTainer-Portal an den Lieferanten. Auf der Basis dieser Daten wird dann produziert, kommissioniert und geliefert. Bestellungen werden bei VMI nicht, wie sonst, in der Warenwirtschaft des Handelspartners erfasst und über das EDI-System des SwissTainer ExxTainer AG Grützenstrasse 4b CH-8807 Freienbach SZ /6

4 Partners, seinen EDI-Provider oder die SwissTainer-EDI-Schnittstelle automatisch via SwissTainer-Portal an den Lieferanten übermittelt, sondern vom Frischelieferanten selbst ausgelöst. Der Handelspartner kann dies anschliessend mit einer Bestellbestätigung quittieren. Belegtracking: Wir bieten unseren EDI-Kunden den Belegtrackingdienst (E2E-Service) als Addon zum EDI- Datenaustausch an. Dies erhöht die Qualität und Sicherheit der Belegdatenübertragung bei Schnittstellenkunden und Kunden, die über Provider angebunden sind. Das mühselige Nachforschen bei verspäteten oder nicht angekommenen elektronischen Belegen entfällt. Sollten Verzögerungen in der elektronischen Belegübertragung auftreten, die die Lieferfähigkeit gefährden und zu Out-of-Stock-Problemen führen können, wird der Frischelieferant vorsorglich durch den E2E-Service gewarnt. Es gibt einen E2E-Adapter an der Warenwirtschaft bei Sender und Empfänger. Der Adapter ist mit dem E2E-Server verbunden. Er greift aus den Belegen ausgewählte Daten auf wie Sender, Empfänger, Belegtyp, Belegdatum, Belegnummer - und legt diese auf dem zentralen E2E-Server ab. Der E2E-Adapter greift Daten nur von innen - aus der Warenwirtschaft ab. Es werden keine Daten in die Warenwirtschaft zurückgeschrieben. Jeder Teilnehmer behält die volle Kontrolle über seine Anbindung. Im E2E-Portal sind die Trackingdaten dann per Login einsehbar. Jeder Frischelieferant der mitmacht, weiss, ob und wann seine Belege ankommen. Nicht erfolgreicher Belegdatenaustausch löst Fehlermeldung zum Beleg mit Sender-Beleg-Nr. und Empfänger-Beleg-Nr. aus. Kommen Belege nicht an, bekommt der Betroffene somit Nachricht. Das Finden vermisster Belege, die rechtzeitige Warnung bei zeitkritischen Belegen, werden erleichtert. Jeder Belegdatenaustausch wird mit einer Belegdatenquittung bestätigt. Die Quittungen eines Tages werden im E2E-Report zusammengestellt. SwissTainer ExxTainer AG Grützenstrasse 4b CH-8807 Freienbach SZ /6

5 Im E2E-Service vergleichen wir die Postausgangseinträge des Senders mit den Posteingangseinträgen des Empfängers und machen das Ergebnis im E2E-Report auf dem E2E-Portal sichtbar. Ein Report kann für jeden Teilnehmer auch regelmäßig als Excel-Tabelle per bezogen werden. So steigern wir mit dem E2E-Service die Qualität des elektronischen Belegdaten-Austauschs und erhöhen das Vertrauen in die beleglosen Prozesse. Ergebnis: Frischegarantie durch optimierte Belieferung Zeiteinsparung, abgestimmte Bestell- und Lieferzyklen, kein Out-of-Stock In der Kombination SwissTainer-Portal und E2E-Belegtracking werden sowohl die zeitkritischen elektronischen Belegübertragungen unterstützt, als auch die Überwachung des Datenaustauschs mit Hilfe des End-To-End-Belegtrackings. Als Frischelieferant nimmt ihnen die Swisstainer-Lösung alle Aufgaben des elektronischen Datenaustauschs ab, sie bekommen die Geschäftsdokumente wie Bestellungen oder Lagerbestandsdaten in dem für ihr Warenwirtschaftssystem geeigneten Format. Das bedeutet, die SwissTainer-Lösung passt sich der Schnittstelle ihres Unternehmens an nicht umgekehrt. Sollten Verzögerungen in der elektronischen Belegübermittlung auftreten, so werden Sie aktiv vom End-To-End-Tracking informiert. SwissTainer ExxTainer AG Grützenstrasse 4b CH-8807 Freienbach SZ /6

6 Mit der elektronischen Abwicklung durch EDI wird beim Frischelieferanten der Zeitaufwand für den Austausch von Bestell- und Lieferdaten mehr als halbiert. Die Servicequalität steigt automatisch durch die Vermeidung von Erfassungsfehlern, die Kundenzufriedenheit wächst, weil die Belieferung mit Frischwaren in der vorgesehenen Zeit erfolgt und Out-of-Stock- Pobleme vermieden werden. Fallbeispiel: Lieferant Frischwaren (Fischverarbeitung) Das Unternehmen: Anzahl der grössten Handelspartner: 40, einbezogene Belegtypen: 4, also Orders, Desadv, Invoice, Remadv, weitere im Test. Spezialisiert auf Frischfisch und Räucherware. Unternehmensbereiche: Frischeprodukte: Rohlachs, Rauchlachs, Spezielles, Räucherfische, Delikatessen. Seafood: Krustentiere, Fischfilets, Vorgebackenes, Muscheln, Meeresfrüchte. Alle Belege sind bereits auf elektronischen Austausch umgestellt. VMI und Belegtracking in der Einführung für noch mehr Frische und Übertragungssicherheit. Pioniergeist und viel Engagement zeichnete das junge Unternehmen aus, als es als Erste anfangs der sechziger Jahre begann, Lachs nach alter nordischer Tradition in der Schweiz zu räuchern. Dieser Pioniergeist zeigt sich auch heute noch im Einsatz von EDI und Belegüberwachung. Der Frischelieferant hat begonnen, seinen elektronischen Belegdatenaustausch mit dem E2E-Service zu überwachen. Hierzu hat er den E2E-Report abonniert, der ihm den täglichen Übermittlungsstatus gibt. Bei Verzögerungen bekommt er eine Warn-Mail. Die Ziele: Erweiterung EDI, Einführung VMI-Prozeß und Belegtracking Nach Erweiterung um zusätzliche Belegtypen ergeben sich jährliche Einsparungen an Kosten der Belegbearbeitung in Höhe von CHF 627' Dem stehen Kosten für Belegübermittlung und Tracking beim Frischelieferanten von CHF 31' pro Jahr gegenüber. Die Einmalkosten für Einrichtung und Anpassung Schnittstelle, Mappings, Tests, VMI-Logik und E2E-Anbindung liegen bei CHF 6' Für weitere Informationen: und SwissTainer ExxTainer AG Grützenstrasse 4b CH-8807 Freienbach SZ /6