Elektronische Rechnungsverarbeitung, effizienzsteigernd und gewinnbringend eingesetzt bei der Firma Weidmann Pentadoc ECM-Award 2013

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1 Elektronische Rechnungsverarbeitung, effizienzsteigernd und gewinnbringend eingesetzt bei der Firma Weidmann Pentadoc ECM-Award 2013 Danijela Milosavljevic, Head of Finance Service Center Weidmann Plastics AG Andreas Würgler, SAP Consultant MABA Informatik Würgler & Partner GmbH PLASTICS TECHNOLOGY WEIDMANN A Member of the WICOR Group

2 AGENDA 1. WICOR Group WEIDMANN INTERNATIONAL CORPORATION 2. Ausgangslage Eingangsrechnungsprüfung 3. Anforderungen an die Rechnungsprüfung ab Lösungsansatz / Zielstellung 5. Übersicht neue Rechnungsprüfungsprozesse 6. OCR Lesung / Validierung Beispiel und Erfahrungen 7. Projektorganisation und Ecktermine 8. Übersicht Implementierungspartner 9. Fazit und Beantwortung von Fragen 2

3 WICOR Group WEIDMANN INTERNATIONAL CORPORATION Weltweiter tätiger Entwickler, Produzent und Lieferant für ELECTRICAL TECHNOLOGY und PLASTICS TECHNOLOGY Gegründet 1877 Anzahl Mitarbeiter 2011: 3650 In Privatbesitz 3

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7 ERP Umfeld 1 Single client SAP ERP, Citrix Umgebung. 23 Gesellschaften weltweit, 20 Einkaufsorganisationen. 1 Finanz/Controlling und Einkaufsprozesstemplate. 2 Vertriebs- und Produktionstemplates (Plastics/Electrics). Plastics: Massenfertigung, hohes Belegvolumen, hohe Automatisierung und Standardisierung der Prozesse, hohes EDI Volumen im Vertriebsprozess. Electrical: Kundeneinzelfertigung, hohe Fertigungstiefe, diversifizierte Prozesse. Beide Geschäftsbereiche handeln international, d.h. auch Kreditoren und Debitoren sind länderübergreifend. Roll Out Plan 2006 bis Projektverantwortung im internen SAP CCC. Master Data Management in operative Einheiten, international verteilt. 7

8 Ausgangslage Rechnungsprüfung Gesellschaften in der Schweiz bereits auf älterer SER OCR Lösung implementiert. 100% der Papierrechnungen werden manuell gescannt. Restliche Gesellschaften benutzten noch den manuellen Reprü Prozess im SAP. Eher dezentrale Rechnungserfassung. Electrical Technology in USA/Canada mit mehreren kleinen Labors in ganz Nordamerika. Rechnungsvolumen ca Rechnungen mit und ohne Bestellbezug. Kreditorenstämme nicht harmonisiert und Pflege dezentral. 8

10 Anforderung an den Rechnungsprüfungsprozess ab 2012 Einheitlicher Prozess für alle Gesellschaften der Länder CH, DE, ES, FR, US, CN, MX (12 Gesellschaften, 21 Standorte). Möglichkeit für Zentralisierung des Rechnungserfassungs- und Verbuchungsprozesses insbesondere bei Plastics Technologies. Qualitätsverbesserung der Kreditorenstammdaten Qualität. 1. Elimination von Dubletten. 2. Verbesserung der MWST-Findung etc.. Reduktion des manuellen Aufwandes für das Scannen. Effizienzsteigerung in allen Ländern, speziell aber in USA mit den dezentralen Labors. Weltweite Harmonisierung der Freigaberichtlinien. Einführung eines Bestellfreigabe WF nach Implementierung des Rechnungsprüfungsprozesses. Es gelten die gleichen Freigaberichtlinien wie für die Rechnungsprüfung. 10

12 Diskutierte aber nicht realisierte Lösungsansätze EDI Unsere Erfahrungen mit EDI zeigten Kosten im tiefen 5-stelligen Bereich pro Partneranbindung und Beleg. Bei rund Lieferantenstämmen, der Annahme, dass nur 25% wirklich aktiv sind und wiederum davon 20% A Lieferanten sind, ergibt sich eine Zahl von 750 A Lieferanten. Diese über EDI anzubinden wurde als nicht machbar beurteilt. Elektronische Marktplätze Diskussionen mit Anbietern zeigten keine durchgängigen Lösungsansätze weil unsere Lieferanten die Markplätze nicht durchgängig benutzen. Umkehrung des Prozess (Lastschriftverfahren) WICOR hat nicht die «Marktmacht» dies durchzusetzen Korrekte Stammdaten mit Mengen und Preise fehlen oft für dieses Verfahren. 12

13 Bevorzugter Lösungsansatz/Zielstellung Eingehende Rechnungen sind konsequent über eine OCR gestützte Validierungslösung zu bearbeiten. Dabei werden folgende 4 Optimierungsschritte genutzt: 1. Automatisierte Dublettenprüfung für Kreditoren 2. Elektronischer Rechnungsempfang unstrukturierter PDF Files mit einer Minimalauflösung von 300 DPI. Der Empfang und die elektronische Signatur erfolgt via Marktplatz inklusive Erstellung der Signatur. Die Anbindung ist für A, B und C Lieferanten mit via SFTP, , WEB Client etc. möglich. 3. Elektronische Lesung der PDF Files via OCR/ Validierungs Lösung 4. Elektronische Rechnungsprüfungs- und Bestellfreigabe Workflows im ERP Eine Ausnahme bilden dabei Intercompany Rechnungen und Anzahlungen, welche direkt im ERP verbucht werden. Ziel: Bereitstellung der Dublettenprüfung bis Bereinigen der Dublettenund Bereitstellung/go Live des Rechnungslesers und der Workflows im ERP für alle involvierten Gesellschaften bis Bereitstellung PDF Schnittstelle für Lieferantenrechnungen und Aufschaltung erster Lieferanten bis

15 Lösung Unstrukturiertes PDF 300 DPI Archiv OCR/ICR Validation Archive Link Lieferanten B2B gate & Signatur MIRO, MIR7, (FB60), ME21N Lieferantenstamm, Dubletten geprüft, Bestellpositionen und Historie ERP & WF XML optional für Datenanreicherung Scannen Validieren Prüfen, Ziel: Scannen fällt grösstenteils weg Freigeben, Buchen 15

16 Rechnungsprüfungsprozess mit Bestell-/Lieferplanbezug Lieferant Bestellabwicklung WICOR Auftrags- Erfassung Post Versand / Fax Manuelles Visum Versand/Dru ck Druck Freigab e via WF Bestellung Kreditorenstamm Dubletten- Prüfung Ware / Service Waren- Eingang Mengen-/ Preisdiff. WF Bestelländerung /evt. Freigabe Finanzprozess Vor- erfassungs- WF Manuelle Klärung Vorerfassung Manuelle Klärung Buchung Zahlsperre Papier Rechnung Zahlung Scannen OCR / Validieren Archivieren Electronic PDF via B2B Plattform 16

17 Rechnungsprüfungsprozess ohne Bestellbezug Lieferant Bestellabwicklung WICOR Auftrags- Erfassung Manuelle Kontierung / Visierung Manuelle adhoc- Bestellung nicht im SAP Kreditoren- Stamm Dubletten- Prüfung Ware / Service Finanzprozess Autom. Anlegen Bestellung Kontierungs -/Freigabe Workflow Vorerfassung Buchung FB60 (nur FI) Buchung MIR7/MIRO (MM) Papier Rechnung Electronic PDF via B2B Plattform Scannen OCR / Validieren Archivieren Zahlung 17

19 OCR Lesung und Validierung der Rechnungskopfdaten Nach der OCR Lesung des PDF Dokuments erfolgt die Validierung der Rechnungskopfdaten. Die Validierung erfolgt so weit möglich automatisch. Fehlende Daten werden zur manuellen Validierung vorgelegt.: Erkennung des Lieferanten und Prüfung gegen Lieferantendatei per Company code inkl. Anzeige der Intrastaat relevanten Felder aus dem SAP (EU). Rechnungsdatum und Rechnungsnummer inklusive Anzeige der Zahlungsbedingungen aus dem SAP. Lesen der Netto/Brutto/Tax % Werte und ermitteln Tax code. Validieren Rechnungstotal. Bis 5 unterschiedliche Tax codes sind möglich. Ermitteln der Währung (Aus SAP aber validiert gegen PDF/resp. Prüftabelle bei MX$, US$,CN$). Suche nach Bestellnummer und ermitteln des Rechnungstyps (Rechnung mit/ohne Bestellbezug, Gutschrift, etc.). 19

20 OCR Lesung und Validierung der Rechnungspositionsdaten Rechnung mit Bestellbezug: 1. Lesen der rechnungsrelevanten Positionen aus dem SAP via BAPI anhand Bestellnummer, Lieferplannummer oder Lieferscheinnummer. 2. Positionsmatch gegen Rechnung anhand definierbarer Kriterien wie Positionsmenge, -preis, -totalbetrag. 3. Prüfen des Positionstotals gegen das Rechnungstotal. 4. Prüfen der Positionstaxcodes gegen den ermittelten Kopftaxcode. Rechnung ohne Bestellbezug «Dummy Position» kann pro Tax code auf Knopfdruck erzeugt werden anhand des Kopftotals. Bestellung wird im Export automatisch erzeugt und kann zum Kontieren versendet werden. Damit besteht nun auch für diese Rechnungen eine Bestellung. Die MM Umsatzstatistiken etc. sind Deckungsgleich zu den FI Statistiken. 20

21 Manuelle Validierung nach OCR (Beispiel) 21

22 Erfahrungen mit OCR und automatischer Validierung Saubere Kreditorenstammdaten sind Voraussetzung. 1. Wir haben eine Dublettenprüfung im Einsatz, die ohne zusätzliche Hardware direkt im SAP läuft. 2. Die Adressdaten müssen möglichst wie auf der Rechnung gepflegt sein 3. Eine saubere MWST Findung im SAP erleichtert die Validierung Schlechte Papierqualität, Farbdrucke, Nadeldruck etc. verschlechtert die Erkennung. Die Lernresultate sind schwierig manuell zu Monitoren. Die Einführung eines Statistiktools soll helfen die Felderkennungsrate pro Lieferant zu optimieren. Aktuell wurden folgende Raten gemessen: 75% Felder mit sichere Erkennung, 20% Felder mit wahrscheinlicher Erkennung 5% Felder ohne Erkennung 22

24 Verantwortlichkeiten/Projektorganisation/Partner Projektorganisation (Total 16 Mitarbeiter) 2 SAP CCC (MABA Informatik), Gesamtprojektleitung, MM/FI Berater, WF-Entwickler, Berechtigungskonzept. 2 SER OCR Validierungslösungsentwicklung inkl. SAP Schnittstellen. 9 Key User MM und FI für Dokumentation und Training. Key User aller Standorte koordiniert durch Key User CH und Gesamtprojektleitung 3 FI Management (PT/ET CH und ET US) Projektsprache Englisch Grundsätzlich Remote Einführung bis auf eine Wochen Integrationstest 1 am Standort Rapperswil für alle Projektmitglieder. Go live Betreuung vor Ort in USA durch Berater die anderen Standorte wurden durch Key User betreut. 24

25 Implementierungsplan SER Rechnungsleser und ERP Reprü WF 1. Blueprint Verträge und Projektfreigabe Implementierung Integrationstests/Trainings Go Live alle Company codes Abnahme und Korrektur Electronic Invoicing via PDF Implementierung B2B Plattform Start E-Invoicing mit Piloten Zus. Implement. Bestellfreigabe WF

27 Implementierungs-/Lösungspartner Stammdaten Pflege => Dublettenprüfung für Kreditoren Zielstellung: Eliminierung bestehender und Verhinderung neuer Dubletten. Damit Erhöhung der Erkennungsrate in der nachfolgenden automatischen Validierung. Partnerbeispiel KAMMACHI/MABA Informatik: oder Rechnungsempfang => Electronic Invoice Zielstellung: Reduktion des manuellen Papier-Rechnungshandlings und Scan-Aufwandes, Verbesserung der PDF Qualität, weil Druck und Verwendung von schlecht lesbaren Papier/Formularrechnungen wegfallen. Partnerbeispiel IO-Market: OCR/ Validierung Zielstellung: Scannen der Papierrechnungen und OCR Lesung aller PDF Files (gescannt oder elektronisch empfangen). Mittelfristig automatische Erkennung von 70-80% der Rechnungsfeldinhalte. Integration in ERP Umgebung und Archivierungsumgebung. OCR Partnerbeispiel SER: via ons/ser/ueber_uns/die_ser_gruppe.cfm Rechnungsprüfungs- und Bestellfreigabe Workflows Zielstellung: Elektronisches Kontieren von Rechnungen ohne Bestellbezug. Elektronische Preis- / Mengen- Differenzbehandlung und Zahlungsfreigabe von Rechnungen mit Bestellbezug. Reduktion der Durchlaufzeiten und elektronische Verfügbarkeit von originalen Rechnungsinformationen (PDF s) WF Partnerbeispiel MABA Informatik: 27

29 Fazit Neben einem sauber aufgesetztem Projekt, ist ein gut eingespieltes und kompetentes Team das A und O für eine erfolgreiche Einführung. Zudem ist es wichtig alle potentiellen Risiken am Anfang des Projektes zu erkennen und dazugehörige Massnahmen zu definieren. Internationale Projekte mittleren Komplexitätsgrades wie dieses können durchaus mit minimalem Vororteinsatz und geringem Reiseaufwand durchgeführt werden. Die lokalen Ausprägungen und globale Abstimmung des Prozesses haben weniger als 20% der Projektkosten ausgemacht. Die gemeinsame Plattform für den Konzern hat sich durchaus gelohnt. Das bereits zentral ausgerollte ERP System hat eine fundamentale Rolle für die effiziente Automatisierung der Rechnungsprüfung gespielt. 29

30 Danijela Milosavljevic Weidmann Plastics Technologie AG Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Head of Finance Service Center Neue Jonastrasse 60,CH-8640 Rapperswil Mobile: Internet: Andreas Würgler MABA Informatik Würgler & Partner GmbH SAP Project Manger / Consultant Steffenstrasse 7, 8458 Dorf Mobile: awuergler@mabainformatik.ch Internet: 30