Connect.ZUGFeRD. Herzlich willkommen! Techno Summit 03. Juli Christian Bruzsa

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1 Connect.ZUGFeRD Herzlich willkommen! Techno Summit 03. Juli 2014 Christian Bruzsa

2 Schnittstelle zum elektronischen Rechnungsaustausch callas software GmbH Schönhauser Allee 6/ Berlin COI GmbH Am Weichselgarten Erlangen Am Weichselgarten 30 b Erlangen Spezialist für die Entwicklung von PDF-Analyse- und Prüf-Software callas software-werkzeuge zeichnen sich vor allem durch Präzision, Zuverlässigkeit und Praxisnähe aus Aktive Mitarbeit an den Industrie- Standards der DIN, ISO, CIP4, der European Color Initiative und der Ghent PDF Workgroup Produkt- und Branchenlösungen für dokumenten- und prozessoptimiertes Arbeiten Spezialist für komplexe Aufgabenstellungen im Bereich Enterprise Content Management Fokus auf die Branchen Maschinen- & Anlagenbau, Engineering, Pharma & Life Science Partner für Business Software Projekte in den Bereichen Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR) und Dokumentenmanagement Systeme (DMS) Unternehmenssoftware auf Basis der Premiumprodukte Microsoft Dynamics NAV (ehem. Navision) und P&I LOGA

3 Rechnungsprozesse Rechnungsprozesse Papierprozess Kleinunternehmen ZUGFeRD-Prozess Mittelstand EDI-Prozess Großunternehmen

4 Schnittstelle zum elektronischen Rechnungsaustausch Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet derzeit ein übergreifendes Datenformat für elektronische Rechnungen ("ZUGFeRD"). ZUGFeRD steht als Kurzform für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das neue Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD soll künftig bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ablösen. FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum soll die Akzeptanz und Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen und hat die Aufgabe, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.

5 Schnittstelle zum elektronischen Rechnungsaustausch Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

6 Schnittstelle zum elektronischen Rechnungsaustausch

7 Rechnungsversand klassisch Rechnungsversand - klassisch connect.zugferd für Microsoft Lieferanten Dynamics NAV NAV Kunden Rechnungsdruck Kuvertieren Arbeitszeit Arbeitszeit Frankieren Arbeitszeit + Porto Postausgang Arbeitszeit Posteingang Zustellung Rechnung

8 Rechnungseingang klassisch connect.zugferd für Microsoft Dynamics NAV Rechnungseingang - klassisch Kunden Lieferanten Import in Microsoft Dynamics NAV Arbeitszeit Rechnungserfassung und Buchung Fehlerprüfung Rechnungsdruck Arbeitszeit Rechnungsfreigabe Papier Auslesen der Inhalte (OCR) Kuvertieren Arbeitszeit Rechnungsprüfung Papier Scannen Rechnung Papier Frankieren Arbeitszeit Rechnungseingang Papier Rechnungseingang Papier Variante A Variante B Postausgang Postverteilung Posteingang Zustellung Rechnung

9 Rechnungsversand mit connect.zugferd connect.zugferd für Microsoft Dynamics NAV Rechnungsversand Lieferanten Kunden Rechnungsdruck ZUGFeRD Microsoft Dynamics NAV PDF (A) + Datei ZUGFeRD (B) PDF (1) + Datei ZUGFeRD (2) Zusammenführung zu PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten -Versand Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD- Daten Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

10 Rechnungseingang mit connect.zugferd connect.zugferd für Microsoft Dynamics NAV Rechnungseingang Kunden Lieferanten Vollautomatisches Einlesen in Microsoft Dynamics NAV Rechnungsdruck ZUGFeRD Microsoft Dynamics NAV PDF (A) + Datei ZUGFeRD (B) Trennung und extrahieren Rechnungsdaten PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten Eingang Funktionspostfach ZUGFeRD- Rechnungen -Versand Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD- Daten Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

11 connect.zugferd Rechnungsversand & Rechnungseingang Kunden Lieferanten Vollautomatisches Einlesen in Microsoft Dynamics NAV Rechnungsdruck ZUGFeRD Microsoft Dynamics NAV PDF (1) + Datei ZUGFeRD (2) PDF (1) + Datei ZUGFeRD (2) Zusammenführung zu PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten Trennung und extrahieren Rechnungsdaten PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten Eingang Funktionspostfach ZUGFeRD- Rechnungen -Versand Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD- Daten Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

12 connect.zugferd Rechnungsversand & Rechnungseingang Kunden Lieferanten Vollautomatisches Einlesen in Microsoft Dynamics NAV Rechnungsdruck ZUGFeRD Microsoft Dynamics NAV PDF (1) + Datei ZUGFeRD (2) PDF (1) + Datei ZUGFeRD (2) Zusammenführung zu PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten Trennung und extrahieren Rechnungsdaten PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten Eingang Funktionspostfach ZUGFeRD- Rechnungen -Versand Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD- Daten Rechnung PDF/A inkl. ZUGFeRD-Daten

13 Nutzen für Versender und Empfänger Der Nutzen für den Versender Wegfall des Papierprozesses (keine Papierhandling, kein Porto, kein Postversand) PDF/A-Generierung inklusive früherer Zahlungseingang Der Nutzen für den Empfänger Wegfall der klassischen Papierverarbeitung Wegfall der OCR- und manuellen Nachverarbeitungsschritte automatische Übernahme der Rechnung inkl. Rechnungspositionen Nutzung von Skontozielen

14 Nutzen allgemein Der Nutzen allgemein Kostengünstiger Web-Service Keine Einstiegshürde bzgl. Investition oder Technik Einfach nutzbar Abrechnung nur nach Nutzungsvolumen Bei Weiterentwicklung des ZUGFeRD-Standards keine Anpassungen in Microsoft Dynamics NAV notwendig, da Web-Service zentral gepflegt wird Vereinfachung des Rechnungsprozesses Vermeidung von Erfassungsfehlern Langzeitarchivierungsformat PDF/A inklusive

15 Weitere Informationen FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. Leitfaden Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher Webseite: BITKOM Faktura Base - Management Summary XING-Gruppe ZUGFeRD https://www.xing.com/net/pri0a5674x/zugferd/ connect.zugferd für Microsoft Dynamics NAV Interessanter Einstieg zum Thema Findet man auf der Webseite der Computerwoche: Neues Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ( von Carsten Heiermann) **) *) lt. Forum elektronischer Rechnung Deutschland, **) Computerwoche,

16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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