PROPLAN. erp für die Prozessindustrie. Leistungsbeschreibung

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1 PROPLAN erp für die Prozessindustrie Leistungsbeschreibung

2 Copyright 1995, 1996, 1998, 2001, 2003, 2004 TEAM Partner für Technologie und angewandte Methoden der Informationsverarbeitung GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Die in dem vorliegenden Dokument beschriebene Funktionalität kann jederzeit ohne vorherige Ankündigung ergänzt oder geändert werden. Die Weitergabe und Vervielfältigung dieser Leistungsbeschreibung oder von Teilen daraus ist ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der TEAM Partner für Technologie und angewandte Methoden der Informationsverarbeitung GmbH nicht gestattet. UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen von The Open Group. ORACLE ist ein eingetragenes Warenzeichen der Oracle Corporation, Californien, USA. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corp., USA. ProPlan und ProStore sind eingetragene Warenzeichen der TEAM Partner für Technologie und angewandte Methoden der Informationsverarbeitung GmbH. Lenkungsnummer des Dokumentes: LB /01 Version: Status: Genehmigt Seite 2 von 46

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Das ProPlan - Modell Das ProPlan - Aufgabenmodell Absatzplanung / Jahres- und Grobplanung Vertrieb Planung Prozessvorschriften Produktionssteuerung via grafischer Plantafel Materialdisposition ProStore - elogistics & Warehousemanagement Einkauf Prozessschnittstelle (BDE) Qualitätssicherung Controlling Chargenverfolgung Stammdatenverwaltung Fremdwährung Mandantenverwaltung Berechtigungssystem Datenübergabe Zusammenfassung ProPlan - Prozessmodell WorkFlow - Konzept ProPlan - Einführungsmanagement Zusammenfassung Glossar...44 Seite 3 von 46

4 Die vorliegende Leistungsbeschreibung gibt einen Überblick über die Abläufe, Funktionen und die unterstützten Geschäftsprozesse der ERP-Lösung für die Prozessindustrie - ProPlan. Sie wurde für den Personenkreis erstellt, der mit der Auswahl und Einführung einer ERP- Lösung betraut ist. Seite 4 von 46

5 1 Einleitung Als Systemhaus und Beratungsunternehmen hat sich TEAM auf die Entwicklung, Vermarktung und Einführung von Standardsoftwaresystemen in der prozessorientierten Fertigung spezialisiert. ProPlan Die ERP-Lösung ProPlan richtet sich schwerpunktmäßig an Unternehmen aus der Prozessindustrie mit den Branchen Nahrungs- und Genussmittel, Chemie, Pharma und Kosmetik. Folgende Merkmale zeichnen die Standardsoftware ProPlan aus: Merkmale schlanke Branchenlösung für die Prozessindustrie durchgängiges Referenzmodell zur Abbildung der Unternehmensprozesse Abbildbarkeit verschiedener Unternehmensstrategien (auftragsbezogene Fertigung, Lagerfertigung etc.) umfangreiches Customizing über variable Tabelleneinträge moderne Softwaretechnologie (z.b. Client-Server- oder Web- Architektur) integriertes WorkFlow-Konzept offene Systemarchitektur mit relationaler Datenbank Oracle Einbindung in eine ebusiness-umgebung einfach realisier-bar Daraus ergeben sich die folgenden Nutzeneffekte : Nutzen bedarfsgerechte Funktionalität geringer Einführungsaufwand angemessene Hardwarevoraussetzungen geringer Programmieraufwand für Anpassungen sehr wartungsfreundlich hohe Benutzerakzeptanz durch grafische Benutzeroberfläche In Zusammenarbeit mit dem Institut für rechnerintegrierte Fertigung an der Universität Paderborn wurde für ProPlan ein Referenzmodell nach der OMEGA - Methode entwickelt. Durchgängige Prozessabläufe schaffen für die einführenden Unternehmen die Möglichkeit, mit ProPlan ihre Abläufe zu optimieren. ProPlan erfüllt im besonderen Maße die Anforderungen der Prozessindustrie, also von Unternehmen, für die die folgenden Aufgaben eine besondere Bedeutung darstellen: Referenzmodell Produktpositionierung Seite 5 von 46

6 Prozessindustrie Branchen Abbildung von kontinuierlichen und diskontinuierlichen Produktionsprozessen Berücksichtigung von variablen Produkt- und Verpackungsvorgaben Einsatz von Kuppel- und Nebenprodukten Rezepturverwaltung durchgängige Chargenverfolgung Somit gelten vorwiegend Betriebe der Branchen Nahrungs- und Genussmittelindustrie Chemie Pharma und Kosmetik als ideale Einsatzfelder von ProPlan. Das TEAM-Angebot richtet sich insbesondere an Unternehmen, die eine integrierte und durchgängige Lösung aus einer Hand anstreben. Hier bietet TEAM mit den additiven Lösungen ProStore - elogistics & Warehousemanagement und der Anbindung der integrierten Module zur Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung die Möglichkeit, ein durchgängiges Unternehmensdatenmodell mit einheitlicher Oberfläche einzuführen. Durch die Integration von ProStore in eine Webumgebung, lässt sich ProStore als ein Bausstein in Ihrer ebusiness-strategie nutzen. Lieferanten und Kunden werden per Internet angebunden. ProStore kann direkt in eine Portal-Oberfläche integriert werden. Das ProStore -Portal basiert auf der Technologie von Oracle- Portal. Systemtechnik Aus systemtechnischer Sicht basiert ProPlan Elementen: auf folgenden relationale Datenbank Oracle Oracle Internet Developer Suite für die Gestaltung der Dialoge und Reports UNIX, Linux, Windows 2000/2003 als Server-Betriebs systeme PCs mit Windows als Clients PCs oder NCs mit einem Browser in der Web-Version Seite 6 von 46

7 R Au s la g er un g 2 Das ProPlan - Modell Das ProPlan - Modell dient zur Visualisierung der Aufgaben, der Prozesse, der Bildschirmmasken und des ProPlan -Datenmodells, um die Komplexität und Leistungsfähigkeit der erp- Lösung bezüglich der vollständigen Beherrschung, Einführung und Nutzung transparent zu gestalten. Ziel des Modells ist es, eine optimale Unterstützung der betrieblichen Vorgehensweisen der jeweiligen Kunden zu fördern. Das ProPlan -Modell bietet mittels der Untermodelle eine Darstellung der dem System hinterlegten Aufgaben, Geschäftsprozesse, Masken und Daten. Aufgabenmodell Inhaltliche Festlegung der Programmbausteine Work-Flow Systemintegrat ion Verteilte Datenhaltung Prozeßmodell Beschreibung der vom PPS-System unterstützten Aufgabenketten Produktionsprogrammplanung Vertrieb Einkauf Planung Produktionsplanung Produktionssteuerung Materialdisposition Externes Objekt gem. Info- Objekt Geschäftsprozeß Info- Objekt Geschäftsprozeß Leitstand Info- Objekt Geschäftsprozeß On-Line-Hilfe Prozeß-Input-Output Client-Sever-Architektur Geschäftsprozeß Info- Objekt Maskenbeschreibung Beschreibung der in ProPlan implementierten Bildschirmasken Datenmodell Repräsentation der für das Prozeßmodel erforderlichen Daten bzw. Informationen. ProPlan - Modell Die von ProPlan unterstützten Aufgaben eines Unternehmens werden im Aufgabenmodell spezifiziert. Aufgabenmodell Mit Hilfe des Prozessmodells werden die von ProPlan unterstützten Geschäftsprozesse visualisiert. Es enthält die Beschreibung der von ProPlan unterstützten Tätigkeitsketten unabhängig von den ausführenden Stellen, Arbeitsgruppen oder Abteilungen. Die im Prozessmodell dargestellten Vorgänge auf Stellenebene enthalten Bezüge auf die jeweiligen Bildschirmmasken. Prozessmodell Seite 7 von 46

8 Datenmodell Das Datenmodell enthält die für das Prozessmodell erforderlichen Daten und Informationen. Dieses findet sich primär in den Stammdaten des Systems, aber auch in den Stammdaten spezieller ProPlan - Module wieder. Im Datenmodell werden wesentliche betriebliche Funktionen, Anlagen und Ressourcen sowie die zur Produktion erforderlichen Fertigungsinformationen datentechnisch abgebildet. Im Weiteren werden das Aufgaben- und Prozessmodell näher erläutert. Seite 8 von 46

9 3 Das ProPlan - Aufgabenmodell Das ProPlan - Aufgabenmodell beschreibt das ERP-System bezüglich seiner Module. Diese können, abhängig von den aufbauorganisatorischen Gliederungen verschiedener Unternehmen, angepasst werden. Prinzipiell kann jegliche Aufgabe unterschiedlichen betrieblichen Einheiten zugeordnet werden. Rechnungswesen Lohn und Gehalt Jahres- und Grobplanung Vertrieb Controlling Materialwirtschaft / Einkauf WorkFlow QS / F+E Produktionsplanung Prozessvorschriften Prozessschnittstelle / BDE Chargenverfolgung Produktionssteuerung WorkFlow Materialfluss Wareneingang La gerverwaltung Kommissionierung Verpackung Ve rsand ProPlan - Aufgabenmodell ProPlan verfügt über die Kernaufgaben Absatzplanung / Jahres- und Grobplanung Vertrieb Materialwirtschaft / Einkauf Prozessvorschriften / Rezepturverwaltung Produktionsplanung und - steuerung Materialdisposition Prozessschnittstelle / BDE Darüber hinaus verfügt ProPlan über die Querschnittsaufgaben: Qualitätssicherung und Controlling Im Weiteren werden die einzelnen Module sowie allgemeingültige und übergreifende Funktionalitäten näher beschrieben. Am Ende der jeweiligen Kapitel ist beispielhaft eine Bildschirmmaske dargestellt. Seite 9 von 46

10 3.1 Absatzplanung / Jahres- und Grobplanung Mit der Jahres- und Grobplanung werden folgende Ziele erreicht: Unterstützung des Vertriebs bei der Absatzplanung für das nächste Jahr rollierende Anpassung der Jahresplanung an die aktuellen Gegebenheiten in der Grobplanung Vermeidung von Ressourcenengpässen durch frühzeitige Auflösung der Material- und Maschinenkapazitäten. Berechnung der Reichweite eines Artikels u. a. unter Berücksichtigung der Jahres- und Grobplanungs-Mengen, der aktuellen Beschaffung, sowie einer minimalen Produktionsauftragsgröße Reichweitenrechnung auf Grund von aktuellen Beständen und geplanten Absätzen zur langfristigen Disposition Zudem dient das Modul als Controlling-Instrument. Die Jahresplanung wird einmal für das Folgejahr festgelegt und zu einem Zeitpunkt festgeschrieben. Danach ist sie nicht mehr änderbar. Basierend auf der Jahresplanung wird die Grobplanung für das neue Jahr erstellt. Die Grobplanungsdaten sind änderbar, so dass auf aktuelle Ereignisse wie z. B. Neukunden reagiert werden kann. Die Planung kann auch auf Ebene von Produktgruppen erfolgen. Im Einzelnen stehen folgende Auswertungen und Übersichten zur Verfügung: produktgruppenbezogene Auswertungen Artikel-bezogene Auswertungen konzern- und kundenbezogene Auswertungen Übersicht über den monatlichen / jährlichen Verlauf der Jahresund Grobplanung für Artikel und Kunde Die Auswertungen zeigen jeweils die Jahres- und Grobplanungsmengen sowie die aktuellen Kundenauftragsmengen im monatlichen bzw. jährlichen Verlauf. Übersicht des Sekundärbedarfs nach Einkaufsklassen, Produktgruppen bzw. Artikel sowie eine Monatsaufteilung pro Artikel Übersicht über die Gesamtkapazitätsauslastung (Maschinenauslastung) Berücksichtigung von Verbandszugehörigkeiten (Konzernen) bei den Planzahlen Einschränkung der Zeiträume durch von/bis Felder Seite 10 von 46

11 Beispielmaske Modul Jahres- und Grobplanung Seite 11 von 46

12 3.2 Vertrieb Das Modul Vertrieb erlaubt die Eingabe und Pflege der Kundenaufträge. Es ermöglicht unter anderem die Kundenauftragserfassung, die Auftragsbearbeitung, die Rechnungsstellung und die Provisionsabrechnung. Basierend auf dem Unternehmensmodell ermöglicht dieses Modul die effiziente und systematische Verwaltung jeglicher Kundenaufträge. Das ProPlan - Vertriebsmodul gliedert sich in folgende Punkte: Kundenstammdatenverwaltung Die Kundenstammdaten beinhalten allgemeine Informationen zum Kunden. Dazu zählen unter anderem: Rechnungs-, Postfach- und Lieferanschriften Konzernzugehörigkeit Abbildung der Handelstrukturen Teilnahme am Recycling-Verfahren Ansprechpartner beim Kunden Betreuer des Kunden Vertreter Kundenhinweise Kreditlimit Vertriebsdaten, d. h. es wird die Beziehung Kunde - Artikel hergestellt, auf die beispielsweise bei der Auftragserfassung zurückgegriffen wird Vertriebsdaten beinhalten unter anderem die kundenspezifische Artikelnummer und Artikelbezeichnung Branchenzuordnung Sortimente Preislisten (Standard-, Kunden-, Branchenpreislisten) mit Mengenstaffeln und Gültigkeitszeitraum Aktionspreislisten Anlieferzeitraum beim Kunden Tourenzuordnung Kontraktverwaltung und -verfolgung In Kontrakten werden langfristige Liefervereinbarungen mit Kunden erfasst. Anhand der Kontraktdaten können Kundenaufträge auf einfache Art und Weise abgerufen werden. Kontrakte auf Konzernebene beinhalten Bonusvereinbarungen. Kundenauftragsbearbeitung Die Kundenauftragsbearbeitung umfasst folgende Funktionalität: Erfassung von Aufträgen mit unterschiedlichen Lieferterminen pro Artikel Verfügbarkeitsprüfung der Auftragsartikel und Mengen während der Erfassung Seite 12 von 46

13 Preisvorbelegung auf Grund der aktuellen Preislisten oder Kontrakte oder sonstiger kundenspezifischen Vereinbarungen Kreditlimitprüfung während der Auftragserfassung Erstellung von Kundenauftragsbestätigungen nach Terminbestätigung durch die Planung oder automatisch Versenden der Kundenauftragsbestätigungen per Fax oder Übernahme von EDI-Orders wahlweise automatischer oder manueller Anstoß zur Kommissionierung, d. h. Übergabe entsprechender Versandaufträge an ein eingebundenes Lagerverwaltungssystem Erfassung von Zusatzleistungen, d. h. nicht artikelbezogenen Leistungen, z. B. Reinigungskosten, Dienstleistungen etc. Automatische Frachtkostenberechnung Vorbereitung zur Rechnungsstellung Proforma-Rechnung Stornierung von Kundenaufträgen Mandantenverkauf Verkauf von Sonderchargen Verkauf ab Außenlager Bestückung von Konsignationslagern Berechnung nach Verbrauch der Waren aus den Konsignationslagern Abwicklung von Kundenretouren Fakturierung Zu allen Auftragspositionen bzw. Teillieferungen einer Position, die vom Warenwirtschaftssystem als verladen/versendet bekannt gegeben worden sind sowie für eventuelle Zusatzleistungen können Rechnungen erstellt werden. Die Verwaltung von Ratenzahlungen ist möglich. Die Erstellung von Gutschriften und Rechnungsstornierungen sind möglich. Bei der Fakturierung wird die Konzernzugehörigkeit des Kunden durch die Erstellung von Verbandsrechnungen bzw. gutschriften berücksichtigt. Innerhalb der Fakturierung existiert eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Rechnungen können per Fax, oder EDIFACT versendet werden. Provisionsabrechnung Die Provisionsabrechnung erfolgt nach fakturierten Aufträgen. In Übersichten werden die Provisionen monatlich insgesamt sowie detailliert nach Produktgruppen bzw. Artikels und bezogen auf das aktuelle und Vorjahr angezeigt. Eine nachträgliche Korrektur der Provisionsabrechnung ist möglich. Seite 13 von 46

14 Übersichten und Auswertungen Zu allen genannten Punkten stehen entsprechende Übersichten zur Verfügung. Weiterhin können anhand unterschiedlicher Kriterien umfangreiche Auswertungen erstellt werden. Beispielmaske Modul Vertrieb Seite 14 von 46

15 3.3 Planung Das Modul Planung unterstützt die Produktionsplanung und -steuerung. Es wird sowohl die kundenanonyme als auch die auftragsbezogene Planung unterstützt. Mittels des grafischen ProPlan -Leitstands werden die Produktionsaufträge den betrieblichen Anlagen - im Leitstand als Kostenstellen dargestellt - zugeordnet. Basis der Planung ist die Strukturierung des Produktionsprozesses in Produkt- und Verpackungsmodule (Prozessvorschriften), die den Produktionsprozess in Arbeitsstufen, Arbeitsschritten und Rezepturen beschreiben. Zur Planung stehen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Umsetzung von Kundenaufträgen zu Produktionsaufträgen Dies kann auf folgende Arten geschehen: Reservierung des zur Verfügung stehenden Bestandes Zuordnung des Kundenauftrags zu einem bestehenden Produktionsauftrag, sofern die gesamte Produktionsmenge noch keinem weiteren Kundenauftrag zugeordnet ist Anlage eines Produktionsauftrags Anlage eines Umpackauftrags als Sonderform eines Produktionsauftrags Anlage von Produktionsaufträgen ProPlan unterscheidet verschiedene Produktionsauftragsarten: Produktmodulaufträge Verpackungsmodulaufträge Direktverpackungsaufträge Umpackaufträge Lageraufträge Rüst- und Reinigungsaufträge, die automatisch angelegt werden und sich aus der Reihenfolge der Produktionsaufträge und den damit verbundenen Produktwechseln ergeben Reinigungsaufträge, die manuell angelegt werden können Automatische Anlage von periodischen Produktionsaufträgen Bei der Anlage von Produktionsaufträgen erfolgt eine Verfügbarkeitsprüfung der notwendigen Materialien und Kapazitäten. Bearbeitung von Produktionsaufträgen Auftragsstornierung Verlängerung eines Produktionsauftrags Verkürzung eines Produktionsauftrags Auftragssplittung Seite 15 von 46

16 Änderung, der bei der Auftragsanlage gewählten Verpackung Planungsstammdaten Tages- und Schichtmodelle Dispositionsbereiche Beispielmaske Modul Planung Prozessvorschriften Die Prozessvorschrift strukturiert die Produktionsprozesse in Arbeitsstufen, Arbeitsschritte und Rezepturen. Diese Stammdaten werden selbstverständlich zentral innerhalb von ProPlan verwaltet und gepflegt, und stellen u. a. die Grundlage zur Anlage von Produktionsaufträgen dar. Bei den Prozessvorschriften wird zwischen Produktmodulen Verpackungsmodulen und Rüst- und Reinigungsmodulen unterschieden. Seite 16 von 46

17 Produktmodule definieren, auf welche Weise ein Produkt produziert werden soll; Verpackungsmodule definieren den Prozess zur Verpackung diese Produktes. Zu einem Produkt- bzw. Verpackungsmodul können unterschiedliche Varianten verwaltet werden. Die Prozessvorschriften sind nach folgendem Schema aufgebaut: Prozessvorschrift Produkt / BSW Stufe 1 Stufe 2 Unterstufe 1 Unterstufe 2 Schritt 1 Schritt 2 Stufe n Unterstufe n Schritt n Schema der Prozessvorschrift Im Einzelnen stehen zur Anlage und Pflege der Prozessmodule folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Übersicht über Produkt-, Verpackungs- und Rüst- / Reinigungsmodule Anlegen, ändern, kopieren und löschen von Arbeitsstufen und - schritten Zuordnung von Material, Maschinen, Maschinenparametern und Personal zu den einzelnen Arbeitsstufen und- schritten Definition von Ausweichkostenstellen Ermittlung der minimalen, maximalen und optimalen Batchgröße bei Batchproduktionen Rezepturübersicht Einfacher Austausch von Rezepturkomponenten Pflege von Austausch-Artikeln Materialverwendungsübersicht Pflege der Rüst/Reinigungsmatrix Kuppel- und Nebenprodukte Stammdaten Arbeitsanweisungen Maschinenstammdaten und Maschinenparameter Stufen- und Schrittarten Rüst- und Reinigungsgruppen Seite 17 von 46

18 Beispielmasken Modul Prozessvorschrift Produktionssteuerung via grafischer Plantafel Die Plantafel ist das Instrument, mit dem die Feinterminierung und Reihenfolgeplanung der einzelnen Produktionsaufträge durchgeführt wird. Wesentlich ist, dass jegliche Tätigkeiten in einer Simulation stattfindet. Abhängig von den Wünschen des Anwenders können die Simulationsergebnisse festgeschrieben werden. Die Simulation ermöglicht die Überprüfung des Planungsergebnisses bezüglich Anlagenkapazitäten, Materialverfügbarkeit und Terminen. Innerhalb der Plantafel Seite 18 von 46

19 besteht die Möglichkeit, die Planung für beliebig zu erstellende Dispositionsbereiche durchzuführen, erfolgt die Darstellung des Arbeitsfortschritts der einzelnen Produktionsaufträge durch unterschiedliche Farbgebung, kann die Betrachtung der Planung über unterschiedliche Zeithorizonte (Monate, Wochen, Tage, Stunden) erfolgen, erfolgt die Darstellung der Ergebnisse der Materialverfügbarkeitsprüfung. Zur Planung und Auftragsbearbeitung stehen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Ein-, Aus- und Umplanung von Aufträgen unter Berücksichtigung beliebiger Schichtmodelle und Kapazitätsbetrachtung der Maschinenbelegung Auftragsfreigabe Zwangsfreigabe von Aufträgen Stornierung der Auftragsfreigabe Auftragsglättung Durchführung Kostenstellenwechsel Einplanung von Aufträgen auf definierte Anfangstermine Prüfung der Materialverfügbarkeit für einzelne Aufträge oder einen definierten Zeitraum unter Berücksichtigung dispositiver Zu- und Abgänge Übersicht über Fehlteile Beispielmaske Modul Plantafel Seite 19 von 46

20 3.4 Materialdisposition Die während der Planung generierten Eigen- und Fremdbedarfe unterliegen einer automatischen Materialdisposition. Mittels der Dispositionskontrolle (häufig in Kombination mit dem Logistik- Leitsystem ProStore ) können jegliche Lagerbestände, Halbprodukte und Fertigprodukte bezüglich ihrer Bevorratung und Wiederbeschaffung überwacht werden. Abhängig von den dispositiv und real vorliegenden Materialbeständen, werden von ProPlan mittels des ProPlan - WorkFlow-Systems entsprechende Über- und Unterdeckungsmeldungen gemäß der vom Anwender definierten minimalen und maximalen Bestände generiert. Menge maximaler Bestand Dispositionshorizont mittlerer Wiederbeschaffungszeitraum Lagerbestand zur Zeit t+t o Mail Auslagerung Einlagerung minimaler Bestand t o Mail Zeit Schema der Materialdisposition Unter anderem basieren die durch das Modul Einkauf und Planung unterstützten betrieblichen Aktivitäten auf den Meldungen des Moduls Materialdisposition. Die Übersichten und Dialoge der Materialdisposition werden von sowohl vom Einkauf als auch von der Produktionsplanung für die Disposition genutzt. Folgende Funktionskreise werden abgedeckt: Berücksichtigung von aktuellen Beständen Berücksichtigte Lagerorte über Stammdaten konfigurierbar Dispositiver Bestandsverlauf über aktuelle geplante Warenzugange (offene Bestellungen, geplante Produktionsaufträge) und Warenabgänge (geplanter Versand und Produktionsaufträge) Disposition über die Absatzplanung (Sekundärbedarf) Disposition über die Abgänge eines Vergleichszeitraumes Bestellvorschlag Seite 20 von 46

21 Beispielmaske Modul Disposition Seite 21 von 46

22 3.4.1 ProStore - elogistics & Warehousemanagement Die exakte Bestandsführung stellt eine Voraussetzung für die Materialdisposition dar. Mit dem Einsatz von ProStore wird diese Voraussetzung erfüllt. ProStore koordiniert und überwacht sämtliche Abläufe vom Wareneingang über die gesamte Lagerorganisation bis hin zum Versand und deckt somit alle Aufgaben eines Logistik-Systems ab. Zu ProPlan besteht eine enge Schnittstelle. Im Einzelnen umfasst ProStore folgende Funktionsbereiche: Wareneingang Qualitätssicherung Einlagerung Lagerverwaltung Kommissionierung Staplerleitsystem Produktionszugang/-abgang Bestandsführung Versand Inventur Stammdaten Informationssystem Messaging ProStore - Portal Weitere Informationen zu ProStore separaten Leistungsbeschreibung. entnehmen Sie bitte der Seite 22 von 46

23 3.5 Einkauf Mittels des Moduls Einkauf wird festgelegt, welche Materialien zu welchem Termin und in welcher Menge bei Lieferanten zu beschaffen sind. Es werden Anfragen, Angebote, Bestellungen und Kontrakte verwaltet. Das Modul Einkauf beinhaltet eine Schnittstelle zur Materialwirtschaft bzw. zu ProStore. Die Lieferanten und andere für den Einkauf relevanten Informationen sind in dem Unternehmensmodell hinterlegt. Das Einkaufsmodul gliedert sich in folgende Punkte: Einkaufsstammdaten Die Lieferantenstammdaten beinhalten allgemeine Informationen zum Lieferanten. Dazu zählen: Haupt-, Postfach- und Lieferanschriften Ansprechpartner beim Lieferanten Lieferantenstatus Lieferantenbewertung unter Berücksichtigung der Liefertreue und Qualität Lieferantenhinweise Einkaufsklassen Zahlungsbedingungen Dispositionshorizont Bezugsdaten, d. h. es wird die Beziehung Lieferant - Artikel hergestellt, auf die z. B. bei der Bestellerfassung zurückgegriffen wird Anfrage / Angebot Zu Artikeln kann bei einem Lieferanten eine Preis- und Mengenanfrage gestartet werden. Diese Anfrage wird an den entsprechenden Lieferanten weitergeleitet, der daraufhin die tatsächlichen Preise, Gültigkeitsdauer etc. bekannt gibt. Bei der Anfrage können Einzel- und Staffelpreise berücksichtigt werden. Diese Daten werden in die Anfrage eingetragen, woraus sich ein Angebot ergibt. Das Angebot stellt eine der Grundlagen dar, um eine Bestellung durchzuführen. Kontraktverwaltung Ein Kontrakt stellt eine Absprache dar, die besagt, dass in einem bestimmten Zeitraum eine bestimmte Menge r eines Artikels (Mengenkontrakt) bzw. für einen bestimmten Wert Ware (Volumenkontrakt) von einem Lieferanten bezogen werden soll. Ein Kontrakt ist ebenfalls eine Grundlage zur Erfassung einer Bestellung. Die Kontraktverwaltung kann einer getrennten Benutzerberechtigung unterliegen. Seite 23 von 46

24 Bestellbearbeitung und -verfolgung Im Einzelnen stehen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Bestellerfassung mit unterschiedlichen Lieferterminen pro Artikel über: Kontrakte Angebote Lieferantenauswahl Bestellabschluss mit Druck des Bestellungsformulars Splitten von Lieferterminen Stornierung von Bestellungen, Bestellpositionen bzw. Lieferterminen Pflege der Frachtkosten Erfassung von Zusatzleistungen Verarbeitung von Meldungen über erfolgte, geplante und nicht geplante Lieferungen Versenden der Bestellung per Fax oder Übertragung als EDI-Order Eingangsrechnungsverwaltung Prüfung der Rechnungswerte gegen die bestelldaten und den gemeldeten Ist-Mengen Pflege der Rechnungsdaten Gutschriftserstellung und Stornieren von Eingangsrechnungen Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung Verarbeitung von EDI-Invoice Übersichten und Auswertungen Zu allen genannten Punkten stehen entsprechende Übersichten zur Verfügung. Weiterhin können anhand unterschiedlicher Kriterien umfangreiche Auswertungen erstellt werden. Seite 24 von 46

25 Beispielmasken Modul Einkauf Seite 25 von 46

26 3.6 Prozessschnittstelle (BDE) Dieses Modul stellt die Schnittstelle zur Prozessleitebene dar. Hier werden der Prozessleitebene eines Unternehmens die zur Produkterstellung erforderlichen Informationen übergeben sowie die erfassten Betriebsdaten an die jeweiligen Aufgaben im Unternehmen weitergeben. Folgende Funktionalitäten stehen zur Verfügung: An- und abmelden von Produktionsaufträgen Manuelle Erfassung von verbrauchten und produzierten Mengen Erfassung von Störmeldungen Erfassung auf Produktionsunterbrechungen Erfassung von Personalmeldungen (Lohnstunden) Schnittstelle zu Prozessleitsystemen zur Übernahme von Prozessdaten Beispielmaske Modul PIO Seite 26 von 46

27 3.7 Qualitätssicherung Die Querschnittsaufgabe Qualitätssicherung unterstützt alle qualitätssichernden Maßnahmen eines Unternehmens. Standardmäßig sind dem Unternehmensdatenmodell unter ProPlan Prüfund Probennahmepläne hinterlegt. Mittels dieses Moduls können Qualitätsmanagementsysteme gemäß der Normenreihe DIN ISO EN 9000 ff. effizient unterstützt werden. Das Modul Qualitätssicherung wird in folgende Punkte unterteilt: Bearbeitung von Prüfaufträgen Ein Prüfauftrag setzt sich aus einem Prüf- und Probennahmeplan zusammen. Prüfaufträge werden für Wareneingänge und Produktionsaufträge angelegt. Die Prüfauftragsbearbeitung beinhaltet folgende Funktionalität: Erfassung von Prüfaufträgen Probenerfassung Erfassung von Prüfergebnissen Freigabe von Chargen bzw. Teilmengen Bearbeitung von Prüfplänen Erfassung, Pflege und Freigabe von Prüfplänen Erfassung und Pflege von Untersuchungsvorschriften Bearbeitung von Probennahmeplänen Erfassung, Pflege und Freigabe von Probennahmeplänen Erfassung und Pflege von Probengruppen Erstellung von Qualitätsprotokollen Laborvorgaben Übersichten über Prüfaufträge Prüf- und Probennahmepläne Qualitätsprotokolle Laborvorgaben Grafische Darstellung von Prüfergebnissen Stammdaten zur Pflege von Probenarten und Untersuchungsvorschriften. Seite 27 von 46

28 Beispielmaske Modul Qualitätssicherung Grafische Darstellung von Prüfergebnissen Seite 28 von 46

29 3.8 Controlling Die Querschnittsaufgabe Controlling ermöglicht die umfassende und direkte Steuerung und Überwachung der betrieblichen Aktivitäten unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Das ProPlan -Controlling ermöglicht die Beurteilung der Bestände bezüglich ihrer Bewegung im Unternehmen, ihres Wertes und weiterer Zusammenhänge. Die Vor- und Nachkalkulation ermöglichen die unproblematische Ermittlung aller relevanten Kosten der Auftragsabwicklung. Darüber hinaus werden die Kosten jeglicher Halb- und Fertigprodukte eines Unternehmens im Batch-Betrieb überwacht. Die für diese Aufgaben erforderlichen Daten sind im Unternehmensmodell abgelegt. Dem ProPlan -Controlling sind umfangreiche Simulationsmöglichkeiten hinterlegt. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Funktionalität: Übersichten über die Warenbewegung von Produktgruppen, Einkaufsklassen und/oder Artikeln Bestandskorrekturen Bestandsbewertung von Produktgruppen, Einkaufsklassen, Artikeln und/oder insgesamt nach Durchschnittspreisen, Niedrigwerten, Lifo-Bewertung oder weiteren zu definieren-den Bewertungsarten Bewertung des Versicherungsbestandes Durchschnittspreisermittlung Durchführung von Kalkulationen Die Kalkulationen werden unter Berücksichtigung von Material-, Fertigungs- sowie Sonderkosten durchgeführt. Vorkalkulation Nachkalkulation Simulation der Vorkalkulation Bottum-up Simulation, d. h. die Betrachtung der Auswirkung von Preisänderungen von Halbfertigwaren auf Fertigprodukte Simulation der Maschinenbelegung, d. h. die Betrachtung der Auswirkung der Kostenänderung bei Einsatz unterschiedlicher Produktionsvarianten Variable Definition von Gemeinkostensätzen für Material-, Fertigungs- und sonstigen Gemeinkosten Variable Deckungsbeitragsrechnung auf Kunden-/ Artikelebene Controlling-Stammdatenverwaltung Seite 29 von 46

30 Seite 30 von 46 Beispielmaske Modul Controlling

31 3.9 Chargenverfolgung Mit Hilfe der Chargenverfolgung wird dokumentiert, welches Material bzw. welche Artikel in der Produktion bzw. für Kundenaufträge verwendet worden ist. Dabei erkennt man auch, aus welchen Lieferungen z. B. die Rohstoffe stammen und erhält einen Überblick darüber, in welchen weiteren Produktionsaufträgen diese Rohstoffe eingesetzt worden sind. Die Daten, auf die bei der Chargenverfolgung zurückgegriffen werden, werden sowohl in ProPlan, als auch in ProStore verwaltet Stammdatenverwaltung Neben den bereits erwähnten Stammdaten einzelner Module (z. B. Vertrieb, Einkauf etc.) existieren selbstverständlich auch modulübergreifende Stammdaten. Dabei handelt es sich um: Maßeinheiten Gebindearten Steuersätze Produktionsbereiche Länderkennziffern Sprachschlüssel Kostenstellen Spediteure Speditionsmatrix Speditionskosten/Frachtpreislisten Zusatztexte Zusatzinformationen Mandantenverwaltung DSD / ARA Firmenkalender Produktstammdaten Artikel-Stammdaten Fremdwährungen und Kurse Zu allen Stammdaten stehen Bildschirmmasken zur Übersicht und Pflege zur Verfügung Fremdwährung ProPlan ist in der Lage, neben einer konfigurierbaren Basiswährung (z.b. Euro) beliebige Fremdwährungen zu verwalten. Seite 31 von 46

32 3.12 Mandantenverwaltung Mit ProPlan können verschiedene Mandanten verwaltet werden. Die Zuordnung von Mandantenkennungen erfolgt vor allem in den Stammdaten des Systems. Aber auch bei der Erfassung von Bestellungen, Kontrakten, Kundenaufträgen etc. wird ein Mandant zugeordnet Berechtigungssystem ProPlan verfügt über ein Berechtigungssystem, in dem pro Benutzer oder Benutzergruppe der Zugriff auf die Dialoge und einzelne Funktionalitäten konfigurierbar ist. Innerhalb des Berechtigungssystem wird zudem festgelegt, welche Mandanten dem Benutzer bzw. der Benutzergruppe zugeordnet sind Datenübergabe Aus allen Übersichtsmasken heraus können die angezeigten Daten per Mausklick direkt an Excel übergeben und dort bearbeitet werden. Die Übergabe beliebiger Daten aus der Oracle-Datenbank an MS-Office-Produkte ist problemlos möglich. Hierfür steht eine ODBC-Schnittstelle zur Verfügung. Seite 32 von 46

33 ma xim aler Besta nd mi ni mal er Besta nd Ei nl ag erun g La gerbest and zur Zei t t +t o Ma il a n Ei nk au f Ma il an Ein kau f Au sla ge rung Zeit 3.15 Zusammenfassung Die logischen Zusammenhänge der von ProPlan unterstützten Kernaufgaben spiegeln sich in dem ProPlan -Regelkreiskonzept wider, das im Folgenden dargestellt ist: Kunde Lieferant Auftrag Bestellung Auftragsbestätigung Zulieferungen Vertrieb Einkauf Logistik-Leitsystem ProStore Auftrag Liefertermin Fremdbedarfe Planung Produktionssteuerung Materialbestand Materialdisposition Menge Dis pos iti ons ho ri zo nt mittle re r W ie de rbes cha ffu ng sze itrau m Produktionsplanung Materialbestand Leitstand Bedarfe t o Rückmeldungen Prod.- auftrag Prozeß-Input-Output ProPlan -Grundregelkreise der Auftragsabwicklung im Aufgabenmodell Derartige, im Rahmen der betrieblichen Ablauforganisation realisierte und in ProPlan implementierte Regelkreise ermöglichen es, auf Störungen, beispielsweise in den Strecken Beschaffung und Produktion, flexibel und schnell zu reagieren. Seite 33 von 46

34 4 ProPlan - Prozessmodell Das ProPlan -Prozessmodell ist eine Voraussetzung des modernen ERP-Einführungsmanagements. Dieses, gemäß der Methode OMEGA erstellte Prozessmodell, veranschaulicht die von ProPlan unterstützten Geschäftsprozesse unabhängig von ihrer Zuordnung zu einer Aufbauorganisation. Das ProPlan - Prozessmodell ermöglicht die Abbildung verschiedener Produktionsstrategien unter ProPlan, die abteilungsübergreifende Darstellung aller zur Auftragsabwicklung erforderlichen Aktivitäten eines Unternehmens, den schnellen Abgleich zwischen der Ablauforganisation von Unternehmen mit den von ProPlan unterstützten Geschäftsprozessen und die flexible Abbildung der von ProPlan unterstützten Geschäftsprozesse auf die Aufbauorganisationen von Unternehmen. Symbolik und Darstellungsweise Die Methode OMEGA basiert auf folgender Symbolik: Geschäftsprozeß und Vorgang Informationsobjekte Geschäftsprozeß Weitere Objekte Vorgang Papier- Informationsobjekt Mündliches Informationsobjekt Materialobjekt Organisationseinheit IT-Informationsobjekt Informationsgruppe Externes Objekt Speicherobjekte IT-Applikation Papierspeicher Materialspeicher Visualisierungssymbole zur Prozesskettenmodellierung gemäß OMEGA Seite 34 von 46

35 Die von ProPlan unterstützten Geschäftsprozesse sind mit zunehmendem Detaillierungsgrad dokumentiert. Kunde Auftrag Auftragsabwicklung verpacktes Produkt Kunde Geschäftsprozeß Geschäftsprozeß Geschäftsprozeß Geschäftsprozeß Geschäftsprozeß Geschäftsprozeß Vorgang Vorgang Vorgang Detaillierungsgrad ProPlan -Prozessmodell mit zunehmendem Detaillierungsgrad Die vorliegende Leistungsbeschreibung beschränkt sich allerdings auf die Darstellung der ersten Detaillierungsgrade. Das ProPlan -Prozessmodell visualisiert die in ProPlan abgebildeten logischen Aufgabenketten der Prozessindustrie. Die Auftragsabwicklung unter ProPlan beinhaltet die folgenden Hauptgeschäftsprozesse: Hauptgeschäftsprozesse Kundenauftrag erfassen Produktionsauftrag planen Material beschaffen Produktionsprozess vorbereiten Auftrag produzieren und verpacken Darüber hinaus werden weitere Geschäftsprozesse, beispielsweise aus den Bereichen ProPlan -Controlling und ProPlan - Qualitätsmanangement, unterstützt. Im Folgenden werden in einem Kurzüberblick wesentliche von ProPlan und ggf. von dem Logistik-Leitsystem ProStore abgebildete Geschäftsprozesse dargestellt. Selbstverständlich ist anstelle von ProStore die Einbindung anderer Warenwirtschaftssysteme möglich. Seite 35 von 46

36 Auftragsabwicklung ProPlan Der Geschäftsprozess der ersten Ebene ist der Prozess auf der höchsten Aggregationsebene. Er symbolisiert die ProPlan - unterstützte Auftragsabwicklung. Der vom Kunden an das Unternehmen vergebene Auftrag führt mittels Unterstützung des Systems ProPlan zu einem verpackten Produkt, welches an den Kunden ausgeliefert wird. Kunde Kundenauftrag Auftragsabwicklung ProPlan verpacktes Produkt Kunde Auftragsabwicklung mit ProPlan Die Geschäftsprozesse der zweiten Ebene spiegeln im wesentlichen die von ProPlan unterstützten Hauptgeschäftsprozesse wider. Kunde Kundenauftrag Auftragsabwicklung ProPlan verpacktes Produkt Die Auftragsabwicklung unter ProPlan unterstützt die Geschäftsprozesse eines Unternehmens von der Kundenauftragserfassung bis zur Produktauslieferung Kunde Kunde Kundenauftrag Kundenauftrag erfassen Kundenauftrag Auftrag planen Feingeplanter PA Produktionsprozess vorbereiten zu produzierender PA Auftrag produzieren Produkt Produkt verpacken verpacktes Produkt Produkt ausliefern verpacktes Produkt Kunde ProPlan -Auftragsabwicklung (Überblick) Kundenauftrag erfassen Der Geschäftsprozess Kundenauftrag erfassen lässt sich auf seiner folgenden Detaillierungsstufe in weitere Geschäftsprozesse Kundenauftrag eingeben und Kundenauftrag ändern/pflegen splitten. Kundenauftrag Kundenauftrag Kunde Kundenauftrag eingeben Kundenauftrag ändern/pflegen Kundenauftrag Kommissionierauftrag Stornierung Kundenauftrag erfassen (Überblick) Seite 36 von 46

37 maxi maler Bes t and mi nimaler Be s ta n d t o Disposi tionshor izont mit tler er Mail an W ieder besc haf ungs z eitr aum Ein k a u f Ein la g e ru n g L a ge rb es ta nd z u rz eit t+ t o Mail an Ein k a u f Au s la g er u n g Zeit Der Geschäftsprozess Produktionsauftrag planen beinhaltet eine taggenaue Planung, welche unter anderem den Liefertermin ergeben kann. Der Geschäftsprozess Produktionsauftrag feinplanen findet am grafischen Leitstand statt. Hier werden unter anderem die Produktionsaufträge den einzelnen Kostenstellen des Unternehmens zugeordnet. Es ist zu beachten, dass die planenden Tätigkeiten eines Unternehmens viele weitere Geschäftsprozesse zu Aktivitäten anstoßen. Produktionsauftrag planen Wareneingangs- Info Eigenbedarfe Materialdisposition Fremdbedarfe Bedarfe Bedarfe PA (freigegeben) Kundenauftrag Kundenauftrag grobplanen PA ( in Planung) Produktionsauftrag feinplanen Kommissionier- und Umpackaufträge Kommissionier-, Reservierungund Umpackaufträge Reservierungsund Kommissionieraufträge PS Logistik- Leitsystem Fremdbedarfe Bestell- Info Bestell- Info Wareneingang Lieferant Angebot Material beschaffen Fremdbedarfe Bestellung Anfrage Lieferant Fremd- Bedarfe Liefertermin Auftragsbestätigung erstellen Auftragsbestätigung Kunde Legende: PS: ProStore (Logistik-Leitsystem) PA: Produktionsauftrag Produktionsauftrag planen sowie weitere durch die Planung motivierte Geschäftsprozesse (Überblick) Seite 37 von 46

38 m axi ma le r B es tan d m in ima le r B es tan d t o E in lag eru ng Lage rbesta nd zur Zeit t +t o Ma il a n E in ka uf Mai l an E i nka uf A us la ge ru ng Zeit Material beschaffen Vorwiegend durch die planenden Tätigkeiten werden Bedarfe generiert. Die Bedarfe werden über die Materialdisposition in Eigen- und Fremdbedarfe gesplittet. Die Fremdbedarfe werden über den Hauptgeschäftsprozess Material beschaffen befriedigt. Di sp os itio ns ho rizo nt mi tle rer W ie de rb es ch affun gs ze itrau m Materialdisposition Kontrakt belasten Kontraktbestellung Fremdbedarfe Lieferanten auswählen Anfrage erstellen Anfrage Lieferant Lieferant Angebot Bestellung durchführen Bestellung Zulieferungen Wareneingangs- Info Bestell- Info Wareneingang Rohmaterial (freigegeben) Material beschaffen (Überblick) Produktionsprozess vorbereiten Die Geschäftsprozesse des von ProPlan abgebildeten Hauptgeschäftsprozesses Produktionsprozess vorbereiten beinhalten Tätigkeiten zur Materialbereitstellung, zur Anpassung der Produktionsdaten an aktuelle Gegebenheiten sowie die Erstellung von auftragsspezifischen Prüfaufträgen zur Sicherstellung der Qualität der Produkte. Die Ergebnisse dieser Tätigkeiten fließen zum einen in die Produktion, zum andern im Rahmen von Rückmeldungen an die planenden Tätigkeiten. Reservierungs und Bereitstellungsmeldung Lager Auftrag planen Roh- material Halbfertigprodukte (freigegeben) PA (freigegeben) PS Material vorbereiten PA anpassen PA (angepasst) Rohmaterial Halbfertigprodukte (bereitgestellt)t Auftrag produzieren PA-spezifischen Prüfauftrag erstellen PA-spezifischer Prüfauftrag Legende: PS: ProStore (Logistik-Leitsystem) PA: Produktionsauftrag Produktionsprozess vorbereiten (Überblick) Seite 38 von 46

39 Um die Tätigkeiten des Hauptgeschäftsprozesses Auftrag produzieren und verpacken zu motivieren, werden alle erforderlichen Planungsinformationen der Prozessleitebene übergeben. Die Fertigmeldungen und Störmeldungen werden in der Plantafel visualisiert, um der Planung ein zeitnahes Abbild der Produktion zu liefern. Auftrag produzieren und verpacken Prüferge bnisse e rfassen Prüfergebnisse erfa ssen PA (angepasst) (Teil-)fertigmeldung en eingeben Roh- material Halbfertigprodukte (bereitgestellt )t Auftra g prduzieren (Teil-)fertigmeldung en eingebe n Störungsmeldungen eingeben Produkt Produkt verpacken v erpackte s Prdukt PA-spezifischer Prüfauftrag Störungsmeldungen eingeben Auftrag produzieren/auftrag verpacken (Überblick) Im Rahmen des ProPlan -Einführungsmanagement ist, basierend auf diese Darstellungsweisen, ein effizienter Abgleich zwischen den Ist-Geschäftsprozessen von Unternehmen und den von ProPlan und ggf. von ProStore unterstützten Prozessen möglich. Seite 39 von 46

40 5 WorkFlow - Konzept ProPlan ist mit einem durchgängigen WorkFlow-Konzept ausgestattet. Informationen und Arbeitsanweisungen werden in ProPlan online benutzerbezogen verteilt, indem sie in die jeweilige Benutzer-Mailbox mit Datum und Uhrzeit eingestellt werden. Über die Mailbox werden die Informationen und Arbeitsanweisungen dann aufgerufen und können entsprechend weiter bearbeitet werden. Das ProPlan WorkFlow-Konzept unterstützt hervorragend die prozessorientierte Bearbeitung beliebiger Vorgänge. Die folgende Grafik verdeutlicht die Zusammenhänge exemplarisch. Rechnungswesen Lohn und Gehalt Jahres- und Grobplanung Vertrieb Controlling Materialwirtschaft / Einkauf WorkFlow QS / F+E Produktionsplanung Prozessvorschriften Prozessschnittstelle / BDE Chargenverfolgung Produktionssteuerung WorkFlow Materialfluss Wareneingang La gerverwaltung Kommissionierung Verpackung Ve rsand ProPlan -WorkFlow-Konzept Eine erhebliche Verkürzung der Durchlaufzeit für Informationen und Vorgänge ist die Folge. ProPlan -WorkFlow schafft die Voraussetzungen, die Effizienz auch im Office-Bereich erheblich zu steigern. Seite 40 von 46

41 6 ProPlan - Einführungsmanagement Ziel des ProPlan -Einführungsmanangements ist die effiziente Auftragsabwicklung nach den Zielvorgaben des Kunden. Dies erfordert den Abgleich zwischen der Unternehmensorganisation des Kunden und dem ProPlan -Prozessmodell. Ein hoher Überdeckungsgrad zwischen Unternehmensorganisation und ProPlan -Prozessmodell wird erreicht durch die Anpassung der Standard-Software nach den Bedürfnissen des Kunden aber auch durch die Optimierung der betrieblichen Geschäftsprozesse. Die erfolgversprechende Methode zur ProPlan -Einführung ist das Projektmanagement: Projektmanagement für die ProPlan - Kunden als dynamische Ergänzung ihrer Organisationsstrukturen zur Bewältigung zeitbegrenzter, komplexer Anforderungen; Projektmanagement für TEAM als standardisierte und zertifizierte Lösung für das Produktgeschäft. Aufgrund der Branchenkompetenz ist TEAM in der Lage, ProPlan -Kunden in jeder Phase der ProPlan -Einführung effizient zu unterstützen und zu fördern. Das ProPlan -Einführungsmanagement unterscheidet die Planungsphase, die Operativphase und die eigentliche Einführung der Systeme. Planungsphase Inwiefern ist ProPlan grundsätzlich geeignet die Unternehmensabläufe abzubilden? grober Funktionsvergleich grober Geschäftsprozeßvergleich ggf. Erstellung eines IT-Entwicklungskonzeptes Kauf- und Projektvertrag Operativphase Wie wird der Abgleich zwischen Unternehmensorganisation und ProPlan- Funktionen/Prozessen sichergestellt? Organisationsbeschreibung Aufbauorganisation Prozeßorganisation Geschäftsprozeßmodell Geschäftsprozeßvergleich Unternehmensdatenmodell Feinkonzept Systemeinführung Wie wird die erfolgreiche Systemeinführung sichergestellt? ProPlan-Individualanpassungen Systemtests ggf. Weiterentwicklung der Unternehmensorganisation gemäß CIM-gerechter Aufgabenketten ProPlan-Installation projektbegleitenden Mitarbeiterschulungen rechnerintegrierte Auftragsabwicklung ProPlan -Einführungsmanagement Seite 41 von 46

42 Planungsphase Operativphase Systemeinführung Für einen fundierten Vertrags- und Projektvertrag sind grundlegende Informationen über den Kunden erforderlich. Daher wird - basierend auf einer Absichtserklärung - in der Planungsphase grundsätzlich sichergestellt, dass ProPlan alle Anforderungen des Kunden abdecken wird. In der Operativphase wird die eigentliche Einführung ProPlans vorbereitet. Ziel dieser Phase ist der optimale Abgleich zwischen der Unternehmensorganisation und ProPlan. Mittels einer detaillierten Organisationsbeschreibung wird das Unternehmensdatenmodell erfasst und ein Geschäftsprozessvergleich zwischen den Abläufen des Kunden und den von ProPlan unterstützten Geschäftsprozessen durchgeführt. Arbeitsergebnis dieser Phase ist das Feinkonzept. Die Systemeinführung beinhaltet die Implementierung von Individualanpassungen, die Abbildung der Organisationsstrukturen des Kunden im System, umfangreiche Systemtests gemäß den Verfahrensanweisungen des Team- Qualitätsmanagementhandbuches, die eigentliche Installation des Systems im Unternehmen und die Eingabe der Stammdaten. Um den schnellen und effizienten Einsatz ProPlans zu fördern, sind projektbegleitende Schulungen erforderlich. Diese können beim Kunden aber auch in den TEAM eigenen Schulungsräumen durchgeführt werden. Seite 42 von 46

43 7 Zusammenfassung Der in allen Wirtschaftsbereichen steigende Wettbewerb zwingt vor allem mittelständische Unternehmen zu höherem Kostenbewusstsein, mehr Flexibilität, der Erfüllung hoher Qualitätsansprüche, zur Steigerung der Produktivität sowie zu einer starken Kundenorientiertheit. Zur erfolgreichen Verwirklichung dieser Ziele ist der Einsatz informationstechnischer Systeme, oder im engeren Sinne, die Einführung von ERP-Systemen erforderlich. Sie stellen sicher, dass zu jeder Zeit und in allen Geschäftsbereichen aktuelle Informationen zur Verfügung stehen, auf deren Basis letztendlich unternehmerische Entscheidungen gefällt werden. ProPlan erfüllt diese Anforderungen u. a. durch das durchgängige Referenzmodell zur Abbildung der Unternehmensprozesse, die Abbildbarkeit verschiedener Unternehmensstrategien sowie das integrierte WorkFlow-Konzept. Insbesondere bei mittelständischen Unternehmen, die oftmals nicht über personell gut ausgestattete DV-Abteilungen verfügen, ist bei der Auswahl eines geeigneten -Systems darauf zu achten, dass ein System funktional nicht überdimensioniert, für den Bediener leicht handhabbar und überschaubar ist sowie mit geringem Aufwand eingeführt werden kann. Bei der Entwicklung von ProPlan wurden diese Bedürfnisse berücksichtigt, indem besonders auf eine bedarfsgerechte Funktionalität, die Erreichung einer hohen Benutzerakzeptanz durch grafische Oberflächen, den geringen Einführungsaufwand und nicht zuletzt auf angemessene Hardwarevoraussetzungen Wert gelegt worden ist. Seite 43 von 46

44 8 Glossar Artikel Charge Customizing Einkaufsklasse Fehlteilliste Kontrakt Dispositionsbereiche Kuppel-/Nebenprodukte Laborvorgaben Mailboxsystem Artikel ist der übergeordnete Begriff für Material, Rohstoff und Halbfabrikat. Die Charge ist die Zusammenfassung von Mengen, deren Produktionsprozess unter den gleichen Randbedingungen stattgefunden hat. Unter diesem Begriff wird die Anpassung eines Softwareprodukts an die Bedürfnisse eines Kunden ohne Programmierleistung verstanden. Zusammenfassung von Produktionsanlagen im Planungsbereich. Jeder Dispositionsbereich kann dann einzeln und von unterschiedlichen Personen geplant werden. Gruppierung von Bestandswaren im Modul Einkauf Hier werden alle Materialkomponenten angegeben, die innerhalb der Materialverfügbarkeitsprüfung nicht vollständig körperlich vorhanden sind. Sie gibt einen Überblick über die aktuelle Materialsituation basierend auf der aktuellen Planung. Hierunter wird ein Rahmenabkommen mit einem Kunden oder einem Lieferanten verstanden. Über einen Zeitraum wird die Abnahme einer bestimmten Menge bzw. eines definierten Volumens vereinbart. Innerhalb von Produktionsprozessen fallen häufig Mengen anderer Produkte an, die entweder entsorgt werden müssen, als Halbfabrikate für andere Produktionen dienen oder als normale Verkaufsartikel behandelt werden. Innerhalb der Prozessvorschriften werden die so erwarteten Mengen als Kuppel- bzw. Nebenprodukt definiert. Innerhalb der Laborvorgaben werden zu jedem Produkt die Qualitätseckwerte definiert. Das Mailboxsystem ist das unterstützende System für die Umsetzung des WorkFlow-Konzepts. Hier werden Informationen an einzelne Bereiche und Personen aufgrund von Aktionen und Ereignissen online verteilt. Seite 44 von 46

45 Aufgrund einer Planung ergeben sich geänderte Materialbedarfe und Verfügbarkeiten für die Rohstoffe und Halbfabrikate. Besonders bei Abhängigkeiten zwischen den Produktionsaufträgen ist es notwendig, aufgrund der aktuellen Planungssituation zu prüfen, ob alle benötigten Einsatzmengen für die Produktion planerisch zur Verfügung stehen. Diese Materialverfügbarkeitsprüfung wird online innerhalb der Plantafel durchgeführt. Objektorientierte Methode zur Geschäftsprozessmodellierung und -analyse OMEGA Die Plantafel ist das grafische Visualisierungsinstrument, in dem die grob geplanten Produktionsaufträge durch die Reihenfolgeplanung feinterminiert werden. Zusätzlich wird in der Plantafel der aktuelle Produktionsfortschritt aufgrund der Meldungen aus der Produktion dargestellt. Plantafel Hier wird beschrieben, wann und an welchem Ort eine Probe entnommen werden soll. Gruppierung von Bestandswaren im Modul Vertrieb Prozessvorschrift Produktgruppe Produktmodul In diesem ProPlan Modul werden alle produktionsrelevanten Informationen zu einem Produktionsauftrag erfasst. Hierzu zählen die konkreten Einsatzmengen, die reale Produktionsmenge sowie die Start- und Endzeiten der einzelnen Produktionsstufen. Weiter werden hierüber die Störungen innerhalb der Produktion erfasst. Die Prozessvorschrift beschreibt den Produktionsprozess eines Produkts oder einer Bestandsware. In der Prozessvorschrift werden alle produktionsrelevanten Daten wie Arbeitsschritte, Rezeptur, benötigte Maschinen und Kapazitäten sowie Maschinenparameter hinterlegt. Es wird zwischen Produktmodul, Verpackungsmodul, Umpackmodul und Rüst- und Reinigungsmodul unterschieden. Ein Prüfauftrag wird einem Produktionsauftrag oder einer Bestellung zugeordnet. Er ist die Kombination eines Prüfplanes und eines Probennahmeplanes, so dass für jede Probe beschrieben wird, welche Untersuchungen durchgeführt werden müssen. Hierunter werden die unterschiedlichen Untersuchungen verstanden, die innerhalb eines Prüfauftrags definiert sind. Es gibt einen Materialverfügbarkeitsprüfung Probennahmeplan Prozess-Input- Output Prozessvorschriften Prüfauftrag Prüfplan Seite 45 von 46