Integrated Procurement

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1 Integrated Procurement Titel des Lernmoduls: Integrated Procurement Themengebiet: New Economy Gliederungspunkt im Curriculum: Zum Inhalt: Integrated Procurement als eine Beschaffungsart mit höherer Integrationsstufe als OnlineProcurement.Integrated Procurement erlaubt keine manuellen Eingriffe mehr. Absolute Automatisierung des Geschäftsprozesses wird verlangt. Vergleichbar mit EDI. Stichwörter: EDI,Integrated Procurement, Automatisierung Bearbeitungsdauer: 30min Schwierigkeit: leicht - mittel Zielgruppe: Lehrstuhl: Lehrstuhl Prof. Thome -Uni Würzburg Professor: Prof. Dr. R.Thome Autoren: lpt Inhalt: Motivation: ecommerce stellt Anforderungen an den Einkauf Vertiefung: Klassische Beschaffung Vertiefung: Beschaffung heute: eprocurement Vertiefung: Nachteile/Kosten der klassischen Beschaffung Kernaussagen:...zur Unterstützung in der Güterbeschaffung Kernaussagen: Katalogstandards Kernaussagen: Katalogstandard: BMEcat Kernaussagen: Katalogstandards: weitere Beispiele Kernaussagen: Transaktionsstandard Kernaussagen: Transaktionsstandard: opentrans Kernaussagen: Transaktionsstandard: EDI und Edifact Kernaussagen: Klassifikationsstandard Kernaussagen: Klassifikationsstandard: Kernaussagen: Klassifikationsstandard: weitere Beispiele Kernaussagen: Gelerntes Wissen testen New Economy Integrated Procurement Page 1

2 Motivation: ecommerce stellt Anforderungen an den Einkauf ecommerce als "Überlebensfaktor" Durch das Zusammentreffen der Faktoren "Globalisierung", "Internet" und "ebusiness" spielt der Begriff "ecommerce" für jedes Unternehmen eine entscheidende Rolle für das Bestehen(bleiben) am weltweiten Markt. Einkauf unter Druck Auch der Einkauf eines Unternehmens muss dem Druck der neuen Anforderungen standhalten. Nicht mehr nur die Frage "Welche Güter sollen von wem gekauft werden?" sondern auch die Art der Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle. Hier kommt das Schlagwort "eprocurement" zum Zug....elektronische Einkaufskataloge sollen den Einkauf bei der elektronischen Beschaffung unterstützen. Vertiefung: Klassische Beschaffung 1. Kataloge suchen 2. Einkauf vom Vorgesetzten genehmigen lassen 3. Formulare ausfüllen 4. Weiterleitung der Bestellung zum Einkauf 5. Eingabe der Bestellung in das System 6. Lieferantensuche 7. Bestellung beim Lieferanten 8. Lieferung 9. Warenannahme verteilt Ware 10.Abgleich der Buchhaltung 11.Bezahlung : Flashanimation ' AIDAIEYDE.swf ' siehe Online-Version New Economy Integrated Procurement Page 2

3 Vertiefung: Beschaffung heute: eprocurement Ablauf Jeder Mitarbeiter kann von seinem Arbeitsplatz aus direkt auf das Procurement-System mit einem elektronischen Produkt- und Dienstleistungskatalog - in dem nur die Produkte angezeigt werden, zu deren Kauf der jeweilige Mitarbeiter berechtigt ist - zugreifen, nach bestimmten Produkten suchen und sie bei Bedarf bestellen. Nachdem das System das Bestellbudget des Mitarbeiters überprüft hat, wird die Bestellung sofort an den Lieferant weitergeleitet. Der Bedarfsträger ist nun für seine Bestellung selbst verantwortlich und muss immer seinen Status überwachen. Er übernimmt auch die Funktionen Wareneingang und Qualtitätsprüfung. : Flashanimation ' AIDABFYDE.swf ' siehe Online-Version Vertiefung: Nachteile/Kosten der klassischen Beschaffung Beschaffungskosten eines Bleistifts betragen ca. 88 Euro (einschließlich Ausfüllen des Antrags, Rechnungsprüfung, Bezahlung etc.) Administrationsaufwand hoch - ca. 9 Mitarbeiter sind an diesem Prozess mit Abstempeln, Unterzeichnen, Abheften, Faxen, Verbuchen, Telefonieren, etc. beteiligt. Pro Mitarbeiter wird die Ruhezeit eines Auftrags berechnet, d. h. die Zeit während deren der Auftrag auf dem jeweiligen Schreibtisch liegt Bestellvorgang dauert etwa 7 Tage Verwaltung nimmt 70 % der Zeit des Einkaufs in Anspruch ein Drittel aller Einkäufe werden an Rahmenverträgen, die Mengenvergütungen ermöglichen würden, vorbei getätigt (http://www.wiinf.uni-wuerzburg.de/helios/) New Economy Integrated Procurement Page 3

4 Kernaussagen:...zur Unterstützung in der Güterbeschaffung Definition Elektronische Einkaufskataloge unterstützen den Einkauf eines Unternehmens bei der elektronischen Güterbeschaffung. Güter und Dienstleistungen werden dabei klassifiziert in einer Datenbank hinterlegt. Wie funktioniert die Beschaffung? Die Mitarbeiter jeder einzelnen Abteilung können bei Bedarf von ihrem Arbeitsplatz aus über das Intra- oder Internet auf die Kataloge zugreifen und anhand von Suchfunktionen die notwendigen Materialien ausfindig machen, vergleichen und bestellen. Drei Arten können dabei unterschieden werden, die davon abhängen, wo das Einkaufskatalogsystem eingebunden ist. Sell-Side (Einbindung beim Lieferant) Buy-Side (unternehmensinterne Einbindung) Third-Party (Einbindung bei einem Intermediär) Kernaussagen: Katalogstandards Da allein im Internet über 150 verschiedene Katalogsprachen bestehen, stoßen Unternehmen mit einer Vielzahl an verschiedenen Lieferanten (z. B. die Siemens AG besitzt über Lieferanten) aber auch die Lieferanten selbst, die für jeden Kunden den Katalog in einem anderen Format erstellen müssen, an ihre Grenzen. Die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Formate kosten das Unternehmen Zeit, Geld und führen zu Unübersichtlichkeit. Zwar haben einige Firmen oder Branchen bereits Standards entwickelt, doch durch die Vielzahl der verschiedenen Standards verlieren diese wieder ihre Bedeutung. New Economy Integrated Procurement Page 4

5 Es sind Standards notwendig die international von möglichst vielen genutzt werden. Katalogstandards beschreiben, wie Produkt- bzw. Leistungskataloge aufgebaut sind und zwischen eprocurement-systemen übertragen werden. [Fraunhofer 2000] Kernaussagen: Katalogstandard: BMEcat BMEcat gilt als führender Standard für den Austausch von elektronischen Produktkatalogen. Geeignet für alle Branchen, Unternehmen und Einrichtungen wird er vermehrt auch international für den zwischenbetrieblichen ecommerce eingesetzt. Entwickelt wurde dieser Standard 1999 für den elektronischen Handel vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME), Frankfurt a.m.. Merkmale Potenziale Aufbau New Economy Integrated Procurement Page 5

6 einfache Übernahme von Katalogdaten aus verschiedenen Formaten (z.b aus MS Excel), XML-basiert und mögliche Einbindung multimedialer Produktdaten. umfassende Kostenreduzierung, geringe Pflegekosten und einfache Migration zu anderen Online-Beschaffungssystemen. Kopfdaten: Kontrollinformationen, Angaben zum Kunden, Angaben zum Lieferanten und zum Rahmenvertrag, Standardwerte Artikeldaten Strukturdaten: hierarchische Katalogstruktur, Warengruppen, Produktklassifikationen [Böhnlein, SS 2002] [Fraunhofer, 2000] Kernaussagen: Katalogstandards: weitere Beispiele catxml catxml ist ein offenes und neutrales XML-Katalogaustauschformat. Das amerikanische Verteidigungsministerium startete die catxml-initiative. catxml orientiert sich an den Anforderungen von ebxml. ecx Von Requisite Technology wird das XML-Format Electronic Catalog XML (ecx) angeboten und auch primär genutzt. Das Hauptanwendungsgebiet von ecx liegt im Austausch von Katalogstrukturen und den Kataloginhalten. ecx liefert eine Metastruktur, um verschiedene XML-Formate miteinander zu verbinden und damit die Austauschbarkeit von elektronischen Katalogen zu vereinfachen. Aktuell ist die Version 3.6. (2003) OCP OCP ist ein von MartSoft Inc. entwickeltes XML-Katalogformat. Bei der Entwicklung dieses New Economy Integrated Procurement Page 6

7 Formates wurde eng mit dem W3C zusammengearbeitet. Der Austausch von XML-Katalogen erfolgt über das Open Catalog Protocol, das ebenfalls von MartSoft Inc. entwickelt wurde. [www.katalogmanager.de] Kernaussagen: Transaktionsstandard Die Basis für die Automatisierung von elektronischen Geschäftsprozessen stellen die Transaktionsstandards dar. Durch sie wird der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten ermöglicht. Sowohl auf der Kunden- als auch auf der Lieferantenseite können durch den Einsatz von Transaktionsstandards Vorteile geschaffen werden. : Flashanimation ' AIDAW3KZ.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Transaktionsstandard: opentrans Der Transaktionsstandard opentrans wurde von Fraunhofer IAO in Kooperation mit dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) veröffentlicht. Merkmale offener, von den Einkäufern von Großunternehmen getriebener Transaktionsstandard für den automatisierten Austausch von Geschäftsinformationen über Internet und elektronische Marktplätze XML-basiert weltweit eingesetzt Hersteller - und Anbieterunabhängig Ergänzung zum Katalogstandard BMEcat - daher 100 % kompatibel Vorteile gegenüber EDI: Ergänzung und vollkommene Abstimmung zum Katalogstandard NR.1 : BMEcat Kostenfaktor: offener, frei verfügbarer Standard einfache Handhabung, geringere Komplexität [www.ecin.de] [www.opentrans.org] New Economy Integrated Procurement Page 7

8 Kernaussagen: Transaktionsstandard: EDI und Edifact Merkmale von EDI Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch) papierlose Geschäftsprozessabwicklung elektronischer Austausch von strukturierten Daten über Technologien der Telekommunikation ohne menschliche/ manuelle Eingriffe Nutzung von Standards/Normen und Identifikationsnummern Norm für Datenformate: EDIFACT Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport neutrales Datenformat zur Unterstützung von EDI international geeignet branchenneutraler Standard Maschine-Maschine Kommunikation New Economy Integrated Procurement Page 8

9 Kernaussagen: Klassifikationsstandard Klassifikationsstandards dienen dazu, Materialien und Dienstleistungen eindeutig identifizieren zu können. Zwar besitzen bereits viele Unternehmen einen unternehmensinternen Klassifikationsschlüssel, doch müssen die Materialien sowohl intern von einem Unternehmen, doch noch viel wichtiger, von allen anderen Marktteilnehmern auch eindeutig zu identifizieren sein. Verbale Beschreibungen über ein Produkt müssen abgeschafft werden. Die Suche nach Produkten wird durch einen Klassifikationsstandard erheblich erleichtert. Nur wenn alle die selbe Sprache sprechen, kann Verständigung auf allen Ebenen - (Kunden, Lieferanten, globale Märkte) geschaffen werden! [Lehmkohl,2003] New Economy Integrated Procurement Page 9

10 Kernaussagen: Klassifikationsstandard: Merkmale vierstufig hierarchisch aufgebauter Schlüssel zur Klassifikation von Produkten und Dienstleistungen Bereitstellung von Merkmalen wie z. B. Breite, Gewicht, Hersteller etc. erleichtern die Suche nach einem Produkt branchenübergreifend international, mehrsprachig frei verfügbar im Internet Suche nach Schlagwörtern, Hierarchie oder direkter Klassifikationsnummer möglich [Lehmkohl,2003] [www.eclass.de] Klassifikationsschlüssel für Material und Warengruppen New Economy Integrated Procurement Page 10

11 Kernaussagen: Klassifikationsstandard: weitere Beispiele ETIM UN/SPSC ist eine branchenübergreifende, unabhängige und neutrale Initiative zur Klassifizierung von Produktdaten. Hersteller, Handel und Verbände erarbeiten diese Klassifikation als gemeinsamen Branchenstandard für die Bezeichnung und die sachliche Beschreibung von Produkten. Dies geschieht mit Hilfe von eindeutigen Produktmerkmalen und genormten Merkmalsausprägungen. (http://www.proficlass.org) Der Verein ETIM Deutschland e.v. wurde von den neun Elektro-Großhändlern und Einkaufsgemeinschaften gegründet. Das Ziel des Vereins ist es, ein Klassifikationssystem für die über den Elektro-Großhandel vertriebenen Produkte zu schaffen. (http://www.etim.de) United Nation Standard Products & Service Code Der UN/SPSC -Standard ist ein durch die Vereinigten Nationen vorgegebenes Klassifikationsschema, das verwendet wird, um alle Produkte und Dienstleistungen numerisch zu kennzeichnen. Weltweit einsetzbar basiert dieser Standard auf Klassifikationen, die das Unternehmen DUN & Bradstreet entwickelt hat. (http://www.unspsc.com) [www.katalogmanger.de] New Economy Integrated Procurement Page 11

12 Kernaussagen: Gelerntes Wissen testen : Flashanimation ' AIDATHLZ.swf ' siehe Online-Version Literaturverweis Literaturangabe [Fraunhofer 2000] Kuhn,Prof. Dr.- Ing. A. (2000), B2B-Beschaffungsmanagement - Die Großen bestimmen die Standards, was macht der Mittelstand?.Mühlheim, Fraunhofer Institut für Materialfluß und Logistik [Böhnlein, SS 2002] Böhnlein, Claus (SS2002), Aufbau eines BMEcat-Katalogs aus Vorlesungsunterlagen "Supply Chain Management", Universität Würzburg, Lehrstuhl Thome für Wirtschaftsinformatik [Fraunhofer, 2000] Kuhn,Prof. Dr.- Ing. A. (2000), B2B-Beschaffungsmanagement - Die Großen bestimmen die Standards, was macht der Mittelstand?.Mühlheim, Fraunhofer Institut für Materialfluß und Logistik [www.katalogmanager.de ] [www.ecin.de] FTK,Forschungsinstitut für Telekommunikation. Abgerufen am unter [www.opentrans.org] Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. Abgerufen am unter New Economy Integrated Procurement Page 12

13 Literaturverweis Literaturangabe [Lehmkohl,2003] Lehmkohl (2003).eclass-der Klassifikationsstandard für die nternationalen Märkte. Abgerufen am unter [Lehmkohl,2003] Lehmkohl (2003).eclass-der Klassifikationsstandard für die nternationalen Märkte. Abgerufen am unter [www.eclass.de] Institut der deutschen Wirtschaft Köln Consult, Abgerufen am unter [www.katalogmanger.de] XLContent GmbH. Katalogformate. Abgerufen am unter New Economy Integrated Procurement Page 13

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