Dokumentation für die Anwender zu Grundlagen von SAP R/3 Release 4.6b

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1 Seite 1 von 16 Dokumentation für die Anwender zu von Release 4.6b Darstellung der Vorgehensweise, zu pflegenden Feldern und Auswertungsmöglichkeiten Erstellt von: Mathias Girlich Kai Vollmar SAP-ZUGANG@admin.uni-giessen.de Seite 1 von 16

2 Seite 2 von 16 Inhaltsverzeichnis A. von 3 1. Kurzporträt der Firma SAP und ihrer Produkte 3 2. Oberfläche und Handling 3 a) Technische Namen 3 b) Das SAP-Fenster 4 c) Elemente in 5 d) Navigation im SAP-System 6 e) Navigation mit der Befehlszeile 7 3. Mögliche Eingabewerte anzeigen lassen 8 4. Hilfefunktionen Drucken 10 a) Standarddruck 10 b) SAPscript Excel Download Abmelden 16 Seite 2 von 16

3 Seite 3 von 16 A. von In diesem Kapitel erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Software. Darüber hinaus wird die Oberfläche und das Handling detailliert dargestellt. 1. Kurzporträt der Firma SAP und ihrer Produkte 1972 gründeten ehemalige IBM Mitarbeiter die Firma SAP mit dem Stammsitz in Walldorf. Die Buchstaben SAP stehen für Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung. Das R steht für Realtime und bedeutet, dass eingegebene Daten sofort verbucht bzw. aktualisiert werden. Im Gegensatz hierzu werden bei Buchungssystemen von Banken die Daten tagsüber eingegeben und nachts automatisch gebucht bzw. aktualisiert. Die 3 steht für die dritte Version dieses Softwareprodukts. ist ein so genanntes ERP-System. So bezeichnet man eine Anwendungssoftware, die als integrative betriebswirtschaftliche Gesamtlösung alle wesentlichen Funktionen der Administration, Disposition und Führung im Unternehmen unterstützt. Das System besteht aus Modulen, die sich den drei großen betrieblichen Bereichen Rechnungswesen, Logistik und Personal zuordnen lassen. 2. Oberfläche und Handling a) Technische Namen Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie die Technischen Namen (Transaktionscodes) einblenden können. Diese benötigen Sie, wenn Sie Befehle über die Befehlszeile eingeben möchten (vgl. Punkt e). Abbildung 1: Technische Namen Seite 3 von 16

4 Seite 4 von 16 Klicken Sie bitte auf Zusätze und Einstellungen (Abbildung 1) und in der darauf folgenden Maske auf "technische Namen anzeigen" (Abbildung 2) und bestätigen diese mit. Abbildung 2: Technische Namen anzeigen b) Das SAP-Fenster Abbildung 3: Das SAP Fenster Seite 4 von 16

5 Seite 5 von 16 - Menüleiste Über die Menüleiste kann der Anwender zu einer bestimmten Transaktion gelangen, die jedoch von der jeweiligen Anwendung abhängig sind, die gerade bearbeitet wird. - Systemfunktionsleiste Die Systemfunktionsleiste enthält das Befehlsfeld und Drucktasten für häufig gebrauchte Funktionen wie z.b. Sichern, Bestätigen oder Abbrechen. - Titelleiste Die Titelleiste zeigt den Namen der aktuellen Anwendung (z.b. Kontoauszug) - Anwendungsfunktionsleiste Die Anwendungsfunktionsleiste enthält Schaltflächen und Symbole zu der jeweils aufgerufenen Transaktion c) Elemente in Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung Enter Durch Anklicken dieser Taste bestätigen Sie die auf einem Datenbild getätigten Eingaben (Optional: ENTER Taste auf Ihrer Tastatur ausführen). Sie können Ihre Arbeit mit dieser Funktion nicht sichern!! Befehlsfeld Feld zur Eingabe von Befehlen (Transaktionscodes) Sichern Zurück Beenden Abbrechen Drucken Suchen Weiter suchen Ausführen Durch Anklicken dieses Symbols sichern Sie Ihre Arbeit. Durch Anklicken gelangen Sie zum vorherigen Bildschirm Sie beenden Ihre aktuelle Anwendung, ohne Ihre Daten zu sichern. Das System kehrt zur vorigen Ebene oder zur SAP- Ebene zurück. Die aktuelle Anwendung wird abgebrochen, ohne Ihre Daten zu sichern. Daten auf den aktuellen Bildschirmbild werden ausgedruckt Sie können nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen. Sie können eine erweiterte Suche nach Daten starten, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen. Durch Anklicken führen Sie eine Aktion aus Seite 5 von 16

6 Seite 6 von 16 Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung Werteliste Öffnet eine Werteliste, welche eine Auswahl möglicher Feldinhalte enthält Mehrfachselektion Nach Anklicken öffnet sich eine Tabelle, in der Sie zusätzliche Selektionen vornehmen können Hilfe Durch Anklicken dieser Taste zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem sie den Cursor positioniert haben. d) Navigation im SAP-System Um im SAP-System bestimmte Anwendungen (Transaktionen) aufzurufen, können Sie sich des so genannten Navigationsbereichs bedienen. Beim Aufruf der SAP-Benutzeroberfläche erscheint das in Abbildung 4 abgebildete Benutzermenü. Sie gelangen zu den Verschiedenen Transaktionen, indem Sie mit der Maus auf klicken oder mit einem Doppelklick auf den Verzeichnisnamen und so die Verzeichnisse öffnen. Abbildung 4: Benutzermenü Wird ein Menüpunkt per Mausklick geöffnet, zeigt der vorangestellte Pfeil nicht mehr nach rechts, sondern nach unten. Unter dem ausgewählten Menüpunkt zeigen sich weitere Untermenüs. Zeigt sich kein Pfeil mehr vor dem Menüeintrag, sondern dieses Zeichen, so handelt es sich um eine Transaktion, die durch einen doppelten Mausklick aufgerufen werden kann. Das System schließt das Benutzermenü und führt die ausgewählte Funktion aus. Wird die Transaktion beendet, erscheint automatisch wieder das Benutzermenü. Seite 6 von 16

7 Seite 7 von 16 e) Navigation mit der Befehlszeile Eine weitere Möglichkeit, bestimmte Transaktionen aufzurufen, bietet die so genannte Befehlszeile (Abbildung 5) in der Systemfunktionsleiste. Abbildung 5: Befehlszeile Anstatt eine Anwendung über das Benutzermenü auszuwählen, können Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes direkt eine Anwendung starten. Wenn Sie bspw. Die Transaktion ZK2 häufig verwenden, erreichen Sie die angestrebte Funktion durch Eingabe des Codes in die Befehlszeile sehr viel schneller. Beispiel: Aufruf des Kontoauszuges In der Befehlszeile Tragen Sie bitte ZK2 ein und klicken auf oder betätigen die Eingabe Taste (ENTER) auf ihrer Tastatur sie gelangen direkt in die Anwendung (vgl. Abschnitt zum Kontoauszug). Abbildung 6: Eingabe eines Transaktionscode Seite 7 von 16

8 Seite 8 von Mögliche Eingabewerte anzeigen lassen Wenn Sie herausfinden möchten, welche Werte Sie in ein Eingabefeld eingeben können, können Sie sich bei einigen Feldern eine Liste mit den möglichen Werten anzeigen lassen. Aus dieser Liste können Sie dann den gewünschten Wert auswählen und in Ihr Eingabefeld übernehmen. Wenn eine Auswahlliste vorhanden ist, dann erscheint beim klicken in ein Feld (1.) rechts neben diesem Feld die Wertehilfe-Drucktaste (Abbildung 7) Abbildung 7: Wertehilfe-Drucktaste In der folgenden Bildschirmmaske erhalten Sie vielfältige Möglichkeiten nach Projektnummern zu suchen (Abbildung 8). Abbildung 8: Suchhilfe zu Projekten Seite 8 von 16

9 Seite 9 von 16 In den Feldern ohne Auswahloptionen können Sie einen Freitext eingeben. Zu den Feldern mit Auswahloptionen können Sie sich durch Mausklick auf weitere Eingabemöglichkeiten anzeigen lassen. Nach dem Sie ihre Daten 1 eingegeben haben, klicken Sie bitte auf und das/die Ergebnis(se) erscheinen. Den gewünschten Wert können Sie mittels klick auf die Projektnummer in den Kontoauszug übernehmen (Abbildung 9). Abbildung 9: Beispiel Suchhilfe Bei der Suche geben Sie bitte immer einen Stern (*) ein, da ansonsten die Werte nicht gefunden werden können. 1 Bei Freitexteingabe unterscheidet das System zwischen Groß- und Kleinschreibung. Der Eintrag *nest* würde zu keinem Treffer führen. Seite 9 von 16

10 Seite 10 von Hilfefunktionen Sie können sich einen Hilfetext zu einem bestimmten Feld anzeigen lassen, indem Sie den Cursor in ein Feld positionieren und anschließend die Hilfe-Drucktaste ( ) anklicken oder F1 auf ihrer Tastatur eingeben. 5. Drucken a) Standarddruck Zum ausdrucken klicken Sie bitte auf und es öffnet sich ein Dialogfenster (Abbildung 10) Abbildung 10: Druckfenster Seite 10 von 16

11 Seite 11 von 16 Klicken Sie bitte in das Feld "Ausgabegerät", löschen den Wert "Windows Default Drucker" und tragen anschließend LPDF in das Feld ein. Hiernach klicken Sie bitte auf (Abbildung 9). Abbildung 11: Drucksteuerung Im folgenden Fenster klicken Sie bitte auf (Abbildung 12). Abbildung 12: Adobe Druckfenster Ihre Windows Drucksteuerung öffnet sich und Sie können den Druck auf Ihrem lokalen Drucker starten (Abbildung 13). Seite 11 von 16

12 Seite 12 von 16 Abbildung 13: Windows Drucksteuerung Seite 12 von 16

13 Seite 13 von 16 b) SAPscript Benötigen Sie einen Ausdruck des Kontoauszugs in der gewohnten Form, so klicken Sie bitte auf und es öffnet sich ein Dialogfenster für die Drucksteuerung. Dort klicken Sie wie oben detailliert beschrieben in das Feld Ausgabegerät und tragen dort LPDF ein (Abbildung 14). Abbildung 14: Drucksteuerung Seite 13 von 16

14 Seite 14 von Excel Download Sie können sich Daten aus dem System in einer Excel Tabelle anzeigen lassen. Klicken Sie im Kontoauszug auf und bestätigen alle nachfolgenden Hinweisfelder mit Ja. Seite 14 von 16

15 Seite 15 von 16 In dem folgendem Beispiel wird der Kontoauszug auf dem Desktop gespeichert. Sie müssen aber vorher die Dateiendung txt durch xls ersetzen. Seite 15 von 16

16 Seite 16 von Abmelden Wenn Sie Ihre Aufgaben abgeschlossen haben oder kurz eine Pause einlegen wollen, sollten Sie sich aus dem -System abmelden. Nur so kann sichergestellt werden, dass kein anderer Benutzer mit Ihrer Zugangsberechtigung im System arbeiten kann. Sie können sich aus jeder Bildschirmmaske heraus abmelden. Klicken Sie in der Menüleiste auf SYSTEM und im aufklappenden Menü auf ABMELDEN. Im folgenden Dialogfenster werden Sie gefragt, ob Sie sich abmelden wollen. Diese Fragen bestätigen Sie mit Ja. 2 Anschließend schließen Sie bitte Ihren Internet Browser! Abbildung 15: Abmelden 2 Der Hinweis, dass Nicht gesicherte Daten verloren gehen erscheint immer, auch dann wenn Sie ihre Daten vorher gesichert haben. Seite 16 von 16